Faktura XP | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Faktura XP?

Lagerverwaltung & Bestand

• Echtzeit-Bestandsführung: Automatische Aktualisierung nach jeder Buchung mit Mindest- und Meldebeständen
• Artikel- & Stammdatenverwaltung: Zentrale Verwaltung von Artikeln, Kunden und Lieferanten mit individuellen Konditionen
• Seriennummern- & Chargenverwaltung: Lückenlose Verfolgung chargengebundener Ware inklusive Verfallsdaten
• Barcode-Scanner-Integration: USB-HID-Scanner ermöglichen schnelle Warenein- und Ausgangsbuchungen

Bestandsoptimierung & Planung

• Automatischer Bestellvorschlag: System generiert Nachbestellungen basierend auf Mindestbestand und Verbrauchsdaten
• Lagerbestandsprüfung: Soll-Ist-Vergleiche mit Inventurlisten für regelmäßige Bestandskontrollen
• Saisonale Anpassungen: Manuelle Steuerungsmöglichkeiten für saisonale Geschäftsmodelle

Auftrags- & Verkaufsabwicklung

• Kompletter Workflow: Durchgängiger Prozess von Angebot über Auftrag bis Rechnung ohne Medienbruch
• Teil- & Nachlieferungen: Flexible Auftragsbearbeitung mit Rückstandsverwaltung bei geteilten Auslieferungen
• Konditionsverwaltung: Individuelle Preise, Rabattstaffeln und Zahlungsbedingungen pro Kunde und Lieferant

Reporting & Auswertungen

• Lagerwert-Statistiken: Kennzahlen zur Lagerbewertung und Kapitalbindung auf Knopfdruck
• Deckungsbeitragsrechnung: Profitabilitätsanalyse nach Artikel, Kunde oder Warengruppe
• Excel/CSV/PDF-Export: Flexible Datenausgabe für Weiterverarbeitung oder externe Analysen

Rechteverwaltung & Compliance

• Mehrbenutzerbetrieb: Profilbasierte Zugriffsverwaltung mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen
• GoBD-Konformität: Revisionssichere Dokumentation aller Geschäftsvorfälle durch lokale Datenspeicherung

🟨 Besonderheiten – Was macht Faktura XP einzigartig?

Portable USB-Version für maximale Flexibilität

Die Installation von Faktura XP erfordert keine Administrator-Rechte und funktioniert sogar direkt vom USB-Stick. Dies ermöglicht Außendienstmitarbeitern den Zugriff auf aktuelle Bestandsdaten beim Kunden vor Ort. Bei IT-Notfällen oder Serverausfällen steht innerhalb von Minuten eine Notfalllösung bereit. Diese Portabilität unterscheidet Faktura XP deutlich von klassischen Client-Server-Lösungen.

Einmallizenz statt monatlicher Kosten

Während die meisten modernen Warenwirtschaftssysteme auf Abo-Modelle setzen, bietet Faktura XP eine klassische Kauflizenz zwischen 100 und 800 Euro. Über einen Zeitraum von fünf Jahren entstehen dadurch Gesamtkosten, die drei bis fünf Mal niedriger liegen als bei SaaS-Konkurrenten. Wartungsverträge bleiben optional und kosten etwa 20 Prozent der Lizenzgebühr jährlich.

Konsequenter On-Premise-Ansatz

Alle Daten verbleiben ausschließlich auf eigenen Systemen ohne Cloud-Anbindung. Dies gewährleistet vollständige Datensouveränität und ermöglicht den Offline-Betrieb ohne Internetabhängigkeit. Für DSGVO-bewusste Unternehmen vereinfacht dieser Ansatz die Compliance erheblich. Einschränkung: Diese Architektur schließt mobilen Remote-Zugriff aus – Homeoffice-Szenarien erfordern RDP-Verbindungen oder VPN-Lösungen.

Extrem niedriger Einstiegspreis ohne Feature-Ballast

Verglichen mit Lexware, Sage oder SAP liegt der Einstiegspreis bei einem Bruchteil. Kleine Unternehmen zahlen nicht für Funktionen, die sie nicht benötigen. Einschränkung: Die Win32-Architektur ist technologisch veraltet, die Benutzeroberfläche wirkt nicht zeitgemäß. Moderne Integrationsmöglichkeiten wie REST-APIs fehlen komplett – Schnittstellen zu Webshops oder CRM-Systemen erfordern manuelle CSV-Exporte.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Faktura XP besonders?

Handwerksbetriebe mit 3 bis 10 Mitarbeitern

Sanitärinstallateure, Schreiner oder Dachdecker benötigen eine einfache Bestandsübersicht für Material und Werkzeuge. Die Lagerverwaltung beschränkt sich auf ein zentrales Lager, komplexe Filialstrukturen sind nicht erforderlich. Der niedrige Preis und die schnelle Einarbeitung machen Faktura XP zur idealen Alternative zu fehleranfälligen Excel-Listen.

Einzel- und Kleingroßhändler ohne Filialsystem

Sanitärfachhandel, Elektronik-Kleinhändler oder Baumärkte mit einem Hauptstandort profitieren von der übersichtlichen Bestandsführung. Der Verkauf an Gewerbe- und Privatkunden erfolgt aus einer zentralen Lagerhaltung. Bis zu 20 Mitarbeiter können effizient mit dem System arbeiten, ohne dass hohe Lizenzkosten entstehen.

E-Commerce-Start-ups in der Wachstumsphase

Online-Händler mit 1 bis 5 Mitarbeitern, die von Excel auf eine strukturierte Warenwirtschaft umsteigen möchten, finden hier einen kostengünstigen Einstieg. Die lokale Datenhaltung bietet volle Kontrolle über sensible Geschäftsdaten. Wichtig: Wer mehrere Verkaufskanäle automatisiert anbinden will, stößt schnell an Grenzen – Schnittstellen zu Amazon, eBay oder Shopify fehlen.

Dienstleister mit Materialbedarf und Offline-Anforderungen

Eventagenturen, Messebauer oder Veranstaltungstechniker benötigen Zugriff auf Bestandsdaten auch ohne stabile Internetverbindung. Die USB-Version ermöglicht die Nutzung auf Baustellen oder in Messehallen. Die Abrechnung von Material und Dienstleistung erfolgt aus einem System heraus.

Entscheidungskriterien: Passt Faktura XP zu Ihnen?

Faktura XP eignet sich, wenn Sie On-Premise vor Cloud priorisieren und vollständige Datenhoheit wünschen. Das System passt bei Einmallizenz-Budget statt fortlaufender Abo-Kosten. Mit maximal 5 bis 10 gleichzeitigen Nutzern an einem Standort arbeitet die Software effizient. Der Standard-Workflow von Angebot bis Rechnung deckt Ihre Anforderungen vollständig ab.

Faktura XP passt nicht, wenn Sie ein Multi-Warehouse-System mit Zentralbuchhaltung benötigen. Bei mobilen Remote-Zugriffen über Smartphone-Apps stoßen Sie auf technische Hürden. Enge EDI- oder E-Commerce-Integrationen zu Amazon, eBay oder Shopify sind nicht vorgesehen. Planen Sie ein Unternehmenswachstum über 50 Mitarbeiter, wird die Skalierung zum Problem.

Details zur Warenwirtschaftsoftware

Faktura XP deckt den kompletten Warenwirtschafts-Workflow von der ersten Kundenanfrage bis zur finalen Gutschrift ab. Die Software bildet Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Versandabwicklung, Rechnungslegung und Gutschriftenmanagement ohne Medienbruch ab. Alle Dokumente greifen auf dieselbe zentrale Datenbank zu, wodurch Doppeleingaben entfallen und Inkonsistenzen vermieden werden.

Die Lagerverwaltung arbeitet in Echtzeit: Jede Warenbewegung aktualisiert automatisch die Bestandszahlen. Mindest- und Meldebestände lösen Warnmeldungen aus, wenn Nachbestellungen erforderlich werden. Das System generiert auf dieser Basis automatische Bestellvorschläge unter Berücksichtigung von Lieferzeiten und Mindestbestellmengen. Seriennummern- und Chargenverwaltung ermöglichen die lückenlose Rückverfolgung einzelner Artikel – wichtig für Gewährleistungsfälle oder Produktrückrufe.

Der zentrale Nutzen liegt in der Prozessautomatisierung: Statt zeitraubender Excel-Listen pflegen Mitarbeiter Stammdaten nur einmal. Kundenkonditionsverwaltung mit individuellen Rabatten, Staffelpreisen und Zahlungszielen reduziert manuelle Kalkulationen. Teil- und Nachlieferungen werden systematisch erfasst, Rückstände bleiben transparent. Barcode-Scanner beschleunigen Warenein- und Ausgänge erheblich – eine Investition von 50 bis 150 Euro pro Scanner amortisiert sich binnen weniger Monate.

Die Reporting-Funktionen liefern betriebswirtschaftliche Kennzahlen auf Knopfdruck: Lagerwert nach Einkaufs- oder Verkaufspreisen, Abverkaufsstatistiken nach Zeiträumen, Deckungsbeiträge pro Artikel oder Kunde. Diese Transparenz ermöglicht datenbasierte Entscheidungen zu Sortimentsbereinigung, Preisanpassungen oder Lieferantenwechseln. Laut Herstellerangaben reduzieren Anwender den Zeitaufwand für Inventuren um bis zu 60 Prozent durch systematische Bestandsführung.

Wissenswertes zum Anbieter

Die m-por media GmbH mit Sitz in Friedrichsdorf bei Frankfurt entwickelt seit 2002 kaufmännische Software für kleine und mittlere Unternehmen. Als etablierter Nischenanbieter konzentriert sich das Unternehmen bewusst auf On-Premise-Lösungen, während der Markt mehrheitlich auf Cloud-Systeme setzt. Diese Positionierung spricht Kunden an, die Datensouveränität über Flexibilität stellen.

Die Entwicklungsphilosophie folgt einem konservativen Ansatz: Zwei bis drei Updates pro Jahr fokussieren auf Fehlerbehebungen und Compliance-Anpassungen statt radikale Neuerungen. GoBD-Konformität und DSGVO-Anforderungen werden zeitnah umgesetzt, optische oder funktionale Innovationen bleiben nachgeordnet. Diese Stabilität schätzen Bestandskunden – neue Versionen gefährden selten den laufenden Betrieb.

Das Vertriebsmodell basiert auf einem Partnernetzwerk aus Fachhändlern und IT-Dienstleistern. Diese übernehmen Installation, Datenmigration und Support vor Ort. Einschränkung: Die Qualität variiert regional erheblich – eine Evaluation potenzieller Implementierungspartner ist dringend empfohlen. Direkter Hersteller-Support beschränkt sich nach der Einführungsphase überwiegend auf Online-Dokumentation und kostenpflichtige Hotline-Dienste.

Zur Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl macht m-por media keine öffentlichen Angaben. Die überschaubare Update-Frequenz und das begrenzte Marketing-Budget lassen auf ein kleines Team schließen. Für Käufer bedeutet dies: Erwarten Sie keine schnellen Feature-Sprünge oder umfassende Schulungsangebote, dafür aber planbare Produktentwicklung ohne disruptive Änderungen.

Technische Details & Integration

Faktura XP basiert auf einer klassischen Win32-Desktop-Architektur ohne Web-Interface. Die Software läuft lokal auf Windows-Rechnern von Version 7 bis 11. Als Datenbank dienen wahlweise SQLite für Standard- und Pro-Versionen oder Microsoft SQL Server für die Ultimate-Edition. SQLite bietet den Vorteil vollständiger Portabilität – die gesamte Datenbank besteht aus einer Datei, die sich problemlos kopieren und sichern lässt.

Microsoft SQL Server kommt bei Mehrplatzsystemen mit Ultimate-Lizenz zum Einsatz. Diese Konstellation bietet bessere Performance bei gleichzeitigen Zugriffen und stabilere Transaktionsverarbeitung. Wichtig: SQL Server-Lizenzen kosten zusätzlich und erhöhen die Gesamtkosten deutlich. Für Unternehmen mit SQL-Server-Infrastruktur entfällt diese Hürde.

Die Systemanforderungen bleiben moderat: Ein Dual-Core-Prozessor mit 2 GHz, 4 GB Arbeitsspeicher und 200 MB freier Festplattenspeicher genügen laut Praxiserfahrung. Offizielle Herstellerangaben zu Mindestanforderungen fehlen in der öffentlichen Dokumentation. Bei großen Datenbeständen über 50.000 Artikeln oder intensiver Mehrplatznutzung empfehlen sich höhere Spezifikationen.

Integrationsmöglichkeiten bleiben stark begrenzt: Faktura XP bietet keine REST-API oder moderne Webservices. Schnittstellen beschränken sich auf CSV/Excel-Import und -Export sowie optional DATEV-ASCII-Export für die Finanzbuchhaltung. Welche DATEV-Versionen konkret unterstützt werden, bleibt in der Produktdokumentation unklar. Webshop-Anbindungen zu WooCommerce, Shopify oder Marktplätzen wie Amazon erfordern manuelle Datenübertragung oder kostenpflichtige Dritt-Tools.

Barcode-Scanner mit USB-HID-Unterstützung funktionieren plug-and-play – das System interpretiert Scanner-Eingaben wie Tastatureingaben. Die meisten Handscanner zwischen 50 und 150 Euro sind kompatibel, eine Liste getesteter Modelle bietet der Hersteller nicht an. Der Offline-Betrieb funktioniert vollständig autark ohne Internetverbindung, was bei Außendiensteinsätzen oder instabiler Netzanbindung entscheidende Vorteile bietet.

Kosten & Preismodell

Faktura XP folgt einem klassischen Einmallizenz-Modell ohne Abo-Verpflichtung. Die Standard-Version kostet etwa 100 bis 150 Euro, die Pro-Variante 250 bis 350 Euro, die Ultimate-Edition liegt bei 500 bis 800 Euro. Exakte Preise variieren nach Vertriebspartner und Volumen – eine direkte Preisanfrage beim Hersteller oder Fachhändler ist empfohlen. Diese Einmalzahlungen decken unbegrenzte Nutzungsdauer ohne Zeitbeschränkung.

Optionale Wartungsverträge kosten circa 20 Prozent der Lizenzgebühr jährlich. Bei der Standard-Version entspricht dies 20 bis 30 Euro, bei Ultimate 100 bis 160 Euro pro Jahr. Wartungsverträge beinhalten kostenlose Updates, vorrangigen Support und erweiterte Dokumentation. Ohne Wartungsvertrag bleiben Updates kostenpflichtig oder entfallen, Support erfolgt ausschließlich gegen Stundenabrechnung.

Total Cost of Ownership über fünf Jahre: Ein Einzelplatz mit Standard-Lizenz kostet 200 bis 300 Euro (Lizenz plus optionale Wartung). Ein Mehrplatzsystem mit Ultimate-Lizenz, SQL Server, Hardware und externer Implementierung summiert sich auf 2.000 bis 5.000 Euro. Zum Vergleich: SaaS-Warenwirtschaftssysteme verursachen in diesem Zeitraum 7.500 bis 30.000 Euro bei monatlichen Gebühren zwischen 50 und 250 Euro pro Nutzer.

Der Return on Investment zeigt sich bereits nach drei bis sechs Monaten. Zeitersparnis durch automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung, reduzierte Bestandsirrtümer und schnellere Inventuren kompensieren die Anfangsinvestition rasch. Basierend auf Nutzerfeedback sparen Unternehmen durchschnittlich 5 bis 10 Arbeitsstunden wöchentlich – bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 30 Euro entspricht dies 600 bis 1.200 Euro monatlich.

Versteckte Kosten beachten: SQL Server-Lizenzen für Ultimate-Systeme kosten zusätzlich 800 bis 1.500 Euro (Express-Version kostenlos, aber limitiert). Externe Implementierung durch Fachpartner schlägt mit 500 bis 2.000 Euro zu Buche. Schulungen kosten 300 bis 800 Euro pro Tag. Individuelle Anpassungen oder Schnittstellenprogrammierung können schnell mehrere tausend Euro erreichen.

Migration & Umstieg

Die Software-Installation von Faktura XP dauert weniger als zehn Minuten und erfordert keine speziellen IT-Kenntnisse. Nach dem Download folgt ein klassischer Installationsassistent, der Standardeinstellungen vorschlägt. Die USB-Version entfällt sogar die Installation – einfach auf Stick kopieren und starten.

Die Datenmigration stellt die eigentliche Herausforderung dar: CSV-Importfunktionen ermöglichen den Transfer von Artikeln, Kunden und Lieferanten aus Excel oder Altsystemen. Die praktische Zeitinvestition liegt zwischen einem und fünf Tagen, abhängig von Datenqualität und -menge. Häufige Stolpersteine sind inkonsistente Feldformate, doppelte Datensätze oder fehlende Pflichtfelder. Eine gründliche Datenbereinigung vor dem Import verhindert Nacharbeit.

Der Implementierungsaufwand variiert nach Szenario: Ein Einzelplatz ist in ein bis zwei Stunden produktiv. Ein Mehrplatzsystem mit Microsoft SQL Server erfordert ein bis drei Tage inklusive Datenbankeinrichtung, Netzwerkkonfiguration und Rechtevergabe. Gesamtprojekte in KMU dauern typischerweise ein bis vier Wochen vom Kick-off bis zum Echtbetrieb.

Schulungsbedarf bleibt überschaubar: Ein bis zwei Schulungstage genügen für Schlüsselnutzer. Die Benutzeroberfläche folgt bewährten Windows-Konventionen, was die Einarbeitung erleichtert. Online-Handbücher, Video-Tutorials und gelegentliche Webinare ergänzen die Einführung. Nach Herstellerangaben erreichen Anwender innerhalb einer Woche produktives Arbeitstempo.

Kritische Erfolgsfaktoren: Planen Sie ausreichend Zeit für Datenmigration ein – Zeitdruck führt zu Qualitätsproblemen. Stellen Sie stabile lokale IT-Infrastruktur sicher, besonders bei SQL-Server-Systemen. Definieren Sie eine Backup-Strategie vor Produktivstart – die lokale Datenhaltung macht Sie allein verantwortlich für Datensicherung. Holen Sie Mitarbeiter frühzeitig ab – die einfache Bedienung fördert Akzeptanz, aber Einbindung ins Migrationsprojekt erhöht Commitment deutlich.

Der Rückweg zu anderen Systemen bleibt jederzeit offen: CSV-Exporte ermöglichen Datenmigration zu Cloud-Lösungen oder ERP-Systemen. Dieser Prozess dauert ein bis zwei Wochen und erfordert Feldmapping zwischen Quell- und Zielsystem. Prüfen Sie vor Wechsel, ob Zielplattform alle benötigten Datenfelder unterstützt.

Vorteile und Herausforderungen

Die Stärken von Faktura XP liegen im Kostenvorteil: Der extrem niedrige Einstiegspreis öffnet Warenwirtschaftssysteme für Kleinstbetriebe, die sich teure ERP-Lösungen nicht leisten können. Die Einmallizenz ohne Abo-Falle schafft Planungssicherheit und vermeidet schleichende Kostensteigerungen. Über fünf Jahre amortisiert sich die Investition drei- bis fünffach gegenüber SaaS-Konkurrenten.

Datensouveränität überzeugt datenschutzbewusste Unternehmen: Alle Geschäftsdaten verbleiben auf eigenen Systemen ohne Cloud-Upload. Offline-Betrieb funktioniert vollständig autark – keine Internetstörung blockiert den Geschäftsbetrieb. Für DSGVO-strikte Branchen wie Gesundheitswesen oder Rechtsberatung vereinfacht diese Architektur die Compliance erheblich. Externe Zugriffe durch Cloud-Anbieter oder Subunternehmer entfallen komplett.

Die portable USB-Version bietet einzigartige Flexibilität: Installation ohne Admin-Rechte ermöglicht Einsatz auf Fremd-PCs beim Kunden. Außendienstmitarbeiter greifen auf aktuelle Bestands- und Kundendaten zu, auch ohne VPN-Verbindung. In IT-Notfällen steht binnen Minuten eine Arbeitsumgebung bereit. Diese Portabilität sucht in der Warenwirtschafts-Welt ihresgleichen.

Einfache Bedienung senkt Schulungsaufwand: Die intuitive Benutzeroberfläche folgt Windows-Standards, die den meisten Anwendern vertraut sind. Ein bis zwei Schulungstage genügen, neue Mitarbeiter arbeiten nach einer Woche produktiv. Der geringe Support-Bedarf entlastet IT-Abteilungen oder externe Dienstleister. Laut Nutzerfeedback liegt die Fehlerquote deutlich unter Excel-basierten Prozessen.

Die technologischen Herausforderungen wiegen schwer: Die Win32-Architektur wirkt veraltet, eine Modernisierung ist nicht absehbar. Während die Branche auf Cloud und Mobile setzt, bleibt Faktura XP bewusst auf dem Desktop stehen. Diese Technologie-Entscheidung begrenzt die Zukunftssicherheit – in zehn Jahren könnte die Software veraltet sein. Skalierung über 20 Nutzer wird technisch und wirtschaftlich ungünstig.

Integrationsmangel blockiert Multi-Channel-Strategien: Fehlende APIs erzwingen manuelle Datenexporte zu Webshops, CRM-Systemen oder EDI-Partnern. Jeder Verkaufskanal erfordert manuelle Einpflege oder kostspielige Eigenentwicklungen. E-Commerce-Unternehmen mit Amazon, eBay und Shopify investieren Stunden in Datensynchronisation. Moderne Omnichannel-Konzepte lassen sich mit Faktura XP kaum umsetzen.

Remote-Zugriffe erfordern Workarounds: Homeoffice-Mitarbeiter benötigen RDP-Verbindungen oder VPN-Tunnel zum Server. Mobile Apps für Smartphone oder Tablet existieren nicht. Außendienst-Szenarien funktionieren nur mit USB-Stick oder Laptop. In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle schränkt diese Limitation die Attraktivität ein.

Skalierungsgrenzen manifestieren sich bei Wachstum: Multi-Warehouse-Funktionalität für Filialsysteme fehlt vollständig. Zentrale Lagerverwaltung über Standorte hinweg lässt sich nicht abbilden. Ab 20 Mitarbeitern oder mehreren Lagern werden andere Lösungen wie Odoo, SAP Business One oder Cloud-Systeme wirtschaftlicher. Faktura XP eignet sich für stabile KMU, nicht für Wachstumsunternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Faktura XP im Homeoffice nutzen?

Ja, aber nur mit technischen Workarounds. Sie benötigen eine RDP-Verbindung (Remote Desktop) zum Büro-Server oder einen VPN-Tunnel mit lokaler Installation auf dem Heimrechner. Die USB-Version lässt sich auf einem privaten Rechner nutzen, dann fehlt aber die Anbindung an zentrale Datenbanken. Native Remote-Funktionalität oder Mobile Apps existieren nicht. Für gelegentliches Homeoffice funktioniert dies, bei dauerhaft verteilten Teams stoßen Sie an Grenzen.

Ist Faktura XP DSGVO-konform?

Ja, die lokale Datenhaltung ohne Cloud-Upload vereinfacht DSGVO-Compliance erheblich. Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf eigenen Systemen unter Ihrer direkten Kontrolle. Dennoch bleiben Sie verantwortlich für technische und organisatorische Maßnahmen: Verschlüsselung sensibler Daten, Zugriffsbeschränkungen nach Rollen, regelmäßige Backups und Löschkonzepte für ausgeschiedene Kunden. Die Software bietet Werkzeuge dafür, Umsetzung liegt in Ihrer Hand.

Kann ich Faktura XP mit meinem Online-Shop verbinden?

Nur eingeschränkt. Native Schnittstellen zu Shopify, WooCommerce, Amazon oder eBay fehlen. Sie müssen Bestellungen als CSV-Datei aus dem Shop exportieren und manuell in Faktura XP importieren. Für geringe Bestellvolumen bis 50 pro Tag bleibt dieser Aufwand handhabbar. Bei höheren Voluminen oder Echtzeit-Synchronisation benötigen Sie externe Middleware oder Eigenentwicklung – dies verursacht Mehrkosten zwischen 2.000 und 10.000 Euro.

Wie viele Nutzer kann ich gleichzeitig verwenden?

Die Standard- und Pro-Versionen eignen sich für zwei bis fünf gleichzeitige Nutzer, technische Limits existieren nicht. Die Ultimate-Version mit Microsoft SQL Server unterstützt theoretisch unbegrenzte Nutzerzahlen. Praktisch werden Performance und Bedienbarkeit ab 20 gleichzeitigen Nutzern zum Problem – die Architektur skaliert nicht optimal. Für größere Teams empfehlen sich moderne ERP-Systeme wie SAP Business One oder Cloud-Lösungen wie Odoo.

Was kostet mich Faktura XP über fünf Jahre?

Einzelplatz: 200 bis 400 Euro (Lizenz plus optionale Wartung). Mehrplatz Ultimate mit SQL Server, Hardware und Implementierung: 2.000 bis 5.000 Euro. Zum Vergleich: SaaS-Warenwirtschaft kostet 7.500 bis 30.000 Euro bei monatlichen Gebühren von 50 bis 250 Euro pro Nutzer. Faktura XP bietet fünf- bis zehnfach niedrigere Gesamtkosten – entscheidend für preissensible KMU.

Gibt es kostenlosen Support?

Eingeschränkt. Online-Handbücher, FAQ-Bereiche und gelegentliche Webinare stehen allen Nutzern offen. Telefon- oder E-Mail-Support ist nach der Einführungsphase kostenpflichtig oder erfordert einen Wartungsvertrag. Dieser kostet etwa 20 Prozent der Lizenzgebühr jährlich und beinhaltet vorrangige Bearbeitung sowie kostenlose Updates. Ohne Wartungsvertrag zahlen Sie Support nach Stundenaufwand – typisch 80 bis 120 Euro pro Stunde.

Kann ich jederzeit zu einer Cloud-Lösung wechseln?

Ja, Datenmigration bleibt jederzeit möglich. CSV-Exporte aus Faktura XP ermöglichen Import in Cloud-Warenwirtschaftssysteme oder ERP-Lösungen. Der Migrationsprozess dauert ein bis zwei Wochen und erfordert Feldmapping zwischen Quell- und Zielsystem. Prüfen Sie vorab, ob die Zielplattform alle Ihre Datenfelder unterstützt. Arbeitsabläufe unterscheiden sich oft erheblich – planen Sie Prozessanpassungen und Mitarbeiterschulungen ein.

Unterstützt Faktura XP ZUGFeRD oder XRechnung?

Diese Information fehlt in der öffentlichen Dokumentation. Ab 2025 wird XRechnung für Geschäfte mit Behörden und vielen Großkunden verpflichtend. Kontaktieren Sie vor Kaufentscheidung den Hersteller direkt, ob und wann diese Formate unterstützt werden. Fehlende E-Rechnungs-Compliance könnte künftige Geschäftsbeziehungen einschränken.