Einsatzplanung & Tourenorganisation: Drag-&-Drop-Planung auf interaktiver Landkarte ermöglicht die visuelle Zuordnung von Monteuren zu Einsatzorten. Automatische Tourenoptimierung berechnet Routen nach Entfernung und Priorität, um Fahrzeiten und Kraftstoffkosten zu reduzieren.
Mobile Auftragsabwicklung: Vollwertige Mobile App für iOS und Android stellt alle Auftrags- und Kundendaten auch unterwegs bereit. Digitale Zeiterfassung direkt am Einsatzort ersetzt handschriftliche Stundenzettel. Fotos, Materialverbrauch und Kundenunterschriften lassen sich in einer Anwendung dokumentieren. PDF-Berichte können in Echtzeit erstellt und per E-Mail versendet werden.
Lagerverwaltung & Material: Lagerverwaltung mit automatischen Nachbestellvorschlägen meldet kritische Bestände. Materialverbrauch wird vom Monteur erfasst und fließt direkt in die Abrechnung und Nachkalkulation ein.
Abrechnung & Buchhaltung: Automatische Rechnungserstellung generiert Dokumente aus erfassten Leistungen und Materialien. Schnittstellen zu Lexware, Sage und DATEV ermöglichen den Datenaustausch mit gängigen Buchhaltungsprogrammen. Angebotserstellung und Kalkulation erfolgen direkt im System.
Kundenkommunikation: Kundenportal mit Echtzeit-Tracking zeigt Kunden online den Status ihrer Aufträge und die voraussichtliche Ankunftszeit des Monteurs. Online-Terminbuchung erlaubt Kunden die selbstständige Vereinbarung von Terminen.
Controlling & Auswertungen: Auslastungsanalysen zeigen Engpässe und ungleiche Verteilung der Arbeitslast. Rentabilitätsauswertungen identifizieren profitable Aufträge und lukrative Einsatzgebiete.
Offline-Funktionalität: Offline-Modus ermöglicht Grundfunktionen wie Zeiterfassung, Fotodokumentation und Materialerfassung auch ohne Internetverbindung, mit automatischer Synchronisation bei Wiederherstellung der Verbindung.
Branchenspezifische Vorkonfiguration unterscheidet den Monteurplaner von generischen Field-Service-Lösungen. Die Software wird mit fertigen Stücklisten und Arbeitsabläufen für Elektro-, Heizungs-, Lüftungs- und Sanitärhandwerk ausgeliefert. Diese Vorkonfiguration verkürzt die Einrichtungszeit erheblich und sorgt dafür, dass die Terminologie und Prozesse von Anfang an der Handwerkerpraxis entsprechen. Betriebe müssen nicht bei Null beginnen, sondern können auf branchenübliche Vorlagen zurückgreifen.
Integration in die IundS-Ersatzteillogistik bietet einen direkten Mehrwert für Betriebe, die bereits mit diesem Lieferanten zusammenarbeiten. Monteure können Material direkt aus der App heraus bestellen und erhalten Informationen zu Lieferzeitfenstern. Diese nahtlose Anbindung beschleunigt die Materialbeschaffung und reduziert Standzeiten, weil Monteure nicht auf telefonische Bestellungen angewiesen sind. Auch die Anbindung an weitere Großhändler wie Würth und Berg ist verfügbar.
Deutsches Rechenzentrum mit ISO 27001-Zertifizierung adressiert Datenschutzanforderungen, die für Handwerksbetriebe mit Kundendaten relevant sind. Alle Daten werden in Deutschland gespeichert und verarbeitet, das Rechenzentrum erfüllt etablierte Sicherheitsstandards. Für DSGVO-konforme Datenverarbeitung sind Auftragsverarbeitungsverträge und klare Datenschutzerklärungen verfügbar. Die geografische Nähe und rechtliche Klarheit bieten Betrieben Planungssicherheit.
Inhouse-Support ohne Outsourcing wird von Nutzern häufig als Qualitätsmerkmal genannt. Der Support sitzt beim Hersteller in Deutschland, kennt das Produkt im Detail und verspricht vier Stunden Reaktionszeit gemäß Service Level Agreement. Diese direkte Verbindung zum Produktteam beschleunigt Problemlösungen und ermöglicht kompetente Beratung bei komplexeren Fragestellungen.
Einschränkungen betreffen insbesondere den Offline-Modus und die Integration in komplexe IT-Landschaften. Der Offline-Betrieb ist funktional begrenzt – neue Aufträge können nicht abgerufen werden, und Kundendaten stehen nur zur Verfügung, wenn sie zuvor geladen wurden. Berichte von Nutzern weisen auf gelegentliche Synchronisationsprobleme hin. Für Betriebe mit regelmäßigem Einsatz in Gebieten ohne Mobilfunknetz sind ausführliche Tests unter realen Bedingungen unverzichtbar. Tiefe Integrationen in ERP-Systeme jenseits der standardmäßig unterstützten Buchhaltungsprogramme erfordern individuelle Entwicklungsarbeit. Betriebe mit SAP oder komplexen Eigenentwicklungen finden keine vorgefertigten Lösungen.
Kleine Handwerksbetriebe mit 2-10 Monteuren profitieren besonders vom schnellen Einstieg und der intuitiven Bedienung. Diese Betriebe wollen oft von Excel-Listen und Papierdokumentation wegkommen, ohne sich monatelang mit Software-Einführung zu beschäftigen. Die branchenspezifische Vorkonfiguration ermöglicht einen Produktivstart innerhalb von ein bis zwei Wochen. Die überschaubaren monatlichen Kosten ab 39 Euro pro Monteur sind auch bei begrenzten IT-Budgets darstellbar. Betriebe in dieser Größenordnung benötigen keine hochkomplexen Anpassungen, sondern solide Standardfunktionen für Tourenplanung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
Mittelständische Servicebetriebe mit 10-50 Mitarbeitern stehen vor komplexeren Koordinationsaufgaben, die manuelle Planung ineffizient und fehleranfällig machen. Mehrere Disponenten müssen parallel planen, Ressourcenkonflikte vermeiden und Tourenpläne optimieren. Die automatische Tourenoptimierung und zentrale Einsatzplanung auf der Landkarte schaffen hier messbare Effizienzgewinne. Zeitersparnis von bis zu 30 Prozent bei der Disposition und Reduktion von Leerfahrten um 25 Prozent sind in dieser Betriebsgröße realistisch. Die Skalierbarkeit der Lizenzmodelle und verfügbare Zusatzmodule wie erweitertes CRM ermöglichen das Mitwachsen der Software mit den Anforderungen.
Elektro- und HLS-Betriebe mit regelmäßigem Materialbedarf nutzen die direkten Schnittstellen zu Großhändlern optimal aus. Wenn täglich Material nachbestellt werden muss und schnelle Verfügbarkeit erfolgskritisch ist, vereinfacht die integrierte Bestellfunktion die Prozesse erheblich. Die vorkonfigurierten Stücklisten für diese Gewerke reduzieren Erfassungsaufwand und Fehler bei der Materialabrechnung. Betriebe, die bereits mit IundS, Würth oder Berg zusammenarbeiten, finden etablierte Integrationen vor und müssen keine eigenen Schnittstellen entwickeln.
Betriebe mit Kundenservice-Fokus können sich durch transparente Kommunikation vom Wettbewerb abheben. Das Kundenportal mit Echtzeit-Tracking erfüllt moderne Erwartungen an Servicequalität – vergleichbar mit Paketverfolgung im E-Commerce. Kunden sehen online, wann der Monteur eintrifft, und müssen nicht telefonisch nachfragen. Online-Terminbuchung reduziert Abstimmungsaufwand im Büro. Für Betriebe, die Servicequalität als Differenzierungsmerkmal nutzen wollen, sind diese Funktionen strategisch wertvoll.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau mit Sofort-Einsatzfähigkeit kennzeichnet die Architektur der Software. Die Lösung basiert auf modernen Microservices, was Flexibilität bei der Auswahl von Funktionsmodulen ermöglicht. Betriebe können mit Basisfunktionen für Tourenplanung, Zeiterfassung und Abrechnung starten und später Module wie erweiterte Materialwirtschaft oder CRM hinzubuchen. Trotz dieser modularen Struktur ist das System durch branchenspezifische Voreinstellungen für Handwerksbetriebe vom ersten Tag an produktiv nutzbar. Die Balance zwischen Anpassbarkeit und Out-of-the-Box-Funktionalität richtet sich klar an Praktiker, die keine monatelangen Einführungsprojekte durchlaufen wollen.
Cloud-First-Ansatz mit optionaler lokaler Installation prägt das Bereitstellungsmodell. Standardmäßig läuft der Monteurplaner als Cloud-Lösung (Software as a Service) ohne Notwendigkeit eigener Server oder IT-Infrastruktur. Updates werden automatisch eingespielt, Datensicherungen erfolgen redundant über das Rechenzentrum. Für größere Betriebe mit besonderen Compliance-Anforderungen oder bestehender Server-Infrastruktur existiert eine On-Premise-Option. Diese lokale Installation erfordert eigene Hardware und IT-Betreuung, bietet dafür volle Kontrolle über Daten und Systeme – zu entsprechend höheren Investitions- und Betriebskosten.
Kontinuierliche Weiterentwicklung im Zwei-Wochen-Rhythmus sorgt für Aktualität und zügige Fehlerbehebung. Der Anbieter spielt regelmäßig Updates mit neuen Funktionen und Optimierungen ein. Bestandskunden erhalten Einblick in die Entwicklungs-Roadmap und können Funktionswünsche einbringen. Diese agile Entwicklungsweise bedeutet für Nutzer einerseits häufige Verbesserungen, andererseits gelegentliche kleinere Anpassungen in der Benutzeroberfläche. Kritische Sicherheitsupdates werden außerhalb des regulären Rhythmus umgesetzt.
Etablierter Mittelständler mit Branchenfokus steht hinter der Software. Die IundS AG aus Stuttgart beschäftigt rund 200 Mitarbeiter und betreut über 1.000 aktive Kunden, hauptsächlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Unternehmen ist kein Startup mit unsicherer Zukunft, sondern seit Jahren im Markt etabliert. Diese Stabilität bietet Planungssicherheit für Betriebe, die langfristig auf die Software setzen wollen. Der Mittelstandscharakter des Anbieters schafft gleichzeitig Nähe zu den Kunden – Entscheidungswege sind kürzer als bei Großkonzernen.
Spezialisierung auf Handwerk und technischen Service grenzt die IundS AG von Allround-Anbietern ab. Während viele Softwarehäuser möglichst viele Branchen bedienen wollen, konzentriert sich dieser Anbieter bewusst auf Handwerksbetriebe und technische Dienstleister. Diese Fokussierung erklärt die vorkonfigurierten Workflows und die enge Anbindung an handwerkstypische Lieferanten und Geschäftsprozesse. Die Produktentwicklung orientiert sich konsequent an den Anforderungen dieser Zielgruppe statt an generischen Features für alle möglichen Branchen. Diese strategische Ausrichtung ist für Handwerksbetriebe vorteilhaft, macht die Software aber ungeeignet für branchenfremde Anwendungen.
Standard-Schnittstellen für typische Handwerksanforderungen decken die gängigsten Integrationsbedürfnisse ab. Für die in Handwerksbetrieben verbreiteten Buchhaltungsprogramme Lexware, Sage und DATEV existieren vorgefertigte Connectoren, die den bidirektionalen Datenaustausch ohne Programmieraufwand ermöglichen. Eine REST-API steht für weitere Integrationen zur Verfügung, allerdings ist die Dokumentation laut Feedback von Entwicklern noch verbesserungsfähig. Komplexere Integrationen in spezialisierte ERP-Systeme erfordern daher oft Unterstützung durch den Anbieter oder externe IT-Dienstleister.
Sicherheitsarchitektur auf gehobenem Niveau adressiert die Anforderungen professioneller Geschäftsanwendungen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über TLS-Protokolle, gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt. Das Rechenzentrum in Deutschland verfügt über ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit. Rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglichen differenzierte Berechtigungen für verschiedene Mitarbeitergruppen. Die DSGVO-konforme Datenverarbeitung ist durch Auftragsverarbeitungsverträge und dokumentierte Prozesse gewährleistet. Für Betriebe mit erhöhten Sicherheitsanforderungen sind diese technischen Rahmenbedingungen ein wichtiges Auswahlkriterium.
Minimale Hardware-Anforderungen senken die Einstiegshürde. Für die Nutzung im Büro reicht ein aktueller Webbrowser (Chrome, Edge, Safari oder Firefox in aktueller Version) auf Windows, macOS oder Linux. Die mobilen Apps erfordern iOS ab Version 14 oder Android ab Version 9. Spezielle Hardware wie Barcode-Scanner oder Tablets sind nicht zwingend erforderlich, können aber bei Bedarf eingebunden werden. Diese geringe technische Abhängigkeit ermöglicht den Einsatz auf vorhandenen Geräten ohne zusätzliche Investitionen.
Lizenzierung pro Monteur auf monatlicher Basis bildet das Grundprinzip der Preisgestaltung. Das Basismodell startet bei 39 Euro netto pro aktivem Monteur und Monat. Diese Staffelung ermöglicht kleinen Betrieben einen günstigen Einstieg und skaliert mit wachsender Mitarbeiterzahl. Zur monatlichen Lizenz kommt eine einmalige Einrichtungspauschale ab 499 Euro, die Grundkonfiguration, Datenmigration und Erstschulung abdeckt. Bei komplexeren Anforderungen oder umfangreichen Altdatenbeständen kann diese Pauschale höher ausfallen.
Zusatzmodule und erweiterte Funktionen werden separat berechnet. Das CRM-Modul für erweiterte Kundenverwaltung, fortgeschrittene Materialwirtschaft mit Bestandsführung über mehrere Lager sowie Premium-Support mit kürzeren Reaktionszeiten sind gegen Aufpreis verfügbar. Die modulare Preisgestaltung erlaubt bedarfsgerechte Konfiguration, erfordert aber sorgfältige Kalkulation der tatsächlichen Gesamtkosten. Für Betriebe ab zehn Monteuren existieren Staffelrabatte, deren genaue Konditionen individuell vereinbart werden.
Versteckte Kostenquellen bei individuellen Anpassungen sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Die größten zusätzlichen Aufwände entstehen typischerweise bei der Datenbereinigung und -migration aus Altsystemen. Wenn bestehende Kundendaten inkonsistent sind, verschiedene Schreibweisen enthalten oder unvollständig gepflegt wurden, erfordert die Aufbereitung für den Import erheblichen Zeitaufwand. Individuelle Schnittstellen zu nicht standardmäßig unterstützten Systemen können mehrere tausend Euro an Entwicklungskosten verursachen. Realistische Budgetierung sollte diese potenziellen Zusatzkosten von Anfang an einkalkulieren.
Return on Investment in überschaubarem Zeitrahmen macht die Investition für viele Betriebe wirtschaftlich darstellbar. Der Hersteller gibt einen Break-even-Punkt nach sechs bis neun Monaten an. Diese Schätzung basiert auf typischen Einsparungen: Reduzierung des Planungsaufwands um bis zu 30 Prozent, Verminderung von Leerfahrten um bis zu 25 Prozent und Verbesserung der Fakturierungsquote um etwa 15 Prozent durch lückenlose Leistungserfassung. Diese Zahlen erscheinen für gut geführte Implementierungen realistisch, setzen aber voraus, dass Betriebe die Einsparungen auch tatsächlich messen und dokumentieren. Ein formales Controlling der Kennzahlen vor und nach Einführung ist für den ROI-Nachweis unerlässlich.
Datenqualität als kritischer Erfolgsfaktor bestimmt maßgeblich den Migrationsaufwand. Der technische Import von Kunden-, Auftrags- und Materialdaten aus Excel, CSV oder anderen Formaten ist routinemäßig möglich. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Qualität der zu migrierenden Daten. Doppelte Kundennummern, unterschiedliche Schreibweisen derselben Adressen, fehlende Pflichtfelder oder inkonsistente Artikelbezeichnungen erzeugen Probleme beim Import oder führen zu unbrauchbaren Datenbeständen im neuen System. Eine sorgfältige Datenbereinigung vor der Migration spart deutlich mehr Zeit und Nerven als der Versuch, fehlerhafte Daten nachträglich im produktiven System zu korrigieren.
Pilotphase mit ausgewählter Kleingruppe hat sich als pragmatischer Einführungsansatz bewährt. Statt sofort alle Monteure auf die neue Software umzustellen, beginnen erfolgreiche Implementierungen mit zwei bis drei technikaffinen Mitarbeitern. Diese Pilotgruppe arbeitet über mehrere Wochen parallel mit dem neuen System, während der Rest des Betriebs noch mit der alten Lösung arbeitet. So können Stolpersteine identifiziert, Workflows angepasst und Schulungsmaterialien verfeinert werden, bevor alle Mitarbeiter betroffen sind. Die Erfahrungen der Pilotnutzer fließen in verbesserte Schulungen ein und überzeugen skeptische Kollegen glaubwürdiger als Management-Direktiven.
Change-Management als unterschätzte Herausforderung entscheidet oft über Erfolg oder Scheitern der Einführung. Die Software selbst ist intuitiv bedienbar, aber der Wechsel von Papier-Stundenzetteln und handgeschriebenen Notizen zur vollständig digitalen Erfassung erfordert Umdenken und neue Gewohnheiten. Manche Monteure befürchten Kontrolle oder Überwachung durch digitale Zeiterfassung. Andere fühlen sich mit Smartphones unwohl oder haben Bedenken wegen Datenschutz. Erfolgreiche Einführungen nehmen diese Bedenken ernst, kommunizieren die konkreten Vorteile für die Monteure selbst (weniger Papierkram, schnellere Abrechnung, keine unleserlichen Zettel mehr) und investieren ausreichend Zeit in Schulung. Acht bis sechzehn Stunden Schulungszeit pro Person sind realistische Richtwerte – aufgeteilt in Grundschulung, praktische Übungen und Nachschulungen nach den ersten Praxiswochen.
Vorteile aus Anwendersicht:
Herausforderungen und Einschränkungen:
Die mobile App verfügt über einen Offline-Modus, der Grundfunktionen wie Zeiterfassung, Fotodokumentation und Materialverbrauchserfassung auch ohne Internetverbindung ermöglicht. Erfasste Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Netzempfang besteht. Einschränkungen bestehen beim Abrufen neuer Aufträge und bei Kundendaten, die nur verfügbar sind, wenn sie zuvor geladen wurden. Nutzerberichte weisen auf gelegentliche Synchronisationsprobleme hin, insbesondere bei längeren Offline-Phasen. Betriebe, die regelmäßig in Gebieten mit schlechter Netzabdeckung arbeiten, sollten den Offline-Modus unter realen Bedingungen ausgiebig testen, bevor sie sich für die Software entscheiden.
Die Implementierungsdauer hängt stark von Betriebsgröße und Datenqualität ab. Kleinbetriebe mit zwei bis fünf Monteuren können bei sauberen Stammdaten innerhalb von ein bis zwei Wochen produktiv arbeiten. Mittelständische Betriebe mit zehn bis fünfzig Mitarbeitern sollten vier bis acht Wochen einplanen, da Schulungen in mehreren Gruppen, umfangreichere Datenbereinigung und Feinjustierung der Workflows mehr Zeit erfordern. Diese Zeiträume setzen voraus, dass im Betrieb Kapazitäten für Schulungen, Tests und Prozessanpassungen vorhanden sind. Eine parallele Testphase mit einer Pilotgruppe verlängert die Gesamtdauer, erhöht aber die Erfolgswahrscheinlichkeit erheblich.
Interessenten sollten explizit nach einer Teststellung mit eigenen Daten fragen. Viele SaaS-Anbieter bieten Testphasen oder geführte Demos an, allerdings sind generische Vorführungen mit Beispieldaten wenig aussagekräftig. Eine Testumgebung mit den eigenen Kunden-, Auftrags- und Materialdaten (anonymisiert zum Datenschutz) zeigt deutlich besser, ob die Software zu den spezifischen Prozessen passt. Auch praktische Tests der mobilen App durch tatsächliche Monteure in realen Einsatzgebieten sind unverzichtbar, um die Offline-Funktionalität und Bedienbarkeit unter Praxisbedingungen zu bewerten. Seriöse Anbieter unterstützen solche strukturierten Testphasen.
Standardmäßig unterstützt werden Lexware, Sage und DATEV über vorgefertigte Connectoren, die bidirektionalen Datenaustausch ohne Programmierung ermöglichen. Diese Schnittstellen decken die in kleinen und mittleren Handwerksbetrieben am weitesten verbreiteten Buchhaltungslösungen ab. Für andere Programme existiert eine REST-API, deren Nutzung allerdings Programmierkenntnisse voraussetzt. Die API-Dokumentation ist laut Entwickler-Feedback noch verbesserungsfähig, sodass individuelle Integrationen oft Unterstützung durch den Anbieter oder externe Entwickler erfordern. Betriebe mit SAP oder hochspezialisierten Branchenlösungen finden keine fertigen Integrationen und müssen mit erheblichem Anpassungsaufwand rechnen.
Die Basislizenz beginnt bei 39 Euro netto pro aktivem Monteur und Monat. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungspauschale ab 499 Euro für Grundkonfiguration und Erstschulung. Zusatzmodule wie erweitertes CRM oder fortgeschrittene Materialwirtschaft erhöhen die monatlichen Kosten. Versteckte Kostenquellen können bei der Datenbereinigung und -migration entstehen, wenn Altdaten inkonsistent sind, sowie bei individuellen Schnittstellen zu nicht standardmäßig unterstützten Systemen. Für realistische Budgetplanung sollten auch Schulungsaufwand und interne Prozessanpassungen einkalkuliert werden. Bei zehn oder mehr Monteuren lohnt sich die Nachfrage nach Staffelrabatten.
Der Monteurplaner eignet sich besonders gut für Elektrohandwerker, da die Software mit spezifischen Vorlagen für diese Branche ausgeliefert wird. Vorkonfigurierte Stücklisten für typische Elektroarbeiten, relevante Materialgruppen und branchenübliche Leistungspositionen sind bereits hinterlegt. Die direkte Anbindung an Großhändler wie IundS, Würth und Berg erleichtert die Materialbeschaffung für Elektrobetriebe erheblich. Auch die Tourenplanung mit Visualisierung auf Landkarten ist für Elektrobetriebe mit vielen Kundeneinsätzen praktisch relevant. Betriebe im Elektrohandwerk gehören zur primären Zielgruppe des Anbieters und profitieren von der Branchenspezialisierung besonders stark.
