ERP- und ECM-Software: d.velop documents im Detail

d.velop documents ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung aus Deutschland, die Unternehmen bei der digitalen Verwaltung ihrer Geschäftsdokumente unterstützt. Die Software kombiniert klassisches ECM mit modernen Cloud-Funktionen und richtet sich primär an den deutschen Mittelstand. Mit über 1.000.000 Nutzern gehört d.velop zu den etablierten Anbietern im deutschsprachigen Raum.

🟦 Funktionen – Was kann d.velop documents?

Dokumentenverwaltung & Organisation

Zentrale Dokumentenablage: Alle Geschäftsdokumente werden in einer einheitlichen Cloud-Plattform gespeichert und verwaltet.

Versionierung: Automatische Nachverfolgung aller Dokumentenänderungen mit Wiederherstellungsfunktion für frühere Versionen.

Volltextsuche: Durchsuchen aller Dokumente inklusive gescannter PDFs durch OCR-Texterkennung in Sekundenschnelle.

Ordnerstrukturen: Flexible Ablagesystematik nach individuellen Unternehmensanforderungen mit Verschlagwortung und Metadaten.

Workflow & Prozesse

Digitale Workflows: Automatisierte Freigabeprozesse für Rechnungen, Verträge und andere Dokumente mit festgelegten Eskalationsstufen.

E-Mail-Integration: Direktes Ablegen von E-Mails und Anhängen aus Outlook in die Dokumentenstruktur.

Aufgabenmanagement: Zuweisung von dokumentenbezogenen Aufgaben an Mitarbeiter mit Fristenüberwachung und Erinnerungen.

Zusammenarbeit & Zugriff

Mobiler Zugriff: Zugriff auf Dokumente über Web-Browser, iOS- und Android-Apps von jedem Standort.

Kollaboration: Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten mit Kommentarfunktion und Benachrichtigungen.

Rechteverwaltung: Granulare Berechtigungssteuerung auf Dokumenten-, Ordner- und Benutzerebene nach Rollen.

Compliance & Sicherheit

Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Langzeitarchivierung mit Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.

DSGVO-Funktionen: Löschkonzepte, Zugriffsprotokolle und Datenschutz-Funktionen gemäß europäischer Datenschutzverordnung.

Digitale Signatur: Integration elektronischer Signaturen für rechtssichere Dokumentenfreigaben.

Integration & Erweiterung

ERP-Schnittstellen: Vorkonfigurierte Konnektoren zu SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und weiteren ERP-Systemen.

API-Zugang: REST-API für individuelle Integrationen in bestehende Systemlandschaften und Eigenentwicklungen.

🟨 Besonderheiten – Was macht d.velop documents einzigartig?

Deutsche Cloud-Infrastruktur mit Rechenzentrumsgarantie

d.velop betreibt ausschließlich Rechenzentren in Deutschland und garantiert vertraglich, dass Kundendaten das Land nicht verlassen. Für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder Betriebsratsvereinbarungen bietet dies Planungssicherheit. Die Server stehen in zertifizierten Rechenzentren mit ISO 27001 und unterliegen deutschem Datenschutzrecht. Einschränkung: Diese Fokussierung macht internationale Rollouts in Nicht-EU-Ländern komplexer, da keine Rechenzentren außerhalb Europas zur Verfügung stehen.

Modulares App-Konzept statt Monolith

Anders als klassische DMS-Systeme setzt d.velop auf einen App-Store mit über 200 Modulen. Unternehmen aktivieren nur benötigte Funktionen und zahlen entsprechend. Module wie "d.velop invoices" für Rechnungsworkflows oder "d.velop contracts" für Vertragsmanagement lassen sich einzeln lizenzieren. Dies ermöglicht schrittweise Einführung und verhindert Überfrachtung. Einschränkung: Die Vielzahl der Apps erfordert sorgfältige Planung, welche Module tatsächlich benötigt werden – sonst können versteckte Zusatzkosten entstehen.

DATEV-Integration für Steuerberater

Die native Anbindung an DATEV Unternehmen online ermöglicht Steuerkanzleien und Mandanten gemeinsamen Dokumentenzugriff ohne Medienbrüche. Belege wandern automatisch vom Mandanten zum Steuerberater, Bescheide zurück. Über 50.000 Steuerberater nutzen laut Herstellerangaben d.velop-Lösungen. Einschränkung: Die DATEV-Integration ist primär für den deutschen Markt relevant und bietet international keinen Mehrwert.

Low-Code-Workflow-Designer

Mit dem integrierten Workflow-Designer können Fachanwender ohne Programmierkenntnisse einfache bis mittlere Prozesse per Drag-and-Drop erstellen. Bedingungen, Verzweigungen und Eskalationen lassen sich visuell modellieren. Für komplexe Workflows steht zusätzlich ein professioneller Designer zur Verfügung. Einschränkung: Sehr komplexe Prozesse mit vielen Systemintegrationen erfordern dennoch IT-Unterstützung oder externe Berater.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich d.velop documents besonders?

Mittelständische Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern: d.velop trifft den Sweet-Spot zwischen Funktionsumfang und Komplexität für mittelgroße Organisationen. Die Lösung bietet professionelle DMS-Funktionen ohne den Implementierungsaufwand von Enterprise-Systemen. Besonders Unternehmen, die von papierbasierter Ablage zur Digitalisierung wechseln, finden einen strukturierten Einstieg.

Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen: Organisationen aus regulierten Branchen wie Gesundheitswesen, öffentlicher Dienst oder Finanzsektor profitieren von der garantierten deutschen Datenhaltung. Betriebsräte akzeptieren die Lösung häufig aufgrund der Transparenz bei Serverstandorten und Datenschutzkonzepten.

DATEV-nutzende Unternehmen und Kanzleien: Steuerberatungen, Wirtschaftsprüfer und deren Mandanten mit DATEV-Infrastruktur erhalten nahtlose Integration. Der Belegaustausch funktioniert medienbruchfrei, was Bearbeitungszeiten deutlich reduziert.

Wachsende Organisationen mit Erweiterungsperspektive: Unternehmen, die zunächst Basis-DMS benötigen und später Workflows, Vertragsmanagement oder weitere Module ergänzen möchten, nutzen das modulare Konzept. Die Skalierung erfolgt nach Bedarf ohne Systemwechsel.

Wichtige Auswahlkriterien

Prüfen Sie Ihre Integrationsbedürfnisse: Verfügt Ihr ERP-System über vorkonfigurierte d.velop-Konnektoren? Individuelle Schnittstellen verursachen Mehraufwand.

**Kalkul