Zeiterfassung & Einsatzmanagement: Mobile Zeiterfassung mit Offline-Modus für Einsätze ohne stabile Internetverbindung. Automatische Schichtplanung mit Drag-&-Drop-Interface und integrierter Konfliktprüfung für Überstunden und Ruhezeiten. Push-Benachrichtigungen für kurzfristige Einsatzänderungen direkt an das Smartphone der Mitarbeiter. Foto-Upload von Stundenzetteln zur direkten digitalen Erfassung vor Ort.
Compliance & Rechtssicherheit: Automatische Prüfung der Höchstüberlassungsdauer nach Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Equal-Pay-Monitoring mit rechtzeitigen Warnungen vor Verstößen gegen die Lohngleichheit. DSGVO-konforme Datenspeicherung mit vollständigen Audit-Logs für Prüfungen. Überwachung von Arbeitsschutzunterweisungen und Zertifikaten mit automatischen Ablaufwarnungen. Die Software arbeitet rechtssicher und unterstützt Personaldienstleister bei der Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen der Branche.
Personalverwaltung & Disposition: Zentrale Verwaltung von Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Einsatzhistorien aller Mitarbeiter. Automatisches Matching von Kundenanfragen mit passenden Kandidaten basierend auf Skills und Verfügbarkeit. Self-Service-Portal für Zeitarbeitnehmer zur eigenständigen Verwaltung persönlicher Daten. Integrierte Chat-Funktion zwischen Disponenten und Einsatzkräften für direkte Kommunikation. Die smak XpertTemp Softwarelösung optimiert sämtliche Arbeitsabläufe der Personalverwaltung.
Abrechnung & Integration: LODAS-zertifizierte Lohnabrechnung mit direktem Export ohne manuelle Nachbearbeitung. Nahtlose DATEV-Integration für automatisierte Buchhaltungsworkflows. Mandantenfähige Vertragsvorlagen mit elektronischen Freigabeprozessen. Standard-Reporting für Auslastung, Fehlzeiten und Faktorzeiten entsprechend Branchenerfordernissen.
Offline-fähige Native Mobile-App ermöglicht vollständige Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung. Diese Funktionalität unterscheidet smak XpertTemp von rein browserbasierten Konkurrenzlösungen und ist besonders wertvoll für Einsätze in Industriegebieten, auf Baustellen oder in ländlichen Bereichen. Die automatische Synchronisation erfolgt bei Wiederverbindung nahtlos und ohne Datenverluste, was die Zuverlässigkeit der Zeiterfassung erheblich steigert und Zeit spart bei der administrativen Nachbearbeitung.
LODAS-Zertifizierung und DATEV-Partnerschaft gewährleisten fehlerfreie Übertragung aller Abrechnungsdaten in die beiden führenden Lohnsysteme. Diese Direktintegration eliminiert manuelle Übertragungsfehler und reduziert den administrativen Aufwand in der Lohnbuchhaltung um bis zu 30 Prozent. Personaldienstleister profitieren von rechtssicherer Abrechnung ohne zusätzliche Validierungsschritte oder Nachkorrekturen durch die optimierte Software-Integration.
Microservice-Architektur mit Zero-Downtime-Updates basiert auf containerisierter Infrastruktur und ermöglicht Systemaktualisierungen ohne Ausfallzeiten. Diese technische Besonderheit garantiert über 99,9 Prozent Verfügbarkeit auch während Wartungsarbeiten, was für zeitkritische Einsatzplanungen in der Zeitarbeit essentiell ist. Die modulare Struktur erlaubt außerdem bedarfsgerechte Funktionserweiterungen ohne Systemunterbrechungen und bietet maximale Flexibilität für wachsende Unternehmen.
Einschränkungen: Keine integrierte Reisekostenabrechnung verfügbar, wodurch ein zusätzliches System oder manuelle Workarounds erforderlich werden. Für kleinere Agenturen mit unter 20 Mitarbeitern kann der umfangreiche Funktionsumfang überdimensioniert erscheinen.
Mittelständische Zeitarbeitsagenturen mit 20-500 Mitarbeitern profitieren optimal vom vollständigen Funktionsumfang ohne Komplexitätsüberfrachtung. Diese Unternehmensgröße kann alle Module sinnvoll nutzen und rechtfertigt den Implementierungsaufwand durch deutliche Effizienzsteigerung in Disposition und Abrechnung. Die Skalierbarkeit der Softwarelösung ermöglicht dabei flexibles Wachstum ohne Systemwechsel und steigert nachhaltig die Produktivität.
Filialnetzbetreiber mit dezentraler Einsatzstruktur nutzen die mandantenfähige Architektur für zentrale Verwaltung bei lokaler Flexibilität. Die Cloud-basierte Lösung ermöglicht einheitliche Prozesse über alle Standorte hinweg, während lokale Disponenten eigenständig auf ihre Mitarbeiterbestände zugreifen können. Die mobile App unterstützt dabei filialübergreifende Einsätze ohne technische Barrieren und verbessert die Effizienz der Personaldienstleistung erheblich.
Compliance-intensive Branchen wie Baugewerbe, Produktion oder Sicherheitsdienste benötigen die automatisierte Überwachung aller AÜG-Regelungen und Equal-Pay-Vorschriften. Die Software minimiert rechtliche Risiken durch präventive Warnungen und vollständige Dokumentation aller compliance-relevanten Vorgänge. Audit-Logs und automatische Reports erleichtern Behördenprüfungen erheblich und stellen sicher, dass alle Anforderungen der Branche erfüllt werden.
Personaldienstleister mit hohem Anteil mobiler Einsatzkräfte schätzen besonders die Offline-Funktionalität der nativen App. Baustellen, Lagerhallen oder Produktionsstandorte mit eingeschränkter Internetqualität stellen kein Hindernis für zuverlässige Zeiterfassung dar. Die Chat-Funktion ermöglicht direkte Kommunikation zwischen Zentrale und Außendienst unabhängig vom Einsatzort und steigert die Effizienz der gesamten Arbeitsabläufe.
Entscheidende Auswahlkriterien:
smak XpertTemp positioniert sich als spezialisierte Cloud-Lösung für deutsche Personaldienstleister mit Fokus auf Arbeitnehmerüberlassung und Werkverträge. Die Softwarelösung wurde von Grund auf für die komplexen rechtlichen Anforderungen der deutschen Zeitarbeitsbranche entwickelt und berücksichtigt alle relevanten Bestimmungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes sowie der Equal-Pay-Regelungen. Diese branchenspezifische Ausrichtung unterscheidet smak XpertTemp von allgemeinen HR-Systemen durch praxisnahe Workflows und vorkonfigurierte Compliance-Checks, die effizient arbeiten und Zeit sparen.
Die mandantenfähige Architektur ermöglicht die Verwaltung mehrerer Geschäftsbereiche oder Niederlassungen innerhalb einer einzigen Systeminstanz. Personaldienstleister können dadurch unterschiedliche Kundenstrukturen, Tarifverträge oder regionale Besonderheiten abbilden, ohne separate Systeme betreiben zu müssen. Die rollenbasierte Rechteverwaltung gewährleistet dabei, dass Mitarbeiter nur auf die für ihre Funktion relevanten Daten zugreifen können und steigert so die Sicherheit und Effizienz der gesamten Personaldienstleistung.
Der Mobile-First-Ansatz spiegelt die Realität der Zeitarbeitsbranche wider, in der ein Großteil der Kommunikation und Zeiterfassung außerhalb klassischer Bürostrukturen stattfindet. Die native App bietet alle wesentlichen Funktionen der Desktop-Version und ermöglicht Einsatzkräften eigenständige Verwaltung ihrer Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten und Einsatzbestätigungen. Push-Benachrichtigungen sorgen für zeitnahe Information über Planungsänderungen oder neue Einsatzmöglichkeiten und optimieren die Kommunikation zwischen allen Beteiligten der Personaldienstleistung.
Die wetexx IT & Controlling GmbH mit Sitz in München entwickelt seit der Gründung ausschließlich Softwarelösungen für Personaldienstleister und hat sich bewusst auf diesen Nischmarkt spezialisiert. Diese Fokussierung ermöglicht tiefes Branchenverständnis und enge Zusammenarbeit mit Verbänden wie BAP und iGZ bei der Entwicklung neuer Funktionalitäten. Das Unternehmen von rund 80 Mitarbeitern verbindet technische Expertise mit praktischer Erfahrung aus der Personaldienstleistung und arbeitet kontinuierlich an innovativen Lösungen für die Zeitarbeit.
Die hohe Vertragsbindungsrate von über 85 Prozent bei bestehenden Kunden spricht für nachhaltige Zufriedenheit mit der Softwarequalität und dem Support. Regelmäßige Anwenderkonferenzen und direktes Kundenfeedback fließen kontinuierlich in die Produktentwicklung ein, wodurch praxisnahe Verbesserungen entstehen. Die Kooperationen mit DATEV und LODAS untermauern die Marktpositionierung als Integrationsspezialist für etablierte Buchhaltungssysteme und stärken die Wettbewerbsfähigkeit der Kunden.
Die Cloud-native Architektur basiert auf Microservices und Container-Technologie, wodurch hohe Verfügbarkeit und elastische Skalierung gewährleistet werden. Kunden können zwischen vollständiger Cloud-Bereitstellung in deutschen Rechenzentren oder hybriden Lösungen mit On-Premise-Komponenten wählen. Die ISO-27001-Zertifizierung und DSGVO-konforme Datenhaltung entsprechen den Sicherheitsanforderungen sensibler Personaldaten in der Zeitarbeitsbranche und gewährleisten rechtssicheres Arbeiten.
Standard-APIs ermöglichen die Integration in bestehende ERP-Landschaften ohne aufwendige Individualprogrammierung. Vorkonfigurierte Konnektoren zu SAP HCM, Personio und anderen HR-Systemen reduzieren Projektrisiken bei der Implementierung und sparen wertvolle Zeit. Die browserbasierte Benutzeroberfläche funktioniert betriebssystemunabhängig, während native Mobile-Apps für iOS und Android optimierte Bedienung auf Smartphones und Tablets bieten. Diese Flexibilität unterstützt moderne Arbeitsabläufe in der Personaldienstleistung optimal.
Die automatisierte Update-Mechanik erfolgt ohne Systemausfälle durch Rolling-Updates der Container-Infrastruktur. Neue Funktionen werden kontinuierlich bereitgestellt, ohne dass Kunden separate Installations- oder Wartungsfenster planen müssen. Webhook-basierte Event-Systeme ermöglichen Echtzeit-Synchronisation mit externen Systemen für nahtlose Datenintegration und steigern die Effizienz aller Prozesse erheblich.
smak XpertTemp verwendet ein Subscription-Modell mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung pro aktivem Benutzer. Die Preisgestaltung folgt einer Staffelung nach Unternehmensgröße, wobei größere Organisationen von Mengenrabatten profitieren. Einmalige Implementierungskosten umfassen System-Setup, Datenmigration und Anwenderschulungen, variieren jedoch je nach Komplexität der bestehenden IT-Landschaft und gewünschten Integrationen. Die transparente Kostenstruktur ermöglicht eine präzise Auswahl der benötigten Module.
Cloud-Betrieb ist in den Lizenzkosten enthalten und umfasst Hosting, Backup, Monitoring und technischen Support während der Geschäftszeiten. Erweiterte Support-Level mit 24/7-Verfügbarkeit oder garantierten Reaktionszeiten sind als optionale Service-Pakete verfügbar. On-Premise-Installationen erfordern zusätzliche Infrastruktur und IT-Ressourcen, bieten aber maximale Datenkontrolle für sicherheitskritische Umgebungen und gewährleisten rechtssicheres Arbeiten nach höchsten Standards.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert sich im oberen Mittelfeld verglichen mit Generalisten-Systemen, rechtfertigt sich jedoch durch branchenspezifische Funktionalität und integrierte Compliance-Automatisierung. Personaldienstleister können typischerweise 20-30 Prozent Zeitersparnis in administrativen Prozessen realisieren, wodurch sich die Investition mittel- bis langfristig amortisiert und nachhaltige Effizienzsteigerung ermöglicht.
Der Migrationsprozess gliedert sich in standardisierte Phasen beginnend mit einer Anforderungsanalyse und Datenbewertung bestehender Systeme. Bewährte Import-Tools unterstützen die Übernahme von Mitarbeiterstammdaten, Vertragshistorien und Abrechnungsinformationen aus CSV-Dateien oder direkten Datenbankexporten. Über 95 Prozent erfolgreiche Datenübernahme in bisherigen Projekten belegen die Zuverlässigkeit etablierter Migrationswerkzeuge und minimieren Risiken beim Systemwechsel.
Die typische Projektdauer beträgt 2-4 Wochen für mittelständische Unternehmen, abhängig von der bestehenden Systemkomplexität und gewünschten Integrationstiefe. Parallel zur technischen Migration erfolgen strukturierte Anwenderschulungen für alle Benutzergruppen von der Disposition über die Lohnbuchhaltung bis hin zu Führungskräften. Interne IT-Ressourcen von 2-3 Personen sind normalerweise erforderlich für Datenvalidierung und Testphasen, wodurch sich die Zeit für den Übergang effizient planen lässt.
Change-Management und Anwenderakzeptanz werden durch begleitende Workshops und Self-Service-Lernmaterialien unterstützt. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert Einarbeitungszeit, während Power-User-Funktionen schrittweise freigeschaltet werden können. Go-Live-Support durch wetexx-Projektleiter minimiert Produktivitätseinbußen während der kritischen Umstellungsphase und gewährleistet reibungslose Arbeitsabläufe von Beginn an.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Offline-Funktionalität von smak XpertTemp ist vollständig in die native Mobile-App integriert und ermöglicht sämtliche Zeiterfassungsfunktionen auch bei fehlender Netzverbindung. Mitarbeiter können Ein- und Ausstempelungen vornehmen, Pausenzeiten dokumentieren und sogar Foto-Uploads von Stundenzetteln lokal speichern. Diese Daten werden automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung verfügbar wird, und sparen Zeit bei der manuellen Nachbearbeitung.
Die lokale Datenspeicherung erfolgt verschlüsselt auf dem Endgerät und entspricht DSGVO-Anforderungen für mobile Datenverarbeitung. Systemadministratoren erhalten Benachrichtigungen über ausstehende Synchronisationen und können bei längeren Offline-Perioden proaktive Maßnahmen einleiten. Die Offline-Funktionalität hat sich besonders in der Baubranche und bei Industrieeinsätzen bewährt, wo stabile Internetverbindungen nicht immer gewährleistet sind und effiziente Arbeitsabläufe essentiell bleiben.
smak XpertTemp bietet zertifizierte Direktschnittstellen zu den marktführenden Abrechnungssystemen LODAS und DATEV, wodurch manuelle Datenübertragungen vollständig entfallen. Diese Integration umfasst alle relevanten Lohndaten inklusive Zuschläge, Pausenregelungen und steuerlicher Behandlung verschiedener Arbeitszeitmodelle. Der automatisierte Export erfolgt in den nativen Formaten der Zielsysteme ohne Konvertierungsverluste oder Nachbearbeitungsbedarf und arbeitet effizient im Hintergrund.
Standard-APIs ermöglichen zusätzlich die Anbindung an SAP HCM, Sage, Lexware und andere ERP-Systeme über vorkonfigurierte Konnektoren. Webhook-basierte Echtzeit-Synchronisation gewährleistet aktuelle Datenstände in allen verbundenen Systemen und reduziert administrative Zeit. Für Sonderanforderungen stehen REST-APIs zur individuellen Systemintegration zur Verfügung, wobei der Implementierungsaufwand durch umfassende Dokumentation und Testwerkzeuge minimiert wird.
Die Compliance-Automatisierung deckt alle wesentlichen Bestimmungen des deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes ab, inklusive Höchstüberlassungsdauern, Equal-Pay-Monitoring und branchenspezifischer Tarifverträge. Automatische Warnmeldungen informieren Disponenten rechtzeitig über ablaufende Überlassungsfristen oder nahende Equal-Pay-Schwellenwerte. Die Software berücksichtigt dabei komplexe Regelwerke wie Branchenzuschlagstarifverträge oder regionale Besonderheiten in der Entlohnung und arbeitet präventiv rechtssicher.
Audit-Logs dokumentieren vollständig alle compliance-relevanten Vorgänge und ermöglichen lückenlose Nachweise bei Behördenprüfungen oder internen Revisionen. Vordefinierte Reports für Zoll, Berufsgenossenschaften und Arbeitsagenturen reduzieren Aufwände bei regelmäßigen Meldepflichten erheblich und sparen wertvolle Zeit. Die Softwarelösung wird kontinuierlich an Gesetzesänderungen angepasst, wodurch Personaldienstleister automatisch von aktuellen Compliance-Anforderungen profitieren und stets rechtssicher arbeiten können.
Der Implementierungsprozess wird durch zertifizierte Projektleiter von wetexx IT & Controlling GmbH begleitet, die umfassende Erfahrung mit Zeitarbeitsunternehmen verschiedener Größenordnungen mitbringen. Strukturierte Schulungsprogramme umfassen sowohl technische Aspekte für Administratoren als auch anwendungsorientierte Trainings für Disponenten und Sachbearbeiter. Online-Learning-Module ermöglichen individuelles Lerntempo und nachgelagerte Auffrischungsschulungen für neue Mitarbeiter, was Zeit spart und die Effizienz steigert.
24/5-Support während der Geschäftszeiten sowie erweiterte SLA-Optionen für zeitkritische Umgebungen gewährleisten schnelle Problemlösung im Tagesbetrieb. Regionale Ansprechpartner im deutschsprachigen Raum ermöglichen persönliche Betreuung und Vor-Ort-Support bei komplexeren Anforderungen. Die aktive Anwender-Community und regelmäßige User-Konferenzen fördern Erfahrungsaustausch und Best-Practice-Sharing zwischen Kunden, was kontinuierliche Innovation und Verbesserung der Arbeitsabläufe unterstützt.
