Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Excel / Google Sheets?

Planung & Schichtmanagement

Anpassbare Dienstplan-Vorlagen: Flexible Layouts für Wochen-, Monats- oder individuelle Planungszeiträume mit beliebigen Schichtmustern.

Bedingte Formatierung: Automatische farbliche Kennzeichnung von Schichttypen (Früh/Spät/Nacht) für sofortige visuelle Übersicht.

Dropdown-Listen mit Datenvalidierung: Vordefinierte Auswahlfelder verhindern Tippfehler bei Mitarbeiternamen und Schichttypen.

Verfügbarkeitsverwaltung: Verknüpfung mit Stammdaten über SVERWEIS/XVERWEIS zur Anzeige von Qualifikationen und Abwesenheiten.

Berechnung & Auswertung

Automatische Arbeitszeitberechnung: Formeln wie SUMMEWENN ermitteln Arbeitszeiten, Überstunden und Schichtverteilung pro Mitarbeiter.

Personalbedarfsanalyse: Pivot-Tabellen zeigen auf einen Blick Engpässe, Überbesetzungen und Verteilungsmuster.

Flexible Filteroptionen: Ad-hoc-Berichte durch FILTER, SORT und UNIQUE für spezifische Auswertungen.

Überstundenverfolgung: Individuelle Überstundenstände werden automatisch berechnet und laufend aktualisiert.

Automatisierung & Integration

Makros und Scripts: VBA (Excel) bzw. Apps Script (Google Sheets) automatisieren Routineaufgaben wie Benachrichtigungen oder Datenprüfungen.

Kalender-Integration: Direkter Export in Outlook oder Google Calendar ermöglicht automatische Erinnerungen für Mitarbeitende.

Export für Lohnabrechnung: CSV- oder Excel-Export übergibt geplante Arbeitsstunden direkt an Buchhaltungssysteme.

Power Query-Anbindung (Excel): Automatisierte Datenübernahme aus HR-Systemen, Datenbanken oder SAP ohne manuelle Neueingabe.

Kollaboration & Zugriff

Echtzeit-Mehrbenutzer-Bearbeitung: Mehrere Planer arbeiten gleichzeitig am selben Dokument mit automatischer Synchronisation.

Mobiler Zugriff: Apps für iOS und Android ermöglichen Schichtübersicht und Bearbeitung unterwegs.

Versionsverfolgung: Automatische Versionshistorie ermöglicht Rückgängigmachen von Änderungen und Nachvollziehbarkeit aller Anpassungen.

Bereichsschutz: Passwortgeschützte Zellen und Blätter verhindern versehentliche Änderungen an kritischen Formeln.

Add-on-Marktplatz: Fertige Erweiterungen wie TimeSheet erweitern Funktionen ohne eigene Programmierung.

🟨 Besonderheiten – Was macht Excel / Google Sheets einzigartig?

Native Echtzeit-Kollaboration ohne Speicherkonflikte

Google Sheets bietet echte Mehrbenutzer-Bearbeitung in Echtzeit. Mehrere Planer können gleichzeitig am selben Dienstplan arbeiten, ohne dass Versionskonflikte entstehen. Die automatische Zellsperre pro Nutzer verhindert gegenseitiges Überschreiben. Unternehmen berichten von bis zu 30 Prozent kürzeren Planungszyklen durch eliminierte Abstimmungsschleifen. Allerdings hat Excel Desktop diese Fähigkeit nicht – Excel Online unterstützt nur etwa 10 gleichzeitige Bearbeiter und zeigt bei größeren Dateien Leistungseinbußen.

Power Query: Vollautomatisierte Datenübernahme

Excel bietet mit Power Query einen vollautomatischen ETL-Prozess für Datenintegration. Verfügbarkeitsdaten, Urlaubsinformationen und Qualifikationen werden direkt aus HR-Systemen wie SAP oder Dynamics übernommen – komplett ohne manuelle Dateneingabe. Das Template aktualisiert sich täglich automatisch, was Fehler minimiert und die Datenqualität erhöht. Diese Funktionalität steht ausschließlich in Excel zur Verfügung. Google Sheets kann ähnliche Aufgaben über Apps Script lösen, erfordert dafür jedoch deutlich mehr Programmieraufwand.

Zero-Investitionsmodell bei bestehenden Lizenzen

Für Unternehmen mit vorhandenem Microsoft 365- oder Google Workspace-Abo entstehen buchstäblich null Euro zusätzliche Software-Kosten. Spezialisierte Dienstplan-Tools kosten dagegen zwischen 3 und 10 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei 50 Mitarbeitenden ergibt das eine Einsparung von 1.800 bis 6.000 Euro jährlich. Allerdings sind die versteckten Kosten zu beachten: Die Zeit des Planers für Template-Entwicklung, manuelle Pflege und Fehlerkorrektur kostet häufig mehr als die eingesparten Lizenzgebühren. Spezialisierte Software amortisiert sich ab etwa 100 Mitarbeitenden durch höhere Automatisierung.

Unbegrenzte Anpassungstiefe ohne Vendor-Lock-in

Jede betriebliche Besonderheit lässt sich über Formeln, Makros oder Apps Scripts abbilden – von flexiblen Schichtmustern über spezielle Tarifregeln bis zu individuellen Betriebsvereinbarungen. Sie stoßen nicht auf die Einschränkungen starrer Spezialsoftware. Diese Flexibilität führt jedoch zu einem hohen Komplexitätsrisiko: Komplizierte Templates sind fehleranfällig und schwer wartbar. Native Compliance-Checks für Arbeitszeitgesetze fehlen – diese müssen manuell abgebildet werden, was oft fehlerhaft geschieht und rechtliche Haftungsrisiken birgt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Excel / Google Sheets besonders?

Zielgruppen mit konkreten Anwendungsfällen

Kleine Gastronomie und Einzelhandel mit 10–30 Mitarbeitenden profitieren von der einfachen Handhabung bei überschaubaren Schichtmustern. Die schnelle Umplanung bei kurzfristigen Ausfällen funktioniert reibungslos. Alle Mitarbeitenden sind bereits mit Excel oder Sheets vertraut, wodurch Schulungsaufwand entfällt.

Facility Services und mobile Außendienste mit wechselnden Routen und Standorten schätzen die Flexibilität bei variablen Besetzungen. Kurzfristige Änderungen lassen sich zentral und schnell umsetzen, ohne auf spezialisierte Software-Prozesse angewiesen zu sein.

Ehrenamtliche und Non-Profit-Organisationen ohne IT-Budget finden hier eine kostengünstige Lösung. Die flexible Freiwilligen-Einsatzplanung kommt ohne komplexe Compliance-Anforderungen aus und lässt sich mit Bordmitteln umsetzen.

Büro-Teams mit Hybrid-Work und Teilzeitkräften nutzen die nahtlose Integration mit Outlook oder Google Calendar. Die transparente Verfügbarkeit für verteilte Teams wird so ohne zusätzliche Tools sichergestellt.

Entscheidungskriterien für die Systemauswahl

Budget pro Nutzer: Bei weniger als 6 Euro monatlich ist Excel/Sheets die Standardwahl durch minimale Lizenzkosten. Ab 20 Euro pro Nutzer lohnt sich spezialisierte Software ab 100 Mitarbeitenden oder bei hoher Komplexität.

Anzahl gleichzeitiger Bearbeiter: Bis 10 Personen funktionieren beide Systeme ideal. Bei über 50 gleichzeitigen Nutzern ist Google Sheets überlegen, das bis 100 Concurrent Users unterstützt.

Automatisierungsbedarf: Bei einfachen Standard-Schichten ohne strenge Regelwerke sind Excel/Sheets vollkommen ausreichend. Komplexe Tarifgesetze, Ruhezeiten-Prüfungen und Schichtoptimierung erfordern Spezialsoftware mit integrierten Compliance-Regeln.

Mobilität und Gerätezugang: Hauptsächlich desktop- oder browserbasierte Arbeit begünstigt Google Sheets als Cloud-native Lösung. Ist Offline-Arbeit wichtig, bleibt Excel Desktop die einzige Option.

Details zur Dienstplansoftware

Excel und Google Sheets sind keine dedizierten Dienstplan-Lösungen, sondern universelle Tabellenkalkulationen, die für Schichtplanung adaptiert werden. Der Dienstplan entsteht als individuelles Template: Mitarbeitende in Spalten, Tage in Zeilen, Schichttypen in Zellen. Formeln übernehmen Berechnung und Validierung. Der praktische Vorteil liegt auf der Hand: Keine proprietäre Software erforderlich, vertraute Bedienung, sofortige Einsatzbereitschaft ohne Implementierungsprojekt.

Das Funktionsspektrum deckt grundlegende Anforderungen ab. Umgesetzt sind Schichtplanung, Zeiterfassung und Berechnung, Verfügbarkeitsverwaltung, einfache Berichte sowie Kalender-Integration. Nicht oder nur sehr aufwendig realisierbar sind KI-basierte Schichtoptimierung, automatische Arbeitszeitgesetze-Prüfung, mobile Self-Service-Apps ohne Zusatzentwicklung sowie intelligente Bedarfsprognosen.

Typische Einsatzbereiche

Die Lösung findet sich vor allem in Startups und KMU mit weniger als 100 Mitarbeitenden, die schnell operational werden müssen. Oft nutzen einzelne Abteilungen in größeren Betrieben einen eigenen Dienstplan neben dem Hauptsystem – ein klassisches "Schatten-IT"-Szenario. Non-Profit-Organisationen und Ehrenamts-Verbände ohne IT-Budget bilden eine weitere wichtige Nutzergruppe. Die Einstiegshürde ist minimal, die initiale Investition faktisch null.

Entscheidend ist die Erkenntnis: Excel und Sheets sind Werkzeuge, keine Komplettlösungen. Sie bieten eine Leinwand, auf der Sie Ihren individuellen Dienstplan aufbauen. Diese Flexibilität ist gleichzeitig Stärke und Schwäche. Fehlende Leitplanken bedeuten Freiheit, aber auch Verantwortung für Fehler und Compliance.

Wissenswertes zum Anbieter

Microsoft Excel ist Teil von Microsoft 365, entwickelt vom börsennotierten US-Konzern mit über 300 Millionen Nutzern weltweit. Google Sheets gehört zu Google Workspace von Alphabet Inc., der Google-Muttergesellschaft, mit über 200 Millionen aktiven Anwendern. Beide sind dominante Marktführer im Bereich Produktivitätssoftware mit einem kombinierten Marktanteil von über 80 Prozent. Stabilität und Langfristigkeit sind garantiert.

Strategische Ausrichtung und Zukunftsfähigkeit

Microsoft fokussiert sich auf Hybrid Work und Cloud-Integration über das Azure-Ökosystem. Die kontinuierliche KI-Integration zeigt sich in Copilot für Excel, das intelligente Datenanalyse unterstützt. Google verfolgt eine Cloud-First-Philosophie mit Schwerpunkt auf Echtzeit-Kollaboration und integriert Duet AI für generative KI-Features in Google Workspace.

Für Dienstplan-Anwendungen bedeutet das: Beide Anbieter investieren massiv in KI-Features wie intelligente Vorschläge und erweiterte Datenanalyse. Jedoch entwickeln sie keine dedizierten Optimierungs-Algorithmen für Schichtplanung. Diese Lücke bleibt bei spezialisierten Dienstplan-Anbietern besser adressiert.

Support und Service-Realität

Der offizielle Support deckt ausschließlich Microsoft 365 oder Google Workspace selbst ab – nicht Ihre Dienstplan-Anwendung. Wenn Ihr Template fehlerhaft ist, erhalten Sie keine Hilfe vom Hersteller. Die positive Seite: Beide Plattformen verfügen über riesige, hochaktive Communities auf StackOverflow, Reddit und YouTube. Für komplexere Anforderungen stehen externe VBA- oder Apps-Script-Entwickler zur Verfügung, allerdings kostenpflichtig. Diese Eigenverantwortung muss Ihnen bewusst sein.

Technische Details & Integration

Excel existiert als Desktop-Client für Windows und macOS sowie cloud-basiert als Office Online im Browser. Die Desktop-Version ist ressourcenintensiv, bietet aber volle Funktionalität und Offline-Fähigkeit. Die Online-Version ist schlanker, zeigt jedoch bei großen Dateien spürbar langsamere Bearbeitung. Google Sheets ist vollständig cloud-basiert ohne lokalen Client. Die Browser-basierte Architektur ist hochgradig skalierbar ohne Performance-Einbußen durch lokale Hardware-Grenzen.

Praktisch bedeutet das: Sheets eignet sich besser für Remote-Teams mit permanenter Internetverbindung. Excel Desktop bleibt die robustere Wahl bei Offline-Arbeit oder instabiler Netzwerkanbindung.

Systemintegration im Arbeitsalltag

Power Query in Excel ermöglicht automatisierte Datenübernahme aus SQL-Datenbanken, SAP, Dynamics und weiteren Systemen. Die Aktualisierung erfolgt täglich automatisch. Google Apps Script verbindet sich mit Google Calendar, Gmail und REST-APIs. Über Apps Script lassen sich auch externe APIs wie Slack oder Zapier anbinden.

Der Marketplace beider Plattformen bietet Erweiterungen: Shiftr für Zeiterfassung oder TimeSheet for Workspace ermöglichen spezialisierte Funktionen ohne Eigenentwicklung. Eine native Anbindung an HR-Spezialsysteme wie Workday oder SuccessFactors fehlt jedoch. Hier benötigen Sie individuelle API-Integrationen oder externe Middleware-Tools.

Sicherheit und Datenschutz-Realität

Beide Anbieter sind DSGVO-konform und verfügen über ISO 27001 sowie SOC 2-Zertifizierungen. Datenspeicherung in EU-Rechenzentren ist optional verfügbar. Ruhende Daten und Übertragungen sind mit AES- und TLS-Verschlüsselung geschützt.

Kritisch zu verstehen: Diese Zertifizierungen beziehen sich auf die Plattform, nicht auf Ihre Dienstplan-Anwendung. Sie müssen eigenverantwortlich sicherstellen, dass Ihr Dienstplan DSGVO-konform konzipiert ist – etwa bei Zugriffsrechten, Löschkonzepten und Audit-Trails. Fehlende Compliance-Frameworks sind Ihr rechtliches Risiko, nicht das des Anbieters.

Kosten & Preismodell

Excel ist Bestandteil von Microsoft 365 Business Basic zu etwa 5,10 Euro pro Nutzer monatlich (Stand 2024, exklusive Mehrwertsteuer). Alternativ existiert ein Einmalkauf von Excel 2024 ab circa 160 Euro – dann allerdings ohne laufende Updates. Google Sheets gehört zu Google Workspace Business Starter für etwa 5,20 Euro pro Nutzer monatlich. Für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitenden beträgt der Unterschied lediglich rund 3 Euro monatlich. Zusätzliche Kosten für die Dienstplan-Funktion entstehen nicht.

Total Cost of Ownership über 3 bis 5 Jahre

Template-Entwicklung kostet zwischen 0 Euro bei Eigenleistung und 10.000 bis 20.000 Euro für externe Skript-Entwicklung bei hoher Komplexität. Wartung und Support schlagen mit 0 Euro (intern) bis 2.000 Euro jährlich (externe Betreuung) zu Buche. Schulungen verursachen zwischen 0 Euro (Selbsttraining) und 1.000 Euro für externe Trainer.

Der größte Kostenfaktor bleibt der Zeitaufwand des Planers. Bei 50 Mitarbeitenden mit komplexem Plan: 1 bis 3 Arbeitstage monatlich für manuelle Pflege. Das entspricht potenziell 30 bis 50 Prozent der Planer-Kapazität, die spezialisierte Software einsparen könnte.

Über drei Jahre ergibt sich: Excel/Sheets 5.000 bis 10.000 Euro Einstiegskosten plus 20.000 bis 40.000 Euro laufende Personalkosten – Total 25.000 bis 50.000 Euro. Spezialsoftware wie Planday: 0 bis 5.000 Euro Einstieg plus 30.000 bis 60.000 Euro Lizenzen – Total 30.000 bis 65.000 Euro. Die Gesamtkosten liegen nah beieinander, aber Excel/Sheets birgt höheres Fehlerrisiko, Spezialsoftware bietet niedrigere Komplexität und bessere Automatisierung.

Return on Investment und wirtschaftliche Vorteile

Schnelle Erfolge zeigen sich in reduzierten Doppelbuchungen und weniger Überstunden. Realistisch sind 5 bis 15 Prozent Überstunden-Reduktion – abhängig von der Ausgangsqualität. Der Langzeit-Vorteil von Excel/Sheets liegt in fehlender Lizenzabhängigkeit und hoher Flexibilität für Ad-hoc-Anpassungen.

Das Skalierungsproblem wird ab 200 Mitarbeitenden akut. Performance sinkt, manuelle Arbeit steigt exponentiell. Der Umstieg auf Spezialsoftware ist dann teuer und aufwendig. Die Entscheidung sollte daher langfristig getroffen werden.

Migration & Umstieg

Ein einfacher Dienstplan für ein Team mit Standard-Schichten erfordert 1 bis 2 Arbeitstage Template-Entwicklung, 1 bis 2 Wochen Pilottest und 1 Woche Rollout – insgesamt etwa 3 Wochen. Komplexe Pläne mit mehreren Teams, Tarifvariationen und Compliance-Regeln benötigen 3 bis 6 Wochen Template-Entwicklung plus iterative Verbesserungen und Makro-Entwicklung – insgesamt 2 bis 3 Monate.

Typische Stolpersteine sind unklare Anforderungen (welche exakten Planungsregeln gelten?), Fehler in der Formel-Logik und unzureichende Schulung der Planer. Eine sorgfältige Anforderungsanalyse zu Beginn spart später erhebliche Korrekturzeit.

Datenübernahme aus bestehenden Systemen

Von Excel zu Excel/Sheets sind historische Daten direkt kopierbar. Formeln müssen angepasst werden, wobei Formel-Fehler bei Übernahme das Hauptrisiko darstellen. Qualitätssicherung ist essentiell. Von Spezialsoftware zu Excel/Sheets erfolgt der Export via CSV oder API mit anschließendem Reimport. Höheres Fehlerrisiko durch Datenformat-Konvertierung macht eine Testphase mit Testdaten empfehlenswert.

Die Best Practice: Parallelbetrieb von altem und neuem System für 2 bis 4 Wochen. Regelmäßiger Abgleich identifiziert Abweichungen frühzeitig. Erst nach erfolgreicher Validierung erfolgt der vollständige Umstieg.

Schulung und Change Management

Planer benötigen 2 bis 4 Stunden Schulung zu Funktionsweise, Eingabelogik, Fehlersuche und Datensicherheit. Laufender Support bei neuen Kolleginnen ist einzuplanen. Mitarbeitende brauchen eine 30-minütige Einweisung: Wie lese ich meinen Dienstplan, wo melde ich Verfügbarkeit, wie äußere ich Schichtwünsche über Formulare.

Das Akzeptanz-Risiko: Ist das Template zu komplex oder treten gehäuft Fehler auf, entstehen Vertrauensprobleme. Transparente Kommunikation über Vorteile – weniger Fehler, schnellere Änderungen – ist kritisch für erfolgreiche Einführung.

Vorteile und Herausforderungen

Klare Vorteile in der Praxis

Die Kostengünstigkeit überzeugt: Kein Lizenzaufschlag bei vorhandenem Microsoft 365 oder Google Workspace. Besonders für KMU mit kleinerem Budget ist das entscheidend. Die Flexibilität ermöglicht Abbildung jeder Betriebsbesonderheit über Formeln und Makros – keine Bindung an vordefinierte Module. Vertrautheit und schnelle Einsatzbereitschaft eliminieren Software-Einführungsprojekte. Alle Beteiligten kennen Excel oder Sheets bereits.

Echtzeit-Kollaboration in Google Sheets verkürzt Abstimmungsschleifen erheblich. Mehrere Planer arbeiten parallel mit automatischer Synchronisation. Die Datenintegration durch Power Query in Excel automatisiert HR-Datenübernahme. Apps Script in Sheets ermöglicht API-Anbindungen. Excel Desktop arbeitet offline – Cloud-Dateien synchronisieren beim nächsten Internetzugang.

Datenkontrolle bleibt vollständig bei Ihnen: Keine Abhängigkeit von Dienstplan-Anbietern. Daten bleiben im eigenen Ökosystem auf OneDrive oder Google Drive. Die Experimentierfreude wird gefördert: Einfach duplizieren, anpassen, "Was-wäre-wenn"-Szenarien durchspielen – ohne Kosten für Trial-Versionen.

Realistische Herausforderungen

Die hohe Fehleranfälligkeit ist nicht zu unterschätzen. Manuelle Eingaben und Formelfehler führen zu falscher Planung – Über- oder Unterbesetzung, Überstunden-Inkonsistenzen. Datenvalidierung, Zellenschutz und regelmäßige Qualitätschecks sind unverzichtbar. Makros für automatisierte Validierung helfen, erfordern aber Entwicklungsaufwand.

Fehlende automatische Compliance-Prüfung birgt rechtliche Risiken. Das Template muss Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Pausenregeln selbst abbilden. Rechtsverstöße drohen bei Fehlern. Externe Juristen oder Compliance-Checks sollten vor Rollout erfolgen. Gesetzesänderungen erfordern manuelle Template-Anpassungen.

Die Skalierbarkeitsgrenze liegt bei etwa 500 Mitarbeitenden. Performance sinkt spürbar – langsames Laden, verzögerte Neuberechnungen. Der Verwaltungsaufwand wächst exponentiell. Multi-Datei-Strategien oder Daten-Archivierung helfen temporär. Mittelfristig ist der Umstieg auf Spezialsoftware effizienter.

Der hohe manuelle Aufwand des Planers bleibt dauerhaft bestehen. Regelmäßige Eingaben, Fehlerkorrektur und ad-hoc-Änderungen binden erhebliche Zeit. Makros und Apps Scripts automatisieren Teilaufgaben, erfordern jedoch Entwicklungsaufwand oder externe Dienstleister.

Fehlende Optimierungs-Algorithmen bedeuten: Die optimale Schichtverteilung muss der Planer manuell durchdenken. KI-Vorschläge existieren nicht. Externe Optimierungs-Tools oder spezialisierte Software bieten hier Mehrwert.

Die begrenzte Mobile-Funktionalität schränkt Mitarbeiter-Self-Service ein. Verfügbarkeit eingeben, Schichtwünsche äußern oder Tausche anbieten – all das funktioniert nicht ohne Zusatz-Apps oder Scripts. Google Forms mit Apps-Script-Anbindung bietet Workarounds, bleibt aber umständlich.

Häufig gestellte Fragen

Für welche Betriebsgröße eignet sich diese Lösung?
Ideal für 10 bis 200 Mitarbeiter mit einfachen Schichtmustern – maximal 3 bis 5 Schichttypen. Darunter ist die Lösung Overkill. Darüber steigt die Komplexität stark. Ab 300 Mitarbeitenden wird spezialisierte Software empfohlen.

Kann ich damit Compliance mit dem Arbeitszeitgesetz sicherstellen?
Nur wenn Sie die Regeln selbst in Formeln abbilden. Excel und Sheets bieten keine integrierten Checks. Kritische Bereiche sind Ruhezeiten nach Schichten, Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten. Empfehlung: Externes Review durch Juristen oder HR-Experten vor Rollout.

Wie oft muss der Planer das System pflegen?
Täglich bis wöchentlich, je nach Betriebstyp. Typisch sind 2 bis 4 Stunden pro Woche für Änderungen, Verfügbarkeitsupdates und Fehlerkorrektur. Spezialsoftware automatisiert Teile davon.

Ist das System datenschutzsicher?
Die Infrastruktur von Microsoft und Google ist DSGVO-konform. Aber der Dienstplan selbst ist nur so sicher wie Sie ihn konzipieren. Risiken: Sichtbarkeit sensibler Daten, schwierige Umsetzung des Rechts auf Vergessenwerden. Nutzen Sie Bereichs- und Zellenschutz sowie definierte Zugriffslogik.

Kann ich Daten leicht in andere Systeme migrieren?
CSV-Export funktioniert problemlos aus beiden Systemen. Daten-Migration ist unkompliziert. Die Logik – also Formeln und Makros – geht jedoch verloren. Logik-Migration ist aufwendig und erfordert Neuentwicklung im Zielsystem.

Was passiert beim Wechsel zwischen Excel und Google Sheets?
Datentransfer ist einfach über das XLSX-Format. Formeln und Makros müssen teilweise neu geschrieben werden – VBA und Apps Script haben unterschiedliche Syntax, aber ähnliche Funktionalität. Rechnen Sie mit 1 bis 3 Tagen Aufwand für ein durchschnittliches Template.

Gibt es Support bei Template-Fehlern?
Nein, nicht von Microsoft oder Google. Der Support konzentriert sich auf Software-Bugs, nicht auf Ihr Dienstplan-Template. Anlaufstellen sind interne Experten, Community-Foren oder externe VBA-/Apps-Script-Entwickler.

Kann ich eine mobile App für Mitarbeiter-Verfügbarkeit bauen?
Teilweise über Google Forms und Apps Script: Mitarbeitende füllen ein Formular aus, das Script schreibt Daten in Sheets. Nicht elegant, aber funktional. Professionelle Mobile-Apps erfordern externe Entwicklung oder spezialisierte Software.

Ist das besser als Spezialsoftware wie Planday?
Es ist ein Tradeoff: Excel/Sheets sind günstiger und flexibler, erfordern aber mehr manuellen Aufwand mit weniger Automatisierung. Spezialsoftware ist teurer, automatisierter und bietet integrierte Compliance sowie bessere Mobile-UX. Faustregel: Unter 100 Mitarbeitende mit einfachen Anforderungen – Excel/Sheets. Über 150 Mitarbeitende oder komplexe Compliance – Spezialsoftware.

Wie funktioniert Integration mit Lohnabrechnung?
CSV-Export ist relativ einfach. Direkte API-Anbindung an Lohnbuchhaltungssoftware ist über Power Query (Excel) oder Apps Script (Sheets) machbar, muss aber individuell entwickelt werden. Rechnen Sie mit 2 bis 5 Arbeitstagen.

Kann das System Schichtwechsel zwischen Mitarbeitern verwalten?
Nativ: Nein. Workaround über Google Forms für Tauschanfragen und Apps Script zur Validierung. Spezialsoftware hat dedizierte Module dafür. Entwicklungsaufwand: 3 bis 10 Arbeitstage je nach Komplexität.

Wie viele können gleichzeitig bearbeiten?
Google Sheets unterstützt bis etwa 100 gleichzeitige Nutzer optimal. Excel Online verkraftet 10 bis 20 Nutzer, danach treten Performance-Einbußen auf. Excel Desktop funktioniert nur offline oder nacheinander.

Kann ich Urlaubsverwaltung abbilden?
Ja, aber aufwendig. Abwesenheitstypen wie Urlaub, Krankheit und Fortbildung werden als separate Spalten oder Codes geführt. Verfügbarkeitsdaten verknüpfen Sie mit SVERWEIS, Resturlaub wird berechnet. Alternative: Separate Urlaubsverwaltungs-Software oder HR-Module sind oft effizienter.