Verwaltung & Stammdaten: Zentrale Verwaltung aller Mandanten, Objekte und Wohneinheiten mit digitaler Aktenführung – alle relevanten Informationen strukturiert an einem Ort. Digitale Verwaltung von Mietverträgen inklusive Versionierung und Signaturfunktion, ergänzt durch revisionssichere Dokumentenablage für alle verwaltungsrelevanten Unterlagen.
Finanzwesen & Abrechnung: Automatisierte Nebenkostenabrechnung mit Heizkostenverteilung und integrierter Fristensteuerung – spart nach Praxiserfahrungen bis zu 30% Bearbeitungszeit. Vollautomatisierter SEPA-Zahlungsverkehr mit Bankschnittstellen über EBICS ermöglicht digitalen Zahlungsabgleich. Mehrstufiges Mahnwesen mit automatischen Erinnerungen und Fristenkontrolle sowie integrierte Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit direktem DATEV-Export für den Steuerberater.
Technisches Management: Digitales Schadensmeldungssystem über Mieterportal mit automatischer Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter. Serviceauftragsverwaltung koordiniert Dienstleister mit Fristenkontrolle und lückenloser Dokumentation. Wartungsmanagement sendet automatische Erinnerungen für wiederkehrende Prüfungen und gesetzlich vorgeschriebene Wartungen.
Kommunikation & Self-Service: Mieterportal ermöglicht 24/7-Zugang zu Dokumenten, Abrechnungen und Schadensmeldungen – entlastet die Verwaltung von Routineanfragen. Mobile App für Außendienst-Teams zur Erfassung von Zählerständen, Begehungsprotokollen und Fotodokumentation mit automatischer Synchronisation.
Auswertung & Schnittstellen: Echtzeit-Reporting mit Standard- und individuellen Auswertungen über integriertes BI-Dashboard. Offene REST-API ermöglicht Anbindung an ERP-, CRM- und Drittanbieter-Systeme, ergänzt durch SDK für eigene Entwicklungen.
Finanz-Ökosystem-Integration unterscheidet WOWIPORT fundamental von klassischen Softwareanbietern. Die Zugehörigkeit zur börsennotierten Hypoport AG und die direkte Verzahnung mit Dr. Klein Finanzierungsservices ermöglichen einen durchgängigen Service: Von KfW-Förderanträgen über Modernisierungsfinanzierung bis zu spezialisierten Bankenschnittstellen. Besonders wertvoll zeigt sich dies bei energetischen Sanierungen oder größeren Instandhaltungsmaßnahmen, wo Finanzierung und Verwaltung aus einer Hand kommen. Diese Konstellation bieten reine Softwareanbieter strukturell nicht.
Echte Cloud-Native-Architektur auf Basis moderner Microservices-Technologie bedeutet Zero-Downtime-Updates in der Praxis. Die Software entwickelt sich kontinuierlich weiter, ohne dass Wartungsfenster oder Systemausfälle die tägliche Arbeit unterbrechen. Die containerisierte Infrastruktur über Docker und Kubernetes garantiert hohe Verfügbarkeit und skalierbare Performance. Während andere Anbieter ihre Legacy-Systeme in die Cloud verlagern, ist WOWIPORT von Grund auf für Cloud-Betrieb konzipiert.
API-First-Philosophie mit SDK geht über Standardschnittstellen deutlich hinaus. Das bereitgestellte Software Development Kit ermöglicht echte Eigenentwicklungen und spezifische Erweiterungen. Diese Zukunftssicherheit zeigt sich konkret: PropTech-Integration, Smart-Home-Anbindung oder unternehmensspezifische Workflows lassen sich realisieren. Die Software passt sich den Prozessen an, nicht umgekehrt – ein fundamentaler Unterschied zu geschlossenen Systemen.
DSGVO-Konformität "Made in Germany" mit ausschließlicher Datenhaltung in deutschen Tier-III-Rechenzentren und umfassenden Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. Die Mieterdaten unterliegen deutschem Datenschutzrecht und verlassen niemals den europäischen Rechtsraum. Diese Konstellation bietet maximale Rechtssicherheit für Hausverwaltungen.
Einschränkungen ergeben sich aus der konsequenten Standardisierung: Extrem individuelle oder historisch gewachsene Prozesse lassen sich nicht ohne Anpassung abbilden. Das System setzt auf dokumentierte Best Practices der Branche. Verwaltungen mit sehr spezifischen Workflows müssen entweder ihre Prozesse anpassen oder zusätzlichen Customizing-Aufwand einkalkulieren. Die Flexibilität ist vorhanden, aber nicht unbegrenzt.
Wachstumsorientierte Hausverwaltungen mit 500-5.000 Einheiten profitieren besonders von der Skalierbarkeit der Cloud-Architektur. Diese Verwaltungen haben die Phase manueller Erfassung bereits hinter sich, stoßen aber mit ihrer aktuellen Software an Grenzen. Die Prozessautomatisierung von WOWIPORT schafft Kapazität für weiteres Wachstum ohne proportionale Erhöhung des Personalbedarfs. Die Infrastruktur wächst automatisch mit dem Portfolio mit – ohne IT-Investitionen oder Systemwechsel.
Digitalisierungspioniere mit umfassendem Schnittstellenbedarf finden in der offenen API-Architektur eine tragfähige Basis. Verwaltungen, die bereits mit CRM-Systemen, spezialisierten Facility-Tools oder eigenen Entwicklungen arbeiten, benötigen echte Integration statt CSV-Export. Die verfügbare REST-API mit SDK ermöglicht die aktive Gestaltung der IT-Landschaft. Besonders geeignet für Verwaltungen mit technisch versierten Teams oder eigenem IT-Ansprechpartner.
Verwaltungen mit Modernisierungs- und Sanierungsfokus nutzen die Integration ins Dr. Klein/Hypoport-Ökosystem optimal. Von der Planung über die Finanzierungsberatung bis zur Abrechnung lassen sich größere Maßnahmen durchgängig begleiten. Verwaltungen, die regelmäßig energetische Sanierungen, Modernisierungen oder KfW-geförderte Projekte betreuen, finden hier eine Konstellation, die über reine Softwarefunktionen hinausgeht.
Qualitätsorientierte Dienstleister mit Mieterfokus können durch das durchdachte Mieterportal und die mobile App die Servicequalität spürbar heben. Mieter erhalten 24/7-Zugang zu relevanten Informationen und können Anliegen selbstständig erfassen. Die Verwaltung gewinnt Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten statt Routinanfragen. Geeignet für Verwaltungen, die sich durch überdurchschnittlichen Service im Wettbewerb differenzieren möchten.
Nicht optimal ist WOWIPORT für Mikro-Verwalter unter 100 Einheiten, wo Funktionsumfang und Kosten oft überdimensioniert sind. Auch sehr große Konzerne mit über 50.000 Einheiten und extrem individuellen Altprozessen finden möglicherweise spezialisierte Enterprise-Lösungen passender. Verwaltungen ohne grundsätzliche Digitalisierungsbereitschaft im Team sollten zunächst die Change-Bereitschaft entwickeln.
Entscheidende Auswahlkriterien:
WOWIPORT positioniert sich als prozessorientierte Cloud-Lösung für professionelle Hausverwaltungen im mittleren Segment. Die Software unterscheidet sich von klassischen Systemen durch den konsequenten Fokus auf durchgängige Workflows statt isolierter Datenerfassung. Von der Schadensmeldung über die Beauftragung bis zur Abrechnung automatisiert das System zusammenhängende Abläufe. Diese Prozessphilosophie bedeutet: Das System denkt in Geschäftsvorfällen, nicht in Einzelformularen.
Modulare Erweiterbarkeit prägt die Architektur. Verwaltungen starten mit der Basis-Suite und ergänzen schrittweise Add-ons nach tatsächlichem Bedarf. Kein "Alles-oder-Nichts"-Ansatz, sondern eine Software, die mit den Anforderungen wächst. Neue Module integrieren sich nahtlos ohne Systemwechsel oder Datenmigration. Diese Flexibilität ermöglicht überschaubare Initialinvestitionen mit klarem Erweiterungspfad.
Mobile-First im Außendienst zeigt sich in der durchdachten Mobile App für technische Teams. Zählerstände erfassen, Begehungen protokollieren, Mängel fotografieren und dokumentieren – alles synchronisiert sich automatisch mit der Zentrale. Die App ist kein nachträglich aufgesetztes Feature, sondern integraler Bestandteil des Gesamtkonzepts. Besonders wertvoll für Verwaltungen mit eigenem technischen Außendienst oder intensiver Objektbetreuung.
Finanzielle Stabilität ist durch die Zugehörigkeit zur börsennotierten Hypoport AG (SDAX) gewährleistet. Im Gegensatz zu vielen PropTech-Startups, die auf Venture Capital angewiesen sind, verfügt WOWIPORT über die Rückendeckung eines etablierten Fintech-Konzerns. Das Risiko eines plötzlichen Markt-Exits oder einer Einstellung des Produkts ist entsprechend minimal. Diese Konstellation bietet langfristige Planungssicherheit für Verwaltungen.
Immobilien-DNA im Konzern durch die jahrzehntelange Expertise von Dr. Klein in Immobilienfinanzierung und Wohnungswirtschaft fließt direkt in die Produktentwicklung. Features entstehen nicht im technologischen Elfenbeinturm, sondern aus dem Verständnis realer Verwaltungsprozesse. Die Entwicklung erfolgt agil mit Kundenbeteiligung: Eine transparente Roadmap, Feedback-Voting-Portal und regelmäßige Feature-Releases zeigen die praxisnahe Herangehensweise.
Browserbasierte Cloud-Lösung ohne lokale Installation bedeutet Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung. Die Microservices-Architektur mit Docker und Kubernetes ist nicht nur ein technisches Detail, sondern Garantie für Zukunftsfähigkeit: Neue Technologien lassen sich integrieren, ohne das Gesamtsystem umbauen zu müssen. Continuous Delivery ermöglicht kontinuierliche Verbesserung mit mehreren Feature-Releases pro Jahr.
Echte Interoperabilität durch die RESTful API mit bereitgestelltem SDK geht über einfache Datenschnittstellen hinaus. Von DATEV-Anbindung über EBICS-Banking bis zu individuellen Tools wird WOWIPORT Teil der bestehenden IT-Landschaft, nicht ein weiteres Datensilo. Die API-First-Philosophie bedeutet: Jede Funktion, die in der Benutzeroberfläche verfügbar ist, lässt sich auch programmatisch nutzen und einbinden.
Security & Compliance by Design mit Datenhaltung ausschließlich in deutschen Tier-III-Rechenzentren und DSGVO-konformer Auftragsverarbeitung. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, Zugriffsrechte lassen sich granular steuern. Datenschutz ist von Anfang an mitgedacht, nicht nachträglich aufgesetzt. Der Status einer ISO-27001-Zertifizierung sollte im Auswahlprozess aktiv beim Anbieter erfragt werden, da dieser nicht öffentlich dokumentiert ist.
WOWIPORT nutzt ein SaaS-Subscription-Modell mit monatlicher Abrechnung, typischerweise nach verwalteten Einheiten oder Benutzern gestaffelt. Die Kosten skalieren mit dem Portfolio – ein Vorteil für wachsende Verwaltungen. Öffentliche Preise werden nicht kommuniziert, was individuelle Angebotseinholung erforderlich macht. Grundsätzlich entfallen bei Cloud-Lösungen Infrastrukturkosten für Server, Wartung, Backups oder IT-Personal.
TCO-Betrachtung zeigt die wirtschaftliche Perspektive: Die initiale Investition für Onboarding, Datenmigration und Schulung amortisiert sich nach Praxisberichten typischerweise innerhalb von 12-24 Monaten. Die dokumentierte Zeitersparnis von bis zu 30% bei Abrechnungen und 25% weniger Erfassungsfehler haben direkten wirtschaftlichen Gegenwert. Besonders der automatisierte Zahlungsabgleich und das digitale Mahnwesen entlasten spürbar.
Kostentransparenz einfordern: Achten Sie auf versteckte Zusatzkosten für spezielle Module, individuelle Schnittstellen, Premium-Support oder Datenbereinigung im Zuge der Migration. Ein transparentes Komplettangebot sollte alle Implementierungskosten umfassen, nicht nur die monatliche Lizenzgebühr. Fragen Sie explizit nach Kosten für Onboarding, Schulung und typische Add-ons für Ihre Unternehmensgröße.
Datenmigration ist der kritische Erfolgsfaktor bei jeder Systemumstellung. Nach Erfahrungswerten entstehen 80% aller Implementierungsprobleme durch unzureichende Altdatenqualität. Inkonsistente Stammdaten, fehlende Verknüpfungen zwischen Objekten und Mietern oder unvollständige Vertragsinformationen verzögern den Go-Live erheblich. Die Investition in gründliche Datenbereinigung VOR der Migration zahlt sich mehrfach aus.
Realistische Zeitplanung für Standard-Implementierungen mit bis zu 2.000 Einheiten liegt bei 3-6 Monaten, bei größeren Projekten bis 10.000 Einheiten bei 6-12 Monaten. Der entscheidende Erfolgsfaktor ist die Bereitschaft zur Prozessstandardisierung. Verwaltungen, die ihre historisch gewachsenen Workflows 1:1 abbilden wollen, verlieren die Vorteile der Automatisierung und verlängern die Implementierung unnötig. WOWIPORT bietet einen strukturierten Onboarding-Prozess mit definierten Phasen.
Change-Management entscheidet über den Projekterfolg mindestens ebenso wie die technische Migration. Die beste Software scheitert ohne Nutzerakzeptanz im Team. Erfolgreiche Implementierungen binden Endanwender früh ein, identifizieren interne "Champions" als Multiplikatoren und kommunizieren transparent über Änderungen. Schulung ist keine Sparoption, sondern kritischer Erfolgsfaktor – ausreichend Zeit für Training und Einarbeitungsphasen einplanen.
Vorteile:
Messbare Effizienzgewinne zeigen sich in der Praxis: Bis zu 30% kürzere Abrechnungszyklen durch Automatisierung, etwa 25% weniger manuelle Erfassungsfehler laut Pilotkundenbericht. Signifikante Zeitersparnis im Mahnwesen durch automatische Eskalation und im Zahlungsabgleich durch Bankschnittstellen.
Skalierbarkeit ohne IT-Investitionen – die Cloud-Architektur wächst mit dem Portfolio ohne Server-Hardware, zusätzliche Lizenzen oder IT-Personal. Besonders wertvoll für wachstumsorientierte Verwaltungen.
Verbesserte Mieterzufriedenheit durch 24/7-Self-Service-Portal mit Zugang zu Dokumenten, Abrechnungen und digitaler Schadensmeldung. Entlastet die Verwaltung von Routineanfragen.
Zukunftssicherheit durch offene API-Architektur und moderne Microservices-Technologie. Integration neuer Tools oder PropTech-Lösungen ohne Systemwechsel möglich.
Finanz-Ökosystem-Zugang zur Hypoport AG ermöglicht durchgängige Services bei Modernisierungs- und Finanzierungsprojekten.
Transparente Datenbasis für fundierte Entscheidungen durch Echtzeit-Reporting und BI-Dashboard mit individuellen Auswertungen.
Herausforderungen:
Prozessanpassung erforderlich – bestehende Workflows müssen hinterfragt und ggf. an Best Practices angepasst werden. Historisch gewachsene Sonderprozesse lassen sich nicht immer ohne Customizing abbilden.
Initiale Investitionskosten für Onboarding, Datenmigration und Schulung. Die Amortisation erfolgt typischerweise über 12-24 Monate, erfordert aber zunächst Budget.
Keine öffentliche Preistransparenz – individuelle Angebotsphase notwendig. Erschwert die initiale Budgetplanung und Vergleichbarkeit.
Internetabhängigkeit als Cloud-Lösung – Offline-Arbeit ist nicht möglich. Die hohe Verfügbarkeit moderner Cloud-Infrastrukturen minimiert das Risiko, erfordert aber stabile Internetverbindung.
WEG-Verwaltungstiefe klärungsbedürftig – während die Mietverwaltung umfassend abgedeckt ist, sollte die Funktionstiefe für Wohnungseigentümergemeinschaften im Detail geprüft werden.
Support-Kapazität – laut vereinzelten Nutzerfeedbacks sind Reaktionszeiten ein Entwicklungsfeld. Vereinbaren Sie klare SLAs und Eskalationswege im Vertrag.
Die verfügbaren Informationen fokussieren primär auf Mietverwaltung. Die Tiefe der WEG-Funktionalitäten wie Beschlussverwaltung, Wirtschaftsplanung oder Eigentümerversammlungen sollte zwingend im Auswahlprozess geklärt werden. Fragen Sie gezielt nach Referenzkunden mit ähnlichem WEG-Anteil in Ihrem Portfolio und lassen Sie sich spezifische WEG-Funktionen demonstrieren.
Die integrierte DATEV-Schnittstelle ermöglicht standardisierten Export von Buchhaltungsdaten in gewohntem Format. Ihr Steuerberater erhält die Daten regelkonform und direkt verarbeitbar. In der Praxis erfolgt der Austausch in der Regel reibungslos, da DATEV-Standards in der Branche etabliert sind.
Als reine Cloud-Lösung benötigt WOWIPORT eine aktive Internetverbindung. Offline-Arbeit ist nicht möglich. Die hohe Verfügbarkeit moderner Cloud-Infrastrukturen (typischerweise 99,9%+) und die Möglichkeit mobiler Datennutzung minimieren das Risiko. Kritische Prozesse sollten dennoch im Notfallplan berücksichtigt werden.
Demo-Umgebungen oder zeitlich begrenzte Testphasen sind bei Cloud-Software üblich – fragen Sie aktiv beim Anbieter danach. Ideal ist ein Test mit eigenen Beispieldaten, um die Eignung für Ihre spezifischen Prozesse und Anforderungen zu prüfen. Binden Sie dabei auch die künftigen Endanwender ein.
Das Basis-SLA umfasst typischerweise Support während der Geschäftszeiten (8x5, Werktags). Premium-Support mit erweiterten Zeiten bis 24x7 ist in der Regel gegen Aufpreis verfügbar. Laut vereinzelten Nutzerfeedbacks sind Reaktionszeiten ein Entwicklungsfeld – vereinbaren Sie klare Service Level Agreements und Eskalationswege bereits im Vertrag.
Kalkulieren Sie zusätzlich Onboarding-Kosten für Setup und Konfiguration, Datenmigration (besonders bei aufwendiger Altdatenbereinigung), initiale Schulungen für das Team, möglicherweise zusätzliche Module oder Schnittstellen sowie eventuell Premium-Support. Fordern Sie ein transparentes Komplettangebot an, das alle Implementierungskosten für Ihre Unternehmensgröße aufschlüsselt.
