ERP- und ECM-Software-Content

🟦 Funktionen – Was kann easyWinArt?

Auftragsverwaltung & Verkauf

• Angebotserstellung: Erstellt professionelle Angebote mit individuellen Vorlagen und Produktkatalogen
• Auftragsabwicklung: Verwaltet den kompletten Auftragsprozess vom Eingang bis zur Auslieferung
• Rechnungsstellung: Generiert automatisch Rechnungen nach Leistungserbringung oder Zeitplan
• Mahnwesen: Überwacht Zahlungseingänge und erstellt automatisierte Mahnungen bei Fälligkeit

Warenwirtschaft & Lagerverwaltung

• Bestandsführung: Zeigt Lagerbestände in Echtzeit mit Mindestbestandswarnungen an
• Wareneingangsbuchung: Erfasst Wareneingänge und aktualisiert automatisch Lagerbestände
• Inventur: Unterstützt die Bestandsaufnahme mit mobilen Endgeräten und Barcode-Scanner
• Lieferantenverwaltung: Speichert Lieferantendaten, Konditionen und Bestellhistorie zentral

Finanzbuchhaltung & Controlling

• Belegerfassung: Digitalisiert Eingangsrechnungen und ordnet sie automatisch den Konten zu
• DATEV-Export: Exportiert Buchungsdaten im DATEV-Format für die Steuerberatung
• Liquiditätsplanung: Visualisiert Zahlungsströme und prognostiziert die Liquiditätsentwicklung

Projektverwaltung & Zeiterfassung

• Projektstammdaten: Verwaltet Projekte mit Budget, Zeitplan und Verantwortlichkeiten
• Zeiterfassung: Erfasst Arbeitszeiten pro Projekt und Mitarbeiter für Abrechnung
• Ressourcenplanung: Plant Mitarbeiter- und Materialressourcen über Projekte hinweg

🟨 Besonderheiten – Was macht easyWinArt einzigartig?

Integration von ERP und ECM in einer Lösung easyWinArt kombiniert klassische ERP-Funktionen mit Dokumentenmanagement in einer einheitlichen Oberfläche. Alle Belege, E-Mails und Dokumente werden direkt mit den zugehörigen Geschäftsvorgängen verknüpft. Das erspart den Einsatz separater DMS-Systeme und reduziert Medienbrüche. Allerdings erreicht die ECM-Funktionalität nicht die Tiefe spezialisierter Dokumentenmanagement-Systeme, insbesondere bei komplexen Workflows und granularen Berechtigungskonzepten.

Modularer Aufbau mit flexibler Lizenzierung Das System basiert auf einem Baukastenprinzip, bei dem Unternehmen nur die tatsächlich benötigten Module lizenzieren. Dies ermöglicht einen kostengünstigen Einstieg und schrittweise Erweiterung bei wachsenden Anforderungen. Die Module sind funktional eng verzahnt und teilen sich eine gemeinsame Datenbasis. Bei sehr spezifischen Branchenanforderungen kann die Standardfunktionalität jedoch an Grenzen stoßen, sodass kostenpflichtige Anpassungen notwendig werden.

Desktop-fokussierte Architektur mit Web-Zugang easyWinArt setzt primär auf einen leistungsfähigen Windows-Desktop-Client, der den vollen Funktionsumfang bietet. Für mobile Zugriffe steht ein Web-Portal mit eingeschränktem Funktionsumfang zur Verfügung. Diese Architektur bietet hohe Performance bei komplexen Auswertungen und schnelle Reaktionszeiten. Unternehmen mit starkem Mobile-First-Ansatz oder vielen Außendienstmitarbeitern müssen mit funktionalen Einschränkungen rechnen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich easyWinArt besonders?

Kleine und mittelständische Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit 5-50 Mitarbeitern Die Software deckt typische Geschäftsprozesse in Handel und Dienstleistung ohne Branchen-Exotik gut ab. Der modulare Aufbau ermöglicht einen kosteneffizienten Einstieg, während das integrierte Dokumentenmanagement Papierarchive überflüssig macht. Die überschaubare Komplexität erleichtert die Einführung ohne dediziertes IT-Team.

Unternehmen mit starkem Desktop-Fokus und stationären Arbeitsplätzen Wer primär im Büro arbeitet und auf leistungsfähige Desktop-Anwendungen Wert legt, profitiert von der ausgereiften Windows-Client-Architektur. Die schnelle Datenverarbeitung und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten kommen bei stationärer Arbeit voll zur Geltung.

Betriebe mit DATEV-Schnittstelle zur Steuerberatung Die nahtlose Integration mit DATEV-Systemen macht easyWinArt für Unternehmen interessant, die mit Steuerberatern zusammenarbeiten. Der automatisierte Datenaustausch spart Zeit und reduziert Übertragungsfehler bei der monatlichen Buchhaltungsabgabe.

Organisationen mit begrenztem IT-Budget und Wunsch nach Planungssicherheit Der modulare Lizenzansatz und überschaubare Wartungskosten bieten finanzielle Kalkulierbarkeit. Unternehmen ohne große IT-Abteilungen können das System mit grundlegenden Windows-Kenntnissen betreiben und bei Bedarf schrittweise erweitern.

Wichtige Auswahlkriterien:

• Branchenspezifik: Prüfen Sie, ob Standardfunktionen Ihre Branchenprozesse abdecken oder Anpassungen nötig sind
• Mobile Anforderungen: Klären Sie, welche Funktionen unterwegs benötigt werden und ob das Web-Portal ausreicht
• Integrationsbedarf: Erfassen Sie vorhandene Drittsysteme und prüfen Sie verfügbare Schnittstellen
• Skalierbarkeit: Bedenken Sie zukünftiges Wachstum bei Mitarbeitern, Standorten und Transaktionsvolumen

Details zur ERP- und ECM-Software

easyWinArt versteht sich als integrierte Business-Software, die klassische ERP-Kernfunktionen mit grundlegendem Dokumentenmanagement verbindet. Der Schwerpunkt liegt auf Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Auftragsverwaltung, während die ECM-Komponente primär der strukturierten Ablage von Geschäftsdokumenten dient.

Die Warenwirtschaft bildet das Herzstück und umfasst Artikelstammdaten mit mehreren Lieferanten, mehrstufige Preisgestaltung und Rabattsysteme. Lagerbestände werden in Echtzeit geführt, wobei auch Chargen- und Seriennummernverwaltung möglich ist. Das System unterstützt mehrere Lagerorte und berechnet automatisch Meldebestände. Bei Unterschreitung erfolgen optionale Benachrichtigungen oder automatische Bestellvorschläge.

Die Auftragsverwaltung deckt den kompletten Verkaufszyklus ab: Von der Anfrage über Angebot und Auf