Angebots- & Auftragsverwaltung: Automatische Kalkulation erfasst Material-, Lohn- und Gemeinkosten gleichzeitig und verhindert Kalkulationsfehler. Über 250 fertige Vorlagen für typische Handwerksleistungen in Elektro, SHK, Maler und Trockenbau beschleunigen die Angebotserstellung. Status-Tracking begleitet jeden Auftrag von der Anfrage bis zur Abnahme mit automatischen Erinnerungen. Zentrale Dokumentenablage verknüpft Pläne, Lieferscheine und Baustellenfotos direkt mit dem jeweiligen Projekt.
Mobile Arbeit auf der Baustelle: Zeiterfassung per App funktioniert komplett offline und synchronisiert automatisch bei Netzverbindung. GPS-gestützte Baustellendokumentation erfasst Standort, Fotos und Notizen mit Zeitstempel für lückenlose Nachvollziehbarkeit. Digitales Fahrtenbuch protokolliert Kilometerleistungen automatisch für die Abrechnung. Baufortschrittsberichte lassen sich direkt von der Baustelle per Knopfdruck an Kunden versenden.
Kaufmännische Abwicklung: Rechnungsstellung umfasst Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und individuelle Layouts mit Firmenbranding. Automatisches Mahnwesen versendet Zahlungserinnerungen gestaffelt und ermöglicht SEPA-Lastschrift. DATEV-Export liefert Buchhaltungsdaten direkt an den Steuerberater ohne doppelte Datenpflege. USt-Voranmeldung und Deckungsbeitragsrechnung je Auftrag zeigen die Rentabilität jedes Projekts transparent auf.
Material & Lager: Bestellvorschläge basieren auf Verbrauchshistorie und aktuellem Restbestand zur Vermeidung von Materialengpässen. Direkte Anbindung an Großhändler wie Würth und Sonepar ermöglicht Live-Verfügbarkeitsabfragen und elektronische Bestellungen. Lagerverwaltung führt Bestände nach Lagerorten und Artikelgruppen mit Mindestbestandswarnungen.
Kundenpflege & Organisation: CRM-Funktionen speichern komplette Kundenhistorie inklusive aller Serviceeinsätze und Kommunikation. Terminplanung mit Kalenderintegration versendet automatische Erinnerungen per SMS oder E-Mail an Kunden und Mitarbeiter. Auswertungen für Betriebskosten und Projektrentabilität liefern Kennzahlen für betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Echte Offline-Fähigkeit der mobilen App unterscheidet die Lösung von vielen Cloud-Konkurrenten, die bei Netzausfall nicht nutzbar sind. Monteure erfassen Arbeitszeiten, Materialverbräuche und Baustellenfotos unabhängig von der Internetverbindung. Die lokale Datenspeicherung verhindert Informationsverluste und nachträgliches Rekonstruieren von Arbeitszeiten. Sobald wieder Netzempfang besteht, synchronisiert die App automatisch im Hintergrund mit der Zentrale.
Über 250 branchenspezifische Vorlagen gehen deutlich über Standard-Textbausteine hinaus. Die Vorlagen enthalten vollständige Kalkulationen mit branchenüblichen Material-, Lohn- und Gemeinkostensätzen für typische Handwerksleistungen. Betriebe müssen nicht jedes Angebot von Grund auf neu erstellen, sondern passen fertige Leistungspakete an die konkrete Situation an. Der Hersteller beziffert die Zeitersparnis bei der Angebotserstellung mit bis zu 25 Prozent gegenüber manueller Kalkulation.
Modularer Aufbau ohne Systemwechsel ermöglicht schrittweise Digitalisierung entsprechend dem Betriebswachstum. Kleine Betriebe starten mit Grundfunktionen und aktivieren zusätzliche Module bei Bedarf ohne Migration oder Datenverlust. Die Architektur verhindert das häufige Problem, nach wenigen Jahren die Software komplett wechseln zu müssen. Unternehmen zahlen nur für tatsächlich benötigte Funktionen und können diese jederzeit erweitern.
Made in Germany mit ISO 27001-Zertifizierung bedeutet mehr als nur deutsches Hosting. Entwicklung, Produktmanagement und Support finden vollständig in Heilbronn statt mit direktem Draht zu den Entwicklern. Die ISO 27001-Zertifizierung umfasst das gesamte Informationssicherheits-Managementsystem inklusive Entwicklungsprozessen, nicht nur die Rechenzentren. Das schafft rechtliche Sicherheit bei Datenschutz-Audits und erfüllt Anforderungen größerer Auftraggeber an die Datensicherheit.
Einschränkungen: Die Ressourcen- und Personalplanung erreicht nicht die Tiefe spezialisierter Workforce-Management-Systeme. Betriebe mit komplexen Schichtmodellen, detaillierter Qualifikationsplanung oder projektübergreifender Ressourcenoptimierung stoßen an Grenzen. Eine native CAD- oder DXF-Integration fehlt komplett, sodass planintensive Gewerke Umwege über Bildformate gehen müssen. Für Betriebe mit sehr individuellen Prozessen kann die Anpassungstiefe zu gering ausfallen.
Wachsende Kleinbetriebe mit 5-25 Mitarbeitern profitieren vom skalierbaren Konzept besonders stark. Betriebe in dieser Größenordnung haben die Zettelwirtschaft hinter sich gelassen, benötigen aber noch keine Enterprise-Komplexität. Die Software wächst mit steigenden Anforderungen mit, ohne dass nach zwei Jahren ein kostspieliger Systemwechsel ansteht. Der modulare Aufbau passt sich verändernden Geschäftsmodellen an, etwa beim Aufbau eines Servicebereichs neben dem Projektgeschäft.
Mobile Teams im Außendienst mit häufigen Baustelleneinsätzen in netzarmen Gebieten finden hier eine verlässliche Lösung. Die Offline-Fähigkeit verhindert Dokumentationslücken in Kellern, Industriegebieten oder ländlichen Regionen ohne stabilen Mobilfunk. Monteure arbeiten ohne Unterbrechungen weiter, während andere Systeme bei Verbindungsabbrüchen Daten verlieren. Die automatische Synchronisation entlastet das Büropersonal von manueller Datennachpflege und Rückfragen.
Betriebe mit DATEV-Steuerberater eliminieren durch die direkte Schnittstelle zeitraubende Doppelerfassungen. Die monatliche Buchführung reduziert sich auf einen Export-Klick statt manueller Listen und Belegsammlungen. Steuerberater erhalten die Daten in ihrem gewohnten Format ohne Konvertierung oder Nacharbeitung. Das senkt nicht nur den internen Aufwand, sondern häufig auch die Steuerberaterkosten durch geringeren Bearbeitungsaufwand.
Handwerksbetriebe mit wiederkehrenden Standardleistungen nutzen die Vorlagenbibliothek als echten Wettbewerbsvorteil. Installationsbetriebe, Wartungsdienste und Renovierungsspezialisten mit typischen Leistungspaketen erstellen Angebote in Minuten statt Stunden. Die hinterlegten Kalkulationen basieren auf Branchenerfahrung und minimieren Preisfindungsfehler. Betriebe mit sehr projektspezifischen Sonderanfertigungen profitieren hingegen weniger von diesem Merkmal.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Cloud-Architektur bildet das technische Fundament der Lösung. Die Software basiert auf HTML5 und Microservices-Technologie, was browserbasierte Nutzung ohne lokale Installation ermöglicht. Anwender greifen über gängige Browser auf die vollständige Funktionalität zu, unabhängig vom Betriebssystem. Automatische Updates erfolgen serverseitig ohne Installationsaufwand beim Anwender, was den IT-Administrationsaufwand minimiert.
Drei Ausbaustufen strukturieren das Funktionsangebot nach Betriebsgröße und Anforderungen. Die Basic-Variante für 49 Euro pro Nutzer deckt Grundfunktionen für Kleinbetriebe ab. Pro für 89 Euro erweitert um fortgeschrittene Funktionen wie Projektcontrolling und erweiterte Schnittstellen. Enterprise für 149 Euro bietet vollständige Funktionstiefe inklusive API-Zugriff und Priorisiertem Support. Betriebe zahlen nur für tatsächlich benötigte Leistungen und können Tarife monatlich anpassen.
Deutsche Entwicklung und Betreuung prägen den gesamten Produktlebenszyklus. Das Entwicklungsteam sitzt am Hauptsitz in Heilbronn mit direktem Kundenkontakt für Feedback und Feature-Wünsche. Die Rechenzentren befinden sich ausschließlich in Deutschland und unterliegen deutschem Datenschutzrecht. Support erfolgt durch deutschsprachige Mitarbeiter ohne Offshore-Callcenter, was bei komplexen Fachfragen die Lösungsqualität erhöht.
Seit 1998 am Markt positioniert die shm software GmbH & Co. KG als etablierten Anbieter mit langfristiger Perspektive. Über 25 Jahre Spezialisierung auf Handwerkersoftware zeigen Branchenkenntnis und Beständigkeit jenseits kurzlebiger Technologie-Startups. Die Produktfamilie umfasst mehrere Lösungen für unterschiedliche Betriebsgrößen, wobei shm profit Handwerk die mittelständische Ausbaustufe darstellt.
Eigentümergeführte Struktur ohne externe Investoren oder Börsendruck ermöglicht langfristige Produktentwicklung. Strategische Entscheidungen orientieren sich an Kundenbedürfnissen statt Exit-Szenarien oder kurzfristigen Gewinnzielen. Die Firmengröße von etwa 80 Mitarbeitern verbindet professionelle Strukturen mit persönlichem Kundenkontakt. Betriebe haben oft direkte Ansprechpartner statt anonymer Ticket-Systeme, was bei komplexen Implementierungen den Unterschied macht.
REST-API für individuelle Integrationen öffnet die Plattform für Anbindungen an bestehende Unternehmenssysteme. Die Programmierschnittstelle ermöglicht Datenaustausch mit ERP-Systemen, Webshops oder branchenspezifischer Spezialsoftware. Die Dokumentation steht allerdings nur Kunden und zertifizierten Partnern zur Verfügung, was die technische Bewertbarkeit vor Vertragsabschluss einschränkt. Individuelle Schnittstellenprojekte erfordern üblicherweise Entwicklungsaufwand durch den Anbieter oder zertifizierte Partner.
Standardschnittstellen für häufige Anwendungsfälle sind vorkonfiguriert verfügbar. Die DATEV-Anbindung exportiert Buchungsdaten im Format des Steuerberaterstandards ohne manuelle Konvertierung. Schnittstellen zu lexoffice und sevDesk ermöglichen alternative Buchhaltungsszenarien. Die Großhändler-Anbindungen an Würth und Sonepar erlauben Verfügbarkeitsabfragen und elektronische Bestellungen, wobei die Tiefe der Integration je nach Großhändler variiert.
GoBD-Konformität erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung an ordnungsgemäße digitale Buchführung. Die Software gewährleistet Unveränderbarkeit von Rechnungen nach Finalisierung, Protokollierung von Änderungen und revisionssichere Archivierung. Für Betriebe mit Betriebsprüfungen bietet das rechtliche Sicherheit und vermeidet kostspielige Nachforderungen. Die Zertifizierung wird regelmäßig erneuert und an aktuelle rechtliche Anforderungen angepasst.
Drei Lizenzmodelle strukturieren die monatlichen Kosten nach Funktionsumfang. Basic für 49 Euro pro Nutzer umfasst Angebotserstellung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung für Betriebe mit einfachen Anforderungen. Pro für 89 Euro erweitert um Projektcontrolling, erweiterte Auswertungen und Materialwirtschaft für wachsende Betriebe. Enterprise für 149 Euro bietet vollständige Funktionstiefe mit API-Zugriff, priorisiertem Support und Anpassungsoptionen für größere Organisationen.
Realistische Gesamtkostenrechnung für einen typischen 10-Personen-Betrieb über fünf Jahre liegt bei etwa 70.000 Euro. Diese Kalkulation beinhaltet monatliche Lizenzen, initiale Implementierung mit Datenmigration, Hardware für mobile Nutzung, Schulungen und laufende Supportkosten. Das entspricht monatlichen Gesamtkosten von rund 1.165 Euro. Einzelne Zusatzmodule wie erweiterte Lagerhaltung oder Projektmanagement-Funktionen erhöhen die Kosten um 10-30 Euro pro Nutzer zusätzlich.
Versteckte Kostenfallen entstehen häufig bei der Datenmigration und individuellen Anpassungen. Der Import von Altdaten aus Excel oder Vorgängersystemen erfordert oft manuelle Bereinigung und Strukturanpassung, was zusätzliche Beratungstage verursacht. Nicht genutzte Module verursachen laufende Kosten, wenn sie im Paket gebucht aber nicht aktiv eingesetzt werden. Individuelle Workflow-Anpassungen oder Schnittstellenerweiterungen werden projektbasiert abgerechnet und können schnell vier- bis fünfstellige Beträge erreichen.
Return on Investment tritt laut Herstellerangaben nach 6-12 Monaten ein durch verschiedene Effekte. Zeitersparnis bei der Angebotserstellung durch Vorlagen und Kalkulations-Automatisierung summiert sich zu mehreren Stunden pro Woche. Reduzierte Fehlerquote bei Rechnungen und Nachkalkulation vermeidet Verluste durch vergessene Positionen oder Kalkulationsfehler. Verbesserte Auslastungsplanung erhöht die produktive Zeit durch Vermeidung von Leerläufen und Doppelbelegungen.
Implementierungsdauer variiert erheblich nach Betriebsgröße und Datenumfang. Kleinstbetriebe mit überschaubarem Datenbestand schaffen die Umstellung in 1-2 Wochen mit externer Unterstützung. Mittlere Betriebe mit umfangreicher Datenmigration, individuellen Anpassungen und gestaffelten Schulungen benötigen realistisch 4-8 Wochen. Die Parallelphase mit doppelter Datenpflege in Alt- und Neu-System belastet besonders das Büropersonal und sollte zeitlich begrenzt werden.
Datenmigration stellt die größte technische Herausforderung dar. Altdaten aus Excel-Listen, Zettelwirtschaft oder Vorgängersystemen müssen strukturiert, bereinigt und formatiert werden. CSV- und Excel-Import-Funktionen erleichtern den Prozess, treffen aber selten exakt auf die Datenstruktur des Altsystems. Besonders Kundenstammdaten, offene Angebote und laufende Projekte erfordern sorgfältige manuelle Nacharbeit. Historische Auftragsdaten werden oft nur teilweise oder gar nicht migriert, um den Aufwand zu begrenzen.
Erfolgsfaktor Management-Commitment entscheidet häufig über Erfolg oder Scheitern der Digitalisierung. Der Betriebsinhaber oder Geschäftsführer muss die Umstellung aktiv treiben und vorleben, nicht nur formal genehmigen. Mitarbeiter übernehmen neue Arbeitsweisen nur dann konsequent, wenn die Führungsebene selbst im System arbeitet und Rückfälle zu alten Methoden unterbindet. Externe Implementierungspartner können technisch unterstützen, aber die organisatorische Verankerung muss intern erfolgen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, die App speichert erfasste Daten lokal auf dem Gerät und arbeitet unabhängig von Netzverbindung. Zeiterfassung, Materialverbräuche, Fotos und Notizen werden vollständig im Offline-Modus dokumentiert. Sobald wieder Internetempfang besteht, synchronisiert die App automatisch im Hintergrund ohne Benutzereingriff. Die Synchronisation erfolgt verschlüsselt und übermittelt nur geänderte Daten zur Schonung des Datenvolumens.
Key-User wie Geschäftsführer oder Bürokräfte benötigen etwa 20-30 Stunden für die vollständige Einarbeitung inklusive Konfiguration und Stammdatenpflege. Büromitarbeiter mit fokussierten Aufgaben wie Rechnungsstellung kommen mit 4-16 Stunden je nach Aufgabenbereich aus. Monteure für die mobile Zeiterfassung und Baustellendokumentation benötigen typischerweise 2-4 Stunden Training. Die Einarbeitung erfolgt idealerweise gestuft mit Praxisphasen zwischen Schulungsblöcken.
Der Support ist während regulärer Geschäftszeiten per Telefon, E-Mail und Ticket-System erreichbar mit Reaktionszeiten unter vier Stunden laut Service Level Agreement. Enterprise-Kunden erhalten Zugang zu einer 24/7-Hotline für kritische Systemausfälle. Die Verfügbarkeit der Cloud-Infrastruktur liegt laut Anbieter bei über 99,5 Prozent jährlich. Bei geplanten Wartungsarbeiten erfolgen Benachrichtigungen mindestens 48 Stunden im Voraus, üblicherweise außerhalb der Geschäftszeiten.
HERO Software eignet sich besonders für Betriebe mit komplexen Personalplanungs-Anforderungen und detaillierter Ressourcenoptimierung. Craftnote fokussiert auf maximale Einfachheit und schnelle Implementierung für Kleinstbetriebe ohne IT-Kenntnisse. Handwerker-Software punktet mit tiefer Integration in Großhändler-Systeme und CAD-Schnittstellen für planintensive Gewerke. Die Wahl hängt von den spezifischen Prioritäten ab: Personalplanung, Einfachheit, Planintegration oder eben Offline-Fähigkeit und Skalierbarkeit.
Die modulare Architektur ist explizit auf Skalierbarkeit ausgelegt und begleitet typischerweise Betriebe von 5 bis 50 Mitarbeiter ohne Systemwechsel. Neue Funktionsmodule werden im laufenden Betrieb aktiviert ohne Datenmigration oder Neuinstallation. Die Lizenzkosten steigen proportional mit Nutzerzahl und gebuchten Modulen, bleiben aber planbar. Für Betriebe mit über 50 Mitarbeitern oder sehr spezifischen Anforderungen kann ein Upgrade auf Enterprise-Lösungen oder Branchenspeziallösungen notwendig werden.
Die Basispreise für die drei Haupttarife sind öffentlich kommuniziert. Konkrete Preise für einzelne Zusatzmodule wie erweiterte Lagerhaltung, spezielle Schnittstellen oder Projektmanagement-Funktionen werden üblicherweise im direkten Vertriebsgespräch genannt. Rabattstaffeln bei Mehrfachlizenzen variieren nach Nutzeranzahl und Vertragslaufzeit. Diese Intransparenz erschwert die Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern und realistische Budgetplanung vor dem Erstkontakt. Interessenten sollten vollständige Anforderungen frühzeitig kommunizieren für realistische Gesamtkosteneinschätzung.