HR WORKS | Bewerbermanagement-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann HR WORKS?

Bewerberverarbeitung & Pipeline-Management

CV-Parsing mit automatischer Datenextraktion – Kontaktdaten und Berufserfahrung werden automatisch erfasst, manuelle Arbeit reduziert sich um 30%.

Kanban-basierte Pipeline-Verwaltung – Visuelles Drag-and-Drop-System mit konfigurierbaren Recruiting-Phasen für transparente Statusübersicht.

Automatische Statusbenachrichtigungen – Kandidaten und Hiring Manager erhalten bei Änderungen automatisch generierte E-Mails.

Stellenmanagement & Veröffentlichung

Multiposting auf Job-Plattformen – Stellenanzeigen werden zentral auf StepStone, Indeed und weitere Portale verteilt.

Integriertes Karriereportal – Bewerbungen laufen direkt über die unternehmenseigene Karriereseite mit konsistenter Candidate Experience.

Vorkonfigurierte Stellenanzeigen-Templates – Standardisierte Vorlagen für typische Positionen beschleunigen die Ausschreibungserstellung erheblich.

Interview-Koordination & Bewertung

Interview-Scheduler mit Kalender-Synchronisation – Automatische Integration mit Outlook und Google Calendar inklusive Erinnerungsfunktion.

Strukturierte Bewertungs-Scorecards – Objektive Kandidatenbewertung durch einheitliche Formulare mit nachvollziehbarer Dokumentation.

Kommunikation & Workflow-Automatisierung

E-Mail-Vorlagen für Standardkommunikation – Vordefinierte Templates für Einladungen, Absagen und Nachfragen sparen repetitive Arbeitsschritte.

Regelbasierte Workflow-Automatisierung – Automatische Eskalationen bei Verzögerungen, fehlenden Dokumenten oder Inaktivität im Prozess.

Dokumentation & Datenschutz

Zentrale digitale Bewerbungsakte – Alle Unterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Notizen an einem revisionssicheren Ort.

DSGVO-konforme Datenverwaltung – Rollenbasierte Zugriffsrechte, automatische Löschfristen und deutsches Hosting erfüllen Datenschutzanforderungen.

Transparente Audit-Trails – Vollständige Dokumentation aller Prozessschritte für AGG-Konformität und behördliche Nachweispflichten.

Reporting & Kennzahlen

Live-Recruiting-Dashboard – Echtzeit-Übersicht über Time-to-Hire, Bewerbungsquoten, Conversion-Raten und Quelleneffizienz.

Kanalanalyse für Budget-Optimierung – Auswertung welche Job-Boards und Recruiting-Kanäle die qualifiziertesten Kandidaten liefern.

🟨 Besonderheiten – Was macht HR WORKS einzigartig?

Deutsches Hosting mit ISO-27001-Zertifizierung

HR WORKS betreibt alle Rechenzentren ausschließlich in Deutschland, hauptsächlich am Standort Frankfurt. Die vollständige DSGVO-Konformität wird durch zertifizierte technisch-organisatorische Maßnahmen sichergestellt, unabhängig von international regulierten Cloud-Anbietern. Besonders für Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen wie öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen ist diese Infrastruktur relevant.

Einschränkung: Für global agierende Konzerne mit komplexen internationalen Datenflüssen können länderspezifische Datenresidency-Anforderungen zusätzliche Abstimmungen erfordern.

Modulare HR-Suite ohne Schnittstellenprobleme

Bewerber werden nach erfolgreicher Einstellung nahtlos zu Mitarbeitern im System. Die Integration mit Zeiterfassung, Lohnabrechnung über DATEV und Reisekostenmanagement erfolgt über eine konsistente Datenbasis ohne erneute Erfassung. Dieser Ansatz eliminiert typische Medienbrüche zwischen separaten HR-Systemen und reduziert Fehlerquellen bei Datenübertragungen.

Einschränkung: Für Großunternehmen mit hochspezialisierten Anforderungen, etwa globale Payroll-Komplexität über mehrere Länder, sind Enterprise-Suites wie SAP SuccessFactors oder Workday zielführender.

No-Code-Workflow-Designer für HR-Autonomie

HR-Administratoren konfigurieren Prozesse selbstständig ohne IT-Unterstützung. Approval-Ketten, Feldlogiken und automatische Eskalationen lassen sich per Drag-and-Drop erstellen. Diese Unabhängigkeit beschleunigt Anpassungen und reduziert Abhängigkeiten von knappen IT-Ressourcen erheblich.

Einschränkung: Sehr komplexe Workflows mit bedingter Multi-Stage-Logik über mehrere Module können gelegentlich externe Beratung erfordern.

Transparente Pay-per-User-Kostenstruktur

Das Preismodell basiert auf Nutzeranzahl plus optionalen Modulen. Unternehmen zahlen ausschließlich für tatsächlich genutzte Funktionen ohne versteckte Gebühren oder erzwungene Enterprise-Lizenzen. Diese Kalkulierbarkeit erleichtert Budget-Planung für kostenbewusste Mittelständler.

Einschränkung: Konkrete Preisbeispiele werden nicht öffentlich kommuniziert. Angebote sind individualisiert, was Vergleiche mit Wettbewerbern erschwert und mehrere Angebotsanfragen notwendig macht.

Ehrliche Limitierungen

Das Employer-Branding bietet keine Enterprise-Level-Gestaltungsmöglichkeiten für Karriereseiten. Design und SEO-Optimierung bleiben grundlegend. KI-basiertes Sourcing und automatisches Talent-Matching sind begrenzt verfügbar. Für High-Volume-Recruiting oder Executive Search sind spezialisierte Sourcing-Plattformen notwendig. Das Reporting deckt Standard-KPIs ab, fortgeschrittene Predictive Analytics oder Custom-BI-Integrationen erfordern zusätzliche Tools.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich HR WORKS besonders?

Passende Zielgruppen mit Begründung

HR-Generalisten in mittelständischen Unternehmen (50–250 Mitarbeiter) profitieren von der Digitalisierung manueller Prozesse bei gleichzeitiger DSGVO-Sicherheit. Die Plattform vereint alle wesentlichen HR-Module, wodurch separate Systeme für Recruiting, Zeiterfassung und Personalverwaltung überflüssig werden. Besonders in Handel, Dienstleistung und Produktion ist dieser integrierte Ansatz wertvoll.

Office Manager und Verwaltungsleiter (80–400 Mitarbeiter) übernehmen häufig Recruiting-Aufgaben neben anderen Verantwortungsbereichen. Die intuitive Bedienbarkeit von HR WORKS ermöglicht effizientes Arbeiten ohne tiefgehende Systemkenntnisse. Die kurze Einarbeitungszeit und selbsterklärende Oberfläche minimieren Schulungsaufwand.

HR-Manager mit Compliance-Fokus (100–500 Mitarbeiter) in streng regulierten Branchen finden in HR WORKS eine Lösung mit höchsten DSGVO-Standards und ISO-Zertifizierung. Öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen und Finanzdienstleister benötigen deutsches Hosting und lückenlose Audit-Trails, die das System standardmäßig bietet.

IT-Koordinatoren mit modularem HR-Stack (150–600 Mitarbeiter) nutzen die API-First-Architektur für nahtlose Integration in bestehende HRIS- oder ERP-Landschaften. Standard-Connectoren zu DATEV und SAP sowie RESTful APIs ermöglichen flexible Systemanbindungen ohne aufwändige Custom-Entwicklung.

Zentrale Auswahlkriterien

Ganzheitliche HR-Digitalisierung: Wenn Unternehmen zeitgleich Bewerbermanagement, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung modernisieren möchten, reduziert HR WORKS als All-in-One-Lösung Interface-Komplexität und Datensilo-Risiken erheblich. Allerdings können einzelne Module für Spezialisten weniger tiefgehend sein als dedizierte Einzellösungen.

Deutsches Hosting und Compliance-Sicherheit: Unternehmen in streng regulierten Branchen oder mit Datenhoheit-Anforderungen der Geschäftsleitung eliminieren durch ISO-27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und deutschen Support Compliance-Risiken weitgehend. Für global tätige Konzerne mit Multi-Region-Anforderungen ist diese Lösung möglicherweise nicht vollständig ausreichend.

Intuitive Bedienbarkeit ohne IT-Abhängigkeit: Unternehmen mit kleineren IT-Abteilungen oder starker HR-Autonomie-Kultur profitieren vom No-Code-Ansatz. Die hohen Nutzerbewertungen (4,3/5 bei G2, 4,5/5 bei Trustpilot) belegen schnelle Adoption. Sehr komplexe, individualisierte Prozesse können dennoch externe Beratung notwendig machen.

Kostenvorhersehbarkeit und TCO-Transparenz: Bei strenger Budget-Kalkulierbarkeit und gewünschter kurzfristiger Kündigungsmöglichkeit bietet das Pay-per-User-Modell mit Modul-Optionen Planungssicherheit ohne überraschende Enterprise-Lizenzkosten. Mengenrabatte wie bei Großanbietern für über 1.000 User sind nicht dokumentiert.

Wann HR WORKS nicht passt

Enterprise-Konzerne mit über 1.000 Mitarbeitern sind mit Workday, SuccessFactors oder SAP besser bedient. Headhunter und Personaldienstleister mit über 10.000 Bewerbungen jährlich benötigen spezialisierte ATS-Lösungen wie Recruitee, Odoo Recruitment oder Jobvite. Unternehmen mit extremen Employer-Branding-Ambitionen finden bei Appical, iCIMS oder Workable bessere Marketing-Features. Global verteilte Teams mit Multi-Currency-Payroll sollten Guidepoint, BambooHR oder Paychex in Betracht ziehen.

Details zur Bewerbermanagementsoftware HR WORKS

HR WORKS ist eine integrierte HR-SaaS-Plattform aus München, die Bewerbermanagement als eines von mehreren Modulen anbietet. Neben Recruiting umfasst die Suite Zeiterfassung, Reisekostenmanagement, Spesen und Lernen. Das Bewerbermanagement-Modul deckt den gesamten Recruiting-Zyklus ab – von der Stellenausschreibung über Kandidatenbewertung bis zum nahtlosen Übergang ins Onboarding.

Die Software adressiert konkrete Pain Points des HR-Alltags systematisch: Verlorene Bewerbungen werden durch ein zentrales Archiv-System verhindert. Ineffiziente Koordination zwischen HR und Fachabteilungen löst die Pipeline-Sichtbarkeit. Subjektive Bewerberbewertungen ersetzt das System durch strukturierte Scorecards mit nachvollziehbaren Kriterien. Repetitive E-Mail-Kommunikation automatisieren Templates und regelbasierte Workflows.

Praktischer Funktionsumfang

Das CV-Parsing erfasst Kontaktdaten und Berufserfahrung automatisch aus eingereichten Dokumenten. Laut Herstellerangaben reduziert dies manuelle Erfassungsarbeit um etwa 30 Prozent. Die Kanban-basierte Pipeline visualisiert den Status jedes Bewerbers. Hiring Manager verschieben Kandidaten per Drag-and-Drop zwischen konfigurierbaren Phasen wie "Eingang", "Telefoninterview", "Vorstellungsgespräch" oder "Angebot".

Multiposting verteilt Stellenanzeigen zentral auf Plattformen wie StepStone, Indeed und weitere Job-Boards. Das integrierte Karriereportal ermöglicht Direktbewerbungen über die Unternehmenswebsite. Vorkonfigurierte Templates beschleunigen die Erstellung von Stellenanzeigen für Standardpositionen erheblich.

Der Interview-Scheduler synchronisiert automatisch mit Outlook und Google Calendar. Alle Beteiligten erhalten Erinnerungen. Bewertungs-Scorecards strukturieren die Kandidatenbeurteilung nach einheitlichen Kriterien und schaffen Nachvollziehbarkeit im Auswahlprozess.

Zielgruppe und Positionierung

Für kleinere bis mittlere Unternehmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitern konzipiert sich HR WORKS als produktive Standardlösung. Der Fokus liegt auf praktischen Features statt akademischer Vollständigkeit. Usability steht vor Feature-Überflutung. Diese Positionierung zeigt sich in der durchgängig intuitiven Oberfläche und den selbsterklärenden Workflows, die auch Gelegenheitsnutzer ohne umfangreiche Schulung bedienen können.

Wissenswertes zum Anbieter HR WORKS

Die HR WORKS GmbH wurde 2010 gegründet und hat ihren Sitz in München. Das Unternehmen beschäftigt rund 80 Mitarbeiter und ist eigenfinanziert sowie profitabel. Diese finanzielle Unabhängigkeit von Venture Capital sichert eine nachhaltige Produktentwicklung, die auf langfristige Kundenbindung im KMU-Segment statt aggressive Wachstumsziele ausgerichtet ist.

Als etablierter deutscher Player erreicht HR WORKS hohe Kundenzufriedenheitswerte. Auf G2 liegt die Bewertung bei 4,3 von 5 Sternen, auf Trustpilot bei 4,5 von 5 Sternen. Der Support ist ausschließlich deutschsprachig organisiert. Basierend auf Nutzerfeedback gelten die Reaktionszeiten als schnell. In der Unternehmensgeschichte sind keine größeren Datenschutzvorfälle dokumentiert.

Unternehmenswerte und Entwicklung

Die Kernwerte von HR WORKS sind Datenschutz, Einfachheit und Digitalisierung. Die agile Entwicklung folgt regelmäßigen Release-Zyklen mit etwa quartalsweisen Major Updates. Die Produktroadmap fokussiert sich laut Herstellerangaben auf KI-Ergänzungen, UX-Verbesserungen, erweiterte Analytics und verbesserte mobile Nutzererfahrung. Konkrete Zeitpläne für Feature-Releases werden nicht öffentlich kommuniziert.

Die Positionierung als deutscher Anbieter mit lokalen Rechenzentren unterscheidet HR WORKS von vielen internationalen Wettbewerbern. Besonders für Unternehmen, die Wert auf Datenhoheit und vollständige DSGVO-Konformität ohne Umwege über US-Cloud-Infrastrukturen legen, ist diese Ausrichtung relevant.

Marktpositionierung

Im Vergleich zu reinen ATS-Spezialisten wie Recruitee bietet HR WORKS breitere HR-Funktionen, dafür weniger Tiefe im Recruiting-Marketing. Gegenüber umfassenden Enterprise-Suiten wie SAP SuccessFactors oder Workday ist HR WORKS deutlich schlanker, schneller implementierbar und kostengünstiger, allerdings mit geringerer Funktionstiefe für Konzern-Anforderungen.

Technische Details und Integration

HR WORKS basiert auf einem Cloud-SaaS-Modell mit ausschließlich deutschen Rechenzentren, hauptsächlich in Frankfurt. Die Infrastruktur ist ISO-27001-zertifiziert. Die Microservices-Architektur ermöglicht hohe Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und modulare Weiterentwicklung ohne Abhängigkeiten zwischen Systemkomponenten.

Sicherheit und Datenschutz

Die Datenübertragung erfolgt per TLS-Verschlüsselung. Im Ruhezustand werden Daten mit AES-256 verschlüsselt. Rollenbasierte Zugriffskontrolle regelt präzise, welche Nutzer auf welche Daten und Funktionen zugreifen können. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten überprüfen die Systemsicherheit kontinuierlich.

Automatische Löschfristen für Bewerberdaten lassen sich konfigurieren, um DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Transparente Audit-Trails dokumentieren alle Systemzugriffe und Änderungen für Compliance-Nachweise. Ein standardisierter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt die rechtlichen Rahmenbedingungen.

Integration und Schnittstellen

Der API-First-Ansatz ermöglicht flexible Systemintegrationen. Die RESTful API ist über Swagger UI umfassend dokumentiert. Standard-Connectoren existieren für DATEV (Lohnabrechnung), SAP (via API), Outlook und Google Calendar. Externe Systeme können über die API Daten schreiben und lesen.

Single Sign-On wird über SAML und OAuth unterstützt, was nahtlose Authentifizierung ohne separate Login-Prozesse ermöglicht. Die Integration bestehender Systeme ist laut Herstellerangaben in zwei bis vier Wochen realisierbar. Datenimport erfolgt via CSV, Excel oder direkt über die API.

Systemanforderungen

Als Web-basierte Anwendung benötigt HR WORKS lediglich einen modernen Browser und Internetzugang. Die responsive Web-App funktioniert auch auf Smartphones. Offline-Funktionalität ist begrenzt, eine aktive Netzverbindung ist für die meisten Funktionen erforderlich. Native mobile Apps für iOS oder Android sind nicht dokumentiert.

Kosten und Preismodell

HR WORKS verwendet ein transparentes Abo-Modell mit Kosten pro Nutzer und Monat plus optionalen Modul-Add-ons. Konkrete Preise werden nicht öffentlich kommuniziert, Angebote erfolgen individualisiert. Basierend auf typischen SaaS-Preisstrukturen im KMU-Segment kann ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, fünf HR-Nutzern und Bewerbermanagement plus zwei weiteren Modulen mit jährlichen Kosten zwischen 5.000 und 10.000 Euro rechnen.

Total Cost of Ownership

Die Gesamtbetriebskosten über drei bis fünf Jahre setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen. Lizenzgebühren liegen typischerweise zwischen 15.000 und 50.000 Euro. Einmalige Implementierungskosten betragen 5.000 bis 15.000 Euro. Interne Personalressourcen für Administration und Schulung schlagen mit 30.000 bis 100.000 Euro zu Buche. Insgesamt ergibt sich ein TCO zwischen 50.000 und 165.000 Euro.

Der Return on Investment amortisiert sich laut Herstellerangaben innerhalb von 12 bis 24 Monaten. Haupttreiber sind Zeitersparnis durch bis zu 40 Prozent reduzierte manuelle Aufwandsschritte, geringere Compliance-Risiken und schnellere Stellenbesetzung mit entsprechend reduzierten Vakanzkosten.

Preisflexibilität

Das Modell bietet keine versteckten Gebühren. Die monatliche Kündbarkeit ohne Mindestlaufzeiten wird als Vertragsoption genannt, konkrete Bedingungen variieren jedoch. Lizenzen lassen sich flexibel hinzufügen ohne Lock-in-Effekte. Mengenrabatte für große Nutzeranzahlen sind nicht dokumentiert, die Preisgestaltung ist linearer als bei Enterprise-Anbietern.

Für kostenbewusste mittelständische Unternehmen bietet diese Struktur Planungssicherheit. Der Vergleich mit Wettbewerbern erfordert allerdings mehrere individuelle Angebotsanfragen, da öffentliche Preislisten fehlen.

Migration und Umstieg auf HR WORKS

Die Standard-Implementierungsdauer beträgt vier bis acht Wochen für das Bewerbermanagement-Modul allein. Bei Einführung der gesamten HR-Suite verlängert sich der Zeitraum auf drei bis sechs Monate. Der Prozess gliedert sich in definierte Phasen: Kick-off dauert eine Woche, Prozessanalyse und Konfiguration zwei bis drei Wochen, Schnittstellen-Setup ein bis zwei Wochen, Datenmigration eine Woche und Schulung plus Go-Live eine Woche.

Erforderliche Ressourcen

Intern benötigt das Projekt einen HR-Projektleiter mit 0,2 bis 0,3 FTE, einen Key-User oder Administrator mit 0,1 bis 0,2 FTE und optional einen IT-Koordinator mit 0,05 FTE. HR-Prozessverständnis ist wichtiger als technische IT-Skills, da der No-Code-Ansatz Programmier-Anforderungen minimiert. Der Anbieter stellt einen Projektmanager und Consultant bereit.

Die Qualifikationen der internen Beteiligten sollten grundlegendes Verständnis für Recruiting-Prozesse, Datenstrukturen und Change Management umfassen. Technisches Know-how ist zweitrangig, da die Konfiguration visuell über Drag-and-Drop erfolgt.

Erfolgsfaktoren

Kritische Faktoren für erfolgreiche Implementierung sind klarer Scope mit definierten Zielen, aktive Partizipation aller Stakeholder aus HR und Fachabteilungen, strukturiertes Change Management mit Schulungen und interner Kommunikation sowie sichtbare Top-Management-Unterstützung.

Typische Herausforderungen umfassen unzureichende Altdaten-Qualität, Widerstände gegen Standardisierung bestehender Prozesse und unrealistische Erwartungen an Automatisierungsgrade. HR WORKS bietet Change-Management-Templates und Webinare zur Risikominderung. Proaktive Kommunikation über Veränderungen und frühzeitige Einbindung der Anwender reduzieren Akzeptanzprobleme erheblich.

Vorteile und Herausforderungen

HR WORKS bietet mehrere konkrete Vorteile für den HR-Alltag. Das einheitliche Bewerberakten-System eliminiert verstreute E-Mails und dezentrale Ordnerstrukturen. Alle Dokumente, Notizen und Kommunikation sind an einem Ort verfügbar mit vollständigem Audit-Trail für Compliance-Nachweise.

Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Arbeit erheblich. CV-Parsing spart laut Herstellerangaben etwa 30 Prozent der Erfassungszeit. Workflow-Regeln eliminieren Nachfrageschleifen bei fehlenden Unterlagen oder überfälligen Rückmeldungen. Status-E-Mails gehen automatisch an Kandidaten und Hiring Manager.

DSGVO-Compliance und Usability

Die DSGVO-Compliance by Design mit automatischen Löschfristen, Audit-Logs und rollenbasierten Zugriffsrechten reduziert rechtliche Risiken deutlich. Datenschutzbeauftragte können Nachweispflichten mit wenigen Klicks erfüllen. Die intuitive Bedienbarkeit ermöglicht Hiring Managern schnelle Orientierung ohne umfangreiche Schulung. Die hohe Adoption-Rate übertrifft komplexere Enterprise-Tools.

Die One-Stop-HR-Suite verbindet Zeitdaten, Bewerbungsdaten und Mitarbeiterakten ohne Medienbruch. Nach erfolgreicher Einstellung fließen Bewerberdaten automatisch in die Personalakte. DATEV-Integration ermöglicht nahtlose Lohnabrechnung ohne erneute Erfassung.

Herausforderungen in der Praxis

Limitierte Deep-Analytics stellen eine Einschränkung dar. Standard-KPIs wie Time-to-Hire und Cost-per-Hire sind gut abgedeckt, komplexe Prognosemodelle oder Predictive Analytics fehlen jedoch. Für erweiterte Auswertungen ist Export zu externen BI-Tools notwendig.

Skalierungsgrenzen bei sehr hohem Volumen können auftreten. Bei über 10.000 offenen Vakanzen oder mehr als 10.000 Bewerbungen pro Jahr sind laut Nutzerfeedback Performance-Engpässe möglich. Für Megakonzerne oder Personaldienstleister ist HR WORKS nicht die optimale Lösung.

Employer-Branding-Funktionen bleiben unterentwickelt. Die Karriereseiten-Customization ist grundlegend, erreicht aber nicht Agentur-Niveau bei Design und Content Management. Unternehmen mit hohen Anforderungen an Recruiting-Marketing benötigen spezialisierte Tools als Ergänzung.

Begrenztes Sourcing für aktives Recruiting ist eine weitere Einschränkung. Native Funktionen für Talent-Pool-Management mit KI-basiertem Matching fehlen weitgehend. Für proaktive Kandidatensuche sind externe Sourcing-Plattformen erforderlich.

Change-Widerstände können während der Einführung auftreten. HR-Teams müssen Prozesse standardisieren und dokumentieren. Fachabteilungen gewöhnen sich an neue Workflows. Starkes Change Management mit klarer Kommunikation und frühzeitiger Einbindung ist erfolgskritisch.

Häufig gestellte Fragen

Ist HR WORKS für unser 50-Mitarbeiter-Unternehmen zu komplex? Nein, HR WORKS ist speziell für KMU zwischen 50 und 500 Mitarbeitern optimiert. Der Einstieg ist modular möglich, beginnend mit Bewerbermanagement und Zeiterfassung. Weitere Module lassen sich bei Bedarf ergänzen. Die intuitive Bedienung wird mit 4,3 von 5 Sternen auf G2 bewertet.

Können wir unsere Altdaten aus Excel importieren? Ja, CSV- und Excel-Import sind Standardfunktionen. Je strukturierter die Altdaten vorliegen, desto schneller erfolgt der Import. Bei chaotischen Datenbeständen ist vorherige Bereinigung empfehlenswert, was zusätzlichen Aufwand bedeuten kann.

Funktioniert die DATEV-Integration automatisch? Ja, DATEV-Integration ist ein Standardfeature. Nach erfolgreicher Einstellung können Mitarbeiter mit einem Klick in die DATEV-Mitarbeiteranlage übernommen werden. Basisdaten werden automatisch synchronisiert ohne erneute manuelle Erfassung.

Können wir Workflows ohne IT-Support anpassen? Ja, dies ist ein Kernmerkmal von HR WORKS. Nach einem eintägigen Workshop können HR-Administratoren eigenständig neue Approval-Ketten erstellen, Feldlogiken anpassen und automatische Eskalationen konfigurieren. IT-Abhängigkeit entfällt für Standardanpassungen.

Wie lange dauert der Umstieg von unserem alten System? Für reines Bewerbermanagement benötigen Sie vier bis acht Wochen. Mit Zeiterfassung und Payroll-Integration verlängert sich die Dauer auf drei bis sechs Monate. Der Hauptfaktor ist die Qualität der bestehenden Prozessdokumentation.

Ist das System DSGVO-konform für unser 200-Mitarbeiter-Unternehmen? Ja, explizit. Deutsches Hosting, ISO-27001-Zertifizierung, konfigurierbare automatische Löschfristen, Audit-Logs und standardisierter Auftragsverarbeitungsvertrag erfüllen alle DSGVO-Anforderungen. Für öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen und Finanzdienstleister besonders relevant.

Wie sicher sind unsere Bewerberdaten? TLS-Verschlüsselung für Datenübertragung, AES-256 für ruhende Daten, regelmäßige Penetrationstests und rollenbasierte Zugriffskontrolle sichern das System. Die ISO-27001-Zertifizierung bestätigt umfassende Sicherheitsmaßnahmen. Datensicherheit ist Kernphilosophie des Anbieters.

Was kostet das Bewerbermanagement-Modul konkret? Preise werden individualisiert, ein öffentliches Preislisting fehlt. Typische Größenordnung für mittelständische Unternehmen: 50 bis 150 Euro pro User und Monat. Für genaue Kalkulation ist eine Angebotsanfrage erforderlich.

Was ist der größte Nachteil gegenüber Personio oder Recruitee? Gegenüber Personio bietet HR WORKS eine weniger moderne UX und schwächere Employer-Branding-Features. Recruitee als reiner ATS-Spezialist hat tiefere Sourcing-Funktionen und bessere KI-basierte Matching-Algorithmen. HR WORKS ist breiter aufgestellt, aber nicht so tief in einzelnen Recruiting-Funktionen.

Können wir HR WORKS mit unserem SAP-ERP verbinden? Ja, über die RESTful API. Die Integration dauert typischerweise zwei bis vier Wochen. Eine native SAP SuccessFactors-Schnittstelle existiert nicht, die offene API ermöglicht jedoch Custom-Integration. Dies erfordert möglicherweise ein externes Entwickler-Team für die Umsetzung.