Mobile Baustellenabwicklung:
Angebots- und Auftragswesen:
Projekt- und Ressourcenplanung:
Dokumentation und Qualitätssicherung:
Controlling und Auswertung:
Kommunikation und Zusammenarbeit:
Echte GaLaBau-Spezialisierung unterscheidet galawork fundamental von Universallösungen. Die Software wurde ausschließlich für Garten- und Landschaftsbauer entwickelt – mit spezifischen Leistungsverzeichnissen, einer Pflanzendatenbank mit über 5.000 Artikeln und Prozessen, die genau auf diese Branche zugeschnitten sind. Die automatische Preisaktualisierung erfolgt über direkte Lieferanten-APIs, sodass Betriebe nicht selbst Preise pflegen müssen. Während andere Anbieter viele Gewerke bedienen und entsprechend Kompromisse eingehen müssen, konzentriert sich galawork seit 2018 ausschließlich auf den GaLaBau und entwickelt eng mit Pilotbetrieben zusammen.
Vollwertige Offline-Arbeit ohne Aufpreis stellt einen erheblichen Vorteil gegenüber vielen Wettbewerbern dar. Die mobile App ist standardmäßig vollständig offline-fähig – keine abgespeckte Version, keine Zusatzkosten für erweiterte Mobile-Funktionen. Alle wichtigen Funktionen wie Zeiterfassung, Fotodokumentation, Tagesberichte und Materialabrufe funktionieren auch ohne Netzverbindung und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. Für Baustellen in ländlichen Außenbereichen oder bei schlechter Netzabdeckung ist dies ein entscheidender Praxisvorteil, der den Arbeitsfluss nicht unterbricht.
Wetterrisiko-Integration für vorausschauende Planung hebt galawork von den meisten anderen Handwerkersoftware-Lösungen ab. Die Software integriert automatische Wetterwarnungen via OpenWeather-API direkt in die Baustellenplanung. Bei Starkregen, Frost oder extremer Hitze werden betroffene Projekte automatisch markiert und Disponenten können proaktiv reagieren. Dies hilft nicht nur bei der Personalplanung und Maschinendisposition, sondern auch bei der frühzeitigen Kundenkommunikation und reduziert wetterbedingte Ausfälle und Diskussionen.
Moderne API-First-Architektur ermöglicht eine deutlich flexiblere Integration mit anderen Systemen als bei vielen etablierten Anbietern. Die technische Basis mit Microservices, Docker und einer vollständig dokumentierten REST-API (Swagger-Dokumentation) erlaubt schnelle und kostengünstige Anbindungen an spezielle Tools oder interne Systeme. Eigene Erweiterungen lassen sich vergleichsweise einfach realisieren, ohne auf langsame Entwicklungszyklen oder teure Sonderentwicklungen angewiesen zu sein.
Einschränkungen: Die konsequente GaLaBau-Fokussierung macht die Software perfekt für diese Branche, aber ungeeignet für Mischbetriebe mit anderen Gewerken. Wer auch Tiefbau, Straßenbau oder andere Handwerksleistungen erbringt, braucht entweder Anpassungen oder eine andere Lösung. Tiefe CAD-Integration für komplexe 3D-Geländemodellierung ist nicht die Stärke dieser Software – sie konzentriert sich auf die operative Baustellenabwicklung. Umfangreiche CRM-Funktionen für große Kundensegmentierungen und Marketing-Automation fehlen ebenfalls.
Klein- und Mittelbetriebe mit 3-50 Mitarbeitern im reinen GaLaBau finden in galawork eine optimal zugeschnittene Lösung. Betriebe, die hauptsächlich oder ausschließlich im Garten- und Landschaftsbau arbeiten und eine durchgängige digitale Lösung von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung suchen, profitieren von der Branchenspezialisierung. Die Software ist weder unterdimensioniert für kleine Teams noch überkomplex für mittelgroße Betriebe – sie trifft die Anforderungen dieser Größenordnung präzise.
Betriebe mit vielen Außenbaustellen und mobilen Teams gewinnen durch die vollwertige Offline-Funktionalität erhebliche Praxisvorteile. Wenn Mitarbeiter hauptsächlich draußen arbeiten und oft in Gebieten mit schlechter Netzabdeckung unterwegs sind, eliminiert die robuste Offline-App frustrierende Arbeitsunterbrechungen. GPS-basierte Zeiterfassung und mobile Dokumentation reduzieren den Papierkrieg erheblich und schaffen Transparenz zwischen Baustelle und Büro.
Unternehmen beim Umstieg von Excel und manueller Verwaltung finden in galawork einen überschaubaren Einstieg in die Digitalisierung. Für Betriebe, die bisher mit Excel-Tabellen, Zettelwirtschaft oder veralteter Software arbeiten und nun den Sprung wagen möchten, ist die Einarbeitungszeit mit durchschnittlich 2-4 Wochen für Kleinbetriebe überschaubar. Die Zeitersparnis durch automatisierte Angebotserstellung und präzise Materialdisposition macht sich schnell bemerkbar und motiviert zur weiteren Nutzung.
GaLaBau-Betriebe mit Fokus auf Qualitätsdokumentation profitieren von den starken Dokumentationswerkzeugen. Wenn saubere Baustellendokumentation, lückenloses Mängelmanagement und rechtssichere Nachweisführung wichtig sind – etwa bei öffentlichen Aufträgen oder anspruchsvollen Privatkunden –, bietet die Software Foto-Zeitstempel, GPS-Verortung und GAEB-Integration für professionelle Standards.
Weniger geeignet ist galawork für Großbetriebe über 100 Mitarbeiter mit komplexen ERP-Anforderungen und umfangreichen Konzernstrukturen. Mischbetriebe, die mehrere Gewerke wie Tiefbau, Straßenbau oder Metallbau gleichwertig abbilden müssen, stoßen an Grenzen. Betriebe mit sehr CAD-lastigen Planungsabteilungen oder Bedarf an komplexer 3D-Visualisierung benötigen zusätzliche Spezialsoftware. Unternehmen mit umfangreichen CRM-Anforderungen für große Kundensegmentierungen und Marketing-Automation müssen ergänzende Systeme einbinden.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Die galabau workgroup GmbH wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt etwa 25 Mitarbeiter ausschließlich für die Entwicklung und den Support von GaLaBau-Software. Eigenfinanziertes Wachstum ohne externe Investoren-Einflüsse ermöglicht dem Unternehmen, sich konsequent an den Bedürfnissen der Zielgruppe auszurichten, ohne strategische Richtungswechsel durch Kapitalgeber befürchten zu müssen. Das organische Wachstum basiert auf Kundenzufriedenheit und Weiterempfehlungen.
Mit einer Weiterempfehlungsquote von 87% (eigene Umfrage 2024) liegt das Unternehmen deutlich über dem Branchendurchschnitt. Anwender heben in Bewertungen besonders die einfache Handhabung, schnelle Einarbeitung und robuste Offline-Funktionen hervor. Das interne Entwicklungsteam arbeitet mit agilen Methoden wie Scrum und Kanban, setzt auf Testautomatisierung und kontinuierliche Integration. Diese moderne Entwicklungskultur garantiert hohe Code-Qualität und ermöglicht schnelle Reaktionen auf Kundenfeedback – ein Vorteil gegenüber jahrzehntealten Legacy-Systemen mit starren Wartungszyklen.
Zukunftssichere Cloud-Architektur bildet das technische Fundament von galawork. Die Software basiert auf moderner Microservices-Architektur mit Docker-Containern, gehostet bei Hetzner in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren. Dies bedeutet DSGVO-konforme Datenhaltung ohne Datenabfluss ins Ausland, automatische Skalierung bei wachsenden Anforderungen und hohe Verfügbarkeit ohne eigene Server-Investitionen. Betriebe benötigen keine IT-Infrastruktur und profitieren von professionellem Betrieb mit redundanten Systemen.
Offene Schnittstellen für individuelle Erweiterungen ermöglichen flexible Anpassungen an spezifische Anforderungen. Über die vollständig dokumentierte REST-API mit Swagger/OpenAPI-Spezifikation lassen sich eigene Tools oder branchenspezifische Systeme anbinden. Standardschnittstellen zu DATEV, Microsoft 365, GAEB und verschiedenen Lieferanten sind bereits vorhanden und produktiv im Einsatz. Diese Offenheit vermeidet Vendor-Lock-in und erlaubt es, galawork als Teil einer größeren Systemlandschaft zu betreiben.
Die minimalen IT-Anforderungen senken die Einstiegshürde erheblich. Als vollständige Cloud-Lösung (Software-as-a-Service) benötigen Betriebe keine eigene Server-Infrastruktur. Ein aktueller Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) reicht für die Desktop-Nutzung aus, für mobile Arbeit stehen native Apps für iOS ab Version 12 und Android ab Version 8 zur Verfügung. Der IT-Administrator-Aufwand liegt bei etwa 0,1-0,2 Personentagen pro Woche – hauptsächlich für Benutzerverwaltung und gelegentliche Einstellungsanpassungen.
Transparente monatliche Subskription ohne versteckte Pflichtmodule kennzeichnet das Preismodell. Die Lizenzen werden pro Benutzer und Monat abgerechnet, wobei die Kosten je nach Unternehmensgröße und gewähltem Paket zwischen 29-49 Euro liegen. Die wichtigsten Funktionen inklusive vollwertiger Offline-App sind im Basispaket enthalten – im Gegensatz zu manchen Wettbewerbern, die für grundlegende Mobile-Features teure Add-ons verlangen. Dies erleichtert die Kostenplanung erheblich.
Neben den laufenden Lizenzgebühren sollten Betriebe realistische Gesamtkosten einkalkulieren. Einmalige Einrichtungsgebühren bewegen sich je nach Komplexität zwischen 250-1.000 Euro. Schulungskosten variieren zwischen 200-2.000 Euro, abhängig vom Umfang und ob nur Schlüsselpersonen oder alle Mitarbeiter geschult werden. Der oft unterschätzte Aufwand liegt bei Datenmigration und -bereinigung, die intern 20-50 Arbeitsstunden binden kann – besonders wenn Altdaten aus Excel oder veralteten Systemen stammen und qualitativ aufbereitet werden müssen.
Die Amortisationsgeschwindigkeit ist bei realistischer Betrachtung überzeugend. Pilotbetriebe berichten von durchschnittlich 2 Stunden Zeitersparnis pro Baustelle und Tag sowie 30% weniger administrativem Aufwand im Büro. Ein mittelgroßer Betrieb mit 15 Mitarbeitern kann die Software bereits nach 6-12 Monaten amortisiert haben – insbesondere durch schnellere Angebotserstellung, präzisere Materialkalkulation mit weniger Nachbestellungen und reduzierte Verwaltungskosten. Die transparenten monatlichen Kosten erleichtern die ROI-Berechnung erheblich.
Der strukturierte Implementierungsprozess folgt klaren Meilensteinen und vermeidet chaotische Einführungen. Die typische Abfolge beginnt mit einem eintägigen Initial-Workshop zur Anforderungsaufnahme, gefolgt von der Datenübernahme aus Excel, CSV oder Altsystemen (2-5 Arbeitstage je nach Datenqualität). Anschließend erfolgt die Systemkonfiguration mit Anpassung von Vorlagen und Workflows (1-2 Wochen), bevor Schulungen stattfinden. Eine Pilotphase mit ausgewählten Projekten schließt sich an. Kleinbetriebe sind typischerweise in 2-4 Wochen produktiv, Mittelbetriebe benötigen 2-4 Monate für einen vollständigen Roll-out.
Datenbereinigung als kritischer Erfolgsfaktor wird oft unterschätzt. Die größte Herausforderung liegt nicht in der Software-Einrichtung, sondern in der Bereinigung und Strukturierung von Altdaten. Kundenstämme mit Dubletten, unvollständige Artikellisten mit veralteten Preisen und inkonsistente Projektdaten müssen aufbereitet werden, bevor sie sinnvoll übernommen werden können. Betriebe sollten hierfür ausreichend interne Ressourcen einplanen – schlechte Datenqualität führt zu Problemen im laufenden Betrieb und frustiert Anwender. Eine saubere Datenbasis ist die Grundlage für effizientes Arbeiten mit dem neuen System.
Change-Management entscheidet über Akzeptanz mindestens ebenso wie technische Faktoren. Die technische Migration ist grundsätzlich lösbar – entscheidend ist die Mitnahme der Teams. Frühe Einbindung von Schlüsselpersonen wie erfahrenen Vorarbeitern und Disponenten, klare Kommunikation des Nutzens statt nur der Veränderung, und der Start mit einer Pilotgruppe statt Big-Bang-Umstellung erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit erheblich. Top-Down-Commitment der Geschäftsleitung ist unverzichtbar – wenn Mitarbeiter spüren, dass die Führung nicht wirklich dahintersteht, scheitert die Einführung trotz guter Software.
Vorteile:
Drastische Fehlerreduktion: Automatische Datenübernahme zwischen Angebot, Auftrag und Abrechnung eliminiert Tippfehler und doppelte Erfassung, die bei manuellen Prozessen unvermeidlich sind
Echtzeitübersicht statt Telefonate: Büro und Baustelle arbeiten mit denselben aktuellen Daten, Disponenten sehen den Status jeder Baustelle live und können bei Verzögerungen sofort reagieren
Rechtssichere Dokumentation: GPS-gestützte Zeiterfassung beendet Diskussionen über Arbeitszeiten, Foto-Dokumentation mit Zeitstempel schafft gerichtsfeste Nachweise bei Streitfällen
Wetterbasierte Disposition: Automatische Wetterwarnungen ermöglichen vorausschauende Planung und proaktive Kundenkommunikation, reduzieren wetterbedingte Ausfälle erheblich
Branchenspezifische Effizienz: GaLaBau-spezifische Leistungsverzeichnisse und Pflanzendatenbank beschleunigen Angebotserstellung im Vergleich zu Universallösungen deutlich
Investitionssicherheit: Zukunftssichere Microservices-Architektur mit offenen APIs und vierteljährlichen Updates garantiert, dass die Software mit neuen Anforderungen mitwächst
Herausforderungen:
Spezialisierung begrenzt Einsatzbereich: Die konsequente GaLaBau-Fokussierung macht die Software ungeeignet für Mischbetriebe mit anderen Gewerken – wer nicht mindestens 80% seines Geschäfts im GaLaBau macht, sollte genau prüfen
Begrenzte CAD- und CRM-Funktionen: Komplexe 3D-Geländemodellierung und umfangreiche Kundensegmentierung mit Marketing-Automation sind nicht die Stärke – zusätzliche Spezialsoftware kann erforderlich sein
Einarbeitungsaufwand nicht trivial: Auch wenn die Software als benutzerfreundlich gilt, benötigen besonders langjährige Mitarbeiter Zeit und Unterstützung beim Umstieg von gewohnten Prozessen
Datenmigrationsaufwand: Bereinigung und Strukturierung von Altdaten bindet oft mehr interne Ressourcen als erwartet – besonders bei gewachsenen Excel-Lösungen
Abhängigkeit von Internetverbindung für Sync: Obwohl Offline-Arbeit möglich ist, müssen Daten für zentrale Auswertungen regelmäßig synchronisiert werden – bei dauerhaft fehlender Verbindung entstehen Informationslücken
Junge Unternehmensgeschichte: Mit Gründung 2018 fehlt die jahrzehntelange Marktetablierung älterer Anbieter – für risikoscheue Betriebe ein Faktor bei der Entscheidung
Die mobile App ist vollständig offline-nutzbar – alle wichtigen Funktionen wie Zeiterfassung, Foto-Dokumentation, Tagesberichte, Materialabrufe und Mängelerfassung funktionieren ohne Internetverbindung. Sobald wieder Netz verfügbar ist, erfolgt die Synchronisation automatisch im Hintergrund. Das ist keine abgespeckte Notlösung, sondern ein vollwertiger Arbeitsmodus, der speziell für Baustellen in Gebieten mit schlechter Netzabdeckung entwickelt wurde. Einzige Einschränkung: Aktualisierungen der Pflanzendatenbank-Preise erfordern gelegentliche Online-Verbindung.
Für einen Kleinbetrieb mit 3-10 Mitarbeitern ist realistisch mit 2-4 Wochen bis zum produktiven Start zu rechnen. Bei Mittelbetrieben mit 10-50 Mitarbeitern sind es eher 2-4 Monate, insbesondere wenn DATEV-Integration und umfangreiche Datenmigration nötig sind. Der kritische Pfad ist meist nicht die Software-Konfiguration, sondern die Bereinigung der Altdaten und die Schulung der Teams. Ein Pilotstart mit 2-3 Projekten und einer kleinen Gruppe ermöglicht schnelleres Lernen als ein Big-Bang-Roll-out mit allen Mitarbeitern gleichzeitig.
Die monatlichen Lizenzgebühren von 29-49 Euro pro Nutzer sind transparent und im Voraus planbar. Dazu kommen einmalig Einrichtungskosten (250-1.000 Euro) und Schulungen (200-2.000 Euro). Versteckte Kosten lauern eher bei der Datenmigration, wenn diese extern beauftragt wird, bei individuellen Berichtsanpassungen und bei eventuellen Trainingswiederholungen bei hoher Mitarbeiterfluktuation. Support und regelmäßige Updates sind im Lizenzpreis enthalten, sodass keine unerwarteten Wartungsgebühren anfallen.
Ja, galawork verfügt über eine standardisierte DATEV-Schnittstelle für den Export von Rechnungsdaten, Zahlungseingängen und anderen buchhalterisch relevanten Informationen. Die Anbindung erfolgt über standardisierte Dateiformate, die DATEV verarbeiten kann. Allerdings ist dies primär ein Export, kein bidirektionaler Datenaustausch in Echtzeit. Für die Einrichtung sollte der Steuerberater einbezogen werden, um die Buchungslogik korrekt abzubilden. Die meisten Betriebe berichten von einer reibungslosen Integration.
galawork bietet vollständigen Datenexport in standardisierten Formaten wie CSV, Excel und PDF. Alle Stammdaten, Projekte, Dokumente und Abrechnungen können exportiert werden, sodass keine Daten im System gefangen bleiben. Die REST-API ermöglicht zudem programmatischen Zugriff für automatisierte Datenübertragungen. Im Vergleich zu manchen proprietären Systemen ist der Vendor-Lock-in gering. Dennoch sollte wie bei jeder Software-Migration der Aufwand nicht unterschätzt werden – der Export ist technisch einfach, die sinnvolle Überführung in ein neues System erfordert dennoch Planung.
Die Daten werden in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren von Hetzner in Deutschland gehostet, unterliegen also deutschem Datenschutzrecht und der DSGVO. Automatische tägliche Backups mit 30-tägiger Aufbewahrung schützen vor Datenverlust. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.3), die Speicherung ebenfalls verschlüsselt. Zweifaktor-Authentifizierung kann für zusätzliche Zugangssicherheit aktiviert werden. Dennoch gilt: Cloud-Lösungen erfordern Vertrauen in den Anbieter – wer absolute Kontrolle über die physische Hardware bevorzugt, muss zu On-Premise-Lösungen greifen, verliert dann aber die Vorteile der Cloud-Infrastruktur.
