Patientenkommunikation & Terminmanagement: Automatisierte Terminerinnerungen über SMS, E-Mail und WhatsApp mit nachweisbarer Reduktion von Patientenausfällen um bis zu 35 Prozent. Online-Terminbuchung rund um die Uhr mit direkter Synchronisation in den Praxiskalender, sodass Patienten selbstständig verfügbare Zeitfenster wählen können. Intelligentes Anruf-Pop-up (CTI) zeigt beim eingehenden Anruf automatisch die vollständige Patientenhistorie am Bildschirm. TeleDent-Videosprechstunde ermöglicht Fernberatungen direkt aus dem Patientenprofil heraus ohne externe Programme.
Praxisverwaltung & Organisation: Multistandort-Ressourcenplanung koordiniert Behandlungszimmer, Geräte und Personal über mehrere Standorte mit Echtzeit-Übersicht zur Vermeidung von Doppelbelegungen. Personal-Schichtplanung verwaltet Dienste und Urlaubszeiten automatisiert mit Benachrichtigungen bei Abwesenheiten. Echtzeit-Dashboard visualisiert Auslastungskennzahlen, No-Show-Raten und Recall-Quoten für datenbasierte Steuerungsentscheidungen.
Digitale Patientenakte & Dokumentation: Digitale Anamnesebögen mit E-Signatur-Funktion, die Patienten vor oder beim Termin ausfüllen, wobei Daten automatisch in das System übertragen werden. DMS-Integration mit nahtloser Anbindung an Charly, Dentisoft und Dampsoft für zentrales Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle.
Wirtschaftliche Steuerung: Abrechnungsschnittstelle mit automatischem Export zu GOZ/GOÄ und KZV-konformen Abrechnungsprogrammen. Inventar-Management trackt Materialverbrauch und generiert automatische Bestellvorschläge zur Vermeidung von Engpässen. Recall-Management sendet automatisierte Erinnerungen für Kontrolltermine über verschiedene Kommunikationskanäle.
Technische Basis: Mobile Staff-App ermöglicht Zugriff auf Termine und Patientendaten vom Behandlungszimmer oder unterwegs. Offene REST-API und Webhooks für flexible Anbindung weiterer Systeme wie Labor-Portale nach individuellen Anforderungen.
Native TeleDent-Integration unterscheidet ZweiAcht fundamental von Wettbewerbslösungen. Die Videokonsultation ist direkt in das Patientenprofil eingebettet, sodass Behandler mit einem Klick die Sprechstunde starten, währenddessen auf die vollständige Patientenakte zugreifen und unmittelbar Online-Rezepte oder Überweisungen ausstellen können. Andere Anbieter setzen lediglich externe Video-Links ein, die umständliche Medienbrüche verursachen und keine parallele Akteneinsicht ermöglichen.
ISO 27001-zertifizierte Sicherheitsarchitektur hebt ZweiAcht von Anbietern ab, die ausschließlich DSGVO-Konformität versprechen. Das gesamte System – nicht nur das Rechenzentrum – durchläuft regelmäßige externe Audits nach diesem international anerkannten Sicherheitsstandard. Patientendaten werden ausschließlich auf deutschen AWS-Servern in Frankfurt gehostet, was das Haftungsrisiko für Praxisinhaber erheblich minimiert und bei datensensiblen Patienten Vertrauen schafft.
Multi-Channel-Kommunikationsorchester koordiniert SMS, E-Mail und WhatsApp nicht als isolierte Einzeltools, sondern als intelligent abgestimmten Mix. Das System analysiert, welcher Kanal bei welchem Patienten die höchste Antwortrate erzielt, und passt die Kommunikationsstrategie entsprechend an. Diese Orchestrierung trägt zur dokumentierten No-Show-Reduktion von 35 Prozent in Pilotpraxen bei, während Wettbewerber meist nur einzelne Kommunikationskanäle ohne übergreifende Optimierung anbieten.
API-First-Architektur mit öffentlicher Entwicklerdokumentation ermöglicht Integrationen, die bei proprietären Systemen undenkbar wären. Die vollständig dokumentierten REST-APIs folgen dem Swagger/OpenAPI-Standard und erlauben Praxen theoretisch die Anbindung nahezu jedes Drittsystems, ohne vom Goodwill des Herstellers abhängig zu sein. Legacy-Systeme im Dentalbereich bieten hingegen oft nur kostenpflichtige, eingeschränkte Schnittstellen.
Einschränkungen: ZweiAcht ersetzt kein Praxisverwaltungssystem für die zahnärztliche Kernarbeit. Ein integriertes Zahnstatus-Chart fehlt ebenso wie native Bildgebungs- oder DVT-Integration. Die Software ist als intelligente Ergänzung konzipiert, die Kommunikation, Terminmanagement und Organisation modernisiert, während für Befundung und zahnmedizinische Dokumentation weiterhin das bestehende PVS genutzt wird.
Digitalaffine Einzelpraxen mit 1-3 Behandlern profitieren besonders, wenn sie Verwaltungsabläufe modernisieren möchten, ohne ihr bewährtes PVS komplett auszutauschen. Typischerweise kämpfen diese Praxen mit hohen No-Show-Raten und einem kleinen Team, das durch permanente Telefonanrufe für Terminbestätigungen belastet wird. ZweiAcht gibt solchen Praxen moderne Kommunikationstools an die Hand, ohne dass IT-Expertenwissen erforderlich ist. Die monatlichen Lizenzkosten sind für diese Größenordnung gut kalkulierbar.
Wachsende Gruppenpraxen mit 4-10 Behandlungszimmern finden in ZweiAcht eine Lösung für ihre Koordinationsherausforderungen. Mehrere Behandler und Assistenzen müssen abgestimmt werden, Doppelbelegungen von Räumen oder Spezialgeräten kosten Nerven und Behandlungskapazität. Die Echtzeit-Ressourcenplanung und das Analytics-Dashboard zeigen solchen Praxen genau, wo noch Optimierungspotenzial in der Auslastung liegt. Die Investition rechnet sich hier typischerweise innerhalb des ersten Jahres durch bessere Kapazitätsnutzung.
MVZ und Klinikverbünde mit 10 oder mehr Standorten benötigen mandantenfähige Lösungen mit zentralem Controlling über alle Einrichtungen hinweg. Die offene API-Architektur ermöglicht individuelle Anbindungen an komplexe, gewachsene IT-Landschaften mit spezialisierten Systemen. Für diese Organisationen ist die ISO 27001-Zertifizierung nicht verhandelbar, da sie erhebliche Compliance-Anforderungen erfüllen müssen. Die höhere Investition wird durch zentralisierte Prozesse und einheitliche Standards über alle Standorte hinweg gerechtfertigt.
Zukunftsorientierte Praxisleitungen mit strategischem Digitalisierungsansatz wählen ZweiAcht, wenn sie den Ausbau von Telemedizin-Angeboten planen. Kurzberatungen, Kontrollgespräche und Patientenbindung über Self-Service-Optionen wie Online-Buchung sind für diese Gruppe strategische Instrumente zur Differenzierung im Wettbewerb. Die native TeleDent-Integration und moderne Patientenkommunikation passen zu einem Praxiskonzept, das aktiv digitale Services als Mehrwert positioniert.
Entscheidende Auswahlkriterien:
ZweiAcht ist als ergänzender Kommunikations- und Organisations-Layer konzipiert, der bestehende Praxisverwaltungssysteme nicht ersetzt, sondern gezielt erweitert. Die Software übernimmt Bereiche, in denen traditionelle PVS-Lösungen Schwächen zeigen: Patientenkommunikation über moderne Kanäle, Online-Terminbuchung mit Echtzeit-Synchronisation und integrierte Telemedizin. Diese bewusste Fokussierung ermöglicht Tiefe in der Funktionalität dieser Bereiche, statt oberflächliche Vollständigkeit anzustreben.
Technologische Zukunftssicherheit prägt die Architektur durch Microservices auf AWS-Infrastruktur und konsequente API-First-Entwicklung. Diese Basis garantiert, dass Praxen auch in fünf Jahren noch flexibel neue Technologien integrieren können – sei es KI-gestützte Patientenkommunikation, weitere Messaging-Kanäle oder zukünftige Schnittstellen zur Telematikinfrastruktur. Die offene Architektur verhindert den klassischen Vendor-Lock-in vieler Legacy-Systeme im Dentalbereich.
Praxisnahe Funktionsentwicklung zeigt sich in quartalsweisen Updates, die auf echtem Anwenderfeedback basieren. Das Feature-Voting-Portal gibt Anwendern direkten Einfluss auf die Produktentwicklung – Praxen agieren nicht als Bittsteller, sondern als Mitgestalter der Roadmap. Diese agile Entwicklungskultur mit Einbindung von Pilotpraxen sorgt dafür, dass neue Funktionen tatsächliche Praxisprobleme lösen, statt theoretische Vollständigkeit zu verfolgen.
Die ZweiAcht GmbH mit Sitz in Berlin ist ein 2018 gegründeter, spezialisierter Anbieter für Healthcare-Digitalisierung mit etwa 30 Mitarbeitern. Die bewusste Fokussierung auf einen Nischenbereich unterscheidet das Unternehmen von breit aufgestellten Software-Konzernen. Diese Spezialisierung bedeutet einerseits schnelle Entscheidungswege und echte Branchenexpertise, andererseits eine gewisse Abhängigkeit von der Unternehmensentwicklung im Vergleich zu etablierten Großanbietern.
Seriöse Compliance-Orientierung zeigt sich in der ISO 27001-Zertifizierung des Gesamtsystems – nicht nur des Rechenzentrums – und konsequentem Hosting ausschließlich auf deutschen Servern. Diese Maßnahmen sind extern auditierte Fakten, keine Marketing-Versprechen. Die Kundenbindungsrate von 92 Prozent nach zwölf Monaten deutet auf Substanz in der Leistungserbringung hin und unterscheidet sich positiv von Anbietern mit hoher Kundenabwanderung nach der Onboarding-Phase.
Browserbasierte Cloud-Lösung auf AWS-Infrastruktur bildet die technische Grundlage, wobei Kubernetes-Orchestrierung automatische Skalierung bei Lastspitzen ermöglicht. Zero-Trust-Sicherheitsarchitektur mit AES-256-Verschlüsselung für Daten im Transit und im Ruhezustand entspricht Enterprise-Standards. Die konsequente Cloud-Ausrichtung bedeutet allerdings auch: Bei Internetausfall steht die Software nicht zur Verfügung, da keine Offline-Funktion existiert.
Offene REST-API mit Swagger/OpenAPI-Dokumentation und HL7-FHIR-Unterstützung ermöglichen theoretisch die Anbindung nahezu jedes Systems. Die öffentlich verfügbare API-Dokumentation erlaubt eigenen IT-Dienstleistern oder internen Entwicklern die Implementation individueller Schnittstellen, ohne Freigaben oder kostenpflichtige Sonderentwicklungen vom Hersteller zu benötigen. Die praktische Integrationsqualität hängt allerdings auch vom jeweiligen PVS-Anbieter ab – einige verlangen Extragebühren für Datenschnittstellen.
Breite Kompatibilität besteht zu gängigen Telefonanlagen über SIP/CTI-Protokolle, etablierten DMS-Systemen und Abrechnungssoftware im deutschen Dentalbereich. Die Integration mit Charly, Dentisoft und Dampsoft ist produktiv im Einsatz. Exotische Spezialsysteme oder sehr alte Installationen können Kompatibilitätsprobleme verursachen. Die mobile Staff-App unterstützt iOS und Android ab den jeweils aktuellen drei Versionen.
Basis-Lizenzmodell: Die Preisstruktur folgt einem nutzerbasiertem Modell mit drei Editionen. Professional Edition: 49 Euro pro Nutzer und Monat für Einzelpraxen mit Kernfunktionen wie Terminmanagement und automatisierte Erinnerungen. Enterprise Edition: 89 Euro pro Nutzer und Monat für Gruppenpraxen mit erweiterten Features wie Multistandort-Verwaltung und Analytics-Dashboard. MVZ Edition: 119 Euro pro Nutzer und Monat für große Verbünde mit mandantenfähiger Architektur und dediziertem Support. Alle Preise verstehen sich bei jährlicher Zahlung; monatliche Abrechnung erhöht die Kosten um 15 Prozent.
Einmalige Setup-Kosten: Implementierung und Datenmigration beginnen ab 999 Euro für Einzelpraxen mit Standardkonfiguration. Gruppenpraxen mit komplexeren Anforderungen sollten mit 2.500 bis 5.000 Euro rechnen, MVZ mit individueller Anbindung mehrerer Systeme liegen typischerweise zwischen 8.000 und 15.000 Euro. Diese Kosten umfassen Systemkonfiguration, initiale Datenmigration und zwei halbtägige Schulungstermine vor Ort oder remote.
Variable Kommunikationskosten: SMS-Versand kostet 0,07 Euro pro Nachricht, E-Mails sind im Basispreis enthalten, WhatsApp-Business-Nachrichten schlagen mit 0,05 Euro zu Buche. Eine durchschnittliche Praxis mit 500 Terminerinnerungen monatlich – davon 60 Prozent SMS, 40 Prozent E-Mail – sollte mit zusätzlich etwa 420 Euro jährlich für Kommunikation rechnen. Praxen mit intensiver SMS-Nutzung erreichen schnell 800 bis 1.200 Euro zusätzlich pro Jahr.
Realistische Gesamtkostenbetrachtung: Für eine Gruppenpraxis mit fünf Nutzern entstehen über drei Jahre kalkulierbare Kosten: Lizenzgebühren (Enterprise) circa 16.000 Euro, Setup einmalig 3.000 Euro, SMS-Guthaben geschätzt 1.800 Euro, optionale externe Beratung für Change Management 2.000 Euro – insgesamt etwa 22.800 Euro. Der angegebene Return on Investment innerhalb von sechs bis acht Monaten erscheint plausibel, wenn tatsächlich messbare No-Show-Reduktion und Zeitersparnis beim Personal eintreten. Diese Rechnung setzt allerdings voraus, dass die Praxis zuvor echte Probleme in diesen Bereichen hatte.
Implementierungsdauer und Projektphasen: Die realistische Implementierung erstreckt sich über vier bis acht Wochen, abhängig von Praxisgröße und Komplexität der Systemlandschaft. Woche eins bis zwei umfasst Systemkonfiguration und Datenmapping, Woche drei bis vier beinhaltet Testbetrieb mit ausgewählten Mitarbeitern, Woche fünf bis acht deckt den Parallelbetrieb und die vollständige Umstellung ab. Der Aufwand liegt weniger in der Software-Installation als im sorgfältigen Datenmapping und der gründlichen Teamschulung. Praxisleitungen sollten 0,2 Vollzeitäquivalent für Projektleitung einplanen.
Datenqualität als Erfolgsfaktor: Die Migration verläuft deutlich reibungsloser, wenn Patientenstammdaten im aktuellen System gepflegt und konsistent sind. Probleme entstehen typischerweise durch inkonsistente Telefonnummern-Formate, veraltete Kontaktdaten oder fehlende E-Mail-Adressen. ZweiAcht bietet Datenbereinigungstools, die offensichtliche Fehler identifizieren, aber grundlegendes Chaos im Altsystem überträgt sich zwangsläufig ins Neusystem. Die Migration sollte als Anlass für eine systematische Datenbereinigung genutzt werden, was zusätzlich ein bis zwei Wochen Zeit beansprucht.
Change Management als kritischer Pfad: Die größte Implementierungshürde sind oft nicht technische Probleme, sondern Widerstände im Team gegen veränderte Arbeitsabläufe. Erfolgreiche Umstellungen beginnen mit transparenter Kommunikation des Mehrwerts für jeden einzelnen Mitarbeiter – nicht nur für die Praxisleitung. Konkret: Front-Office-Mitarbeiter müssen verstehen, dass automatisierte Terminerinnerungen ihnen repetitive Telefonanrufe ersparen. Empfehlenswert sind Pilotphasen mit Funktionen, die schnelle Erfolgserlebnisse schaffen, etwa die Anruf-Pop-up-Funktion. Mindestens vier Schulungsstunden pro Mitarbeiter sollten eingeplant werden.
Vorteile:
Herausforderungen:
Nein, und das entspricht auch nicht der Produktausrichtung. ZweiAcht ersetzt bewusst nicht die zahnmedizinischen Kernfunktionen eines PVS wie Befundung, Zahnstatus-Chart oder Bildgebungs-Integration. Praxen benötigen weiterhin Systeme wie Charly, Dentisoft oder vergleichbare Lösungen für die zahnärztliche Dokumentation. ZweiAcht übernimmt gezielt Kommunikation, Terminmanagement und organisatorische Prozesse – Bereiche, in denen traditionelle PVS oft Schwächen zeigen. Die Software funktioniert als intelligente Ergänzung, die mit dem bestehenden PVS über Schnittstellen zusammenarbeitet.
Die Software ist bei Internetausfall nicht nutzbar, da keine Offline-Funktion existiert. ZweiAcht ist als reine Cloud-Lösung konzipiert, alle Funktionen setzen aktive Internetverbindung voraus. Für Praxen in Regionen mit wiederkehrend instabiler Internetverbindung stellt dies ein Ausschlusskriterium dar. Empfehlenswert ist eine redundante Internetanbindung über zwei verschiedene Provider oder zumindest ein LTE-Backup über mobiles Internet. Die AWS-Infrastruktur selbst erreicht Verfügbarkeiten über 99,9 Prozent – Ausfälle liegen also typischerweise beim lokalen Internetzugang, nicht beim Anbieter.
Die ISO 27001-Zertifizierung des Gesamtsystems bedeutet, dass externe Auditoren regelmäßig umfassende Sicherheitskontrollen durchführen – weit über DSGVO-Konformität hinaus. Patientendaten liegen ausschließlich auf deutschen AWS-Servern in Frankfurt, unterliegen deutschem Datenschutzrecht und sind durch AES-256-Verschlüsselung geschützt. Regelmäßige Penetrationstests durch unabhängige Sicherheitsfirmen identifizieren potenzielle Schwachstellen proaktiv. Objektiv betrachtet erfüllt ZweiAcht höhere Sicherheitsstandards als die meisten selbstgehosteten Lösungen in Praxen, die selten über dedizierte IT-Sicherheitsexpertise, regelmäßige Updates und professionelle Backup-Strategien verfügen. Das Risiko liegt weniger in der Cloud-Technologie als in der Implementierungsqualität – hier punktet ZweiAcht durch zertifizierte Prozesse.
Diese Information sollte vor einer Kaufentscheidung direkt beim Anbieter verifiziert werden, da die offizielle KBV-Zertifizierung als Videosprechstundenanbieter Voraussetzung für die Abrechenbarkeit über die Kassenärztliche Vereinigung ist. Die TeleDent-Funktion erfüllt technisch die Anforderungen für sichere Videokommunikation im Gesundheitswesen, die formale Zertifizierung als zugelassener Anbieter für vertragsärztliche Videosprechstunden muss jedoch explizit bestätigt werden. Praxen, die Videokonsultationen über KZV abrechnen möchten, sollten diese Zertifizierung schriftlich nachweisen lassen.
Die angegebenen Setup-Kosten ab 999 Euro gelten für Standardkonfigurationen von Einzelpraxen. Die tatsächlichen Kosten hängen von mehreren Faktoren ab: Anzahl der zu migrierenden Patientendatensätze, Komplexität der PVS-Integration, Anzahl der anzubindenden Standorte und Behandlungszimmer sowie gewünschte Custom-Integrationen über die API. Gruppenpraxen sollten realistisch mit 2.500 bis 5.000 Euro rechnen, MVZ mit mehreren Standorten zwischen 8.000 und 15.000 Euro. Empfehlenswert ist ein detailliertes Scoping-Gespräch mit konkreter Bestandsaufnahme Ihrer IT-Landschaft, bevor verbindliche Kostenaussagen getroffen werden. Klären Sie auch, ob Ihr aktueller PVS-Anbieter Extragebühren für Datenexport-Schnittstellen verlangt – diese Kosten entstehen zusätzlich.
Die Integration von TI-Diensten wie elektronischer Patientenakte (ePA), eRezept und KIM-Kommunikation wird zunehmend relevant für Zahnarztpraxen. Konkrete Pläne für TI-Anbindungen sollten direkt beim Anbieter erfragt werden, da sich diese Anforderungen dynamisch entwickeln. Die offene API-Architektur von ZweiAcht bietet grundsätzlich die technische Basis für solche Integrationen, die praktische Umsetzung und der Zeitplan sollten jedoch vor einer Kaufentscheidung geklärt werden, falls TI-Anbindung für Ihre Praxis zeitnah relevant wird.
