Vermietungs- & Vertragsmanagement: Digitale Verwaltung von Mietverträgen mit umfangreicher Template-Bibliothek und automatischer Dokumentenablage. Die intelligente Fristenüberwachung für Kündigungen, Mietanpassungen und Vertragsverlängerungen reduziert verpasste Termine signifikant. Automatisierte Korrespondenz erfolgt per E-Mail und SMS-Benachrichtigung.
Nebenkostenabrechnung: Vollautomatische Erstellung nach Heizkostenverordnung mit getrennter Haus- und Heizkostenabrechnung. Das System berechnet Verteilerschlüssel, verarbeitet Zählerstände und erstellt rechtssichere Abrechnungen ohne manuelle Eingriffe.
Finanzverwaltung: Integrierter Zahlungsverkehr über EBICS-Bankenschnittstelle ermöglicht den direkten Kontoabgleich. DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Buchhaltung. Regelbasiertes Mahnwesen mit automatischen Eskalationsstufen bei Zahlungsrückständen.
Mängel- & Auftragsmanagement: Digitale Erfassung und Verfolgung von Schadensmeldungen mit transparentem Status-Tracking. Die mobile Techniker-App unterstützt Foto-Upload, GPS-Ortung und Tourenplanung direkt vom Einsatzort. Alle technischen Objektdaten werden zentral dokumentiert.
Mieter- & Eigentümerportal: Self-Service-Zugang ermöglicht den eigenständigen Abruf von Dokumenten, Nebenkostenabrechnungen und Kommunikationshistorie. Mieter können Mängel direkt melden und den Bearbeitungsstatus verfolgen, was Support-Anfragen um bis zu 30% reduziert.
Controlling & Reporting: Live-Dashboard mit Kennzahlen zu Belegungsquoten, Zahlungsrückständen und ROI pro Objekt. Flexible Report-Exports in PDF, Excel und CSV für individuelle Auswertungen und Präsentationen.
Systemintegration: API-First-Architektur mit offenen REST- und GraphQL-Schnittstellen für die Anbindung von Drittsystemen. Der Workflow-Designer ermöglicht die Abbildung unternehmensindividueller Prozesse und Genehmigungsstrecken ohne Programmierkenntnisse.
Dokumentenmanagement: Zentrales DMS mit Volltextsuche, Versionierung und Freigabe-Workflows für alle verwaltungsrelevanten Unterlagen. Revisionssichere Archivierung erfüllt GoBD-Anforderungen für steuerrelevante Dokumente.
API-First-Architektur für maximale Integrationsfähigkeit unterscheidet immolert deutlich von etablierten Anbietern mit proprietären Systemen. Die dokumentierten REST- und GraphQL-Schnittstellen ermöglichen tiefgehende Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Verwaltungen können eigene Erweiterungen entwickeln oder spezialisierte Drittsysteme anbinden, ohne auf Anbieter-Entwicklungen warten zu müssen. Die interaktive API-Dokumentation mit Code-Beispielen in verschiedenen Programmiersprachen erleichtert die technische Umsetzung erheblich.
Mandantenfähige Cloud-Architektur erlaubt die Verwaltung mehrerer rechtlich getrennter Gesellschaften oder WEG-Verwaltungen innerhalb einer einzigen Systeminstanz. Jeder Mandant verfügt über separate Daten und individuelle Berechtigungen, während die Administration zentral erfolgt. Diese Struktur bietet Verwaltungsgruppen oder Dienstleistern mit verschiedenen Gesellschaften deutliche Effizienzvorteile gegenüber der Verwaltung mehrerer isolierter Systeminstanzen.
KI-gestützte Mietpreisoptimierung geht über klassische Verwaltungsaufgaben hinaus und analysiert regionale Marktdaten in Kombination mit Objektcharakteristika. Das System generiert konkrete Vorschläge zur Mietanpassung, die auf aktuellen Marktentwicklungen basieren. Diese Funktion unterstützt aktiv die Portfolio-Performance und unterscheidet sich von reinen statistischen Marktübersichten anderer Anbieter.
ISO 27001-zertifiziertes Hosting in deutschen Rechenzentren bietet ein auditiertes Informationssicherheits-Managementsystem. Diese Zertifizierung geht deutlich über allgemeine DSGVO-Konformität hinaus und wird durch regelmäßige externe Penetration-Tests ergänzt. Die Datenübertragung erfolgt per TLS 1.2+, ruhende Daten werden mit AES-256 verschlüsselt.
Einschränkungen: Die Customizing-Tiefe ist primär für standardisierte Prozesse konzipiert. Verwaltungen mit stark individuellen Workflows oder sehr spezifischen lokalen Abrechnungsordnungen können an funktionale Grenzen stoßen. Eine native IoT-Anbindung für umfassendes technisches Gebäudemanagement fehlt aktuell. Bei Portfolios über 5.000 Einheiten können Performance oder Funktionstiefe nicht mehr optimal sein.
Mittelständische Hausverwaltungen mit 200-1.500 Einheiten profitieren am stärksten von der ausgewogenen Balance zwischen Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit. Die Software lässt sich innerhalb von 4-6 Wochen implementieren und bietet dennoch ausreichend Tiefe für professionelles Portfoliomanagement. Besonders geeignet ist die Lösung für Verwaltungen, die standardisierte Prozesse etablieren und ihre IT-Landschaft modernisieren möchten, ohne in komplexe ERP-Systeme investieren zu müssen.
Wachsende WEG-Verwaltungen mit mehreren Mandanten finden in der mandantenfähigen Architektur einen entscheidenden Vorteil. Verschiedene Eigentümergemeinschaften können sauber getrennt verwaltet werden, ohne mehrere Systeminstanzen betreiben zu müssen. Diese Struktur unterstützt Expansionsstrategien und bietet Skalierbarkeit bei gleichzeitig zentraler Datenhaltung und Administration.
Technologieaffine Verwalter mit Integrationsbedarf können die API-First-Strategie optimal nutzen. Verwaltungen mit eigenen IT-Ressourcen oder spezialisierten Dienstleistern erhalten die Möglichkeit, das System flexibel in bestehende Systemlandschaften einzubetten. Die offenen Schnittstellen ermöglichen die Entwicklung eigener Tools oder die Anbindung spezialisierter Anwendungen für individuelle Anforderungen.
Property-Management-Abteilungen von Bauträgern erhalten eine professionelle Lösung für die Verwaltung eigener Bestände ohne die Komplexität großer ERP-Systeme. Die Kombination aus moderner Technologie und praxisorientierter Benutzerführung ermöglicht den effizienten Betrieb ohne umfangreiche IT-Infrastruktur oder spezialisierte Systemadministratoren.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Automatisierungspotenzial: Bei hoher Belastung durch repetitive Aufgaben wie Abrechnungen, Mahnläufe oder Fristenmanagement amortisiert sich die Investition durch dokumentierte Zeitersparnis von 30% bei Nebenkostenabrechnungen
Cloud-First-Präferenz: Anforderungen an ortsunabhängiges Arbeiten, Vermeidung eigener Server-Infrastruktur und automatische Updates ohne Ausfallzeiten sprechen für die browserbasierte Cloud-Lösung
Integrationsstrategie: Bestehende Systeme wie CRM, BI-Tools oder externe Services sollen angebunden werden, oder eigene Entwicklungen sind geplant – die offenen Schnittstellen bieten hierfür optimale Voraussetzungen
Datensicherheit: ISO 27001-Zertifizierung, Hosting in deutschen Rechenzentren und deutscher Support sind wesentliche Entscheidungsfaktoren für compliance-orientierte Verwaltungen
Moderne Microservices-Architektur auf Kubernetes- und Docker-Basis bildet das technologische Fundament von immolert. Diese Struktur ermöglicht hohe Skalierbarkeit und die kontinuierliche Weiterentwicklung einzelner Module ohne Systemausfälle oder umfangreiche Wartungsfenster. Das Entwicklungsteam veröffentlicht Releases in wöchentlichen bis zweiwöchentlichen Intervallen, quartalsweise erfolgen größere Feature-Updates nach agilen Entwicklungsmethoden.
Die Benutzerführung folgt einem browserbasierten Responsive Design, das auf Desktop-Rechnern, Tablets und Smartphones funktioniert. Zusätzliche native Apps für Techniker und Mieter bieten Offline-Funktionalität für die Arbeit ohne Internetverbindung. Erfasste Daten werden bei Wiederherstellung der Verbindung automatisch synchronisiert. Die Prozessphilosophie verfolgt konsequent den Ansatz "Automation + Transparenz" – maximale Automatisierung repetitiver Aufgaben bei vollständiger Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge durch lückenlose Protokollierung.
Der Anbieter investiert 20% der Ressourcen in Forschung und Entwicklung, was sich in kontinuierlichen Funktionserweiterungen und der Integration aktueller Technologien wie KI-gestützter Mietpreisoptimierung zeigt. Die enge Zusammenarbeit mit Immobilienverbänden wie VDIV und GdW erfolgt durch regelmäßige User Groups, in denen Anwender direkten Einfluss auf die Produktentwicklung nehmen können.
Die SP Software GmbH mit Hauptsitz in Berlin entwickelt seit 2008 Software ausschließlich für die Immobilienwirtschaft. Das Unternehmen beschäftigt etwa 55 Mitarbeiter und positioniert sich als etablierter Nischenanbieter mit stabiler Entwicklung. Die ausschließliche Fokussierung auf Real Estate Software unterscheidet den Anbieter von Generalisten, die Verwaltungssoftware für verschiedene Branchen entwickeln.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung wird durch feste F&E-Budgets gesichert, wobei Anwender-Feedback systematisch in die Produktentwicklung einfließt. Regelmäßige User Groups ermöglichen den direkten Austausch zwischen Kunden und Entwicklungsteam, was zu praxisnahen Lösungen führt. Die Marktdurchdringung liegt unterhalb etablierter Platzhirsche wie DOMUS oder Aareon, was sich in weniger verfügbaren Drittanbieter-Integrationen zeigt, aber auch in agilerer Produktentwicklung und individuellerer Kundenbetreuung niederschlägt.
Das Schnittstellen-Ökosystem umfasst EBICS für den Bankverkehr, DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Schnittstellen zu Heizkostenabrechnern wie Techem, Ista und Minol via XML/JSON. GIS-Systeme können für geografische Objektverwaltung angebunden werden. Die REST- und GraphQL-APIs sind vollständig dokumentiert, eine interaktive Dokumentation mit Swagger/OpenAPI und GraphQL Playground erleichtert die Entwicklung eigener Integrationen.
Die Sicherheitsarchitektur entspricht modernen Standards mit TLS 1.2+ für Datenübertragung und AES-256-Verschlüsselung für ruhende Daten. Regelmäßige externe Penetration-Tests validieren die Sicherheitsmaßnahmen unabhängig. Die ISO 27001-Zertifizierung belegt ein systematisches Informationssicherheits-Management, das weit über Basis-Sicherheitsmaßnahmen hinausgeht und regelmäßig auditiert wird.
Die Cloud-Infrastruktur ermöglicht automatische Updates ohne Ausfallzeiten, da einzelne Microservices unabhängig voneinander aktualisiert werden können. Verwaltungen benötigen keine eigene Server-Infrastruktur oder IT-Abteilung für Systemwartung und Datensicherung. Die Verfügbarkeits-SLAs liegen bei 99,5%, geplante Wartungen werden außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt.
Die Grundgebühr beginnt bei 149 € monatlich für Verwaltungen bis 100 Einheiten, zuzüglich 0,75 € pro verwalteter Einheit und Monat. Diese Struktur skaliert mit dem Portfolio und bietet Transparenz bei wachsenden Beständen. Ab 500 Einheiten greifen Staffelpreise mit günstigeren Einheitspreisen, was die Kostenstruktur für mittelgroße Verwaltungen attraktiv gestaltet.
Einmalige Implementierungskosten liegen zwischen 5.000 und 10.000 €, abhängig von der Datenkomplexität und dem Schulungsbedarf. Diese umfassen einen Kick-off-Workshop, begleiteten Datenimport, Review-Sessions und eine zweitägige Präsenzschulung. Zusätzliche eLearning-Module stehen für die kontinuierliche Weiterbildung zur Verfügung.
Der Return on Investment tritt laut Anbieter-Berechnungen nach 6-9 Monaten ein. Die Amortisation basiert auf dokumentierten Zeiteinsparungen von 30% bei Nebenkostenabrechnungen, reduzierten Zahlungsrückständen durch automatisiertes Mahnwesen (ca. 15%) und geringerem Support-Aufwand durch Mieter-Self-Service (ca. 30%). Diese Werte variieren je nach Ausgangssituation und Prozessreife der Verwaltung.
Add-ons und Module werden projektspezifisch kalkuliert, detaillierte Staffelpreise ab 1.000 Einheiten erfordern individuelle Angebote. Mindestvertragslaufzeiten und Down-Scaling-Bedingungen bei Portfolioreduktion sollten vor Vertragsabschluss geklärt werden, da diese Informationen nicht standardmäßig veröffentlicht sind.
Die Standardimplementierung dauert 4-6 Wochen bei sauberen Bestandsdaten und Portfolios zwischen 50 und 500 Einheiten. Größere Verwaltungen mit über 1.000 Einheiten oder heterogenen Altdaten sollten 3-6 Monate einplanen. Diese Zeitspanne berücksichtigt Datenbereinigung, Systemkonfiguration, Schulungen und parallelen Testbetrieb vor dem vollständigen Umstieg.
Qualität der Bestandsdaten stellt den kritischsten Erfolgsfaktor dar. Datenbereinigung vor der Migration – Bereinigung von Dubletten, Vereinheitlichung von Adressformaten, Vervollständigung fehlender Informationen – nimmt häufig mehr Zeit in Anspruch als die technische Implementierung selbst. Verwaltungen mit unstrukturierten oder unvollständigen Daten sollten mehrere Monate zusätzlich für Data-Cleansing einplanen.
Der Migrationsprozess beginnt mit einem Kick-off-Workshop zur Analyse der bestehenden Prozesse und Identifikation von Anpassungsbedarfen. Datenimporte erfolgen aus CSV-Exporten oder direkten Extracts aus Vorsystemen, unterstützt durch das Implementierungsteam. Review-Sessions validieren die importierten Daten vor dem Go-Live. Die zweitägige Präsenzschulung vermittelt die Kernfunktionen, ergänzt durch umfangreiche eLearning-Bibliotheken für die vertiefende Einarbeitung.
Change-Management erfordert Management-Commitment und die Bereitschaft zur Prozessstandardisierung. Verwaltungen mit stark individuellen Workflows sollten prüfen, welche Sonderprozesse standardisiert werden können und wo echte Customizing-Anforderungen bestehen. Ein paralleler Testbetrieb vor dem vollständigen Umstieg reduziert Umstellungsrisiken erheblich.
Vorteile:
Nachweisbare Zeitersparnis: Automatisierung repetitiver Aufgaben wie Nebenkostenabrechnung, Mahnwesen und Fristenüberwachung führt zu dokumentierten Effizienzgewinnen von bis zu 30% in diesen Bereichen
Echte API-First-Strategie: Offene REST- und GraphQL-Schnittstellen ermöglichen tiefgehende Integrationen und eigene Entwicklungen ohne Abhängigkeit vom Anbieter
Moderne Cloud-Architektur: Automatische Updates ohne Ausfallzeiten, keine Server-Infrastruktur erforderlich, ortsunabhängiger Zugriff über Browser und mobile Apps
Deutscher Support mit kurzen SLAs: 2nd-Level-Support mit 24h-Reaktionszeit, Telefon-Hotline werktags, persönlicher Ansprechpartner ab mittlerer Lizenzstufe
ISO 27001-zertifizierte Sicherheit: Auditiertes Informationssicherheits-Management mit Hosting in deutschen Rechenzentren übertrifft Standard-DSGVO-Konformität
Mandantenfähigkeit: Verwaltung mehrerer rechtlich getrennter Gesellschaften innerhalb einer Systeminstanz reduziert Administrationsaufwand bei Verwaltungsgruppen
Herausforderungen:
Customizing-Grenzen: Stark individuelle Workflows oder sehr spezifische Abrechnungsordnungen können an funktionale Grenzen stoßen – Standardisierungsbereitschaft erforderlich
Fehlende IoT-Integration: Keine native Anbindung für umfassendes technisches Gebäudemanagement mit Smart-Building-Komponenten
Geringere Marktdurchdringung: Weniger Drittanbieter-Integrationen als etablierte Platzhirsche, kleineres Ökosystem spezialisierter Add-ons
Abhängigkeit von Datenqualität: Migration erfordert saubere Bestandsdaten, Datenbereinigung kann zeitintensiver sein als die eigentliche Implementierung
Skalierungsgrenzen: Bei Portfolios über 5.000 Einheiten können Performance oder Funktionstiefe nicht mehr optimal sein
Begrenzte öffentliche Referenzen: Weniger unabhängige Nutzerbewertungen verfügbar als bei marktführenden Lösungen
Die Software ist auf Verwaltungen mit 50-1.500 Einheiten optimiert, technisch sind bis zu 5.000 Einheiten möglich. In diesem Bereich bietet das System die beste Balance zwischen Funktionsumfang, Performance und Wirtschaftlichkeit. Kleinere Vermieter unter 50 Einheiten finden möglicherweise kostengünstigere Einstiegslösungen, während sehr große Verwaltungen über 5.000 Einheiten spezialisierte Enterprise-Systeme mit tieferer ERP-Integration benötigen könnten.
immolert bietet eine modernere Cloud-Architektur mit automatischen Updates, deutlich höhere Benutzerfreundlichkeit durch intuitives Interface-Design und einen stärkeren API-Fokus für Integrationen. Etablierte Anbieter punkten mit größerer Funktionstiefe für Großkonzerne mit komplexen ERP-Anforderungen und breiteren Drittanbieter-Ökosystemen. Die Wahl hängt von der Priorität zwischen moderner Technologie mit einfacher Bedienung und maximaler Funktionstiefe für Spezialanforderungen ab.
Standard-Export-Funktionen ermöglichen den Datenexport in gängige Formate wie CSV, XML und JSON. Die offenen APIs erlauben jederzeit die vollständige Extraktion aller Daten über Schnittstellen, ohne auf proprietäre Export-Tools angewiesen zu sein. Diese Architektur minimiert Vendor-Lock-in-Risiken und gewährleistet Datensouveränität auch bei späteren Systemwechseln.
Deutscher 2nd-Level-Support arbeitet mit einem Ticket-System und 24h-Reaktionszeit-SLA für alle eingehenden Anfragen. Die telefonische Hotline ist werktags von 8-18 Uhr besetzt. Ab mittleren Lizenzgrößen erhalten Kunden einen persönlichen Ansprechpartner für prioritäre Bearbeitung und direkten Draht zum Entwicklungsteam. Kritische Systemausfälle werden nach eskaliertem Prozess mit höherer Priorität behandelt.
Saubere Stammdaten zu Objekten, Mietern und Verträgen bilden die Grundvoraussetzung. Dubletten sollten bereinigt, Adressformate vereinheitlicht und fehlende Pflichtfelder vervollständigt sein. Die Qualität historischer Abrechnungsdaten bestimmt, ob Vergleichsrechnungen im neuen System möglich sind. Das Implementierungsteam führt eine Datenanalyse durch und identifiziert Bereinigungsbedarfe vor dem eigentlichen Import.
EBICS-Bankenschnittstellen und DATEV-Export sind standardmäßig integriert und ermöglichen die nahtlose Fortsetzung bestehender Workflows. Schnittstellen zu Heizkostenabrechnern wie Techem, Ista und Minol sind über XML/JSON-Formate verfügbar. Für individuelle Systeme wie spezialisierte CRM-Tools oder BI-Plattformen können über die REST- und GraphQL-APIs eigene Integrationen entwickelt oder durch Dienstleister implementiert werden.
