Sortly | Logistiksoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Mobile Lagerverwaltung:

• Mobiles Barcode-/QR-Scanning mit Offline-Modus: Erfassung von Artikeln auch ohne Netzverbindung mit automatischer Synchronisation bei Wiederherstellung der Verbindung
• GPS-basiertes Standort-Tracking: Verfolgung von Beständen an wechselnden Orten, besonders relevant für mobile Teams und Außendienst
• Visuelle Inventarverwaltung mit Fotos: Mehrere Fotos und Dokumente pro Artikel für unmittelbare visuelle Identifikation ohne Artikelnummern-Nachschlag

Bestandsorganisation:

• Drag-&-Drop-Standortverwaltung: Intuitive Organisation von Lagern, Regalen und Zonen durch Ziehen und Ablegen
• Mehrere Standorte mit Hierarchiestruktur: Zentrale Verwaltung von Hauptlagern, Filialen und Außenstandorten in einem System
• Anpassbare Custom Fields: Erfassung spezifischer Daten wie Chargen, Haltbarkeiten, Seriennummern oder Lieferantencodes

Bestandskontrolle:

• Automatische Bestandswarnungen: Benachrichtigungen bei Unterschreitung von Mindestbeständen oder Überschreitung von Maximalwerten
• Versionshistorie & Audit Trails: Lückenlose Dokumentation aller Bestandsänderungen mit Zeitstempel und Benutzerzuordnung
• Dokumentation von Ein-/Ausgängen: Festhalten von Warenbewegungen mit ergänzenden Fotos und Notizen

Integration & Datenaustausch:

• CSV-Import/-Export: Migration von Bestandsdaten aus Excel oder anderen Systemen über standardisierte Vorlagen
• REST-API & Webhooks: Anbindung an bestehende Systemlandschaften mit Echtzeit-Benachrichtigungen
• QuickBooks, Xero & Shopify Integration: Direkte Synchronisation mit Buchhaltungssystemen und E-Commerce-Plattformen

Teamverwaltung:

• Rollen- und Rechtemanagement: Granulare Steuerung von Zugriffsrechten und Bearbeitungsberechtigungen
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Verfügbarkeit in Deutsch, Englisch, Französisch und weiteren Sprachen
• Mobile Kommissionier-Notizen: Direkte Erfassung relevanter Hinweise zu Artikeln während der Lagertätigkeit

🟨 Besonderheiten – Was macht Sortly einzigartig?

Vollwertiger Offline-Modus als Kernfunktion

Die Offline-Fähigkeit von Sortly geht weit über einfache Notlösungen hinaus. Alle Kernfunktionen bleiben verfügbar, wenn keine Netzwerkverbindung besteht – vom Scannen über das Hinzufügen von Fotos bis zur Erfassung von Warenbewegungen. Die Synchronisation erfolgt intelligent im Hintergrund, sobald das Gerät wieder online ist, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich werden. Diese Architektur eliminiert Produktivitätsverluste in Lagerbereichen mit schwachem Empfang oder bei Außeneinsätzen komplett. Während viele Wettbewerber lediglich eingeschränkte Lesefunktionen im Offline-Betrieb bieten, ermöglicht Sortly unterbrechungsfreies Arbeiten ohne Kompromisse.

Visuelles Bestandsmanagement statt Datentabellen

Sortly verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz als traditionelle Lagerverwaltungssysteme. Die Fotofunktion ist nicht optional, sondern zentrales Organisationsprinzip. Jeder Artikel kann mit mehreren hochwertigen Bildern versehen werden, die direkt in der Übersicht erscheinen. Das reduziert Verwechslungen erheblich, beschleunigt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und macht Inventuren intuitiver. Besonders bei heterogenen Beständen oder Ersatzteilen, die sich verbal schwer beschreiben lassen, zeigt sich der Mehrwert. Die visuelle Struktur ermöglicht es auch fachfremden Mitarbeitern, sofort produktiv zu arbeiten – ohne tagelange Schulungen zu Artikelnummernsystematiken.

Self-Service-Implementierung ohne externe Berater

Die Produktphilosophie von Sortly zielt auf maximale Eigenständigkeit der Anwender ab. Das System ist bewusst so konzipiert, dass KMU ohne IT-Abteilung oder externe Berater produktiv werden können. Vorlagen für die Datenmigration, interaktive Tutorials und eine intuitive Benutzerführung ermöglichen typischerweise einen produktiven Start innerhalb von 1-2 Wochen. Die meisten Unternehmen benötigen keine Anpassungsprogrammierung oder komplexe Konfigurationen. Diese Zugänglichkeit senkt nicht nur die Implementierungskosten drastisch, sondern reduziert auch die Abhängigkeit von Dienstleistern im laufenden Betrieb.

API-First-Architektur für flexible Workflows

Trotz der Einfachheit in der Bedienung bietet Sortly eine moderne REST-API mit umfassender Dokumentation. Entwickler finden strukturierte Endpoints für alle relevanten Objekte, Webhooks für Event-basierte Integrationen und Code-Beispiele in gängigen Sprachen. Die API ermöglicht es, Sortly nahtlos in bestehende Prozesse einzubinden – von der automatischen Bestellauslösung bei Unterschreitung von Mindestbeständen bis zur Integration mit Ticketsystemen. Diese Kombination aus Nutzerfreundlichkeit und technischer Offenheit ist im Markt selten anzutreffen.

Einschränkungen

Sortly ist ausdrücklich kein vollwertiges Warehouse Management System. Erweiterte WMS-Funktionen fehlen komplett: Wave-Picking-Strategien, Slotting-Optimierung, Yard-Management oder intelligente Kommissionierrouten sind nicht verfügbar. EDI-Schnittstellen für den automatisierten Datenaustausch mit Großhandelspartnern existieren nicht. Für hochautomatisierte Distributionszentren mit mehr als 100 Lagermitarbeitern oder komplexe 3PL-Operationen mit ausgefeilter Kommissionierlogik ist das System nicht ausgelegt. Zudem fehlen öffentlich dokumentierte Zertifizierungen wie SOC 2 Type II oder ISO 27001, was für hochregulierte Branchen problematisch sein kann.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Sortly wählen?

Mittelständische Logistikdienstleister mit mehreren Standorten

Logistikunternehmen, die zwischen drei und zehn Lager oder Depots mit jeweils 5-50 Mitarbeitern betreiben, finden in Sortly eine passende Lösung. Die Kombination aus Multi-Standort-Verwaltung, mobilem Zugriff und Offline-Fähigkeit adressiert typische Herausforderungen dieser Unternehmensklasse. Wenn das IT-Budget begrenzt ist und keine monatelangen Implementierungsprojekte finanzierbar sind, bietet das System professionelle Funktionen zu überschaubaren Kosten. Besonders geeignet für Dienstleister, die Transparenz über alle Standorte hinweg schaffen möchten, ohne in komplexe ERP-Infrastrukturen investieren zu müssen.

Filialisten mit dezentralen Lagerstrukturen

Unternehmen mit Zweigstellennetzen – ob Einzelhandel, Gastronomieketten oder Handwerksbetriebe – profitieren vom visuellen Ansatz und der intuitiven Bedienung. Wenn Bestände an verschiedenen Orten verwaltet werden und die Teams primär mobil arbeiten, eliminiert Sortly den Schulungsaufwand weitgehend. Die Mitarbeiter benötigen typischerweise nur eine halbe Stunde Einführung, um produktiv zu arbeiten. Für Organisationen, bei denen häufig wechselndes Personal oder Aushilfen mit dem System arbeiten müssen, ist diese niedrige Einstiegshürde entscheidend.

Außendienst-Teams und mobile Servicetechniker

Organisationen, deren Inventar sich nicht nur in festen Lagern befindet, sondern in Fahrzeugen, auf Baustellen oder temporär beim Kunden, adressiert Sortly gezielt. Die GPS-Funktion in Verbindung mit dem Offline-Modus ermöglicht permanente Standorttransparenz auch ohne Internetverbindung. Servicetechniker wissen jederzeit, wo welches Ersatzteil oder Werkzeug sich befindet. Die mobile Erfassung von Materialverbrauch direkt beim Kunden vermeidet fehlerhafte Nacherfassungen im Büro.

Wachsende KMU mit besonderen Dokumentationsanforderungen

Unternehmen, die spezielle Dokumentationspflichten erfüllen müssen – seien es Chargenverfolgung, Haltbarkeitsdaten oder Seriennummern – finden in den Custom Fields und der visuellen Dokumentation geeignete Werkzeuge. Wenn Compliance-Anforderungen über einfache Mengenbuchungen hinausgehen, aber nicht die Komplexität pharmazeutischer oder gefahrgutspezifischer Systeme erfordern, bietet Sortly den passenden Funktionsumfang. Die Möglichkeit, jeden Artikel mit Fotos, Dokumenten und frei definierbaren Feldern zu versehen, deckt mittlere Dokumentationsanforderungen ab.

Entscheidende Auswahlkriterien:

✓ Investitionsbudget unter 5.000 € jährlich: Das System bietet professionelle Funktionalität zu Preisen, die auch für kleinere Organisationen darstellbar sind, ohne dass versteckte Implementierungskosten die Kalkulation sprengen

✓ Schwerpunkt auf mobilem Arbeiten: Wenn mehr als 50% der Lagertätigkeiten außerhalb fester Arbeitsplätze stattfinden, ist die mobile-first-Architektur von Sortly optimal ausgelegt

✓ Zeitdruck bei der Implementierung: Die Lösung muss innerhalb von Wochen produktiv sein, nicht Monaten, und ohne externe Berater auskommen

✓ Mittlere Prozesskomplexität: Die Anforderungen gehen über Excel-Listen hinaus, erreichen aber nicht die Komplexität hochautomatisierter Distributionszentren mit Robotik oder vollautomatischen Kommissioniersystemen

Details zur Logistiksoftware: Sortly

Sortly positioniert sich bewusst zwischen einfachen Bestandslisten und vollwertigen Warehouse Management Systemen. Die Kernausrichtung liegt auf visuellem, mobilem Bestandsmanagement für kleine und mittlere Unternehmen. Anders als klassische WMS-Lösungen, die primär für Effizienzoptimierung in großen Distributionszentren entwickelt wurden, fokussiert Sortly auf Transparenz und Zugänglichkeit für breite Nutzergruppen. Das System ermöglicht es, schnell den Überblick über Bestände an mehreren Standorten zu gewinnen, ohne umfangreiche Schulungen absolvieren zu müssen.

Die hybride Natur zwischen Asset-Tracking und Lagerverwaltung macht das System vielseitig einsetzbar. Unternehmen nutzen Sortly sowohl für klassische Warenbestände als auch für das Tracking von Anlagegütern, Werkzeugen oder Ausrüstung. Diese Flexibilität unterscheidet es von stark spezialisierten Branchenlösungen. Ein Handwerksbetrieb kann mit demselben System sowohl Materialbestände als auch den Werkzeugpool verwalten, ein Eventdienstleister sowohl Lagerwaren als auch Veranstaltungstechnik.

Die Skalierbarkeit richtet sich primär an KMU-Anforderungen. Im Standard-Plan sind bis zu 25.000 Artikel verwaltbar, was für die meisten mittelständischen Lagerbetriebe ausreichend dimensioniert ist. Darüber hinaus existiert ein Enterprise-Plan mit individuellen Limits. Die praktische Grenze liegt jedoch weniger bei reinen Datenmengen als bei der Prozesskomplexität: Sobald ausgefeilte Kommissionierstrategien, automatisierte Fördertechnik oder komplexe Crossdocking-Prozesse erforderlich werden, stößt das System an konzeptionelle Grenzen. Für Unternehmen mit klar strukturierten, überschaubaren Lagerprozessen bietet es hingegen eine ausgewogene Balance zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit.

Wissenswertes zum Anbieter: Sortly Inc.

Sortly Inc. wurde 2015 in den USA gegründet und hat sich in den vergangenen Jahren als etablierter Anbieter im Segment visuelles Bestandsmanagement positioniert. Das Unternehmen beschäftigt zwischen 50 und 75 Mitarbeiter und zeigt kontinuierliches Wachstum, ohne die Dimensionen der großen ERP- oder WMS-Anbieter zu erreichen. Diese Größe ermöglicht einerseits agile Produktentwicklung und direkten Kundenkontakt, andererseits fehlt die globale Präsenz und Ressourcentiefe multinationaler Softwarekonzerne.

Die Entwicklungsphilosophie ist stark nutzergetrieben. Monatliche Updates und quartalsweise größere Feature-Releases belegen eine aktive Weiterentwicklung. Das öffentlich einsehbare Feature-Request-System ermöglicht es Kunden, Funktionswünsche einzureichen und deren Priorität durch Voting zu beeinflussen. Diese Transparenz ist im Software-Markt nicht selbstverständlich und zeigt eine kundenorientierte Unternehmenskultur. Für potenzielle Käufer bedeutet dies, dass realistische Aussichten bestehen, dass spezifische Anforderungen in zukünftigen Versionen Berücksichtigung finden.

Als reiner Cloud-SaaS-Anbieter bietet Sortly keine On-Premise-Installationen an. Die Infrastruktur basiert vollständig auf Amazon Web Services (AWS), was niedrige Einstiegshürden und minimalen IT-Betriebsaufwand beim Kunden garantiert. Diese Cloud-First-Strategie schließt jedoch Organisationen aus, die aus regulatorischen Gründen oder aufgrund interner Policies auf lokale Datenhaltung angewiesen sind. Für die überwiegende Mehrheit der KMU stellt dies keine Einschränkung dar, für Unternehmen in hochregulierten Branchen oder mit besonderen Datensouveränitätsanforderungen kann es zum Ausschlusskriterium werden.

Technische Details & Integration

Die technische Architektur von Sortly folgt modernen Cloud-native-Prinzipien. Das Frontend basiert auf React, das Backend auf Microservices-Architektur, die auf der AWS-Infrastruktur läuft. Diese Technologieauswahl garantiert hohe Verfügbarkeit, schnelle Ladezeiten auch bei größeren Datenmengen und horizontale Skalierbarkeit. Die mobilen Apps für iOS und Android sind native Entwicklungen, keine Hybrid-Lösungen, was sich in der Performance und der optimalen Nutzung gerätespezifischer Funktionen wie Kamera und GPS niederschlägt.

Die REST-API ist umfassend dokumentiert und ermöglicht CRUD-Operationen auf alle wesentlichen Objekte – von Artikeln über Standorte bis zu Bestandsbewegungen. Webhooks liefern Echtzeit-Benachrichtigungen bei definierten Events, etwa wenn Bestände Schwellenwerte unterschreiten oder Artikel bewegt werden. Die API-Dokumentation enthält Code-Beispiele in gängigen Programmiersprachen und ist für Entwickler gut zugänglich. Zu beachten sind allerdings API-Limits in den Basis-Plänen, die bei intensiver Integration relevant werden können. Für umfangreiche Automatisierungen sollten höhere Pläne oder der Enterprise-Tarif gewählt werden.

Die Standard-Integrationen decken gängige KMU-Anforderungen ab. QuickBooks, Xero und Shopify sind direkt angebunden, was für viele Kleinbetriebe ausreicht. Für spezialisierte Logistik-Tools wie Transport Management Systeme, Speditionssoftware oder EDI-Plattformen existieren keine vorgefertigten Konnektoren. Hier sind entweder eigene API-Entwicklungen oder Lösungen über Zapier erforderlich. Die Abwesenheit von EDI-Schnittstellen kann für Großhandelsbetriebe oder Unternehmen mit engen Lieferkettenbindungen an Konzerne zum Problem werden, da automatisierter Dokumentenaustausch dann nicht möglich ist.

Kosten & Preismodell

Sortly verfolgt ein transparentes, gestaffeltes Abo-Modell mit klaren Leistungsgrenzen. Der Free-Plan ermöglicht die Verwaltung von bis zu 100 Artikeln mit einem Benutzer und eignet sich für erste Tests oder sehr kleine Betriebe. Der Advanced-Plan für 39 USD monatlich (bei jährlicher Zahlung) erweitert die Kapazität auf 1.000 Artikel, fünf Benutzer und drei Standorte. Der Ultra-Plan für 119 USD monatlich bietet bis zu 25.000 Artikel, 20 Benutzer und unbegrenzte Standorte. Für größere Organisationen mit speziellen Anforderungen existiert ein Enterprise-Plan mit individuellen Konditionen.

Die Staffelung erfolgt primär nach Artikelzahlen, Nutzern und Standorten – nicht nach Funktionsumfang. Alle wesentlichen Features sind in allen bezahlten Plänen verfügbar, einschließlich der API und der mobilen Apps. Lediglich Advanced-Support und höhere API-Limits sind den oberen Tarifen vorbehalten. Diese Preisstruktur macht die Kostenplanung kalkulierbar und vermeidet unerwartete Zusatzkosten für einzelne Funktionsmodule.

Die Gesamtkosten über einen Zeitraum von fünf Jahren liegen für typische KMU zwischen 10.000 und 20.000 Euro, inklusive Lizenzkosten, Einrichtung und leichter Integrationsarbeiten. Im Vergleich zu klassischen WMS-Implementierungen, die leicht sechsstellige Beträge erreichen, ist dies erheblich günstiger. Die niedrigen TCO resultieren primär aus dem Self-Service-Ansatz: Es fallen keine Beraterhonorare für mehrmonatige Implementierungen an, keine Hardwarekosten für Serverinfrastruktur und minimale interne IT-Ressourcen für Betrieb und Wartung.

Nach Nutzerfeedback auf Bewertungsplattformen amortisiert sich die Investition typischerweise innerhalb von drei bis zwölf Monaten. Die Einsparungen entstehen durch reduzierte Inventurfehler (Nutzer berichten von bis zu 30% Fehlerreduktion), deutliche Zeitersparnis bei der Bestandsaufnahme (bis zu 50% schneller) und geringere Fehlbestände durch bessere Transparenz. Für ein mittelständisches Lager mit 20 Mitarbeitern können diese Effekte schnell mehrere Tausend Euro jährlich ausmachen.

Migration & Umstieg auf Sortly

Der Migrationsprozess ist bewusst niedrigschwellig gestaltet. Sortly stellt CSV-Importvorlagen bereit, die alle relevanten Felder enthalten. Unternehmen können ihre Bestandsdaten aus Excel-Listen oder Exportsystemfunktionen in diese Vorlagen übertragen und mit wenigen Klicks importieren. Für einen Bestand von 5.000 Artikeln rechnet man mit unter einer Stunde reinem Importvorgang – vorausgesetzt, die Daten sind korrekt aufbereitet. In der Praxis dauert die Datenbereinigung und -strukturierung vor dem Import häufig länger als der technische Transfer selbst.

Die typische Umstellungszeit variiert stark nach Unternehmensgröße: Kleinstbetriebe mit unter 500 Artikeln sind oft innerhalb weniger Tage produktiv. Mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten und 5.000-10.000 Artikeln benötigen typischerweise ein bis zwei Wochen bis zur vollständigen Produktivität. Größere Setups mit API-Integration zu Drittsystemen und komplexeren Prozessanpassungen nehmen vier bis acht Wochen in Anspruch. Diese Zeiträume sind erheblich kürzer als bei klassischen WMS-Projekten, die häufig sechs bis zwölf Monate dauern.

Der kritischste Erfolgsfaktor ist die Qualität der Ausgangsdaten. Fehlerhafte oder inkonsistente Artikelnummern, unvollständige Beschreibungen, fehlende Standortzuordnungen oder veraltete Bestandszahlen sollten vor der Migration bereinigt werden. Andernfalls trägt man bestehende Datenprobleme lediglich ins neue System. Erfahrene Anwender empfehlen, eine Pilotphase mit einem Teilbestand durchzuführen, um Datenkonsistenz zu prüfen und Mitarbeiter schrittweise einzuarbeiten. Die kostenlose Version ermöglicht solche Tests ohne Risiko, bevor man in einen bezahlten Plan wechselt.

Technische Details & Integration

Die Backup-Strategie und Disaster-Recovery-Prozesse sind durch die AWS-Infrastruktur abgesichert. Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.2+) und im Ruhezustand gespeichert (AES-256). Automatische Backups erfolgen täglich, wobei Sortly keine detaillierten Angaben zur Aufbewahrungsdauer öffentlich macht. Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen empfiehlt sich die Klärung dieser Details im Vorfeld. DSGVO-Konformität wird zugesichert, Data Processing Agreements sind verfügbar.

Fehlende Zertifizierungen können für bestimmte Branchen relevant sein: SOC 2 Type II oder ISO 27001 Zertifikate sind nicht öffentlich dokumentiert. Für Unternehmen in hochregulierten Bereichen wie Pharma, Medizintechnik oder Verteidigung kann dies ein Ausschlusskriterium darstellen. Im typischen KMU-Umfeld spielen diese Zertifikate eine geringere Rolle, da die grundlegenden Sicherheitsstandards durch AWS-Hosting gewährleistet sind.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Extrem niedrige Einstiegshürde: Die intuitive Bedienung führt zu hoher Akzeptanz im Team – Mitarbeiter benötigen typischerweise nur eine halbe Stunde Einführung, um produktiv zu arbeiten. Das visuell orientierte Interface senkt die Schulungskosten erheblich.

Echter Offline-Betrieb als Kernfunktionalität: Der Offline-Modus ist vollwertig umgesetzt und nicht nur ein eingeschränkter Notbetrieb. Teams können in Bereichen ohne Netzempfang uneingeschränkt scannen, dokumentieren und buchen.

Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis im KMU-Segment: Professionelle Funktionen zu Preisen, die auch für kleinere Unternehmen darstellbar sind, ohne versteckte Kosten für Module oder Zusatzfunktionen.

Schnelle Implementierung ohne externe Berater: Die Self-Service-Architektur ermöglicht produktive Starts innerhalb von ein bis zwei Wochen, verglichen mit Monaten bei traditionellen WMS-Projekten.

Flexible API für individuelle Integrationen: Die gut dokumentierte REST-API mit Webhooks ermöglicht maßgeschneiderte Workflows und Anbindungen an bestehende Systemlandschaften.

Mobile-First-Design mit nativen Apps: Optimale Performance auf Mobilgeräten und volle Nutzung gerätespezifischer Funktionen wie GPS und Kamera für effiziente Lagerprozesse.

Herausforderungen:

Keine Lösung für komplexe Distributionslogistik: Erweiterte WMS-Funktionen wie Wave-Picking-Strategien, Slotting-Optimierung oder Yard-Management fehlen komplett – das System ist für hochautomatisierte Großlager nicht geeignet.

Fehlende EDI-Integration: Direkter elektronischer Datenaustausch mit Großhandelspartnern oder Lieferanten über standardisierte EDI-Formate ist nicht möglich, was für manche Geschäftsbeziehungen problematisch sein kann.

Begrenzte Compliance-Dokumentation: Öffentlich dokumentierte Zertifizierungen wie SOC 2 Type II oder ISO 27001 fehlen, was für hochregulierte Branchen oder sicherheitskritische Umgebungen Nachfragen beim Anbieter erforderlich macht.

Keine On-Premise-Option: Ausschließlich Cloud-Betrieb schließt Unternehmen mit strengen Datensouveränitätsanforderungen oder internen Policies gegen Cloud-Lösungen aus.

Standard-Integrationen begrenzt: Abseits von QuickBooks, Xero und Shopify müssen weitere Anbindungen selbst entwickelt oder über Zapier realisiert werden – spezialisierte Logistik-Tools haben keine vorgefertigten Konnektoren.

API-Limits in Basis-Plänen: Bei intensiver Nutzung der API für Automatisierungen können die Limits in unteren Tarifen schnell erreicht werden, was einen Upgrade erforderlich macht.

Häufig gestellte Fragen zu Sortly

Funktioniert Sortly auch ohne Internetverbindung?

Ja, die Offline-Funktionalität ist eine der Kernstärken von Sortly. Die mobilen Apps für iOS und Android arbeiten vollständig ohne Internetverbindung – alle Scans, Fotos, Bestandsänderungen und Notizen werden lokal auf dem Gerät gespeichert. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung verfügbar ist, erfolgt die Synchronisation automatisch im Hintergrund. Das bedeutet unterbrechungsfreies Arbeiten in Kellern, Lagerhallen mit schlechtem Empfang oder bei Außeneinsätzen auf Baustellen. Die Offline-Daten bleiben auf dem Gerät, bis sie erfolgreich synchronisiert wurden, sodass keine Informationen verloren gehen.

Kann Sortly unser bestehendes Warenwirtschaftssystem ersetzen?

Sortly ist primär auf Bestandserfassung, -transparenz und Lagerverwaltung spezialisiert. Funktionen wie umfassende Auftragsabwicklung, Fakturierung, Kundenverwaltung oder ERP-Prozesse sind nicht enthalten. Das System ergänzt bestehende Warenwirtschaftssysteme, ersetzt sie aber in der Regel nicht vollständig. Die Integration per REST-API oder über die direkten Anbindungen zu QuickBooks, Xero und Shopify ermöglicht es, Sortly als spezialisiertes Bestandsmodul in eine größere Systemlandschaft einzubinden. Für reine Lagerbetriebe ohne komplexe kaufmännische Prozesse kann Sortly ausreichend sein, für Handelsunternehmen ist es typischerweise eine Ergänzung.

Wie sicher sind unsere Daten bei Sortly?

Sortly nutzt die Infrastruktur von Amazon Web Services mit mehrfach redundanter Datenhaltung. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über TLS 1.2 oder höher, gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt. Automatische tägliche Backups sichern die Daten zusätzlich ab. DSGVO-Konformität wird zugesichert, Data Processing Agreements sind verfügbar. Allerdings sind öffentliche SOC 2 Type II oder ISO 27001 Zertifikate nicht dokumentiert. Für Standardanwendungen im KMU-Bereich sind die Sicherheitsmaßnahmen angemessen. Unternehmen mit höchsten Compliance-Anforderungen – etwa in Pharma, Medizintechnik oder Verteidigung – sollten zusätzliche Nachweise beim Vertrieb anfordern.

Welche Schulung benötigen unsere Mitarbeiter für Sortly?

Der Schulungsaufwand ist bewusst minimal gehalten. Die meisten Anwender sind nach 30-60 Minuten Einführung produktiv. Das visuell orientierte Interface mit Drag-&-Drop-Funktionen und klarer Menüstruktur ist intuitiv verständlich. Sortly stellt Video-Tutorials, interaktive Guides und eine Wissensdatenbank bereit. Für die Basisnutzung – Artikel scannen, Fotos hinzufügen, Bestände aktualisieren – ist keine formelle Schulung erforderlich. Erweiterte Funktionen wie die Konfiguration von Custom Fields, die Einrichtung von Bestandswarnungen oder API-Integrationen erfordern etwas mehr Einarbeitung, sind aber durch die Dokumentation gut abgedeckt. Im Vergleich zu traditionellen WMS-Systemen, die oft mehrtägige Schulungen erfordern, ist der Aufwand verschwindend gering.

Eignet sich Sortly für die Chargenverwaltung und Haltbarkeitsdaten?

Ja, über die Custom Fields lassen sich Chargen, Haltbarkeitsdaten, Seriennummern und andere spezifische Informationen erfassen und verwalten. Diese Felder können als Pflichtfelder definiert werden und in Berichten sowie Exportdaten erscheinen. Die Fotofunktion ermöglicht es zusätzlich, Etiketten oder Produktionsausweise visuell zu dokumentieren. Automatische Warnungen können bei Überschreitung von Haltbarkeitsdaten eingerichtet werden. Für mittlere Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit ist die Funktionalität ausreichend. Hochregulierte Branchen mit pharmazeutischen Produkten oder Medizinprodukten, die detaillierte Validierungen oder 21 CFR Part 11 Konformität benötigen, sollten jedoch spezialisierte Systeme in Betracht ziehen. Sortly deckt die Dokumentationsanforderungen typischer Lebensmittel-, Kosmetik- oder Elektronikhändler gut ab.

Was passiert mit unseren Daten, wenn wir Sortly kündigen?

Die Daten gehören dem Kunden und können jederzeit über die CSV-Exportfunktion vollständig heruntergeladen werden. Der Export umfasst alle Artikeldaten, Bestandsinformationen, Custom Fields und Bewegungshistorien. Fotos und Dokumente lassen sich ebenfalls herunterladen. Nach Kündigung des Abonnements bleibt der Zugriff für einen begrenzten Zeitraum bestehen, um den Export durchzuführen. Sortly verpflichtet sich vertraglich, die Daten nach Vertragsende zu löschen. Für die Migration zu einem anderen System sind die CSV-Exporte in Standardformaten gehalten, was den Umzug erleichtert. Es besteht keine Vendor-Lock-in-Gefahr durch proprietäre Datenformate.

Hinweis zur Informationsqualität: Dieser Artikel basiert auf öffentlich verfügbaren Informationen und Nutzererfahrungen. Für verbindliche Aussagen zu Preisen, Funktionsumfang und Vertragsdetails sollten interessierte Unternehmen direkten Kontakt zum Anbieter aufnehmen. Besonders für spezifische Compliance-Anforderungen, SLA-Details oder Enterprise-Funktionen empfiehlt sich eine individuelle Abstimmung mit dem Vertrieb von Sortly Inc.