Angebots- & Rechnungswesen: Erstellung von Angeboten mit automatischer Übernahme in Aufträge und Rechnungen, Teil- und Schlussrechnungen sowie Gutschriften mit wenigen Klicks, GAEB-Schnittstelle für standardisierte Ausschreibungen und LV-Import, mehrsprachige Positionsbezeichnungen für deutsch- und englischsprachige Kunden.
Mobile Außendienststeuerung: Vollständig offline-fähige App für Zeiterfassung, Materialverbrauch und Reisedaten ohne Internetverbindung, Fotodokumentation und digitale Unterschriftenerfassung direkt beim Kunden, Echtzeit-Statusmeldungen bei Netzverbindung, komplette Auftragsbearbeitung auch in Kellern und auf abgelegenen Baustellen.
Einsatz- & Ressourcenplanung: Drag-&-Drop-Kalender zur Planung von Personal, Fahrzeugen und Geräten, Kapazitätsprüfung mit visueller Auslastungsanzeige, Projektphasen und Meilensteine für größere Aufträge, Multi-Site-Fähigkeit zur Steuerung mehrerer Standorte.
Material- & Lagerverwaltung: Bestandsführung mit automatischen Mindestbestandswarnungen, Barcode-Scannen zur schnellen Materialentnahme, Datanorm/IDS-Connect-Schnittstellen für digitale Großhändleranbindung, automatische Bestellvorschläge basierend auf Verbrauchsmustern.
Service- & Wartungsmanagement: Verwaltung wiederkehrender Wartungszyklen mit automatischen Erinnerungen, Serviceverträge mit SLA-Überwachung und Fristen, mobile Prüfprotokolle mit vorkonfigurierten Vorlagen, vollständige Gerätehistorie je Kundenstandort.
Finanzbuchhaltung & Controlling: Automatischer DATEV-Export für nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Dashboard mit Kennzahlen zu Umsatz, Deckungsbeitrag und Auslastung, Monats- und Jahresberichte auf Knopfdruck, Kostenstellen- und Projektcontrolling zur Rentabilitätsanalyse.
Kundenverwaltung & Dokumentation: Zentrale Kunden- und Kontakthistorie mit vollständiger Kommunikationsdokumentation, Dokumentenmanagement mit Volltextsuche, Ablage von Plänen, Lieferscheinen und Serviceberichten, E-Mail- und Telefonnotizen direkt am Kundenauftrag.
Vollwertige Offline-Arbeit im Außendienst stellt ein echtes Unterscheidungsmerkmal dar. Die mobile App funktioniert komplett ohne Internetverbindung – nicht nur für einfache Zeiterfassung, sondern auch für komplexe Auftragsbearbeitungen, Materialentnahmen und umfangreiche Checklisten. Sobald wieder Netzverbindung besteht, gleicht sich das System automatisch ab. Für Handwerksbetriebe, deren Techniker in Kellern, auf Baustellen in ländlichen Gebieten oder in Tiefgaragen arbeiten, bedeutet dies uneingeschränkte Produktivität auch unter schwierigen Bedingungen. Die native App-Entwicklung für iOS und Android gewährleistet dabei optimale Performance und Stabilität, was durch zahlreiche Anwenderberichte aus Handwerkerforen bestätigt wird.
Branchenfertige Prozessvorlagen verkürzen die Einführungszeit erheblich. Für SHK, Elektro, Maler und Galabau stehen vorkonfigurierte Prozesse inklusive typischer Materialstammdaten, Checklisten und Workflow-Automationen zur Verfügung. Diese Vorlagen basieren auf bewährten Branchenprozessen und ermöglichen einen deutlich schnelleren Einstieg als bei Lösungen, die erst umfangreich konfiguriert werden müssen. Über 500 Installationen in diesen Branchen belegen die Praxistauglichkeit dieses Ansatzes. Betriebe können damit wesentlich schneller produktiv arbeiten und müssen nicht monatelang an Grundkonfigurationen feilen.
Echte Wahlfreiheit bei der Bereitstellung bietet strategische Flexibilität. Die Software lässt sich in der Cloud oder auf eigenen Servern betreiben – mit identischem Funktionsumfang. Es gibt kein "abgespecktes" On-Premise-Modell und keine Einschränkungen bei der Wahl der Bereitstellungsform. Diese Flexibilität ist besonders relevant für Betriebe mit spezifischen IT-Anforderungen, Datenschutzrichtlinien oder der Absicht eines schrittweisen Cloud-Übergangs. Das technische Datenblatt des Herstellers und unabhängige ERP-Vergleiche bestätigen diese Aussage.
API-First-Architektur für zukunftssichere Integration ermöglicht umfassende Vernetzung. Offene, gut dokumentierte APIs nach Swagger/OpenAPI-Standard erlauben die einfache Anbindung an Webshops, Lieferantensysteme, DMS-Lösungen oder andere Spezialsoftware. Was heute noch nicht integriert ist, lässt sich perspektivisch anbinden – ohne Abhängigkeit von Herstellerentscheidungen. Die öffentlich zugängliche API-Dokumentation wird in IT-Foren positiv bewertet und erleichtert die Zusammenarbeit mit externen Entwicklern erheblich.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden. Die Einarbeitungszeit liegt höher als bei manchen spezialisierten Cloud-Startups, da die Funktionstiefe eine intensivere Schulung erfordert – realistisch sind 2-4 Wochen Training. Zudem ist keine Lohnbuchhaltung integriert, sodass weiterhin eine separate Lösung wie DATEV Baulohn oder vergleichbare Systeme benötigt wird. Die Benutzeroberfläche wirkt funktional, erreicht aber nicht die gestalterische Eleganz mancher neuerer Cloud-Lösungen.
Wachsende SHK-Betriebe mit 10-30 Mitarbeitern profitieren besonders von den spezialisierten Funktionen. Betriebe mit hohem Anteil an Wartungsaufträgen und wiederkehrenden Zyklen, mehreren Monteuren im Außendienst und komplexer Materiallogistik finden hier eine passgenaue Lösung. Die Wartungsverwaltung mit SLA-Überwachung und die vollständig offline-fähige mobile App decken zentrale Anforderungen ab. Die GAEB- und Datanorm-Schnittstellen sind für die professionelle Großhändleranbindung unverzichtbar und in diesem Segment gut etabliert.
Elektrobetriebe mit Projektgeschäft und 15-50 Mitarbeitern erhalten umfassende Projektmanagement-Funktionen. Betriebe, die Projektphasen über mehrere Baustellen hinweg koordinieren und hohe Anforderungen an Dokumentation erfüllen müssen (Prüfprotokolle, Abnahmen, Zertifizierungen), finden in den Projektmanagement-Funktionen und der digitalen Unterschrift vor Ort echte Entlastung. Die Multi-Site-Fähigkeit ermöglicht die effiziente Steuerung mehrerer Niederlassungen aus einer zentralen Instanz.
Malerbetriebe mit straffer Kalkulation und 5-15 Mitarbeitern können ihre Rentabilität optimieren. Betriebe, die aufgrund enger Margen auf exakte Kalkulation und schnelle Rechnungsläufe angewiesen sind, profitieren von der automatischen Übernahme von Angeboten in Rechnungen, dem Controlling-Dashboard und der Reduzierung von Fehlkalkulationen. Die Transparenz über Projektrentabilität zahlt direkt auf den Deckungsbeitrag ein und ermöglicht fundierte Preisentscheidungen.
Garten- und Landschaftsbauer mit starkem Außendienst-Fokus und 5-25 Mitarbeitern arbeiten unter herausfordernden Bedingungen. Betriebe, deren Teams häufig ohne stabile Internetverbindung unterwegs sind, finden in der vollständigen Offline-Fähigkeit der App, der Fotodokumentation für Vorher/Nachher-Vergleiche und der GPS-basierten Zeiterfassung eine perfekt abgestimmte Lösung. Die Wetterfestigkeit mobiler Geräte und die robuste App-Architektur unterstützen den rauen Arbeitsalltag.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Technologische Grundlage bildet eine moderne Client-Server-Architektur mit MSSQL-Datenbank, .NET-Backend und WPF-Desktop-Clients sowie HTML5-Web-Clients für browserbasierte Arbeit. Native mobile Apps für iOS und Android gewährleisten optimale Performance auch bei umfangreichen Datenbeständen. Die Software ist modular aufgebaut – vom Basis-Paket mit Angebot, Rechnung und Auftrag bis zum Premium-Paket mit Business Intelligence und erweiterten APIs können Funktionen flexibel hinzugebucht werden.
Die Integrationsfähigkeit umfasst RESTful APIs mit Swagger-Dokumentation sowie Standardschnittstellen zu Microsoft Office, DATEV, Lexware und führenden Großhändlern wie Würth, GC-Gruppe und Sonepar. UGL/UGS-Standards für den Lieferantenaustausch sind vollständig implementiert. Diese offene Architektur ermöglicht die nahtlose Einbindung in bestehende IT-Landschaften und künftige Erweiterungen ohne Medienbrüche.
Der Funktionsumfang richtet sich konsequent an den praktischen Anforderungen des Handwerkeralltags aus. Von der ersten Kundenanfrage über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung, vom Materialeinkauf über die Lagerhaltung bis zur Montage, von der Zeiterfassung über die Kostenrechnung bis zum Controlling – die Software deckt den kompletten Prozess ab. Besonders die nahtlose Verzahnung zwischen Büro und Außendienst schafft Transparenz und reduziert Reibungsverluste erheblich.
Die blue:solution software GmbH wurde 1992 gegründet und hat ihren Sitz in Aalen, Baden-Württemberg. Mit über 30 Jahren Markterfahrung und circa 180 Mitarbeitern gehört das Unternehmen zu den etablierten Anbietern im Handwerkssoftware-Segment. Als inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen ist es nicht von Investoreninteressen oder Konzernvorgaben getrieben, was eine langfristige Produktstrategie statt quartalsweiser Zielvorgaben ermöglicht.
Die Entwicklungsphilosophie basiert auf agilen Inhouse-Teams in Deutschland und einem engen Kundenbeirat aus Handwerksbetrieben, der bei der Priorisierung neuer Features mitentscheidet. Eine transparente Roadmap mit Kundenvoting stellt sicher, dass praxisrelevante Anforderungen Vorrang erhalten. Diese enge Verzahnung mit der Anwenderpraxis spiegelt sich in der hohen Akzeptanz der Software bei Handwerkern wider, die oft von "Software, die Handwerker für Handwerker gebaut haben" sprechen.
Bereitstellung erfolgt nach einem hybriden Modell: Die Software kann entweder als Cloud-Lösung auf Microsoft Azure Deutschland oder On-Premise auf eigenen Servern betrieben werden – mit identischem Funktionsumfang. Dieses Konzept ermöglicht strategische Flexibilität bei Datenhaltung und IT-Betrieb ohne funktionale Einschränkungen. Die Cloud-Variante bietet automatische Updates und geringere Infrastrukturkosten, während On-Premise maximale Kontrolle und Integration in bestehende Rechenzentren ermöglicht.
Sicherheit und Compliance werden durch ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren, TLS 1.2+ Verschlüsselung und DSGVO-konformen Betrieb gewährleistet. Regelmäßige Penetrationstests und externe Audits stellen die Systemsicherheit sicher. Die GoBD-Konformität ist für die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Daten zertifiziert, was bei Betriebsprüfungen rechtliche Sicherheit schafft. Datensicherungen erfolgen mehrfach täglich mit geografischer Redundanz.
Die Systemanforderungen für On-Premise-Betrieb umfassen Windows Server 2016 oder höher, SQL Server 2017 oder höher sowie Windows 10/11 für Client-Arbeitsplätze. Mobile Endgeräte benötigen iOS 14+ oder Android 10+. Die Hardware-Anforderungen sind moderat – ein typischer Mittelklasse-Server genügt für bis zu 30 Anwender. Bei Cloud-Betrieb entfallen diese Anforderungen vollständig, lediglich eine stabile Internetverbindung mit mindestens 10 Mbit/s wird empfohlen.
Cloud-Abonnement: Die monatlichen Kosten liegen zwischen 79 und 129 € pro Benutzer und Monat, abhängig vom gewählten Funktionspaket. Das Basis-Paket deckt Angebot, Auftrag und Rechnung ab, während Premium-Pakete Controlling, erweiterte Lagerverwaltung und BI-Funktionen einschließen. Hinzu kommt ein einmaliges Setup ab 2.500 € für Grundkonfiguration und Datenimport sowie Schulungskosten von 1.000 bis 5.000 €, je nach Teamgröße und Schulungstiefe.
On-Premise-Lizenz: Die einmaligen Lizenzkosten betragen circa 2.950 € pro Benutzer zuzüglich 20% jährlicher Wartungsgebühr für Updates und Support. Hinzu kommen Investitionen in Hardware (5.000-15.000 € für Server und Infrastruktur) und SQL-Server-Lizenzen (ab 3.000 €). Die Implementierung durch zertifizierte Partner schlägt mit 5.000-15.000 € zu Buche, abhängig von Komplexität und Anpassungsbedarf.
Total Cost of Ownership über 3-5 Jahre: Bei Cloud-Betrieb liegen die Gesamtkosten für 10 Benutzer zwischen 50.000 und 130.000 €, bei On-Premise zwischen 70.000 und 170.000 €. Der Unterschied hängt maßgeblich vom internen IT-Betreuungsaufwand ab – Cloud reduziert diesen deutlich, erfordert aber langfristig höhere laufende Kosten. Betriebe mit eigener IT-Abteilung fahren langfristig mit On-Premise günstiger, während kleinere Betriebe von der Cloud-Variante profitieren.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist als fair zu bewerten. Die Funktionstiefe, Branchenvorlagen und ausgereiften Schnittstellen rechtfertigen die Investition. Im Vergleich zu Einstiegslösungen liegt blue:solution im mittleren bis gehobenen Preissegment, bietet dafür aber deutlich mehr Professionalität und Skalierbarkeit. Die Amortisation tritt realistisch nach 12-18 Monaten durch Effizienzgewinne, Fehlerreduktion und verbesserte Auslastung ein.
Projektdauer variiert je nach Betriebsgröße und Komplexität erheblich. Kleinbetriebe mit einfachen Strukturen benötigen 2-3 Monate, mittlere Betriebe mit mehreren Standorten 4-6 Monate, und komplexe Multi-Site-Implementierungen können 6-12 Monate in Anspruch nehmen. Diese Zeiträume beinhalten Datenbereinigung, Konfiguration, Schulung und die kritische Parallelphase, in der beide Systeme zeitweise parallel laufen.
Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der Datenbereinigung und Qualität der Altdaten. Viele Betriebe unterschätzen den Aufwand, historische Kundendaten, Artikelstämme und offene Vorgänge zu bereinigen und zu migrieren. Duplikate, inkonsistente Bezeichnungen und veraltete Informationen müssen vor dem Übergang eliminiert werden – dieser Prozess ist zeitintensiv, aber unverzichtbar für den Projekterfolg. Ein systematisches Datenaudit zu Projektbeginn spart später erhebliche Korrekturschleifen.
Ressourcenbedarf intern umfasst einen Projektleiter mit 10-20 Stunden pro Woche sowie 2-3 Key-User mit 20-30 Stunden pro Woche in Kernphasen. Diese Personen müssen vom Tagesgeschäft teilweise freigestellt werden, was viele Betriebe unterschätzen. Die Einbindung eines erfahrenen, zertifizierten Implementierungspartners ist dringend zu empfehlen – die zusätzlichen Kosten zahlen sich durch verkürzte Projektdauer, geringere Fehlerquote und professionelles Change Management mehrfach aus.
Übergangsstrategien: Ein Big-Bang-Umstieg zum Jahreswechsel minimiert buchhalterische Komplexität, erfordert aber intensive Vorbereitung und stabile Nerven. Ein schrittweiser Umstieg (zuerst Stammdaten, dann einzelne Module) reduziert Risiken, verlängert aber die Doppelbelastung. Die meisten erfolgreichen Projekte setzen auf einen modularen Ansatz: Start mit Angebot und Rechnung, anschließend Lagerverwaltung, abschließend Wartungsmanagement und Controlling.
Vorteile:
Herausforderungen:
Realistisch ist eine Amortisation nach 12-18 Monaten zu erwarten. Die Zeitersparnis ergibt sich primär durch Reduktion administrativer Aufgaben um etwa 30%, Beschleunigung der Rechnungsläufe um 20% und Verringerung von Materialverlusten um durchschnittlich 15%. Betriebe mit vorher ausgeprägter Papier- und Excel-Organisation profitieren schneller als Betriebe, die bereits eine Software nutzen. Die tatsächliche Amortisation hängt stark von der Nutzungsdisziplin und konsequenten Prozessanpassung ab.
Der Support erfolgt mehrstufig über zertifizierte Fachhandelspartner als erste Anlaufstelle (1st Level) und die blue:solution Hotline für komplexere Anfragen (2nd/3rd Level). Bei Wartungsverträgen gilt ein SLA mit 4 Stunden Reaktionszeit für kritische Störungen. Die Erreichbarkeit umfasst Geschäftszeiten Montag bis Freitag, einige Partner bieten erweiterte Supportzeiten. Die Qualität schwankt regional – vor Vertragsabschluss sollten Referenzen des lokalen Partners geprüft werden.
Cloud-Installationen erhalten Updates automatisch ohne Administrationsaufwand, On-Premise-Installationen erfordern manuelle Updates durch IT-Verantwortliche oder Dienstleister. Major Releases erscheinen jährlich mit umfangreicheren Neuerungen, Minor Releases laufend mit Bugfixes und kleineren Verbesserungen. Update-Zyklen sind gut planbar, und kritische Sicherheitsupdates werden prioritär bereitgestellt. Die Roadmap ist transparent einsehbar, und Kunden können über Votings Einfluss auf die Entwicklungspriorität nehmen.
Die Software bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten über RESTful APIs mit Swagger-Dokumentation. Standardschnittstellen existieren zu DATEV, Lexware, Microsoft Office und führenden Großhändlern wie Würth, Sonepar und der GC-Gruppe. UGL/UGS-Standards für Lieferantenaustausch sind vollständig implementiert. Für individuelle Integrationen können externe Entwickler die gut dokumentierte API nutzen. Die API-First-Architektur ermöglicht auch künftige Anbindungen ohne Herstellerabhängigkeit.
Die Software ist primär für SHK, Elektro, Maler und Garten- und Landschaftsbau optimiert, für die branchenfertige Prozessvorlagen und Materialstammdaten existieren. Auch Dachdecker, Schreiner und Metallbauer nutzen die Software erfolgreich, benötigen aber mehr Konfigurationsaufwand. Weniger geeignet ist sie für hochspezialisierte Nischen ohne typische Handwerksabläufe oder für Betriebe mit extrem individuellen Prozessen, die sich nicht standardisieren lassen. Die besten Ergebnisse erzielen Betriebe mit Mix aus Projektgeschäft und Wartungsaufträgen.
Die Daten bleiben vollständig im Eigentum des Betribs. Bei On-Premise-Betrieb liegen sie ohnehin auf eigenen Servern, bei Cloud-Betrieb können sie jederzeit in gängigen Formaten (CSV, XML, PDF) exportiert werden. Die MSSQL-Datenbankstruktur ist dokumentiert, sodass auch direkter Datenbankzugriff für Migrationen möglich ist. Rechtlich bestehen keine Lock-in-Klauseln – nach Vertragsende sind alle Daten vollständig übertragbar. In der Praxis unterstützen Implementierungspartner auch bei Ausstiegsszenarien, wenngleich dies naturgemäß keine Priorität hat.
Gesamtumfang: ~2.850 Wörter
