Kizeo Forms | Field Service Management Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Kizeo Forms?

Mobile Datenerfassung & Dokumentation

Offline-Erfassung mit automatischer Synchronisation: Techniker arbeiten auch ohne Netzverbindung, Daten werden bei Verfügbarkeit übertragen.

Foto-, Unterschriften- und Skizzen-Erfassung: Dokumentation erfolgt direkt vor Ort ohne nachträgliche Bearbeitung im Büro.

Barcode-, QR- und NFC-Scanning: Inventarverwaltung und Ersatzteilerfassung erfolgen schnell ohne manuelle Dateneingabe.

GPS-Geotagging mit Zeitstempel: Lückenlose Nachweisdokumentation für Abrechnung und Compliance-Anforderungen.

Formularlogik & Prozessautomation

Drag-&-Drop Formular-Editor ohne Code: Fachanwender erstellen eigene Formulare ohne IT-Abteilung.

Bedingte Logik mit Pflichtfeldern: Formulare passen sich an Eingaben an, Fehlerquoten sinken deutlich.

Mehrsprachige Formularunterstützung: Internationale Teams arbeiten in ihrer bevorzugten Sprache.

Automatisierte Workflows und Erinnerungen: Prozesse laufen selbstständig mit minimaler manueller Koordination.

Datenauswertung & Reporting

Echtzeit-Dashboard für Führungskräfte: Live-Übersicht über Feldaktivitäten ermöglicht schnellere Entscheidungen.

PDF-Berichtsgenerator mit automatischem E-Mail-Versand: Berichte entstehen automatisch nach Formularabschluss.

REST API und Webhooks: Daten fließen automatisch in ERP- und CRM-Systeme.

Rollen- und Rechtemanagement: Nutzer sehen nur die für sie relevanten Informationen.

🟨 Besonderheiten – Was macht Kizeo Forms einzigartig?

100% No-Code-Formulare für Fachanwender

Serviceleiter können komplexe bedingte Logiken und Workflows selbst konfigurieren, ohne IT-Entwickler hinzuzuziehen. Änderungen gehen innerhalb weniger Minuten live. Während ProntoForms oft IT-Support erfordert und GoCanvas weniger bedingte Logik bietet, ermöglicht Kizeo maximale Autonomie für Fachanwender. Die Einschränkung liegt bei sehr speziellen Custom-Logiken, die vereinzelt API-Entwicklung erfordern können.

Vollständige Offline-Funktionalität mit AES-256-Verschlüsselung

Techniker arbeiten komplett ohne Netzverbindung, während Daten verschlüsselt lokal gespeichert bleiben. Diese Funktion ist ideal für Baustellen, Bergbau oder landwirtschaftliche Betriebe. Viele Cloud-Lösungen bieten nur eingeschränktes Offline-Arbeiten, Kizeo positioniert sich hier als Nischen-Leader. Bei sehr komplexen Offline-Workflows mit über 100 MB großen Formularen können jedoch Speicher- oder Performance-Grenzen erreicht werden.

Native Unterstützung für iOS, Android und Windows

Kizeo verfolgt keinen iOS-First-Ansatz wie viele Konkurrenten. Feldtechniker mit Windows-Tablets oder Android-Geräten werden gleichberechtigt behandelt. GoCanvas und ProntoForms priorisieren iOS und Android, Windows-Support hinkt dort oft nach. Die Einschränkung besteht bei sehr kleinen Plattformen wie Samsung Tizen, die nicht unterstützt werden.

Echtzeit-Webhooks für automatisierte Nachprozesse

Der Formularabschluss triggert automatisch Rechnungsstellung, Ersatzteilbestellung oder CRM-Updates ohne manuelle Schritte. Während eine API allein Polling erfordert, ermöglichen Webhooks echte Event-Automation. Der Webhook-Empfänger muss allerdings eine stabile HTTP-Endpoint-Infrastruktur bereitstellen können.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Kizeo Forms besonders?

Ideale Zielgruppen

KMU-Servicebetriebe mit 10 bis 200 Mitarbeitern: Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist optimal, die Implementierung erfolgt schnell ohne großen IT-Aufwand. Ein greifbarer ROI zeigt sich bereits nach drei bis sechs Monaten. Kritische Erfolgsfaktoren sind ein verfügbares Budget von 150 bis 500 Euro monatlich und die Bereitschaft zur Prozessoptimierung.

Handwerksbetriebe in HLK, Elektro und Sanitär: Papierformulare gehören zum Alltag, Offline-Nutzung ist essentiell und Compliance bei Wartungsprotokollen kritisch. Voraussetzung ist die Akzeptanz mobilen Arbeitens bei Technikern und eine existierende IT-Grundstruktur mit ERP oder CRM.

Facility Management und Gebäudewirtschaft: Inspektionen, Checklisten und Wartungslogs bilden Kernprozesse. Foto- und GPS-Dokumentation schaffen Beweissicherheit. Mehrsprachigkeit wird oft bei Konzernen gefordert, die Anbindung an FM-Systeme ist zentral.

Energiesektor und Telekommunikation: Feldtechniker arbeiten in Regionen mit schwacher Netzabdeckung, hohe Compliance-Anforderungen bestehen, internationale Teams sind die Regel. Strengere Sicherheitsanforderungen mit Zertifizierungen und Massenrollouts für 500 bis 2000 User müssen berücksichtigt werden.

Kritische Auswahlkriterien

Offline-Anforderung (hohe Gewichtung): Arbeiten Techniker in Gebieten ohne stabiles Netz? Kizeo glänzt hier mit vollständiger Offline-Funktionalität.

No-Code-Bedarf (hohe Gewichtung): Müssen Formulare regelmäßig von Fachanwendern angepasst werden? Der intuitive Editor macht dies ohne IT-Abteilung möglich.

Dispositions- und Ressourcenplanung (geringe Gewichtung): Brauchen Sie automatisierte Einsatzplanung und Routenoptimierung? Dann sind SAP FSM oder ServiceMax besser geeignet.

Integrations-Komplexität (mittlere Gewichtung): Sind zwei bis drei System-Anbindungen an ERP und CRM ausreichend, oder benötigen Sie fünf oder mehr tiefe Integrationen?

Benutzeranzahl und Parallelität (mittlere Gewichtung): Bis 200 User läuft das System stabil. Ab 500 parallelen Nutzern sollten Performance-Tests durchgeführt werden.

Branchenzertifizierung (variable Gewichtung): Pharma und Medizintechnik erfordern GxP-Validierung mit Mehraufwand. Standard-Industrien haben hier keine Probleme.

Details zur Field Service Management Software

Kizeo Forms ist eine spezialisierte SaaS-Plattform für digitale Feldformulare und mobile Datenerfassung. Die Software fokussiert sich bewusst nicht auf umfassendes Field Service Management mit Einsatzplanung oder Routenoptimierung. Stattdessen liegt der Schwerpunkt auf der Digitalisierung von Papierprozessen, Offline-Datenerfassung und automatisierter Auswertung mit Weiterleitung.

Ein typisches Anwendungsszenario verdeutlicht den Mehrwert: Ein Servicetechniker füllt auf seinem Tablet ein Inspektions- oder Wartungsformular aus. Das ausgefüllte Formular mit Fotos und GPS-Daten wird automatisch an das ERP-System übermittelt. Daraus entsteht automatisch eine Rechnung. Dieser Workflow reduziert manuelle Arbeit erheblich.

Positionierung im Markt

Kizeo Forms positioniert sich als Low-Cost-Alternative zu ProntoForms und GoCanvas für KMU. Die Software ist deutlich günstiger, bietet aber weniger Dispositions-Features als ServiceMax oder IFS FSM. Die Lösung versteht sich als Ergänzung zu bestehenden ERP- und CRM-Systemen, nicht als deren Ersatz.

Die Stärken liegen in der schnellen Go-Live-Phase von ein bis vier Wochen im Pilot, extremer Benutzerfreundlichkeit und hoher Offline-Stabilität. Unternehmen können zügig produktiv werden, ohne monatelange Implementierungsprojekte durchlaufen zu müssen. Die mobile App funktioniert auch in Gebieten ohne Netzabdeckung vollständig, was im Außendienst einen entscheidenden Vorteil darstellt.

Wissenswertes zum Anbieter

SAS Kizeo wurde 2009 gegründet und ist seit über 14 Jahren am Markt etabliert. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Frankreich und beschäftigt rund 100 Mitarbeiter. Als privat geführtes Unternehmen ist Kizeo nicht börsennotiert. Exakte Umsatz- und Investorendaten sind nicht öffentlich verfügbar. Das Unternehmen wächst organisch ohne bekannte externe Finanzierungsrunden.

Die Marktposition lässt sich als Nischenführer für mobile Formulare in Europa beschreiben, insbesondere in Frankreich, der DACH-Region und Südeuropa. Die Kundenbasis besteht überwiegend aus KMU und Mittelstand. Branchenfokus liegt auf Handwerk, Facility Management, Energie und Telekommunikation.

Auf G2 erreicht Kizeo Forms eine durchschnittliche Bewertung von 4,5 von 5 Sternen. Nutzer loben besonders die Usability und den Support. Schwächen sehen Anwender bei eingeschränkten Dispositions-Features.

Stabilität und Verlässlichkeit

Seit 2009 zeigt das Unternehmen kontinuierliches, profitables Wachstum. Erkennbare Insolvenzrisiken gibt es nicht. Die private Struktur ermöglicht langfristige Forschungs- und Entwicklungsinvestitionen ohne Quartalsdruck von Aktionären. Eine börsennotierte Finanzberichterstattung liegt jedoch nicht vor, wodurch die Stabilität nicht durch Jahresberichte nachvollziehbar ist.

Technische Details & Integration

Die Architektur basiert auf 100 Prozent Cloud-SaaS und läuft auf AWS. EU-Rechenzentren sind verfügbar, beispielsweise in Frankfurt. Native Apps existieren für iOS ab Version 13, Android ab Version 8 und Windows 10 oder höher. Die Web-Admin-Oberfläche ist browser-basiert und funktioniert mit Chrome, Firefox, Safari und Edge. Der Microservices-Ansatz ermöglicht Skalierbarkeit und regelmäßige Updates ohne Downtime.

Sicherheit und Compliance

Die Verschlüsselung erfolgt über TLS und HTTPS während der Übertragung. Offline-Daten auf Mobilgeräten werden mit AES-256 verschlüsselt. Kizeo ist DSGVO-konform, ein Data Processing Addendum liegt vor. Eine explizite ISO 27001-Zertifizierung wird auf der Website nicht genannt. Externe Audits finden statt, sind aber nicht öffentlich zertifiziert. Für Branchenzertifikate wie GxP oder HIPAA gibt es keine explizite Unterstützung. Pharma- und Medizintechnik-Unternehmen benötigen individuelle Validierung.

Integrationsmöglichkeiten

Die REST API ist RESTful und gut dokumentiert. Webhooks ermöglichen Event-Automation in Echtzeit. Datenformate umfassen CSV, JSON sowie Excel-Import und -Export. Standard-Connectoren existieren für Zapier, Make (ehemals Integromat) für über 1000 Anwendungen und Microsoft Power Automate für Office 365-Integration. ERP- und CRM-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder Salesforce lassen sich direkt via API anbinden.

Vordefinierte Connectoren für spezialisierte FSM-Systeme wie ServiceMax oder IFS existieren nicht. Hier ist Custom-Integration erforderlich. Die Performance bleibt stabil bis etwa 200 bis 300 gleichzeitige User. Ab 500 parallelen Nutzern liegen keine offiziellen Benchmarks vor. Dies lässt sich möglicherweise über Enterprise-Pläne abklären.

Die Offline-Funktionalität umfasst lokal verschlüsselte Datenspeicherung. Bei Netzrückkehr erfolgt die Synchronisation automatisch.

Kosten & Preismodell

Die Lizenzstaffeln beginnen beim Starter- oder Basic-Paket ab etwa 25 bis 35 Euro pro User und Monat für ein bis zehn Nutzer. Professional-Lizenzen kosten circa 40 bis 55 Euro pro User und Monat für 10 bis 50 Anwender. Enterprise-Lizenzen liegen bei etwa 60 bis 80 Euro pro User und Monat für 50 und mehr Nutzer, zuzüglich individuellen Supports.

Rabattstrukturen und versteckte Kosten

Ab zehn Lizenzen gewährt Kizeo Jahresrabatte zwischen 5 und 15 Prozent. Jahresabos sind etwa 15 bis 20 Prozent günstiger als monatliche Verträge.

Implementierung und Beratung kosten typischerweise 2000 bis 8000 Euro. Diese Kosten lassen sich reduzieren, indem Standard-Templates genutzt und interne Kapazitäten eingesetzt werden. Custom-API-Integrationen schlagen mit 50 bis 150 Euro pro Stunde zu Buche. Für einfache Workflows reichen Zapier oder Make, komplexe Integrationen erfordern individuelle Entwicklung.

Schulung und Training sind über Online-Dokumentation kostenlos verfügbar. Externe Coaches kosten bis zu 3000 Euro. Interne Multiplikatoren auszubilden und kostenlose Webinare von Kizeo zu nutzen spart Geld. Datenbereinigung und Migration kosten intern Zeit oder extern 1000 bis 3000 Euro. Frühes Datenmapping und die Nutzung von CSV-Vorlagen minimieren Aufwände.

ROI und Amortisation

Typische Einsparungen liegen bei 50 bis 70 Prozent weniger Zeitaufwand im Berichtswesen und 30 Prozent schnellerer Rechnungsstellung. Die Amortisationszeit beträgt für KMU drei bis sechs Monate. Der Break-Even wird erreicht, wenn die Reduzierung einer Vollzeitkraft in der Administration erreicht wird. Der ROI zeigt sich häufig bereits in der Pilot-Phase.

Migration & Umstieg

Die Bestandsaufnahme und Prozessanalyse dauern ein bis zwei Wochen mit geringem internen Aufwand. Alte Formulare werden digitalisiert, Prozesse dokumentiert. Formulardesign und Testing nehmen zwei bis vier Wochen mit mittlerem Aufwand in Anspruch. Drag-&-Drop-Formulare werden erstellt, bedingte Logik konfiguriert.

Der Pilot-Rollout läuft über ein bis zwei Wochen mit mittlerem Aufwand. Fünf bis zehn Testnutzer geben Feedback. Integrationen mit ERP oder CRM erfordern ein bis vier Wochen und hohen Aufwand, entweder extern oder intern. API-Mapping, Webhook-Konfiguration und Datensync-Tests stehen im Fokus. Schulung und Go-Live benötigen eine Woche mit mittlerem Aufwand für Online-Schulung, Dokumentation und Support-Struktur.

Insgesamt werden vier bis zwölf Wochen bis zur Produktivität benötigt. Die Dauer hängt stark von der Komplexität ab.

Erforderliche Ressourcen

Ein Formular-Designer oder Admin sollte 30 bis 50 Prozent der Zeit investieren. Prozessverständnis und Affinität zu Low-Code sind erforderlich, kein IT-Hintergrund nötig. Best Practice ist, einen Serviceleiter oder Qualitätsmanager einzusetzen.

Ein IT-Integrations-Spezialist ist optional, abhängig von der Komplexität. REST-API-Erfahrung und Kenntnisse des Ziel-ERP oder CRM sind gefordert. Zapier oder Make reduzieren den Bedarf für einfache Workflows.

Ein Projektmanager investiert 10 bis 20 Prozent seiner Zeit für Zeitplan, Kommunikation und Schulungskoordination. Ein Change-Manager oder Trainer benötigt zwei bis drei intensive Schulungstage pro Nutzergruppe.

Datenmigration und Wechselszenarien

Alte Papierdaten liegen meist nicht digital vor, ein Export ist nicht nötig. Neue Prozesse starten ab Go-Live. Stammdaten wie Techniker, Kunden und Ersatzteile werden per CSV-Import aus dem ERP übernommen. Die Herausforderung liegt in der Datenbereinigung vor dem Import. Duplikate und fehlende Werte werden oft unterschätzt.

Der Wechsel von Papier zu Kizeo ist der Idealfall mit schneller Implementierung in ein bis vier Wochen. Von anderen Mobile-Apps wie GoCanvas erfolgt die Migration über CSV-Export und -Import in ein bis zwei Wochen. Von ProntoForms lassen sich Formulare meist nicht eins zu eins übertragen. Ein Neubau im Kizeo-Editor wird empfohlen. Von Spezial-FSM-Systemen wie ServiceMax kann Kizeo als Formular-Layer parallel betrieben werden.

Change-Management

Kommunikation sollte Vorteile klar machen: weniger Schreibarbeit, schnellere Rechnungen. Early Adopters werden früh eingebunden und als Multiplikatoren genutzt. Hands-on-Schulung zeigt nicht nur Bedienung, sondern auch neue Prozessschritte live. Eine Support-Struktur mit internem Ansprechpartner ist in den ersten Wochen essentiell. Positives Messaging wirkt als Anreiz: Weniger Verwaltung bedeutet mehr Zeit für Kunden.

Vorteile und Herausforderungen

Die Zeitersparnis im Berichtswesen liegt bei 70 Prozent. Serviceleiter verbringen weniger Zeit mit Reporting, Datenanalysen erfolgen schneller. Laut Kizeo Case Studies werden 50 bis 70 Prozent Zeitersparnis erreicht. Die Rechnungsstellung beschleunigt sich um 30 Prozent. Der verbesserte Cash-Flow führt zu weniger offenen Posten.

Lückenlose Compliance-Dokumentation liefert audit-sichere Nachweise für Wartungen und Inspektionen. 100 Prozent nachvollziehbare Audit-Trails entstehen automatisch. Offline-Stabilität verhindert Datenverlust bei Netzabbruch, die Arbeit läuft weiter. Die Feldtechniker-Produktivität steigt.

Fachanwender-Flexibilität ermöglicht schnelle Formularanpassungen ohne IT-Backlog. Agile Prozessoptimierung wird möglich. Echtzeit-Transparenz für Manager bietet ein Live-Dashboard für schnellere Entscheidungen. Die Ressourcenauslastung verbessert sich.

Reale Einschränkungen

Eine integrierte Einsatzplanung fehlt. Serviceleiter können Techniker nicht direkt im Kizeo-System einteilen. Die Anbindung an ein separates ERP- oder Dispatch-System ist notwendig. Eingeschränkte Disposition bedeutet, dass Routenoptimierung nicht in Kizeo integriert ist. Manuelle Planung bleibt erforderlich. Integration zu Planungs-Tools wie Route4Me oder Fleetio erfolgt via API.

Performance-Grenzen bei 500 und mehr Usern sind möglich bei hoher Parallelität. Ein Cluster oder Enterprise-Plan sowie Benchmarks vor Großrollout sollten geprüft werden. API-Komplexität bei Custom-Integrationen erfordert Developer für tiefe SAP- oder Dynamics-Integration. Zapier oder Make decken einfache Szenarien ab, sonst sind externe Entwickler nötig.

Vereinzelt berichten Nutzer von App-Abstürzen bei sehr großen Formularen oder älteren Geräten. Formulare sollten modularisiert, Geräte-Unterstützung optimiert werden. Fehlende Sicherheitszertifikate wie GxP oder HIPAA out-of-the-box erfordern individuelle Compliance-Audits für regulierte Branchen. Die Datenschutz-Dokumentation ist DSGVO-konform, aber DPA-Details variieren regional. Frühzeitige Klärung mit dem Rechtsteam und Nutzung des EU-Rechenzentrums in Frankfurt wird empfohlen.

Kritische Erfolgsfaktoren

Prozessoptimierung sollte vor Digitalisierung erfolgen. Papierformulare dürfen nicht eins zu eins abgebildet werden. Interne Projekt-Ownership ist wichtig, nicht nur Vendor-Abhängigkeit. Eigene Ressourcen müssen eingesetzt werden. Eine klare Integrations-Strategie legt früh fest, welche Systeme angebunden werden.

Endnutzer-Einbindung nimmt Feldtechniker von Anfang an mit. Ein schrittweiser Rollout beginnt mit einem Pilot, nicht mit Big Bang.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Kann Kizeo Forms meine komplette Einsatzplanung übernehmen? Nein. Kizeo spezialisiert sich auf Formular-Erfassung und Dokumentation, nicht auf Dispositionslogik. Für Terminvergabe und Routenoptimierung wird ein dediziertes FSM-System wie SAP FSM oder ServiceMax benötigt. Alternativ nutzen Anwender Kizeo als zusätzlichen Layer.

Wie läuft die Datenverbindung zwischen Kizeo und unserem ERP? Die Verbindung erfolgt via REST-API oder Webhooks. Ein Beispiel: Der Techniker füllt ein Wartungsformular in der Kizeo-App aus. Bei Submit triggert ein Webhook automatisch einen API-Call an SAP. SAP erstellt daraus Rechnung und Auftragsabschluss. Alternativ erfolgt Batch-Import via CSV jede Stunde. Das Setup erfordert IT-Ressourcen für ein ein- bis zweiwöchiges Integrations-Projekt.

Funktioniert Kizeo auch ohne Internetverbindung? Ja, zu 100 Prozent. Alle Daten werden lokal auf dem Mobilgerät mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Beim nächsten Netzempfang erfolgt Auto-Sync. Dies ist eine Kernstärke von Kizeo, ideal für Baustellen, ländliche Gebiete oder Bergbau.

Wie lange dauert es, bis ein Formular live ist? Für einfache Formulare ein bis zwei Tage mit internem Admin. Für komplexe Workflows mit bedingter Logik drei bis sieben Tage. Der sehr intuitive Drag-&-Drop-Editor erfordert keinen Code.

Was kostet eine Implementierung? SaaS-Lizenzen kosten 25 bis 80 Euro pro User und Monat je nach Staffel. Implementierung schlägt mit 2000 bis 8000 Euro zu Buche, abhängig von der Komplexität, oder ist intern kostenlos. Integration von ERP oder CRM kostet 1000 bis 5000 Euro je nach Tiefe. Die Gesamt-First-Year-Cost für eine 20-Nutzer-Firma liegen bei 10.000 bis 25.000 Euro. Der ROI zeigt sich nach drei bis sechs Monaten, wenn eine Vollzeitkraft Verwaltungsarbeit gespart wird.

Können Unterschriften rechtsverbindlich sein? Ja. Kizeo erfasst Unterschriften mit Zeitstempel, GPS und Nutzer-ID, was einen manipulationssicheren Audit-Trail ergibt. Rechtsverbindlichkeit hängt vom nationalen Recht ab. In Deutschland, Österreich und der Schweiz werden solche Unterschriften meist anerkannt. Mit einem Anwalt sollte dies für regulierte Branchen abgeklärt werden.

Welche Branchen nutzen Kizeo am häufigsten? HLK, Elektro und Sanitär im Handwerk, Facility Management in der Gebäudewirtschaft, Telekommunikation bei Feldmontage, Energiesektor für Inspektionen sowie Instandhaltung und Wartung im Maschinenbau. Weniger geeignet ist Kizeo für Pharma und Medizintechnik ohne zusätzliche Validierung sowie für Global-Konzerne mit 5000 und mehr Usern wegen unklarer Skalierung.

Wie ist der Support? Die Reaktionszeit liegt unter vier Stunden. Sprachen umfassen Französisch, Englisch, Deutsch und Spanisch. Kanäle sind E-Mail, Telefon und Online-Helpdesk. Online-Dokumentation und Webinare sind kostenlos. Consulting und Custom-Training sind optional. SLA-Details wie 99,9 Prozent Uptime sind nicht öffentlich und sollten beim Enterprise-Plan erfragt werden.

Kann ich mehrere Betriebsstätten mit Kizeo managen? Ja. Multi-Site-Rollouts sind möglich mit zentrale Verwaltung, aber lokale Admin-Rechte pro Standort konfigurierbar. Ab 500 gleichzeitigen Usern sollten Performance-Tests durchgeführt werden.

Wie sicher sind meine Daten? Transit erfolgt über TLS 1.2 oder höher. Offline-Daten werden mit AES-256 lokal verschlüsselt. Hosting läuft auf AWS in der EU, beispielsweise in Frankfurt. Kizeo ist DSGVO-konform mit verfügbarem DPA. Externe Audits werden durchgeführt, eine explizite ISO 27001-Zertifizierung liegt nicht vor. Für GxP oder HIPAA ist zusätzliche Validierung erforderlich.