ERP- und ECM-Software: nscale

🟦 Funktionen – Was kann nscale?

Dokumentenmanagement und Archivierung

• Revisionssichere Archivierung: Unveränderbare Speicherung aller Dokumente nach GoBD und DSGVO
• Automatische Indexierung: KI-gestützte Erkennung und Verschlagwortung eingehender Dokumente
• Volltextsuche: Durchsuchung aller Dokumente inklusive gescannter Papierdokumente in Sekundenschnelle
• Versionsverwaltung: Lückenlose Nachverfolgung aller Dokumentenänderungen mit Wiederherstellungsfunktion

Workflow und Prozessautomatisierung

• Digitale Workflows: Abbildung von Freigabeprozessen, Genehmigungsläufen und Bearbeitungsschritten
• E-Mail-Integration: Automatische Ablage und Zuordnung von E-Mails zum richtigen Geschäftsvorgang
• Wiedervorlagen und Aufgaben: Fristenüberwachung mit automatischen Benachrichtigungen an verantwortliche Mitarbeiter
• Digitale Poststelle: Zentraler Eingang für alle Dokumente mit automatischer Verteilung

Zusammenarbeit und Zugriff

• Teamräume: Gemeinsame Arbeitsbereiche für Projekte mit flexiblen Berechtigungskonzepten
• Mobiler Zugriff: Web-Client und Apps für ortsunabhängiges Arbeiten
• Berechtigungsmanagement: Granulare Zugriffskontrolle auf Dokument-, Ordner- und Funktionsebene
• Externe Zusammenarbeit: Sichere Freigabe von Dokumenten an externe Partner ohne Systemzugang

ERP-Integration und Erweiterungen

• SAP-Anbindung: Native Integration in SAP ERP mit bidirektionalem Datenaustausch
• Microsoft-Integration: Nahtlose Einbindung in Office 365 und SharePoint-Umgebungen
• Schnittstellen-Framework: REST-APIs für Anbindung beliebiger Drittsysteme

🟨 Besonderheiten – Was macht nscale einzigartig?

Hybride Architektur für maximale Flexibilität

nscale bietet sowohl On-Premises- als auch Cloud-Deployment-Optionen und kombiniert beides in hybriden Szenarien. Unternehmen können sensible Daten lokal speichern, während weniger kritische Informationen in der Cloud liegen. Diese Flexibilität ist besonders für regulierte Branchen wertvoll, die Datensouveränität benötigen. Allerdings erfordert die hybride Nutzung entsprechende IT-Kompetenz und kann die Systemlandschaft komplex machen.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

Das System nutzt maschinelles Lernen zur automatischen Klassifizierung und Extraktion von Daten aus Dokumenten. Die KI lernt aus Nutzerverhalten und wird mit der Zeit präziser. Rechnungen, Verträge und Bestellungen werden automatisch erkannt und den richtigen Vorgängen zugeordnet. Die KI-Funktionen benötigen jedoch eine Anlernphase und liefern anfangs nicht immer perfekte Ergebnisse – manuelle Nacharbeit bleibt zunächst notwendig.

Umfassende SAP-Integration

nscale ist zertifiziert für die Integration mit SAP S/4HANA und SAP ECC. Die Anbindung erfolgt über native Schnittstellen ohne Middleware, was Latenz minimiert und Wartungsaufwand reduziert. Dokumente werden direkt aus SAP heraus archiviert und abgerufen, ohne Systemwechsel. Diese tiefe Integration macht nscale primär für SAP-Anwender interessant – Unternehmen ohne SAP-Basis profitieren von diesem Vorteil nicht.

Compliance-by-Design-Ansatz

Rechtliche Anforderungen wie GoBD, DSGVO und branchenspezifische Regularien sind direkt in die Systemarchitektur eingebaut. Audit-Trails dokumentieren automatisch alle Zugriffe und Änderungen. Löschkonzepte und Sperrfristen werden systemseitig durchgesetzt und können nicht umgangen werden. Dieser Ansatz vereinfacht Audits erheblich, macht das System aber auch weniger flexibel bei individuellen Anpassungswünschen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich nscale besonders?

SAP-Anwender mit Archivierungsbedarf profitieren von der nativen SAP-Integration besonders stark. Die zertifizierte Schnittstelle ermöglicht nahtloses Arbeiten zwischen ERP und ECM. Unternehmen, die bereits in SAP investiert haben, erhalten mit nscale eine Lösung, die sich perfekt in bestehende Prozesse einfügt. Die Mitarbeiter können Dokumente direkt aus SAP-Transaktionen heraus ablegen und abrufen.

Regulierte Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen wie Banken, Versicherungen, Pharmaindustrie oder öffentliche Verwaltung finden in nscale einen verlässlichen Partner. Die revisionssichere Archivierung, lückenlose Audit-Trails und integrierten Löschkonzepte erfüllen auch strenge regulatorische Vorgaben. Die umfangreiche Dokumentation erleichtert Audits und Zertifizierungen erheblich.

Mittelständische bis große Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, die ihre Papierarchive digitalisieren und Prozesse automatisieren möchten, sind die Kernzielgruppe. Das System skaliert gut und bietet ausreichend Funktionstiefe für komplexe Anforderungen. Die Investition lohnt sich besonders, wenn große Dokumentenmengen verwaltet werden und mehrere Abteilungen zusammenarbeiten müssen.

Unternehmen mit hybrider IT-Strategie, die Flexibilität bei Deployment-Optionen benötigen, schätzen die Wahlfreiheit zwischen Cloud, On-Premises und hybriden Szenarien. Dies ermöglicht schrittweise Migrationen oder standortspezifische Lösungen in internationalen Konzernen.

Wichtige Auswahlkriterien

SAP-Abhängigkeit prüfen: Unternehmen ohne SAP-Basis sollten alternative ECM-Systeme evaluieren, da viele Stärken von nscale in der SAP-Integration liegen. Dokumentenvolumen abschätzen: Die Lizenzkosten orientieren sich oft an Nutzeranzahl und Speichervolumen – bei sehr großen Archiven kann dies kostspielig werden. IT-Ressourcen bewerten: On-Premises-Betrieb erfordert qualifizierte Administratoren, Cloud-Varianten reduzieren den lokalen Aufwand. Anpassungsbedarf definieren: Standardprozesse lassen sich schnell umsetzen, umfangreiche Individualisierungen verlängern Projektlaufzeiten erheblich.

Details zur ERP- und ECM-Software

nscale ist ein Enterprise Content Management System (ECM) der nscale AG, das sich auf revisionssichere Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung spezialisiert. Die Software verwaltet strukturierte und unstruktierte Daten über den gesamten Lebenszyklus – von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur gesetzeskonformen Archivierung oder Löschung