Terminmanagement & Patientenorganisation: Intelligente Terminverwaltung mit automatischem Abgleich zu bestehenden Praxisverwaltungssystemen innerhalb von 48 Stunden – verhindert Doppelpflege und reduziert Abstimmungsaufwand. Automatische Terminerinnerungen per SMS und E-Mail senken Terminausfälle nachweislich um durchschnittlich 35 Prozent. Mehrstandort-Terminkalender ermöglicht zentrale Steuerung für MVZ und Praxisgemeinschaften mit transparenter Übersicht über alle Standorte.
Patientenempfang & Self-Service: Digitales Check-in-Terminal für selbstständige Patientenanmeldung verringert den Aufwand am Empfang um etwa 30 Prozent. Digitale Patientenfragebögen zur Anamnese werden vorab oder im Wartezimmer ausgefüllt und direkt in die Patientenakte übernommen. Queue-Management mit Echtzeit-Anzeige bietet transparente Darstellung von Wartezeiten und freien Behandlungsräumen.
Kommunikation & Information: Digital Signage für Wartezimmer mit zentral steuerbaren Informationsdisplays zur Anzeige von Gesundheitstipps, Praxisinformationen oder aktuellen Hinweisen. Telemedizin-Modul für DSGVO-konforme Videosprechstunden direkt aus der Terminakte ohne zusätzliche Software. Mobile Patienten-App ermöglicht Terminbuchung, Nachrichtenaustausch und Zugriff auf Unterlagen.
Auswertung & Steuerung: Analytics-Dashboard liefert übersichtliche Auswertungen zu Auslastung, Wartezeiten und No-Show-Raten mit direktem Blick auf Optimierungspotenziale. Dokumentenmanagement mit automatischer PDF-Generierung und revisionssicherer Ablage aller Formulare. Rollenbasiertes Rechtemanagement steuert flexible Zugriffskontrolle für Ärzte, MFA und Verwaltung.
Integration & Technik: API-Schnittstellen und Webhooks zur Anbindung von Abrechnungssystemen, Labor-IT und weiteren Drittsystemen über moderne, dokumentierte APIs. Wahlweise Betrieb als Cloud-Lösung in deutschen Rechenzentren oder On-Premise auf eigenen Servern. Mandantenfähigkeit erlaubt separate Verwaltung mehrerer Praxiseinheiten mit zentralem Reporting.
Vollintegrierte Patientenfluss-Lösung aus einer Hand deckt die komplette Patient Journey in der Praxis ab. Von der Online-Terminbuchung über Self-Service-Check-in und digitale Formulare bis zu Warteschlangen-Management und Digital Signage funktioniert alles nahtlos zusammen. Diese durchgängige Integration unterscheidet VivoInform von den meisten Wettbewerbern, die typischerweise nur einzelne Bausteine anbieten. Das Zusammenspiel aller Komponenten verhindert Medienbrüche und eliminiert redundante Dateneingaben.
API-first-Architektur ermöglicht die Anbindung gängiger Praxisverwaltungssysteme wie CGM, medatixx, Turbomed oder Albis in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Der konsequente API-first-Ansatz sorgt für Plug & Play-Integration ohne langwierige Schnittstellenabstimmungen. Das umfassende Developer Portal mit OpenAPI-Dokumentation erlaubt auch eigene Anpassungen und Erweiterungen, ohne auf aufwendige Abstimmungen mit dem Hersteller angewiesen zu sein.
Hardware-Bundles inklusive liefert VivoInform nicht nur als Software. Vorkonfigurierte Touchscreen-Terminals für den Self-Service-Check-in und WLAN-fähige Displays mit Steuerungsboxen für Digital Signage gehören zum Leistungsumfang. Diese Hardware-Pakete reduzieren Beschaffungsaufwand erheblich und garantieren Kompatibilität. Praxen müssen nicht selbst nach passenden Geräten suchen oder Kompatibilitätsprobleme lösen.
Höchste Datenschutzstandards mit ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-konformer Datenverarbeitung und AES-256-Verschlüsselung setzen VivoInform vom Sicherheitsniveau vieler Wettbewerber ab. Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, regelmäßige Penetrationstests prüfen die Sicherheitsarchitektur fortlaufend. Für Praxen, die besondere Anforderungen an Datenschutz stellen, bietet die On-Premise-Variante zusätzliche Kontrolle.
Einschränkungen: Die Cloud-Lösung setzt eine stabile Internetverbindung mit mindestens 2 Mbit/s voraus. In ländlichen Regionen mit schwacher Netzinfrastruktur können Performance-Probleme auftreten. Die direkte Anbindung an die Telematikinfrastruktur ist aktuell nur über das angebundene PVS möglich – E-Rezept und elektronische Patientenakte lassen sich nicht direkt aus VivoInform heraus verwalten. Praxen müssen für diese Funktionen weiterhin ihr Hauptsystem nutzen.
Gut organisierte Einzel- und Gemeinschaftspraxen mit 1 bis 10 Ärzten profitieren besonders von der Entlastung des Empfangsbereichs und der Minimierung von Terminausfällen. Fachrichtungen mit vielen Terminpatienten wie Allgemeinmedizin, Gynäkologie, Dermatologie oder Orthopädie können die Vorteile optimal ausschöpfen. Voraussetzung ist ein modernes Praxisverwaltungssystem mit offenen Schnittstellen, damit die Integration reibungslos funktioniert.
Medizinische Versorgungszentren mit mehreren Standorten nutzen die Mehrstandort- und Mandantenfähigkeit für zentrale Steuerung und einheitliche Prozesse über alle Standorte hinweg. Die Lösung ermöglicht standortspezifische Anpassungen, wo nötig, bei gleichzeitig konsistenter Außendarstellung und zentralem Reporting. Für größere MVZ mit komplexen Verwaltungsstrukturen eignet sich VivoInform zur Standardisierung von Patientenprozessen.
Digital affine Praxen mit Modernisierungswillen setzen VivoInform ein, um ihre Außendarstellung zu modernisieren und Patienten aktiv in digitale Prozesse einzubinden. Entscheidend ist die Bereitschaft des Teams, Veränderungen mitzutragen und neue Arbeitsweisen zu erlernen. Praxen, die bereits Erfahrungen mit digitalen Tools haben und aufgeschlossen gegenüber Innovationen sind, finden in VivoInform einen Partner für die nächsten Digitalisierungsschritte.
Therapiepraxen wie Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie mit hohem Terminaufkommen entlasten kleine Teams durch Self-Service-Funktionen und automatische Erinnerungen erheblich. Gerade Praxen ohne dedizierte Empfangskraft gewinnen durch die Automatisierung von Routineaufgaben wertvolle Zeit für die therapeutische Arbeit. Die übersichtliche Kalenderführung über mehrere Behandler hinweg vereinfacht die Organisation.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Microservices-Architektur auf Kubernetes-Basis bildet das technische Fundament von VivoInform und gewährleistet hohe Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit. Anders als monolithische Altsysteme ermöglicht diese moderne Architektur unabhängige Weiterentwicklung einzelner Module ohne Beeinträchtigung des Gesamtsystems. Die Container-basierte Infrastruktur erlaubt flexible Ressourcenverteilung und schnelle Reaktion auf veränderte Anforderungen.
VivoInform ist primär als ergänzende Speziallösung zum bestehenden Praxisverwaltungssystem konzipiert. Die Software übernimmt nicht die Funktion eines vollwertigen PVS, sondern fokussiert sich gezielt auf die Digitalisierung der physischen Patient Journey vor Ort in der Praxis. Diese klare Positionierung als Ergänzung statt Ersatz ermöglicht schnelle Einführung ohne komplette Systemumstellung. Der modulare Aufbau erlaubt individuellen Einstieg: Praxen können mit Basisfunktionen wie Terminmanagement und Erinnerungen beginnen und schrittweise um Telemedizin, zusätzliche Kioske oder erweiterte Analytics erweitern.
Quartalsweise Feature-Releases und monatliche Sicherheitsupdates zeigen kontinuierliche Weiterentwicklung. Kritische Sicherheitsupdates erfolgen außerplanmäßig nach Bedarf. Die regelmäßigen Updates bringen neue Funktionen, Verbesserungen basierend auf Anwenderrückmeldungen und Anpassungen an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen. Das Entwicklungsteam pflegt engen Austausch mit Anwenderpraxen, um praxisrelevante Erweiterungen zu priorisieren.
Die bee-i GmbH mit Sitz in Berlin wurde 2015 gegründet und hat sich als spezialisierter Anbieter für In-Praxis-Digitalisierung positioniert. Anders als PVS-Allrounder fokussiert sich das Unternehmen auf Patientenfluss und Kommunikation als Kernkompetenzen. Mit rund 35 Mitarbeitern investiert bee-i etwa 15 Prozent des Umsatzes in Forschung und Entwicklung – ein klares Bekenntnis zu Innovation. Schwerpunkte der F&E-Aktivitäten liegen auf KI-basierter Automatisierung und verbesserter Interoperabilität mit verschiedenen Systemen.
Die Renewal-Rate von 88 Prozent nach zwei Jahren spricht für hohe Kundenzufriedenheit und langfristige Partnerschaftsqualität. Diese überdurchschnittliche Vertragsverlängerungsquote deutet darauf hin, dass Praxen mit VivoInform ihre Digitalisierungsziele erreichen und die Lösung dauerhaft im Alltag etablieren können. Der Anbieter verfolgt einen partnerschaftlichen Ansatz mit regelmäßigem Austausch, kontinuierlichem Support und Weiterentwicklung basierend auf Anwenderfeedback.
Browserbasierte Cloud-Lösung ohne erforderliche Installation auf Arbeitsplatzrechnern charakterisiert die technische Umsetzung. Anwender benötigen lediglich einen aktuellen Webbrowser und Internetzugang. Diese Architektur vereinfacht Wartung und Updates erheblich, da Aktualisierungen zentral erfolgen und allen Anwendern sofort zur Verfügung stehen. Für Praxen mit besonderen Sicherheitsanforderungen oder unzureichender Internetanbindung steht alternativ eine On-Premise-Installation zur Verfügung, die jedoch eigene Server-Infrastruktur und IT-Betreuung voraussetzt.
Direkte Plug-ins für gängige PVS wie CGM ALBENA, Medistar, Turbomed, medatixx, Elefant oder Albis ermöglichen primär Termin- und Stammdatenaustausch. Die Integration funktioniert bidirektional: Termine und Patientenstammdaten werden synchronisiert, während zusätzliche Informationen aus VivoInform ins PVS zurückfließen können. Die Implementierung nutzt HL7-Lite und FHIR-Grundlagen für Basistransaktionen – ausreichend für Standard-Use-Cases, aber ohne tiefe semantische Interoperabilität über vollständige Krankenakten hinweg.
Keine direkte TI-Integration bedeutet, dass E-Rezept und elektronische Patientenakte über das angebundene PVS genutzt werden müssen. VivoInform agiert als ergänzendes System zum PVS, nicht als dessen Ersatz. Für die Anbindung zur Telematikinfrastruktur bleibt das Hauptsystem zuständig. Diese Arbeitsteilung entspricht der Positionierung von VivoInform als Speziallösung für Patientenfluss und Kommunikation, nicht als vollumfängliches Praxisverwaltungssystem.
VivoInform arbeitet mit einem monatlichen Gebührenmodell pro Standort plus modularen Aufschlägen für zusätzliche Funktionen. Detaillierte Preislisten sind nicht öffentlich verfügbar; der Anbieter erstellt individuelle Angebote basierend auf Praxisgröße, gewünschten Modulen und Hardware-Anforderungen. Diese individuelle Preisgestaltung ermöglicht maßgeschneiderte Pakete, erschwert aber die vorherige Budgetplanung und Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern.
Hardware wahlweise im Kauf oder zur Miete bietet Flexibilität je nach Finanzierungspräferenz. Touchscreen-Terminals für den Self-Service-Check-in und Displays für Digital Signage können sowohl gekauft als auch gemietet werden. Die Kaufoption erfordert höhere Initialinvestition, führt aber langfristig zu niedrigeren Gesamtkosten. Die Mietoption verteilt Kosten gleichmäßig über die Laufzeit und beinhaltet typischerweise Wartung und Austausch bei Defekten.
Support-Pakete in drei Stufen (Bronze, Silber, Gold) bieten gestaffelte Service-Level-Agreements. Das Standard-Paket gewährleistet vier Stunden Reaktionszeit bei Supportanfragen, während das Gold-Paket mit zwei Stunden deutlich schnellere Reaktion zusichert. Die Pakete unterscheiden sich zusätzlich in verfügbaren Supportkanälen, Schulungsumfang und Verfügbarkeit von Vor-Ort-Service.
Typische Gesamtkosten über drei Jahre liegen für eine kleine Praxis mit zwei Ärzten schätzungsweise zwischen 15.000 und 25.000 Euro, inklusive Hardware und Support. Ein mittelgroßes MVZ mit fünf Ärzten an zwei Standorten sollte mit etwa 40.000 bis 70.000 Euro über drei Jahre kalkulieren. Diese Schätzungen basieren auf vergleichbaren Implementierungen und können je nach konkreter Konfiguration, Hardware-Umfang und gewähltem Support-Level variieren.
Standard-Implementierung von vier bis sechs Wochen bis zum produktiven Go-Live gliedert sich typischerweise in ein bis zwei Wochen technische Einrichtung und Schnittstellenanbindung, gefolgt von zwei bis vier Wochen Test-, Schulungs- und Feintuning-Phase. Die relativ kurze Implementierungszeit resultiert aus der klaren Fokussierung auf Ergänzung statt Ersatz des PVS – es muss keine komplette Datenmigration erfolgen, sondern lediglich Synchronisation etabliert werden.
MVZ-Rollouts mit mehreren Standorten benötigen üblicherweise drei bis sechs Monate, besonders bei komplexen Workflows oder standortspezifischen Anforderungen. Größere Implementierungen werden oft schrittweise durchgeführt: Pilotierung an einem Standort, Optimierung basierend auf ersten Erfahrungen, dann sukzessiver Rollout auf weitere Standorte. Dieser phasenweise Ansatz minimiert Risiken und ermöglicht Lernen aus frühen Implementierungsschritten.
Kritische Erfolgsfaktoren umfassen saubere, vollständige Stammdaten im bestehenden PVS, da diese die Basis für die Synchronisation bilden. Ein engagiertes Praxis-Team, das Veränderungen mitträgt und aktiv an der Optimierung mitwirkt, beschleunigt die Einführung erheblich. Klare Prozessdefinition vor Implementierungsstart verhindert spätere Anpassungsschleifen. Proaktives Change-Management mit frühzeitiger Information und Einbindung aller Beteiligten sichert Akzeptanz.
Typische Verzögerungen entstehen durch unvollständige oder fehlerhafte PVS-Stammdaten, die vor der Synchronisation bereinigt werden müssen. Mangelnde Kooperation des PVS-Anbieters bei Schnittstellenfragen kann die technische Integration verzögern. Unklare oder sich ändernde Anforderungen während der Implementierung führen zu wiederholten Anpassungszyklen. Unterschätzte Schulungsbedarfe im Team verlängern die Phase bis zur sicheren produktiven Nutzung.
Vorteile:
Messbare Zeitersparnis am Empfang mit durchschnittlich 30 Prozent weniger Aufwand für Check-in-Prozesse ermöglicht Fokussierung auf beratungsintensive Tätigkeiten und persönliche Patientenbetreuung.
Deutliche Reduktion von Terminausfällen um durchschnittlich 35 Prozent durch automatische Erinnerungen verbessert Auslastung und reduziert Leerlaufzeiten.
Moderne Außenwirkung durch digitale Self-Service-Terminals und Digital Signage steigert Patientenzufriedenheit nachweislich um etwa 20 Prozent laut Anwenderstudien.
Hohe Datensicherheit durch ISO 27001-Zertifizierung, deutsches Hosting und AES-256-Verschlüsselung bietet maximalen Schutz sensibler Gesundheitsdaten.
Schnelle PVS-Integration innerhalb von 48 Stunden für gängige Systeme minimiert Implementierungsaufwand und ermöglicht zügigen produktiven Start.
Modulare Erweiterbarkeit erlaubt schrittweisen Ausbau nach Bedarf ohne Zwang zur Vollausstattung von Anfang an – passend zum Budget und Reifegrad der Praxis.
Herausforderungen:
Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung macht die Cloud-Variante in ländlichen Regionen mit schwacher Netzinfrastruktur problematisch – On-Premise erfordert dann zusätzliche IT-Ressourcen.
Initiale Hardware-Investitionen für Kioske und Displays können Budget kleinerer Praxen belasten, auch wenn Mietoption Finanzierungsflexibilität bietet.
Change-Management erforderlich, da nicht jedes Praxis-Team sofort bereit für digitale Prozesse ist – Schulungsaufwand und Überzeugungsarbeit müssen eingeplant werden.
Qualität der PVS-Schnittstellen kann trotz offener VivoInform-Architektur limitierend wirken, wenn PVS-Anbieter unzureichend dokumentierte oder instabile APIs bereitstellen.
Fehlende direkte TI-Anbindung erfordert weiterhin Nutzung des PVS für E-Rezept und ePA – VivoInform kann diese Funktionen nicht direkt abbilden.
Intransparente Preisgestaltung ohne öffentliche Preislisten erschwert vorherige Budgetplanung und Vergleichbarkeit mit alternativen Lösungen.
Für gängige Systeme wie CGM, medatixx oder Turbomed beträgt die typische Anbindungszeit 48 Stunden – vorausgesetzt, die PVS-Schnittstellen sind dokumentiert und zugänglich. Bei weniger verbreiteten oder sehr alten PVS-Versionen kann die Integration länger dauern oder zusätzlichen Abstimmungsaufwand mit dem PVS-Anbieter erfordern. In seltenen Fällen, wenn technische Dokumentation fehlt oder Schnittstellen nicht standardkonform sind, können auch mehrere Wochen notwendig sein.
Die Cloud-Variante von VivoInform ist bei Internetausfall nicht nutzbar, da alle Funktionen auf Online-Verbindung angewiesen sind. Für Praxen mit unsicherer Internetanbindung bietet sich die On-Premise-Installation an, die auch offline funktioniert. Diese Variante erfordert jedoch eigene Server-Infrastruktur, lokale Datensicherung und IT-Betreuung – entweder durch eigenes Personal oder einen externen IT-Dienstleister. Der Aufwand für Wartung und Updates liegt dann bei der Praxis selbst.
Ja, der modulare Aufbau ermöglicht flexiblen Einstieg entsprechend Budget und Prioritäten. Praxen können beispielsweise mit Terminmanagement und automatischen Erinnerungen starten, um zunächst Terminausfälle zu reduzieren. Nach erfolgreicher Etablierung dieser Grundfunktionen lassen sich später Self-Service-Kioske, Digital Signage oder Telemedizin-Funktionen ergänzen. Diese schrittweise Erweiterung erlaubt auch gestaffelte Investitionen und gibt dem Team Zeit, sich sukzessive an neue digitale Prozesse zu gewöhnen.
VivoInform nutzt AES-256-Verschlüsselung für die Datenspeicherung, den aktuellen Standard für hochsichere Verschlüsselung. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren bei AWS Frankfurt. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten prüfen die Architektur auf Schwachstellen. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei der On-Premise-Variante verbleiben alle Daten auf den eigenen Servern der Praxis.
Die Kernfunktionalität ist aktuell auf Deutsch und Englisch verfügbar. Erweiterungen für weitere Sprachen sind in Planung, konkrete Timelines wurden jedoch nicht veröffentlicht. Für Praxen mit mehrsprachigem Patientenstamm sollte vorab geklärt werden, ob die verfügbaren Sprachen ausreichen. Digital Signage-Inhalte lassen sich prinzipiell in beliebigen Sprachen erstellen, da Praxen eigene Inhalte hochladen können.
Der Schulungsaufwand hängt von der digitalen Vorerfahrung des Teams und dem Funktionsumfang ab. Für die Grundfunktionen genügen typischerweise ein bis zwei Stunden Einweisung pro Mitarbeiter. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung erheblich. Für erweiterte Funktionen wie Analytics-Auswertungen oder Digital-Signage-Content-Management sollten zusätzliche Schulungsstunden eingeplant werden. Der Anbieter bietet verschiedene Schulungsformate: Online-Trainings, Vor-Ort-Schulungen und Video-Tutorials für selbstständiges Lernen. Support-Pakete umfassen unterschiedliche Schulungskontingente.
