Pickware | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Pickware?

Lagerverwaltung & Bestandsführung

• Echtzeit-Lagerbestände – Zentrale Übersicht aller Standorte mit sofortiger Aktualisierung nach jeder Lagerbewegung
• Multi-Warehouse-Verwaltung – Beliebig viele Lagerorte mit dynamischer Lagerplatzverwaltung und Slotting-Optimierung
• Reservierungsmanagement – Automatische Bestandsreservierung bei Bestelleingang verhindert Überverkäufe
• Lagerplatzsteuerung – Strukturierte Verwaltung mit Zonen, Regalen und Fächern für schnellen Zugriff

Mobile Lagerprozesse

• Mobiler Wareneingang – Barcode-Scanning per Smartphone-App für papierlose Erfassung eingehender Ware
• Mobiler Warenausgang – Geführte Kommissionierung mit Scan-Kontrolle direkt auf iOS- und Android-Geräten
• Mobile Inventur – Zyklische und Stichproben-Inventuren durchführen ohne klassische Terminal-Geräte
• Fehlentnahme-Vermeidung – Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit mit sofortiger Warnung bei Abweichungen

Kommissionierung & Versand

• Automatische Picklisten – Optimierte Kommissionierrouten aus Aufträgen mit Prioritätensteuerung generiert
• Packlisten-Generierung – Vollständige Versandunterlagen mit allen erforderlichen Informationen automatisch erstellt
• Versandintegration – Nahtlose Anbindung an DHL, DPD, Hermes und GLS mit Tracking-Synchronisation
• Retouren-Management – Erfassung, Qualitätsprüfung und automatisierte Gutschrifterstellung für Rücksendungen

Bestellwesen & Beschaffung

• Automatische Bestellvorschläge – Intelligente Empfehlungen basierend auf Mindestbeständen, Verkaufsgeschwindigkeit und Lieferzeiten
• Lieferantenverwaltung – Zentrale Stammdaten mit Konditionen, Lead-Times und Kontaktinformationen
• Bestellverfolgung – Transparente Nachverfolgung vom Auslösen bis zum Wareneingang
• Restmengen-Tracking – Überwachung offener Bestellpositionen mit automatischen Erinnerungen

Qualitätssicherung & Compliance

• Chargen- und Seriennummern – Vollständige Rückverfolgbarkeit für produktionssichere Dokumentation und Rückrufmanagement
• Ablaufdatum-Management – Automatische Verwaltung für verderbliche Waren mit Warnungen vor Verfallsdaten
• GoBD-konforme Protokollierung – Revisionssichere Aufzeichnung aller Lagerbewegungen für Handelsbilanz-Anforderungen

Analyse & Reporting

• Dashboard mit KPIs – Lagerumschlag, ABC-Analyse und durchschnittliche Lagerdauer auf einen Blick
• Bestands-Alerts – Automatische Benachrichtigungen bei Unterschreitung kritischer Schwellenwerte
• API-Schnittstellen – RESTful-Zugriff für Anbindung von ERP-Systemen, BI-Tools oder Marktplätzen

🟨 Besonderheiten – Was macht Pickware einzigartig?

Native Shopware-Integration ohne Middleware

Pickware ist kein eigenständiges System, sondern ein natives Plugin direkt im Shopware-Backend. Das bedeutet: Eine Datenbank, keine Synchronisation, null Verzögerung. Während andere Lösungen Minuten oder Stunden benötigen, um Bestände zwischen Shop und Lager abzugleichen, aktualisiert Pickware in Sekunden. Das eliminiert Überverkäufe und Doppelbuchungen praktisch vollständig.

Einschränkung: Diese enge Integration funktioniert ausschließlich mit Shopware 6.4 und höher. Wer andere Shop-Systeme nutzt oder einen Wechsel plant, muss eine komplette Neuimplementierung einkalkulieren.

Hardware-unabhängige Mobile-First-Apps

Statt teurer Industrie-Handscanner für 500 bis 1.500 Euro investieren Unternehmen in Standard-Smartphones oder nutzen die privaten Geräte ihrer Mitarbeiter. Die iOS- und Android-Apps sind für Lagerprozesse optimiert und nutzen die eingebaute Kamera zum Barcode-Scannen. Das spart nicht nur Anschaffungskosten, sondern beschleunigt auch die Einarbeitung dramatisch – Mitarbeiter kennen die Bedienung bereits aus dem Alltag.

Einschränkung: Die Apps benötigen stabile WLAN-Verbindung im Lager. Offline-Funktionalität ist derzeit begrenzt, was bei Netzwerkausfällen zu Prozessunterbrechungen führen kann.

Modularer Ökosystem-Ansatz mit Zukunftssicherheit

Pickware wächst mit dem Unternehmen. Start mit dem ERP-Basismodul für Lagerwirtschaft, später Erweiterung um Shipping-Integration, POS für Filialen oder B2B-Suite – alles ohne System-Wechsel. Die vollständige Integration in die Shopware AG seit 2021 garantiert langfristige Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung im Zwei-Wochen-Rhythmus statt jährlicher Major-Releases.

Einschränkung: Diese Modularität besteht nur innerhalb des Shopware-Ökosystems. Für komplexe Fertigungsprozesse, umfassende Finanzbuchhaltung oder branchen-spezifische MRP-II-Anforderungen bleibt Pickware unvollständig.

Agile Community-getriebene Entwicklung

Mit über 90 Prozent Verlängerungsrate und 4,6 von 5 Sternen auf Trustpilot zeigt sich die hohe Nutzerzufriedenheit. Kundenfeedback fließt direkt in die Roadmap ein – neue Features entstehen aus realen Praxisanforderungen, nicht aus Theorie. Das 30-köpfige Spezialistenteam konzentriert sich ausschließlich auf E-Commerce-Logistik.

Einschränkung: Der Fokus auf E-Commerce bedeutet gleichzeitig Verzicht auf Industriefunktionen. Großkonzerne mit ERP-Integration oder internationale Konzerne mit komplexen Multi-Currency-Anforderungen stoßen an Grenzen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Pickware besonders?

Ideale Zielgruppen

KMU E-Commerce-Händler mit 100-500 Bestellungen täglich profitieren am stärksten von Pickware. Diese Unternehmen haben das Papier-Chaos hinter sich gelassen, benötigen aber noch kein SAP-Budget. Mit 5 bis 200 Mitarbeitenden und 1 bis 5 Lagerstandorten treffen sie den Sweet-Spot zwischen Komplexität und Nutzen. Die Implementierung amortisiert sich binnen 6 bis 18 Monaten durch reduzierte Fehlerquoten und schnellere Picking-Prozesse.

Omnichannel-Einzelhändler mit physischen Stores und Online-Shop finden in Pickware die perfekte Brücke zwischen beiden Welten. Zentrales Inventory-Management verhindert Bestandsdifferenzen, während die optionale POS-Erweiterung Kasse und Lager vereint. Besonders wachstumsstarke Retailer profitieren vom modularen Ausbau ohne System-Wechsel – heute Online-Lager, morgen Filial-Integration, übermorgen Click-&-Collect.

B2B-Großhändler mit vielen SKUs und komplexem Bestellwesen schätzen die automatisierten Bestellvorschläge und das umfassende Lieferanten-Management. Wenn Hunderte oder Tausende Artikel verwaltet werden und Nachbestellungen kritisch für die Lieferfähigkeit sind, spart Pickware täglich Stunden manueller Arbeit. Die Lead-Time-Berücksichtigung und Restmengen-Verfolgung verhindern Produktionsausfälle.

Nischenhändler in regulierten Branchen wie Lebensmittel, Pharma oder Elektronik benötigen lückenlose Rückverfolgbarkeit. Pickwares Chargen-, Seriennummern- und Ablaufdatum-Management erfüllt gesetzliche Anforderungen und ermöglicht bei Rückrufen präzise Identifikation betroffener Lieferungen. Die GoBD-konforme Protokollierung dokumentiert jeden Schritt revisionssicher.

Ungeeignet für bestimmte Unternehmenstypen

Großkonzerne mit über 500 Mitarbeitenden und konzernweiter Finanzbuchhaltung benötigen vollintegrierte ERP-Systeme wie SAP oder Oracle. Industriebetriebe mit Fertigungsplanung, Stücklistenauflösung oder MRP-II-Funktionen finden in Pickware keine Lösung. Unternehmen außerhalb des Shopware-Ökosystems – etwa mit JTL, plentymarkets oder Odoo – müssen alternative Warenwirtschaftssysteme evaluieren.

Wichtige Auswahlkriterien

Shopware-Umgebung als technische Voraussetzung: Ohne Shopware 6.4 oder höher ist Pickware keine Option. Diese Abhängigkeit sollte bewusste Entscheidung sein, nicht später entdecktes Hindernis.

Lagerumfang und Komplexität realistisch einschätzen: Bis etwa 50.000 SKUs und 3 bis 5 Lagerorte funktioniert Pickware hervorragend. Darüber hinaus empfiehlt sich Performance-Testing mit realen Datenvolumen. Bei über 10.000 Bestellungen pro Tag sollten Skalierungsfragen im Vorfeld geklärt werden.

Mobile versus Desktop-Affinität der Mitarbeiter: Moderne, app-affine Teams arbeiten sofort produktiv. Klassische Lagerteams mit Papier- oder Desktop-Gewohnheit benötigen intensivere Change-Management-Begleitung. Die intuitive Bedienung hilft, aber Akzeptanz entscheidet über den Projekterfolg.

Zeitfenster für Implementierung: Wenn der Go-Live in 4 bis 8 Wochen erfolgen muss, spielt Pickware seine Stärken aus. Projekte mit 6 bis 12 Monaten Vorlauf erlauben auch komplexere WMS-Alternativen. Die schnelle Einsatzbereitschaft ist echter Wettbewerbsvorteil bei eiligen Wachstumsphasen.

Details zur Warenwirtschaftsoftware

Pickware positioniert sich als spezialisierte Lagerwirtschaftslösung, die direkt aus dem Shopware-Backend heraus gesteuert wird. Anders als klassische Warehouse-Management-Systeme existiert keine separate Software-Installation. Admins verwalten Lagerbestände, Bestellungen und Inventuren in derselben Oberfläche wie Produktkataloge und Kundenaufträge. Diese tiefe Integration eliminiert Synchronisationsprobleme vollständig – was im Shop verkauft wird, reduziert sofort den Lagerbestand.

Die eigentliche Lagerarbeit findet auf mobilen Endgeräten statt. Speziell entwickelte Android- und iOS-Apps optimieren Wareneingang, Kommissionierung, Inventur und Retouren für Touch-Bedienung und Smartphone-Kameras. Mitarbeiter scannen Barcodes mit dem eingebauten Kamerasensor statt mit teuren Handscannern. Die Benutzerführung ist intuitiv gestaltet – selbst ungelernte Aushilfen arbeiten nach kurzer Einweisung produktiv.

Skalierbarkeit und Leistungsgrenzen

Für Online-Händler mit 100 bis 500 Bestellungen täglich und 1 bis 5 Lagerstandorten ist Pickware ideal dimensioniert. Die Performance bleibt stabil bis etwa 50.000 einzelne Artikelvarianten (SKUs). Tests mit höheren Volumina sind projektspezifisch notwendig, da Datenbankgröße, Serverleistung und Prozess-Komplexität die Geschwindigkeit beeinflussen. Shops mit über 200.000 SKUs oder mehr als 10.000 Bestellungen pro Tag sollten Alternativen wie spezialisierte WMS-Systeme oder Enterprise-ERPs evaluieren.

Die Multi-Warehouse-Funktionalität unterstützt beliebig viele Lagerorte mit differenzierten Lagerplatzstrukturen. Jedes Lager kann eigene Zonen, Regale und Fächer definieren. Die dynamische Slotting-Optimierung schlägt ideale Lagerplätze basierend auf Umschlagsgeschwindigkeit vor. Reservation-Management verhindert Überverkäufe durch automatische Bestandssperrung bei Auftragseingang.

Prozessabdeckung im Detail

Der Wareneingang beginnt mit dem Scannen der Lieferschein-Nummer. Die App zeigt erwartete Positionen aus Bestellungen an, Mitarbeiter erfassen Ist-Mengen per Barcode-Scan oder manuelle Eingabe. Abweichungen werden sofort sichtbar und können mit Bemerkungen dokumentiert werden. Nach Prüfung bucht das System Bestände ein und aktualisiert verfügbare Mengen im Shop in Echtzeit.

Die Kommissionierung erfolgt nach automatisch generierten Picklisten, die Laufwege optimieren. Mitarbeiter folgen der Reihenfolge auf dem Display, scannen Artikel und Mengen. Der Soll-Ist-Vergleich warnt bei Fehlgriffen sofort – falsche Artikel lassen sich nicht abschließen. Nach vollständiger Kommissionierung erfolgt der Packprozess mit Versandetiketten-Druck und Übergabe an Logistikdienstleister.

Retouren werden mobil erfasst, Artikel auf Zustand geprüft und automatisch wieder eingelagert oder ausgebucht. Das System erstellt Gutschriften nach konfigurierbaren Regeln und informiert Kunden über Bearbeitungsstand. Die Historie jeder Bewegung bleibt nachvollziehbar.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Pickware GmbH wurde 2014 als unabhängiges Software-Unternehmen gegründet und entwickelte von Anfang an Lagerwirtschaftslösungen für Shopware. Diese enge Partnerschaft mündete 2021 in der vollständigen Integration in die Shopware AG. Seitdem ist Pickware keine externe Lösung mehr, sondern strategischer Bestandteil des Shopware-Ökosystems – vergleichbar mit Shopware POS oder der B2B-Suite.

Das etwa 30-köpfige Team konzentriert sich ausschließlich auf E-Commerce-Logistik und Omnichannel-Prozesse. Diese Spezialisierung unterscheidet Pickware von Generalisten wie SAP Business One oder Odoo, die breite Branchen abdecken. Die Unternehmensstabilität ist außergewöhnlich hoch – als Teil der börsennotierten Shopware AG mit über 1.000 Mitarbeitenden existiert keine typische Startup-Unsicherheit.

Entwicklungsgeschwindigkeit und Community

Der Entwicklungszyklus folgt agilen Prinzipien mit Releases alle zwei Wochen für Bugfixes und kleinere Features. Major-Updates mit neuen Funktionen erscheinen alle 2 bis 3 Monate. Diese Frequenz ermöglicht schnelle Reaktion auf Kundenfeedback – Feature-Requests aus der Community fließen direkt in die Roadmap ein statt in jahrelangen Warteschlangen zu verschwinden.

Mit über 90 Prozent Verlängerungsrate bei Lizenzen und durchschnittlich 4,6 von 5 Sternen auf Trustpilot (basierend auf über 350 Bewertungen) zeigt sich hohe Kundenzufriedenheit. Nutzer heben besonders die intuitive Bedienung, schnelle Implementierung und kompetenten Support hervor. Kritik bezieht sich meist auf fehlende Spezialfunktionen für Nischenbranchen – ein direktes Resultat der E-Commerce-Fokussierung.

Strategische Ausrichtung und Zukunft

Pickwares Produktstrategie konzentriert sich auf drei Säulen: E-Commerce-Händler mit Online-Shops, Omnichannel-Retailer mit Filialen und Online-Präsenz sowie B2B-Großhändler mit komplexem Beschaffungswesen. Industriebetriebe, Fertigungsunternehmen oder Dienstleister gehören explizit nicht zur Zielgruppe. Diese klare Abgrenzung verhindert Feature-Wildwuchs und erhält die Bedienbarkeit.

Die Roadmap priorisiert aktuell erweiterte Analytics, verbesserte Marktplatz-Integrationen und internationale Features. Multi-Currency-Funktionalität wird ausgebaut, bleibt aber auf E-Commerce-typische Anforderungen fokussiert. Fertigungsplanung, umfassende Finanzbuchhaltung oder ERP-Funktionen außerhalb der Lagerwirtschaft sind nicht geplant – dafür existieren Partner-Integrationen.

Technische Details & Integration

Pickware basiert vollständig auf dem Shopware-6-Framework und nutzt dessen technische Infrastruktur. Voraussetzung ist Shopware 6.4 oder höher, aktuelle Installationen sind vollständig kompatibel. Der Tech-Stack umfasst PHP 8.0 oder höher, das Symfony-Framework und MySQL 5.7 oder neuere Versionen. Diese Standard-Technologien ermöglichen problemlosen Betrieb auf allen gängigen Hosting-Plattformen.

Die Mobile Apps sind nativ entwickelt – entweder in Kotlin für Android und Swift für iOS oder per Cross-Platform-Framework mit nativer Performance. Die Kommunikation zwischen App und Shopware erfolgt über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen mittels der Shopware Admin API. Diese RESTful-Schnittstelle erlaubt auch Drittanwendungen den Zugriff auf Lagerdaten, etwa für Business-Intelligence-Tools, externe ERP-Systeme oder Marktplatz-Integrationen.

Sicherheit und rechtliche Konformität

Datenschutzrechtlich entstehen keine zusätzlichen Risiken, da alle Informationen innerhalb der bestehenden Shopware-Datenbank verbleiben. DSGVO-Konformität hängt von der korrekten Shopware-Konfiguration ab, nicht von Pickware spezifisch. Die verschlüsselte Datenübertragung zwischen Mobile Apps und Backend entspricht aktuellen Security-Standards.

Für das deutsche Handelsrecht relevant ist die GoBD-Konformität. Pickware protokolliert alle Lagerbewegungen revisionssicher mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Bewegungsgrund. Diese Aufzeichnungen sind nachträglich nicht veränderbar und erfüllen damit Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung. Unabhängige Audit-Reports liegen nicht öffentlich vor – die Prüfung obliegt dem jeweiligen Wirtschaftsprüfer im Kundenprojekt.

Chargen- und Seriennummernverwaltung ermöglicht vollständige Rückverfolgbarkeit für regulierte Branchen. Bei Produktrückrufen können betroffene Lieferungen präzise identifiziert und Kunden gezielt informiert werden. Das Ablaufdatum-Management warnt automatisch vor Verfallsdaten verderblicher Waren.

Schnittstellen und externe Systeme

Die Versandintegration verbindet Pickware direkt mit Logistikdienstleistern DHL, DPD, Hermes und GLS. Nach Kommissionierung werden Versandlabels automatisch generiert, Tracking-Nummern an Kunden übermittelt und Sendungsverfolgung synchronisiert. Diese native Integration spart manuelle Dateneingabe in externe Versandsoftware.

Marktplatz-Anbindungen für eBay, Amazon und Kaufland ermöglichen zentrales Bestandsmanagement. Verkäufe auf diesen Plattformen reduzieren automatisch Shopware-Lagerbestände, Aufträge werden ins zentrale System importiert. Diese Multichannel-Funktionalität verhindert Überverkäufe bei gleichzeitiger Listung auf mehreren Vertriebskanälen.

EDI-Funktionalität ist begrenzt – vollständige EDIFACT- oder VDA-Standards sind nicht nativ implementiert. Lieferantendaten lassen sich per CSV-Import oder API-Integration einpflegen. Für großvolumige EDI-Anforderungen mit automatisiertem Datenaustausch sind Agentur-Entwicklungen notwendig. Die offene API-Architektur erlaubt prinzipiell jede Custom-Integration, erfordert aber Entwicklungs-Know-how.

Anbindungen an externe Finanzbuchhaltung wie DATEV oder sevDesk erfolgen über Drittanbieter-Plugins oder API-Entwicklung. Pickware selbst deckt Lagerwirtschaft und Bestellwesen ab, nicht aber Buchhaltung, Steuern oder Lohnabrechnung.

Kosten & Preismodell

Pickware nutzt transparente Monatslizenzierung mit klar definierten Modulpreisen. Das Kernmodul Pickware ERP kostet etwa 89 Euro monatlich und umfasst vollständige Lagerwirtschaft, Bestellwesen und mobile Apps. Die Versandintegration Pickware Shipping schlägt mit rund 59 Euro monatlich zu Buche. Für Filialisten kommt Pickware POS mit etwa 99 Euro pro Monat hinzu. Diese Preise verstehen sich als Richtwerte – Volumen-Staffelungen für sehr große Shops werden individuell verhandelt.

Zusätzlich zu Lizenzen fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr ab 499 Euro an. Diese deckt Basis-Konfiguration, initialen Datenimport und technische Installation ab. Bei komplexeren Anforderungen mit mehreren Lagern, umfangreichen Stammdaten oder spezifischen Prozessanpassungen steigen Implementierungskosten auf 1.500 bis 10.000 Euro. Die große Spanne reflektiert Unterschiede zwischen Standard-Rollout und maßgeschneiderter Integration.

Gesamtbetriebskosten über drei Jahre

Eine realistische TCO-Betrachtung für ein mittelgroßes E-Commerce-Unternehmen umfasst mehrere Kostenpunkte. Softwarelizenzen für Pickware ERP über drei Jahre summieren sich auf etwa 3.200 Euro (89 Euro × 12 Monate × 3 Jahre). Hardware für Smartphones, WLAN-Infrastruktur und Etikettendrucker kostet je nach Lagergröße 500 bis 5.000 Euro einmalig.

Implementierung und Schulung schlagen mit 1.500 bis 10.000 Euro zu Buche, abhängig von Komplexität und Agentur-Unterstützung. Laufender Support und Maintenance kosten 500 bis 2.000 Euro jährlich. Shopware-Hosting als Basis-Infrastruktur verursacht 50 bis 500 Euro monatlich, abhängig von Edition und Provider. Über drei Jahre ergeben sich Gesamtkosten zwischen 15.000 und 40.000 Euro – deutlich unter klassischen WMS-Implementierungen.

Messbare Einsparungen und ROI

Typische Effizienzgewinne zeigen sich in mehreren Bereichen. Fehlbuchungen durch manuelle Prozesse reduzieren sich um etwa 80 Prozent dank Barcode-Scanning und Soll-Ist-Vergleich. Picking-Zeiten verkürzen sich um durchschnittlich 50 Prozent durch optimierte Laufwege und mobile Führung. Inventurdauer sinkt um 60 bis 70 Prozent bei zyklischen Zählungen mit mobilen Apps.

Diese Effizienzsteigerungen führen zu messbaren Kosteneinsparungen. Bei einem mittelgroßen Lager mit 3 Vollzeit-Mitarbeitern entsprechen 50 Prozent Zeitersparnis etwa 1,5 Arbeitsjahren oder 60.000 bis 75.000 Euro jährlich. Die Amortisation der Gesamtinvestition erfolgt typischerweise nach 6 bis 18 Monaten. Der Break-Even-Punkt wird meist nach 3 bis 4 Monaten erreicht, wenn laufende Zeitersparnis die monatlichen Lizenzkosten übersteigt.

Indirekte Einsparungen durch reduzierte Fehlerkosten sind schwerer quantifizierbar, aber real. Weniger Fehllieferungen bedeuten weniger Retouren, Kulanzkosten und Kundenbeschwerden. Verbesserte Bestandsgenauigkeit reduziert Kapitalbindung in Sicherheitsbeständen und Notfallbestellungen.

Migration & Umstieg

Die Implementierungsdauer überrascht viele Interessenten positiv. Standard-Projekte mit sauberen Stammdaten und klaren Prozessen sind in 1 bis 4 Wochen produktiv. Größere Rollouts mit mehreren Lagern, komplexen Workflows oder umfangreicher Datenmigration benötigen 4 bis 12 Wochen. Der entscheidende Zeitfresser ist selten die Software selbst, sondern die Qualität der Ausgangsdaten.

80 Prozent des Implementierungsaufwands entfallen auf Stammdaten-Bereinigung. Artikel ohne korrekte Barcodes, fehlende Lieferanteninformationen, inkonsistente Lagerplatz-Bezeichnungen oder ungenaue Bestandszahlen verlangsamen jedes Projekt dramatisch. Unternehmen mit gepflegten Datenbeständen profitieren von Express-Implementierungen in wenigen Tagen. Die Vorbereitung vor Projektstart entscheidet über Erfolg und Dauer.

Projektteam und Schulungsbedarf

Ein typisches Implementierungsteam besteht aus vier Rollen. Der Projektleiter auf Kundenseite koordiniert intern, trifft Entscheidungen und managt Ressourcen. Ein Shopware-Experte oder spezialisierte Agentur übernimmt technische Konfiguration und Integration. Zwei bis drei Key User aus Lager und Einkauf bringen Prozesswissen ein und werden später zu internen Ansprechpartnern.

Pickware bietet Online-Academy mit Video-Tutorials, regelmäßige Webinare und auf Wunsch Vor-Ort-Schulungen. Die mobile App-Bedienung ist intuitiv genug für Kurzeinweisungen. Lagerpersonal benötigt etwa 1 bis 2 Wochen Training für produktive Arbeit – deutlich kürzer als bei komplexen WMS-Terminals. Admin-Funktionen im Shopware-Backend erfordern tieferes Verständnis, das in 2- bis 3-tägigen Workshops vermittelt wird.

First-Level-Support sollte intern durch geschulte Key User erfolgen. Bei technischen Problemen oder Unklarheiten steht Pickware-Support oder die implementierende Agentur als Backup bereit. Die Supportqualität wird von Nutzern überwiegend positiv bewertet mit schnellen Reaktionszeiten und kompetenten Lösungen.

Change Management als Erfolgsfaktor

Der Wechsel von Papier- oder Excel-Prozessen zu digitalen Mobile Apps trifft auf Widerstände. Langjährige Lagermitarbeiter kennen ihre Routinen und sehen Veränderung als Bedrohung oder zusätzliche Belastung. Dieses Change Management entscheidet oft mehr über Projekterfolg als technische Aspekte.

Erfolgsfaktoren sind klares Management-Commitment, transparente Kommunikation über Vorteile, frühzeitige Einbindung der Betroffenen und Identifikation von internen Champions. Eine Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitern schafft positive Botschafter. Die intuitive App-Bedienung hilft erheblich – im Vergleich zu kryptischen Terminal-Oberflächen sinkt die Lernkurve deutlich.

Intensiver Support in den ersten 24 bis 48 Stunden nach Go-Live ist kritisch. Fragen müssen sofort beantwortet, Probleme umgehend gelöst werden. Diese initiale Phase prägt die langfristige Akzeptanz. Unternehmen sollten für diesen Zeitraum zusätzliche Personalressourcen einplanen.

Vorteile und Herausforderungen

Zentrale Stärken in der Praxis

Die native Shopware-Integration liefert den größten Mehrwert. Absolute Datenkonsistenz zwischen Shop und Lager eliminiert Synchronisationsfehler, Doppelbuchungen und zeitverzögerte Updates. Während konkurrierende Lösungen mit Middleware kämpfen, arbeiten Shop und Lager als ein System. Diese Architektur ist technisch elegant und praktisch hocheffizient.

Effizienzsteigerungen im Lager zeigen sich innerhalb weniger Wochen messbar. Fehlerquoten sinken um 50 bis 80 Prozent durch Barcode-Scanning und automatische Prüfungen. Picking-Geschwindigkeit verdoppelt sich oft durch optimierte Routen und digitale Führung. Diese Verbesserungen sind nicht theoretisch, sondern in Dutzenden Kundenprojekten dokumentiert.

Hardware-Einsparungen durch Smartphone-Nutzung statt Industrie-Scanner summieren sich bei mehreren Geräten auf vierstellige Beträge. Gleichzeitig beschleunigt die vertraute Bedienung die Einarbeitung – Mitarbeiter können ihre Smartphones bereits bedienen. Die Akzeptanz ist entsprechend hoch.

Schnelle Implementierung unterscheidet Pickware von klassischen WMS-Projekten. 2 bis 4 Wochen statt 3 bis 6 Monate bedeuten frühere Produktivität und schnelleren ROI. Für wachsende E-Commerce-Unternehmen mit zeitkritischen Wachstumsphasen ist diese Geschwindigkeit wettbewerbsentscheidend.

Die modulare Erweiterbarkeit ermöglicht organisches Wachstum. Start mit Basis-Lagerwirtschaft, später POS für Filialen, dann B2B-Funktionen – alles ohne System-Wechsel oder Datenmigration. Diese Zukunftssicherheit reduziert langfristige IT-Risiken.

Realistische Einschränkungen

Pickware deckt keine Finanzbuchhaltung ab. Unternehmen benötigen externe Lösungen wie DATEV oder sevDesk für Buchhaltung, Steuern und Jahresabschluss. Die Integration ist über APIs möglich, erfordert aber zusätzlichen Aufwand. Wer vollintegrierte ERP-Systeme mit Finanzmodul sucht, muss Alternativen prüfen.

Multi-Currency-Funktionalität existiert für grundlegende E-Commerce-Anforderungen in Euro, US-Dollar und Britischem Pfund. Komplexe internationale Konzernstrukturen mit Dutzenden Währungen, länderspezifischen Steuersätzen und Transferpreisen überfordern das System. Reporting ist primär auf deutschsprachige Märkte optimiert.

Die Abhängigkeit von Shopware schafft Vendor-Lock-in. Wer später zu anderen Shop-Systemen wie JTL, plentymarkets oder Odoo wechseln will, muss Pickware zurücklassen und neu implementieren. Diese strategische Bindung sollte bewusste Entscheidung sein.

Hochautomatisierte Lager mit Fördertechnik, automatischen Hochregallagern oder komplexem Cross-Docking sind nicht Pickwares Zielgebiet. Ebenso fehlen Funktionen für Fertigungsplanung, Stücklistenauflösung oder MRP-II-Anforderungen. Industriebetriebe mit diesen Anforderungen brauchen spezialisierte WMS oder vollwertige Produktions-ERPs.

Stabile WLAN-Infrastruktur ist essentiell. Schlechte Netzabdeckung im Lager führt zu Prozessunterbrechungen und Frustration. Die Offline-Funktionalität der Apps ist derzeit begrenzt – bei Verbindungsabbrüchen können Mitarbeiter nicht produktiv weiterarbeiten. Diese Investition in robustes WLAN muss eingeplant werden.

Datenmigration von Altsystemen ist aufwendig, wenn Stammdaten unstrukturiert oder fehlerhaft sind. Excel-Listen ohne Barcodes, inkonsistente Artikelbezeichnungen oder ungenaue Bestandszahlen verlängern Projekte erheblich. Dieser Aufwand ist kein Pickware-spezifisches Problem, trifft aber jede Implementierung.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Benötigen wir einen separaten Server für Pickware? Nein, Pickware läuft vollständig innerhalb der bestehenden Shopware-Installation. Die Datenbank ist identisch mit Shopware, es gibt keine separate Infrastruktur. Mobile Apps kommunizieren über die Shopware-API mit dem System.

Welche Hardware brauchen wir konkret im Lager? Mindestausstattung sind beliebige Android-Smartphones oder iOS-Geräte mit Kamerafunktion zum Barcode-Scannen. Optional können dedizierte Barcode-Scanner via Bluetooth verbunden werden. Etikettendrucker für Versandetiketten und stabile WLAN-Infrastruktur sind empfehlenswert. Spezielle Terminal-Geräte sind nicht erforderlich.

Wie lange dauert die Umstellung von unserem aktuellen Lagersystem? Bei gut strukturierten Stammdaten typischerweise 2 bis 4 Wochen. Projekte mit mehreren Lagern, komplexen Prozessen oder umfangreicher Datenmigration benötigen 4 bis 12 Wochen. Der Hauptzeitfresser ist Datenbereinigung, nicht Software-Installation.

Deckt Pickware auch Bestellwesen und Lieferantenverwaltung ab? Ja, automatische Bestellvorschläge basierend auf Mindestbeständen, Lead-Time-Tracking und Lieferantenstammdaten sind integriert. Allerdings keine vollwertige Beschaffungslogistik wie in großen ERPs – für KMU-E-Commerce aber ausreichend.

Was kostet die Lösung im ersten Jahr insgesamt? Pickware ERP kostet etwa 1.070 Euro Lizenzen (89 Euro × 12 Monate), plus 500 bis 2.000 Euro Einrichtung, plus 1.000 bis 5.000 Euro Hardware, plus 500 bis 1.500 Euro Schulung. Gesamtsumme: 3.000 bis 10.000 Euro im ersten Jahr, abhängig von Lagergröße und Komplexität.

Können wir später noch zu einem anderen Shop-System wechseln? Technisch ja – Daten lassen sich exportieren. Pickware selbst funktioniert aber nur mit Shopware. Ein Wechsel zu JTL, plentymarkets oder anderen Systemen erfordert komplette Neuimplementierung der Lagerwirtschaft.

Ist Pickware DSGVO- und GoBD-konform? Ja, vorausgesetzt die Shopware-Installation ist korrekt konfiguriert. Daten bleiben in Deutschland, keine externen Cloud-Dienste. GoBD-konforme Protokollierung aller Lagerbewegungen ist implementiert. Die finale Verantwortung liegt beim Betreiber.

Funktioniert Pickware mit mehreren Lagerstandorten? Ja, Multi-Warehouse ist vollständig unterstützt. Sie können beliebig viele Lager mit eigenen Lagerplatzstrukturen anlegen. Bestandsführung erfolgt standortgetrennt mit zentralem Reporting.

Was passiert bei WLAN-Ausfall im Lager? Die Mobile Apps benötigen Online-Verbindung. Temporärer Offline-Betrieb mit lokalem Caching ist aktuell nicht implementiert. Bei Netzwerkproblemen können Lagerprozesse nicht durchgeführt werden – robuste WLAN-Infrastruktur ist deshalb essentiell.

Bleiben unsere Daten erhalten, wenn wir die Lizenz kündigen? Ja, alle Daten verbleiben in der Shopware-Datenbank. Ohne aktive Pickware-Lizenz können Sie allerdings die erweiterten Lager-Features nicht mehr nutzen. Basis-Shopware-Funktionen bleiben verfügbar.

Unterstützt Pickware EDI-Schnittstellen zu Lieferanten? Nur begrenzt – CSV-Import und API-Integration sind möglich. Vollständige EDIFACT- oder VDA-Standards sind nicht nativ implementiert. Für großvolumige EDI-Anforderungen sind Agentur-Entwicklungen notwendig.

Können wir Pickware selbst intern betreuen oder brauchen wir dauerhaft externe Unterstützung? Nach initialer Schulung können Key User First-Level-Support übernehmen. Für technische Anpassungen, Updates oder komplexe Problemlösungen ist Agentur-Support empfehlenswert, aber nicht zwingend dauerhaft notwendig.