Tägliche Kommunikation & Übergaben: Digitale Schichtübergaben mit standardisierten Checklisten und Zeitstempeln ersetzen handschriftliche Notizen und minimieren Informationsverluste zwischen Schichten. Der integrierte Team-Chat ermöglicht 1:1-Kommunikation, Gruppennachrichten und Broadcast-Funktionen ohne Nutzung privater Messenger-Dienste. Push-Benachrichtigungen informieren Mitarbeiter unmittelbar über neue Aufgaben, Meldungen oder kritische Nachrichten.
Aufgaben- & Prozessmanagement: Intelligente To-Do-Listen mit Prioritäten, Fristen und eindeutiger Zuständigkeit schaffen Transparenz für alle Beteiligten. Automatische Eskalation meldet überfällige Tasks selbstständig an Vorgesetzte. Das Team-Dashboard visualisiert alle offenen Aufgaben und deren aktuellen Status in Echtzeit für alle Abteilungen.
Qualitäts- & Compliance-Management: Zentrale SOP-Verwaltung mit automatischer Versionskontrolle gewährleistet, dass alle Mitarbeiter stets auf aktuelle Arbeitsanweisungen zugreifen. Der Audit-Planer strukturiert die Vorbereitung interner Audits mit Erinnerungsfunktionen. Das Abweichungsmanagement erfasst Qualitätsmängel systematisch und verfolgt deren Behebung bis zum Abschluss nach.
Störungs- & Facility-Management: Mobile Störungsmeldungen ermöglichen das direkte Fotografieren und Melden von Defekten vor Ort per Smartphone. Automatisches Ticketing leitet Meldungen an zuständige Stellen wie Haustechnik, IT oder externe Dienstleister weiter. Status-Tracking macht den Bearbeitungsfortschritt von der ersten Meldung bis zur vollständigen Behebung transparent.
Inventar & Material: Bestandsverwaltung mit Artikelstammdaten, Mindestbeständen und automatischen Bestellerinnerungen verhindert Engpässe bei kritischem Material. Barcode-Scanning beschleunigt Inventur und Wareneingang per Smartphone-App erheblich. Multi-Standort-Verwaltung koordiniert Lagerbestände über mehrere Einrichtungen hinweg.
Auswertung & Steuerung: KPI-Dashboards präsentieren Kennzahlen wie Erledigungsraten, Reaktionszeiten und offene Aufgaben auf einen Blick. Export-Funktionen bereiten Reports als CSV oder PDF für Besprechungen und Dokumentationszwecke auf.
Mobile Nutzung: Offline-Modus gewährleistet Arbeitsfähigkeit auch ohne Netzwerkverbindung mit automatischer Synchronisation bei Netzwiederkehr. Native Apps für iOS und Android funktionieren auf allen gängigen Smartphones und Tablets.
Integrierte Operations-Plattform vereint Kommunikation, Qualitätsmanagement und Störungsmeldung in einem System. Während die meisten Anbieter diese Bereiche separat abdecken, erfordert medikit nur ein Login, eine Schulung und bietet einen zentralen Ansprechpartner. Alle operativen Prozesse laufen über eine einzige Plattform – besonders wertvoll für Einrichtungen, die heute mehrere getrennte Tools parallel nutzen und unter Schnittstellenproblemen leiden.
Offline-First-Technologie unterscheidet medikit grundlegend von klassischen Cloud-Lösungen. Die App funktioniert auch bei schlechtem WLAN oder in Kellerbereichen zuverlässig weiter. Mitarbeiter können Checklisten ausfüllen, Fotos aufnehmen und Aufgaben abhaken – alles wird lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Netz verfügbar ist. Ein praktischer Vorteil in medizinischen Gebäuden mit dicken Wänden, abgelegenen Bereichen oder instabiler Netzabdeckung.
Hospitality-DNA prägt die Benutzeroberfläche nachhaltig. medikit stammt ursprünglich aus dem Hotelgewerbe – einer Branche, die extrem prozess- und serviceorientiert arbeitet und auf intuitive Bedienung angewiesen ist. Diese Erfahrung zeigt sich in einer außergewöhnlich intuitiven Bedienoberfläche, die auch Personal ohne IT-Affinität sofort versteht und akzeptiert. Der Schulungsaufwand reduziert sich dadurch auf ein Minimum von 30-60 Minuten pro Mitarbeiter.
Datenschutz auf höchstem Niveau manifestiert sich durch ISO 27001-zertifiziertes Hosting ausschließlich in EU- und Schweizer Rechenzentren mit vollständiger DSGVO-Konformität. Für Gesundheitseinrichtungen bedeutet das: Keine Daten auf US-Servern, keine Cloud-Überraschungen, sondern nachweislich höchste europäische Datenschutzstandards ohne Kompromisse bei der Verfügbarkeit.
Einschränkungen: medikit ist explizit kein Praxisverwaltungssystem und ersetzt weder die elektronische Patientenakte noch das Abrechnungssystem. Eine native HL7-Schnittstelle für KIS-Systeme fehlt – Anbindungen an bestehende Krankenhausinformationssysteme erfordern zusätzliche Middleware-Lösungen und verursachen entsprechende Kosten. Das Tool konzentriert sich bewusst auf operative Prozesse abseits der Patientendokumentation und Abrechnung.
Mittelgroße bis große Kliniken ab 100 Betten profitieren besonders von medikit. Mehrere Stationen, viele Schnittstellen zwischen Pflege, Technik und Verwaltung sowie hoher Übergabe- und Koordinationsaufwand kennzeichnen diese Einrichtungen. medikit bringt Struktur in die tägliche Kommunikation und macht Prozesse transparent und nachvollziehbar. Die Reduktion von Übergabefehlern und Kommunikationsbrüchen wirkt sich unmittelbar auf die Patientensicherheit aus.
Ambulante Versorgungszentren und Fachzentren mit mindestens 20 Mitarbeitern finden in medikit einen idealen Partner. Dialysezentren, radiologische oder endoskopische Praxen sind auf standardisierte Abläufe und lückenlose Qualitätsdokumentation angewiesen. Die Kombination aus Prozessmanagement und Qualitätsmanagement unterstützt die hohen Compliance-Anforderungen dieser Einrichtungen optimal.
MVZ und Praxisverbünde mit mehreren Standorten können standortübergreifend einheitliche Standards etablieren und zentral steuern. Die Multi-Standort-Verwaltung ermöglicht eine konsistente Prozessqualität über alle Filialen hinweg. Besonders wertvoll zeigt sich die Plattform, wenn zentrale Vorgaben dezentral umgesetzt und überprüft werden müssen.
Pflegeeinrichtungen und Reha-Kliniken mit hohen Compliance-Anforderungen, regelmäßigen Audits und starkem Fokus auf dokumentierte Qualitätsstandards finden in medikit einen zuverlässigen Begleiter. Das integrierte Audit- und SOP-Management unterstützt die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder anderen Qualitätsstandards optimal und reduziert den Vorbereitungsaufwand für externe Audits erheblich.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Prozess-Reife der Einrichtung: Die Organisation sollte bereits strukturierte Prozesse haben oder diese etablieren wollen – medikit digitalisiert und optimiert bestehende Abläufe, ersetzt aber keine fehlende Grundstruktur
Schnittstellenbedarf klären: Vorab prüfen, welche Systeme angebunden werden müssen – die fehlende HL7-Schnittstelle kann bei komplexer KIS-Integration zum erheblichen Kostenfaktor werden
Teamgröße und Komplexität: Unter 10 Mitarbeitern ist medikit oft überdimensioniert, ab 20+ Personen oder mehreren Standorten entfaltet das System seinen vollen Nutzen
Change-Bereitschaft im Team: Erfolgreiche Einführung erfordert aktives Change-Management und die Bereitschaft, von gewohnten papierbasierten Prozessen auf digitale Workflows umzustellen
medikit positioniert sich als modulare Operations-Plattform für das Gesundheitswesen, die operative Prozesse, Teamkommunikation und Qualitätsmanagement in einer einheitlichen Lösung vereint. Der Ursprung im Hospitality-Sektor prägt die Lösung bis heute – die Entwickler haben jahrelange Erfahrung mit prozessintensiven, serviceorientierten Branchen, in denen reibungslose Übergaben und klare Verantwortlichkeiten erfolgskritisch sind.
Die Cloud-native Architektur basiert auf modernen Microservices, die Stabilität, schnelle Updates ohne Ausfallzeiten und problemlose Skalierung gewährleisten. Anders als klassische Praxisverwaltungssysteme wurde medikit konsequent für den mobilen Einsatz am Krankenbett, in der Ambulanz oder im Technikraum entwickelt – nicht für die Arbeit am Schreibtisch. Diese Mobile-First-Philosophie zeigt sich in jeder Funktion und Bedienlogik.
Wichtig für die Einordnung: medikit ist bewusst kein Ersatz für bestehende Praxisverwaltungssysteme oder Krankenhausinformationssysteme. Die Plattform ergänzt diese Kernsysteme um die operative Ebene – dort, wo es um Aufgaben, Prozesse, Meldungen und Teamkoordination geht. Diese klare Fokussierung unterscheidet medikit von umfassenden ERP-Lösungen und macht die Software gleichzeitig schlanker und schneller implementierbar.
Die hotelkit GmbH mit Sitz in Innsbruck beschäftigt über 150 Mitarbeiter und betreibt seit 2019 eine dedizierte Healthcare-Unit. Die erfolgreiche Diversifikation vom Hospitality- in den Gesundheitsbereich basiert auf der Erkenntnis, dass beide Branchen ähnliche operative Herausforderungen teilen: Schichtbetrieb, hohe Prozessintensität, strenge Qualitätsanforderungen und die Notwendigkeit reibungsloser Übergaben.
Eine agile Entwicklungskultur mit monatlichen Feature-Releases und vierteljährlichen Hackathons prägt die Produktentwicklung. Der Anbieter pflegt Co-Creation-Prozesse mit Schlüsselkunden, um praxisnahe Lösungen zu entwickeln. Der Net Promoter Score liegt über 40 – ein überdurchschnittlicher Wert, der auf hohe Kundenzufriedenheit hindeutet. Größere Kunden erhalten dedizierte Customer Success Manager, ein aktives Community-Forum ermöglicht Austausch zwischen Anwendern.
Die REST-API ermöglicht grundsätzlich die Anbindung an KIS, ERP und HR-Systeme. Allerdings fehlt eine native HL7-Schnittstelle, was bei der Integration mit Krankenhausinformationssystemen zusätzliche Middleware erforderlich macht. Dieser Umstand verursacht bei komplexeren Integrationsszenarien zusätzliche Kosten und verlängert die Implementierungsdauer.
Single Sign-On über LDAP, Active Directory und SAML2-Integration ermöglicht zentrale Benutzerverwaltung ohne separate Login-Daten. Die Hosting-Locations befinden sich ausschließlich in EU- und Schweizer Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung. Diese geographische Beschränkung gewährleistet vollständige DSGVO-Konformität ohne Ausnahmen.
Die browserbasierte Plattform erfordert keine lokale Installation auf Arbeitsplatzrechnern. Moderne Browser wie Chrome, Firefox, Safari oder Edge reichen aus. Die nativen mobilen Apps für iOS und Android bieten erweiterte Funktionen wie Kamerazugriff, Push-Benachrichtigungen und den entscheidenden Offline-Modus, der auch bei Netzausfall volle Arbeitsfähigkeit gewährleistet.
medikit nutzt eine monatliche Lizenzierung nach Pay-per-User-Modell mit modulabhängiger Preisgestaltung. Eine öffentliche Preisliste existiert nicht – die Kalkulation erfolgt individuell nach Anforderungen, Nutzerzahl und gewählten Modulen. Diese intransparente Preisgestaltung erschwert die Budget-Planung in frühen Projektphasen.
Für eine realistische TCO-Schätzung über drei Jahre bei 50 Mitarbeitern sollten circa 50.000€–105.000€ kalkuliert werden. Diese Spanne umfasst Setup, initiale Schulungen, laufende Lizenzen und Support. Die erhebliche Bandbreite erklärt sich durch unterschiedliche Modulauswahl und Schnittstellenanforderungen.
Versteckte Kostentreiber sollten nicht unterschätzt werden: Schnittstellenentwicklung zu Legacy-Systemen verursacht oft unerwartet hohe Kosten. Der interne Ressourcenaufwand für Konfiguration, Prozessdefinition und Change-Management erfordert dedizierte Personalkapazität über mehrere Monate. Externe Beratungsleistungen für die Prozessanalyse und Systemkonfiguration können bei komplexeren Einrichtungen zusätzlich 15.000€–30.000€ kosten.
Positiv hervorzuheben: Es gibt keine versteckten Lizenzfallen bezüglich Datenvolumen oder Anzahl der Nachrichten. Die Module werden transparent nach Nutzerzahl abgerechnet. Updates und Weiterentwicklungen sind im Lizenzpreis enthalten – es gibt keine zusätzlichen Kosten für neue Features oder Sicherheits-Patches.
Die realistische Projektdauer für Standard-Implementierungen liegt bei 4–8 Wochen. Bei komplexen Schnittstellen zu bestehenden KIS-Systemen oder spezifischen Anpassungen verlängert sich die Einführung auf 3–6 Monate. Diese Zeitspannen setzen voraus, dass intern ein dediziertes Projektteam verfügbar ist und zentrale Entscheidungen zeitnah getroffen werden.
Kritischer Erfolgsfaktor ist ein dediziertes internes Projektteam mit Vertretern aus IT, Qualitätsmanagement, Pflege und Facility Management. Ohne diese interdisziplinäre Zusammensetzung bleiben wichtige Anforderungen unberücksichtigt oder werden zu spät erkannt. Die Projektleitung sollte ausreichend Entscheidungskompetenz und zeitliche Kapazität haben.
Das Change-Management stellt die größte Herausforderung dar – nicht die Technik. Die Überwindung gewohnter Arbeitsweisen und die Etablierung neuer digitaler Routinen im gesamten Team erfordern kontinuierliche Kommunikation, sichtbare Unterstützung durch die Führungsebene und realistische Zeitpläne. Frühzeitige Einbindung von Key-Usern, transparente Kommunikation über Ziele und Erwartungen sowie Quick Wins in der Anfangsphase erhöhen die Akzeptanz erheblich.
Datenmigration spielt bei medikit eine untergeordnete Rolle, da primär neue operative Prozesse etabliert werden. Bestehende SOP-Dokumente und Checklisten müssen digitalisiert werden – dieser Aufwand sollte nicht unterschätzt werden, bietet aber gleichzeitig die Chance zur kritischen Überprüfung und Optimierung bestehender Prozesse.
Vorteile:
Zentrale Kommunikationsplattform reduziert Informationsverluste zwischen Schichten und Abteilungen durch strukturierte, nachvollziehbare Dokumentation aller Prozesse
Intuitive Bedienung minimiert Schulungsaufwand und erhöht Akzeptanz auch bei IT-fernem Personal durch die aus dem Hospitality-Sektor übernommene Benutzerführung
Offline-Funktionalität gewährleistet Arbeitsfähigkeit auch in Bereichen mit schlechter Netzabdeckung ohne Datenverlust
Höchste Datenschutzstandards durch ausschließliches EU-Hosting und ISO 27001-Zertifizierung erfüllen strengste Compliance-Anforderungen
Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Einführung und Aktivierung nur der tatsächlich benötigten Funktionen
Transparente Prozesssteuerung macht Aufgabenstatus, Verantwortlichkeiten und Fristen für alle Beteiligten sichtbar und nachvollziehbar
Herausforderungen:
Fehlende HL7-Schnittstelle erfordert bei KIS-Integration zusätzliche Middleware-Lösungen und verursacht erhebliche Zusatzkosten
Intransparente Preisgestaltung erschwert Budgetplanung und Vergleichbarkeit mit alternativen Lösungen in frühen Projektphasen
Change-Management-Aufwand für die Umstellung gewohnter Prozesse auf digitale Workflows wird häufig unterschätzt und gefährdet den Projekterfolg
Begrenzter Funktionsumfang für Einzelpraxen oder sehr kleine Einrichtungen – das System entfaltet seinen Nutzen erst ab etwa 20 Mitarbeitern
Abhängigkeit von Smartphone-Nutzung setzt voraus, dass alle Mitarbeiter Zugang zu entsprechenden Geräten haben und diese im Arbeitsalltag nutzen können
Lernkurve bei Prozessdefinition – die Konfiguration optimaler Workflows erfordert Prozessverständnis und gelegentlich externe Beratung
Nein, medikit ist explizit kein Ersatz für Praxisverwaltungssysteme oder Krankenhausinformationssysteme. Die Plattform deckt keine Patientenakte, Abrechnungsfunktionen oder medizinische Dokumentation ab. medikit konzentriert sich auf operative Prozesse wie Aufgabenmanagement, Teamkommunikation, Qualitätsmanagement und Störungsmeldungen – es ergänzt bestehende Kernsysteme um die operative Ebene.
Die native App speichert alle Daten lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder Netzwerkverbindung besteht. Mitarbeiter können auch ohne WLAN Checklisten ausfüllen, Fotos aufnehmen, Aufgaben abhaken und Meldungen erstellen. Konflikte bei gleichzeitiger Bearbeitung desselben Datensatzes durch mehrere Nutzer werden durch intelligente Konfliktauflösung gehandhabt.
Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert den Schulungsaufwand erheblich. Für Administratoren sind 1–2 Schulungen à 2 Stunden vorgesehen, für reguläre Mitarbeiter genügen in der Regel 30–60 Minuten Einweisung. Die aus dem Hospitality-Sektor stammende Bedienlogik wird erfahrungsgemäß auch von IT-fernem Personal schnell verstanden und akzeptiert.
medikit bietet eine REST-API für die Integration mit KIS, ERP und HR-Systemen. Single Sign-On über LDAP, Active Directory und SAML2 ist möglich. Allerdings fehlt eine native HL7-Schnittstelle – die Anbindung an Krankenhausinformationssysteme erfordert zusätzliche Middleware-Lösungen. Der konkrete Integrationsaufwand sollte vor Projektstart detailliert mit dem Anbieter geklärt werden.
medikit entfaltet seinen vollen Nutzen ab etwa 20 Mitarbeitern. Für kleinere Praxen mit unter 10 Personen ist die Plattform oft überdimensioniert. Besonders geeignet ist die Lösung für mittelgroße bis große Einrichtungen, MVZ mit mehreren Standorten, Kliniken ab 100 Betten oder Pflegeeinrichtungen mit hohen Compliance-Anforderungen und strukturierten Prozessen.
Standard-Implementierungen ohne komplexe Schnittstellen benötigen 4–8 Wochen von Vertragsunterzeichnung bis zum Produktivstart. Bei aufwendigen KIS-Integrationen oder umfangreichen Prozessanpassungen verlängert sich die Projektdauer auf 3–6 Monate. Kritisch für den Zeitplan ist die Verfügbarkeit eines internen Projektteams und die Geschwindigkeit interner Entscheidungsprozesse.
