Was ist ein ERP-System einfach erklärt?

Ein ERP-System ist eine zentrale Unternehmenssoftware, die alle wichtigen Geschäftsprozesse in einer gemeinsamen Datenbank verbindet. Statt einzelner Programme für Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Lager arbeiten alle Abteilungen mit demselben System. Das vermeidet Datensilos und ermöglicht einen Echtzeit-Überblick über das gesamte Unternehmen.

Sind ERP und SAP das Gleiche?

Nein. ERP ist die Bezeichnung für eine Softwarekategorie, SAP ist ein Anbieter von ERP-Systemen. SAP ist zwar Marktführer, aber es gibt zahlreiche weitere Anbieter wie Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, Odoo, weclapp oder proALPHA. Die Gleichsetzung von ERP mit SAP ist ein verbreitetes Missverständnis.

Was sind bekannte ERP-Systeme?

Zu den bekanntesten ERP-Systemen gehören SAP S/4HANA und SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Sage X3, Odoo, weclapp, proALPHA, TecArt und abas ERP. Die Auswahl hängt von Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anforderungen ab.

Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?

CRM-Systeme fokussieren auf die externe Kundenbeziehung: Vertriebsprozesse, Marketing-Kampagnen und Kundenservice. ERP-Systeme steuern die internen Prozesse: Finanzen, Einkauf, Lager, Produktion. Viele ERP-Lösungen enthalten CRM-Module, sodass beide Bereiche in einem System abgedeckt werden können.

Was versteht man unter ECM?

Enterprise Content Management bezeichnet Strategien und Technologien zur Verwaltung von Unternehmensinhalten über deren gesamten Lebenszyklus. Von der Erfassung über die Bearbeitung und Speicherung bis zur revisionssicheren Archivierung. ECM umfasst Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Records Management und Collaboration-Funktionen.

Was ist eine ECM-Software?

Eine ECM-Software setzt die Strategien des Enterprise Content Managements technisch um. Sie erfasst Dokumente, macht sie durchsuchbar, steuert Bearbeitungs- und Genehmigungsprozesse und archiviert revisionssicher. Moderne ECM-Lösungen nutzen KI zur automatischen Klassifizierung und Metadaten-Extraktion.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein Teil des umfassenderen ECM-Konzepts. DMS konzentriert sich auf Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. ECM erweitert um Workflow-Automatisierung, Records Management für gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Web Content Management und Collaboration-Funktionen.

Welche Anbieter von ECM-Software gibt es?

Führende ECM-Anbieter im deutschsprachigen Raum sind d.velop, DocuWare, ELO und M-Files. International sind IBM, OpenText und Box relevant. Für den Einstieg eignen sich auch Lösungen wie Amagno oder Optimal Systems. Die Auswahl sollte sich an Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen orientieren.

Was ist ein ECM-Programm?

ECM-Programm ist eine alternative Bezeichnung für ECM-Software. Gemeint sind Anwendungen, die Enterprise Content Management technisch umsetzen: Dokumentenerfassung, Verwaltung, Workflow-Steuerung und revisionssichere Archivierung. Die Begriffe ECM-Software, ECM-System und ECM-Programm werden synonym verwendet.

Hinweis: CMS vs. ECM – Eine häufige Verwechslung

CMS steht für Content Management System und bezeichnet Software zur Verwaltung von Website-Inhalten. WordPress, TYPO3 oder Drupal sind bekannte CMS-Systeme. ECM steht für Enterprise Content Management und bezeichnet Software zur Verwaltung interner Unternehmensdokumente. Trotz ähnlicher Bezeichnungen handelt es sich um völlig unterschiedliche Anwendungsbereiche.

ERP-System und ECM-Software: Der strategische Ratgeber für IT-Entscheider

Die digitale Transformation 2025: Warum ERP und ECM zusammengehören

Ab Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen in Deutschland. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. PDF-Dokumente zählen dann nicht mehr als E-Rechnung. Gleichzeitig verschärft die aktualisierte GoBD die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung.

Für IT-Entscheider und Geschäftsführer bedeutet das: Die Zeit der Insellösungen ist vorbei. Wer Rechnungen im ECM-System archiviert, Buchungen aber in einem separaten ERP-System führt, riskiert Medienbrüche und Compliance-Probleme. Die Finanzverwaltung prüft diese Anforderungen zunehmend systematisch.

Die Zahlen zeigen den Stand der Digitalisierung im Mittelstand: 78 Prozent nutzen bereits Cloud-Lösungen, aber 52 Prozent betreiben ihr ERP-System noch on-premises. Diese Diskrepanz führt zu fragmentierten Systemlandschaften. Daten liegen in verschiedenen Systemen, manuelle Übertragungen kosten Zeit und erzeugen Fehler.

Dieser Ratgeber bietet Ihnen eine neutrale Entscheidungsgrundlage. Sie erfahren, welche Funktionen ERP-Systeme und ECM-Software mitbringen, wie sich die führenden Anbieter unterscheiden und was eine Implementierung realistisch kostet. Der Fokus liegt auf dem deutschen Mittelstand mit 20 bis 500 Mitarbeitern.

Was ist ein ERP-System?

Definition und Kernfunktion

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine zentrale Software zur Steuerung aller wesentlichen Geschäftsprozesse. Statt verschiedener Einzellösungen für Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Lager arbeiten alle Abteilungen mit einer gemeinsamen Datenbasis.

Das Prinzip ist einfach: Eine Datenbank, viele Module, keine Datensilos. Wenn der Vertrieb einen Auftrag erfasst, sieht das Lager sofort den Bedarf. Wenn der Einkauf Material bestellt, aktualisiert sich automatisch die Bestandsführung. Die Buchhaltung erhält alle Belege ohne manuelle Übertragung.

Der entscheidende Vorteil liegt in der Echtzeit-Transparenz. Geschäftsführer können jederzeit den aktuellen Stand von Aufträgen, Lagerbeständen und Finanzen einsehen. Entscheidungen basieren auf aktuellen Zahlen statt auf Monatsberichten, die bereits veraltet sind.

Die wichtigsten ERP-Module im Überblick

Moderne ERP-Systeme sind modular aufgebaut. Unternehmen wählen die Module, die sie tatsächlich benötigen, und erweitern später bei Bedarf.

Finanzbuchhaltung und Controlling bildet das Herzstück jeder ERP-Lösung. Hier laufen alle finanziellen Transaktionen zusammen: Debitoren, Kreditoren, Hauptbuch, Anlagenbuchhaltung. Das Controlling liefert Kennzahlen und Auswertungen für die Unternehmenssteuerung.

Einkauf und Beschaffung steuert den gesamten Beschaffungsprozess. Von der Bedarfsermittlung über Angebotsvergleiche bis zur Bestellabwicklung. Lieferantenbewertungen und Rahmenvertragsmanagement gehören ebenfalls dazu.

Vertrieb und Kundenmanagement umfasst Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und häufig auch CRM-Funktionen. Die Kundenstammdaten stehen allen Abteilungen zur Verfügung, was die Kommunikation verbessert.

Lagerhaltung und Logistik verwaltet Bestände, Lagerorte und Warenbewegungen. Inventurfunktionen, Chargenverfolgung und Seriennummernverwaltung sind typische Funktionen in diesem Bereich.

Produktion und Fertigung ist besonders für produzierende Unternehmen relevant. Stücklisten, Arbeitspläne, Produktionsaufträge und Kapazitätsplanung werden hier abgebildet.

Personalwesen deckt Stammdatenverwaltung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung ab. Manche Systeme bieten auch Bewerbermanagement und Personalentwicklung.

ERP vs. CRM: Der entscheidende Unterschied

Die Abgrenzung zwischen ERP und CRM verwirrt viele Entscheider. Der Unterschied ist jedoch klar: CRM-Systeme konzentrieren sich auf die externe Beziehung zum Kunden. Vertriebsprozesse, Marketing-Kampagnen und Kundenservice stehen im Mittelpunkt.

ERP-Systeme hingegen steuern die internen Prozesse. Vom Wareneingang über die Produktion bis zur Auslieferung. Sie bilden das operative Rückgrat des Unternehmens.

In der Praxis verschwimmen die Grenzen. Viele ERP-Lösungen enthalten CRM-Module. Umgekehrt lassen sich spezialisierte CRM-Systeme per Schnittstelle an das ERP anbinden. Die Entscheidung hängt von der Komplexität Ihrer Kundenbeziehungen ab.

Was ist ECM-Software?

Definition: Enterprise Content Management erklärt

Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet Strategien und Technologien zur Verwaltung von Unternehmensinhalten über deren gesamten Lebenszyklus. Eine ECM-Software setzt diese Strategien technisch um.

Der Begriff klingt abstrakt, die Praxis ist konkret: Es geht um Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Projektunterlagen und alle anderen Dokumente, die im Unternehmen entstehen oder eingehen. ECM-Systeme erfassen diese Dokumente, machen sie durchsuchbar, steuern Bearbeitungsprozesse und archivieren revisionssicher.

GoBD-Konformität ist dabei keine optionale Funktion, sondern Grundvoraussetzung. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass digitale Dokumente unveränderbar archiviert werden. Nachträgliche Modifikationen müssen entweder technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert werden.

Die fünf Komponenten von ECM

Das ECM-Modell der AIIM (Association for Intelligent Information Management) definiert fünf Kernkomponenten:

Capture umfasst die Erfassung von Dokumenten. Scanner, E-Mail-Import, Drag-and-Drop von Dateien. Moderne Systeme nutzen KI-gestützte Erkennung, um Dokumenttypen automatisch zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren.

Manage bezeichnet die Verwaltung der erfassten Inhalte. Versionierung, Berechtigungen, Metadaten-Pflege. In dieser Komponente wird festgelegt, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf.

Store betrifft die sichere Speicherung. Cloud-Speicher, lokale Server oder hybride Modelle. Die Wahl hängt von Sicherheitsanforderungen und IT-Strategie ab.

Preserve meint die revisionssichere Archivierung. Hier gelten die strengen Anforderungen der GoBD. Dokumente müssen für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist unveränderbar bleiben.

Deliver beschreibt die Bereitstellung für berechtigte Nutzer. Suche, Ansicht, Download, Druck. Mobile Zugriffe werden zunehmend wichtiger.

ECM vs. DMS: Mehr als nur Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) werden oft synonym mit ECM verwendet. Technisch gesehen ist DMS jedoch nur ein Teil des umfassenderen ECM-Konzepts.

Ein reines DMS speichert und verwaltet Dokumente. ECM geht weiter: Workflow-Automatisierung steuert Genehmigungsprozesse automatisch. Records Management erfüllt rechtliche Aufbewahrungspflichten. Web Content Management verwaltet Inhalte für Websites. Collaboration-Funktionen ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung.

Die Abgrenzung zu CMS (Content Management System) ist ebenfalls wichtig. CMS-Systeme wie WordPress oder TYPO3 verwalten Website-Inhalte. ECM-Systeme verwalten interne Unternehmensdokumente. Trotz ähnlicher Bezeichnungen handelt es sich um völlig unterschiedliche Anwendungsbereiche.

Die strategische Verbindung: ERP und ECM integrieren

Das Silo-Problem im Mittelstand

Viele mittelständische Unternehmen betreiben ERP-System und ECM-Software als getrennte Welten. Im ERP laufen die Buchungen, im ECM liegen die Belege. Das klingt nach sauberer Arbeitsteilung, führt aber zu praktischen Problemen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Mitarbeiter prüft eine Eingangsrechnung im ERP. Um das Original zu sehen, muss er das ECM öffnen, die Rechnungsnummer suchen und das Dokument aufrufen. Bei Hunderten Rechnungen pro Monat summiert sich der Zeitaufwand.

Gravierender sind Compliance-Risiken. Wenn Buchung und Beleg in unterschiedlichen Systemen liegen, kann die Verknüpfung verloren gehen. Bei einer Betriebsprüfung muss das Unternehmen nachweisen, dass Buchung und Beleg zusammengehören. Fehlende oder fehlerhafte Verknüpfungen können zur Ablehnung der Buchführung führen.

Integrationsmethoden im Vergleich

Für die Verbindung von ERP und ECM gibt es drei grundsätzliche Ansätze:

CSV-Export und Import ist die einfachste Methode. Daten werden aus einem System exportiert und ins andere importiert. Der Vorteil liegt in der geringen Komplexität. Die Nachteile wiegen schwerer: Die Übertragung erfolgt zeitversetzt, Fehler bleiben unbemerkt, und der Prozess erfordert manuelle Eingriffe.

ODBC-Datenbankverbindung ermöglicht den direkten Datenaustausch auf Datenbankebene. Das funktioniert schneller als CSV, hat aber eine wichtige Einschränkung: Es werden nur strukturierte Daten übertragen, keine Dokumente. Für die Verknüpfung von Buchungen mit Belegen reicht dieser Ansatz nicht aus.

REST-API-Integration ist der aktuelle Standard. Beide Systeme kommunizieren über standardisierte Schnittstellen bidirektional und in Echtzeit. Die Übertragung ist verschlüsselt und authentifiziert. Dokumente und strukturierte Daten werden gleichermaßen unterstützt. Die Implementierung ist aufwändiger, aber der langfristige Nutzen überwiegt.

ROI der Integration: Konkrete Zahlen

Die Integration von ERP und ECM zahlt sich messbar aus. Studien zeigen eine durchschnittliche Verbesserung der Geschäftsprozess-Effizienz um 49 Prozent.

Kleine Unternehmen mit 20 bis 50 Mitarbeitern können durch Integration bis zu 24.000 Euro jährlich einsparen. Die Einsparungen entstehen durch reduzierten Suchaufwand, weniger manuelle Datenübertragung und vermiedene Fehlerkosten.

Eine oft unterschätzte Zahl: Mitarbeiter verbringen durchschnittlich zehn Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten. Bei einer integrierten Lösung finden sie das relevante Dokument direkt aus dem ERP-Kontext heraus. Dieser Zeitgewinn multipliziert sich mit jedem Mitarbeiter.

Der Return on Investment stellt sich typischerweise nach acht bis zwölf Monaten ein. Die Investition in die Integration amortisiert sich schneller als oft angenommen.

ERP-Systeme 2025: Anbieter, Preise und Zielgruppen

SAP Business One

SAP Business One ist die ERP-Lösung des Marktführers für kleine und mittlere Unternehmen. Das System bietet umfangreiche Funktionen in allen klassischen ERP-Bereichen: Finanzwesen, Einkauf, Vertrieb, Lagerhaltung, Produktion und CRM.

Die Preisstruktur unterscheidet Cloud- und On-Premise-Varianten. Im Cloud-Modell kostet die Professional-Lizenz 91 Euro pro Nutzer und Monat. Die Limited-Lizenz für Anwender mit eingeschränktem Funktionsumfang liegt bei 47 Euro. Für Starter-Pakete mit bis zu fünf Nutzern sinkt der Preis auf 38 Euro pro Nutzer.

On-Premise-Lizenzen werden einmalig erworben. Eine Professional-Lizenz kostet 2.700 Euro, eine Limited-Lizenz 1.400 Euro. Hinzu kommen jährliche Wartungsgebühren von etwa 20 Prozent des Lizenzpreises.

Die Stärken von SAP Business One liegen im umfangreichen Partner-Ökosystem und der Skalierbarkeit bis hin zu SAP S/4HANA. Die Schwächen sind die Komplexität und die oft unterschätzten Implementierungskosten.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central richtet sich an Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten. Die Integration mit Office 365, Teams und Power BI ist nahtlos.

Die Preise bewegen sich zwischen 7,52 Euro und 103 Euro pro Nutzer und Monat. Die große Spanne erklärt sich durch unterschiedliche Lizenztypen. Die Essentials-Lizenz deckt Finanzwesen, Einkauf, Vertrieb und Lager ab. Die Premium-Lizenz erweitert um Produktion und Service-Management.

Die Stärke liegt in der vertrauten Benutzeroberfläche. Mitarbeiter, die mit Excel und Outlook arbeiten, finden sich schnell zurecht. Die Schwäche: Im Vergleich zu Branchenlösungen fehlt die tiefe Spezialisierung für spezifische Anforderungen.

Odoo

Odoo hat sich als Alternative zu den etablierten Anbietern positioniert. Das System ist modular aufgebaut und bietet über 40 offizielle Apps. Die Community-Edition ist Open Source und kostenlos.

Die Enterprise-Edition kostet im Cloud-Modell zwischen 19,90 Euro und 37,40 Euro pro Nutzer und Monat. In den ersten zwölf Monaten gewährt Odoo einen Rabatt. Der Standard-Tarif kostet dann 19,90 Euro statt später 24,90 Euro.

Die Stärken von Odoo sind der modulare Aufbau, die niedrigen Einstiegskosten und die Flexibilität durch Open Source. Die Schwächen zeigen sich bei komplexen Enterprise-Anforderungen und im deutschsprachigen Support.

weclapp

weclapp ist eine deutsche Cloud-ERP-Lösung mit Fokus auf KMU, Handel und Dienstleister. Das System ist komplett browserbasiert und erfordert keine lokale Installation.

Die Preise staffeln sich nach Funktionsumfang. Das CRM-Paket beginnt bei 39 Euro pro Nutzer und Monat. ERP für Dienstleister kostet zwischen 69 und 89 Euro. ERP für Handel mit Lagerverwaltung und Multichannel-Anbindung liegt bei 139 bis 169 Euro.

Die Stärken von weclapp sind die deutsche Entwicklung, der deutschsprachige Support und die intuitive Bedienung. Die Schwäche liegt im Bereich Fertigung, der weniger ausgereift ist als bei spezialisierten Produktionssystemen.

proALPHA

proALPHA richtet sich gezielt an den fertigenden Mittelstand im DACH-Raum. Das System gilt als eines der drei meistgenutzten ERP-Systeme in dieser Region.

Die Preise beginnen bei etwa 50 Euro pro Nutzer und Monat für das Basispaket. Enterprise-Installationen mit 100 Nutzern liegen bei 4.000 bis 6.000 Euro monatlich. Die Bandbreite erklärt sich durch die umfangreichen Branchenmodule.

Die Stärken liegen in der tiefen Produktionsintegration und dem DACH-Fokus. Die Schwächen sind die höhere Einstiegshürde und die Komplexität für kleinere Unternehmen.

TecArt ERP

TecArt ist eine deutsche Lösung, die CRM und ERP in einer Plattform vereint. Das System eignet sich besonders für Dienstleister, Agenturen und beratungsintensive Unternehmen.

Die Preisstruktur ist modular aufgebaut. Unternehmen zahlen nur für die Module, die sie tatsächlich nutzen. Die DSGVO-Konformität ist ein zentrales Verkaufsargument, alle Daten werden in Deutschland gehostet.

Die Stärken von TecArt liegen in der flexiblen Anpassbarkeit und der nativen CRM-ERP-Integration. Das System lässt sich ohne Programmierkenntnisse konfigurieren. Die Schwäche: Geringere Bekanntheit als SAP oder Microsoft bedeutet ein kleineres Partner-Netzwerk.

Weitere relevante Anbieter

Der ERP-Markt bietet weitere etablierte Lösungen:

Sage deckt mit verschiedenen Produktlinien den gesamten Mittelstand ab. Von Sage 50 für Kleinbetriebe bis Sage X3 für gehobene Anforderungen.

Oracle NetSuite ist eine vollständig cloud-native Lösung für Unternehmen mit internationalen Anforderungen. Die Stärke liegt im Multi-Entity- und Multi-Währungs-Management.

Infor bietet spezialisierte Branchenlösungen für Fertigung, Gesundheitswesen und weitere Industrien. Die Systeme sind tief auf branchenspezifische Prozesse zugeschnitten.

abas ERP fokussiert sich auf den produzierenden Mittelstand im deutschsprachigen Raum. Die Lösung ist besonders stark bei diskreter Fertigung.

ECM-Software 2025: Marktführer und Preisstrukturen

d.velop documents

d.velop ist einer der führenden ECM-Anbieter im deutschsprachigen Raum. Das Unternehmen aus Gescher hat über 30 Jahre Erfahrung im Dokumentenmanagement.

Die Lösung d.velop documents gibt es in drei Stufen. Basic kostet 27 Euro pro Nutzer und Monat und enthält 100 GB Speicher. Business erweitert auf 1.000 GB Speicher, Workflow-Funktionen und KI-gestützte Klassifizierung für 39 Euro. Ultimate bietet 2.000 GB und unbegrenzte Workflows für 55 Euro.

Für die Rechnungsverarbeitung bietet d.velop ein separates Produkt. d.velop invoices kostet im Small-Paket 340 Euro monatlich für 250 Rechnungen. Das Medium-Paket verarbeitet 750 Rechnungen für 680 Euro. Das Large-Paket mit 1.500 Rechnungen liegt bei 1.145 Euro.

Die Stärken von d.velop sind die DATEV-Integration, die deutsche Entwicklung und die KI-Funktionen. Die Schwäche liegt in der komplexeren Lizenzierung bei größerem Funktionsumfang.

DocuWare

DocuWare gehört zu den etabliertesten ECM-Anbietern weltweit. Das Unternehmen ist seit 2019 Teil der Ricoh-Gruppe.

Eine Besonderheit: DocuWare veröffentlicht keine Listenpreise. Die Software wird ausschließlich über autorisierte Partner vertrieben. Im Januar 2024 gab es eine Preiserhöhung von vier bis fünf Prozent.

Das System ist in vier Stufen gegliedert, die sich nach Nutzeranzahl und Speicherplatz unterscheiden. Interessenten erhalten Preise nur auf Anfrage bei einem Partner.

Die Stärken von DocuWare sind die Bewährtheit und die umfangreichen Integrationen zu Drittsystemen. Die Schwäche ist die geringe Preistransparenz, die Vergleiche erschwert.

ELO ECM Suite

ELO Digital Office mit Sitz in Stuttgart bietet eine skalierbare ECM-Lösung für alle Unternehmensgrößen.

Die Preise beginnen bei 29 Euro monatlich für ELOprofessional mit DATEV-Anbindung. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Im Preis enthalten sind Wartung und Aktualisierungen.

ELO bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase. Das erleichtert die Evaluierung vor der Entscheidung.

Die Stärken von ELO sind die Skalierbarkeit vom Kleinbetrieb bis zum Konzern und die gute DATEV-Anbindung. Die Schwäche ist die Mindestvertragslaufzeit, die Flexibilität einschränkt.

M-Files

M-Files unterscheidet sich konzeptionell von klassischen DMS-Systemen. Statt Ordnerstrukturen arbeitet M-Files mit Metadaten. Dokumente werden nach Eigenschaften gefunden, nicht nach Ablageorten.

Die Preise liegen zwischen 39 und 59 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Es gilt eine Mindestabnahme von 15 Lizenzen. Eine 30-tägige Testphase ist verfügbar.

Die Stärken von M-Files sind der metadatenbasierte Ansatz und die KI-Integration zur automatischen Klassifizierung. Die Schwäche ist die Mindestabnahme, die für kleinere Unternehmen eine Hürde darstellt.

Weitere ECM-Anbieter

Der ECM-Markt bietet weitere relevante Lösungen:

IBM adressiert mit seiner ECM-Plattform Enterprise-Kunden mit komplexen Anforderungen. Die Integration in die IBM-Produktwelt ist ein Vorteil für bestehende IBM-Kunden.

Optimal Systems aus Berlin bietet mit enaio eine ECM-Lösung für den deutschen Markt. Die Stärke liegt in der engen Zusammenarbeit mit Systemhäusern.

Amagno ist eine deutsche Cloud-ECM-Lösung mit Fokus auf einfache Bedienung. Das System eignet sich besonders für den Einstieg ins Dokumentenmanagement.

Box ist international bekannt für Cloud-Speicher mit Collaboration-Funktionen. Die ECM-Funktionen sind weniger ausgeprägt als bei spezialisierten Anbietern.

So finden Sie die richtige Lösung: Entscheidungskriterien

Fragen zur Bedarfsanalyse

Vor der Anbieterauswahl steht die Analyse Ihrer Anforderungen. Diese Fragen helfen bei der Strukturierung:

Welche Geschäftsprozesse sollen im System abgebildet werden? Listen Sie konkret auf, welche Module Sie benötigen. Eine detaillierte Prozessaufnahme verhindert böse Überraschungen während der Implementierung.

Wie viele Mitarbeiter werden das System nutzen? Die Lizenzkosten hängen direkt von der Nutzerzahl ab. Berücksichtigen Sie auch gelegentliche Nutzer, die nur lesenden Zugriff benötigen.

Welche bestehenden Systeme müssen angebunden werden? DATEV für die Steuerberatung, Branchensoftware, Online-Shops, Produktionsmaschinen. Jede Schnittstelle hat Aufwand und Kosten.

Cloud oder On-Premise: Was passt zu Ihrer IT-Strategie? Cloud-Lösungen reduzieren den internen IT-Aufwand. On-Premise-Installationen bieten mehr Kontrolle über die Daten. Hybride Modelle kombinieren beide Ansätze.

Technische Anforderungen prüfen

Die technischen Anforderungen bestimmen, welche Anbieter überhaupt infrage kommen:

Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu Ihrer bestehenden Software. Eine DATEV-Schnittstelle ist für die meisten Unternehmen unverzichtbar. Branchenspezifische Anbindungen können entscheidend sein.

Mobile Verfügbarkeit wird zunehmend wichtiger. Mitarbeiter im Außendienst benötigen Zugriff auf Kundendaten und Dokumente. Prüfen Sie, ob native Apps oder responsive Web-Oberflächen angeboten werden.

API-Fähigkeit sichert die Zukunftsfähigkeit. Offene Schnittstellen ermöglichen die Integration zukünftiger Systeme und Automatisierungen.

Datensicherheit und Hosting-Optionen sind besonders für sensible Branchen relevant. Wo stehen die Server? Welche Zertifizierungen hat der Anbieter? Wie ist die Datenverschlüsselung geregelt?

Kaufmännische Kriterien

Die Kosten eines ERP- oder ECM-Systems gehen weit über die Lizenzgebühren hinaus:

Berechnen Sie die Total Cost of Ownership über fünf Jahre. Lizenzkosten, Implementierung, Schulung, Wartung, interne Personalkosten. Nur so erhalten Sie ein realistisches Bild.

Implementierungskosten werden regelmäßig unterschätzt. Planen Sie das Zwei- bis Fünffache der jährlichen Lizenzkosten ein. Bei komplexen Projekten kann der Faktor noch höher liegen.

Schulungsaufwand und Change Management sind keine Nebensache. Die beste Software nutzt nichts, wenn Mitarbeiter sie nicht annehmen. Planen Sie ausreichend Zeit und Budget für Training ein.

Die Exit-Strategie wird oft vergessen. Wie kommen Sie an Ihre Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln wollen? Klären Sie die Datenportabilität vor Vertragsabschluss.

Branchenspezifische Anforderungen

Je nach Branche gelten unterschiedliche Anforderungen:

Fertigende Unternehmen benötigen Produktionsplanung, Stücklisten und Materialbedarfsrechnung. Standardlösungen stoßen hier oft an Grenzen.

Handelsunternehmen brauchen leistungsfähige Lagerhaltung, Multichannel-Anbindung und Versandintegration.

Dienstleister fokussieren auf Projektmanagement, Zeiterfassung und Ressourcenplanung.

Regulierte Branchen haben zusätzliche Compliance-Anforderungen. GoBD gilt für alle, aber Branchen wie Pharma, Medizintechnik oder Finanzdienstleistung unterliegen weiteren Vorschriften.

Implementierung: Kosten, Dauer und Erfolgsfaktoren

Realistische Projektlaufzeiten

Die Dauer einer ERP- oder ECM-Einführung variiert stark:

Für Start-ups und Kleinbetriebe mit wenigen Nutzern und Standardprozessen kann die Einführung in einigen Arbeitstagen gelingen. Cloud-Lösungen mit vorkonfigurierten Prozessen beschleunigen den Start.

Standard-KMU-Implementierungen dauern mehrere Monate. Die Datenmigration, Anpassung an bestehende Prozesse und Schulung der Mitarbeiter benötigen Zeit.

Komplexe Implementierungen mit vielen Schnittstellen, individuellen Anpassungen oder internationalen Anforderungen ziehen sich über zwölf bis 24 Monate.

Die Integration von DMS und ERP dauert typischerweise etwa drei Monate. Der Aufwand hängt von der Schnittstellenverfügbarkeit beider Systeme ab.

Die unbequeme Wahrheit: Scheiternde Projekte

Die Statistiken zur ERP-Implementierung sind ernüchternd: Zwischen 50 und 75 Prozent aller Projekte verfehlen ihre ursprünglichen Ziele. Die Projekte werden teurer, dauern länger oder liefern nicht den erwarteten Nutzen.

Gartner prognostiziert, dass mehr als 70 Prozent der ERP-Projekte bis 2027 scheitern werden. 25 Prozent davon katastrophal mit Projektabbruch oder massiven Verzögerungen.

Es gibt aber auch eine positive Zahl: Unternehmen, die mit erfahrenen ERP-Beratern arbeiten, erreichen eine Erfolgsquote von 85 Prozent. Externe Expertise zahlt sich messbar aus.

Die sieben häufigsten Stolpersteine

Die Ursachen für gescheiterte Projekte wiederholen sich:

Fehlende klare Zieldefinition führt dazu, dass niemand weiß, wann das Projekt erfolgreich ist. Definieren Sie messbare Ziele vor dem Start.

Unterschätzte Ressourcen sind ein häufiger Fehler. Das Projektteam investiert durchschnittlich 50 Prozent seiner Arbeitszeit in das Projekt. Das Tagesgeschäft leidet, wenn das nicht eingeplant wird.

Unzureichende Mitarbeitereinbindung verursacht Widerstand. Studien zeigen, dass 70 Prozent der Implementierungshürden mit dem menschlichen Faktor zusammenhängen.

Inadäquate Planung unterschätzt Komplexität und Abhängigkeiten. Ein detaillierter Projektplan mit Puffern ist unverzichtbar.

Falsche Systemauswahl zeigt sich oft erst während der Implementierung. Die Anforderungsanalyse vor der Auswahl muss gründlich sein.

Budgetprobleme entstehen durch unrealistische Annahmen. Die Zehn-Prozent-Regel besagt: Planen Sie zehn Prozent des Jahresumsatzes für eine ERP-Einführung ein. Viele Unternehmen unterschreiten diesen Wert und scheitern.

Unzureichendes Change Management ignoriert, dass neue Software veränderte Arbeitsweisen bedeutet. Widerstand der Mitarbeiter kann ganze Projekte zum Scheitern bringen.

Erfolgsfaktoren für Ihre Einführung

Die Erfolgsfaktoren lassen sich aus den Stolpersteinen ableiten:

Definieren Sie klare Projektziele und einen begrenzten Scope. Ein Projekt, das alles auf einmal will, erreicht oft nichts.

Wählen Sie einen erfahrenen Implementierungspartner. Die 85-Prozent-Erfolgsquote mit Beratern spricht für sich.

Setzen Sie auf phasenweise Einführung statt Big Bang. Mehr als 50 Prozent der erfolgreichen Projekte gehen schrittweise vor.

Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig ein. Wer an der Gestaltung beteiligt ist, trägt das Ergebnis mit.

Planen Sie realistische Zeitpläne und Budgets. Lieber konservativ kalkulieren als später nachfinanzieren.

Investieren Sie in regelmäßige Schulungen und Wissenstransfer. Die Software ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen.

Compliance 2025: E-Rechnung und GoBD-Anforderungen

E-Rechnungspflicht ab Januar 2025

Die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Zwei Formate sind akzeptiert: XRechnung ist ein reines XML-Format, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das strukturierte XML-Daten in ein PDF einbettet. Beide Formate sind gleichwertig anerkannt.

Wichtig zu verstehen: Eine PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Auch wenn sie per E-Mail versendet wird. Nur strukturierte Daten in den genannten Formaten erfüllen die Anforderungen.

Die Übergangsfristen sind gestaffelt. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch andere Formate senden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz Papierrechnungen senden. Ab 2028 müssen ausnahmslos alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.

GoBD 2024: Was sich geändert hat

Die GoBD wurden zum 1. April 2024 aktualisiert. Die Änderungen betreffen vor allem technische Details:

Der Cloud-Datenaustausch mit Finanzämtern wurde explizit geregelt. Unternehmen können künftig Daten direkt elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln.

Neue Positiv- und Negativkataloge definieren, welche Dateiformate akzeptiert werden. Bestimmte ältere Formate sind seit dem 31. Dezember 2024 nicht mehr zulässig.

Die Verfahrensdokumentation bleibt zwingend erforderlich. Sie beschreibt, wie digitale Geschäftsprozesse technisch und organisatorisch umgesetzt werden.

Was Ihr ERP- und ECM-System können muss

Aus den regulatorischen Anforderungen ergeben sich konkrete Systemanforderungen:

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten ist ab 2025 Pflicht. Das System muss XRechnung und ZUGFeRD importieren, validieren und in die Buchhaltung übernehmen können.

Revisionssichere Archivierung nach GoBD-Standard ist unverzichtbar. Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden. Jede Änderung muss protokolliert werden.

Ein vollständiger Audit-Trail dokumentiert alle Bearbeitungsschritte. Wer hat wann was geändert? Diese Informationen müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.

Die Verfahrensdokumentation muss vom System unterstützt werden. Automatische Protokollierung und strukturierte Ablage erleichtern die Erstellung und Pflege.

DSGVO-Compliance erfordert Funktionen für Auskunft, Löschung und Datenportabilität. Personenbezogene Daten müssen identifizierbar und bei Bedarf exportier- oder löschbar sein.

Konsequenzen bei Nicht-Compliance

Die Folgen mangelnder Compliance können erheblich sein:

Bei Verstößen gegen GoBD-Anforderungen kann die Finanzverwaltung die gesamte Buchführung ablehnen. Die Folge sind Steuerschätzungen, die regelmäßig zu Lasten des Unternehmens ausfallen.

DSGVO-Verstöße können Bußgelder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Die Aufsichtsbehörden kontrollieren zunehmend aktiv.

Fehlende E-Rechnungsfähigkeit kann ab 2025 zu Problemen bei der Rechnungsabwicklung führen. Wenn Lieferanten nur noch elektronisch fakturieren, müssen Sie empfangen können.

Fazit: So treffen Sie die richtige Entscheidung

Die Auswahl eines ERP-Systems oder einer ECM-Lösung ist eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen. Die regulatorischen Anforderungen durch E-Rechnungspflicht und GoBD machen das Handeln dringend.

Die Integration von ERP und ECM sollte von Anfang an mitgedacht werden. Getrennte Systeme führen zu Medienbrüchen und Compliance-Risiken. Eine durchgängige Lösung spart langfristig Zeit und Kosten.

Die Implementierungsrealität erfordert realistische Planung. Mit den richtigen Partnern und ausreichenden Ressourcen erreichen 85 Prozent der Projekte ihre Ziele. Ohne diese Voraussetzungen scheitert die Mehrheit.

Der nächste Schritt liegt bei Ihnen: Analysieren Sie Ihre Anforderungen, vergleichen Sie passende Anbieter und planen Sie ein Pilotprojekt. Die Investition in gute Vorbereitung zahlt sich mehrfach aus.