ERP- und ECM-Software Content

🟦 Funktionen – Was kann edoc ECM-Lösung?

Dokumentenverwaltung & Archivierung

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Dokumente werden revisionssicher in einem System gespeichert.
• Volltextsuche: Schnelles Auffinden von Dokumenten über Inhalte und Metadaten.
• Versionierung: Automatische Nachverfolgung aller Dokumentenänderungen mit Änderungshistorie.
• Digitale Archivierung: GoBD-konforme Langzeitarchivierung mit Unveränderbarkeit der Dokumente.

Workflow & Prozessautomatisierung

• Workflow-Engine: Digitale Abbildung von Geschäftsprozessen mit individuellen Freigabestufen.
• Automatische Weiterleitung: Dokumente werden regelbasiert an zuständige Mitarbeiter verteilt.
• Wiedervorlage-Funktion: Termingesteuerte Erinnerungen für fällige Dokumente und Aufgaben.

Integration & Schnittstellen

• ERP-Integration: Nahtlose Anbindung an gängige ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics.
• E-Mail-Archivierung: Automatische Ablage und Verschlagwortung von geschäftsrelevanten E-Mails.
• Scanner-Integration: Direktes Einlesen von Papierdokumenten mit OCR-Texterkennung.

Zugriffssteuerung & Sicherheit

• Rollenbasierte Berechtigungen: Granulare Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen auf Dokumentenebene.
• Audit-Trail: Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen für Compliance.

Zusammenarbeit

• Dokumenten-Sharing: Kontrollierte Freigabe von Dokumenten für interne und externe Partner.
• Kommentarfunktion: Team-Kommunikation direkt am Dokument für effiziente Abstimmungen.

🟨 Besonderheiten – Was macht edoc ECM-Lösung einzigartig?

Modularer Aufbau für schrittweises Wachstum

edoc ECM folgt einem Baukasten-Prinzip, bei dem Unternehmen mit einem Basissystem starten und bei Bedarf zusätzliche Module aktivieren können. Dies ermöglicht eine kostenkontrollierte Einführung ohne große Anfangsinvestitionen. Die modulare Architektur erlaubt es, zunächst nur die Rechnungseingangsverarbeitung zu digitalisieren und später Vertragsmanagement oder Personalakten hinzuzufügen. Einschränkung: Die volle Leistungsfähigkeit zeigt sich erst bei Nutzung mehrerer Module, was die Gesamtkosten erhöht.

Branchenspezifische Vorlagen und Prozesse

Der Anbieter stellt für verschiedene Branchen wie Handwerk, Dienstleistung oder Handel vorkonfigurierte Workflows bereit. Diese Best-Practice-Vorlagen beschleunigen die Implementierung erheblich, da typische Geschäftsprozesse bereits abgebildet sind. Anwender profitieren von erprobten Lösungen, die sich in vergleichbaren Unternehmen bewährt haben. Einschränkung: Bei sehr spezifischen oder komplexen Prozessen können Anpassungen notwendig werden, die zusätzliches Consulting erfordern.

Hybride Bereitstellung – On-Premise oder Cloud

edoc ECM kann sowohl auf eigenen Servern als auch als Cloud-Lösung betrieben werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen, sensible Daten im eigenen Rechenzentrum zu halten, während kleinere Betriebe die wartungsarme Cloud-Variante nutzen. Ein Wechsel zwischen den Betriebsarten ist mit entsprechendem Migrationsaufwand möglich. Einschränkung: On-Premise erfordert eigene IT-Ressourcen und regelmäßige Updates.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich edoc ECM-Lösung besonders?

Mittelständische Unternehmen mit 20-250 Mitarbeitern profitieren vom ausgewogenen Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Komplexität. Die Lösung bietet ausreichend Leistung für strukturierte Dokumentenprozesse, ohne die Administration zu überfordern. Besonders geeignet für Betriebe, die ihre Papierarchive ablösen und erste Automatisierungsschritte gehen wollen.

Unternehmen mit hohem Eingangsrechnungsvolumen finden in edoc ECM einen starken Partner für die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Die OCR-Erkennung erfasst Rechnungsdaten automatisch, Workflows leiten zur Freigabe weiter, und die ERP-Integration bucht direkt in die Finanzbuchhaltung. Ab etwa 200 Rechnungen monatlich rechnet sich die Investition durch Zeitersparnis.

Betriebe mit Compliance-Anforderungen aus regulierten Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistung oder öffentliche Verwaltung schätzen die GoBD-konforme Archivierung und revisionssichere Protokollierung. Die Audit-Trail-Funktion dokumentiert lückenlos jeden Dokumentenzugriff für Betriebsprüfungen und externe Audits.

Wachsende Unternehmen in der Expansion nutzen die Skalierbarkeit der Lösung, um mit steigendem Dokumentenaufkommen Schritt zu halten. Die Lizenzierung nach Benutzern ermöglicht flexibles Wachstum, ohne in eine komplett neue Systemklasse wechseln zu müssen.

Wichtige Auswahlkriterien:

• Integrationstiefe mit bestehendem ERP: Prüfen Sie, ob Ihr ERP-System nativ unterstützt wird oder ob Middleware erforderlich ist.
• Anpassbarkeit der Workflows: Testen Sie, ob sich Ihre spezifischen Prozesse ohne Programmierung abbilden lassen.
• Schulungsaufwand: Kalkulieren Sie Zeit für Mitarbeitertraining, besonders bei komplexen Workflow-Strukturen.
• Total Cost of Ownership: Berücksichtigen Sie neben Lizenzkosten auch Wartung, Updates und mögliches Consulting.

Details zur ERP- und ECM-Software

edoc ECM ist eine dokumentenzentrierte Enterprise-Content-Management-Lösung, die primär auf die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse ausgerichtet ist. Im Kern bildet eine zentrale Dokumentendatenbank das Herzstück, in der alle Geschäftsdokumente strukturiert und revisionssicher abgelegt werden.

Die Software deckt den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab: Von der Erfassung über Scanner, E-Mail oder direkte Systemintegration über die Verarbeitung in automatisierten Workflows bis zur rechtssicheren Langzeitarchivierung. Die integrierte OCR-Technologie erkennt Text in eingescannten Dokumenten und extrahiert relevante Daten wie Rechnungsnummern, Beträge oder Kundennummern automatisch. Diese Informationen werden als durchsuchbare Metadaten gespeichert, was die spätere Recherche erheblich beschleunigt.

**Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt auf der