ERP System | ECM Software | Mittelstand | Kleine Unternehmen | Vergleich | Vorteile

Wozu dient eine ERP-Software?

Eine Enterprise-Resource-Planning-Software, kurz ERP-Software, dient der rechtzeitigen, bedarfsgerechten unternehmerischen Planung und Steuerung von Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmitteln, Informations- und Kommunikationstechniken sowie ganzen IT-Systemen. Sie ermöglicht einem Unternehmen einen effizienteren betrieblichen Wertschöpfungsprozess und eine optimierte Steuerung unternehmerischer und betrieblicher Prozesse. Auch der Warenbestand innerhalb der Warenwirtschaft sind dabei wichtiger Lieferant für Informationen über das Unternehmen.

Welche Bereiche umfassen ERP-Programme?

Um das Unternehmen steuern zu können, ist es wichtig Informationen über alle wichtigen Geschäftsprozesse zu haben, die Einfluss auf die Qualität, die Produktion, den Umsatz, den Verkauf, den Erfolg des Unternehmens haben. Dazu gehören Informationen unter anderem aus folgenden Bereichen/Themenfeldern:

der Beschaffung / dem Einkauf / die Warenwirtschaft

dem Compliance Management

dem Dokumentenmanagement

dem Controlling

der Abteilung Finanzen / dem Rechnungswesen

der Logistik

dem Marketing

dem Personal

dem Vertrieb

dem Verkauf, inkl. eCommerce

Diese Abteilungen sind auch die Unternehmensbereiche, auf die die meisten ERP-Systeme zugeschnitten sind.

Was ist das Ziel einer ERP-Software?

Das Ziel eine Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software besteht darin, Unternehmensprozesse effektiver zu gestalten und gleichzeitig das Ergebnis der Produktion auf hohem Qualitätsniveau zu halten. Dabei geht es auch um die rechtzeitige Versorgung und Beschaffung von Ressourcen, so dass kein Stillstand der Produktion erfolgt und wichtige Zeit und Geld verloren geht, da bspw. ein Band stillsteht während die Arbeit für Volllast bezahlt werden. Ggfs. müssen auch Prozesse im Unternehmen und auch innerhalb der ERP-Business-Software im laufenden Betrieb angepasst werden, damit Sie neuen Anforderungen des Kunden, neuen Maschinen, etc. gerecht wird. Gleichzeitig soll ein ERP-System das Sammelsurium an Software-Produkte ersetzen, das häufig in vielen Unternehmen vorherrscht, da jede Abteilung im Laufe der Zeit seine eigene Lösung eingekauft hat. Diese viele Kleinlösungen machen es der IT-Abteilung häufig schwer bzw. verursachen viel Arbeit, da manche Systeme nicht, nur bedingt oder mit viel Zeitaufwand verbunden werden können. Ein Update kann die programmierten Schnittstellen auch wieder außer Kraft setzen oder die Schnittstellen müssen angepasst werden, was ebenfalls Aufwand für die interne oder externe IT-Abteilung und damit Zusatzkosten bedeutet.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co

Nicht jedes Unternehmen braucht zu Beginn gleich ein ERP-System. Ein ERP-System ist vielmehr für Unternehmen, dessen Prozesse komplexer sind. Häufig entwickelt sich ein Unternehmen und Software kommt hinzu. Mit wachsendem Unternehmenserfolg ist es möglich, dass verschiedene Abteilungen Software für sich einkaufen können.Dies ist gut. Allerdings steckt hier auch das Problem, dass viele Unternehmen ab einem gewissen Punkt haben. Viele Systeme laufen parallel und arbeiten mit separaten Schnittstellen. So kommuniziert jedes System einzeln mit dem anderen und ggfs. gibt es Probleme bei der Übergabe von Daten. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn eines der Systeme upgedated wurde und die konfigurierte Schnittstelle nicht oder nicht komplett funktioniert.Besser ist es daher, ein ERP-System zu integrieren, das die Einzelsysteme zusammenführt oder bestenfalls sogar ersetzt. Sind Sie gerade beim Gründen oder noch in den ersten Jahren Ihres Unternehmens, macht es Sinn einen Blick in die ERP-Systeme zu werfen, wenn Sie wissen, dass Sie komplexe Prozesse haben oder haben werden.Es gibt auch Baukasten-Systeme bei den ERP-Lösungen, die zugeschnitten auf verschiedene Unternehmensbereiche sind und modular eingekauft werden können. So können Sie den Abteilungen eine auf deren Bedürfnisse angepasste Lösung bieten und gleichzeitig von Beginn ein ERP-System einsetzen, das mit Ihrem Unternehmen wächst. Das reduziert auch spätere Kosten, die Sie in die IT-Abteilung investieren müssen, da die IT keine Integration eines neuen ERP-Systems vornehmen, in der IT-Landschaft testen und alle Schnittstellen zum ERP erneut einrichten muss.

Welche Vorteile ein ERP-System für Ihr Unternehmen bringt!

ERP-Lösungen verhelfen Ihnen dazu, Potenziale und Mehrwerte Ihres Unternehmens stets auszuschöpfen. In Fachbereichen wie Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft, Lagerwirtschaft Produktionsplanung und -steuerung, Faktura, Bestellwesen, Inventur und Prozessfertigung können ERP-Systeme sich als hilfreiche Stütze erweisen.Die Einführung eines ERP-Systems bringt dabei eine Menge an Vorteilen für viele Unternehmen. Diese sind unter anderem:Automatisierung von Prozessendamit verbundene Zeitersparniseffektiverer Umgang mit Ressourcenbessere Planbarkeit und Steuerungzentrale Speicherung wichtiger Geschäftsdatenmehr Kosteneffizienz durch modularen Aufbau mancher Anbieterleichte Verknüpfung unterschiedlicher Unternehmensbereiche, da sich diese in einer ERP-Software befindenReduzierung der KostenJe nachdem wie erfolgreich Ihre Unternehmenssteuerung bereits ist, kann es weniger oder mehr Vorteile mit sich bringen. Unabhängig davon führt ein ERP-System Zahlen aus unterschiedlichen Bereichen sinnvoll zusammen, so dass Werte aussagekräftiger werden. Ebenso spart es Zeit, da alle Daten in einem System sind und Berichte aus verschiedenen Tools nichts einzeln ausgewertet oder manuell verknüpft werden müssen.Für die meisten Unternehmen bringt ein ERP-System zudem mehr Transparenz ins Unternehmen, Fehler werden reduziert durch vorgegebene Wege und Vorbereitungszeiten für Audits reduzieren sich.Finden Sie heraus, wo die Vorteile für Ihr Unternehmen liegen und nutzen Sie unseren effektiven und zeitsparenden Vergleich, der Ihnen viel Recherchearbeit erspart.Welche Schnittstellen Ihre ERP-Software benötigt!Je nachdem mit welchen weiteren Systemen Sie arbeiten und arbeiten möchten, sollte Ihr ERP-System verschiedene Schnittstellen beinhalten. So bspw. zu Datev, Produktionsmaschinen, dem Einkauf/der Beschaffung und/oder ECM-Systemen. Auch die Verbindung zu E-Commerce-Plattformen und HCM-Software-Produkten (Human Capital Management) kann erforderlich sein.Die Anbindung erfolgt dabei über Application Programming Interfaces (APIs). Diese sollte auch für Microsoft Office vorhanden sein, damit die Kommunikation weiterhin über Email und die Verknüpfung von Dokumenten mit Word, Powerpoint, etc. erfolgen kann. Ebenso sollten Termine ins gleiche System fließen, so dass eine Schnittstelle zum Kalender sinnvoll und erforderlich ist.Müssen Daten exportiert oder importiert werden, erfolgt dies häufig in den gängigen Formaten CSV, XML und EDI, die von ERP-Systemen meist sehr gut verarbeiten werden können.

Finden Sie die richtige ERP-Software - Auf was Sie bei der Auswahl unbedingt achten sollten!

ERP-Software ist nicht nicht einfach nur eine Software, die man installiert und das System sich selbst überlässt und ab und zu updated. Eine ERP-Software wächst mit den Aufgaben und der wachsenden Verknüpfung. Daher sollte das System den Ist-Stand ermitteln und erfassen können und erweitert oder weitere Funktionen im bestehenden System genutzt und optimiert werden können.Damit das ERP-System die meisten Vorteile ins Unternehmen bringt, sollten Sie besonders bei der Auswahl genauer hinschauen. Betrachten Sie daher folgende Punkte, damit das ERP-System jetzt und in Zukunft Ihr Unternehmen aktiv nach vorne bringen kann:MehrsprachigkeitMöglichkeit zur Anbindung wichtiger Schnittstellen, bspw. zur Warenwirtschaftersetzt bestenfalls aktuell eingesetzte EinzellösungenVorteile für die Abteilungen, die später damit arbeitenBenutzerfreundlichkeitMöglichkeit zur Integration in vorhandene IT-Landschaft, inkl. eingesetzter Technik auf denen die ERP-Lösung laufen sollumfangreiches Einarbeitungsmaterial (Videos, Benutzerhandbücher, etc.)Erreichbarkeit vom Support (bspw. 24/7, wenn die Produktion rund um die Uhr läuft)Kosten für den Support (ist dieser im Preis enthalten oder fallen hier Zusatzkosten an?)Abbildung mehrerer Standorte (auch ggfs. Auslandsstandorte) oder FilialenAuch sollten die in Frage kommenden ERP-Programme alle ERP-Funktionen aufweisen, die in den eingebundenen Abteilungen benötigt werden. Gleichzeitig sollten Sie sich zudem die Frage stellen, ob das System zu Ihren Unternehmen heute passt und auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens in den nächsten bspw. fünf Jahren noch passend ist.

ERP-Cloud-Systeme oder On-Premise-ERP-Systeme - was die bessere Wahl für Sie ist

Je nachdem, wo Sie das ERP-System einsetzen möchten, kann eine Cloud-ERP-Software oder eine On-Premise-ERP-Software vorteilhaft sein. Haben Sie viele Schnittstellen, die außerhalb des eigenen Netzwerks liegen und möchte Sie das ERP-System überall abrufen können, spricht dies für ein Cloud-ERP-System.Gleiches gilt, wenn Sie sich nicht um regelmäßige Backups und Speicherplatz für das ERP-System kümmern möchten. Cloud-ERP-Systeme haben dies oft in Ihren Leistungen enthalten. Es geht für Ihre IT dabei vielmehr den sicheren Zugang auf den Geräten zur Cloud-ERP-Lösung, bspw. über einen Webbrowser, sicherzustellen und die Schnittstellen anzubinden.Wenn Sie das ERP-System selbst hosten möchten, macht eine On-Premise-ERP-Software Sinn. Diese kann in Ihr Unternehmensnetzwerk eingebunden werden und über dieses mit den jeweiligen Endgeräten, auf denen es abgerufen wird, kommunizieren. On-Premise-Software beschreibt dabei Software, die in den eigenen Räumlichkeiten, vor Ort oder lokal eingesetzt wird. Sie läuft auf den hauseigenen Servern von Unternehmen.Finden Sie den On-Premise-Software- bzw. Cloud-ERP-Anbieter, der am Besten zu Ihnen passt. Nutzen Sie dafür unseren Produktkalkulator für ERP-Systeme. Bei Fragen können Sie uns gerne anrufen. Wir beantworten diese gerne kostenfrei und unabhängig von Anbieter-Präferenzen.

Warum Sie bei ERP-Lösungen langfristig denken sollten!

Ein ERP-System ist anders als eine Software zur Textverarbeitung mit viel Integration verbunden und führt wichtige und breitgefächerte Zahlen und Fakten aus unterschiedlichen Bereichen zusammen. Daher sind ERP-Lösungen nicht so schnell ausgetauscht wie andere einfache Programme.Gleichzeitig investieren Sie in das System. Zeit und Geld. Geld in Form der Kosten für das ERP-System sowie für Ihre Mitarbeiter, die es bspw. in der IT-Einbinden, in den Fachabteilungen, die bei der Einbindung unterstützen und Feedback geben. Ebenso für Schulungen, bspw. für Mitarbeiter, Führungskräfte, IT-Kollegen und ggfs. dem Hersteller.Hinzu kommt die Zeit, die für die Einarbeitung ins System benötigt wird und ggfs. eine Zeit der doppelten Systemführung ein -pflege bis das neue System das bisherige ablösen kann. Ggfs. fangen Sie auch mit einer Pilotgruppe an und erweitern den Nutzerkreis stetig bis alle Bereiche eingebunden sind. Auch dies benötigt Zeit.Daher sollten Sie viel Energie in die Auswahl und den Vergleich von ERP-Systemen stecken, damit das ERP-System auch später noch zu Ihren wachsenden Anforderungen und Ihrer späteren Unternehmensgröße passt.

Was ist ein ERP-System bzw. ECM-Software & welche Funktionen sollte es aufweisen?

Eine Enterprise-Resource-Planning-Software, kurz ERP-Software, dient der rechtzeitigen, bedarfsgerechten unternehmerischen Planung und Steuerung von Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmitteln, Informations- und Kommunikationstechniken sowie ganzen IT-Systemen. Sie ermöglicht einem Unternehmen einen effizienteren betrieblichen Wertschöpfungsprozess und eine optimierte Steuerung unternehmerischer und betrieblicher Prozesse. Enterprise-Content-Management bezeichnet Methoden, Techniken und digitale Funktionen, mit denen Inhalte (Content) und Dokumente erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und bereitgestellt werden können, um organisatorische Prozesse eines Unternehmens zu unterstützen. Lösungen beider Arten verhelfen Ihnen dazu, Potenziale und Mehrwerte Ihres Unternehmens stets auszuschöpfen. In Fachbereichen wie Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft, Lagerwirtschaft Produktionsplanung und -steuerung, Faktura, Bestellwesen, Inventur und Prozessfertigung können ERP- und ECM-Systeme sich als hilfreiche Stütze erweisen. Um jeglichen Anforderungen gerecht werden zu können, bieten die einzelnen Softwareanbieter unterschiedliche Teillösungen zur Realisierung verschiedenster Aufgabenstellungen. In einer ECM/ERP-Lösung müssen demnach unterschiedliche Technologien zusammengeführt werden. Die Hauptaufgabe besteht darin, die einzelnen Informationsinseln an einem Ort zentral zusammenzuführen. Damit dies möglich wird, müssen sämtliche Informationskanäle wie der Posteingang in Papierform, E-Mails, Faxe und Drittanwendungen zur Datenerstellung wie Office-Anwendungen, CRM-Systeme sowie Plattformen wie Microsoft SharePoint miteinander verknüpft werden. Alle gesammelten Daten und Dokumente werden dem Nutzer zentral zugänglich gemacht. Darüber hinaus profitiert der Anwender meist von Strukturen zum Verwalten von Dokumenten wie digitalen Akten. Jedes Unternehmen kann sich eine individuelle Ablagelogik aufbauen, mit der die Mitarbeiter alltäglich arbeiten. Diese Strukturen lassen sich in vielen Fällen aus Anwendungen wie Microsoft SharePoint heraus verwenden. Nach Bedarf können einfache Workflows ebenso wie komplexere Prozesse realisiert und systemübergreifend gestaltet, sowie zunehmend aufwendigere Mechanismen für Prozesssimulationen und –Monitoring genutzt werden. Durch den gezielten Einsatz von ECM- und ERP-Software und seiner Verknüpfung mit entsprechenden Geschäftsprozessen können sich Unternehmen in der heutigen Zeit des enormen Informationsüberschusses darauf verlassen, dass keine wichtigen Informationen untergehen und sie effizient eingesetzt werden können.

• Dokumentenverwaltung: Eine wesentliche Funktion von ECM-Systemen besteht im elektronischen Dokumentenmanagement, mit dessen Hilfe stets ein uneingeschränkter Zugriff auf alle relevanten Unternehmensinformationen ermöglicht wird. Neben klassischen Funktionen des Dokumentenmanagements, wie Möglichkeiten zur Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten, sollten verschiedene Suchfunktionen integriert sein. Daten und Dokumente werden dabei je nach Kontext in intelligenten Objekten (E-Akten) zusammengefasst.
• Digitale Aktenlösung: Durch intelligente, digitale E-Akten können Dokumente und Informationen vorgangsbezogen bearbeitet, abgelegt und verwaltet werden. Vor allem Aktenlösungen wie Vertragsakten, Personalakten oder Projektakten werden oft in Unternehmen eingesetzt. Von Bedeutung sind hierbei Aspekte wie verschiedene Ansichten und Darstellungsformen einer Akte sowie Berechtigungen, Fristen und Wiedervorlagen.
• Enterprise 2.0: Projekträume für eine effektive Zusammenarbeit sowie Funktionen zum Erstellen von Diskussionsforen, Wikis und Blogs und zum Archivieren hiervon sollten inbegriffen sein.
• E-Mail-Management: Für ein optimales Management der E-Mails sollten Funktionen zur Archivierung zur Verfügung stehen und eine Integration in den E-Mail-Client ermöglicht werden. E-Mails sollten klassifiziert und auf diese Weise Geschäftsvorfällen zugeordnet werden können.
• Workflow: Leistungsstarke Funktionen erlauben, Arbeitsabläufe in Verbindung mit eigenen Dokumenten so effizient zu gestalten. Auf diese Weise werden zeit- und kostenintensive Vorgänge minimiert oder vollständig ersetzt. Optimierte, leistungsfähige Workflowsysteme, die neben dokumentenbasierten Prozessen auch Bereiche des Business Process Management abdecken, sollten sowohl ERP- als auch ECM-Systeme aufweisen. Die Konzentration der Hersteller bei der Optimierung von Workflows ist vom Interessenschwerpunkt des Anbieters abhängig. Systeme können verschiedene Arten von Workflows aufweisen, die sich in ihrer Flexibilität unterscheiden. Von Bedeutung sind in diesem Zusammenhang auch Funktionen zur Workflow-Modellierung und -Administration sowie Möglichkeiten zur Auswertung und zum Monitoring.
• Integration in Drittsysteme (bspw. SAP und SharePoint): Schnittstellen zu diversen Drittanbietern sollten vorhanden sein. Im Bereich SAP sind Leistungen wie Belegarchivierung sowie der Austausch von Metadaten zwischen SAP und der ECM-Software wesentliche Bestandteile.
• Bedienkonzept: Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Design der Oberflächen, also die Benutzerfreundlichkeit, welche sich durch eine einfache und intuitive Bedienung auszeichnet; Ergonomie und Usability sind hier wichtige Schlagwörter.

Vorteile von ERP- & ECM-Systemen

Mit einem System, das dem Enterprise Content Management oder auch der optimalen Nutzung der Ressourcen Ihres Unternehmens dient, gehen für Sie als Nutzer mit zahlreichen Funktionen auch diverse Vorteile einher. Gebündelt werden die Informationsvielfalt und das Wissen einer Information oder eines Dokuments der Unternehmung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Leistungen einer solchen Software umfassen Werkzeuge und Methoden, die der Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten des Unternehmens dienen. Durch das Erfassen und Digitalisieren des Unternehmenswissens wird dieses langfristig gesichert. Die Digitalisierung der Informationen bedeutet gleichzeitig eine Kosten- und Platzersparnis: Zeit- und arbeitsaufwändige manuelle Arbeiten werden übernommen und Platz kann eingespart werden; darüber hinaus kann der Zugriff auf digitalisierte Daten meist schneller erfolgen – Arbeitsprozessen und Geschäftsabläufe werden automatisiert und somit beschleunigt. Mit einer professionellen ERP-/ECM-Software sind Sie auf der sicheren Seite, wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien und GoBD-Vorgaben sowie Beachtung von Sicherheitsstandards geht. Insgesamt können Sie und Ihre Mitarbeiter sich in Ihrem Unternehmen wieder verstärkt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.