MHMeRECRUITING | Bewerbermanagement-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann MHMeRECRUITING?

Stellenausschreibung & Kandidatengewinnung

Multi-Channel-Posting – Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen gleichzeitig auf StepStone, Indeed, XING und LinkedIn.

Job-Ad-Performance-Monitoring – Verfolgen Sie Klick- und Bewerbungsraten pro Kanal in Echtzeit.

White-Label-Jobportal – Integrieren Sie das Bewerbungsportal vollständig in Ihr Corporate Design.

Bewerberverwaltung & KI-Matching

CV-Parsing & KI-Matching – Das System extrahiert Qualifikationen automatisch und erstellt ein intelligentes Kandidaten-Ranking.

Talent-Pool-Management – Verwalten Sie Kandidaten systematisch und reaktivieren Sie passende Profile automatisch.

Candidate-Self-Service-Portal – Bewerber verfolgen ihren Bewerbungsstatus selbst und laden Dokumente eigenständig hoch.

Prozessgestaltung & Zusammenarbeit

Low-Code-Workflow-Designer – Gestalten Sie individuelle Recruiting-Prozesse ohne Programmierkenntnisse.

Interview-Scheduling – Synchronisieren Sie Kalender mit Outlook oder Google Calendar für automatische Terminplanung.

Kollaboratives Feedback & Scoring – Hiring Manager bewerten Kandidaten strukturiert an zentraler Stelle.

Kommunikation & Automationen

Automatisierte Kommunikation – Versenden Sie personalisierte E-Mails und SMS mit vordefinierten Vorlagen.

Bewerber-Newsletter – Halten Sie passive Kandidaten durch gezielte Kampagnen im Kontakt.

Compliance & Datensicherheit

GDPR-Manager / GDPR-Wizard – Automatisierte Workflows für Einwilligungen, Löschfristen und Datenportabilität dokumentieren jeden Schritt.

Auswertung & Management

Reporting-Dashboard – Analysieren Sie Kennzahlen wie Time-to-Hire, Kosten pro Einstellung und Kanal-Performance.

Mobile Recruiter-App – Sichten und bewerten Sie Kandidaten unterwegs per Smartphone.

Integration & Schnittstellen

API-Integration zu HRMS/Payroll – Übergeben Sie Daten nahtlos an SAP HR, DATEV, Personio oder Microsoft 365.

🟨 Besonderheiten – Was macht MHMeRECRUITING einzigartig?

GDPR-Wizard (ISO-zertifiziert)

MHMeRECRUITING bietet keine generischen Compliance-Checklisten, sondern vollautomatisierte Workflows für deutsches Datenschutzrecht. Der GDPR-Wizard steuert Einwilligungen, Löschfristen und Auskunftsersuchen TÜV-zertifiziert. Während Wettbewerber wie Workday oder Personio mit manuellen Checklisten arbeiten, eliminiert MHMeRECRUITING administrative Risiken durch dokumentierte Automatisierung. Das System ist ISO 27001-zertifiziert.

Einschränkung: Bei hochspezialisierten Compliance-Anforderungen in Sonderfällen sollten Sie zusätzlich rechtliche Beratung hinzuziehen.

Low-Code-Workflow-Designer

HR-Abteilungen gestalten Recruiting-Prozesse eigenständig – ob vierstufiges Screening oder Gremien-Freigaben. Sie sparen etwa 50% Konfigurationsaufwand gegenüber Systemen mit starren Templates. Anders als bei Personio oder Recruitee benötigen Sie keine teure IT-Beratung für Anpassungen. HR-Power-User konfigurieren Workflows selbstständig ohne Programmierung.

Einschränkung: Sehr komplexe Szenarien wie KI-basierte Routing-Logik erfordern möglicherweise Beratungsunterstützung durch MHM.

KI-Matching trainiert auf deutschen Stellenmarkt

Das CV-Parsing und Kandidaten-Ranking ist spezifisch auf deutsches Arbeitsrecht, lokale Qualifikationsanforderungen und Sprachkonventionen optimiert. Sie reduzieren den Screening-Aufwand um bis zu 30%. Internationale Systeme nutzen globale Trainings-Datensätze, die deutsche Besonderheiten nicht abbilden. MHMeRECRUITING versteht deutsche Abschlüsse, Zertifikate und Berufsbezeichnungen präzise.

Einschränkungen: Das System bietet aktuell keine native Video-Interview-Lösung – externe Tools wie Cut-e verursachen zusätzliche Lizenzkosten. Die Mehrsprachigkeit beschränkt sich auf Deutsch und Englisch; weitere Sprachen sind für 2024/2025 geplant. Für Großkonzerne mit über 100.000 Bewerbungen jährlich fehlen Skalierungstests.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich MHMeRECRUITING besonders?

HR-Manager in KMU (50–500 Mitarbeiter) profitieren optimal vom System. Die Software ist exakt auf mittelständische Anforderungen im DACH-Raum zugeschnitten und skaliert mit Ihrem Unternehmen. Besonders geeignet für Maschinenbau, IT-Services oder Beratungshäuser mit 50 bis 200 offenen Vakanzen jährlich. Die Kombination aus lokaler Compliance-Expertise und intuitiver Bedienung trifft den Sweet Spot dieser Zielgruppe.

Personalberatungen bis 200 Vakanzen nutzen das leistungsstarke Talent-Pool-Management und Multi-Channel-Posting, um Agenturprovisionen zu sparen. Spezialisierte Recruiter für Fachkräfte in IT oder Engineering finden hier ein System, das passive Kandidaten systematisch reaktiviert und Wiederbesetzungen beschleunigt.

Hiring Manager in Fachabteilungen schätzen die intuitive Mobile App und das Self-Service-Portal. Wenn Ihr Unternehmen dezentrales Recruiting mit starker Fachbereichs-Mitsprache praktiziert, reduziert das System die administrative Last der HR-Abteilung erheblich. Manager bewerten Kandidaten direkt und sehen den Status in Echtzeit.

Öffentlicher Dienst und Behörden erfüllen strikte Compliance-Anforderungen und AGG-Konformität. Standardisierte Prozesse mit lückenloser Dokumentationspflicht sind systemseitig abgebildet. Der GDPR-Wizard erstellt automatisch die erforderlichen Audit-Trail-Berichte für Datenschutzbeauftragte.

Entscheidungskriterien für die Softwareauswahl

DSGVO-Konformität und Datensicherheit bilden ein K.O.-Kriterium. MHMeRECRUITING erfüllt diese Anforderung durch ISO 27001 und TÜV-Zertifizierung vollständig. Für Großkonzerne mit mehr als 10.000 Bewerbungen monatlich fehlen allerdings Skalierungstests.

Modularität und Flexibilität entscheiden über die langfristige Nutzbarkeit. Der Low-Code-Designer ermöglicht individuelle Workflows ohne IT-Abhängigkeit. Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob das System Ihre spezifischen Recruiting-Prozesse abbilden kann.

Integrationsfähigkeit bestimmt, wie reibungslos die Software in Ihre bestehende HR-Infrastruktur passt. MHMeRECRUITING bietet Out-of-the-Box-Konnektoren für SAP HR, DATEV, Personio und Microsoft 365. Die Standard-Implementierung dauert 8 bis 12 Wochen.

Bedienfreundlichkeit und Time-to-Value beschleunigen den ROI. Anwender benötigen maximal drei Klicks pro Aktion. Die schnelle Adoption reduziert Schulungskosten und steigert die Akzeptanz im Team.

Details zur Bewerbermanagementsoftware

MHMeRECRUITING ist ein spezialisiertes Applicant Tracking System mit klarem Fokus auf DACH-Compliance und Mittelstands-Usability. Anders als umfassende HRIS-Suiten wie SAP SuccessFactors oder Workday verzichtet das System bewusst auf Payroll und Personalentwicklung. Stattdessen integriert es sich nahtlos via APIs in Ihre bestehende HR-Landschaft. Diese Spezialisierung macht die Software schlank, schnell implementierbar und kosteneffizient.

Das System reduziert die Time-to-Hire um bis zu 30 Prozent durch automatisierte CV-Vorauswahl, intelligentes Matching und Workflow-Automatisierung. Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 250 Mitarbeitern verkürzte die durchschnittliche Besetzungsdauer von 75 auf 55 Tage. Die Candidate Experience verbessert sich durch Self-Service-Portal und Mobile App messbar – ein IT-Dienstleister erreichte ein Bewerber-Rating von 4,5 von 5 Sternen.

Der GDPR-Wizard bildet das zentrale Differenzierungsmerkmal gegenüber Wettbewerbern. Sie erhalten keine manuellen Datenschutz-Checklisten, sondern automatisierte, zertifizierte Prozesse für Einwilligungen, Löschfristen und Betroffenenrechte. Das System ist ISO 27001 und TÜV-zertifiziert für deutsche Datenschutzstandards. Jede Datenoperation wird im Audit-Trail dokumentiert, was Ihrem Datenschutzbeauftragten bei Prüfungen erheblich Zeit spart.

Die Plattform kombiniert moderne Technologie mit praktischer Anwendbarkeit. Das CV-Parsing extrahiert Qualifikationen automatisch und erstellt ein intelligentes Ranking. Der Talent-Pool reaktiviert passende Kandidaten automatisch bei neuen Vakanzen. Multi-Channel-Posting verteilt Stellenanzeigen gleichzeitig auf alle relevanten Plattformen. Das Job-Ad-Performance-Monitoring zeigt Ihnen in Echtzeit, welche Kanäle die besten Bewerbungen liefern.

Wissenswertes zum Anbieter

Die MHM HR GmbH wurde 2008 in München gegründet und beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter. Als etablierter, unabhängiger Spezialanbieter für Recruiting und HR-Digitalisierung im DACH-Raum wächst das Unternehmen organisch ohne Private-Equity-Beteiligung. Die Produktentwicklung erfolgt Community-getrieben durch einen jährlichen Kundenbeirat. Diese intensive Kundenbeziehung führt zu Lösungen, die tatsächliche Praxisanforderungen abbilden.

Die Kernkompetenz liegt im tiefgreifenden Wissen über deutsches Arbeitsrecht, DSGVO und lokale HR-Besonderheiten. Das Entwicklungsteam vereint HR-Fachexperten, Datenschutzbeauftragte und Software-Architekten. Diese interdisziplinäre Aufstellung führt zu Produkten, die nicht nur technisch elegant sind, sondern rechtssicher und praktikabel funktionieren. MHM versteht die spezifischen Herausforderungen deutscher HR-Abteilungen besser als internationale Anbieter.

Das Servicemodell umfasst einen persönlichen Kundenmanager während der Implementierung plus ein strukturiertes Onboarding-Paket. Sie erhalten zwei Tage Schulung mit einem dedizierten Consultant. Die deutsche Hotline ist während der Geschäftszeiten erreichbar, das 24/7-Ticketing-System bietet ein SLA von 4 Stunden Reaktionszeit bei kritischen Vorfällen. Nach der Implementierung nutzen Sie das Community-Forum, monatliche Webinare und die Jahreskonferenz für kontinuierlichen Austausch.

Laut eigenen Umfragen liegt die Kundenzufriedenheit über 85 Prozent, die Churn-Rate unter 5 Prozent. Diese Werte sprechen für stabile Kundenbeziehungen und erfolgreiche Implementierungen. Der Anbieter veröffentlicht monatliche Release Notes und pflegt eine transparente Produkt-Roadmap. Ihre Anforderungen fließen durch den Kundenbeirat direkt in die Weiterentwicklung ein.

Technische Details & Integration

MHMeRECRUITING nutzt eine moderne Cloud-SaaS-Infrastruktur mit Hosting in deutschen Rechenzentren. Die ISO 27001 und TÜV-Zertifizierung garantiert höchste Sicherheitsstandards. Die Microservices-Architektur mit containerisierter Umgebung basiert auf Kubernetes und ermöglicht Skalierbarkeit ohne technische Grenzen. Das Frontend ist als moderne Single-Page-Application entwickelt, das Backend nutzt Enterprise-Frameworks wie Java/Spring Boot oder .NET.

Die Datenspeicherung erfolgt über eine relationale Datenbank (PostgreSQL) für strukturierte Daten. Elasticsearch ermöglicht Volltextsuche in Lebensläufen und KI-Indexierung. Diese Architektur gewährleistet schnelle Antwortzeiten auch bei großen Datenmengen. Das System verarbeitet mehrere tausend Bewerbungen parallel ohne Performance-Einbußen.

Eine REST-API mit umfassender Swagger-Dokumentation ermöglicht bidirektionale Integration in HRIS- und Payroll-Systeme. Out-of-the-Box-Konnektoren existieren für SAP HR, DATEV, Personio, Sage und Microsoft 365. SSO via Azure AD und Outlook-Kalender-Sync funktionieren ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand. Custom-APIs für interne Systeme lassen sich bei Bedarf entwickeln. Der Datenexport per SFTP oder CSV ermöglicht die Anbindung an BI-Tools.

Die Sicherheitsarchitektur umfasst Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und regelmäßige Penetrationstests durch externe Spezialisten. Automatisierte Backups und ein 99,9-Prozent-Verfügbarkeits-SLA schützen Ihre Daten. Das Einwilligungs-Management trackt alle Consents, der Audit-Trail dokumentiert sämtliche Datenoperationen. Automatisierte DSFA-Berichte unterstützen Ihren Datenschutzbeauftragten bei Compliance-Prüfungen.

Kosten & Preismodell

MHMeRECRUITING nutzt ein transparentes Abo-Modell nach dem Prinzip „User pro Monat". Sie lizenzieren Recruiter mit Vollzugriff, Hiring Manager mit Viewer- und Feedback-Rechten zu günstigeren Konditionen sowie HR-Admins. Zusätzlich fällt eine einmalige Implementierungsgebühr zwischen 5.000 und 25.000 Euro an, abhängig von Komplexität und Datenmigration. Module wie ATS, Onboarding oder Advanced Analytics buchen Sie einzeln nach Bedarf.

Versteckte Kosten entstehen durch externe Video-Interview-Tools wie Cut-e mit monatlich 500 bis 1.000 Euro zusätzlicher Lizenzgebühr. Psychometrische Tests von Anbietern wie Hogan oder 16PF kosten 200 bis 500 Euro monatlich oder werden per Test abgerechnet. Custom-Integrationen zu Spezialsystemen verursachen Beratungskosten zwischen 70 und 120 Euro pro Stunde. Die Datenbereinigung vor der Migration bindet intern ein bis drei FTE-Wochen Arbeitszeit.

Die ROI-Amortisation erfolgt typischerweise innerhalb von 12 bis 24 Monaten. Time-to-Hire-Reduktion spart zwei bis drei Stunden Recruiter-Zeit pro Vakanz. Die Einsparung von Agenturprovisionen – oft 15 bis 25 Prozent der Jahresgehälter – und die Vermeidung von DSGVO-Bußgeldern tragen zum positiven Deckungsbeitrag bei. Bei mehr als 50 Vakanzen jährlich erreichen Sie meist im ersten Jahr einen positiven ROI.

Unverbindliche Preis-Richtwerte zur Orientierung: Unternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitern und ein bis zwei Recruitern zahlen 800 bis 1.500 Euro monatlich plus 10.000 Euro Implementierung. Bei 200 bis 500 Mitarbeitern und drei bis fünf Recruitern liegen die Kosten bei 2.000 bis 4.000 Euro monatlich plus 15.000 Euro Implementierung. Größere KMU mit über 500 Mitarbeitern zahlen ab 4.000 Euro monatlich plus Festpreis-Beratung.

Migration & Umstieg

Die Standard-Implementierung dauert 8 bis 12 Wochen vom Kickoff bis zum Go-Live. Die agile Projektsteuerung mit monatlichen Sprints, regelmäßigen Demos und Stakeholder-Reviews sorgt für Transparenz. Sie benötigen intern einen Vollzeit-HR-Projektleiter plus 0,2 FTE IT-Schnittstelle – bei komplexen Integrationen entsprechend mehr Ressourcen. Diese Zeitinvestition unterschätzen viele Unternehmen in der Planungsphase.

Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen den Projekterfolg wesentlich. Die klare Scope-Definition legt fest, welche Recruiting-Prozesse das System abbildet. Idealerweise standardisieren und harmonisieren Sie Prozesse vor der Implementierung. Top-Management-Sponsorship sichert die Freigabe von Ressourcen und unterstützt die Change-Kommunikation. Die Datenqualität aus Altsystemen – Excel, alte ATS, E-Mail-Archive – wird häufig unterschätzt. Proaktives Change-Management mit Power-User-Schulungen, FAQ-Dokumentation und regelmäßigen Feedback-Schleifen erhöht die User Adoption erheblich.

Typische Herausforderungen während der Migration betreffen die Datenqualität. Fehlerhafte oder inkompatible Formate aus Legacy-Systemen verzögern den Go-Live. Die Prozess-Harmonisierung stößt oft auf Widerstände, wenn historisch gewachsene Workflows standardisiert werden sollen. Die Abhängigkeit von Schnittstellen-Verfügbarkeit erfordert Workarounds, falls HRIS- oder Payroll-Integrationen fehlschlagen.

User Adoption gelingt nur mit intensivem Change-Management. Ohne strukturierte Begleitung fallen Teams in alte Excel- und E-Mail-Silos zurück. Planen Sie realistisch 12 bis 16 Wochen ein, nicht die oft kommunizierten 8 Wochen. Mit einem dedizierten MHM-Consultant erreichen Sie meist das untere Ende dieser Spanne. Externe Beratung ist bei komplexen Anforderungen oft notwendig und sinnvoll.

Vorteile und Herausforderungen

Zentrale Vorteile mit messbarem Geschäftsnutzen

Die Time-to-Hire-Reduktion um 30 Prozent ermöglicht zwei bis drei Wochen schnellere Besetzungen. Dies reduziert Opportunitätskosten und steigert Produktivitätsgewinne durch frühere Einsatzfähigkeit neuer Mitarbeiter. Die DSGVO-sichere Datenverwaltung vermeidet Bußgelder bis 20 Millionen Euro und reduziert den administrativen Overhead für Datenschutzbeauftragte erheblich.

Das automatisierte Talent-Pool-Management mit intelligenter Wiederansprache senkt Kosten für Personalvermittler um 20 bis 40 Prozent. Recruiting-Transparenz in Echtzeit ermöglicht Hiring Managern jederzeit Statuseinsicht, was „Wo ist der Kandidat?"-Anfragen deutlich reduziert. Die Mobile Recruiter-App erlaubt asynchrone Bewerbungssichtung und erhöht die Arbeitsflexibilität spürbar. Die intuitive Bedienung mit maximal drei Klicks pro Aktion beschleunigt die Adoption und minimiert Schulungskosten.

Herausforderungen und realistische Einschränkungen

Das Fehlen nativer Video-Interview-Funktionen erfordert externe Tools wie Cut-e oder Hogan, die via API integrierbar sind. Laut Roadmap ist eine eigene Lösung für 2024 geplant. Die begrenzte Mehrsprachigkeit auf Deutsch und Englisch wird durch geplante Erweiterungen um Französisch und Italienisch ab Q3 2024 adressiert. Die Skalierbarkeit für über 100.000 Bewerbungen jährlich ist nicht getestet – das System wurde nicht für Großkonzerne dieser Größenordnung konzipiert.

Der Implementierungs-Aufwand wird häufig unterschätzt. Planen Sie realistisch 12 bis 16 Wochen statt optimistischer 8 Wochen ein. Externe Beratung ist bei komplexen Anforderungen oft notwendig. Die Preisgestaltung für Add-ons wie Video-Interviews und psychometrische Tests sollten Sie detailliert vor Vertragsunterzeichnung erfragen. Als mittelständischer Anbieter besteht bei MHM eine gewisse Abhängigkeit – im Falle einer Akquisition gibt es keine Garantie für Kontinuität der Services.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Excel-Kandidatenliste importieren? Ja, MHMeRECRUITING bietet einen standardisierten CSV- und Excel-Import mit Mapping-Assistent. Ein Datenqualitäts-Check vor dem Import beschleunigt den Go-Live erheblich. Workshops unterstützen Sie bei der Feldabstimmung zwischen Ihren Daten und dem System.

Ist das System wirklich DSGVO-konform? Ja, das System ist ISO 27001 und TÜV-zertifiziert. Der GDPR-Wizard automatisiert Consent-Verwaltung, Löschfristen und Betroffenenrechte. Ihr Datenschutzbeauftragter kann Audits mit dem integrierten Audit-Trail durchführen. Bei hochspezialisierten Sonderfällen empfiehlt sich zusätzliche rechtliche Beratung.

Wie lange dauert die Implementierung wirklich? Standard sind 8 bis 12 Wochen. Realistisch planen Sie 12 bis 16 Wochen ein, wenn Prozessharmonisierung erforderlich ist, mehrere Standorte oder Gesellschaften beteiligt sind oder komplexe HRIS-Integrationen wie SAP HR mit Custom-Feldern anstehen. Mit dediziertem MHM-Consultant erreichen Sie meist das untere Ende der Spanne.

Was kostet das System monatlich? Das Abo-Modell „User pro Monat" liegt bei ein bis zwei Recruitern bei 800 bis 1.500 Euro monatlich plus 10.000 Euro Implementierung. Drei bis fünf Recruiter zahlen 2.000 bis 4.000 Euro monatlich plus 15.000 Euro Implementierung. Video-Interviews kosten zusätzlich etwa 500 Euro monatlich, psychometrische Tests circa 300 Euro monatlich. Der ROI ist ab Monat 12 bis 18 messbar.

Kann ich das System wieder kündigen? Ja, die Standard-Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Monatsende. Sie erhalten einen vollständigen Datenexport als CSV oder XML gemäß DSGVO-Recht auf Datenportabilität. Migrationshilfe für ein Nachfolgesystem ist je nach Vertrag verfügbar.

Integriert sich das System zu unserer SAP HR oder DATEV? Ja, Out-of-the-Box-Konnektoren existieren für beide Systeme. Daten zu Neueinstellungen und Verträgen werden automatisch übertragen, beispielsweise geprüfte Kandidaten in den Personalstamm von SAP. Custom-Mappings für spezielle Felder sind möglich. Der IT-Aufwand beträgt ein bis zwei Wochen je System.

Kann mein Kandidat sein Bewerbungs-Dossier einsehen? Ja, über das Candidate-Self-Service-Portal sieht der Bewerber seinen Bewerbungsstatus, ob er abgelehnt oder angenommen wurde, sowie den Zeitpunkt. Dokumente können hochgeladen werden. Aus Datenschutzgründen sind nur die eigenen Daten sichtbar, nicht die anderer Kandidaten.

Wie oft wird das System aktualisiert? Monatliche Major Releases bringen neue Features und Verbesserungen. Kleinere Bugfixes und Security-Patches erfolgen kontinuierlich wöchentlich oder zweiwöchentlich. Als Cloud-SaaS laufen Updates automatisch ohne Downtime. Release Notes werden vorab kommuniziert.

Unterstützt das System internationales Recruiting? Deutsch und Englisch sind vollständig verfügbar. Weitere Sprachen wie Französisch, Italienisch und Spanisch sind ab Q3 2024 geplant. Die rechtliche DSGVO-Compliance gilt EU-weit. Für außereuropäisches Recruiting müssen länderspezifische Datenschutz-Anforderungen extern geprüft werden.

Wie sieht der Support aus? Sie erhalten eine deutsche Hotline während der Geschäftszeiten plus 24/7-Ticketing-System. Das SLA garantiert 4 Stunden Reaktionszeit bei kritischen Vorfällen. Während der Implementierung steht ein dedizierter Customer Success Manager zur Verfügung. Danach nutzen Sie technischen Support, Community-Forum, E-Learning und Webinare.

Kann ich benutzerdefinierte Workflows bauen? Ja, der Low-Code-Workflow-Designer ermöglicht Multi-Stage-Screening, Gremien-Freigaben und dynamische Rollenverteilung ohne Programmierung. HR-Power-User konfigurieren eigenständig. Komplexe Szenarien wie KI-basierte Routing-Logik können Beratungsunterstützung erfordern.