SCALARA | Hausverwaltungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Buchhaltung & Finanzverwaltung:

• Nebenkostenabrechnung mit automatisierter Erstellung, intelligenten Umlageschlüsseln und integriertem Formulargenerator für alle gängigen Abrechnungsarten
• Live-DATEV/SAP-Integration für Echtzeitbuchungen ohne Batch-Prozesse, CSV-Exporte oder manuelle Übertragungen zwischen Systemen
• Forderungsmanagement & Mahnwesen mit regelbasierten Mahnstufen, automatischen Eskalations-Workflows und Überwachung offener Posten
• Zahlungsverkehr mit automatisiertem Kontenabgleich und Zuordnung von Zahlungseingängen zu Forderungen

Vertrags- & Objektmanagement:

• Digitales Vertragsmanagement für zentrale Verwaltung aller Miet- und Pachtverträge inklusive automatischer Fristen- und Indexverwaltung
• Digitale Objektakte mit versionierter Dokumentenverwaltung und automatischer Verteilung relevanter Unterlagen an Mieter und Eigentümer
• Instandhaltungsmanagement über Ticket-System mit direkter Service-Provider-Anbindung via API für beschleunigte Auftragsabwicklung

Kommunikation & Portale:

• Mieterportal für Self-Service-Zugang zu Abrechnungen, Verträgen, Dokumenten und digitaler Anfragestellung
• Eigentümerportal mit Zugriff auf wirtschaftliche Auswertungen, Abrechnungen und portfoliobezogene Informationen
• Automatisierte Kommunikation durch intelligenten Versand von E-Mails, SMS und Serienbriefen zu Zahlungen, Terminen und Ereignissen

Mobile Funktionen:

• Mobile App mit Offline-Modus für Objektbegehungen, Fotodokumentation und Datenerfassung auch ohne aktive Internetverbindung

Analyse & Steuerung:

• Business Intelligence Dashboards mit Echtzeit-Kennzahlen zu Leerstand, Zahlungsrückständen, Cashflow-Prognosen und Portfolio-Performance
• Workflow-Engine für konfigurierbare Genehmigungsprozesse bei Zahlungsläufen, Vertragsfreigaben und mehrstufigen Entscheidungen

Integration & Erweiterbarkeit:

• API-Marktplatz mit vordefinierten Anbindungen zu ImmoScout24, Sparkassen-Finanzportal und weiteren PropTech-Lösungen
• Mandantenfähiges Berechtigungskonzept für DSGVO-konforme Rollen- und Rechteverwaltung über verschiedene Nutzergruppen und Organisationsebenen

🟨 Besonderheiten – Was macht SCALARA einzigartig?

Echtzeit-DATEV-Integration ohne Medienbrüche unterscheidet SCALARA von den meisten Wettbewerbern am Markt. Die Software nutzt DATEVconnect Live für tatsächliche Echtzeitbuchungen statt nächtlicher Batch-Läufe oder CSV-Exporte. Buchungen landen unmittelbar in der Finanzbuchhaltung, ohne manuelle Übertragungsschritte oder zeitliche Verzögerungen. Diese nahtlose Integration minimiert Fehlerquellen bei der Datenübertragung und spart täglich wertvolle Arbeitszeit, die sonst für Abgleich und Korrekturen aufgewendet werden müsste.

Zero-Downtime-Updates durch Cloud-Native-Architektur ermöglichen Systemaktualisierungen im laufenden Betrieb. Die moderne Microservices-Architektur mit Containerization erlaubt es, Updates im Hintergrund auszurollen, während Anwender ungestört weiterarbeiten. Wartungsfenster, geplante Ausfallzeiten oder erzwungene Arbeitspausen gehören damit der Vergangenheit an. Neue Funktionen und Sicherheitsupdates stehen unmittelbar nach Veröffentlichung zur Verfügung, ohne dass Verwaltungen ihren Betriebsablauf anpassen müssen.

KI-gestützter Support mit intelligentem Chatbot beantwortet Standardfragen rund um die Uhr sofort und priorisiert komplexe Support-Tickets automatisch nach Dringlichkeit. Das System erkennt wiederkehrende Anfragemuster und leitet Nutzer direkt zur passenden Lösung. Diese Automatisierung reduziert Wartezeiten erheblich und macht Verwaltungen schneller handlungsfähig – besonders wertvoll bei dringenden Fragen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten.

Einschränkungen bei der Individualisierung ergeben sich aus der konsequenten Standardisierung. SCALARA folgt dem Prinzip „Configurate, don't customize" – die Software lässt sich konfigurieren, aber nicht grundlegend umprogrammieren. Für standardisierte Hausverwaltungsprozesse ist dieser Ansatz optimal und ermöglicht kurze Implementierungszeiten. Verwaltungen mit hochspezifischen, vom Branchenstandard stark abweichenden Prozessanforderungen sollten jedoch genau prüfen, ob die verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten für ihre Bedürfnisse ausreichen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte SCALARA wählen?

Wachstumsorientierte KMU-Hausverwaltungen mit 1.000-3.000 Einheiten finden in SCALARA einen idealen Wachstumsbegleiter. Die automatisierten Prozesse ermöglichen Effizienzgewinne, die eine Portfolioerweiterung ohne proportionalen Personalaufbau erlauben. Die Cloud-basierte Architektur skaliert flexibel mit wachsenden Anforderungen mit, ohne dass zusätzliche IT-Investitionen in Server oder Infrastruktur erforderlich werden. Verwaltungen in dieser Größenordnung profitieren besonders vom ausgewogenen Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Komplexität.

Großverwaltungen mit Standardisierungsbedarf ab 5.000 Einheiten nutzen SCALARA zur Vereinheitlichung dezentraler Prozesse. Bei mehreren Standorten oder Mandanten schafft die Software die notwendige Transparenz und Vergleichbarkeit durch einheitliche Workflows und zentrale Datenhaltung. Die mandantenfähige Struktur mit granularem Berechtigungskonzept ermöglicht sowohl standortübergreifende Auswertungen als auch die Wahrung lokaler Verantwortlichkeiten. Voraussetzung ist allerdings die Bereitschaft, historisch gewachsene Einzellösungen aufzugeben.

Technologieoffene Verwalter mit bestehender DATEV- oder SAP-Infrastruktur schöpfen das volle Potenzial der Live-Integration aus. Die Doppelerfassung zwischen Hausverwaltungssystem und Finanzbuchhaltung entfällt vollständig, Buchungen erfolgen medienbruchfrei in Echtzeit. Dieser Vorteil kommt besonders bei hohem Transaktionsvolumen zum Tragen und kann den Arbeitsalltag in der Buchhaltung grundlegend verändern.

Serviceorientierte Verwaltungen mit Fokus auf Kundenzufriedenheit setzen die Self-Service-Portale gezielt zur Differenzierung im Wettbewerb ein. Eigentümer und Mieter erwarten zunehmend digitalen Zugriff auf ihre Daten und schnelle Antworten auf Standardfragen. Die Portale reduzieren nicht nur das Anfrageaufkommen in der Verwaltung, sondern schaffen auch echte Mehrwerte für Kunden, die zeitlich flexibel auf Informationen zugreifen möchten.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Portfolio-Größe und Skalierungspotenzial: Unter 500 Einheiten könnte SCALARA überdimensioniert sein; optimaler Nutzen ab 1.000 Einheiten aufwärts
• Bereitschaft zur Prozessstandardisierung: Erfolgreiche Implementierung erfordert die Offenheit, historisch gewachsene Workflows kritisch zu hinterfragen und anzupassen
• Bestehende IT-Infrastruktur: Maximaler Mehrwert entsteht bei bereits vorhandener DATEV- oder SAP-Umgebung durch nahtlose Integration
• Change-Management-Kapazität: Das Team sollte aufgeschlossen gegenüber digitaler Transformation sein – die leistungsfähigste Software entfaltet keine Wirkung ohne Nutzerakzeptanz

Wissenswertes zum Anbieter: SCALARA GmbH

Junges PropTech-Unternehmen mit Wachstumskurs – Die SCALARA GmbH wurde 2019 in Berlin gegründet und ist auf etwa 50 Mitarbeiter angewachsen. Als typisches PropTech-Unternehmen konzentriert sich der Anbieter ausschließlich auf die Digitalisierung der Immobilienverwaltung, ohne Ablenkung durch andere Geschäftsfelder oder Produktlinien. Diese Fokussierung ermöglicht die konsequente Weiterentwicklung der Software mit Blick auf spezifische Branchenanforderungen.

Agile Entwicklungsphilosophie unterscheidet SCALARA von etablierten Branchengrößen mit jahrzehntelanger Marktpräsenz. Statt langfristiger Entwicklungszyklen setzt das Unternehmen auf moderne Methoden: MVP-Ansatz (Minimum Viable Product), Nutzung von Open-Source-Komponenten und CI/CD-Pipeline (Continuous Integration/Continuous Deployment). Das Ergebnis sind monatliche Feature-Releases statt jährlicher Großupdates. Ein Kundenbeirat steuert aktiv die Produktentwicklung mit – die Roadmap ist transparent und Anwender haben direkten Einfluss auf die Feature-Priorisierung in vierteljährlichen Release-Zyklen.

Als junges Unternehmen fehlt SCALARA die jahrzehntelange Track-Record etablierter Wettbewerber wie Aareal Bank/Domus oder Haufe. Informationen zur Finanzierung, zu Investoren oder zur wirtschaftlichen Situation des Unternehmens sind nicht öffentlich zugänglich. Für konservative Entscheider, die großen Wert auf langfristige Anbieterstabilität legen, könnte diese fehlende Transparenz Unsicherheit bedeuten.

Technische Details & Integration

Echte Cloud-Native-Architektur bildet das technische Fundament von SCALARA. Das Backend basiert auf Java/Spring Boot, das Frontend auf modernem JavaScript mit ReactJS, die Datenhaltung erfolgt über PostgreSQL-Datenbank. Alle Komponenten sind vollständig containerisiert in Docker/Kubernetes und laufen in der AWS EU-Region. Diese Architektur ist nicht das Ergebnis einer nachträglichen Cloud-Migration, sondern von Beginn an für Cloud-Betrieb konzipiert. Die Vorteile: automatische Skalierung bei Lastspitzen, hohe Verfügbarkeit durch Redundanz und wartungsfreier Betrieb ohne lokale Server-Infrastruktur.

Integrationsstärke bei Standard-Schnittstellen zeigt sich in vordefinierten, tiefgehenden Anbindungen zu DATEV (Live-Anbindung via DATEVconnect), SAP FI/CO, ImmoScout24 und dem Sparkassen-Finanzportal. Über eine REST-API sind weitere Integrationen technisch möglich, wobei die API-Dokumentation primär für Partner-Integrationen optimiert ist. Drittentwickler mit hochkomplexen individuellen Anforderungen könnten hier an Grenzen stoßen. Eine geplante, aber noch nicht verfügbare Funktion ist Open Banking für automatisierten Zahlungsabgleich – einige Wettbewerber bieten entsprechende Lösungen bereits heute an.

Compliance und Sicherheit auf Enterprise-Niveau gewährleisten ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren, DSGVO-Konformität in allen Prozessen, TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung und optionale 2-Faktor-Authentifizierung für Benutzerkonten. Die GoBD-Konformität sollte für alle Buchhaltungsfunktionen gegeben sein, auch wenn keine explizite Zertifizierung genannt wird. Die redundante Auslegung der Infrastruktur zielt auf hohe Verfügbarkeit, konkrete Angaben zu RPO/RTO-Werten (Recovery Point/Time Objective) oder zum Disaster-Recovery-Konzept liegen jedoch nicht vor.

Kosten & Preismodell

Transparente monatliche Lizenzierung nach Einheiten bildet die Grundlage des Preismodells. Die Abrechnung erfolgt pro Mandant und Modul, gestaffelt nach der Anzahl verwalteter Einheiten. Der typische Preisrahmen bewegt sich zwischen 49 und 99 Euro pro Einheit und Jahr, womit SCALARA im mittleren Marktsegment positioniert ist. Diese Struktur macht die Kosten skalierbar und planbar – bei Portfoliowachstum steigen zwar die Lizenzgebühren, gleichzeitig wächst aber auch der Nutzen proportional mit.

Realistische TCO-Betrachtung erfordert die Einbeziehung aller Kostenkomponenten über den Lebenszyklus. Neben den laufenden Lizenzkosten fallen im ersten Jahr Onboarding-Kosten (circa 30% der Jahreslizenz) sowie laufende Wartungs- und SLA-Gebühren (etwa 15% jährlich) an. Interne Projektressourcen für Vorbereitung, Datenmigration und Schulungen müssen zusätzlich einkalkuliert werden.

Beispielrechnung für 2.500 Einheiten bei einem Einheitenpreis von 75 Euro pro Jahr:

• Jahreslizenz: 187.500 €
• Onboarding (Jahr 1): 56.250 €
• Wartung/SLA: 28.125 € p.a.
• Gesamtkosten Jahr 1: ca. 244.000 €
• Ab Jahr 2: ca. 216.000 € jährlich

ROI ergibt sich aus mehreren Hebeln, nicht nur aus direkter Personaleinsparung. Die Wirtschaftlichkeit entsteht durch verschiedene Faktoren: messbare Zeitersparnis bei der Nebenkostenabrechnung (30% schnellere Abrechnung ermöglicht früheren Mittelzufluss), reduzierte Außenstände durch effektiveres Mahnwesen (20% geringere Ausfallquote verbessert den Cashflow), indirekte Personaleinsparung durch 25% weniger Supportanfragen sowie reduzierte Fehlerkosten durch Automatisierung. Eine realistische FTE-Einsparung liegt bei etwa 0,5 Vollzeitstellen pro 2.500 Einheiten.

Kostenfallen drohen bei unzureichender Datenqualität in Altsystemen (Bereinigungsaufwand wird häufig unterschätzt), individuellen Integrationen außerhalb des Standard-Angebots (können schnell fünfstellig werden) und wenn zahlreiche kostenpflichtige Add-ons aus dem Marketplace benötigt werden. Eine sorgfältige Bedarfsanalyse vor Vertragsabschluss ist daher unerlässlich.

Migration & Umstieg auf SCALARA

Schnelle Standardimplementierung in 4-8 Wochen ist dank des „Configurate, don't customize"-Ansatzes möglich. Das Standard-Onboarding inklusive Datenübernahme aus Altsystemen verläuft ungewöhnlich zügig im Vergleich zu hochgradig anpassbaren Systemen, die oft 6-12 Monate Implementierungszeit erfordern. Diese Geschwindigkeit ist ein echter Vorteil für Verwaltungen, die zeitnah produktiv arbeiten möchten. Realistisch sollte dennoch mit 3-4 Monaten für die vollständige Adoption gerechnet werden, wenn Schulungen, Parallelläufe und die Lernkurve des Teams einbezogen werden.

Datenqualität ist der kritische Erfolgsfaktor bei jeder Migration. SCALARA bietet CSV-/Excel-Importwerkzeuge für Stammdaten sowie API-basierte Übernahme aus Altsystemen. Die technische Datenübernahme funktioniert in der Regel zuverlässig. Problematisch wird es, wenn die Altdaten inkonsistent, unvollständig oder in verschiedenen Formaten vorliegen. Die notwendige Datenbereinigung wird in Projekten häufig unterschätzt und kann zum Flaschenhals werden. Verwaltungen sollten ausreichend Zeit und Ressourcen für die Datenaufbereitung im Vorfeld einplanen – dieser Aufwand zahlt sich später durch saubere, verlässliche Datenbestände aus.

Change Management entscheidet über Projekterfolg mehr als die technische Migration. Die kritischen Faktoren sind: nachweisliches Top-Management-Commitment, realistische Erwartungen im gesamten Team, Identifikation und Training von Key-Usern als Multiplikatoren (üblicherweise 2 Tage Präsenzschulung plus begleitendes eLearning) und kontinuierliche Begleitung in der Anfangsphase. Ein Pilotprojekt mit einer kleineren Einheitengruppe oder einem einzelnen Team kann Quick Wins generieren, die Skeptiker überzeugen und wertvolle Lessons Learned für den Rollout liefern. Die beste Software entfaltet keine Wirkung, wenn langjährige Mitarbeiter ihre gewohnten Excel-Listen und eingespielten Prozesse nicht aufgeben möchten.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Spürbare Effizienzgewinne bei Routineaufgaben: Die automatisierte Nebenkostenabrechnung, das regelbasierte Mahnwesen und Self-Service-Portale nehmen messbar Zeit ab – die dokumentierten Zahlen von 30% Zeitersparnis bei Abrechnungen und 20% geringeren Außenständen sind nachvollziehbare Effekte der Automatisierung

• Moderne Technologie ohne IT-Wartungsaufwand: Enterprise-Grade-Technologie mit Microservices, Containerization und High Availability steht ohne eigene IT-Abteilung zur Verfügung – Zero-Downtime-Updates, automatische Skalierung und monatliche Feature-Releases gehören zum Standard

• Zukunftssicherheit durch agile Entwicklung: Transparente Roadmap, aktiver Kundenbeirat und schnelle Release-Zyklen gewährleisten kontinuierliche Weiterentwicklung mit Reaktion auf Branchentrends – KI-Integration ist bereits heute verfügbar, Open Banking für automatisierten Zahlungsabgleich ist in Planung

• Nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaft: Live-Anbindung an DATEV und SAP FI/CO eliminiert Doppelerfassungen und Medienbrüche – Buchungen landen in Echtzeit in der Finanzbuchhaltung ohne manuelle Übertragung

• Self-Service entlastet spürbar: Mieter- und Eigentümerportale reduzieren Standardanfragen um etwa 25% und entsprechen zunehmend den Erwartungen moderner Kunden an digitale Zugänglichkeit

• Transparente und skalierbare Kostenstruktur: Monatliche Lizenzierung pro Einheit macht Kosten planbar und wächst mit dem Portfolio mit – keine hohen Einmalinvestitionen in Lizenzen oder Hardware erforderlich

Herausforderungen:

• Eingeschränkte Individualisierbarkeit: Die konsequente Standardisierung bedeutet, dass sich die Verwaltung an die Software anpassen muss, nicht umgekehrt – für hochspezialisierte Verwaltungen mit Nischenanforderungen kann das zum Ausschlusskriterium werden

• Junge Unternehmenshistorie: Als seit 2019 am Markt aktiver Anbieter fehlt die jahrzehntelange Track-Record etablierter Wettbewerber – nicht öffentliche Finanzierungssituation kann für risikoaverse Entscheider Unsicherheit schaffen

• Anpassungsbereitschaft im Team erforderlich: Erfolgreiche Implementierung setzt voraus, dass Mitarbeiter gewohnte Prozesse und Tools aufgeben – Widerstand bei langjährigen Teammitgliedern ist vorhersehbar und erfordert aktives Change Management

• Datenbereinigung oft unterschätzt: Die technische Datenübernahme funktioniert gut, aber inkonsistente oder unvollständige Altdaten erfordern erheblichen Bereinigungsaufwand im Vorfeld der Migration

• Portfoliogröße entscheidend: Unter 500 Einheiten ist SCALARA möglicherweise überdimensioniert – die Effizienzgewinne spielen sich erst ab etwa 1.000 Einheiten wirklich aus

• Internetabhängigkeit: Als Cloud-Lösung erfordert der volle Funktionsumfang eine stabile Internetverbindung – bei längerem Verbindungsausfall sind nur mobile Offline-Funktionen verfügbar

Häufig gestellte Fragen zu SCALARA

Wie lange dauert die Umstellung realistisch, und wann kann produktiv gearbeitet werden?

Die technische Implementierung dauert 4-8 Wochen. Realistisch sollten Verwaltungen aber 3-4 Monate für die vollständige Adoption einplanen. Dieser Zeitraum umfasst die Datenbereinigung im Vorfeld, umfassende Schulungen für alle Nutzer, Parallelläufe zur Sicherheit und die natürliche Lernkurve des Teams beim Arbeiten mit dem neuen System. Die meisten Kundenberichten zufolge erreichen Verwaltungen nach etwa einem Quartal den produktiven Vollbetrieb mit allen Funktionen.

Funktioniert SCALARA auch ohne permanente Internetverbindung?

Die mobile App bietet einen Offline-Modus für Objektbegehungen und Fotodokumentation vor Ort. Der vollständige Funktionsumfang im Browser erfordert jedoch eine aktive Internetverbindung – SCALARA ist eine Cloud-Lösung ohne lokale Installation. Bei gelegentlichen Verbindungsabbrüchen synchronisiert die App automatisch im Hintergrund. Bei längerem Ausfall der Internetverbindung sind Nutzer auf die eingeschränkten Offline-Funktionen der mobilen App beschränkt.

Wie aufwändig ist die laufende Administration des Systems?

Der Administrationsaufwand ist minimal. Updates erfolgen automatisch im Hintergrund ohne Downtime, Wartung und Sicherheit übernimmt SCALARA vollständig. Verwaltungen benötigen keine eigene IT-Abteilung für den Systembetrieb. Konfigurationsänderungen wie neue Benutzer anlegen, Berechtigungen anpassen oder Workflow-Parameter ändern können Administratoren selbst über die Oberfläche vornehmen. Der einzige laufende Aufwand besteht in der Datenpflege und gelegentlichen Schulungen für neue Mitarbeiter.

Eignet sich SCALARA für sehr kleine Verwaltungen unter 500 Einheiten?

Wahrscheinlich nicht optimal. Der umfangreiche Funktionsumfang und die Kosten stehen bei sehr kleinen Verwaltungen möglicherweise nicht im richtigen Verhältnis zum Nutzen. Die Effizienzgewinne durch Automatisierung spielen sich erst bei einer gewissen Portfoliogröße wirklich aus. Interessant wird SCALARA typischerweise ab etwa 1.000 Einheiten aufwärts, wo die Zeitersparnis bei Abrechnung und Verwaltung den Aufwand für Einführung und laufenden Betrieb deutlich überwiegt.

Wie schnell und kompetent reagiert der Support bei Problemen?

Der KI-gestützte Chatbot beantwortet Standardfragen rund um die Uhr sofort und leitet Nutzer zur passenden Lösung. Für komplexere Anfragen gibt es bei Enterprise-Kunden 24/7-SLA mit deutschsprachigem Support und festem Kundenbetreuer. Die Capterra-Bewertung von 4,6 von 5 Sternen spricht für überdurchschnittliche Support-Qualität aus Anwendersicht. Der hohe Automatisierungsgrad kann allerdings bedeuten, dass sehr spezielle Expertenfragen oder Sonderfälle etwas länger dauern als Standardanliegen.

Was passiert mit den Daten, wenn später ein Anbieterwechsel gewünscht wird?

Zu Datenexport-Möglichkeiten und konkreten Exit-Szenarien liegen keine detaillierten öffentlichen Informationen vor. Interessenten sollten vor Vertragsabschluss explizit klären, in welchen Formaten ein vollständiger Datenexport möglich ist, wie aufwändig ein späterer Anbieterwechsel wäre und ob vertragliche Lock-in-Klauseln existieren. Diese Fragen sind entscheidend für die langfristige Planungssicherheit und sollten transparent beantwortet werden.