Project-Center | Malersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Auftragsmanagement & Planung: Digitales Auftragsmanagement mit Live-Status ermöglicht die permanente Übersicht über den Bearbeitungsstand aller Projekte. Ressourcen- und Personalplanung mit Gantt-Ansicht visualisiert Teamauslastung und Materialverfügbarkeit. Automatisierte Workflows für Freigaben steuern Genehmigungsprozesse für Angebote, Rechnungen und Änderungsaufträge ohne manuelle Nachverfolgung.

Angebots- und Kalkulationswesen: Angebots- und Kostenerstellung mit Maler-Vorlagen nutzt branchenspezifische Kalkulationsgrundlagen mit vordefinierten Stundensätzen und Materialpreisen. GAEB-Schnittstelle für Import und Export ermöglicht den standardisierten Austausch von Leistungsverzeichnissen mit Architekten und öffentlichen Auftraggebern.

Mobile Erfassung auf der Baustelle: Mobile App mit echtem Offline-Modus erfasst Arbeitszeiten, Materialverbrauch und Dokumentation auch bei fehlender Netzverbindung. Integrierte Stoppuhr-Zeiterfassung zeichnet Arbeitsstunden direkt am Smartphone auf. Foto-Dokumentation und digitale Unterschriften halten Bauzustände, Mängel und Abnahmen rechtssicher fest.

Materialwirtschaft & Partnerverwaltung: Bestandspflege mit automatischen Nachbestellvorschlägen warnt bei definierten Mindestbeständen. Subunternehmer-Verwaltung mit Leistungsimport integriert externe Partnerleistungen direkt in die Projektkalkulation und -abrechnung.

Finanzen & Abrechnung: Rechnungserstellung und Mahnwesen verarbeitet erfasste Leistungen zu Rechnungen mit automatisierten Mahnläufen. DATEV-Export überträgt Finanzdaten standardisiert an Buchhaltungssysteme und Steuerberater.

Verwaltung & Auswertung: CRM-Modul für Kundenhistorie dokumentiert bisherige Aufträge und Kontakte je Kunde. Dokumentenmanagement zentralisiert alle projektbezogenen Dateien revisionssicher. Berichts- und Analysefunktionen werten Deckungsbeiträge, Projektkosten und Auslastungen aus.

🟨 Besonderheiten – Was macht Project-Center einzigartig?

Sofort einsatzbereite Branchenvorlagen reduzieren die Einrichtungszeit erheblich. Stundensätze, Materialkalkulationen und typische Leistungspositionen für Malerarbeiten sind bereits im System hinterlegt. Betriebe passen lediglich ihre individuellen Aufschläge und Konditionen an, statt Kalkulationsgrundlagen komplett neu aufzubauen. Diese Vorarbeit unterscheidet Project-Center deutlich von generischen ERP-Systemen, die monatelange Konfigurationsarbeit erfordern.

Progressive Web App mit vollständiger Offline-Funktionalität ermöglicht die Datenerfassung unabhängig von der Netzabdeckung. Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten, erstellen Fotodokumentationen und holen digitale Unterschriften ein – alle Daten werden lokal gespeichert und synchronisieren automatisch bei wiederhergestellter Verbindung. Während viele Wettbewerber lediglich eingeschränkte mobile Ansichten bieten, funktioniert die App von Project-Center tatsächlich autark auf der Baustelle.

Cloud-native Microservices-Architektur gewährleistet hohe Systemverfügbarkeit und kontinuierliche Updates ohne Ausfallzeiten. Die technische Struktur erlaubt die flexible Aktivierung einzelner Module ohne Systemumstellung. Updates werden automatisch eingespielt, Wartungsfenster entfallen weitgehend. Diese moderne Architektur bietet deutliche Vorteile gegenüber gewachsenen Softwarelösungen mit monolithischer Struktur.

Entwicklung in direkter Zusammenarbeit mit Handwerksbetrieben prägt die Produktentwicklung. Regelmäßige Praxis-Workshops mit Pilotbetrieben identifizieren tatsächliche Arbeitsprobleme statt theoretischer Anforderungen. Die dokumentierte hohe Upgrade-Rate von 65% innerhalb von zwei Jahren deutet auf funktionierende Praxistauglichkeit hin.

Einschränkungen: Für Betriebe mit intensiver BIM-Nutzung (Building Information Modeling) fehlt derzeit ein integrierter BIM-Viewer. Bei umfangreichen Projektdatenmengen kann die Performance der mobilen App auf älteren Endgeräten eingeschränkt sein. Detaillierte Staffelpreise sind nicht öffentlich einsehbar – präzise Budgetplanung erfordert ein individuelles Angebot.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Project-Center wählen?

Solo-Selbstständige bis Kleinbetriebe mit 1-5 Mitarbeitern finden eine einsteigerfreundliche Lösung für die Digitalisierung ohne übermäßige Komplexität. Das Grundmodul deckt die wesentlichen Funktionen ab, ohne Anwender mit Optionen zu überfordern. Besonders die mobile Zeiterfassung ersetzt unsichere Schätzungen durch belastbare Daten und verbessert die Nachkalkulation deutlich.

Mittelständische Malerbetriebe mit 5-50 Mitarbeitern und mehreren parallelen Baustellen profitieren von der Ressourcenplanung und dem Echtzeit-Tracking. Die Übersicht über Teamauslastung, Materialverbrauch und Projektkosten reduziert Koordinationsaufwand in der Disposition erheblich. Die Zeitersparnis in Administration und Abrechnung amortisiert die Investition bei dieser Betriebsgröße typischerweise innerhalb von sechs bis zwölf Monaten.

Betriebe mit regelmäßiger Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen gewinnen durch die GAEB-Schnittstelle erhebliche Arbeitserleichterung. Der Import von Leistungsverzeichnissen, die systeminterne Kalkulation und der Export an Auftraggeber eliminieren fehleranfälliges manuelles Übertragen. Dieser Workflow rechtfertigt die Investition bereits durch die Zeitersparnis bei wenigen Ausschreibungen pro Quartal.

Betriebe mit intensiver Subunternehmer-Einbindung erhalten durch die integrierte Partnerverwaltung deutlich mehr Transparenz. Leistungen und Kosten externer Partner fließen automatisiert in die Projektkalkulation ein, Nachkalkulationen werden präziser und schneller.

Weniger geeignet für: Großbetriebe ab 200 Mitarbeitern mit komplexen Konzernstrukturen und umfangreichen ERP-Anforderungen. Betriebe, die bereits BIM-zentrisch arbeiten müssen, finden derzeit keine integrierte 3D-BIM-Unterstützung.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Mobile Offline-Anforderungen: Bei Baustellen mit häufig schlechter Netzabdeckung stellt die echte Offline-Fähigkeit einen wesentlichen Vorteil dar
• Gewünschte Einführungsgeschwindigkeit: Die branchenspezifischen Vorlagen ermöglichen produktiven Einsatz nach zwei bis vier Wochen statt drei bis sechs Monaten bei generischen Systemen
• Bedeutung von GAEB- und DATEV-Integration: Intensive Nutzung dieser Schnittstellen rechtfertigt die Investition zusätzlich
• Budgetrahmen und Betriebsgröße: Ab circa 29 Euro pro Nutzer monatlich liegt Project-Center im mittleren Preissegment; typische Mittelbetriebe kalkulieren 500 bis 1.000 Euro monatlich

Details zur Malersoftware: Project-Center

Durchgängiger digitaler Workflow bildet den Kern der Softwarearchitektur. Von der Angebotserstellung mit branchenspezifischen Vorlagen über die Ressourcenplanung im Gantt-Chart bis zur mobilen Baustellendokumentation und anschließenden Rechnungsstellung arbeiten alle Module mit denselben Datensätzen. Medienbrüche durch manuelle Datenübertragung zwischen verschiedenen Tools entfallen. Dieser durchgängige Prozess reduziert Fehlerquellen und beschleunigt die Abläufe vom Erstkontakt bis zum Zahlungseingang messbar.

Die mobile Komponente stellt kein nachträglich ergänztes Feature dar, sondern wurde von Beginn an als zentrales Element konzipiert. Der Offline-Modus, die Stoppuhr-Zeiterfassung, die Fotodokumentation und digitale Unterschriftsfunktion sind darauf ausgerichtet, dass Mitarbeiter Daten direkt auf der Baustelle erfassen. Die automatische Synchronisation bei wiederhergestellter Verbindung eliminiert die sonst übliche nachträgliche Büroarbeit zur Übertragung handschriftlicher Notizen. Dieser Ansatz verlagert Dokumentationsaufwand in die Arbeitssituation selbst und reduziert administrative Nacharbeit erheblich.

Der modulare Aufbau ermöglicht eine bedarfsgerechte Skalierung. Kleinbetriebe aktivieren zunächst Basis-Module für Auftragsmanagement und mobile Zeiterfassung. Bei wachsenden Anforderungen lassen sich Module für Subunternehmer-Management, erweiterte Ressourcenplanung oder spezialisierte Analysen hinzubuchen. Betriebe zahlen ausschließlich für tatsächlich genutzte Funktionsgruppen, nicht für ungenutzten Funktionsumfang. Diese Flexibilität unterscheidet Cloud-basierte Lösungen deutlich von traditionellen Lizenzmodellen mit festen Paketen.

Wissenswertes zum Anbieter: Acadoro GmbH

Spezialisierung auf ausführendes Handwerk prägt das Unternehmensprofil seit der Gründung 2010. Mit circa 50 Mitarbeitern am Standort München konzentriert sich die Acadoro GmbH ausschließlich auf Branchen wie Maler, Bodenleger und Trockenbauer. Diese Fokussierung über mehr als ein Jahrzehnt ermöglicht tiefes Branchenverständnis, das sich in praxisnahen Funktionen und Workflows niederschlägt. Im Gegensatz zu Softwareanbietern mit breitem Branchenspektrum fließen Entwicklungsressourcen gezielt in handwerksspezifische Anforderungen.

Agile Produktentwicklung mit dokumentiertem Kundenfeedback steuert die Weiterentwicklung. Regelmäßige Workshops mit Pilotbetrieben identifizieren konkrete Praxisprobleme, die in die Entwicklungs-Roadmap einfließen. Die Upgrade-Rate von 65% innerhalb von zwei Jahren deutet darauf hin, dass Kunden das System im Alltag bewährt finden und bereit sind, zusätzliche Module zu aktivieren. Diese Kennzahl spricht für Kundenzufriedenheit jenseits von Marketingaussagen.

Im Vergleich zu etablierten Anbietern wie craft R oder M•SOFT verfügt Acadoro über geringere Marktanteile, bietet jedoch modernere Technologie ohne historischen Ballast gewachsener Systeme. Für Betriebe, die zeitgemäße Cloud-Lösungen bevorzugen, kann dieser Unterschied Vorteile bei Bedienbarkeit und Innovationsgeschwindigkeit bedeuten.

Technische Details & Integration

Cloud-native Architektur auf Microservices-Basis gewährleistet hohe Verfügbarkeit und kontinuierliche Verbesserungen. Updates werden automatisch eingespielt, ohne dass Anwender manuell installieren oder Wartungsfenster koordinieren müssen. Die modulare Systemarchitektur ermöglicht die Aktivierung einzelner Funktionsgruppen ohne Systemumstellung. Betriebe profitieren automatisch von der jeweils aktuellen Softwareversion, IT-Aufwand im eigenen Betrieb reduziert sich auf Minimum.

Relevante Schnittstellen für den Maleralltag sind implementiert und praxiserprobt. Die GAEB-Schnittstelle ermöglicht Import und Export von Leistungsverzeichnissen im standardisierten Format der Baubranche. Der DATEV-Export überträgt Finanzdaten strukturiert an Buchhaltungssysteme und Steuerberater. Optional stehen OCI- und UGS-Schnittstellen für die Anbindung von Großhändler-Katalogen zur Verfügung. Eine direkte API erlaubt die Integration weiterer Drittsysteme. Was aktuell fehlt: Eine BIM-Integration für dreidimensionale Planungsmodelle – relevant für Betriebe, die intensiv mit BIM-Prozessen arbeiten.

Sicherheit und Datenschutz entsprechen deutschen Standards. ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland hosten die Daten, tägliche Backups sichern den Datenbestand, SSL-Verschlüsselung schützt die Übertragung. Die DSGVO-Konformität wird durch Auftragsverarbeitungsverträge dokumentiert. Daten unterliegen deutschem Datenschutzrecht, nicht den Regelungen außereuropäischer Jurisdiktionen.

Kosten & Preismodell

Das Abomodell startet bei 29 Euro pro Nutzer und Monat für die Basisfunktionen. Staffelpreise und Modulkosten sind nicht öffentlich einsehbar, individuelle Angebote variieren nach Nutzerzahl und aktivierten Modulen. Mittelbetriebe mit 10 bis 15 Nutzern und mehreren Zusatzmodulen kalkulieren typischerweise 500 bis 1.000 Euro monatlich. Kleinbetriebe mit bis zu fünf Nutzern und Grundmodul liegen bei 150 bis 250 Euro monatlich. Die fehlende Preistransparenz erschwert die Budgetplanung ohne direkten Anbieterkontak.

Total Cost of Ownership über drei Jahre umfasst mehrere Komponenten: Einmalige Implementierungskosten liegen bei 3.000 bis 8.000 Euro je nach Betriebsgröße und Komplexität. Laufende Lizenzkosten addieren sich bei einem 15-Personen-Betrieb mit Vollausstattung auf circa 8.000 bis 12.000 Euro jährlich. Schulungsaufwand schlägt mit 2.000 bis 4.000 Euro einmalig zu Buche. Die Gesamtkosten über drei Jahre erreichen damit bei mittelgroßen Betrieben 28.000 bis 35.000 Euro, entsprechend etwa 580 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Diese Investition amortisiert sich nach Herstellerangaben durch Zeitersparnis und verbesserten Cashflow typischerweise innerhalb von sechs bis 18 Monaten.

Versteckte Kosten können bei individuellen Anpassungen entstehen. Während Standard-Schnittstellen im Lizenzpreis enthalten sind, verursachen maßgeschneiderte Integrationen – beispielsweise zu exotischen Lieferantensystemen – zusätzliche Entwicklungskosten. Auch die Datenbereinigung und -migration aus Altsystemen wird häufig unterschätzt und kann je nach Datenqualität mehrere Tausend Euro zusätzlich erfordern.

Vertragsgestaltung: Übliche Mindestlaufzeiten betragen zwölf Monate, monatliche Kündigungsfrist beträgt in der Regel drei Monate. Lizenzen lassen sich monatlich anpassen – Nutzer können bei Bedarf hinzugebucht oder bei saisonalen Schwankungen reduziert werden.

Migration & Umstieg auf Project-Center

Typische Projektphasen gliedern sich in Workshop, Systemkonfiguration, Datenimport, Pilotbetrieb und Rollout. Kleinbetriebe mit bis zu fünf Mitarbeitern realisieren den Umstieg häufig in ein bis zwei Wochen. Mittelbetriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern kalkulieren realistisch vier bis acht Wochen bis zum produktiven Einsatz. Die branchenspezifischen Vorlagen mit vordefinierten Kalkulationsgrundlagen beschleunigen die Einrichtung deutlich gegenüber generischen Systemen, die drei bis sechs Monate Konfigurationsaufwand erfordern können.

Die größte Herausforderung liegt nicht in der technischen Implementation, sondern in der Akzeptanz bei Mitarbeitern. Malerbetriebe beschäftigen oft Fachkräfte, die jahrzehntelang mit papierbasierter Dokumentation gearbeitet haben. Management-Commitment und die Benennung interner Projekt-Champions aus dem Team erweisen sich als kritische Erfolgsfaktoren. Realistisch sollten vier bis acht Stunden Schulung pro Mitarbeiter eingeplant werden, zusätzlich 20 bis 40 Stunden für den internen Projektverantwortlichen. Ohne ausreichende Begleitung steigt das Risiko, dass das System zwar eingeführt, aber nicht konsequent genutzt wird.

Datenübernahme aus Excel-Tabellen verläuft bei strukturierten Datenbeständen häufig unkompliziert. Kundenlisten, Materialstämme und Stundensätze lassen sich oft innerhalb eines Tages importieren. Kritisch wird die Migration bei historischen Projektdaten aus Altsystemen – hier hängt der Aufwand stark von Datenqualität und Systemkompatibilität ab. Eine gründliche Datenbereinigung vor der Migration reduziert spätere Probleme, wird jedoch zeitlich oft unterschätzt.

Empfohlene Vorgehensweise: Ein gestaffelter Rollout mindert Risiken. Start mit einem Pilotteam und ausgewählten Projekten, Sammlung von Erfahrungen, Anpassung der Prozesse, anschließend schrittweise Ausweitung auf weitere Teams. Dieser Ansatz verlängert zwar die Gesamtprojektdauer, reduziert jedoch die Gefahr, dass Probleme den gesamten Betriebsablauf beeinträchtigen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Erhebliche Zeitersparnis in der Administration: Malerbetriebe berichten von bis zu 30% Reduktion der Büroarbeit durch mobile Datenerfassung und Automatisierung – freigesetzte Kapazität für zusätzliche Aufträge statt Papierverwaltung
• Beschleunigter Cashflow: Rechnungen werden schneller erstellt, oft am selben Tag nach Leistungserbringung, weil alle Daten bereits erfasst sind – messbare Verbesserung der Liquiditätssituation
• Transparenz über Projektkosten und -status: Permanente Übersicht über Bearbeitungsstände, Kostenentwicklung und Budgeteinhaltung eliminiert Überraschungen in der Nachkalkulation
• Offline-fähige mobile App: Datenerfassung unabhängig von Netzabdeckung unterscheidet Project-Center deutlich von rein browserbasierten Konkurrenzlösungen
• Branchenspezifische Vorlagen: Sofort nutzbare Kalkulationsgrundlagen reduzieren Einrichtungsaufwand von Monaten auf Wochen
• Zukunftssichere Cloud-Technologie: Automatische Updates, hohe Verfügbarkeit und flexible Skalierung ohne eigene IT-Infrastruktur

Herausforderungen:

• Erheblicher Initialaufwand: Die ersten zwei bis drei Monate erfordern intensive Schulungen, Prozessumstellungen und oft Überwindung von Widerständen im Team – Durchhaltevermögen erforderlich
• Fehlende BIM-Integration: Betriebe, die intensiv mit Building Information Modeling arbeiten, finden derzeit keine 3D-BIM-Unterstützung
• Performance-Einschränkungen bei großen Datenmengen: Auf älteren mobilen Endgeräten kann die App bei umfangreichen Projektdaten träger reagieren
• Intransparente Gesamtkosten: Ohne individuelles Angebot bleibt der vollständige Kostenrahmen unklar – erschwert Budgetplanung und Vergleich mit Alternativen
• Abhängigkeit vom Anbieter: Als Cloud-Lösung besteht grundsätzliche Abhängigkeit von der wirtschaftlichen Stabilität und Produktstrategie des Anbieters
• Lernkurve für nicht-digital-affine Mitarbeiter: Ältere Fachkräfte benötigen oft intensive Begleitung beim Umstieg von Papier auf mobile Erfassung

Häufig gestellte Fragen zu Project-Center

Funktioniert die mobile App wirklich komplett ohne Internet?

Ja, die Progressive Web App speichert alle Daten lokal auf dem Endgerät. Mitarbeiter können Arbeitszeiten erfassen, Fotos aufnehmen, Notizen anlegen und digitale Unterschriften einholen – sämtliche Informationen werden lokal gespeichert und synchronisieren automatisch, sobald eine Netzverbindung wiederhergestellt ist. Einschränkung: Das erstmalige Laden der App und initiale Datensynchronisation erfordern Internetverbindung, danach funktioniert sie autark.

Wie lange dauert es realistisch, bis der Betrieb produktiv mit der Software arbeitet?

Die Einführungsdauer hängt stark von der Betriebsgröße ab. Kleinbetriebe mit ein bis fünf Mitarbeitern erreichen oft nach ein bis zwei Wochen produktiven Einsatz. Mittelbetriebe mit fünf bis 50 Mitarbeitern sollten vier bis acht Wochen kalkulieren. Die branchenspezifischen Maler-Vorlagen beschleunigen den Start erheblich – Betriebe müssen nicht alle Kalkulationsgrundlagen neu aufbauen, sondern passen vordefinierte Werte an ihre Anforderungen an.

Was geschieht mit den Betriebsdaten bei Vertragsbeendigung?

Bei Kündigung erhalten Betriebe einen vollständigen Export aller Daten in gängigen Formaten – Excel, PDF und DATEV. Die Daten sind Eigentum des Betriebs, nicht des Anbieters. Nach Ablauf der vertraglichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten aus dem System gelöscht. Der standardisierte Export ermöglicht prinzipiell die Migration zu anderen Systemen, der konkrete Aufwand hängt jedoch von der Zielplattform ab.

Benötigt der Betrieb eigene IT-Expertise oder Server-Infrastruktur?

Nein. Project-Center ist eine reine Cloud-Lösung. Betriebe benötigen lediglich internetfähige Endgeräte – Computer mit aktuellem Browser sowie Smartphones oder Tablets für die mobile Nutzung. Updates, Backups, Server-Wartung und Systemverfügbarkeit verantwortet der Anbieter. Eigene IT-Infrastruktur oder spezialisiertes IT-Personal sind nicht erforderlich. Grundkenntnisse für Administration von Benutzerrechten und Systemkonfiguration genügen.

Ist eine schrittweise Einführung möglich, beginnend mit wenigen Funktionen?

Ja, die modulare Architektur unterstützt gestaffelten Einstieg. Betriebe können mit Auftragsmanagement und mobiler Zeiterfassung starten und später Materialwirtschaft, Subunternehmer-Verwaltung oder erweiterte Analysen hinzubuchen. Lizenzen lassen sich monatlich anpassen. Dieser Ansatz reduziert sowohl initiale Kosten als auch Überforderung der Mitarbeiter und ermöglicht schrittweises Lernen.

Wie sieht die Support-Situation bei technischen Problemen aus?

Der Anbieter bietet Support per E-Mail, Telefon und Ticketsystem. Reaktionszeiten variieren nach gebuchtem Support-Paket. Standard-Support antwortet typischerweise innerhalb eines Werktages, Premium-Optionen mit priorisierten Reaktionszeiten sind verfügbar. Zusätzlich existiert eine Online-Wissensdatenbank mit Anleitungen und Video-Tutorials. Für die Einführungsphase empfiehlt sich die Buchung begleitender Schulungen, um grundlegende Fragen direkt zu klären.