Katana | Logistiksoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Bestandsverwaltung & Transparenz: Live-Bestandsübersicht mit Echtzeit-Einblick über alle Lagerorte hinweg, automatische Mindestbestandsmeldungen für kritische Materialien, Multi-Warehouse-Management zur zentralen Verwaltung mehrerer Lager mit nahtloser Bestandsverlagerung zwischen Standorten.

Disposition & Planung: Visueller Produktionsplaner mit Drag-&-Drop-Funktion zur Priorisierung von Fertigungsaufträgen, automatische Materialreservierung nach FIFO-Prinzip und chargenbasierter Zuordnung, intelligente Bestellvorschläge auf Basis offener Aufträge und Mindestbestände.

Rückverfolgbarkeit & Qualität: Chargen- und Seriennummern-Tracking vom Rohstoff bis zum Endprodukt, Rückstandsverwaltung mit automatischer Priorisierung bei Materialengpässen, Dokumentation von Qualitätsdaten entlang der gesamten Lieferkette.

Vertrieb & Fulfillment: Multi-Channel-Integration mit direkter Anbindung an Shopify, WooCommerce und Amazon, Echtzeit-Kostenkalkulation auf Auftragsbasis mit automatischer Materialwertberechnung, automatisierte Bestandsaktualisierung über alle Verkaufskanäle.

Reporting & Steuerung: Live-Dashboards mit Kennzahlen zu Fertigungsauslastung, Lagerumschlag und Auftragsstatus, Lieferantenmanagement mit zentraler Datenpflege und Bestellhistorie, vordefinierte Berichte zu Beständen, Produktionsfortschritt und Liefertermintreue.

Flexibilität & Integration: REST-API für individuelle Anpassungen und Systemintegrationen, Anbindung an Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero, Zapier-Integration für No-Code-Verbindungen zu weiteren Anwendungen.

🟨 Besonderheiten – Was macht Katana einzigartig?

Visueller Drag-&-Drop-Produktionsplaner mit Echtzeit-Kollaboration ermöglicht eine intuitive Steuerung ohne komplizierte Tabellenarbeit. Fertigungsaufträge lassen sich per Maus verschieben und nach Priorität sortieren. Alle Teammitglieder sehen Änderungen unmittelbar, was besonders bei kurzfristigen Umplanungen oder dringenden Kundenaufträgen entscheidend ist. Diese visuelle Arbeitsweise reduziert die Einarbeitungszeit erheblich und macht Planungsänderungen transparent.

Native Multi-Channel-Integration ohne Middleware unterscheidet Katana von vielen Wettbewerbern. Die direkten Anbindungen an Shopify, Amazon und WooCommerce funktionieren ohne Umweg über Drittanbieter-Tools. Bestände werden bidirektional und in Echtzeit synchronisiert, was Overselling-Situationen praktisch eliminiert. Diese direkte Integration spart nicht nur Lizenzkosten für zusätzliche Software, sondern reduziert auch potenzielle Fehlerquellen durch wegfallende Schnittstellen.

In-Memory-Datenmodell für Sofort-Updates bildet das technologische Rückgrat der Echtzeit-Philosophie. Während traditionelle Systeme Bestände oft in Intervallen aktualisieren, verarbeitet Katana jede Lagerbewegung unmittelbar und spiegelt sie sofort in allen Modulen wider. Diese Architektur macht den Unterschied zwischen veralteten Informationen und tatsächlichem Ist-Zustand aus – ein kritischer Faktor für zeitkritische Entscheidungen in Disposition und Vertrieb.

Manufacturing-First-Ansatz statt nachgerüsteter Fertigungsfunktionen prägt die gesamte Software-Architektur. Katana wurde von Grund auf für produzierende KMU entwickelt, nicht als Handelssystem mit angehängtem Produktionsmodul. Diese DNA zeigt sich in der nahtlosen Verzahnung von Fertigung, Materialwirtschaft und Vertrieb – Stücklisten, Arbeitsschritte und Kapazitäten sind keine nachträglichen Ergänzungen, sondern Kernelemente des Systems.

Einschränkungen: Katana ist kein vollständiges Warehouse-Management-System für komplexe Lagerlogistik. Transport-Management mit Routenoptimierung und Frachtkostenberechnung fehlt ebenso wie tiefgehendes Lagerplatzmanagement für mehrlagige Palettenplätze oder Zone-Picking-Strategien. Yard-Management für Rampen- und Hofsteuerung ist nicht vorhanden. Für reine Logistikdienstleister oder Hochregallager-Betreiber reicht Katana allein nicht aus.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Katana wählen?

Fertigungs-KMU mit E-Commerce-Vertrieb finden in Katana eine ideale Kombination aus Produktionssteuerung und Bestandsführung mit direkter Shop-Anbindung. Geeignet für Unternehmen zwischen 5 und 50 Mitarbeitern, die ihre gewachsenen Excel-Lösungen und unverbundenen Inselsysteme konsolidieren möchten. Besonders relevant für Betriebe, die selbst fertigen und parallel über mehrere Online-Kanäle verkaufen, ohne separate Systeme für Produktion und Vertrieb pflegen zu wollen.

Lagerleiter und Disponenten in wachsenden Betrieben profitieren von der unmittelbaren Transparenz über alle Lagerorte. Wenn aus einem Lager plötzlich drei werden und die Übersicht mit herkömmlichen Methoden verloren geht, bietet Katana eine zentrale Steuerung. Besonders geeignet für Verantwortliche, die schnelle Entscheidungen treffen müssen und keine Zeit für komplizierte Systemabfragen oder veraltete Berichte haben. Die visuelle Aufbereitung von Informationen beschleunigt die tägliche Arbeit spürbar.

Supply-Chain-Manager mit Multi-Warehouse-Struktur erhalten Werkzeuge zur Koordination mehrerer Standorte mit Echtzeit-Transparenz. Die Software unterstützt bei der Bestandsverschiebung zwischen Lagern und macht die Allokation von Materialien zu Fertigungsaufträgen planbar. Relevant für Organisationen, die räumlich verteilte Wertschöpfungsketten managen und dabei verschiedene Produktions- oder Distributionsstandorte synchronisieren müssen.

Unternehmen mit strengen Rückverfolgbarkeitsanforderungen in Branchen wie Lebensmittel, Pharma oder Kosmetik finden in Katana durchgängiges Chargen-Tracking ohne Zusatzmodule. Die lückenlose Dokumentation vom Rohstoff über Zwischenprodukte bis zum Endprodukt ist Standardfunktionalität. Geeignet für Betriebe, die regulatorische Anforderungen erfüllen müssen, aber kein überladenes Enterprise-System implementieren wollen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Echtzeit-Transparenz über Bestände und Produktionsstatus ist wichtiger als historische Reportings – das System liefert aktuelle Zahlen statt Daten von gestern
• Schnelle Cloud-Implementierung innerhalb von 4-8 Wochen wird bevorzugt gegenüber monatelangen On-Premise-Projekten mit eigener IT-Infrastruktur
• Native E-Commerce-Anbindungen sind notwendig, ohne Zeit und Budget für Middleware-Projekte oder Custom-Integrationen investieren zu müssen
• Jahresumsatz zwischen 1 und 50 Mio. € liegt im typischen Segment – darüber hinaus werden meist andere Systemkategorien relevant

Details zur Logistiksoftware: Katana

Manufacturing-ERP mit Logistik-Kern beschreibt Katanas Position am treffendsten. Die Software ist keine klassische Lagerverwaltung, sondern ein Fertigungs-ERP, das Produktion und Logistik intelligent verzahnt. Der Fokus liegt auf der Steuerung von Materialflüssen – vom Einkauf über die Fertigung bis zum Versand. Diese Ausrichtung macht Katana besonders für produzierende KMU interessant, die ihre Wertschöpfungskette durchgängig digitalisieren möchten, ohne mehrere Spezialsysteme integrieren zu müssen.

Echtzeit als Kernphilosophie durchzieht alle Module des Systems. Dank der In-Memory-Datenarchitektur sehen alle Nutzer immer den aktuellen Stand, ohne dass nächtliche Batch-Updates oder zeitversetzte Synchronisationen notwendig werden. Was im System steht, entspricht dem tatsächlichen Ist-Zustand. Diese Unmittelbarkeit verändert die Art, wie Entscheidungen getroffen werden – von reaktiv auf Basis veralteter Daten zu proaktiv auf Grundlage aktueller Informationen. Für Betriebe mit volatiler Auftragslage oder häufigen Priorisierungswechseln macht dieser Unterschied den Arbeitsalltag spürbar effizienter.

Die funktionalen Grenzen sollten bei der Bewertung klar verstanden werden. Katana ersetzt kein spezialisiertes Transport-Management-System, kein Yard-Management für komplexe Logistikzentren und kein hochentwickeltes Warehouse-Management-System mit mehrlagiger Palettenplatzverwaltung. Die Software bietet solides Lagerort-Management, aber keine ausgefeilten Kommissionierstrategien wie Zone Picking oder Wave Planning. Für Unternehmen, die primär fertigen und lagern, reicht die Funktionalität. Reine Logistikdienstleister oder Betreiber automatisierter Hochregallager benötigen spezialisierte WMS-Lösungen.

Wissenswertes zum Anbieter: Katana Technologies OÜ

Katana Technologies OÜ mit Sitz in Estland wurde 2017 gegründet und hat sich als stabiles, wachsendes Scale-up etabliert. Das Unternehmen beschäftigt rund 100 Mitarbeiter und hat mehrere erfolgreiche Finanzierungsrunden mit namhaften Venture-Capital-Gebern abgeschlossen. Diese finanzielle Basis und das kontinuierliche Wachstum sprechen für Stabilität – ein wichtiger Faktor bei der Auswahl von Cloud-Software für geschäftskritische Prozesse.

Die Nischenfokussierung ist mehr als Marketing-Rhetorik. Mit dem Anspruch der "Demokratisierung der Fertigung" konzentriert sich Katana bewusst auf produzierende KMU und verzichtet auf den Versuch, ein Allzweck-ERP für Konzerne zu werden. Diese strategische Entscheidung zeigt sich in der Funktionstiefe für den Zielmarkt und in der Benutzerfreundlichkeit, die auf die Bedürfnisse kleinerer Teams zugeschnitten ist. Als estnisches Unternehmen mit EU-Hosting auf AWS in Irland und Frankfurt erfüllt Katana DSGVO-Anforderungen nativ. Der Support ist EU-basiert mit überwiegend englischsprachiger Kommunikation und Reaktionszeiten, die laut Nutzerfeedback typischerweise unter 24 Stunden liegen.

Technische Details & Integration

Browserbasierte Cloud-Lösung ohne lokale Installation bildet die technische Grundlage. Katana läuft vollständig in der Cloud auf AWS-Infrastruktur, was bedeutet, dass keine Server-Wartung oder lokale IT-Ressourcen erforderlich sind. Der Zugriff erfolgt über jeden modernen Webbrowser, mobile Apps für iOS und Android ergänzen den Zugang. Die vollständig dokumentierte REST-API ermöglicht individuelle Integrationen für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen, während Zapier-Anbindungen No-Code-Integrationen für gängige Business-Tools ermöglichen.

Die Unterscheidung zwischen nativen und Custom-Integrationen ist entscheidungsrelevant. Direkt angebunden und ohne Zusatzaufwand nutzbar sind Shopify, WooCommerce, Amazon, QuickBooks und Xero. Diese Integrationen sind Teil der Standardfunktionalität und werden vom Anbieter gepflegt. Alles darüber hinaus – EDI-Anbindungen, SAP-Konnektoren oder spezielle Branchen-Software – erfordert API-basierte Eigenentwicklung oder Middleware-Lösungen. Solche Projekte müssen zeitlich und finanziell separat budgetiert werden und sollten in die TCO-Berechnung einfließen.

Sicherheit und Compliance basieren auf AWS-Sicherheitsstandards mit DSGVO-Konformität durch EU-Hosting. Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich nach Anbieterangaben in der finalen Prüfungsphase. Regelmäßige Penetrationstests und Verschlüsselung von Daten in Transit und at Rest sind implementiert. Für regulierte Branchen sollte der aktuelle Zertifizierungsstatus direkt beim Anbieter abgefragt werden, insbesondere wenn GMP-Validierungen oder vergleichbare Nachweise erforderlich sind.

Kosten & Preismodell

SaaS-Abonnement mit Staffelung nach Funktionsumfang und Nutzerzahl bildet die Preisstruktur. Katana bietet typischerweise mehrere Paketstufen, die sich in verfügbaren Features und der Anzahl inkludierter Nutzer unterscheiden. Die monatliche oder jährliche Abrechnung ist üblich, wobei Jahresabonnements meist mit einem Rabatt verbunden sind. Die Einstiegspreise beginnen für Basispläne im Bereich von 100-200 € monatlich, während Professional-Pakete für wachsende Teams mit mehreren Nutzern und erweiterten Funktionen schnell 1.000-3.000 € monatlich erreichen können.

Realistische Gesamtkosten gehen über die reine Lizenzgebühr hinaus. Onboarding-Pakete des Anbieters können zwischen kostenloser Basiseinrichtung und strukturierten Implementierungsprogrammen für 2.000-5.000 € variieren. Datenmigration aus Altsystemen erfordert Zeit und oft externe Unterstützung. Custom-Integrationen über die API, EDI-Middleware für elektronischen Datenaustausch mit Großkunden oder Lieferanten und externe Beratung bei komplexeren Prozessanpassungen erhöhen die Gesamtkosten. Eine realistische 3-Jahres-TCO für mittlere KMU liegt zwischen 10.000 und 50.000 €, abhängig von Komplexität und Integrationsbedarf.

Die Amortisation erfolgt typischerweise durch mehrere Faktoren. Optimierte Lagerbestände durch bessere Transparenz können Kapitalbindung um bis zu 30% reduzieren. Geringere Fehlbestände und verbesserte Liefertermintreue steigern die Kundenzufriedenheit. Reduzierte manuelle Arbeit durch Automatisierung von Bestellvorschlägen und Materialreservierungen setzt Kapazitäten frei. Die meisten Anwender berichten von Amortisationszeiten zwischen 6 und 12 Monaten, wobei dies stark von der Ausgangssituation und Datenqualität abhängt.

Migration & Umstieg auf Katana

Zeitrahmen zwischen 4 und 12 Wochen ist für die Implementierung realistisch. Einfache Setups mit wenigen Produkten und einem Lager können in Eigenregie innerhalb von 2-4 Wochen produktiv gehen. Standard-Implementierungen mit Anbieter-Onboarding, mehreren Lagern und Shop-Integrationen benötigen typischerweise 4-8 Wochen. Komplexe Szenarien mit vielen SKUs, individuellen Stücklisten, mehreren Integrationen und umfangreicher Datenmigration können 8-12 Wochen oder länger in Anspruch nehmen.

Die Datenqualität aus Altsystemen ist in der Praxis der größte Flaschenhals. Die technische Datenübernahme über CSV-Import ist unkompliziert, aber die Bereinigung von Stammdaten aus Excel-Tabellen und Legacy-Systemen erfordert erheblichen Aufwand. Produktstammdaten, Stücklisten, Lieferanteninformationen und historische Bestände müssen strukturiert, bereinigt und validiert werden. Unternehmen sollten hierfür dedizierte Ressourcen einplanen – typischerweise 1-2 Personen über 2-3 Wochen. Diese Phase entscheidet maßgeblich über die Datenqualität im neuen System und sollte nicht unterschätzt werden.

Minimaler IT-Aufwand, aber intensives Change Management charakterisiert die Umstellung. Technisch ist die Cloud-Implementierung dank webbasierter Architektur einfach – keine Server-Installation, keine komplexe Infrastruktur. Die echte Herausforderung liegt in der Prozessanpassung und Nutzerakzeptanz. Gewachsene Arbeitsweisen müssen auf standardisierte Prozesse umgestellt werden. Management-Commitment und aktive Key-User, die als Multiplikatoren fungieren, sind kritische Erfolgsfaktoren. Regelmäßige Schulungen und ein klarer Go-Live-Plan mit ausreichend Parallelbetrieb reduzieren Widerstände und Fehler in der Anfangsphase.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Unmittelbare Echtzeit-Transparenz über alle Bestände und Produktionsstatus eliminiert das Arbeiten mit veralteten Zahlen und ermöglicht schnelle, fundierte Entscheidungen im operativen Tagesgeschäft
• Schnelle Implementierungszeiten von typischerweise 4-8 Wochen bis zum produktiven Einsatz vermeiden monatelange ERP-Projekte und ermöglichen raschen Time-to-Value
• Intuitive visuelle Bedienung mit Drag-&-Drop-Workflows reduziert Einarbeitungszeiten erheblich und erhöht die Akzeptanz bei Anwendern ohne IT-Hintergrund
• Native E-Commerce-Integrationen ohne Middleware eliminieren zusätzliche Lizenzkosten und Fehlerquellen durch direkte Anbindungen an gängige Shop-Systeme
• Durchgängige Chargen-Rückverfolgung als Standardfunktion ohne kostenpflichtige Module erfüllt regulatorische Anforderungen in sensiblen Branchen
• Cloud-basierte Flexibilität ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff ohne eigene IT-Infrastruktur und automatische Updates ohne Wartungsfenster

Herausforderungen:

• Fehlende Transport-Management-Funktionen bedeuten, dass Routenoptimierung, Frachtkostenberechnung und Carrier-Integration extern gelöst werden müssen
• Begrenzte WMS-Tiefe für komplexe Lagerlogistik – kein mehrlagiges Palettenmanagement, keine ausgefeilten Kommissionierstrategien wie Zone Picking oder Wellenpicking
• Integrations-Eigenaufwand bei Sonderanforderungen wie EDI-Anbindungen, SAP-Konnektoren oder Branchen-Spezialsoftware erfordert API-Entwicklung oder Middleware
• Englischsprachiger Support als Standardsprache kann für Teams ohne ausreichende Englischkenntnisse eine Hürde darstellen, deutschsprachige Unterstützung ist begrenzt
• Prozessstandardisierung erforderlich – stark individualisierte Abläufe müssen an die Software-Logik angepasst werden, was Change Management erfordert
• Abhängigkeit von Internet-Verbindung durch Cloud-Only-Architektur macht die Software bei Netzwerkausfällen unzugänglich, Offline-Funktionalität fehlt

Häufig gestellte Fragen zu Katana

Kann Katana unser bestehendes ERP-System vollständig ersetzen?

Die Antwort hängt von der aktuellen ERP-Nutzung ab. Für Fertigungs-KMU, deren Fokus auf Produktion, Lager und E-Commerce liegt, kann Katana oft das bestehende System ablösen. Wenn jedoch tiefe Finanzbuchhaltung, HR-Module, Projekt-Controlling oder umfangreiches CRM-Management im bisherigen ERP genutzt werden, deckt Katana primär die Operational-Excellence-Seite ab. Die Finanzbuchhaltung läuft in solchen Fällen typischerweise über Integrationen zu QuickBooks oder Xero, während Katana Produktion und Logistik steuert. Eine Bestandsaufnahme der aktuell genutzten ERP-Module hilft bei der Entscheidung.

Was unterscheidet Katana konkret von Alternativen wie Odoo oder Fishbowl?

Katana ist spezialisierter und verfolgt einen "opinionated" Ansatz – die Software bringt fertige Best Practices für Fertigungs-KMU mit, die sofort anwendbar sind. Odoo ist modularer und breiter aufgestellt, bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten, erfordert aber auch deutlich mehr Konfigurationsaufwand und technisches Know-how. Fishbowl folgt einem traditionelleren Ansatz, ist oft On-Premise oder Desktop-basiert und tiefer in QuickBooks integriert, wirkt aber weniger modern in der Bedienung. Katana ist von den drei Optionen die modernste Cloud-Lösung mit der intuitivsten Benutzeroberfläche, allerdings auch am stärksten auf ein spezifisches Nutzerprofil fokussiert.

Wie aufwendig gestaltet sich die Datenmigration aus Excel und Altsystemen wirklich?

Technisch ist der CSV-Import unkompliziert und gut dokumentiert. Der organisatorische Aufwand wird jedoch häufig unterschätzt. Die Bereinigung von Stammdaten, das Strukturieren von Stücklisten und der Abgleich von Bestandsdaten erfordern typischerweise 2-3 Wochen dedizierte Arbeit durch 1-2 Personen. Besonders zeitintensiv sind inkonsistente Produktbezeichnungen, fehlende Lieferantendaten und ungepflegte Stücklisten aus gewachsenen Excel-Strukturen. Die Investition in diese Phase zahlt sich aus, da saubere Daten die Grundlage für alle nachfolgenden Prozesse bilden. Unternehmen mit sehr heterogenen Datenquellen sollten externes Consulting für die Migrationsphase in Betracht ziehen.

Ist Katana für Unternehmen mit strengen GMP- oder FDA-Anforderungen geeignet?

Katana bietet grundlegende Rückverfolgbarkeit mit Chargen- und Seriennummern-Tracking, die für viele regulierte Branchen ausreichend ist. Für Unternehmen, die vollständige GMP-Validierung oder FDA 21 CFR Part 11-Compliance benötigen, sind zusätzliche Validierungsmaßnahmen erforderlich. Der Anbieter sollte direkt zu Referenzkunden aus dem spezifischen regulierten Umfeld befragt werden. Die ISO 27001-Zertifizierung (in Finalisierung) ist ein Schritt in Richtung formaler Compliance, ersetzt aber nicht branchenspezifische Validierungen. Pharma- und Medizintechnik-Unternehmen mit strengsten Anforderungen benötigen oft spezialisierte MES-Systeme zusätzlich zu Katana.

Welche versteckten Kosten sollten bei der TCO-Berechnung berücksichtigt werden?

Neben der monatlichen Lizenzgebühr sollten mehrere Faktoren einkalkuliert werden: Onboarding-Pakete zwischen 0 und 5.000 €, Zeit für Datenmigration und -bereinigung (interne Ressourcen oder externes Consulting), Custom-Integrationen über die REST-API bei spezifischen Anforderungen, EDI-Middleware-Lösungen für elektronischen Datenaustausch mit Geschäftspartnern, Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter über die Anfangsphase hinaus, und potenzielle Kosten für parallele Systeme während der Umstellungsphase. Für eine realistische 3-Jahres-Planung sollten nicht nur Lizenzkosten multipliziert, sondern diese Zusatzaufwände explizit budgetiert werden. Viele Anwender berichten, dass die tatsächlichen Gesamtkosten 50-80% über den reinen Lizenzgebühren liegen.

Wie funktioniert die Software bei Internet-Ausfall oder schlechter Verbindung?

Als reine Cloud-Lösung ohne Offline-Funktionalität ist Katana auf eine stabile Internet-Verbindung angewiesen. Bei Netzwerkausfällen ist das System nicht zugänglich, was für Betriebe mit kritischer Abhängigkeit von kontinuierlicher Verfügbarkeit ein Risiko darstellt. Mobile Apps bieten eingeschränkte Offline-Funktionalität für Bestandserfassung, die bei Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert wird. Unternehmen an Standorten mit instabiler Internet-Infrastruktur sollten dies bei der Entscheidung berücksichtigen und gegebenenfalls Backup-Verbindungen oder hybride Lösungen evaluieren. Die AWS-basierte Infrastruktur bietet hohe Verfügbarkeit, kann aber lokale Netzwerkprobleme nicht kompensieren.