Kostenfreie Erstberatung
1.812 Programme im Check
Programme, Firmenberatung, Versicherungen
Zurück zu
kanzleisoftware

Kanzlei-Everywhere | Kanzleisoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Kanzlei-Everywhere im Überblick + Entscheidungskriterien

Kanzlei-Everywhere

  • Umfassende Auswertung
  • Persönliche Videoeinschätzung verfügbar
  • Alle Funktionen - Demos - Beratungen & Vergleiche
Auf Anfrage
Preis ab
3.4
Bewertung
Kanzleisoftware
Branche
Tom Schön
Autor, Tester
Handhabung:
Einsteiger
-
Gewohnheitstier
-
Experte
Automatisierungsgrad:
niedrig
-
mittel
-
hoch
Anbieter ist auch auf:
4,5 h Test
30 Minuten Lesezeit

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Akten- & Dokumentenmanagement: Die cloud-basierte E-Akte ermöglicht Volltextsuche über alle Dokumente hinweg mit automatischer Verschlagwortung. Versionsverwaltung protokolliert alle Änderungen nachvollziehbar, während rollenbasierte Zugriffsrechte festlegen, welcher Mitarbeiter auf welche Mandanteninformationen zugreifen darf. Das Mandantenportal bietet Ende-zu-Ende verschlüsselten Dokumentenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant.

Zeit & Abrechnung: Sekundengenaue Zeiterfassung erfasst alle abrechenbaren Tätigkeiten direkt am Mandat, sowohl über Desktop als auch über die Mobile App. Automatische Honorarrechnung erstellt Abrechnungen nach RVG, BRAGO und HOAI mit hinterlegten Gebührentabellen. Die DATEV-Schnittstelle überträgt Abrechnungsdaten direkt in die Finanzbuchhaltung.

Fristenverwaltung & Workflow: Automatische Fristenüberwachung berechnet Fristen nach gesetzlichen Vorgaben und sendet Erinnerungen an verantwortliche Mitarbeiter. Workflow-Vorlagen standardisieren wiederkehrende Prozesse wie Mahnverfahren oder Kündigungsschutzverfahren. Aufgabenlisten mit Eskalationsregeln sorgen dafür, dass keine Aufgabe übersehen wird.

Kommunikation & Termine: Sichere Mandantenkommunikation erfolgt über verschlüsselte Kanäle mit vollständiger Dokumentation im Aktenvorgang. Der gemeinsame Kalender synchronisiert Termine zwischen allen Mitarbeitern und berücksichtigt Abwesenheiten. Integration mit e-Justice Online und dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) ermöglicht elektronischen Rechtsverkehr.

Integration & Mobilität: APIs für Drittsysteme erlauben flexible Anbindung von Notarsoftware, Insolvenzverwalter-Tools oder Fachanwendungen. Die browserbasierte Architektur funktioniert ohne lokale Installation auf jedem Betriebssystem. Der Offline-Modus ermöglicht Zugriff auf wichtige Funktionen auch ohne Internetverbindung, synchronisiert aber automatisch bei nächster Verbindung.

Finanzübersicht & Controlling: Übersichtliche Darstellung offener Posten, Zahlungseingänge und Umsatzentwicklung ermöglicht schnelle Liquiditätseinschätzung. Auswertungen nach Mandant, Rechtsgebiet oder Anwalt unterstützen strategische Entscheidungen.

Mandantenverwaltung: Zentrale Mandantendatenbank speichert alle Kontaktdaten, Verträge und Kommunikationshistorie an einem Ort. Interessenkollisionsprüfung vermeidet rechtliche Probleme bei Mandatsannahme.

Wiedervorlagesystem: Erinnerungen für Nachfassaktionen, Zahlungstermine oder regelmäßige Prüfungen stellen sicher, dass keine wichtige Aufgabe vergessen wird.

🟨 Besonderheiten – Was macht Kanzlei-Everywhere einzigartig?

Echte Cloud-Native Architektur unterscheidet Kanzlei-Everywhere von vielen Wettbewerbern, die lediglich On-Premise-Lösungen in die Cloud verlagert haben. Die Microservice-Architektur auf Docker- und Kubernetes-Basis ermöglicht eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent, deutlich schnellere Updates als traditionelle Systeme und bessere Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen. Praktisch bedeutet dies: Neue Funktionen werden alle sechs Wochen eingespielt statt in seltenen, aufwendigen Großupdates mit tagelangen Ausfallzeiten. Kanzleien profitieren kontinuierlich von Verbesserungen, ohne geplante Wartungsfenster organisieren zu müssen.

Sofort einsatzbereite Kanzlei-Spezialisierung erspart Kanzleien mehrwöchige Konfigurationsarbeit. Vorinstallierte Rechtstext-Bibliotheken mit BGB, GmbHG, StGB und weiteren relevanten Gesetzen stehen unmittelbar zur Verfügung. Fertige Workflow-Vorlagen für typische Verfahren wie Mahnverfahren, Verkehrsunfälle oder Mietstreitigkeiten lassen sich direkt nutzen und bei Bedarf anpassen. Dieser Vorteil wirkt besonders für kleinere Kanzleien ohne eigene IT-Abteilung, die keine Ressourcen für umfangreiche Implementierungsprojekte haben. Die Einrichtungszeit reduziert sich dadurch von Monaten auf wenige Wochen.

Offene API-Plattform für individuelle Integrationen hebt die Software von geschlossenen Systemen etablierter Anbieter ab. Die umfassende RESTful API folgt dem OpenAPI-Standard und bietet detaillierte Entwicklerdokumentation. Kanzleien können eigene Tools anbinden, spezialisierte Fachanwendungen integrieren oder Daten für individuelle Auswertungen exportieren. Diese Offenheit verhindert Vendor-Lock-in-Effekte und erlaubt es größeren Kanzleien, ihre gewachsene IT-Landschaft schrittweise zu modernisieren statt einen kompletten Systemwechsel durchführen zu müssen.

Co-Creation mit Pilotkanzleien prägt die Produktentwicklung. Features entstehen nicht am Entwickler-Schreibtisch, sondern im direkten Dialog mit praktizierenden Anwälten aus dem Advisory Board. Diese Vorgehensweise erhöht die Praxistauglichkeit erheblich und verkürzt die Einarbeitungszeit um bis zu 40 Prozent, da die Benutzerführung bereits beim Design auf reale Arbeitsabläufe abgestimmt wird. Anwender finden intuitive Bedienelemente vor, die ihrer Denkweise entsprechen.

Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. Stand 2024 bietet die Software keine integrierte KI-Textanalyse für automatische Vertragsanalyse oder Recherche-Unterstützung. Die Standard-Reportings fallen weniger umfangreich aus als bei Marktführern wie DATEV oder RA-MICRO, was für Kanzleien mit hohen Controlling-Anforderungen relevant sein kann. Sehr spezialisierte Workflows für Notariate oder Patentanwälte erfordern unter Umständen zusätzliche Anpassungen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Kanzlei-Everywhere wählen?

Kleine Kanzleien mit 2-10 Anwälten profitieren besonders von der sofortigen Einsatzbereitschaft ohne eigene IT-Infrastruktur. Die Cloud-Lösung spart Hardware-Investitionen von mehreren tausend Euro für Server, Backup-Systeme und Netzwerk-Hardware. Wartungskosten und IT-Personalaufwand entfallen weitgehend. Die vorinstallierten Workflow-Vorlagen ermöglichen auch kleineren Teams, professionelle Prozesse zu etablieren, die sonst nur größere Kanzleien mit eigener Organisation umsetzen können. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert Schulungsaufwände erheblich.

Wachsende mittelständische Kanzleien mit 10-50 Anwälten finden in der modularen Struktur eine zukunftssichere Lösung. Einzelne Funktionsbereiche lassen sich nach Bedarf hinzubuchen, wenn neue Rechtsgebiete hinzukommen oder Mitarbeiterzahlen steigen. Besonders vorteilhaft wirkt die zentrale Cloud-Datenhaltung für Kanzleien mit mehreren Standorten oder Zweigstellen, da alle Mitarbeiter auf denselben aktuellen Datenbestand zugreifen. Die Skalierbarkeit der Cloud-Architektur wächst mit steigenden Anforderungen mit, ohne dass Hardware-Erweiterungen nötig werden.

Moderne, mobile Kanzleien mit Schwerpunkt auf flexiblen Arbeitsmodellen erhalten vollen Funktionsumfang über jeden aktuellen Browser. Dedizierte Mobile Apps für iOS und Android ermöglichen Zeiterfassung, Akteneinsicht und Terminerinnerungen auch unterwegs. Teams können von verschiedenen Orten arbeiten – aus dem Homeoffice, von Gerichtsterminen oder aus Besprechungen beim Mandanten – ohne Einschränkungen bei der Zusammenarbeit. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet dabei anwaltliche Verschwiegenheit auch bei Remote-Arbeit.

Kanzleien im digitalen Umbruch finden hier eine moderne Alternative zu traditionellen On-Premise-Systemen. Wer von veralteten Lösungen auf zeitgemäße Cloud-Technologie umsteigen möchte, ohne sich im DATEV-Universum mit all seinen Abhängigkeiten festzulegen, erhält eine technologisch zukunftsorientierte Plattform. Die offene API-Strategie ermöglicht schrittweise Migration ohne Big-Bang-Ansatz und erhält Investitionen in Drittsysteme.

Entscheidende Auswahlkriterien:

  • Grundsätzliche Bereitschaft zur Cloud-Nutzung statt eigener Server-Infrastruktur
  • Hoher Stellenwert einer modernen, intuitiven Benutzeroberfläche für schnelle Akzeptanz im Team
  • Bedeutung von Mobilität, Homeoffice-Fähigkeit und standortunabhängigem Arbeiten
  • DSGVO-konforme Datenhaltung in EU-Rechenzentren als zwingende Anforderung
  • Offenheit für agile Software mit regelmäßigen Updates statt jahrelanger Versionsstabilität

Weniger geeignet erscheint die Lösung für sehr große Kanzleien mit über 50 Anwälten und eigenem Rechenzentrum, für hochspezialisierte Notariate oder Patentanwälte mit sehr spezifischen Workflows sowie für Kanzleien mit tiefer DATEV-Integration in angeschlossene Steuerberatungsbereiche.

Details zur Kanzleisoftware: Kanzlei-Everywhere

Moderne technologische Basis kennzeichnet die Architektur der Software. Die Microservice-Architektur auf AWS-Infrastruktur nutzt containerisierte Dienste über Docker und Kubernetes, was eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent ermöglicht. Diese technische Grundlage unterscheidet sich fundamental von monolithischen Legacy-Systemen, die viele etablierte Kanzleisoftware-Lösungen noch nutzen. Praktisch bedeutet dies: Schnellere Feature-Rollouts ohne tagelange System-Ausfälle, bessere Performance bei wachsenden Datenmengen und höhere Ausfallsicherheit durch redundante Systeme. Die Cloud-Native-Architektur wurde von Grund auf für Online-Betrieb entwickelt und nicht nachträglich aus einem Desktop-System portiert.

Der modulare Aufbau erlaubt flexible Zusammenstellung nach tatsächlichem Bedarf. Kanzleien können zwischen Dokumentenmanagement-System, Zeiterfassung, Abrechnung und Mandantenportal einzeln wählen und Module bei Bedarf nachträglich erweitern. Diese Granularität verhindert Überfrachtung mit ungenutzten Funktionen und hält die Kosten überschaubar. Gleichzeitig greifen alle Module auf dieselbe Datenbasis zu, sodass Informationen nicht mehrfach gepflegt werden müssen. Ein Mandat wird einmal angelegt und steht in allen Modulen konsistent zur Verfügung.

Compliance und Datensicherheit erfüllen höchste rechtliche Anforderungen. Die genutzten Rechenzentren in Deutschland und Irland sind nach ISO 27001 zertifiziert und werden regelmäßigen Penetrationstests unterzogen. Datenhaltung und -übertragung erfolgen durchgängig verschlüsselt. Besondere Bedeutung hat dies für anwaltliche Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO, die auch bei Cloud-Lösungen uneingeschränkt gelten muss. Rollenbasierte Zugriffskontrolle und umfassende Audit-Logs dokumentieren, wer wann auf welche Mandantendaten zugegriffen hat, was sowohl für Datenschutz-Grundverordnung als auch für berufsrechtliche Vorgaben relevant ist.

Wissenswertes zum Anbieter: RESO Recht und Software GmbH

Die RESO Recht & Software GmbH konzentriert sich seit der Gründung 2010 ausschließlich auf Softwarelösungen für Anwaltskanzleien. Mit etwa 70 Mitarbeitenden bewegt sich das Unternehmen in einer Größenordnung, die einerseits ausreichend Ressourcen für professionelle Produktentwicklung bietet, andererseits noch direkte Kundennähe ermöglicht. Diese Fokussierung unterscheidet den Anbieter von Generalisten, die Kanzleisoftware als eines von vielen Produkten führen.

Ein Advisory Board aus erfahrenen Rechtsanwälten wirkt direkt an der Produktentwicklung mit. Diese Struktur stellt sicher, dass Features nicht an den tatsächlichen Bedürfnissen vorbei entwickelt werden. Die agile SCRUM-Methodik mit sechswöchigen Release-Zyklen ermöglicht schnelles Reagieren auf Anwenderfeedback. Die offene API-Strategie hat zur Entstehung eines Partner-Ökosystems geführt, in dem spezialisierte Anbieter Zusatzlösungen entwickeln. Für kaufentscheidende Aspekte wie langfristige Unternehmensstabilität, Finanzierung und Marktanteil liegen allerdings keine öffentlich verifizierbaren Daten vor.

Technische Details & Integration

Browserbasierte Architektur benötigt keine lokale Installation. Aktuelle Versionen von Chrome, Edge oder Safari genügen für den vollen Funktionsumfang. Das System funktioniert auf Windows, macOS und Linux gleichermaßen, was Kanzleien Flexibilität bei der Hardware-Wahl gibt. Mobile Apps für iOS und Android erweitern die Nutzbarkeit auf Smartphones und Tablets, wobei sich der mobile Funktionsumfang auf häufig unterwegs benötigte Features konzentriert.

Die Sicherheitsarchitektur setzt auf mehrschichtige Absicherung. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Daten während der Übertragung, RBAC (rollenbasierte Zugriffskontrolle) regelt interne Zugriffsrechte granular. Umfassende Audit-Logs dokumentieren alle sicherheitsrelevanten Ereignisse. Die DSGVO-Konformität ist durch Datenhaltung in EU-Rechenzentren und entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gewährleistet. Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet zusätzlichen Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Schnittstellen zu relevanten Drittsystemen umfassen DATEV-Anbindung für Finanzbuchhaltung, Integration mit e-Justice und dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA), Kompatibilität mit Notariatssoftware sowie GDS-Unterstützung. Die umfassende RESTful API mit Swagger-Dokumentation ermöglicht darüber hinaus individuelle Integrationen. Der konkrete Grad der GDS-Implementierung und spezifische Limitierungen einzelner Schnittstellen sind jedoch nicht detailliert dokumentiert.

Kosten & Preismodell

Die Preisstruktur basiert auf monatlichen Abonnements pro Nutzer mit Staffelpreisen ab fünf Nutzern. Konkrete Preisangaben werden vom Anbieter nicht öffentlich kommuniziert, Marktbeobachtungen legen jedoch einen Rahmen von 80 bis 120 Euro pro User und Monat nahe, abhängig von gewählten Modulen und Nutzerzahl. Hinzu kommt eine einmalige Onboarding-Gebühr im Bereich von 2.000 bis 5.000 Euro für Implementierung, initiale Schulung und Datenmigration. Staffelpreise reduzieren die Per-User-Kosten bei größeren Teams erheblich, was mittelständischen Kanzleien entgegenkommt.

Der TCO-Vorteil (Total Cost of Ownership) gegenüber On-Premise-Lösungen ergibt sich aus mehreren Faktoren: Keine Hardware-Investitionen für Server, Storage und Backup-Systeme sparen mehrere tausend Euro initial. Keine Server-Wartungskosten und reduzierter IT-Personalaufwand senken die laufenden Kosten. Inkludierte Updates und automatische Backup-Prozesse vermeiden zusätzliche Wartungsverträge. Über einen Betrachtungszeitraum von drei bis fünf Jahren kann dies die Cloud-Lösung vergleichbar oder günstiger machen als traditionelle Systeme, selbst wenn die monatlichen Abo-Kosten höher erscheinen.

Potenzielle Kostenfallen sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden: Datenmigration kann bei schlechter Altdatenqualität erheblichen Bereinigungsaufwand erfordern. Umfangreiche Anpassungen an spezielle Workflow-Anforderungen können zusätzliche Entwicklungskosten verursachen. Zusätzliche Speicherkapazität bei sehr großen Datenmengen kann Aufschläge nach sich ziehen. Eine realistische Projektbudgetierung sollte 20 bis 30 Prozent Puffer für solche Unwägbarkeiten einplanen.

Migration & Umstieg auf Kanzlei-Everywhere

Die typische Projektdauer variiert erheblich nach Kanzleigröße und Komplexität der Altdatenlandschaft. Kleine Kanzleien mit bis zu fünf Anwälten benötigen erfahrungsgemäß zwei bis vier Wochen vom Kick-off bis zum produktiven Betrieb. Mittelständische Kanzleien mit 10 bis 30 Anwälten sollten sechs bis zwölf Wochen einplanen. Größere Kanzleien mit über 30 Anwälten bewegen sich in einem Zeitrahmen von drei bis sechs Monaten, insbesondere wenn komplexe Schnittstellen oder umfangreiche Datenmigrationen erforderlich sind.

Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen maßgeblich, ob die Umstellung reibungslos verläuft. Management-Commitment auf Partnerebene ist unverzichtbar, da Widerstände im Team nur mit Rückendeckung der Führung überwunden werden können. Eine dedizierte interne Projektleitung mit 20 bis 50 Prozent Zeitkapazität koordiniert Arbeitsschritte und fungiert als Schnittstelle zum Anbieter. Key-User aus verschiedenen Abteilungen multiplizieren Wissen und bieten Kollegen niedrigschwellige Ansprechpartner. Frühzeitige Datenbereinigung im Altsystem reduziert Migrationsaufwand und verhindert, dass Datenleichen ins neue System übernommen werden.

Die Unterstützung durch den Anbieter umfasst Onboarding-Workshops vor Ort oder online, eine E-Learning-Plattform mit Videotutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen sowie technische Unterstützung beim CSV- oder XML-Import aus gängigen Altsystemen. Die Qualität der mitgelieferten Import-Templates variiert jedoch nach Quellsystem. Bei weniger verbreiteten Vorgängersystemen kann manuelle Nacharbeit nötig sein. Eine Pilotphase mit ausgewählten Mandaten vor dem vollständigen Umstieg reduziert Risiken und gibt dem Team Gelegenheit, sich mit neuen Arbeitsabläufen vertraut zu machen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Ortsunabhängiges Arbeiten ohne VPN-Komplexität ermöglicht flexiblen Zugriff von jedem Standort mit Internetverbindung. Anwälte können vom Gericht, aus Mandantenbesprechungen oder aus dem Homeoffice nahtlos auf alle Akten zugreifen.

Reduzierung administrativer Aufwände um bis zu 30 Prozent laut Herstellerangabe durch automatisierte Workflows, Fristenüberwachung und digitale Aktenführung. Die tatsächliche Einsparung hängt allerdings stark von bisherigen Prozessen ab.

Automatische Updates ohne Downtime ersparen geplante Wartungsfenster und mehrstündige Systemausfälle. Neue Funktionen stehen allen Nutzern gleichzeitig zur Verfügung, ohne dass IT-Abteilungen aufwendige Roll-outs koordinieren müssen.

Intuitive Benutzeroberfläche verkürzt die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter erheblich. Die Co-Creation mit praktizierenden Anwälten sorgt für Bedienelemente, die der juristischen Denkweise entsprechen.

Skalierbare Infrastruktur wächst mit steigenden Anforderungen mit. Größere Datenmengen, mehr Nutzer oder zusätzliche Module lassen sich ohne Hardware-Investitionen hinzufügen.

Integriertes Mandantenportal erleichtert den Dokumentenaustausch und reduziert Medienbrüche durch E-Mail-Ping-Pong mit unsicheren Anhängen. Mandanten erhalten verschlüsselten Zugriff auf relevante Dokumente.

Herausforderungen:

Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung kann in Regionen mit schwacher Breitband-Infrastruktur oder bei Störungen zum Problem werden. Der Offline-Modus mildert dies ab, bietet aber nur eingeschränkte Funktionalität.

Datenmigration erfordert sorgfältige Planung und bindet personelle Ressourcen. Unvollständige oder inkonsistente Altdaten müssen vor der Übernahme bereinigt werden, was erheblichen Aufwand bedeuten kann.

Reporting-Funktionen weniger umfangreich als bei langjährig etablierten Marktführern. Kanzleien mit hohen Controlling-Anforderungen oder sehr individuellen Auswertungswünschen stoßen möglicherweise an Grenzen.

Change-Management bei langjährigen Nutzern anderer Systeme sollte nicht unterschätzt werden. Erfahrene Mitarbeiter müssen vertraute Arbeitsabläufe aufgeben und neu lernen, was Widerstände auslösen kann.

Fehlende KI-Funktionen für Textanalyse oder automatisierte Recherche-Unterstützung bedeuten Verzicht auf moderne Assistenzfunktionen, die einige Wettbewerber bereits bieten oder in Kürze einführen.

Limitierte Anpassbarkeit bei hochspezialisierten Workflows kann zusätzlichen Entwicklungsaufwand oder Kompromisse bei Arbeitsabläufen erfordern. Standardisierte Cloud-Software bietet weniger Individualisierung als On-Premise-Lösungen.

Häufig gestellte Fragen zu Kanzlei-Everywhere

Wo werden die Mandantendaten gespeichert und wie ist die Datensicherheit gewährleistet?

Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und Irland. Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt. Regelmäßige Penetrationstests durch unabhängige Sicherheitsexperten überprüfen die Infrastruktur auf Schwachstellen. Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO regeln die rechtlichen Rahmenbedingungen. Rollenbasierte Zugriffsrechte und umfassende Audit-Logs dokumentieren jeden Datenzugriff. Diese Maßnahmen entsprechen den hohen Anforderungen an anwaltliche Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO.

Ist mobiles Arbeiten ohne Internetverbindung möglich?

Die Software bietet einen Offline-Modus für die wichtigsten Funktionen wie Akteneinsicht, Zeiterfassung und Terminübersicht. Im Offline-Modus vorgenommene Änderungen synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Der Offline-Funktionsumfang ist allerdings eingeschränkter als im Online-Betrieb. Dokumentenbearbeitung erfordert beispielsweise Online-Zugriff. Für gelegentliche Nutzung in Gerichtsgebäuden mit schlechtem Mobilfunkempfang reicht der Offline-Modus aus, für längerfristige Arbeit ohne Internet ist die Lösung nicht ausgelegt.

Wie funktioniert die Integration mit DATEV und anderen Finanzbuchhaltungssystemen?

Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht Export von Abrechnungsdaten im ASCII-Format für LODAS und Kanzlei-Rechnungswesen. Honorarrechnungen, Zahlungseingänge und offene Posten lassen sich übertragen, sodass doppelte Erfassung entfällt. Der Datenaustausch funktioniert in beide Richtungen, sodass auch Buchungsinformationen aus DATEV zurück in die Kanzleisoftware fließen. Für andere Finanzbuchhaltungssysteme stehen CSV-Exporte zur Verfügung. Die API erlaubt zusätzlich individuelle Integrationen, erfordert dann aber Entwicklungsaufwand.

Welche Schulungen sind für neue Nutzer notwendig und wie lange dauert die Einarbeitung?

Der Anbieter stellt E-Learning-Module mit Videotutorials für Selbstlerner sowie Onboarding-Workshops vor Ort oder online bereit. Für die Grundfunktionen benötigen die meisten Anwender aufgrund der intuitiven Oberfläche etwa zwei bis drei Tage Einarbeitung. Fortgeschrittene Funktionen wie Workflow-Anpassungen oder Reporting erfordern zusätzliche Schulung von einem bis zwei Tagen für Key-User. Die aus der Co-Creation mit Anwälten resultierende praxisnahe Bedienung verkürzt die Lernkurve im Vergleich zu komplexeren Systemen erheblich. Regelmäßige Webinare zu neuen Features halten Anwender auf dem Laufenden.

Lassen sich bestehende Daten aus anderen Kanzleisoftware-Systemen übernehmen?

Die Software unterstützt Import aus gängigen Altsystemen über CSV- und XML-Formate. Für verbreitete Vorgängersysteme wie RA-MICRO oder DATEV stehen vorkonfigurierte Import-Templates bereit. Mandantenstammdaten, Dokumente und Zeiterfassungen lassen sich in der Regel problemlos übernehmen. Komplexere Datenkonstrukte wie individuelle Workflows oder Sonderfeldkonfigurationen erfordern häufig manuelle Nacharbeit. Eine frühzeitige Datenanalyse und -bereinigung im Altsystem erhöht die Erfolgsquote erheblich. Der Anbieter bietet technische Unterstützung bei der Migration, der Hauptaufwand liegt jedoch bei der Kanzlei selbst.

Gibt es Einschränkungen bei der Anzahl gleichzeitiger Nutzer oder bei der Datenmenge?

Die Cloud-Architektur skaliert grundsätzlich mit wachsenden Anforderungen. Praktische Grenzen ergeben sich aus dem gewählten Abo-Modell, das pro Nutzer lizenziert wird. Für die Datenmenge gelten gestaffelte Speicherkontingente je nach Paket. Durchschnittliche Kanzleien mit normalen Dokumentenmengen kommen mit den Standard-Kontingenten aus. Kanzleien mit sehr großen Dokumenten-Archiven oder umfangreichen Multimediadateien können zusätzlichen Speicher gegen Aufpreis hinzubuchen. Performance-Einschränkungen durch zu viele gleichzeitige Nutzer sind aufgrund der skalierbaren Cloud-Infrastruktur nicht zu erwarten.