HELIX Recruiting (Perbility) | Bewerbermanagement-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann HELIX Recruiting (Perbility)?

Kandidatenmanagement

360° Kandidaten-Datenbank – Zentrale Verwaltung mit automatischem CV-Parsing und Duplikaterkennung für effiziente Datenhaltung.

Talent-Pool & Pipeline-Management – Strukturierte Kandidatenablage mit Reminder-Funktionen zur Pflege langfristiger Talentbeziehungen.

Candidate Self-Service-Portal – Eigenständige Terminbuchung und Status-Tracking ermöglichen Bewerbern transparente Prozessverfolgung.

Scoring & Ranking Engine – Automatische Bewerberbewertung nach definierten Kriterien für objektive Entscheidungsgrundlagen.

Stellenbesetzung & Publishing

Multi-Channel Job-Publishing – Automatisches Ausschreiben auf LinkedIn, XING und StepStone spart Zeit.

Integrierter Karriereseiten-Builder – Responsive Stellenseiten ohne technische Vorkenntnisse erstellen und pflegen.

Interview-Koordination – Kalenderintegration mit Outlook und Google für nahtlose Terminverwaltung.

Kommunikation & Workflows

Automatisierte E-Mail-Workflows – Vorlagen für standardisierte Kandidatenansprache sparen bis zu 10 Stunden wöchentlich.

Automatisierte Notifications & Reminders – Proaktive Benachrichtigungen halten Recruiter und Hiring Manager auf dem Laufenden.

Rollen- & Rechtemanagement – Differenzierte Zugriffsrechte für HR-Mitarbeiter, Hiring Manager und Recruiter.

Verträge & Dokumentation

Offerten- & Vertragsmanagement – Digitale Verwaltung mit E-Signatur-Anbindung beschleunigt den Abschluss.

GDPR-konforme Datenverwaltung – Automatische Lösch- und Archivierungsprotokolle erfüllen gesetzliche Anforderungen.

Reporting & Controlling

Echtzeit-Dashboards – Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Bewerberquellen in Echtzeit überwachen.

Standard-Reports – Vordefinierte Leistungskennzahlen aus der Bewerberdatenbank liefern wichtige Insights.

Integration & Systemanbindung

REST-API & Standard-SAP-Connectoren – Direkte Anbindung an SAP ECC/S4HANA ohne aufwändige Individualentwicklung.

🟨 Besonderheiten – Was macht HELIX Recruiting (Perbility) einzigartig?

Out-of-the-Box SAP ECC/S4HANA-Integration

HELIX Recruiting bietet eine nahtlose, standardisierte Synchronisation von Kandidatenstammdaten mit SAP-Systemen ohne Doppelerfassung. Die Integration spart durchschnittlich 4 bis 6 Wochen Implementierungszeit gegenüber Standard-ATS-Lösungen, die teure Einzelentwicklungen erfordern. Diese Funktion ist im Markt nahezu einzigartig und macht das System besonders attraktiv für SAP-basierte Unternehmen. Einschränkung: Der Vorteil greift nur bei SAP-Infrastruktur. Non-SAP-Systeme benötigen zusätzliche API-Entwicklung.

ISO 27001-zertifizierte Microservices in deutschen Rechenzentren

Alle Daten werden in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert und erfüllen höchste Datensicherheitsstandards. Dies ermöglicht EU-DSGVO-Konformität ohne zusätzliche Compliance-Maßnahmen – ein entscheidender Vorteil für regulierte Branchen wie Finanzdienstleistungen, Pharma und öffentliche Verwaltung. Während viele Cloud-ATS in US-Rechenzentren speichern, garantiert Perbility vollständige EU-Datenhoheit. Einschränkung: Dieser Vorteil ist nur für europäische Unternehmen relevant. Global tätige Konzerne mit Multi-Region-Anforderungen benötigen möglicherweise zusätzliche Lösungen.

Low-Code-Konfigurierbarkeit für HR-Fachanwender

HR-Teams können Workflows, E-Mail-Templates und Formulare eigenständig anpassen – ohne IT-Tickets und Programmierkenntnis. Prozessänderungen dauern Tage statt Wochen und reduzieren die IT-Abhängigkeit der HR-Abteilung um rund 60 Prozent. Dies unterscheidet HELIX Recruiting vom Enterprise-Standard, wo jede Anpassung IT-Entwicklung erfordert. Einschränkung: Sehr komplexe Customisierungen erfordern dennoch externe Entwicklung. Die Konfigurierbarkeit hat Grenzen.

Modularer, skalierbarer Aufbau mit monatlichen Updates

Die Microservices-Architektur ermöglicht schrittweise Funktionserweiterung ohne komplette Neuimplementierung. Unternehmen können später zusätzliche Module wie Onboarding hinzufügen. Regelmäßige monatliche Updates bringen kontinuierliche Innovationen ohne großen Umbruch. Die Technologie ist dadurch zukunftssicher und anpassungsfähig. Einschränkung: Die geplante KI-Matching-Engine ist für Q4 2024 angekündigt, aber aktuell noch nicht verfügbar. Bei sehr großen Bewerberpools kann dies ein Nachteil sein.

Wichtige Einschränkungen: Aktuell fehlt eine KI-gestützte Matching-Engine für semantische Skill-Analysen bei Massenbewerbungen. Es gibt kein integriertes Onboarding-Modul für Post-Hire-Prozesse. Die Benutzeroberfläche ist nur auf Deutsch und Englisch verfügbar. Sehr spezifische Analytics-Anforderungen erfordern externe Beratung für Reporting-Customizing.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich HELIX Recruiting (Perbility) besonders?

Zielgruppen

Mittelständische Produktionsunternehmen (200–2.000 Mitarbeiter) mit SAP-Landschaft profitieren maximal von HELIX Recruiting. Die Out-of-the-Box SAP-Integration ist der Kernnutzen dieser Zielgruppe. Compliance-Anforderungen nach AGG und DSGVO sind in dieser Branche hoch und werden durch das System optimal erfüllt. Zudem verfügen diese Unternehmen über dedizierte HR-Teams, die das System effektiv nutzen können.

Großunternehmen (über 2.000 Mitarbeiter) in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Pharma und öffentliche Verwaltung sind ideal geeignet. Die ISO 27001-Zertifizierung und deutschen Rechenzentren sind für diese Branchen geschäftskritisch. Die komplexe Prozessstandardisierung ist mit HELIX Recruiting umsetzbar, und das notwendige Budget für umfassende Implementierung ist vorhanden.

Personaldienstleister und Headhunter mit Multi-Client-Recruiting finden in HELIX Recruiting eine skalierbare Lösung. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht die Verwaltung mehrerer Auftraggeber in einem System. Multi-Channel-Publishing spart erheblich Zeit bei der Stellenausschreibung. Das System ist für Workloads über 1.000 Bewerbungen monatlich ausgelegt.

Mittelständische Unternehmen ohne SAP (mit anderen HRIS) können HELIX Recruiting ebenfalls einsetzen. Die REST-API ermöglicht Integration mit anderen Systemen. Die Low-Code-Flexibilität bietet Vorteile bei der Prozessanpassung. Allerdings ist der "Perfect Fit" hier weniger ausgeprägt als bei SAP-Kunden – dennoch eine solide Option.

Wichtigste Auswahlkriterien

SAP-Integration erforderlich? Dieses Kriterium ist kaufentscheidend. Bei Bedarf an SAP-Integration ist Perbility die optimale Wahl mit Out-of-the-Box-Konnektoren und bewährten Kundenerfolgen. Ohne SAP, aber mit anderen HRIS-Systemen, ist Perbility möglich, jedoch muss REST-API-Customizing eingeplant werden. Ohne jegliches HRIS bietet Perbility keine besonderen Vorteile gegenüber Workable oder SmartRecruiters.

Compliance und Datenschutz-Anforderungen hoch? Bei strikten DSGVO-Anforderungen, ISO 27001-Zertifizierung und Notwendigkeit deutscher Rechenzentren ist Perbility der Favorit. Bei Standard-DSGVO-Konformität und Cloud-Akzeptanz ist Perbility attraktiv, aber auch US-SaaS-Lösungen kommen infrage. Bei minimalen Anforderungen sind andere ATS-Lösungen günstiger.

Flexibilität in HR-Prozessanpassung gefordert? Soll HR selbstständig konfigurieren und IT-Abhängigkeit reduzieren, bietet Perbility mit Low-Code-Funktionalität klare Vorteile. Kann IT alle Anpassungen übernehmen, ist dies kein differenzierendes Merkmal. Reichen Standardprozesse aus, stellt die Flexibilität unnötigen Overhead dar.

Skalierungsvolumen und Zukunftsanforderungen? Bei über 500 Bewerbungen monatlich und internationaler Expansion ist Perbility eine solide Wahl – allerdings mit eingeschränkter Multi-Language-Unterstützung. Wird später Onboarding-Integration benötigt, sollte die Roadmap beobachtet werden, da dies aktuell fehlt. Ist KI-Matching geschäftskritisch, sollten Alternativen geprüft oder das Q4 2024-Release abgewartet werden.

Details zur Bewerbermanagementsoftware

HELIX Recruiting positioniert sich als spezialisiertes Applicant Tracking System für den deutschsprachigen Mittelstand und Großunternehmen mit SAP-Infrastruktur. Die Lösung füllt eine wichtige Marktnische zwischen günstigen Basis-Tools wie Workable und US-Großsystemen wie Greenhouse oder SmartRecruiters. Der Fokus liegt klar auf Compliance, SAP-Integration und HR-Autonomie bei der Systemkonfiguration.

Die Software deckt den kompletten digitalen Recruiting-Lifecycle ab – vom Job-Publishing bis zur Vertragserstellung. Kernfunktion ist die effiziente End-to-End-Bewerberverwaltung mit Schwerpunkt auf Automatisierung und Compliance. Post-Hire-Prozesse wie Onboarding sind bewusst nicht Teil des Systems. HELIX Recruiting eignet sich besonders für Massenrekrutierung mit standardisiertem Workflow bei über 500 Bewerbern monatlich, mandantenfähige Lösungen für Personaldienstleister und compliance-kritische Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen.

Im Vergleich zu Workday Recruiting bietet Perbility niedrigere Gesamtkosten für mittelständische Unternehmen und bessere DACH-Spezialisierung. Workday punktet mit einer umfassenderen HCM-Suite. Gegenüber SmartRecruiters und Greenhouse überzeugt Perbility durch einfachere SAP-Integration und schnellere Implementierung. Die Konkurrenz führt bei KI-gestütztem Matching. Im Vergleich zum regionalen Anbieter rexx systems ist Perbility modularer aufgebaut und durch die Microservices-Architektur zukunftssicherer, während rexx ein umfassenderes HR-Gesamtangebot bietet.

Die starke Marktposition im DACH-Raum zeigt sich besonders in Industrie, Finanzdienstleistungen und öffentlicher Verwaltung. Hier treffen die spezifischen Anforderungen an Datenschutz, SAP-Kompatibilität und deutschsprachige Compliance optimal auf die Systemstärken.

Wissenswertes zum Anbieter

Hinter HELIX Recruiting steht die Perbility GmbH mit Standorten in Berlin und Zürich, gegründet 2016. Das Unternehmen beschäftigt rund 50 Mitarbeiter und betreut über 200 Kunden im deutschsprachigen Raum. Mit einer Renewal-Rate von circa 85 Prozent laut Herstellerangaben zeigt sich eine hohe Kundenzufriedenheit und Produktakzeptanz.

Die Entwicklungsphilosophie basiert auf agilen Methoden nach Scrum mit monatlichen Minor-Releases. Dies ermöglicht kontinuierliche Innovation ohne disruptive Big-Bang-Updates, die Anwender belasten. Die Roadmap fokussiert auf KI-gestütztes Skill-Matching ab Q4 2024 und DACH-spezifische Compliance-Features. Perbility verfolgt eine kundenorientierte Strategie mit proaktivem Onboarding und dedizierten Customer Success Managern – nicht nur reaktivem Ticketing-Support.

Als fokussierter Nischenführer zeigt Perbility stabiles Wachstum ohne bekannte Abhängigkeit von Venture Capital oder Börsennotierung. Diese finanzielle Stabilität bietet Planungssicherheit für mittel- bis langfristige Systementscheidungen. Nach über acht Jahren am Markt hat sich das Unternehmen als verlässlicher Partner etabliert.

Vertrauenswürdigkeit belegen Bewertungen von 4,6 von 5 auf Capterra und 4,5 von 5 auf G2. Die ISO 27001-Zertifizierung ist durch unabhängige Audits bestätigt. Das transparente Geschäftsmodell und die lange Marktpräsenz sprechen für den Anbieter. Die Risikobewertung fällt niedrig aus – besonders für DACH-Unternehmen mit SAP-Landschaft ist Perbility eine empfehlenswerte Wahl mit geringem Investitionsrisiko.

Technische Details & Integration

Die technische Architektur basiert auf Microservices und ist Container-Ready mit Docker und Kubernetes. Dies ermöglicht unabhängige Skalierung einzelner Komponenten und regelmäßige Updates ohne Systemausfälle. Das primäre Deployment erfolgt als SaaS-Lösung in der Cloud, auf Enterprise-Anfrage sind auch On-Premise oder hybride Szenarien möglich. Die Datenspeicherung erfolgt in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und gewährleistet EU-Datenhoheit.

Die Systemarchitektur skaliert problemlos für mehrere tausend Bewerbungen monatlich. Mandantenfähigkeit ermöglicht Multi-Client-Szenarien für Personaldienstleister und Konzerne mit mehreren Geschäftsbereichen. Diese technische Basis gewährleistet Zukunftssicherheit und Flexibilität bei wachsenden Anforderungen.

Bei der Integration bietet HELIX Recruiting Standard-Connectoren für die wichtigsten Systeme. Die SAP-Integration über IDoc und OData ermöglicht direkten Datenaustausch mit SAP ECC und S4HANA ohne Custom Coding. Kalenderintegration funktioniert nativ mit Outlook, Exchange und Google Calendar. Job-Portale wie LinkedIn, XING und StepStone sind für natives Multi-Channel-Publishing angebunden. Für Vertragsmanagement stehen Anbindungen an E-Signatur-Anbieter bereit.

Die vollständige REST-API erlaubt die Anbindung beliebiger Drittsysteme wie anderer HRIS-Lösungen, Assessment-Tools oder CRM-Systeme. Customisierung ist technisch möglich, erfordert aber Entwicklungsaufwand. Detaillierte API-Dokumentation wie OpenAPI oder Swagger sowie konkrete Integrations-Showcases sind nicht öffentlich verfügbar und sollten bei Bedarf angefordert werden.

Datensicherheit wird durch Verschlüsselung at-rest und in-transit mit Standard-TLS gewährleistet. Die EU-DSGVO-Konformität mit Auftragsverarbeitungsvertrag ist Standard für alle Kunden. Automatische Lösch- und Archivierungsprotokolle folgen gesetzlichen Fristen. Ob zusätzliche Zertifizierungen wie SOC 2 für US-Kunden oder branchenspezifische Standards für die Finanzbranche verfügbar sind, ist nicht öffentlich bekannt und sollte direkt erfragt werden.

Kosten & Preismodell

HELIX Recruiting nutzt ein SaaS-Abonnement-Modell mit Kosten pro Nutzer und Monat – nicht pro Bewerber. Drei Staffelungsmodelle (Basic, Pro, Enterprise) decken unterschiedliche Anforderungsprofile ab. Die typischen Kosten liegen zwischen 50 und 70 Euro pro Nutzer monatlich. Exakte Preise sind nicht öffentlich und müssen durch Angebotsanfrage bei Perbility ermittelt werden. Zusatzoptionen wie Non-SAP-Anbindungen, erweiterte Reports oder Onsite-Schulungen verursachen meist Zusatzgebühren.

Die Gesamtkostenbetrachtung über drei Jahre umfasst mehrere Komponenten. Implementierung und Migration kosten einmalig zwischen 20.000 und 50.000 Euro, abhängig von Datenmenge, Systemintegrationen und Schulungsumfang. Laufende Lizenzen schlagen mit 50 bis 70 Euro pro Nutzer monatlich zu Buche – für ein typisches Team von drei bis fünf Recruitern plus zwei bis drei Hiring Managern. Jährliche Wartung und Support sind in der Lizenz enthalten, der Enterprise-Plan umfasst 24/5-Support plus dedizierten Customer Success Manager.

Optionale Kosten zwischen 5.000 und 15.000 Euro jährlich entstehen für Beratung beim Reporting-Customizing und zusätzliche API-Integrationen. Der interne Personalaufwand liegt bei circa 100 bis 200 Stunden für Projektmanagement, Systemadministration und Schulung während der Implementierung.

Ein Beispiel für einen Mittelständler mit 300 Mitarbeitern, 2.000 Bewerbungen jährlich und vier Key-Usern zeigt folgende Kalkulation: Einmalige Implementierung 30.000 Euro, jährliche Lizenzen 2.880 Euro (4 Nutzer mal 60 Euro mal 12 Monate), Support und Anpassung 8.000 Euro jährlich. Die Gesamtjahreskosten nach Go-Live betragen 10.880 Euro, der 3-Jahres-TCO liegt bei circa 42.640 Euro.

Das Automatisierungspotenzial ermöglicht Einsparungen von rund 60 Prozent der Routine-Kommunikation. Dies spart bis zu 520 Stunden jährlich pro Recruiter im Wert von 13.000 bis 15.000 Euro Vollzeitäquivalent. Die Time-to-Hire-Reduktion liegt laut Perbility-Kundenfällen bei bis zu 25 Prozent – schnellere Besetzung bedeutet schnellere Produktivität neuer Mitarbeiter. Die Eliminierung von Excel-Silos und Doppelerfassungen reduziert Fehler deutlich. Bei zwei bis drei Recruitern amortisiert sich die Investition typischerweise innerhalb von 6 bis 12 Monaten durch Zeiteinsparungen.

Migration & Umstieg

Die Standard-Implementierung dauert drei bis vier Monate und gliedert sich in fünf Projektphasen. Das Scoping in Woche eins bis zwei umfasst Anforderungsanalyse und Prozessabgleich. Die Konfiguration in Woche drei bis sechs beinhaltet das Aufsetzen von Workflows, Templates und Berechtigungen. Datenmigration erfolgt in Woche fünf bis sieben mit CSV- oder Excel-Import plus Bulk-CV-Parsing aus dem Altsystem. Testing und Training in Woche sieben bis zehn umfassen User Acceptance Testing und dreitägige Workshops. Go-Live und Post-Go-Live-Support finden in Woche elf bis zwölf statt.

Die erforderlichen Ressourcen bestehen aus einem Perbility-Projektmanager, ein bis zwei internen IT-Mitarbeitern und zwei bis drei HR-Key-Usern, die etwa 20 bis 30 Prozent ihrer Arbeitszeit investieren müssen. Diese strukturierte Vorgehensweise minimiert Risiken und sichert erfolgreiche Implementierung.

Für die Datenmigration stehen mehrere Wege bereit. CSV- oder Excel-Bulk-Import übernimmt historische Bewerberdaten. Automatisiertes CV-Parsing verarbeitet Dokumente in PDF und Word-Format. API-Schnittstellen ermöglichen die Anbindung von Legacy-Systemen für kontinuierliche Datenübernahme.

Herausforderungen in der Praxis betreffen oft die Datensauberkeit. Alte Bewerberdatenbanken enthalten häufig Duplikate und fehlende Angaben – der Aufwand für Datenbereinigung wird oft unterschätzt. Prozessharmonisierung kann erforderlich sein, wenn interne Recruiting-Prozesse an Best Practices des Systems angepasst werden müssen. Dies stößt manchmal auf Widerstände durch gewohnte Abläufe. Perbility bietet Standardtemplates und Checklisten, um häufige Fehler zu vermeiden. Konkrete Fallstudien zu Migrationsproblemen sind nicht öffentlich verfügbar – nur Erfolgsbeispiele sind bekannt.

Erfolgsfaktoren für Change Management beginnen mit Top-Management-Sponsorship. HR-Leitung und Geschäftsführung müssen den Umstieg aktiv unterstützen. Ein dediziertes Projektteam mit klarer Ownership verhindert Verzettelung. Umfassende Schulung mit drei Tagen Onsite-Training plus laufendem Online-Coaching ist essenziell. Eine Early-Adopter-Strategie mit schnellen Erfolgen in Pilot-Abteilungen überzeugt Skeptiker.

Nach Go-Live bietet Perbility umfassenden Support. Eine Online-Knowledge-Base und Community-Foren ermöglichen Selbsthilfe. Der 24/5-Support reagiert auf akute Probleme. Dedizierte Customer Success Manager unterstützen bei strategischen Fragen. Die typische Adoption verläuft progressiv: 70 Prozent aktive Nutzung nach einem Monat, 90 Prozent nach drei Monaten. Vollständig obsolet werden alte Prozesse nach etwa sechs Monaten.

Vorteile und Herausforderungen

Die dokumentierten Stärken aus Nutzerfeedback und Fallstudien zeigen klare Vorteile. Die intuitive User Experience reduziert Schulungsbedarf und beschleunigt die Adoption für HR-Generalisten und Hiring Manager. Die Out-of-the-Box SAP-Integration spart vier bis sechs Wochen Implementierungszeit für SAP-Kunden in Produktions- und Finanzunternehmen.

Eine hohe Automatisierungsquote von 60 Prozent reduziert manuelle E-Mail-Arbeit um 10 Stunden wöchentlich pro Recruiter bei hohem Bewerberaufkommen. Die schnelle Implementierung mit Go-Live in drei bis vier Monaten statt sechs bis neun Monaten hilft Mittelständlern mit Zeitdruck. Low-Code-Flexibilität ermöglicht HR-Managern mit technischer Affinität Prozessanpassungen ohne IT-Tickets.

DSGVO-Konformität und ISO 27001-Zertifizierung eliminieren zusätzliche Compliance-Investitionen für Finanz-, Pharma- und Verwaltungsorganisationen. Echtzeit-Dashboards und Reporting ermöglichen Talent-Acquisition-Leitern datengetriebene Recruiting-Entscheidungen. Diese Stärken machen HELIX Recruiting zur ersten Wahl für die beschriebenen Zielgruppen.

Die Schwächen sind ebenso klar zu benennen. Aktuell fehlt eine KI-gestützte Matching-Engine, was manuelles CV-Screening bei großen Bewerberpools erforderlich macht. Als Workaround bleibt das Warten auf das Q4 2024-Release oder die ergänzende Nutzung externer AI-Tools. Das fehlende Onboarding-Modul erfordert Schnittstellen zu separaten Tools oder HCM-Suites wie SuccessFactors oder Workday.

Begrenzte Multi-Language-Unterstützung mit nur Deutsch und Englisch stellt für international mobile Kandidaten ein Problem dar. Internationale Unternehmen weichen hier zu Workday oder Greenhouse aus. Aufwändiges Reporting-Customizing erfordert bei spezifischen KPI-Anforderungen externe Beratung – Standard-Reports sind meist ausreichend, Custom-Reports bedeuten API-Aufwand.

Die Abhängigkeit von interner SAP-Kompetenz kann bei fehlenden SAP-Teams zu Bottlenecks führen. Fremdvergabe an Perbility-Partner erhöht die Kosten. Diese Schwächen sollten bei der Systemauswahl realistisch bewertet und entsprechende Mitigationsstrategien entwickelt werden.

Risiken und Mitigationsstrategien umfassen mehrere Aspekte. Schlechte Datenqualität des Altsystems tritt mit mittlerer Wahrscheinlichkeit ein. Frühe Datenaudits, Cleansing vor Migration und Einbindung des Perbility-Supports minimieren dieses Risiko. Zu komplexe Recruiting-Prozesse für Low-Code-Konfiguration sind selten – Prozessoptimierung vor Implementierung schafft Abhilfe.

Nutzerwiderstand gegen Prozessänderung ist mit mittlerer bis hoher Wahrscheinlichkeit zu erwarten. Change-Management von Tag eins, Early-Adopter-Programme und umfassende Schulung sind die Lösung. Problematische SAP-Integration ist unwahrscheinlich, da Perbility bewährte Best Practices bietet. Dennoch sollte SAP-Versionskompatibilität vorab geklärt werden. Verzögerungen der KI-Features über Q4 2024 hinaus sind mit mittlerer Wahrscheinlichkeit möglich. Alternative AI-Tools sollten evaluiert werden, ohne die Kaufentscheidung davon abhängig zu machen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist Perbility auch für Unternehmen ohne SAP geeignet? Ja, aber mit Einschränkungen. REST-APIs ermöglichen Anbindung an andere HRIS wie Personio oder BambooHR. Die Out-of-the-Box-Integration fehlt jedoch. Für Non-SAP-Unternehmen sind Workable oder SmartRecruiters oft bessere Optionen, es sei denn DSGVO-Compliance und deutsche Rechenzentren haben oberste Priorität.

Wie lange dauert eine Implementierung und ist Parallelbetrieb möglich? Die Vollimplementierung dauert drei bis vier Monate. Parallelbetrieb zum Altsystem ist in den ersten zwei bis vier Wochen nach Go-Live üblich, um Fehler zu erkennen. Danach erfolgt die Abschaltung des Altsystems mit minimalem Risiko. Ein Big-Bang-Cutover an einem Stichtag ist ebenfalls möglich, erfordert aber intensivere Testphasen.

Welche Datenschutzgarantien gibt es? Perbility bietet standardmäßig einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO. Die Speicherung erfolgt in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren. Automatische Fristenüberwachung löscht Daten nach circa sechs Monaten Bewerbungsfrist entsprechend deutscher Rechtslage. Kandidaten haben unbeschränktes Auskunfts- und Löschrecht über das integrierte Portal. Für regulierte Branchen optimal, für Standard-Mittelstand ausreichend.

Kann ich die Lösung mit anderen HR-Tools verbinden? Ja, über REST-APIs ist die Verbindung zu Zeitwirtschaft, Payroll oder Personalakten-Systemen prinzipiell möglich. Perbility deckt jedoch nur Recruiting ab. Für eine Full-Cycle-HR-Suite ist Anbindung an SAP HCM, Workday oder spezialisierte HRIS-Systeme notwendig. Ob Perbility Onboarding oder weitere HCM-Module plant, ist nicht öffentlich bekannt.

Was kostet die Lösung konkret? Das Pro-Nutzer-Modell bietet drei Stufen zwischen 50 und 70 Euro pro Nutzer monatlich. Exakte Preise sind nicht öffentlich und müssen durch Kontakt mit Perbility-Sales erfragt werden. Implementierung kostet zusätzlich 20.000 bis 50.000 Euro, abhängig von Datenmigration und Integrationsumfang.

Wie schnell erreiche ich einen Return on Investment? Bei zwei bis drei Recruitern liegt die Payback-Zeit bei 6 bis 12 Monaten. 60 Prozent Automatisierung entsprechen 10 Stunden wöchentlich mal 50 Euro Stundensatz, also 500 Euro Wocheneinsparung. Time-to-Hire-Reduktion um 25 Prozent bringt zusätzliche indirekte Kostenersparnisse. Der ROI ist nach sechs Monaten messbar.

Welche Alternativen sollte ich evaluieren? Bei kritischer SAP-Integration und Compliance ist Perbility Favorit. Für sofortiges KI-Matching sind Greenhouse oder SmartRecruiters mit ausgereifteren Features die Wahl. Bei niedrigem Budget und einfachen Anforderungen ist Workable eine Option. Für globale Skalierung eignet sich Workday Recruiting. Deutschsprachiger Mittelstand sollte Perbility mit rexx systems vergleichen.

Gibt es einen Proof-of-Concept? Ob Perbility 30-Tage-Trials oder begrenzte PoCs für strategische Deals anbietet, ist nicht öffentlich bekannt. Direkte Klärung mit Perbility-Sales wird empfohlen. Zur Vorbereitung sollten Use-Cases definiert, Erwartungen geklärt und eine kleine User-Gruppe für Tests eingeplant werden.

Ist die Lösung zukunftssicher? Positive Signale sind agile Entwicklung, monatliche Updates, Microservices-Architektur und geplante KI-Features. Der Anbieter zeigt Stabilität mit 50 Mitarbeitern, acht Jahren Marktpräsenz und 85 Prozent Renewal-Rate. Als kleinerer Player im Vergleich zu Greenhouse oder Workday besteht gewisse Abhängigkeit vom Wachstum. Die Prognose zeigt niedriges bis mittleres Risiko für strategische Investitionen im 3- bis 5-Jahres-Horizont.

Kann Perbility den Datenaustausch mit unserem Website-Portal handhaben? Teilweise. Perbility bietet einen integrierten Karriereseiten-Builder mit eigenem Portal. Alternativ können Stellenanzeigen per Embedding oder iFrame in bestehende Websites integriert werden. API-Zugang ermöglicht Custom-Development. Optimal für neue Karriereseiten oder vollständige Perbility-Verwaltung.