Objekt- & Mieterverwaltung: Zentrale Stammdatenverwaltung für alle Mieter-, Eigentümer- und Objektdaten mit vollständiger Vertragshistorie und integriertem Dokumentenarchiv. Das intelligente Fristenmanagement sendet automatische Erinnerungen zu Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen und wichtigen Terminen.
Nebenkostenabrechnung: Mandantenfähige Nebenkostenabrechnung nach Betriebskostenverordnung mit individuellen Umlageschlüsseln und automatisierten Berechnungsprozessen. Die integrierte Buchhaltungsfunktion umfasst Debitoren- und Kreditorenverwaltung, SEPA-Lastschriften sowie ein automatisiertes Mahnwesen.
Finanzverwaltung: DATEV-Schnittstelle für direkten Export und nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Automatisierte Prozesse mittels Workflow-Engine für wiederkehrende Abläufe wie Mahnläufe oder Vertragsanpassungen.
Dokumentenmanagement: Digitales Archiv mit Volltextsuche und revisionssicherer Archivierung aller Dokumente. Die OCR-Erkennung ermöglicht die Durchsuchbarkeit gescannter Unterlagen, DMS-Integrationen zu Systemen wie DocuWare oder ELO sind verfügbar.
Facility Management: Facility-Ticketing-System mit Online-Meldeportal für Störungen, strukturiertem Workflow und Eskalationsstufen. Mobile App für Techniker zur Vor-Ort-Dokumentation mit Fotos, Statusmeldungen und Offline-Fähigkeit.
Mieterportal: Self-Service-Portal für Mieter zum Einsehen von Rechnungen, Abrufen von Dokumenten und Melden von Änderungen. Entlastet die Verwaltung durch Automatisierung von Standardanfragen.
Reporting & Controlling: Dashboard mit Echtzeit-KPIs zu Leerstandsquoten, Forderungsausfällen und Cashflow. Standardreports für Belegungsstatistiken und ROI-Auswertungen unterstützen fundierte Geschäftsentscheidungen.
Integration & Flexibilität: REST-API und Standard-Connectoren zur Anbindung an SAP, Microsoft 365 und Hausbank-Portale via HBCI/FinTS. Mehrmandantenfähigkeit mit sauberer Trennung nach Gesellschaften, Fonds oder Objekten sowie rollenbasiertem Berechtigungskonzept.
Modularer Baukasten für individuelle Anforderungen
Die Software setzt konsequent auf ein modulares Lizenzierungsmodell. Verwaltungen zahlen ausschließlich für die tatsächlich benötigten Funktionspakete – Core, Abrechnung, Facility oder Mobile lassen sich frei kombinieren. Dieser Ansatz ermöglicht wachsenden Verwaltungen einen kostengünstigen Einstieg mit der Option zur schrittweisen Erweiterung ohne grundlegende Systemwechsel.
Technologie der nächsten Generation
Containerisierte Microservices-Architektur auf Basis von Docker und Kubernetes bildet die technische Grundlage. Diese Architektur bedeutet in der Praxis maximale Systemstabilität, da einzelne Komponenten gewartet werden können, während alle anderen Funktionen verfügbar bleiben. Neue Features werden alle zwei Monate automatisch eingespielt – manuelle Updates entfallen vollständig.
Höchste Sicherheitsstandards im EU-Raum
ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in der Europäischen Union, bestandener DSGVO-Audit, SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung bilden das Sicherheitskonzept. Alle Daten verbleiben innerhalb Deutschlands und der EU, was maximale Rechtssicherheit für Verwaltungen bedeutet.
Schnelle Integration durch Standard-Connectoren
Vorkonfigurierte Schnittstellen zu DATEV und SAP reduzieren den Einrichtungsaufwand erheblich. Nach Herstellerangaben beträgt die durchschnittliche Implementierungszeit pro Schnittstelle unter zwei Tage, was Zeit und Kosten bei der Systemeinführung spart.
Einschränkungen
Die Software ist konsequent als Cloud-Lösung konzipiert – klassische On-Premise-Installationen sind nicht vorgesehen. Hybrid-Lösungen für Großprojekte können auf Anfrage umgesetzt werden. Für Verwaltungen mit mehr als 5.000 Wohneinheiten oder sehr komplexen Business-Intelligence-Anforderungen können die Reporting-Funktionen an ihre Grenzen stoßen.
Wachsende Hausverwaltungen mit 50-500 Einheiten
Diese Zielgruppe profitiert besonders vom modularen Einstieg mit niedrigen Anfangsinvestitionen. Das System lässt sich Schritt für Schritt mit dem Unternehmenswachstum erweitern. Die intuitive Bedienoberfläche verkürzt die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter erheblich und reduziert Schulungsaufwände.
Mittelständische Verwaltungen mit 500-5.000 Einheiten
Verwaltungen dieser Größenordnung benötigen umfassende Automatisierung für effiziente Arbeitsprozesse. Die Workflow-Engine, das automatisierte Mahnwesen und die zahlreichen Schnittstellen entlasten Teams spürbar im operativen Geschäft. Die mehrmandantenfähige Architektur unterstützt die Verwaltung unterschiedlicher Objektportfolios oder Gesellschaften.
Modernisierungswillige Verwalter mit Digitalisierungsstrategie
Geeignet für Verwaltungen, die von veralteten Client-Server-Systemen oder Excel-basierten Lösungen migrieren möchten. Die cloud-native Architektur mit Mobile Apps und Mieterportal ermöglicht den Übergang ins digitale Zeitalter ohne Investitionen in eigene IT-Infrastruktur. Regelmäßige automatische Updates gewährleisten dauerhaft aktuelle Funktionen.
Compliance-orientierte Betriebe mit hohen Sicherheitsanforderungen
Verwaltungen mit strengen Anforderungen an Datenschutz und Rechtssicherheit finden in der ISO 27001-Zertifizierung, den DSGVO-konformen EU-Rechenzentren und der revisionssicheren Archivierung die notwendigen Nachweise. Das rollenbasierte Berechtigungskonzept unterstützt strikte Zugriffskontrollen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-native Plattform für professionelle Immobilienverwaltung positioniert sich als moderne Alternative zu etablierten Client-Server-Systemen. Die Software richtet sich primär an mittelständische Hausverwaltungen, WEG-Verwalter und gewerbliche Objektverwalter im DACH-Raum, die zwischen 50 und 5.000 Wohneinheiten betreuen. Der Fokus liegt auf der vollständigen Digitalisierung klassischer Verwaltungsprozesse – von der Nebenkostenabrechnung über das Mahnwesen bis zum technischen Facility Management.
Browserbasierter Zugriff ohne lokale Softwareinstallation bildet das Grundprinzip. Alle Funktionen laufen über aktuelle Webbrowser wie Chrome, Edge oder Firefox, was plattformunabhängiges Arbeiten von Windows, macOS oder Linux-Systemen ermöglicht. Die Microservices-Architektur sorgt dafür, dass einzelne Funktionsbereiche unabhängig voneinander aktualisiert werden können, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen. Wartungsfenster oder manuelle Update-Installationen durch die Verwaltung entfallen dadurch vollständig.
Workflow-Automatisierung durchzieht alle Funktionsbereiche und zielt auf die Reduzierung repetitiver Aufgaben. Die Workflow-Engine ermöglicht die Definition regelbasierter Prozesse für Mahnläufe, Vertragsanpassungen oder Fristenüberwachung. Das Facility-Ticketing-System mit Eskalationsstufen verhindert, dass Störungsmeldungen unbearbeitet bleiben. Die elektronische Vorlagen-Bibliothek verkürzt die Bearbeitungszeit für Standardschreiben erheblich. Nach Herstellerangaben resultiert dies in durchschnittlichen Zeitersparnissen von 20-30% bei Standardprozessen wie Nebenkostenabrechnungen und Mahnwesen.
Spezialisierter Mittelständler mit Fokus auf Immobilien- und Facility-Management-Software entwickelt und vertreibt SIDOMO seit etwa 2010. Das Unternehmen beschäftigt rund 50 Mitarbeiter, davon etwa 10 in der Softwareentwicklung. Diese Größe positioniert Deflize und Partner zwischen Start-ups mit unsicherer Zukunft und Großkonzernen mit langen Entscheidungswegen – groß genug für Stabilität und Produktweiterentwicklung, klein genug für direkte Kundennähe und flexible Anpassungen.
Agile Entwicklungsmethodik nach Scrum prägt die Unternehmenskultur. Kundenfeedback fließt direkt in die Produktentwicklung ein, neue Features werden in kurzen Zyklen alle zwei Monate ausgerollt. Über 100 Verwaltungen im deutschsprachigen Raum nutzen nach Anbieterangaben bereits SIDOMO. Der Support operiert mit 24/7-Hotline und verspricht Reaktionszeiten unter vier Stunden – eine für mittelständische Softwareanbieter überdurchschnittlich starke Service-Leistung. Ticketbasierte Service Level Agreements geben größeren Kunden Planungssicherheit bei kritischen Anfragen.
Reine SaaS-Lösung ohne eigene Hardware-Anforderungen bildet das Bereitstellungsmodell. Die Software läuft in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Anwender benötigen lediglich einen aktuellen Webbrowser und Internetzugang – keine Serverinstallationen, keine lokalen Datenbanken, keine eigene Backup-Infrastruktur. Die containerbasierte Infrastruktur passt Rechenkapazitäten automatisch an den tatsächlichen Bedarf an, was gleichbleibende Performance auch bei Lastspitzen wie Abrechnungszeiträumen gewährleistet.
End-to-End-Verschlüsselung via SSL/TLS schützt alle Datenübertragungen zwischen Anwenderbrowsern und Servern. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung verhindert unbefugten Zugriff selbst bei kompromittierten Passwörtern. Das rollenbasierte Rechtesystem erlaubt granulare Zugriffskontrollen – jeder Nutzer sieht ausschließlich die für seine Aufgaben relevanten Daten und Funktionen. Automatische tägliche Backups mit mehrstufiger Versionierung ermöglichen die Wiederherstellung von Daten bei Bedarf.
REST-API für eigene Entwicklungen oder Spezial-Anbindungen steht zur Verfügung. Standard-Connectoren für DATEV, SAP und Microsoft 365 sind vorkonfiguriert und reduzieren Integrationsaufwände erheblich. Die HBCI/FinTS-Anbindung ermöglicht direkten Zahlungsverkehr mit Hausbanken. CSV- und Excel-Importfunktionen erleichtern die Datenübernahme aus Altsystemen. Für die Integration von Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare oder ELO existieren spezifische Schnittstellen.
Monatliche Subscription pro Modul bildet die Grundlage der Preisgestaltung. Die Lizenzierung erfolgt entweder pro Wohneinheit oder pro Anwender, abhängig vom gewählten Funktionspaket. Konkrete Preise werden nicht öffentlich kommuniziert und müssen individuell beim Anbieter angefragt werden. Diese Intransparenz erschwert Vorab-Vergleiche mit Wettbewerbsprodukten und sollte bei der Angebotsanfrage explizit adressiert werden.
Einmalige Setup-Gebühr für Systemeinrichtung und Datenmigration kommt hinzu. Die Höhe dieser Gebühr variiert nach Komplexität der Altsystem-Landschaft und Datenmenge. Als Richtwert gilt etwa ein bis zwei Personentage Aufwand pro 100 migrierter Wohneinheiten. Hosting, regelmäßige Updates und Systemwartung sind in der monatlichen Subscription enthalten – separate Wartungsverträge oder Update-Gebühren entfallen.
TCO-Betrachtung fällt im Vergleich zu On-Premise-Lösungen günstiger aus, da Investitionen in Server-Hardware, Backup-Systeme und IT-Personal für Systemadministration wegfallen. Nach Herstellerangaben resultieren Automatisierungen in 20-30% Zeitersparnis bei Standardprozessen, was eingesparten Personalkosten entspricht. Bei der Kalkulation sollten jedoch folgende Faktoren berücksichtigt werden: Datenmigration bindet interne Ressourcen, wachsende Einheiten- oder Nutzerzahlen erhöhen die laufenden Kosten, und individuelle Schnittstellen-Anpassungen können Zusatzkosten verursachen.
Strukturierter Projektablauf in drei Phasen charakterisiert den Migrationsprozess. Phase 1 umfasst Anforderungsanalyse und Datenmapping und dauert typischerweise zwei bis drei Wochen. Phase 2 beinhaltet eine Pilot-Installation mit ausgewählten Objekten über vier bis acht Wochen. Phase 3 realisiert den vollständigen Rollout, wobei die Gesamtdauer für Portfolios von 500 bis 2.000 Einheiten zwischen drei und sechs Monaten liegt.
Datenbereinigung vor der Migration stellt den kritischsten Erfolgsfaktor dar. Fehlerhafte oder inkonsistente Altdaten verursachen erhebliche Probleme im neuen System und verzögern den produktiven Start. Empfohlen wird eine systematische Prüfung und Korrektur von Stammdaten, Vertragsinformationen und Abrechnungshistorien vor Beginn der technischen Migration. Standardimporte erfolgen über CSV- und Excel-Formate oder direkte Schnittstellen zu gängigen Altsystemen.
Dedizierte Key-User aus Verwaltung und IT-Bereich sollten frühzeitig benannt werden. Diese Personen durchlaufen intensive Schulungen in drei Stufen: Basis-Training (Grundfunktionen), Advanced-Training (Spezialfunktionen) und Admin-Training (Systemverwaltung). Der Gesamtumfang beträgt 16 bis 24 Stunden pro Funktionsmodul. Unterstützung durch den Anbieter umfasst Webinare, Online-Dokumentation und optional buchbare Inhouse-Workshops. Der Support via Ticketportal und 24/7-Hotline steht ab dem ersten Produktivtag zur Verfügung. Realistische Zeitpuffer für unvorhergesehene Herausforderungen – besonders bei der Datenmigration – sollten eingeplant werden, da Kundenfeedback zeigt, dass Onboarding-Phasen häufig länger dauern als ursprünglich kalkuliert.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Pilotphase mit ausgewählten Objekten dauert typischerweise vier bis acht Wochen. Eine vollständige Implementierung für Portfolios von 500 bis 2.000 Wohneinheiten nimmt drei bis sechs Monate in Anspruch. Der größte Zeitfaktor liegt in der Datenmigration mit etwa ein bis zwei Personentagen Aufwand pro 100 Wohneinheiten. Kundenerfahrungen zeigen, dass realistische Planung mit ausreichenden Zeitpuffern entscheidend ist, da Onboarding-Prozesse häufig länger dauern als ursprünglich kalkuliert.
Standardimporte erfolgen über CSV- und Excel-Formate oder direkte Schnittstellen zu gängigen Altsystemen. Kritisch wichtig ist die systematische Datenbereinigung vor der Migration. Fehlerhafte oder inkonsistente Altdaten verursachen erhebliche Probleme im neuen System und verzögern den produktiven Start. Empfohlen wird eine strukturierte Prüfung und Korrektur von Stammdaten, Verträgen und Abrechnungshistorien im Vorfeld.
Die Software nutzt ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren ausschließlich in der Europäischen Union mit bestandenem DSGVO-Audit. SSL/TLS-Verschlüsselung schützt alle Datenübertragungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung verhindert unbefugten Zugriff. Die Datenhaltung erfolgt vollständig in Deutschland beziehungsweise der EU, was maximale Rechtssicherheit nach europäischem Datenschutzrecht gewährleistet. Automatische tägliche Backups mit mehrstufiger Versionierung ermöglichen Datenwiederherstellung bei Bedarf.
Die offene REST-API erlaubt eigene Entwicklungen und Spezial-Anbindungen. Verwaltungen können individuelle Schnittstellen programmieren oder programmieren lassen. Standard-Connectoren zu DATEV, SAP und Microsoft 365 sind bereits fertig konfiguriert und einsatzbereit. Die HBCI/FinTS-Schnittstelle ermöglicht direkten Zahlungsverkehr mit Hausbanken. Für spezifische Anforderungen sollte die Qualität der API-Dokumentation beim Anbieter erfragt werden.
Die modulare Subscription-Struktur bedeutet Zahlung nur für genutzte Funktionspakete und Einheiten oder Nutzer. Konkrete Preise werden nicht öffentlich kommuniziert und müssen individuell beim Anbieter angefragt werden. Zusätzlich zur monatlichen Gebühr fallen einmalige Setup-Kosten für Systemeinrichtung und Datenmigration an. Hosting, Updates und Wartung sind in der Subscription enthalten. Für fundierte Kaufentscheidungen sollten detaillierte Beispielrechnungen für die spezifische Unternehmensgröße eingeholt werden.
Kleinstvermieter mit weniger als 50 Wohneinheiten finden meist kein vorteilhaftes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Großportfolios über 5.000 Einheiten mit sehr komplexen Finanzplanungs- oder Business-Intelligence-Anforderungen können an Funktionsgrenzen stoßen. Verwaltungen mit strikten On-Premise-Anforderungen ohne Akzeptanz für Cloud-Lösungen sind aufgrund der ausschließlichen SaaS-Bereitstellung nicht geeignet – Hybrid-Modelle für Großprojekte sind nur auf spezielle Anfrage verfügbar.
