Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann EasyRecruit?

Kandidaten-Management

Zentrale Kandidaten-Datenbank mit CV-Parsing Automatische Datenextraktion aus PDFs speichert alle Bewerberdaten strukturiert an einem Ort.

Talent-Pool für Active Sourcing & Re-Engagement Langzeitlagerung kategorisierter Kandidaten ermöglicht schnelles Matching für neue Positionen.

Volltextsuche & Advanced Filtering Kandidaten lassen sich nach Skills, Erfahrung und Verfügbarkeit sekundenschnell filtern.

Stellenmanagement & Distribution

Multi-Channel-Stellenanzeigen-Automatisierung One-Click-Posting auf Jobbörsen, Karriereseite und Social Media spart bis zu 40% Zeit.

Event-Recruiting Modul mit Live-Check-in Bewerbermanagement für Messen erfasst Kandidaten vor Ort direkt im System.

Workflow & Kommunikation

Automatisierte Workflow-Trigger & Eskalationsregeln Status-Übergänge und E-Mail-Sequenzen laufen ohne manuelle Eingriffe ab.

Interview- & Terminmanagement mit Kalender-Sync Automatische Availability-Abfragen synchronisieren mit Outlook und Google Calendar.

Kommunikations-Center: E-Mail, SMS, Templates Bulk-Mails, personalisierte Vorlagen und zentraler Nachrichtenverlauf erleichtern die Kandidatenansprache.

Zusammenarbeit & Freigaben

Team-Kollaboration mit Kommentarfeldern & Freigabe-Workflows Rollen-Konzept für Recruiter, Hiring Manager und Admins dokumentiert alle Bewertungen.

Mobile Recruiting App (iOS/Android) Kandidaten-Bewertung und Interview-Planung funktionieren unterwegs für alle HR-Stakeholder.

Reporting & Einsicht

Echtzeit-Dashboards & KPI-Tracking Time-to-Hire, Conversion-Raten und Diversity-Metriken visualisieren die Recruiting-Pipeline.

Compliance & Integration

DSGVO-konformes Einwilligungsmanagement Opt-in, Opt-out und automatische Anonymisierung nach Fristen sichern Datenschutz-Compliance.

REST-API & Standard-Integrationen Anbindung an SAP, Personio, DATEV und LinkedIn ermöglicht nahtlose Systemlandschaften.

Mehrsprachigkeit für Stellenanzeigen & Kandidaten-Portal Deutsche, englische und weitere Sprachen unterstützen internationale Recruiting-Anforderungen.

Deutsches Hosting, ISO 27001-zertifiziert Datensicherheit nach EU-Datenschutz-Standards schützt sensible HR-Daten.

🟨 Besonderheiten – Was macht EasyRecruit einzigartig?

Event-Recruiting Modul mit Live-Check-in

EasyRecruit verfügt über ein dediziertes Modul für Messen und Karrieretage. Kandidaten werden direkt vor Ort erfasst und sofort ins System übertragen. Die lästige Nacherfassung von Visitenkarten oder handschriftlichen Notizen entfällt komplett. Während viele ATS-Anbieter nur Workarounds für Event-Recruiting bieten, hat marcapo diese Funktion als eigenständiges Modul entwickelt.

Integrierte marcapo Suite – HCM aus einer Hand

Die Software ist Teil eines umfassenden HR-Ökosystems. Nach dem Recruiting folgen nahtlos Onboarding, Performance-Management und Personalentwicklung – alles aus einem System. Diese Single-Vendor-Strategie vermeidet Integrations-Chaos und Medienbrüche, die bei Multi-Tool-Landschaften typisch sind. Unternehmen bauen ihre HR-Digitalisierung schrittweise mit einem vertrauten Partner auf.

Made-in-Germany: ISO 27001 + deutsche Cloud + Inhouse-Support

Die komplette Infrastruktur steht in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung. Der Support ist deutschsprachig und im Haus organisiert – keine anonymen Ticket-Systeme oder Offshore-Callcenter. Diese konsequente Daten-Souveränität unterscheidet EasyRecruit von globalen Anbietern, die oft international hosten. Für datenschutz-sensible Branchen ist dies ein entscheidendes Kriterium.

Native Mobile App für alle Stakeholder

Die vollwertige Mobile App ermöglicht nicht nur Admins, sondern auch Hiring Managern unterwegs zu arbeiten. Kandidaten-Bewertungen, Interview-Planung und Statusupdates funktionieren ohne Desktop-Zugang. Viele Wettbewerber bieten nur eingeschränkte Mobile-Ansichten oder reine Admin-Funktionen.

Ehrliche Einschränkungen

Das Basis-AI-Matching erreicht nicht das Level von Greenhouse oder SmartRecruiters – Deep-Learning-Algorithmen fehlen. Die Jobbörsen-Anbindung konzentriert sich auf den DACH-Raum, für globales Recruiting ist die Abdeckung limitiert. Der Reporting-Builder ist weniger flexibel als spezialisierte Analytics-Tools für sehr granulare Auswertungen. Eine öffentliche Preisliste existiert nicht – die Budget-Planung erfordert individuelle Anfragen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich EasyRecruit besonders?

HR-Generalisten in KMU mit 50–500 Mitarbeitern

Kleine HR-Teams mit 1–3 Recruitern und begrenzten IT-Ressourcen profitieren von der intuitiven Bedienung. Das System ist ohne Programmier-Know-how konfigurierbar und ermöglicht schnelle Produktivität. Die All-in-One-Lösung deckt alle Recruiting-Schritte ab, ohne dass mehrere Tools koordiniert werden müssen. Für Unternehmen, die erstmals ein ATS einführen, ist die Einstiegshürde niedrig.

Recruiting-Agenturen mit Multi-Mandanten-Struktur

Personaldienstleister mit 10–50 Klienten benötigen flexible Workflows und Mandanten-Fähigkeit. EasyRecruit bietet die notwendige Rollen- und Berechtigungsstruktur für komplexe Kundenbeziehungen. Die starke Team-Kollaboration unterstützt die parallele Arbeit an vielen Positionen gleichzeitig. Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand pro Vakanz erheblich.

Mittelständische Unternehmen mit 500–2.000 Mitarbeitern

Organisationen mit mehreren Standorten und bestehenden ERP-Systemen schätzen die Standard-Integrationen zu SAP und DATEV. Der starke Datenschutz-Fokus mit deutscher Cloud erfüllt strenge Compliance-Anforderungen. Die marcapo Suite ermöglicht schrittweisen Ausbau der HR-Digitalisierung ohne Vendor-Wechsel. IT-Abteilungen arbeiten mit bekannten Standards und dokumentierten Schnittstellen.

Personalberatungen und Executive Search

Spezialisierte Berater für Premium-Positionen brauchen individualisierte Prozesse und exzellente Candidate Experience. Die konfigurierbaren Workflows passen sich unterschiedlichen Mandatstypen an. Der Talent-Pool ermöglicht langfristiges Relationship-Management mit Top-Kandidaten. Das Event-Recruiting-Modul unterstützt exklusive Networking-Veranstaltungen.

Wichtige Auswahlkriterien für die Entscheidung

Implementierungsgeschwindigkeit: Wenn Sie ein System in weniger als 8 Wochen benötigen, bietet EasyRecruit Standard-Go-Lives ohne Enterprise-Komplexität. Die bewährten Implementierungs-Playbooks minimieren Verzögerungen.

Datenschutz & Compliance: Müssen Ihre Daten zwingend in Deutschland gehostet sein? Die Kombination aus deutscher Cloud und ISO 27001-Zertifizierung ist eine Kernstärke von EasyRecruit.

Modularität & HCM-Ausbau: Falls Sie mittelfristig weitere HR-Prozesse digitalisieren wollen, ermöglicht die marcapo Suite schrittweisen Ausbau. Onboarding und Performance-Management fügen sich nahtlos ein.

Budget pro Seat: Mit 150–250 Euro monatlich pro Recruiter positioniert sich EasyRecruit in der unteren Mittelklasse. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für KMU mit begrenzten Budgets attraktiv.

Details zur Bewerbermanagementsoftware

EasyRecruit ist ein cloud-basiertes Applicant Tracking System der marcapo GmbH für die vollständige Verwaltung von Bewerbungsprozessen. Die Software deckt alle Schritte von der Stellenanzeige bis zur Einstellung ab. Sie richtet sich primär an den deutschsprachigen Mittelstand und Personaldienstleister.

Das System zentralisiert zerklüftete Bewerberdaten und eliminiert Excel-Listen sowie redundante Verwaltung. Viele Unternehmen arbeiten heute mit E-Mail-Postfächern, lokalen Ordnern und verschiedenen Tabellenkalkulationen. EasyRecruit schafft eine Single Source of Truth für alle Kandidateninformationen. Jeder Beteiligte sieht denselben aktuellen Stand – vom Recruiter über den Fachabteilungsleiter bis zur Geschäftsführung.

Die Zeitersparnis durch Automatisierung ist messbar. Laut Herstellerangaben reduziert sich die Time-to-Hire um bis zu 25 Prozent. Automatische Workflow-Trigger versenden E-Mails bei Statusänderungen, erstellen Aufgaben für Hiring Manager und eskalieren überfällige Prozesse. Was früher manuelle Nachverfolgung erforderte, läuft nun im Hintergrund ab.

Ein zentraler Vorteil ist die Vereinheitlichung über alle Recruiting-Kanäle hinweg. Stellenanzeigen werden per Knopfdruck auf Jobbörsen, der Karriereseite, Social Media und Netzwerken wie XING oder LinkedIn veröffentlicht. Eingehende Bewerbungen landen automatisch im System – egal ob über die Karriereseite, per E-Mail oder von einer Jobbörse. Diese Multi-Channel-Distribution spart bis zu 40 Prozent Zeitaufwand bei der Stellenausschreibung.

Die Software bietet CV-Parsing, das relevante Daten aus PDF-Lebensläufen extrahiert und strukturiert ablegt. Namen, Kontaktdaten, Qualifikationen und Berufserfahrung müssen nicht manuell eingegeben werden. Die Fehlerquote sinkt, die Bearbeitungsgeschwindigkeit steigt. Allerdings erreicht die Erkennungsgenauigkeit bei ungewöhnlichen Lebenslauf-Formaten oder mehrsprachigen Dokumenten ihre Grenzen.

Der Talent-Pool ermöglicht langfristiges Kandidaten-Management. Bewerber, die heute nicht passen, werden für zukünftige Positionen gespeichert. Die kategorisierte Ablage nach Skills und Präferenzen beschleunigt das Active Sourcing erheblich. Statt jedes Mal neue Suchprozesse zu starten, durchsuchen Recruiter den bestehenden Kandidaten-Pool in Sekunden.

Wissenswertes zum Anbieter

Die marcapo GmbH wurde 2013 gegründet und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Das inhabergeführte Unternehmen konzentriert sich ausschließlich auf HR-Software für den deutschsprachigen Raum. Der Firmensitz ist in Deutschland, Entwicklung und Support laufen komplett im Haus.

Diese lokale Expertise unterscheidet marcapo von internationalen Plattform-Anbietern. Das Entwicklungsteam kennt die spezifischen Anforderungen deutscher Arbeitsgesetze, Betriebsverfassungen und Datenschutz-Regularien. Kundenanfragen werden in deutscher Sprache bearbeitet, ohne Zeitverschiebungen oder Sprachbarrieren. Die Reaktionszeiten liegen laut SLA unter 24 Stunden.

Der HR-Fokus macht marcapo zu einem Spezialisten statt einem diversifizierten Softwarehaus. Während manche Anbieter CRM, ERP und HR parallel entwickeln, konzentriert sich das Unternehmen ausschließlich auf Personalprozesse. Diese Fokussierung führt zu tieferer Branchenkenntnis und praxisnäheren Funktionen.

Die Produktentwicklung folgt einer feedback-gesteuerten Roadmap. Kunden werden aktiv in die Feature-Priorisierung einbezogen. Regelmäßige Quartals-Updates bringen neue Funktionen und Verbesserungen. User-Gruppen und Anwendertreffen ermöglichen direkten Austausch zwischen Produktmanagement und Nutzern.

Basierend auf Nutzerfeedback ist die Kundenzufriedenheit hoch. Besonders gelobt werden die schnelle Erreichbarkeit des Supports und die pragmatischen Lösungsansätze. Anders als bei großen internationalen Anbietern haben Kunden oft einen festen Ansprechpartner. Mittlere und größere Accounts erhalten einen dedizierten Customer Success Manager.

Die Unternehmensphilosophie setzt auf langfristige Kundenbeziehungen statt schnelles Wachstum um jeden Preis. Diese Stabilität schafft Vertrauen, besonders bei mittelständischen Unternehmen, die ihren HR-Partner langfristig binden möchten. Die finanzielle Solidität eines inhabergeführten Unternehmens minimiert das Risiko plötzlicher Strategiewechsel durch Investoren.

Technische Details & Integration

EasyRecruit basiert auf einer Microservices-Architektur in der Cloud. Die Container-Orchestrierung mit Docker und Kubernetes ermöglicht flexible Skalierung bei wachsenden Nutzerzahlen. Continuous Integration und Continuous Deployment (CI/CD) sorgen für regelmäßige, reibungslose Updates ohne lange Wartungsfenster.

Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung. Diese Zertifizierung bestätigt etablierte Prozesse für Informationssicherheit. Regelmäßige Penetration-Tests durch externe Sicherheitsexperten identifizieren potenzielle Schwachstellen, bevor sie zum Problem werden. Die Datenübertragung läuft über TLS-Verschlüsselung.

Die DSGVO-Konformität ist nicht nur versprochen, sondern technisch implementiert. Das Einwilligungsmanagement dokumentiert, wann Kandidaten welche Zustimmungen erteilt haben. Automatische Löschkonzepte entfernen Bewerberdaten nach definierten Fristen. Betroffenenrechte wie Datenauskunft oder Löschung lassen sich per Knopfdruck umsetzen. Datenschutzbeauftragte finden alle notwendigen Funktionen für Audits und Nachweise.

Die REST-API ermöglicht Integrationen mit Drittsystemen. Standard-Connectoren existieren für SAP, Personio, DATEV und LinkedIn. Diese vorkonfigurierten Schnittstellen reduzieren Implementierungsaufwand erheblich. Webhooks erlauben ereignisgesteuerte Datenflüsse – etwa die automatische Anlage eines Mitarbeiters im ERP-System nach erfolgreicher Einstellung.

Für spezialisierte Tools ist individuelle API-Entwicklung nötig. Assessment-Systeme, Hintergrundcheck-Dienstleister oder branchenspezifische Software erfordern Custom-Integrationen. Hier sollten Aufwand und Kosten frühzeitig mit dem marcapo-Team geklärt werden. Eine öffentlich zugängliche API-Dokumentation existiert basierend auf vorliegenden Informationen nicht – IT-Abteilungen müssen diese beim Anbieter anfordern.

Die Skalierbarkeit ist für KMU und mittlere Unternehmen ausreichend dimensioniert. Konkrete Performance-Limits bei Datenmenge oder gleichzeitigen Nutzerzahlen sind nicht öffentlich dokumentiert. Organisationen mit mehreren tausend Bewerbungen pro Monat sollten diese Spezifikationen im Vorfeld erfragen. Die Container-Architektur erlaubt theoretisch flexible Ressourcen-Anpassung.

Die Systemverfügbarkeit wird durch redundante Infrastruktur gesichert. Backup-Strategien und Disaster-Recovery-Pläne minimieren Ausfallrisiken. Laut Herstellerangaben erreicht die Plattform hohe Verfügbarkeitsraten – konkrete SLA-Garantien sollten vertraglich vereinbart werden.

Kosten & Preismodell

EasyRecruit folgt einem SaaS-Lizenzmodell mit monatlicher Abrechnung pro Nutzer. Die Lizenz pro Recruiter-Seat liegt orientierend bei 150 bis 200 Euro monatlich. Diese Preisspanne positioniert die Software in der unteren Mittelklasse – erschwinglicher als Enterprise-Lösungen wie Greenhouse, aber oberhalb reiner Budget-Tools.

Die Skalierbarkeit nach Bedarf ist ein Vorteil. Unternehmen zahlen nur für aktiv genutzte Lizenzen. Bei saisonalen Schwankungen oder temporär erhöhtem Recruiting-Bedarf lassen sich Seats flexibel hinzubuchen. Diese Elastizität vermeidet Überkapazitäten bei festen Jahreslizenz-Modellen.

Die Implementierungskosten liegen bei Standard-ATS-Projekten zwischen 10.000 und 20.000 Euro. Komplexe Integrationen oder umfangreiche Anpassungen können diese Summe erhöhen. Ein typisches Projekt dauert 4 bis 8 Wochen und umfasst Anforderungsanalyse, Systemkonfiguration, Datenmigration und Tests. Unternehmen sollten ausreichend Budget für diese Einmalkosten einplanen.

Schulung und Trainings schlagen mit 2.000 bis 5.000 Euro zu Buche. Standardmäßig sind 2 bis 3 Trainingstage vor dem Go-Live vorgesehen. Diese vermitteln Basisfunktionen, Best Practices und administrative Tätigkeiten. Auffrischungs-Workshops nach einigen Monaten helfen, fortgeschrittene Features zu nutzen und neue Teammitglieder einzuarbeiten.

Die Total Cost of Ownership über 3 Jahre bei 5 Seats beträgt etwa 50.000 bis 80.000 Euro. Diese Rechnung umfasst Lizenzen, Implementierung, Schulung und interne Personalkosten. Der Return on Investment ist durch Time-to-Hire-Reduktion und Administrative Ersparnis messbar. Laut Herstellerangaben amortisiert sich die Investition in 12 bis 24 Monaten.

Modulare Erweiterungen ermöglichen bedarfsgerechte Lizenzierung. Das Event-Recruiting-Modul kostet extra, ebenso eventuell erweiterte Reporting-Funktionen. Unternehmen sollten ihre Anforderungen genau prüfen, um versteckte Zusatzkosten zu vermeiden. Customizing, nicht-standardisierte Integrationen und Extended Support können das Budget spürbar belasten.

Eine öffentliche Preisliste existiert nicht. Interessenten müssen individuelle Angebote anfordern. Diese Intransparenz erschwert die Budget-Planung und den direkten Wettbewerber-Vergleich. Vor Vertragsabschluss sollten alle Kostenblöcke schriftlich fixiert werden – inklusive Wartung, Support-Leveln und Ausstiegskonditionen.

Versteckte Kosten lauern oft bei Datenmigrationen aus komplexen Altsystemen oder bei umfangreichen API-Integrationen. Externe Berater für Datenbereinigungs-Projekte sind nicht im Standardpaket enthalten. Auch laufende Kosten für Jobbörsen-Postings oder externe Assessment-Tools müssen zusätzlich eingeplant werden.

Migration & Umstieg

Der Umstieg auf EasyRecruit folgt einem bewährten Implementierungs-Playbook. Die typische Timeline umfasst 8 Wochen vom Kick-off bis zum Go-Live. In Woche 1 und 2 erfolgen Kick-off-Meeting, Anforderungsanalyse und Prozessdesign. Das Projektteam definiert Workflows, Felder, Rollen und Integrationsanforderungen.

Woche 3 und 4 widmen sich der Systemkonfiguration und dem Datencheck. Das marcapo-Team richtet die Umgebung entsprechend den vereinbarten Anforderungen ein. Parallel wird die Datenqualität der zu migrierenden Altdaten geprüft. Duplikate, unvollständige Datensätze und veraltete Informationen werden identifiziert.

In Woche 5 und 6 läuft die eigentliche Datenmigration und User Acceptance Testing (UAT). CSV- oder Excel-Importe übertragen Kandidaten- und Stellendaten. Vorgefertigte Mapping-Templates beschleunigen die Zuordnung von Alt- zu Neufeldern. UAT-Tests mit Key Usern prüfen, ob alle Funktionen wie gewünscht arbeiten.

Woche 7 und 8 markieren den Go-Live mit Support-Ramp-Up. Das System geht produktiv, während das Projektteam eng begleitet. Zusätzliche Schulungen und ein erweiterter Support-Zeitraum fangen Anlaufschwierigkeiten ab. Die Fehlerquoten sind bei diesem etablierten Prozess minimal.

Der Ressourcenbedarf auf Kundenseite ist überschaubar, aber essentiell. Ein HR-Projektleiter mit 0,5 FTE koordiniert intern und kommuniziert mit marcapo. Zwei bis drei Key User aus dem Recruiting-Team liefern fachlichen Input und testen die Konfiguration. Ein IT-Ansprechpartner kümmert sich um technische Integrationen und Schnittstellenfragen.

Die Datenübernahme aus Altsystemen ist bei strukturierten Daten unkompliziert. CSV- und Excel-Dateien lassen sich mit Mapping-Templates importieren. Unstrukturierte Alt-Systeme erfordern manuelle Bereinigung oder externe Datenbereinigungsprojekte. Bei mehr als 1.000 zu migrierenden Datensätzen empfiehlt sich externe Beratung.

Change-Management ist erfolgskritisch. Recruiter müssen ihre gewohnten Prozesse umstellen, was Widerstand erzeugen kann. Frühe Beteiligung der Anwender, sichtbare Quick Wins und ein Champion-Ansatz erhöhen die Akzeptanz. Schulungen sollten praxisnah sein und konkrete Anwendungsfälle abbilden.

Alte Datenqualität ist oft unterschätzt. Duplikate, veraltete Kontaktdaten und inkonsistente Formatierungen verzögern Migrationen. Ein Datenbereinigungs-Projekt vor der Migration spart später viel Frustration. Externe Dienstleister können diese Aufgabe übernehmen, falls interne Ressourcen fehlen.

Unklare Prozesse führen zu Fehlkonfigurationen. Wenn im Altsystem jeder Recruiter unterschiedlich arbeitet, muss vor der Implementierung ein Standard-Prozess definiert werden. Prozess-Workshops mit HR und Fachbereichen klären Workflows, Freigabestufen und Verantwortlichkeiten. Diese Vorarbeit ist zeitintensiv, aber unverzichtbar.

Vorteile und Herausforderungen

Die Automatisierung senkt den manuellen Aufwand um bis zu 40 Prozent. Workflow-Trigger versenden E-Mails, erstellen Aufgaben und ändern Status ohne Klicks. Recruiter gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie persönliche Kandidaten-Gespräche. Repetitive Administrations-Arbeiten fallen weg.

Mobile Recruiting beschleunigt Entscheidungsprozesse um 25 Prozent. Hiring Manager können unterwegs Kandidaten bewerten, Feedback geben und Interview-Termine freigeben. Die Wartezeit auf Desktop-Zugang entfällt. Besonders in Führungsebenen mit vollen Terminkalendern ist diese Flexibilität wertvoll.

Transparenz eliminiert Status-Nachfragen. Die Echtzeit-Pipeline zeigt, wo jeder Kandidat steht. Fachabteilungen sehen selbstständig den aktuellen Stand ihrer offenen Positionen. Die ständigen Rückfragen "Wo stehen wir bei Position X?" gehören der Vergangenheit an.

Team-Kollaboration verbessert Entscheidungsqualität. Kommentarfelder dokumentieren Eindrücke aus Interviews, Freigabe-Workflows strukturieren Abstimmungen. Alle Beteiligten sehen dieselben Informationen und können fundiert entscheiden. Missverständnisse durch E-Mail-Ping-Pong reduzieren sich.

Datensicherheit schafft Compliance-Sicherheit. Deutsche Daten, ISO 27001-Zertifizierung und dokumentierte Prozesse erfüllen strenge Datenschutz-Anforderungen. Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte haben keine Einwände. Audits verlaufen reibungslos, da alle Nachweise digital verfügbar sind.

Die Change-Resistance ist eine reale Herausforderung. Langjährige Recruiter haben ihre gewohnten Excel-Listen und E-Mail-Workflows. Die Umstellung erfordert Überzeugungsarbeit. Frühe Beteiligung, Quick Wins und Champion-Ansätze erhöhen die Akzeptanz. Erfolgreiche Implementierungen zeigen greifbare Verbesserungen schon in den ersten Wochen.

Alte Datenqualität verzögert Migrationen. Duplikate, unvollständige Profile und inkonsistente Formate erfordern Bereinigung. Dieser Aufwand wird oft unterschätzt. Ein Datenbereinigungs-Projekt vor der Migration spart später viel Aufwand. Externe Unterstützung beschleunigt diesen Prozess erheblich.

Unklare Prozesse führen zu Fehlkonfigurationen. Wenn nicht klar ist, wer wann was entscheidet, hilft auch das beste Tool nicht. Prozess-Workshops mit HR und Fachbereichen vor der Konfiguration sind unverzichtbar. Diese Vorarbeit kostet Zeit, verhindert aber teure Nachbesserungen.

Fehlende Integrationen schaffen Medienbrüche. Wenn spezialisierte Tools nicht angebunden werden können, entstehen manuelle Übertragungsschritte. Eine API-Gap-Analyse in der Implementierungsphase identifiziert diese Lücken frühzeitig. Dann können Alternativen oder Custom-Integrationen geplant werden.

Benutzerfreundlichkeits-Lücken frustrieren Anwender. Komplexe Workflows oder unintuitiv platzierte Funktionen bremsen die Akzeptanz. UX-Feedback von echten Nutzern sollte ernst genommen werden. Iterative Verbesserungen und angepasste Schulungen beheben diese Probleme schrittweise.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist EasyRecruit für uns als globale Recruiting-Agentur geeignet?

Bedingt. Die Stärken liegen im DACH-Fokus, der Compliance und der Single-Vendor-Strategie. Die Jobbörsen-Anbindung außerhalb des deutschsprachigen Raums ist limitiert. Internationale Spezialisten wie Recruitee bieten breitere globale Abdeckung. EasyRecruit passt besser für regional fokussierte Agenturen mit starkem Deutschland-, Österreich- und Schweiz-Geschäft.

Wie lange dauert die Implementierung wirklich?

Durchschnittlich 4 bis 8 Wochen für Standard-ATS-Projekte. Komplexe Migrationen oder umfangreiche Integrationen können 10 bis 12 Wochen dauern. marcapo arbeitet mit agilen Sprints und definierten Go-Live-Zielen. Kritisch sind nicht technische Hürden, sondern organisatorische Faktoren wie Ressourcen-Verfügbarkeit und Entscheidungswege beim Kunden.

Welche Integrationen sind bereits vorkonfiguriert?

SAP, Personio, DATEV, LinkedIn und Standard-Jobbörsen wie StepStone oder Indeed sind vorbereitet. Für spezialisierte Assessment-Tools oder branchenspezifische Software ist individuelle API-Entwicklung nötig. Aufwand und Kosten sollten früh geklärt werden. Eine detaillierte Liste kompatibler Systeme sollte beim Anbieter angefragt werden.

Kann ich das System ohne IT-Unterstützung konfigurieren?

Ja, für Standard-Workflows und Feldanpassungen. Der modulare Workflow-Designer benötigt keine Programmierung. HR-Generalisten können Prozesse, E-Mail-Templates und Freigabestufen selbstständig anpassen. Für komplexe Logik oder API-Anbindungen brauchen Sie Entwickler. Die Balance zwischen Selbstständigkeit und IT-Abhängigkeit ist gut gelöst.

Wie sieht es mit DSGVO und Datenschutz aus?

EasyRecruit ist DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert. Hosting erfolgt in deutschen Rechenzentren. Automatisches Datenlösch-Management, Einwilligungs-Tracking und Datenexporte sind implementiert. Ihr Data Protection Officer findet alle notwendigen Funktionen für Audits. Die Compliance-Sicherheit ist eine der Kernstärken der Software.

Was ist der Unterschied zu Personio, Greenhouse oder Recruitee?

Personio ist eine breite HR-Suite mit vielen Funktionen jenseits von Recruiting. EasyRecruit ist fokussierter auf ATS, aber Teil der integrierten marcapo-HCM-Suite. Greenhouse ist ein globaler Standard mit fortgeschrittenem AI-Matching, aber höheren Kosten. Recruitee ist spezialisiert auf ATS mit starker internationaler Jobbörsen-Anbindung, aber weniger HCM-Integration. EasyRecruit passt am besten für deutschsprachige KMU mit Datenschutz-Priorität.

Kann ich von meinem alten System migrieren, ohne Daten zu verlieren?

Ja, bei strukturierten Daten wie CSV oder Excel. Unstrukturierte Alt-Systeme erfordern manuelle Bereinigung oder externe Datenbereinigungsprojekte. marcapo führt ein detailliertes Mapping-Projekt durch. Bei mehr als 1.000 Datensätzen ist externe Migrationsberatung empfehlenswert. Die Datenqualität Ihrer Altdaten bestimmt maßgeblich den Migrationsaufwand.

Gibt es eine kostenlose Test-Version oder Trial?

Eine öffentlich beworbene Trial-Version ist basierend auf vorliegenden Informationen nicht verfügbar. Interessenten sollten direkt mit marcapo Kontakt aufnehmen und eine Demo oder ein Pilot-Projekt anfragen. Viele Anbieter im B2B-Bereich bevorzugen begleitete Evaluierungen statt Self-Service-Trials, um Kunden besser zu verstehen.

Wie gut ist der Support wirklich?

Der Inhouse-Support ist deutschsprachig mit einem SLA von unter 24 Stunden Response-Time. Mittlere und größere Kunden erhalten einen dedizierten Customer Success Manager. Ein umfangreiches Help-Center und regelmäßige Webinare ergänzen das Angebot. Kundenfeedback deutet auf hohe Zufriedenheit hin – besonders die schnelle Erreichbarkeit wird gelobt.

Welche versteckten Kosten sollte ich beachten?

Customizing, nicht-standardisierte Integrationen und Extended Support können das Budget belasten. Datenbereinigungs-Projekte bei komplexen Altsystemen sind nicht im Standardpaket enthalten. Laufende Kosten für Jobbörsen-Postings oder externe Assessment-Tools kommen hinzu. Alle Kostenblöcke sollten vor Vertragsabschluss schriftlich fixiert werden.

Für welche Unternehmensgrößen ist EasyRecruit optimal?

Die Software ist für KMU mit 50 bis 500 Mitarbeitern und mittelständische Unternehmen bis 2.000 Mitarbeiter konzipiert. Recruiting-Agenturen und Personalberatungen profitieren von der Mandanten-Fähigkeit. Sehr kleine Organisationen mit weniger als 10 Einstellungen pro Jahr sind möglicherweise überversorgt. Konzerne mit mehreren tausend Bewerbungen monatlich sollten Performance-Limits prüfen.

Kann ich EasyRecruit international nutzen?

Die Mehrsprachigkeit für Stellenanzeigen und Kandidaten-Portal unterstützt internationale Anforderungen. Die Jobbörsen-Anbindung konzentriert sich aber auf den DACH-Raum. Für weltweite Recruiting-Kampagnen ist die Abdeckung limitiert. Unternehmen mit starkem Fokus auf Deutschland, Österreich und Schweiz sind gut aufgehoben.