Software für Zeitarbeit – Ordio im Überblick

Die Verwaltung von Zeitarbeit erfordert präzise Prozesse: Personaldisposition, AÜG-konforme Vertragsgestaltung, Arbeitszeiterfassung und komplexe Abrechnungen mit Kunden und Zeitarbeitskräften. Moderne Zeitarbeitssoftware digitalisiert diese Abläufe und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Ordio positioniert sich als cloudbasierte Lösung für Personaldienstleister, die ihre Prozesse von der Bewerberverwaltung bis zur Lohnabrechnung in einem System abbilden möchten.

Der deutsche Zeitarbeitsmarkt unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. Software-Lösungen müssen daher nicht nur effizient arbeiten, sonern auch aktuelle Compliance-Anforderungen erfüllen. Gleichzeitig erwarten Anwender intuitive Bedienung und mobile Zugriffsmöglichkeiten. Dieser Artikel analysiert Ordio anhand konkreter Funktionen, technischer Eigenschaften und Einsatzszenarien.

🟦 Funktionen – Was kann Ordio?

Bewerbermanagement & Recruiting

• Digitale Bewerberakte: Zentrale Verwaltung aller Kandidateninformationen mit Dokumentenanhang
• Multiposting-Schnittstellen: Stellenausschreibungen auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig veröffentlichen
• Bewerberstatus-Tracking: Nachvollziehbare Übersicht über alle Phasen des Recruiting-Prozesses
• Qualifikationsmatching: Automatischer Abgleich zwischen Anforderungsprofilen und Bewerberqualifikationen

Personaldisposition & Einsatzplanung

• Grafische Einsatzplanung: Drag-and-Drop-Oberfläche für schnelle Personalzuordnung zu Kundenprojekten
• Verfügbarkeitskalender: Übersicht über freie und gebuchte Zeitarbeitskräfte in Echtzeit
• Konfliktprüfung: Automatische Warnung bei Doppelbuchungen oder fehlenden Qualifikationen
• Mobile Disposition: Einsatzplanung auch unterwegs via Smartphone oder Tablet anpassen

Zeiterfassung & Dokumentation

• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten per App mit GPS-Stempel
• Digitale Stundenzettel: Kunden bestätigen Arbeitszeiten elektronisch mit Unterschrift
• Pausenregelung: Automatische Berechnung gesetzlicher Pausen nach Arbeitszeitgesetz
• Abwesenheitsverwaltung: Urlaubsanträge, Krankheitsmeldungen und Fehlzeiten dokumentieren

Abrechnung & Finanzen

• Kundenfakturierung: Automatische Rechnungserstellung basierend auf genehmigten Arbeitszeiten
• Lohnabrechnungsvorbereitung: Export aufbereiteter Daten für Lohnabrechnungssoftware
• Zuschlagsberechnung: Automatische Ermittlung von Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen
• Offene-Posten-Verwaltung: Übersicht über ausstehende Zahlungen und Mahnwesen

Compliance & Vertragsmanagement

• AÜG-konforme Verträge: Vorlagen für Arbeitnehmerüberlassungsverträge mit aktuellen Gesetzesanforderungen
• Equal-Pay-Überwachung: Automatische Erinnerung bei Erreichen der Equal-Pay-Schwelle
• Dokumentenablage: GoBD-konforme Archivierung aller relevanten Unterlagen
• Fristen-Monitoring: Warnungen bei ablaufenden Verträgen oder notwendigen Verlängerungen

🟨 Besonderheiten – Was macht Ordio einzigartig?

Vollintegrierte Prozesskette für Zeitarbeit

Ordio bildet laut Herstellerangaben den gesamten Prozess vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung in einem System ab. Anders als Insellösungen, die separate Tools für Bewerbermanagement, Disposition und Abrechnung erfordern, sollen Anwender alle Daten zentral pflegen. Die durchgängige Datenhaltung vermeidet Mehrfacheingaben und reduziert Fehlerquellen. Besonders bei schnellen Dispositionen profitieren Nutzer von der direkten Verfügbarkeit aller Informationen. Allerdings setzt dies voraus, dass Anwender ihre bestehenden Prozesse an die Software-Logik anpassen – individuelle Workflows lassen sich nur begrenzt abbilden.

Mandantenfähigkeit für Unternehmensgruppen

Die Software unterstützt mehrere Mandanten innerhalb einer Installation. Personaldienstleister mit verschiedenen Niederlassungen oder Marken verwalten diese getrennt, nutzen aber gemeinsame Stammdaten. Dies ermöglicht konzernweite Auswertungen bei gleichzeitiger Datentrennung. Standortleiter sehen nur ihre zugeordneten Mitarbeiter und Kunden, während die Zentrale übergreifende Kennzahlen abruft. Die Rechteverwaltung erfolgt granular nach Rollen und Standorten. Kleinere Anbieter mit nur einem Standort benötigen diese Funktionalität nicht – sie zahlen aber dennoch für die Komplexität im System.

Cloud-First-Ansatz mit mobiler Anbindung

Ordio läuft vollständig in der Cloud ohne lokale Serverinstallation. Updates erfolgen automatisch, IT-Wartungsaufwand entfällt weitgehend. Die mobile App ermöglicht Zeitarbeitskräften die Stundenerfassung direkt beim Kunden mit GPS-Koordinaten und digitalem Unterschriftenfeld. Disponenten greifen von unterwegs auf aktuelle Einsatzpläne zu und reagieren schnell auf kurzfristige Ausfälle. Diese Flexibilität erfordert jedoch stabile Internetverbindungen – bei Netzproblemen stockt die Arbeit. Offline-Funktionen sind begrenzt verfügbar.

Branchenspezifische Konfiguration

Die Software bietet vorkonfigurierte Einstellungen für typische Zeitarbeitsbranchen wie Industrie, Logistik oder Pflege. Tarifverträge, Qualifikationskataloge und Dokumentenvorlagen sind je nach Branche voreingestellt. Dies verkürzt die Implementierungszeit gegenüber allgemeinen HR-Systemen. Nutzer mit sehr speziellen Anforderungen oder Nischenbranchen stoßen jedoch an Grenzen – tiefgreifende Anpassungen erfordern oft kostenpflichtige Entwicklungsleistungen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Ordio besonders?

Mittelständische Personaldienstleister mit 50-500 Zeitarbeitskräften profitieren am stärksten von Ordio. Das System bietet ausreichend Funktionstiefe für professionelle Prozesse, ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen. Die Mandantenfähigkeit unterstützt regionale Expansion, während die Preisgestaltung noch kalkulierbar bleibt. Disponenten sparen durch die integrierte Zeiterfassung täglich Stunden bei der Stundenzettelbearbeitung.

Personaldienstleister mit hoher Disponentenfluktuation schätzen die intuitive Benutzeroberfläche. Neue Mit