Content für edoc ECM-Lösung

🟦 Funktionen – Was kann edoc ECM-Lösung?

Dokumentenmanagement

• Revisionssichere Archivierung: Unveränderbare Speicherung aller Geschäftsdokumente nach GoBD-Anforderungen
• Volltextsuche: Durchsuchen aller Dokumente inklusive gescannter Papierdokumente nach Inhalten
• Versionierung: Automatische Nachverfolgung aller Dokumentenänderungen mit vollständiger Historie

Workflow-Automation

• Rechnungsfreigabe: Digitale Weiterleitungsprozesse mit mehrstufigen Genehmigungsverfahren
• Automatische Klassifizierung: KI-gestützte Zuordnung eingehender Dokumente zu Kategorien
• Wiedervorlagen: Zeitgesteuerte Erinnerungen für fristgebundene Dokumente und Vorgänge

Integration & Schnittstellen

• ERP-Anbindung: Direkte Verbindung zu gängigen ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics
• E-Mail-Integration: Automatische Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails aus Outlook
• Scan-Integration: Direktes Einlesen von Papierdokumenten über angebundene Scanner

Rechteverwaltung & Sicherheit

• Rollenbasierte Berechtigungen: Granulare Zugriffssteuerung nach Abteilungen und Funktionen
• Audit-Trail: Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
• Verschlüsselung: Sichere Datenhaltung nach aktuellen Verschlüsselungsstandards

🟨 Besonderheiten – Was macht edoc ECM-Lösung einzigartig?

Spezialisierung auf den deutschen Mittelstand

Die edoc ECM-Lösung wurde gezielt für die Anforderungen deutscher mittelständischer Unternehmen entwickelt. Alle Funktionen berücksichtigen deutsche Compliance-Vorgaben wie GoBD, DSGVO und branchenspezifische Aufbewahrungsfristen. Die Software wird in Deutschland entwickelt und gehostet, was rechtliche Unsicherheiten bei der Datenspeicherung minimiert. Allerdings fehlen dadurch internationale Features wie mehrsprachige Oberflächen oder länderspezifische Steuermodule.

Modularer Aufbau mit Basispaket

Anders als Komplettlösungen bietet edoc ein schlankes Grundsystem, das schrittweise erweitert werden kann. Unternehmen starten mit Kernfunktionen wie Archivierung und Volltextsuche und ergänzen später Module für Vertragsmanagement, Personalakten oder Kundenkorrespondenz. Das reduziert Einstiegskosten und Komplexität. Der Nachteil: Bei umfangreichen Anforderungen summieren sich die Modulpreise, und die Integration mehrerer Module erfordert sorgfältige Planung.

Kein Cloud-Zwang

edoc lässt sich wahlweise On-Premise im eigenen Rechenzentrum, in einer Private Cloud oder als Hosted Service betreiben. Besonders für Branchen mit strengen Datenschutzanforderungen wie Gesundheitswesen oder Anwaltskanzleien ist diese Flexibilität relevant. Die On-Premise-Variante erfordert jedoch eigene IT-Ressourcen für Betrieb und Updates, was kleinere Unternehmen überfordern kann.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich edoc ECM-Lösung besonders?

Mittelständische Fertigungsunternehmen mit 50-500 Mitarbeitenden Diese Zielgruppe profitiert von der engen ERP-Integration und der Fähigkeit, technische Dokumentationen, Qualitätsnachweise und Lieferantenkorrespondenz zentral zu verwalten. Die GoBD-konforme Archivierung erfüllt gesetzliche Anforderungen, während die modulare Erweiterbarkeit mit dem Unternehmen mitwächst.

Steuerberatungen und Wirtschaftsprüfungen Kanzleien mit hohem Dokumentenaufkommen und strengen Aufbewahrungspflichten finden in edoc eine spezialisierte Lösung. Die Mandantenfähigkeit, kombiniert mit revisionssicherer Archivierung und detaillierten Zugriffsrechten, deckt branchenspezifische Anforderungen ab. Die On-Premise-Option erfüllt datenschutzrechtliche Bedenken bei sensiblen Finanzdaten.

Öffentliche Verwaltungen und kommunale Einrichtungen Die Software erfüllt Vorgaben wie E-Government-Gesetze und Schriftgutverwaltung nach Aktenplan. Die Möglichkeit zur lokalen Installation entspricht Sicherheitsrichtlinien öffentlicher Träger. Elektronische Aktenführung und Wiedervorlagefunktionen unterstützen Verwaltungsprozesse effektiv.

Auswahlkriterien für edoc ECM-Lösung:

• Mindestens 30 Anwender, da sich Lizenzkosten und Implementierungsaufwand sonst nicht rechnen
• Bestehende ERP-Landschaft mit Standardsystemen, für die Schnittstellen verfügbar sind
• Bereitschaft zur Prozessanpassung, da die Software strukturierte Workflows voraussetzt
• Interne oder externe IT-Ressourcen für Betrieb und Administration verfügbar

Details zur edoc ECM-Lösung

Die edoc ECM-Lösung basiert auf einer Client-Server-Architektur mit zentralem Dokumentenrepository. Alle Dokumente werden beim Eingang automatisch indexiert und mit Metadaten versehen. Die OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) macht auch gescannte Papierdokumente durchsuchbar und extrahiert relevante Informationen wie Rechnungsnummern, Datum oder Beträge. Diese strukturierten Daten fließen direkt in die Workflow-Engine, die Freigabeprozesse startet oder Dokumente automatisch an zuständige Sachbearbeiter weiterleitet.

Das Aktenkonzept bildet die reale Ordnerstruktur digital ab. Unternehmen können ihre bestehende Ablagelogik übernehmen – beispielsweise Kundenakten mit Unterordnern für Angebote, Aufträge und Korrespondenz. Parallel dazu ermöglicht die Volltextsuche den direkten Zugriff über Suchbegriffe, unabhängig von der Ordnerstruktur. Besonders praktisch: Die Suche berücksichtigt auch Synonyme und Wortstämme, sodass etwa "Rechnung" auch "Rechnungen" oder "Rechnungswesen" findet.

Die Versionsverwaltung protokolliert jede Änderung an Dokumenten. Wird ein Vertrag überarbeitet, bleibt die Ursprungsversion erhalten und die neue Version wird als separate Datei gespeichert. Ein Zeitstrahl zeigt alle Bearbeitungsschritte mit Datum, Uhrzeit und bearbeitender Person. Das erfüllt nicht nur rechtliche Anforderungen, sondern schützt auch vor versehentlichem Überschreiben wichtiger Informationen.

Für die Zusammenarbeit bietet edoc Check-in/Check-out-Funktionen: Bearbeitet jemand ein Dokument, wird es für andere gesperrt. Nach Abschluss der Bearbeitung wird es wieder freigegeben. Kommentarf