Auftragsmanagement & Planung
Mobile Einsatzunterstützung
Ressourcen- & Materialwirtschaft
Kundeninteraktion & Qualität
Finanzen & Abschluss
Integration & Reporting
Eigenentwickelte KI-Tourenoptimierung
JobFlow setzt eine eigens entwickelte KI-Tourenplanung ein, die Fahrtzeiten durchschnittlich um 12 Prozent reduziert. Die Lösung berücksichtigt Verkehrslagen, Prioritäten und Technikerkompetenzen gleichzeitig. Laut Kundencase AutoService AG verbesserte sich die First-Time-Fix-Rate um 18 Prozent. Die Technologie befindet sich aktuell im Patentanmeldungsverfahren.
No-Code-Workflow-Editor
Fachabteilungen können Prozesse ohne IT-Abhängigkeit anpassen. Der visuelle Editor ermöglicht das Erstellen von Formularen und Workflows per Drag-&-Drop. Dies reduziert die Durchlaufzeit für Customizing-Anfragen von Wochen auf Tage. Allerdings erfordert diese Freiheit klare Governance-Prozesse, um Wildwuchs zu vermeiden.
Native Mobile-First-Architektur
Die Mobile App ist keine Web-Wrapper-Lösung, sondern eine native iOS/Android-Entwicklung. Dies garantiert zuverlässige Offline-Performance auch bei schlechtem Netzwerk. In seltenen Fällen kann die Resynchronisation bei sehr großen Datenmengen oder nach langen Offline-Perioden einige Minuten dauern. Im Vergleich zu Enterprise-Konkurrenten zeigt sich JobFlow hier deutlich robuster.
Integriertes Self-Service-Kundenportal
Das Kundenportal ist ohne externe Tools direkt in die Plattform integriert. Kunden buchen Termine, verfolgen den Status ihrer Aufträge und kommunizieren per Live-Chat. Laut interner Umfrage steigerte dies die Kundenzufriedenheit um 8 Prozent. Die Lösung reduziert gleichzeitig die telefonische Belastung der Disposition.
Einschränkungen in der Praxis
Die Multimandantenfähigkeit ist für internationale Konzerne mit mehr als 500 Technikern über mehrere Länder hinweg limitiert. Standard-BI-Dashboards decken typische Anforderungen ab, tiefgehende Ad-hoc-Analysen erfordern jedoch externe Tools wie Qlik oder Power BI. Eine echte On-Premise-Option existiert nicht – Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in der AWS-Cloud in Frankfurt. Die Sprachunterstützung beschränkt sich primär auf Deutsch und Englisch.
KMU-Servicebetriebe mit 10–50 Technikern
Diese Zielgruppe profitiert von einem überzeugenden Preis-Leistungs-Verhältnis und schneller Amortisation. Der No-Code-Ansatz ermöglicht eigenständige Anpassungen ohne kostspielige IT-Projekte. Die Implementierung dauert typischerweise nur 6–8 Wochen. Für Betriebe, die nach einer ersten professionellen FSM-Lösung suchen, bietet JobFlow den idealen Einstieg.
Mittelständische Industrie-Service-Einheiten mit 100–200 Technikern
Unternehmen mit hohen SLA-Anforderungen und komplexer Tourenlogistik erreichen messbare Effizienzgewinne. Die KI-Optimierung liefert nachweisbare Fahrzeitersparnisse von durchschnittlich 12 Prozent. Die native Mobile App funktioniert zuverlässig auch in Industrieumgebungen mit eingeschränkter Netzabdeckung. Voraussetzung ist ein Customizing-Budget von 50.000 bis 150.000 Euro.
Franchise-Service-Netzwerke mit 50–200 dezentralen Technikern
Die Kombination aus zentraler Steuerung und regionaler Autonomie macht JobFlow für Franchise-Strukturen attraktiv. Das Kundenportal ermöglicht standardisierte Kundenkommunikation über alle Standorte hinweg. Flexible Rollen und Rechte erlauben standortspezifische Anpassungen bei gleichzeitiger Konzernkontrolle. Die Lösung eignet sich besonders für Netzwerke mit einheitlichen Prozessen.
Spezialisierte Anlagenbauer mit 30–150 Technikern
Unternehmen mit Predictive-Maintenance-Anforderungen und komplexen Verträgen finden in JobFlow eine passende Plattform. Die IoT-Integration ermöglicht Remote-Überwachung mit automatischen Wartungs-Alerts. Das SLA- und Vertragsmanagement deckt anspruchsvolle Anforderungen ab. Bei sehr umfangreichen BI-Anforderungen können jedoch die Grenzen der Standard-Dashboards zum Tragen kommen.
Zentrale Auswahlkriterien
Skalierungshorizont: JobFlow eignet sich optimal für 10–500 Techniker in stabiler Infrastruktur. Bei mehr als 500 global verteilten Technikern oder sehr dynamischen Strukturen (saisonale Schwankungen) sollten alternative Enterprise-Lösungen geprüft werden.
Integrationsbedarf: Standard-Konnektoren für SAP, MS Dynamics und Salesforce sind vorhanden. Spezialsysteme ohne API oder enge Finanzbuchhaltungsintegration außerhalb von DATEV erfordern zusätzlichen Entwicklungsaufwand von typischerweise 2–8 Wochen.
Offline-Anforderungen: Häufige Einsatzorte ohne zuverlässiges Netzwerk sprechen klar für JobFlow. Wenn jedoch Echtzeitdaten wie aktuelle Bestände permanent online verfügbar sein müssen, kann dies zum kritischen Faktor werden.
Customizing-Budget: Für sichere ROI-Realisierung sollten 50.000 bis 150.000 Euro eingeplant werden (Beispiel: 50 Techniker). Budgets unter 50.000 Euro sind riskant, über 250.000 Euro deutet auf Overkill oder Big-Customizing hin.
JobFlow ist eine spezialisierte Cloud-Lösung für die Steuerung mobiler Serviceeinheiten. Die Plattform verbindet Disposition, Außendienst-Koordination, Kundenmanagement und Fakturierung in einem integrierten System. Der Fokus liegt auf KMU und Mittelstand mit 10 bis 200 Technikern, wo schnelle, intuitive Implementierungen mit sofortigen Effizienzgewinnen gefragt sind.
Die Produktphilosophie "Citizen Development" ermöglicht Fachabteilungen, Prozesse ohne IT-Abhängigkeit anzupassen. Durch No-Code-Formulare und Workflows reduziert sich die Durchlaufzeit für Anpassungen von Wochen auf Tage. Disponenten erstellen eigene Checklisten, Vertriebsleiter passen Kundenportale an. Diese Autonomie erfordert allerdings klare Governance-Regeln, um Prozesswildwuchs zu vermeiden.
Die agile, kundennahe Produktentwicklung führt zu monatlichen Minor-Updates und quartalsweisen Major-Releases. Dies gewährleistet schnelle Anpassung an Markttrends. Kunden werden aktiv in Roadmap-Entscheidungen einbezogen. Ein Kundenportal zeigt geplante Features mit Abstimmungsmöglichkeit. Neue Funktionen durchlaufen Beta-Tests mit ausgewählten Pilotkunden.
Die Architektur basiert auf Microservices mit Spring Boot Backend und PostgreSQL sowie NoSQL-Datenbanken. Das Web-Frontend nutzt React und Angular. Die Containerisierung mit Kubernetes ermöglicht elastische Skalierung. Bei Lastspitzen skaliert das System automatisch, ohne dass Nutzer Performance-Einbußen erleben. Laut Herstellerangaben bewältigt die Infrastruktur ohne Probleme mehrere tausend gleichzeitige Zugriffe.
Die Jobflow GmbH wurde 2017 in Berlin gegründet und beschäftigt circa 45 Mitarbeitende. Das Unternehmen hat sich als etablierter Challenger-Player im DACH-Markt positioniert und baut seine Präsenz in Westeuropa auf. Die Finanzierung basiert auf Eigenmitteln und renommierten Investoren, was auf stabiles Wachstum hindeutet. Exakte Kundenzahlen und Umsatzzahlen sind nicht öffentlich verfügbar.
Die Kernkompetenz liegt in der Spezialisierung auf Field Service Management ohne Produktdiversifikation. Dies ermöglicht tiefe Expertise und kundennahe Entwicklung. Kunden werden aktiv in Roadmap-Entscheidungen einbezogen. Quartalsweise Anwenderforen schaffen direkten Austausch zwischen Produktmanagement und Nutzern.
Die Open-Source-Community-Aktivitäten und regelmäßige Hackathons unterstreichen eine Innovationskultur. Moderne Technologien wie Microservices, Kubernetes und KI werden konsistent genutzt. Das Unternehmen veröffentlicht Teile seiner Entwicklungs-Tools als Open Source. Dies schafft Transparenz und ermöglicht Community-Beiträge.
Der Support ist in Deutschland ansässig und bietet Antwortzeiten unter 4 Stunden für Pro-Kunden. Ein dedizierter Customer Success Manager begleitet größere Implementierungen. Die Supportsprachen sind Deutsch und Englisch. Basierend auf Nutzerfeedback auf G2 und Capterra wird der Support als zuverlässig und kompetent bewertet.
JobFlow läuft auf einer modernen Cloud-SaaS-Architektur mit AWS EU-Central in Frankfurt. Das Microservices-Design basiert auf Spring Boot für Backend-Services. Die Datenpersistierung erfolgt über PostgreSQL für strukturierte Daten und NoSQL-Datenbanken für flexible Datenmodelle. Das Web-Frontend nutzt React und Angular. Native iOS- und Android-Apps garantieren optimale Mobile-Performance.
Die Containerisierung mit Kubernetes ermöglicht elastische Skalierung ohne Nutzerprobleme bei Laststößen. Automatische Load-Balancer verteilen Anfragen auf verfügbare Instanzen. Deployments erfolgen ohne Downtime durch Rolling-Updates. Die Infrastruktur ist auf 99,9 Prozent Verfügbarkeit ausgelegt.
Standard-Konnektoren existieren für SAP ECC/S/4HANA, MS Dynamics und Salesforce. Diese werden von JobFlow entwickelt und gewartet. Die Einrichtung dauert typischerweise 2–5 Tage. Das offene REST-API mit OAuth2-Authentifizierung ermöglicht kundenspezifische Integrationen. Webhooks erlauben Event-getriebene Prozesse mit externen Systemen.
Direktexport zu DATEV und Lexware für die Finanzbuchhaltung ist integriert. Rechnungsdaten werden automatisch im korrekten Format exportiert. Die Integration zu IoT-Plattformen erfolgt über MQTT-Protokoll und IoT-Gateways. Telemetriedaten von Maschinen fließen in Echtzeit ins System. Dies ermöglicht Predictive Maintenance mit automatischen Wartungs-Alerts.
Datensicherheit und DSGVO-Compliance sind durch ISO 27001-Zertifizierung verankert. AES-256-Verschlüsselung schützt Daten im Transit und im Ruhezustand. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Tägliche Backups mit geo-redundanter Speicherung in der EU gewährleisten Disaster Recovery. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Standard bei Vertragsabschluss.
Jährliche Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten identifizieren Schwachstellen. Sicherheitsupdates werden priorisiert innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden kritischer Lücken eingespielt. Eine On-Premise-Installation ist nicht als Standardprodukt verfügbar. Für besondere Anforderungen ist eine AWS-Private-Instance möglich, was jedoch die Kosten deutlich erhöht.
Das Preismodell ist ein transparentes SaaS-Abonnement pro aktivem Techniker oder Nutzer. Die Basis-Varianten sind Basic (20 Euro pro Techniker und Monat), Pro (30 Euro) und Enterprise (individuell verhandelt). Die 12-Monate-Mindestlaufzeit ist üblich für SaaS-Lösungen. Größere Volumen ab 200 Technikern erhalten Mengenrabatte von typischerweise 40–60 Prozent.
Die Basic-Variante umfasst Auftragsmanagement, Mobile App und Standard-Reporting. Die Pro-Variante ergänzt KI-Tourenplanung, SLA-Management und Kundenportal. Enterprise-Lizenzen beinhalten dedizierte Integrationen, Priority-Support und Custom-Dashboards. Die genauen Preise für Enterprise müssen individuell angefordert werden.
Der Total Cost of Ownership über 3 Jahre liegt typischerweise bei 140.000 bis 240.000 Euro für 50 Techniker. Ein Low-Szenario rechnet mit 50.000 Euro Implementierungsbudget und Basis-Lizenzen. Ein High-Szenario kalkuliert 125.000 Euro für Customizing und Pro-Lizenzen. Diese Zahlen umfassen Lizenzen (circa 54.000 Euro), Implementierung und Customizing (50.000–125.000 Euro) sowie Schulung (circa 7.500 Euro).
Versteckte Kosten entstehen durch mangelhafte Datenmigration, unzureichendes Change Management und Nicht-Standard-Integrationen. Ein häufig unterschätzter Posten sind interne Ressourcen, die typischerweise 20–30 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Ein Projektmanager intern bindet 0,5 bis 1 FTE über 2–4 Monate. Key-User benötigen 0,5 FTE in den ersten 4–8 Wochen.
Der ROI-Breakpoint liegt typischerweise bei 6–9 Monaten. Haupttreiber sind 12 Prozent Fahrzeitersparnisse durch optimierte Touren. Die verbesserte Techniker-Auslastung von plus 15 Prozent steigert die produktiven Einsatzstunden. Eine höhere First-Time-Fix-Rate reduziert wiederholte Anfahrten. Reduzierte SLA-Strafkosten durch besseres Zeitfenstermanagement tragen ebenfalls zum ROI bei.
Ein strukturiertes ROI-Tracking über Dashboards hilft, diese Gewinne zu quantifizieren und intern zu kommunizieren. Beispielrechnung: 50 Techniker mit durchschnittlich 30 Euro Stundensatz sparen bei 12 Prozent weniger Fahrzeit circa 75.000 Euro jährlich. Die Investition von 140.000 Euro amortisiert sich nach 23 Monaten. Für kleinere Teams (10–20 Techniker) verkürzt sich die Amortisationszeit auf 9–12 Monate.
Die Implementierungsdauer liegt bei 6–12 Wochen für Standardszenarien mit 50–100 Technikern und gängiger ERP- oder CRM-Integration. Die typischen Phasen sind: Scoping-Workshop (1 Woche), Customizing und Datenmapping (2–4 Wochen), Schulung und Go-Live (2 Wochen). Komplexere Szenarien mit Historienübernahme oder vielen Spezial-Prozessen können 3–6 Monate in Anspruch nehmen.
Die Datenübernahme erfolgt über CSV-Import oder API-basierte Schnittstellen. Bestands- und Transaktionsdaten wie Kunden, Anlagen und Verträge werden konsolidiert und migriert. Komplexe Historien mit mehr als 2 Jahren Jobverlauf erfordern aufwändige Transformationen. Diese sind kostenpflichtige Add-Ons und verlängern das Projekt um 2–4 Wochen.
Ein häufiges Risiko ist unterschätzte Zeit für Datenqualitäts-Checks. Dubletten, inkonsistente Formate und fehlende Pflichtfelder verzögern die Migration. Eine strukturierte Datenbereinigung vor dem Import spart später Wochen. Die Alte-Daten-Historisierung sollte auf maximal 2 Jahre beschränkt werden, es sei denn, regulatorische Gründe erfordern längere Zeiträume.
Personalressourcen beim Kunden umfassen 0,5–1 FTE IT oder Projektmanagement über 2–4 Monate. Zusätzlich werden Key-User mit 0,5 FTE in den ersten 4–8 Wochen benötigt. Die Schulung erfolgt in 1–2 Tagen pro Rolle (Disposition, Techniker, Management). Praxisorientierte Workshops mit realen Fällen steigern die Akzeptanz deutlich.
Eine häufige Erfolgs-Falle ist unzureichendes Change Management. Ohne aktive Einbeziehung der Anwender und frühe Quick Wins scheitern Implementierungen sozial, nicht technisch. Disponenten reagieren skeptisch, wenn der alte Prozess "irgendwie funktioniert hat". Techniker lehnen neue Mobile Apps ab, wenn der Mehrwert nicht sofort erkennbar ist.
Eine klare Kommunikation von Quick Wins hilft: "Euer Smartphone funktioniert besser als der alte Funk-Terminal." Pilotphasen mit ausgewählten Teams schaffen Fürsprecher. Regelmäßige Feedback-Runden in den ersten 6 Wochen identifizieren Probleme frühzeitig. Ein dedizierter Change Manager erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit um geschätzte 40 Prozent.
Dokumentierte Vorteile basieren auf Nutzerfeedback auf G2 und Capterra mit durchschnittlich 4,2–4,3 von 5 Sternen. Die intuitive Bedienoberfläche wird besonders gelobt. Die mobile App ist stabil und offline-fähig, was im Feldvergleich heraussticht. Der schnelle ROI durch KI-Tourenplanung überzeugt Entscheider. Die hohe Anwenderakzeptanz reduziert Change-Management-Aufwand.
Der zuverlässige, kundennahe Support mit weniger als 4 Stunden Antwortzeit für Pro-Kunden wird positiv hervorgehoben. Deutsche Supportmitarbeiter verstehen branchenspezifische Anforderungen. Die Flexibilität durch No-Code-Formular- und Workflow-Editor ermöglicht eigenständige Anpassungen. Fachabteilungen sind nicht mehr von überlasteten IT-Ressourcen abhängig.
Die Multimandantenfähigkeit ist für internationale Rollouts mit heterogenen Strukturen limitiert. Laut Capterra-Feedback stoßen Unternehmen mit mehreren Ländergesellschaften und unterschiedlichen Prozessen an Grenzen. Separate Instanzen sind möglich, erhöhen aber Komplexität und Kosten.
Reporting-Grenzen zeigen sich bei tiefgehenden Ad-hoc-BI-Analysen. Standard-Dashboards sind gut für operative Steuerung. Data Scientists oder BI-Spezialisten benötigen jedoch externe Tools wie Qlik oder Power BI. Die REST-API ermöglicht Datenexport, erfordert aber zusätzlichen Integrationsaufwand.
Gelegentliche Latenzprobleme treten bei bestimmten Reports oder unter Lastspitzen auf. Diese sind selten, aber dokumentiert in User-Reviews. Besonders umfangreiche Auswertungen über mehrere Jahre können 10–15 Sekunden Ladezeit benötigen. Für Echtzeit-Dashboards in Management-Besprechungen kann dies störend sein.
Die Offline-Performance-Varianz zeigt sich in Netzwerk-Grenzfällen. Bei LTE mit schlechtem Signal können Resync-Zeiten mehrere Minuten betragen. Im Vergleich zu Wettbewerbern ist JobFlow hier besser aufgestellt, erreicht aber nicht 100 Prozent Zuverlässigkeit. Techniker in abgelegenen Gebieten sollten dies bei der Tagesplanung berücksichtigen.
Wie lange ist die Amortisationszeit?
Typischerweise 6–9 Monate durch Fahrzeitersparnisse von 12 Prozent, höhere Auslastung von plus 15 Prozent und bessere First-Time-Fix-Rate. Ein ROI-Rechner auf der Website unterstützt die individuelle Kalkulation. Für kleinere Teams (10–20 Techniker) verkürzt sich die Zeit auf 9–12 Monate, da die Implementierungskosten relativ niedriger ausfallen.
Kann ich die Daten exportieren und das System wieder verlassen?
Ja, Datenexport in Standard-Formaten wie CSV und JSON ist jederzeit möglich. Die Kündigung erfolgt zum Ende einer 12-Monats-Laufzeit. Ein strukturierter Exit-Plan sollte vor der Kündigung mit dem Support abgestimmt werden. Dies vermeidet Datenverluste und ermöglicht reibungslose Migration zu anderen Systemen.
Ist Offline-Arbeiten wirklich zuverlässig?
Ja, die native Mobile App speichert Daten lokal und synchronisiert, sobald Netzwerk verfügbar ist. Techniker können Aufträge erfassen, Fotos machen und Unterschriften einholen. In seltenen Fällen kann eine Resync bei sehr großen Datenmengen oder nach langen Offline-Zeiten (mehr als 3 Tage) einige Minuten dauern. Im Praxisvergleich ist dies deutlich besser als Web-basierte Lösungen.
Welche Integrationen sind Out-of-the-Box möglich?
SAP ECC/S/4HANA, MS Dynamics, Salesforce sowie DATEV und Lexware für die Buchhaltung. Die Einrichtung dauert typischerweise 2–5 Tage. Spezialsysteme erfordern Customizing über das REST-API. Die Entwicklung beträgt typischerweise 2–8 Wochen, abhängig von Komplexität und Datenvolumen.
Wie sieht der Datenschutz aus?
ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform, Daten ausschließlich in Deutschland (AWS Frankfurt), AES-256-Verschlüsselung, jährliche Penetrationstests. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Standard. Für Spezialanforderungen in Pharma oder Medizintechnik sind zusätzliche Validierungen erforderlich. Diese müssen individuell mit dem Anbieter geklärt werden.
Kann ich die Software für mehrere Länder nutzen?
Eingeschränkt. Die Basis-Infrastruktur ist in Frankfurt. Mehrsprachigkeit beschränkt sich auf Deutsch und Englisch. Internationale Rollouts mit mehr als 500 Technikern sollten mit dem Anbieter geklärt werden, da Multimandanten-Fähigkeit begrenzt ist. Separate Instanzen pro Land sind möglich, erhöhen aber die Total Cost of Ownership um circa 30–40 Prozent.
Welche Branchen nutzen JobFlow?
Primär Industrie-Serviceeinheiten, Energieversorger, Telekommunikation, Maschinenbau sowie Gebäudetechnik (Heizung, Sanitär, Elektro). Generell eignet sich JobFlow für alle Unternehmen mit mobilen Techniker-Teams und Tourenlogistik. Die Lösung ist branchenunabhängig konfigurierbar.
Wie oft werden Updates eingespielt?
Automatisch. Monatliche Minor-Updates mit Bugfixes und kleinen Verbesserungen. Quartalsweise Major-Releases mit neuen Features. Abwärtskompatibilität wird in der Regel gewährleistet. Kunden werden 2 Wochen vor Major-Releases über Änderungen informiert. Ein optionales Test-Environment ermöglicht vorab Prüfung kritischer Funktionen.
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