WinJur | Kanzleisoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Mandats- & Aktenführung: Zentrale Verwaltung aller Mandanten und Adressen mit automatischem Dubletten-Check zur Vermeidung redundanter Datensätze. Digitales Aktenmanagement mit Volltextsuche über alle Dokumente und automatischer Versionierung ermöglicht schnelles Auffinden relevanter Informationen. Strukturierte Dokumentenablage mit DMS-Funktionalität und automatischem Check-In für revisionssichere Archivierung.

Fristen & Termine: Automatisierte Fristenverwaltung mit mehrstufigen Erinnerungsketten zur Vermeidung von Honorarverlusten durch verpasste Fristen. Native Integration von Gerichtsfällen und Betreibungsämtern über E-SchKG-Schnittstellen. Terminsynchronisation über alle Endgeräte mit Kalenderintegration.

Abrechnung & Controlling: Detaillierte Zeiterfassung mit Stoppuhr-Funktion und Projektzuordnung für transparente Leistungsabrechnung. Flexible Honorarabrechnung nach Zeit, Pauschalbeträgen oder Mischformen entsprechend Schweizer Anwaltsgebührentarifen. Automatische Verwaltung von Spesen und Auslagen mit Kostenweiterbelastung an Mandanten. Reporting-Dashboards für Umsatzentwicklung, Mitarbeiterauslastung und Fristen-Übersichten.

Prozesse & Workflows: Workflow-Engine zur Automatisierung standardisierter Kanzleiprozesse wie Eingangspost-Verarbeitung und Mahnläufe. Umfangreiche Formularbibliothek mit ZPO-, OR- und ZGB-Formularen sowie kantonsspezifischen Vorlagen. Mandats-Checklisten und Genehmigungsprozesse für qualitätsgesicherte Abläufe.

Integration & Datenaustausch: Native Anbindungen an ZEFIX, Swisslex und kantonale Gerichtsdatenbanken für direkten Datenabruf. Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen wie Abacus, Sage und Bexio. Office 365-Integration für nahtlose Dokumentenbearbeitung mit PDF-Annotierungsfunktionen. RESTful API mit Swagger/OpenAPI-Standard für Eigenentwicklungen und Drittanbieter-Integrationen.

Mobile Arbeit: Web-basierter Client für iOS und Android mit Zugriff auf zentrale Funktionen. Mobile Zeiterfassung und Terminverwaltung für Arbeit außerhalb der Kanzlei.

🟨 Besonderheiten – Was macht WinJur einzigartig?

Swiss-Made mit höchsten Sicherheitsstandards charakterisiert die grundlegende Ausrichtung der Software. Die ausschließliche Datenhaltung in Schweizer Rechenzentren (Azure Schweiz West/Ost) gewährleistet vollständige Datenhoheit nach Schweizer Recht. Die ISO 27001-Zertifizierung umfasst nicht nur die Rechenzentren, sondern das gesamte Unternehmen mit einem umfassenden Informationssicherheits-Managementsystem. Die Konformität mit DSG und DSGVO bei gleichzeitiger Einhaltung des Schweizer Anwaltsgeheimnisses unterscheidet WinJur von internationalen Anbietern.

Vollständige Integration des Schweizer Rechtssystems stellt einen wesentlichen Vorteil für Schweizer Kanzleien dar. Native Anbindungen an alle kantonalen und eidgenössischen Gerichtsdatenbanken ermöglichen direkten Datenabruf ohne Medienbrüche. Automatisierte E-SchKG-Schnittstellen zu Betreibungsämtern beschleunigen Betreibungsverfahren erheblich. Das Schweizer Formularwesen nach ZPO, OR und ZGB ist vollständig implementiert, einschließlich spezifischer Anpassungen an kantonale Anwaltsgebührentarife.

Zukunftssichere Technologie-Architektur hebt WinJur von Legacy-Systemen ab. Die moderne Microservices-Architektur auf Basis von .NET Core bietet höhere Flexibilität und Skalierbarkeit als monolithische Systeme vieler Wettbewerber. Der API-First-Ansatz mit umfassender RESTful API nach OpenAPI-Standard ermöglicht nahtlose Integration neuer Legal-Tech-Tools. Mit zwei Major-Releases pro Jahr und einer Roadmap zur KI-Integration sowie No-Code-Workflows ist die Lösung auf kommende Anforderungen vorbereitet.

Tiefgreifende Prozessautomatisierung geht über reine Dokumentenverwaltung hinaus. Die flexible Workflow-Engine automatisiert komplexe Kanzleiprozesse von der Mandatsannahme bis zum Abschluss. Automatisierte Onboarding-Prozesse für neue Mandate reduzieren manuelle Arbeitsschritte signifikant. Die integrierte Systemlandschaft minimiert Medienbrüche und ermöglicht durchgängige digitale Prozesse.

Einschränkungen sind bei der Evaluation zu berücksichtigen. Für reine Mac-Kanzleien ist die Lösung weniger geeignet, da kein nativer Mac-Client verfügbar ist und der Zugriff nur über Citrix oder Web-Client erfolgen kann. OCR-Funktionalität zur automatischen Texterkennung ist nicht im Standard enthalten und erfordert ein externes Modul. Für internationale Großkanzleien mit Multi-Jurisdiktion bietet WinJur weniger Funktionstiefe als spezialisierte internationale Systeme.

🟩 Empfehlung – Wer sollte WinJur wählen?

Mittelgroße Schweizer Anwaltskanzleien mit 10-50 Mitarbeitenden finden in WinJur eine optimale Balance zwischen Funktionsumfang und Handhabbarkeit. Die modulare Architektur wächst mit steigenden Anforderungen mit, während die vollständigen Schweizer Gerichtsanbindungen den täglichen Arbeitsaufwand spürbar reduzieren. Ein Return on Investment ist durch Zeitersparnis bei Fristen und weniger Honorarkürzungen nach 12-18 Monaten realistisch. Die Verlängerungsrate von 85% bei bestehenden Kunden unterstreicht die Praxistauglichkeit für dieses Segment.

Notariate und Treuhandgesellschaften mit Rechtsschwerpunkt profitieren von spezialisierten Funktionen. Die native Integration von ZEFIX und Handelsregister beschleunigt notarielle Tätigkeiten erheblich. Spezialisierte Module für Nachlass- und Grundstückverwaltung decken typische Notariatsgeschäfte ab. Die hohen Compliance-Standards erfüllen die besonderen Anforderungen treuhänderischer Tätigkeiten und gewährleisten die Einhaltung von Geldwäschereivorschriften.

Inhouse-Rechtsabteilungen in KMU benötigen oft keine umfangreiche Honorarabrechnung, sondern fokussieren sich auf effizientes Akten- und Fristenmanagement. WinJur ermöglicht eine schlanke Implementierung mit Konzentration auf diese Kernfunktionen. Die API-Schnittstellen erlauben die Integration in bestehende ERP-Systeme für nahtlose Unternehmensprozesse. Die Skalierbarkeit passt sich dem Wachstum der Rechtsabteilung an.

Qualitäts- und sicherheitsbewusste Kanzleien mit höchsten Ansprüchen an Datenschutz finden in WinJur einen verlässlichen Partner. Die ISO 27001-Zertifizierung des gesamten Unternehmens und die ausschließliche Schweizer Datenhaltung erfüllen strengste Sicherheitsanforderungen. Für Kanzleien mit sensiblen Mandaten in Bereichen wie Wirtschaftsrecht oder Strafverteidigung ist die Einhaltung des Schweizer Anwaltsgeheimnisses ohne Kompromisse gewährleistet. Regelmäßige Penetrationstests und mehrstufige Berechtigungskonzepte bieten zusätzliche Sicherheitsebenen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Datensicherheit & Schweizer Standort: Ist die ausschließliche Datenhaltung in der Schweiz mit ISO 27001-Zertifizierung für sensible Mandate zwingend erforderlich?
• Integrationsfähigkeit: Wird eine tiefe Integration mit Schweizer Gerichts-, Register- und Finanzsystemen ohne Medienbrüche benötigt?
• Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit: Ist Kanzleiwachstum geplant oder sollen neue Legal-Tech-Tools via API integriert werden?
• Support & Verfügbarkeit: Ist lokaler Support in Schweizer Zeitzone mit garantierten SLAs und 98% Verfügbarkeit wichtig?

Details zur Kanzleisoftware: WinJur

WinJur positioniert sich als moderne Kanzleisoftware speziell für den Schweizer Rechtsmarkt. Die Software basiert auf einer zeitgemäßen Microservices-Architektur mit .NET Core und SQL Server, die gegenüber monolithischen Legacy-Systemen vieler Wettbewerber technologische Vorteile bietet. Diese Architektur ermöglicht flexible Anpassungen und nahtlose Integration neuer Funktionen ohne umfangreiche Systemüberarbeitungen.

Die Prozessorientierung bildet einen Schwerpunkt der Lösung. Die integrierte Workflow-Engine geht über klassische Dokumentenverwaltung hinaus und automatisiert wiederkehrende Abläufe wie Fristenkontrolle, Mahnwesen und Mandats-Onboarding. Kundenumfragen aus dem Jahr 2022 zeigen eine Reduktion administrativer Aufwände um durchschnittlich 30%, was Anwälten mehr Zeit für mandatsbezogene Tätigkeiten verschafft.

Der modulare Aufbau erlaubt eine bedarfsgerechte Konfiguration. Kanzleien können Spezialmodule für Rechtsgebiete wie Insolvenzrecht, Mietrecht oder Nachlassverwaltung je nach Geschäftsfeld aktivieren. Diese Flexibilität verhindert unnötige Komplexität bei kleineren Kanzleien und ermöglicht gleichzeitig Erweiterungen bei wachsenden Anforderungen oder neuen Rechtsgebieten.

Wissenswertes zum Anbieter: STP Informationstechnologie Schweiz AG

Die STP Informationstechnologie Schweiz AG ist Teil der STP Group, die seit über 40 Jahren im Legal-Tech-Bereich tätig ist. Mit mehr als 400 Mitarbeitenden in der Unternehmensgruppe verfügt der Anbieter über die Ressourcen für kontinuierliche Produktentwicklung und langfristige Marktstabilität. Diese Größe bietet Kunden die Sicherheit, dass die Software auch in kommenden Jahren weiterentwickelt und unterstützt wird.

Als führender Anbieter für mittelgroße Schweizer Kanzleien zwischen 10 und 100 Mitarbeitenden hat sich WinJur eine solide Marktposition erarbeitet. Die Verlängerungsrate von 85% spricht für hohe Kundenzufriedenheit und erfolgreiche Implementierungen. Partnerschaften mit Institutionen wie dem UZH Legal Tech Lab unterstreichen das Innovationsengagement. Ein dediziertes Schweizer Entwicklungsteam gewährleistet, dass lokale Anforderungen und Rechtsänderungen zeitnah umgesetzt werden.

Technische Details & Integration

Die Cloud-Infrastruktur basiert auf Microsoft Azure mit Rechenzentren ausschließlich in der Schweiz (Regionen West und Ost). Diese Architektur bietet eine Verfügbarkeitsgarantie von 98% mit automatischen Backups und Disaster-Recovery-Mechanismen. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl bei der Datenübertragung (TLS 1.2+) als auch im Ruhezustand, wobei mehrstufige Berechtigungskonzepte granulare Zugriffskontrollen ermöglichen.

Die umfassende RESTful API mit Swagger/OpenAPI-Standard ermöglicht eigene Erweiterungen und die Integration von Drittanbieter-Tools. Die OAuth 2.0-Authentifizierung gewährleistet sichere API-Zugriffe. Entwickler finden in der API-Dokumentation detaillierte Beschreibungen aller Endpunkte für Mandanten, Dokumente, Fristen und Abrechnungen. Diese Offenheit unterscheidet WinJur von geschlossenen Systemen und ermöglicht individuelle Anpassungen ohne Abhängigkeit vom Hersteller.

Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten und kontinuierliche Updates der Sicherheitsarchitektur tragen zum Schutz sensibler Mandantendaten bei. Die Microservices-Architektur erlaubt isolierte Updates einzelner Komponenten ohne Ausfallzeiten des Gesamtsystems. Für Kanzleien mit speziellen Sicherheitsanforderungen stehen auch On-Premise-Installationen zur Verfügung, bei denen die Daten ausschließlich in der eigenen Infrastruktur verbleiben.

Kosten & Preismodell

Das Cloud-SaaS-Modell rechnet sich nach Nutzern ab und liegt bei CHF 60-75 pro User und Monat, abhängig von der Gesamtzahl der Lizenzen und den gewählten Modulen. Diese Variante eignet sich für Kanzleien, die ohne hohe Anfangsinvestitionen starten und flexibel skalieren möchten. Wartung, Updates und Support sind im Preis enthalten, wodurch IT-Aufwände minimiert werden.

Die On-Premise-Lizenz erfordert eine einmalige Investition von circa CHF 1'200 pro User zuzüglich jährlicher Wartungskosten von 20% der Lizenzsumme. Diese Option richtet sich an Kanzleien mit bestehender IT-Infrastruktur oder besonderen Anforderungen an die Datenhaltung. Über einen Zeitraum von fünf Jahren für 25 Nutzer ergeben sich Total Cost of Ownership von etwa CHF 177'000 für SaaS gegenüber CHF 155'000+ für On-Premise, wobei bei letzterem Hardware-Kosten und IT-Personal noch hinzukommen.

Der Return on Investment tritt nach Erfahrungswerten bei bestehenden Kunden nach 12-18 Monaten ein. Die Haupttreiber sind Zeitersparnis bei der Fristenverwaltung (durchschnittlich 15%) und weniger Honorarkürzungen durch verbesserte Prozesse (etwa 20% Reduktion). Zusätzliche Kosteneinsparungen entstehen durch effizientere Abläufe in der Mandatsverwaltung und reduzierte Fehlerquoten bei Gerichtsfristen.

Zusatzmodule wie erweiterte Archivierungsfunktionen oder OCR-Erkennung verursachen separate Kosten, die individuell kalkuliert werden. Mehrjahresverträge können zu Rabatten führen, wobei die genauen Konditionen in persönlichen Gesprächen vereinbart werden. Die Preisgestaltung ist transparent und berücksichtigt unterschiedliche Kanzleigrößen mit gestaffelten Modellen.

Migration & Umstieg auf WinJur

Die Projektlaufzeiten für einen Umstieg variieren je nach Kanzleigröße und Komplexität der Altsysteme. Bei kleinen Kanzleien mit 5-15 Mitarbeitenden dauert die Migration typischerweise 6-12 Wochen, während mittelgroße Kanzleien mit 20-50 Mitarbeitenden mit 3-6 Monaten rechnen sollten. Diese Zeitspannen umfassen Datenmigration, Systemkonfiguration, Schulungen und eine Parallelphase zur Absicherung.

Der kritischste Erfolgsfaktor ist die Datenqualität im Altsystem. Unvollständige oder inkonsistente Daten verursachen Verzögerungen und Mehrkosten bei der Migration. Eine gründliche Datenbereinigung vor dem Umstieg reduziert Projektrisiken erheblich. WinJur unterstützt Standardschnittstellen für CSV- und ODBC-Datenextraktion und verfügt über Erfahrung mit Migrationen aus über 20 RA-MICRO-Installationen sowie anderen gängigen Schweizer Kanzleisystemen.

Change-Management spielt eine zentrale Rolle für den Projekterfolg. Mitarbeitende benötigen ausreichend Schulung und Einarbeitungszeit, um neue Workflows zu verinnerlichen. Widerstände gegen Veränderungen lassen sich durch frühzeitige Einbindung und transparente Kommunikation minimieren. Eine schrittweise Migration einzelner Mandate oder Rechtsgebiete kann Risiken verringern, verlängert jedoch die Gesamtprojektdauer.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Schweizer Rechtsexpertise: Vollständige Integration aller kantonalen und eidgenössischen Gerichtssysteme sowie native E-SchKG-Anbindungen für Betreibungsämter
• Höchste Compliance-Standards: ISO 27001-Zertifizierung des gesamten Unternehmens mit ausschließlicher Datenhaltung in Schweizer Rechenzentren
• Zukunftssichere Technologie: Moderne Microservices-Architektur mit API-First-Ansatz ermöglicht flexible Integration neuer Legal-Tech-Tools
• Nachweisbare Prozessoptimierung: Durchschnittlich 30% Reduktion administrativer Aufwände laut Kundenumfrage, ROI nach 12-18 Monaten
• Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis: Etwa 10% günstiger als vergleichbare Lösungen bei ähnlichem Funktionsumfang
• Hohe Kundenzufriedenheit: Verlängerungsrate von 85% und Capterra-Rating von 4.2/5 sprechen für bewährte Praxistauglichkeit

Herausforderungen:

• Keine native Mac-Unterstützung: Zugriff nur über Citrix oder Web-Client möglich, eingeschränkter Funktionsumfang für reine Mac-Kanzleien
• Initiale Investition in Datenmigration: Qualitativ hochwertige Migration erfordert Zeitaufwand für Datenbereinigung und sorgfältige Planung
• Change-Management erforderlich: Umstellung auf neue Workflows benötigt begleitende Schulungen und Akzeptanz der Mitarbeitenden
• OCR nicht im Standard: Automatische Texterkennung erfordert externes Modul mit zusätzlichen Kosten
• Begrenzte Multi-Jurisdiktion: Weniger geeignet für internationale Großkanzleien mit komplexen Anforderungen außerhalb der Schweiz
• Projektlaufzeiten: Bei mittelgroßen Kanzleien sind mehrere Monate Implementierungszeit realistisch einzuplanen

Häufig gestellte Fragen zu WinJur

Ist WinJur mit Mac-Arbeitsplätzen kompatibel?

WinJur bietet keinen nativen Mac-Client. Der Zugriff ist über Citrix-Virtualisierung oder den webbasierten Client möglich, wobei letzterer einen reduzierten Funktionsumfang gegenüber dem Windows-Client aufweist. Für Kanzleien, die ausschließlich auf Mac-Hardware setzen, stellt dies eine wesentliche Einschränkung dar. Windows-basierte Kanzleien oder gemischte Umgebungen können die volle Funktionalität nutzen.

Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender?

Die Basisschulung umfasst typischerweise drei Tage, gefolgt von zwei Tagen Vertiefung für spezialisierte Module. Die E-Learning-Plattform ermöglicht selbstgesteuertes Lernen im eigenen Tempo. Erfahrungsgemäß erreichen neue Mitarbeitende nach etwa zwei Wochen praktischer Anwendung ein produktives Arbeitsniveau. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert die Einarbeitungszeit im Vergleich zu komplexeren Legacy-Systemen.

Welche Support-Leistungen sind verfügbar?

WinJur bietet dreistufigen Support mit Level 1 für Standardanfragen, Level 2 für technische Probleme und Level 3 für komplexe Systemfragen. Die Supportzeiten decken Schweizer Geschäftszeiten von 08:00 bis 18:00 Uhr ab. Bei vertraglich vereinbarten Service Level Agreements beträgt die Reaktionszeit weniger als vier Stunden. Ein Online-Helpdesk und eine umfangreiche Wissensdatenbank ergänzen den direkten Support.

Können Daten aus RA-MICRO migriert werden?

WinJur verfügt über umfangreiche Erfahrung mit Migrationen aus RA-MICRO, dem in der Schweiz verbreiteten Vorgängersystem vieler Kanzleien. Über 20 erfolgreiche RA-MICRO-Migrationen wurden bereits durchgeführt. Die Datenmigration erfolgt über CSV- oder ODBC-Schnittstellen, wobei Mandantenstammdaten, Dokumente und Fristen übertragen werden. Der Zeitaufwand hängt von der Datenqualität und dem Umfang des Altsystems ab.

Welche Integration zu Buchhaltungssystemen besteht?

Native Schnittstellen existieren zu den in Schweizer Kanzleien verbreiteten Buchhaltungssystemen Abacus, Sage und Bexio. Der Datenaustausch erfolgt automatisiert für Honorarrechnungen, Spesen und Auslagen. Die bidirektionale Kommunikation ermöglicht den Abgleich von Zahlungseingängen zurück in WinJur. Über die RESTful API können auch andere Buchhaltungssysteme angebunden werden, sofern diese entsprechende Schnittstellen bieten.

Wie werden Schweizer Rechtsänderungen berücksichtigt?

Das dedizierte Schweizer Entwicklungsteam beobachtet kontinuierlich Gesetzesänderungen und Anpassungen in Gerichtsverfahren. Mit zwei Major-Releases pro Jahr werden relevante Rechtsänderungen zeitnah implementiert. Die Formularbibliothek wird regelmäßig aktualisiert, wenn neue Versionen von ZPO-, OR- oder ZGB-Formularen veröffentlicht werden. Kanzleien profitieren von automatischen Updates ohne manuelle Nachpflege rechtlicher Vorlagen.