TopKontor | Malersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Kalkulation & Angebotserstellung:

• Digitale Flächenaufmaße: Import aus CAD/PDF oder per Smartphone-App für präzise m²-Ermittlung direkt auf der Baustelle, minimiert Nachträge durch Messfehler
• Maler-Materialkalkulation: Vorkonfigurierte Hersteller-Preisdaten (Tekmar, Brillux, Caparol) ohne manuelle Katalogpflege, liefert stets aktuelle Preise
• GAEB/ÖNORM-Schnittstelle: Bidirektionaler Austausch von Leistungsverzeichnissen für Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ohne Medienbruch

Projektmanagement & Disposition:

• Termin- und Einsatzplanung: Drag-&-Drop-Planung für Mitarbeiter und Baustellen zur optimalen Auslastung
• Projekt-Controlling: Echtzeit-Soll-Ist-Vergleich von Zeiten und Kosten für frühzeitige Erkennung von Abweichungen
• Mobile App (iOS/Android): Zeiterfassung, Materialverbrauch und Fotodokumentation direkt auf der Baustelle, ersetzt Zettelwirtschaft

Auftragsabwicklung:

• Rechnungsstellung: Automatische Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnungen für schnellere Zahlungseingänge
• Nachkalkulation: Automatischer Abgleich von geplanten und tatsächlichen Kosten zeigt Optimierungspotenziale für zukünftige Projekte

Materialwirtschaft:

• Lagerverwaltung: Mehrlager-Funktion mit Bestandsführung und Nachbestellvorschlägen reduziert Kapitalbindung
• Farbtonmanagement: Integration von Herstellerkatalogen (Brillux, Caparol, Sto, Alpina) mit direkter Verknüpfung zu Produktsystemen in der Kalkulation

Verwaltung & Buchhaltung:

• DATEV-Schnittstelle: Automatischer Export von Buchungsdaten ohne Doppelpflege
• Kunden-CRM: Kundenhistorie, Wiedervorlagen, Serien-Mailings für systematische Kundenpflege
• Dokumentenarchiv (GoBD-konform): Revisionssichere Ablage von Belegen, Plänen, Fotos

Personal & Zeitwirtschaft:

• Zeiterfassung: Projektbezogene Lohnstunden-Auswertung als Basis für korrekte Lohnabrechnung und Nachkalkulation

🟨 Besonderheiten – Was macht TopKontor einzigartig?

Branchenspezifische Vorkonfiguration spart erhebliche Einrichtungszeit. TopKontor kommt mit vorinstallierten Materialkatalogen inklusive Tekmar-Preisen und Farbtonkollektionen gängiger Hersteller. Betriebe erhalten damit sofort nutzbare, präzise Kalkulationsgrundlagen statt wochenlanger manueller Datenpflege. Diese Tiefe der Branchenanpassung unterscheidet die Software von generischen ERP-Systemen.

Nahtloser Prozessfluss verbindet alle Arbeitsschritte ohne Medienbruch. Vom Aufmaß über die Kalkulation bis zur Rechnung arbeiten Anwender in einem durchgängigen System. Daten werden nur einmal erfasst und durchlaufen automatisch alle Stationen – laut Anwenderberichten beschleunigt dies die Auftragsabwicklung um bis zu 50 Prozent und reduziert Übertragungsfehler deutlich.

Gesetzlich-normative Compliance ist tief im System verankert, nicht nachträglich aufgesetzt. GoBD-Zertifizierung, VOB-konforme Abrechnung und GAEB-Standards gehören zum Kernbestand der Software. Dies gibt Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen und ermöglicht die professionelle Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ohne zusätzliche Anpassungen.

Regionales Partnernetzwerk statt anonymer Hotline prägt das Betreuungskonzept. Die Implementierung und der Support laufen über qualifizierte Regionalpartner, die die Branche kennen und vor Ort verfügbar sind. Das bedeutet persönliche Ansprechpartner mit Handwerks-Verständnis statt standardisierter Call-Center-Lösungen.

Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. TopKontor basiert auf einer Windows-Client-Architektur – ein vollwertiger Web-Client fehlt aktuell. Die mobile App funktioniert offline nur eingeschränkt. Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Lösungen teils veraltet und erfordert eine intensive, zeitaufwändige Einarbeitung.

🟩 Empfehlung – Wer sollte TopKontor wählen?

Wachsender Kleinbetrieb mit 5-15 Mitarbeitern profitiert vom modularen Aufbau der Software. Betriebe in dieser Größenordnung haben die Zettelwirtschaft meist hinter sich gelassen und benötigen professionelle Strukturen. TopKontor ermöglicht einen schrittweisen Einstieg – Beginn mit Kalkulation und Rechnungswesen, späterer Ausbau um Controlling und mobile Erfassung. Der modulare Ansatz vermeidet Überinvestition in nicht benötigte Funktionen.

Mittelbetrieb mit mehreren parallelen Baustellen (15-50 Mitarbeiter) gewinnt deutlich an Transparenz. Betriebe dieser Größenklasse jonglieren mit mehreren Projekten gleichzeitig und benötigen zuverlässiges Projekt-Controlling. Die Einsatzplanung, Soll-Ist-Vergleiche und detaillierte Nachkalkulation liefern die Übersicht, die für rentable Projekte erforderlich ist. Laut Anwenderberichten sinken Projektabweichungen durchschnittlich um 20 Prozent.

Betriebe mit regelmäßigen öffentlichen Ausschreibungen finden in TopKontor eine spezialisierte Lösung. Die GAEB-Schnittstelle und VOB-konforme Kalkulation machen die Software zur natürlichen Wahl für Betriebe, die häufig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen. Bei jedem Angebot spart dies Zeit und vermeidet kostspielige Formfehler, die zur Ausschluss führen können.

Handwerksmeister mit IT-affiner Bürokraft schaffen optimale Voraussetzungen für den Erfolg. TopKontor benötigt engagierte Key-User, die sich einarbeiten und als Multiplikatoren im Team fungieren. Ohne diese internen Treiber droht die Software unter ihren Möglichkeiten zu bleiben. Betriebe mit entsprechenden personellen Ressourcen können das volle Potenzial erschließen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Betriebsgröße: Optimal für 3 bis 50 Beschäftigte – kleinere Betriebe sind oft überversorgt, größere stoßen an Architektur-Grenzen
• IT-Infrastruktur: Windows-Umgebung und SQL-Know-how vorhanden (intern oder extern), alternativ Bereitschaft für Partner-Hosting
• Prozessreife: Bereitschaft zur Standardisierung und Dokumentation von Arbeitsabläufen – TopKontor entfaltet Wirkung mit klaren Prozessen
• Investitionsbereitschaft: Budget für Software (ca. 5.000-15.000€), Implementierung (5.000-15.000€) und intensive Schulung (10-20 Tage) eingeplant

Details zur Malersoftware: TopKontor

Spezialisierung auf Gewerke-Workflows unterscheidet TopKontor von generischen Kaufmannslösungen. Die Software bildet nicht einfach buchhalterische Prozesse ab, sondern die spezifische Arbeitsweise von Maler-, Stuckateur- und Bodenleger-Betrieben. Die systemische Logik folgt dem Branchendenken: Aufmaß → Leistungsverzeichnis → Kalkulation → Angebot → Baustelle → Abrechnung. Dieser durchgängige Workflow vermeidet Systembrüche und Doppelerfassungen.

Materialdatenbanken als integraler Bestandteil sparen erhebliche Einrichtungszeit. Die vorinstallierten Kataloge mit aktuellen Preisen (Tekmar) und Farbtonkollektionen (Brillux, Caparol, Sto) ersparen Wochen manueller Datenpflege. Die Integration reicht bis zur direkten Produktverknüpfung in der Kalkulation – allerdings ohne moderne 3D-Visualisierung oder Raumgestaltungs-Tools. Der Fokus liegt klar auf präziser Kalkulation statt optischer Kundenpräsentation.

Controlling-Funktionen zielen auf messbare Rentabilitätssteigerung. Soll-Ist-Vergleiche, Deckungsbeitragsanalysen und Projektmargen-Übersichten zeigen schnell, welche Aufträge Geld verdienen und welche nicht. Die systematische Nachkalkulation liefert konkrete Lerneffekte für künftige Angebote. Anwenderberichte dokumentieren Reduzierungen von Kalkulationsabweichungen um durchschnittlich 20 Prozent – ein messbarer Beitrag zur Ertragskraft.

Wissenswertes zum Anbieter: Zobels Computerdienste UG

Solider Mittelständler mit klarem Branchenfokus prägt das Unternehmensportrait. Zobels Computerdienste UG ist seit 2004 am Markt, inhabergeführt mit ca. 50 Mitarbeitern und über 1.000 Handwerksbetrieben in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kein Branchenriese, aber ein etablierter Nischenplayer mit organischem, stabilen Wachstum – das reduziert das Risiko plötzlicher Strategiewechsel oder Übernahmen.

Partnernetzwerk als Kern der Vertriebsstrategie unterscheidet den Anbieter von reinen Software-Herstellern. Vertrieb und Support laufen fast ausschließlich über zertifizierte Regionalpartner. Diese sind oft selbst im Handwerksumfeld verwurzelt, sprechen die Sprache der Maler und bieten persönlichen Vor-Ort-Service – ein erkennbarer Unterschied zu anonymen SaaS-Anbietern mit zentralisierten Support-Centern.

Entwicklungsphilosophie setzt auf evolutionäre Weiterentwicklung statt disruptive Innovation. Der Fokus liegt auf Zuverlässigkeit, gesetzlicher Compliance und Funktionstiefe – weniger auf moderner Benutzeroberfläche oder experimentellen Features. Jährliche Major-Updates und quartalsweise Patches sorgen für kontinuierliche Verbesserung ohne radikale Umstellungen.

Technische Details & Integration

Windows-Client-Architektur mit SQL-Server-Backend bildet die technische Grundlage. TopKontor ist primär eine On-Premise-Lösung (.NET/C# auf Windows-Clients, Microsoft SQL Server). Dies bietet Datenkontrolle und hohe Performance, erfordert aber IT-Know-how für Serverwartung, Backups und Updates – oder alternativ Partner-Hosting mit monatlichen Gebühren statt einmaliger Anschaffungskosten.

Offene Schnittstellen für Branchenstandards erleichtern die Integration in bestehende IT-Landschaften. Vollständige GAEB-Unterstützung (X81-X85), DATEV-Export, UGL für elektronische Bestellungen und Datanorm für Artikelimport gehören zum Standard. Allerdings fehlt eine umfassende, öffentlich dokumentierte REST-API für Drittentwickler – Integrationen laufen meist über ODBC-Verbindungen oder spezialisierte Partner-Lösungen.

Mobile App mit funktionalen Einschränkungen ergänzt den Desktop-Client. Die iOS/Android-App ermöglicht Zeiterfassung, Materialverbrauch und Fotodokumentation in Echtzeit. Offline-Fähigkeit ist vorhanden, aber funktional eingeschränkter als bei spezialisierten Field-Service-Apps. Ein vollwertiger Web-Client für ortsunabhängiges Arbeiten fehlt aktuell – ein Nachteil gegenüber modernen Cloud-Lösungen.

Kosten & Preismodell

Einmallizenz plus jährliche Wartung prägt das Preismodell. TopKontor wird über Named-User-Lizenzen als Einmalzahlung vertrieben – typischerweise ca. 5.000-15.000€ je nach Modulen und Anzahl der Nutzer. Hinzu kommen etwa 20 Prozent jährliche Wartungsgebühren für Updates und Support. Zusatzkosten entstehen für Mobile-App-Lizenzen, Cloud-Hosting, Zusatzmodule (Service, Controlling) und SQL-Server-Lizenzen.

Realistische Gesamtkosten über fünf Jahre liegen deutlich über den reinen Lizenzpreisen. Für einen Betrieb mit 15-20 Mitarbeitern (5-7 User) summieren sich die Total Cost of Ownership auf ca. 30.000-60.000€ über fünf Jahre. Diese Kalkulation umfasst Hardware, Implementierung (5.000-15.000€), Schulung (10-20 Tage), laufende Wartung und IT-Betreuung. Partner-Hosting reduziert Initialkosten, erhöht aber laufende monatliche Ausgaben.

Versteckte Kostenfallen sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Datenbereinigung wird häufig unterschätzt – alte Stammdaten müssen vor Migration aufbereitet werden. Ebenso erfordern individuelle Anpassungen zusätzliche Investitionen. Fehlende interne IT-Ressourcen führen zu laufenden Kosten für externe Betreuung. Unterdimensionierte Hardware verursacht Performance-Probleme und macht Nachinvestitionen erforderlich.

Migration & Umstieg auf TopKontor

Implementierung dauert realistisch 3-6 Monate für typische Mittelbetriebe. Dieser Zeitraum umfasst Bedarfsanalyse, Installation, Datenmigration, Customizing, Schulung und Go-Live. Kleinbetriebe schaffen den Umstieg schneller (1-2 Monate), größere Betriebe benötigen länger (6-12 Monate). Top-Management-Commitment und engagierte Key-User sind kritische Erfolgsfaktoren – ohne diese Voraussetzungen droht das Projekt zu scheitern oder unter den Erwartungen zu bleiben.

Datenmigration aus Altsystemen funktioniert unterschiedlich gut je nach Datenqualität. Standard-Imports über Excel/CSV für Adressen, Artikel und Zeitdaten laufen in der Regel problemlos. Individuelle Leistungsverzeichnisse und historische Projektdaten erfordern oft manuelle Nacharbeit und Bereinigung. Schlechte Datenqualität in Altsystemen kann den Nutzen der neuen Software massiv mindern – eine vorab-Bereinigung ist daher investierte Zeit wert.

Change-Management entscheidet häufig über Erfolg oder Misserfolg der Einführung. Widerstand gegen Veränderung ist die größte Hürde – nicht die Technik. Proaktive Kommunikation, Pilotphasen mit ausgewählten Test-Usern und regelmäßige Feedbackschleifen erhöhen die Akzeptanz deutlich. Die Benutzeroberfläche gilt als funktional, aber nicht intuitiv – intensive, begleitete Schulung ist daher keine Option, sondern Pflicht für erfolgreichen Einsatz.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Branchentiefe ohne Anpassungsprojekt: Vorkonfiguration für Malerbetriebe liefert sofort nutzbare Kalkulationsgrundlagen und spart Wochen Einrichtungszeit
• Rechtssicherheit aus der Box: GoBD-Zertifizierung, VOB-Konformität und GAEB-Standards als integraler Kernbestandteil ohne Zusatzmodule
• Regionale Betreuung: Persönliche Unterstützung durch lokale Partner statt anonymer Hotline – Partner kennen Branche und regionale Besonderheiten
• Prozessintegration ohne Medienbruch: Durchgängiger Workflow von Aufmaß bis Rechnung reduziert Übertragungsfehler und Doppelerfassung deutlich
• Controlling-Transparenz: Detaillierte Nachkalkulation und Projektmargen-Analysen zeigen messbare Optimierungspotenziale
• Datenkontrolle: On-Premise-Betrieb ermöglicht volle Datenhoheit ohne Abhängigkeit von Cloud-Anbietern

Herausforderungen:

• Steile Lernkurve: Umfangreiche Funktionen erfordern intensive Schulung (10-20 Tage) und dedizierte Key-User als Multiplikatoren
• Technologische Abhängigkeit: Windows-Client-Architektur benötigt IT-Know-how oder externen Support; kein vollwertiger Web-Client verfügbar
• UI-Modernität: Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu aktuellen Cloud-Lösungen veraltet – Funktionalität vor Ästhetik
• Eingeschränkte Offline-Mobilität: Mobile App funktioniert offline nur begrenzt – nicht vergleichbar mit spezialisierten Field-Service-Apps
• Hohe Initialinvestition: Einmallizenzen, Implementierung und Schulung summieren sich auf 15.000-30.000€ vor produktivem Einsatz
• Unklare Cloud-Strategie: Roadmap für vollwertigen Web-Client und SaaS-Version nicht öffentlich kommuniziert – Unsicherheit für zukunftsorientierte Betriebe

Häufig gestellte Fragen zu TopKontor

Kann TopKontor auch im Büro und mobil genutzt werden?

Ja, über die iOS/Android-App für Baustellenerfassung. Der Hauptzugang ist allerdings der Windows-Client für Desktop oder Laptop. Die mobile App ist für Zeiterfassung, Materialverbrauch und Fotodokumentation auf der Baustelle optimiert, nicht für vollständige Büroarbeit unterwegs. Die Offline-Funktion ist vorhanden, aber funktional eingeschränkter als die Online-Nutzung. Für ortsunabhängiges Arbeiten am vollständigen Datenbestand fehlt aktuell ein Web-Client.

Wie aufwändig ist die Einarbeitung wirklich?

Betriebe sollten mit 10-20 Schulungstagen rechnen, je nach Modulumfang und Vorkenntnissen. Erforderlich sind 1-2 dedizierte Key-User, die als Multiplikatoren im Team fungieren. Die Software ist funktional umfangreich, aber nicht selbsterklärend oder intuitiv bedienbar. Ohne professionelle Schulung und Begleitung durch einen qualifizierten Partner drohen Frust, Fehlbedienung und ungenutzte Potenziale. Die Investition in gründliche Schulung zahlt sich aber durch deutlich schnellere Produktivität aus.

Was passiert mit meinen Daten bei einem Anbieterwechsel?

Bei On-Premise-Installation liegt volle Datenkontrolle beim Betrieb – Export über ODBC-Schnittstelle oder SQL-Backup ist möglich. Bei Partner-Hosting regeln Auftragsverarbeitungsverträge die Datenherausgabe. Allerdings nutzt TopKontor proprietäre Datenstrukturen, die einen direkten Import in andere Systeme erschweren – dies stellt ein gewisses Lock-in-Risiko dar. Standard-Daten wie Adressen und Artikel lassen sich über CSV exportieren, komplexe Leistungsverzeichnisse und Projekthistorien erfordern Konvertierung.

Ist TopKontor für Ein-Personen-Betriebe geeignet?

Technisch ja, wirtschaftlich eher nicht. Die Funktionstiefe und Kosten (15.000-30.000€ über fünf Jahre) sind für Solo-Selbstständige meist überdimensioniert. Einfachere Cloud-Lösungen mit monatlicher Abrechnung (30-80€/Monat) bieten für Kleinstbetriebe ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis. TopKontor entfaltet seine Stärken ab 3-5 Mitarbeitern, wenn Prozessintegration, Controlling und Projektmanagement relevant werden.

Wie gut funktioniert die Integration mit DATEV?

Die DATEV-Schnittstelle gehört zum Standard und wird von Steuerberatern akzeptiert. Buchungsdaten können automatisch exportiert werden – dies vermeidet Doppelpflege und reduziert Fehlerquellen. Die Schnittstelle ist ausgereift und wird regelmäßig an DATEV-Updates angepasst. Zu beachten ist: Der Export erfolgt typischerweise monatlich oder quartalsweise, nicht in Echtzeit. Für die erstmalige Einrichtung sollte der Steuerberater einbezogen werden, um Kontenrahmen korrekt zu mappen.

Gibt es eine Cloud-Version oder Web-Client?

Aktuell nicht in vollem Funktionsumfang. TopKontor basiert auf Windows-Client-Architektur. Partner bieten Hosting-Lösungen an, bei denen die Software auf externen Servern läuft und per Remote-Desktop genutzt wird – dies ist aber kein nativer Web-Client. Die mobile App deckt Baustellenfunktionen ab, ersetzt aber nicht den Desktop-Client. Die Roadmap des Anbieters zu einer vollwertigen SaaS-Version oder nativen Web-Lösung ist nicht öffentlich kommuniziert – ein Unsicherheitsfaktor für Betriebe, die langfristig auf Cloud-Technologie setzen möchten.