Automatisierung & Rechnungswesen: Die Software ermöglicht den direkten Versand von Rechnungen per E-Mail oder Brief aus dem System heraus, wodurch Doppeleingaben entfallen. Das mehrstufige Mahnwesen arbeitet mit rechtssicheren Vorlagen, die speziell für medizinische Leistungen konzipiert wurden. Der Echtzeit-Zahlungsabgleich verbucht SEPA-Lastschriften, Kreditkartenzahlungen und TWINT automatisch, während die elektronische Abrechnung die direkte Übermittlung an Kostenträger via ELM und Telemed übernimmt.
Forderungsmanagement & Kontrolle: Das Debitoren-Cockpit visualisiert offene Posten in einem Ampelsystem, sodass kritische Forderungen sofort erkennbar sind. Eine integrierte Bonitätsprüfung untersucht neue Patienten vor Behandlungsbeginn automatisch über Anbieter wie CRIF oder Bisnode. Die Zahlungsplan-Verwaltung strukturiert Ratenzahlungsvereinbarungen und überwacht deren Einhaltung ohne manuellen Aufwand.
Integration & Datenmanagement: Nahtlose Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen wie Medistar, Turbomed und Albis sorgen dafür, dass Daten automatisch zwischen den Systemen fließen. Das zentrale Dokumentenmanagement speichert Verträge, Zahlungspläne und die gesamte Korrespondenz an einem Ort. Umfassende Reporting-Module analysieren Umsätze und Forderungen differenziert nach Behandlern, Leistungsarten und frei wählbaren Zeiträumen.
Organisation & Verwaltung: Die Mandantenfähigkeit erlaubt die Verwaltung mehrerer Standorte oder Behandler innerhalb eines Systems. Eine granulare Rechteverwaltung steuert den Zugriff verschiedener Mitarbeiterrollen auf sensible Bereiche. Die mobile Anwendung bietet Zugriff auf wichtige Informationen und ermöglicht Freigaben auch unterwegs.
Schweizer Datenschutz & Compliance bilden das Fundament der Plattform. Die Kombination aus ISO 27001-Zertifizierung, HMG-Konformität und ausschließlicher Datenhaltung in AWS Schweiz schafft maximale Rechtssicherheit für Patientendaten. Diese verbleiben durchgängig auf Schweizer Territorium, unterliegen schweizerischem Recht und sind nicht dem US Cloud Act ausgesetzt. Für grenznahe Praxen erweist sich die mehrsprachige Abrechnung in Deutsch, Französisch und Italienisch als praktisch, während gleichzeitig sowohl Schweizer als auch deutsche Datenschutzanforderungen erfüllt werden.
Healthcare-DNA statt allgemeines Forderungstool kennzeichnet die Entwicklungsphilosophie. Das System wurde von Grund auf für das Gesundheitswesen konzipiert, nicht nachträglich angepasst. Ein interdisziplinäres Team aus ehemaligen Ärzten und Finanzexperten entwickelt rechtssichere Mahntexte, die medizinische Leistungen angemessen kommunizieren. Die nativen ELM- und Telemed-Schnittstellen sowie die HL7-Integration sind keine nachträglichen Erweiterungen, sondern Kernbestandteile der Architektur. Diese Spezialisierung zeigt sich in Details wie der automatischen Unterscheidung zwischen Kassen- und Privatleistungen oder der Berücksichtigung medizinischer Besonderheiten bei der Formulierung von Zahlungserinnerungen.
Kontrolle bleibt bei der Praxis – im Gegensatz zu externen Abrechnungszentren. Das System automatisiert die administrativen Prozesse vollständig, aber die Entscheidungshoheit über Eskalationen, Kulanzregelungen und individuelle Vereinbarungen verbleibt beim Praxisteam. Diese Philosophie stärkt die Patientenbeziehung nachhaltig und vermeidet die hohen prozentualen Gebühren externer Dienstleister, die oft zwischen 8-15% der eingezogenen Forderungen liegen. Praxen behalten zudem direkten Zugriff auf alle Kommunikationsverläufe und können bei sensiblen Fällen persönlich eingreifen.
Schnelle Amortisation durch messbare Effizienz belegen dokumentierte Fallstudien. Eine 15-prozentige Liquiditätssteigerung durch verkürzte Mahnzyklen, 20 Prozent weniger Forderungsausfälle und die Einsparung von ein bis zwei Vollzeitkräften pro Praxis sind realistisch dokumentierte Werte. Bei kalkulierten Jahreskosten von etwa 6.000 CHF nach der Implementierungsphase kann sich die Investition bereits nach zwei bis vier Monaten amortisieren, abhängig vom Rechnungsvolumen und der bisherigen Prozesseffizienz.
Einschränkungen sollten Interessenten kennen: Praxys bietet bewusst keine integrierte Buchhaltungsfunktion – der Fokus liegt ausschließlich auf Debitorenmanagement. Für die Vollbuchhaltung benötigen Praxen eine separate Lösung oder externe Dienstleister. KI-gestützte Vorhersageanalysen zur proaktiven Identifikation von Zahlungsausfällen (Predictive Analytics) sind derzeit nicht verfügbar. Die Transaktionsgebühren werden nicht öffentlich kommuniziert, was eine präzise Budgetplanung erschwert – diese müssen individuell mit dem Anbieter kalkuliert werden.
Gemeinschaftspraxen und medizinische Versorgungszentren mit 2-20 Behandlern profitieren besonders von der Mandantenfähigkeit des Systems. Diese Einrichtungen können jeden Leistungserbringer separat auswerten und gleichzeitig konsolidierte Gesamtübersichten generieren. Die Skalierbarkeit des Systems wächst mit der Praxisentwicklung mit, ohne dass grundlegende Prozesse neu aufgesetzt werden müssen. Besonders Zentren mit komplexen Abrechnungsstrukturen und mehreren parallel laufenden Forderungsprozessen gewinnen durch die zentrale Steuerung erheblich an Transparenz.
Praxen mit hohem Privatleistungsanteil – insbesondere Zahnarztpraxen oder Einrichtungen für ästhetische Medizin – erreichen durch das professionelle Mahnwesen und die präventive Bonitätsprüfung signifikante Verbesserungen bei der Forderungsrealisierung. Weniger Ausfälle bedeuten direkt mehr Liquidität, was bei hochpreisigen Selbstzahlerleistungen schnell fünf- bis sechsstellige Jahresbeträge ausmachen kann. Die strukturierte Zahlungsplanverwaltung erleichtert zudem die Finanzierung größerer Behandlungen für Patienten, ohne das Ausfallrisiko zu erhöhen.
Grenznahe Praxen im Raum Schweiz, Deutschland, Frankreich und Italien finden in der mehrsprachigen Abrechnung und der Schweizer Compliance bei gleichzeitiger DSGVO-Konformität eine seltene Kombination. Diese Einrichtungen behandeln regelmäßig Patienten aus verschiedenen Ländern und müssen entsprechend unterschiedliche regulatorische Anforderungen erfüllen. Die Möglichkeit, Rechnungen und Mahnungen automatisch in der Patientensprache zu generieren, professionalisiert die Kommunikation erheblich.
Technikaffine Praxen mit etabliertem PVS-System wie Medistar, Turbomed oder Albis können das volle Potenzial der nahtlosen Integration ausschöpfen. Der automatische Datenfluss zwischen Praxisverwaltung und Forderungsmanagement eliminiert manuelle Übertragungen und die damit verbundenen Fehlerquellen. Ohne funktionierende PVS-Anbindung bleibt ein erheblicher Teil der Effizienzgewinne jedoch ungenutzt, da Daten manuell übertragen werden müssen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-native Microservice-Architektur auf AWS Schweiz bildet die technologische Basis und garantiert hohe Verfügbarkeit mit Zero-Downtime-Updates. Während das System aktualisiert wird, läuft der Praxisbetrieb unterbrechungsfrei weiter – ein kritischer Faktor für Einrichtungen ohne dedizierte IT-Abteilung. Die Entscheidung für eine Microservice-Struktur ermöglicht zudem die schrittweise Erweiterung einzelner Funktionsbereiche, ohne das Gesamtsystem zu destabilisieren.
Der sehr schnelle Entwicklungszyklus mit quartalsweisen Major Releases zeigt kontinuierliche Produktverbesserung und Anpassung an neue regulatorische oder technische Anforderungen. Diese Innovationsgeschwindigkeit unterscheidet Praxys von etablierten PVS-Anbietern, deren Releasezyklen oft deutlich länger ausfallen. Neue Funktionen wie erweiterte Reporting-Module oder zusätzliche Zahlungsschnittstellen werden regelmäßig ausgerollt, ohne dass Praxen aktiv werden müssen.
REST-API und HL7-Standard als offene Schnittstellen ermöglichen zukünftige Integrationen auch mit neuen Systemen. Praxen mit eigenen IT-Ressourcen oder spezialisierten Dienstleistern können dadurch individuelle Anbindungen realisieren, etwa an Controlling-Tools oder spezifische Abrechnungsportale von Krankenkassen. Diese Offenheit sichert langfristige Flexibilität, auch wenn sich Systemlandschaften in der Praxis verändern.
Die Debitoris AG wurde 2017 gegründet und beschäftigt etwa 50 Mitarbeitende, die sich ausschließlich auf Healthcare-Forderungsmanagement spezialisieren. Diese Fokussierung unterscheidet das Unternehmen von IT-Konzernen mit breit gestreutem Produktportfolio – die gesamte Entwicklungskapazität fließt in die kontinuierliche Verbesserung der Praxys-Plattform. Ein interdisziplinäres Team aus ehemaligen Ärzten, Finanzexperten und Softwareentwicklern sorgt dafür, dass die Lösungen praxisgerecht bleiben und nicht zu theoretischen IT-Projekten werden.
Die engen Partnerschaften mit etablierten PVS-Anbietern wie Medistar, Turbomed und Albis sichern langfristige Kompatibilität und schnelle Anpassung bei System-Updates dieser Partner. Diese Zusammenarbeit ist für Praxen ein wichtiger Stabilitätsfaktor, da sie nicht befürchten müssen, dass Schnittstellen bei der nächsten PVS-Version plötzlich nicht mehr funktionieren. Die Schweizer Verankerung des Unternehmens unterstreicht zudem das Bekenntnis zu lokalen Datenschutzstandards.
Die Implementierung dauert bei Standardfällen wie Einzelpraxen typischerweise sechs bis acht Wochen, während komplexe MVZ-Strukturen mit mehreren Standorten und unterschiedlichen Abrechnungslogiken drei bis fünf Monate beanspruchen können. Datenqualität im bestehenden PVS-System erweist sich dabei als kritischer Erfolgsfaktor – eine Bereinigung von Dubletten, unvollständigen Patientendaten oder inkonsistenten Abrechnungsinformationen vor der Migration spart später erheblichen Korrekturaufwand.
Vier-Phasen-Ansatz strukturiert die Einführung: Die Bedarfsanalyse (etwa eine Woche) klärt spezifische Anforderungen und Besonderheiten der Praxis. Schnittstellen-Einrichtung und Datenmigration (zwei bis vier Wochen) bilden die technische Kernphase, in der historische Daten übertragen und Verbindungen zum PVS aufgebaut werden. Der Pilotbetrieb mit intensiver Schulung (eine Woche) testet alle Prozesse mit echten Daten unter realen Bedingungen. Die Go-Live-Phase mit Hypercare (zwei Wochen) sichert intensive Unterstützung beim Start im Echtbetrieb.
PVS-Anbieter müssen eingeplant werden, da manche Hersteller Gebühren für Schnittstellenfreischaltungen berechnen. Diese Kosten variieren erheblich zwischen einmaligen Pauschalen und laufenden Wartungsgebühren – klären Sie diese Details frühzeitig mit Ihrem PVS-Partner ab. Die Microservice-Architektur von Praxys selbst ist unabhängig von PVS-Updates, dennoch können Schnittstellenanpassungen nach größeren PVS-Releases notwendig werden. Der CSV-Import ermöglicht die Übernahme historischer offener Posten, rechnen Sie jedoch bei individuellen Leistungsbeschreibungen mit manuellem Nachbearbeitungsbedarf.
Das Preismodell kombiniert eine monatliche Basislizenz mit volumenabhängigen Transaktionsgebühren, wobei genaue Tarife nicht öffentlich kommuniziert werden und individuell angefragt werden müssen. Diese Intransparenz erschwert die präzise Budgetplanung und erfordert konkrete Kostenszenarien mit verschiedenen Nutzungsintensitäten vom Anbieter.
Einmalige Onboarding-Kosten umfassen Implementierung, Schulung und Datenmigration mit einem typischen Aufwand von zwei bis fünf Personentagen. Je nach Komplexität der Praxisstruktur und Datenqualität können diese Kosten zwischen einigen tausend und mittleren fünfstelligen Beträgen variieren. Kalkulieren Sie für eine typische Gemeinschaftspraxis mit drei Behandlern etwa 3.000 bis 6.000 CHF als Startinvestition.
Return on Investment nach zwei bis vier Monaten ist bei realistischer Kalkulation erreichbar. Die Einsparung von ein bis zwei Vollzeitkräften (bei Gehaltskosten von 60.000-80.000 CHF jährlich) sowie 15 Prozent Liquiditätsgewinn durch beschleunigte Zahlungseingänge amortisieren Jahresgesamtkosten von etwa 6.000 bis 10.000 CHF nach der Implementierungsphase schnell. Bei Praxen mit höherem Rechnungsvolumen oder bisherigen Problemen mit Zahlungsausfällen kann sich die Investition noch deutlich früher rechnen.
Wichtig für die Gesamtkostenbetrachtung: Rechnen Sie eventuelle Schnittstellenkosten Ihres PVS-Anbieters sowie interne Personalressourcen für das Projektmanagement während der Einführungsphase mit ein. Fordern Sie vom Anbieter ein detailliertes Kostenmodell mit verschiedenen Transaktionsszenarien an, um böse Überraschungen bei der ersten Jahresabrechnung zu vermeiden.
Change Management entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Einführung mindestens ebenso stark wie die technische Implementierung. Nehmen Sie Ihr Praxisteam frühzeitig in den Prozess mit und kommunizieren Sie konkrete Vorteile: weniger manuelle Dateneingaben, schnellerer Überblick über kritische Forderungen, automatisierte Routine-Mahnungen. Die Benennung von Super-Usern – typischerweise eine motivierte Mitarbeiterin aus der Verwaltung – schafft interne Ansprechpartner und erleichtert die Akzeptanz.
Der realistische Umstellungsprozess erfordert anfangs Disziplin und konsequente Nutzung der neuen Workflows, auch wenn diese zunächst ungewohnt erscheinen. Historische Daten lassen sich per CSV-Import übernehmen, wobei die Qualität der Ursprungsdaten maßgeblich den Nachbearbeitungsaufwand bestimmt. Bei individuellen Leistungsbeschreibungen oder Sondervereinbarungen ist manuelle Nacharbeit oft unvermeidbar – planen Sie dafür zwei bis drei Arbeitstage ein.
Die ersten vier bis sechs Wochen nach dem Go-Live bilden die kritische Eingewöhnungsphase. Mitarbeitende müssen neue Routinen etablieren, unerwartete Sonderfälle treten auf, und die bisherigen Excel-Listen oder manuellen Prozesse loszulassen fällt erfahrungsgemäß schwerer als erwartet. Intensive Hypercare-Betreuung durch den Anbieter in dieser Phase ist deshalb entscheidend – prüfen Sie, welche Support-Leistungen im Onboarding-Paket enthalten sind.
Bei schlechter Datenqualität im bisherigen PVS wird die Migration mühsam. Dubletten bei Patientendaten, fehlende Geburtsdaten oder inkonsistente Abrechnungsbezeichnungen müssen bereinigt werden, bevor sie ins neue System wandern. Investieren Sie deshalb vier bis sechs Wochen vor der geplanten Migration in eine systematische Datenbereinigung – diese Zeit zahlt sich durch reibungsloseren Betrieb hundertfach aus.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Benutzeroberfläche ist für Praxispersonal ohne IT-Hintergrund konzipiert und arbeitet intuitiv. Die meisten Funktionen erklären sich im Arbeitsablauf von selbst, und die Schulungen bereiten das Team gezielt auf die typischen Aufgaben vor. Ein IT-affiner Ansprechpartner in der Praxis erleichtert jedoch die Implementierungsphase erheblich, besonders bei der Klärung technischer Details mit PVS-Anbietern oder bei der Fehlersuche während der ersten Wochen.
Die Microservice-Architektur von Praxys ist grundsätzlich unabhängig von PVS-Updates und läuft parallel weiter. Dennoch können nach größeren PVS-Releases Schnittstellenanpassungen notwendig werden, wenn sich Datenformate oder Übertragungsprotokolle ändern. Die engen Partnerschaften mit den PVS-Anbietern sorgen typischerweise dafür, dass solche Anpassungen koordiniert erfolgen, bevor Probleme im Produktivbetrieb auftreten.
Der Datenexport ist jederzeit in standardisierten Formaten möglich, sodass keine faktische Bindung durch proprietäre Datenformate entsteht. Prüfen Sie dennoch die vertraglichen Kündigungsfristen, die bei SaaS-Lösungen typischerweise zwischen drei und zwölf Monaten liegen. Bei Vertragsende erhalten Sie einen vollständigen Export aller Daten inklusive Dokumenten und Kommunikationsverläufen, sodass ein Wechsel zu anderen Systemen technisch möglich bleibt.
Die integrierte Bonitätsprüfung erfolgt über Anbieter wie CRIF oder Bisnode und kann automatisch beim Anlegen neuer Patienten ausgelöst werden. Pro Abfrage entstehen dabei typischerweise Kosten zwischen 0,50 und 2,00 CHF, abhängig vom gewählten Anbieter und Vertrag. Diese werden meist pro durchgeführter Prüfung abgerechnet und erscheinen nicht in der Basislizenz – kalkulieren Sie diese Kosten basierend auf Ihrer Neupatientenrate ein.
Die mobile Anwendung bietet Lesezugriff auf wichtige Dashboards und ermöglicht grundlegende Freigaben von unterwegs, etwa bei Kulanzentscheidungen oder Zahlungsplanänderungen. Komplexere Vorgänge wie die manuelle Anlage neuer Forderungen oder umfassende Reportings bleiben der Desktop-Version vorbehalten. Für den typischen Anwendungsfall – schneller Überblick über kritische Posten und Entscheidungen bei Abwesenheit – reicht die Funktionalität aus.
Praxys fokussiert auf Debitorenmanagement und bietet keine integrierte Buchhaltung. Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erfolgt typischerweise über regelmäßige Datenexporte von Zahlungseingängen und offenen Posten, die in deren Buchhaltungssoftware importiert werden. Manche Steuerberater arbeiten bereits mit standardisierten Schnittstellen – klären Sie vorab, welche Exportformate Ihr Berater bevorzugt und ob diese unterstützt werden. Die DATEV-Kompatibilität sollte aufgrund der Marktbedeutung dieses Systems unbedingt geklärt werden.
