ChatGPT & Claude für Terminverwaltung: KI die wirklich hilft
Das kennen Sie vermutlich
E-Mail von Herrn Meier: Er muss seinen Beratungstermin verschieben. Gleichzeitig kommt ein Anruf von Frau Schmidt, die ihren Termin absagen möchte und auch noch neue Termine für ihre Kinder buchen will. Sie müssen antworten, ohne den Überblick über die freien Slots zu verlieren oder sich zu widersprechen. Ist der Ton zu formal, wirkt es kalt. Ist er zu locker, wirkt es unprofessionell. Sie suchen nach den idealen Formulierungen, um Höflichkeit, Effizienz und klare Kommunikation unter einen Hut zu bringen.
Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Den richtigen Ton für jede spezifische Kommunikationssituation zu finden, um Professionalität zu wahren und Missverständnisse zu vermeiden.
Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.
ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen
Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.
Der praktische Unterschied
Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den Kunden wegen der Terminverschiebung"
ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort, egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr XY, vielen Dank für Ihre Anfrage..." Wenn Sie wichtige Details vergessen haben, merken Sie es erst beim Lesen.
Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Welche Art von Terminverschiebung? Erstmalige Anfrage oder wiederholte Verschiebung? Soll ich alternative Zeitfenster anbieten?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.
Wann welches Tool?
ChatGPT passt wenn:
- Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
- Sie präzise Prompts schreiben können
- Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert
Claude passt wenn:
- Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts pro Tag)
- Sie auch mal vage Anweisungen geben
- Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, integriert mit Excel und Word
Für Terminverwaltung empfehlen wir Claude, weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss, nicht "von KI generiert".
Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.
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| ChatGPT | Claude | |
|---|---|---|
| Versteht Ihre Anfrage | Wortwörtlich – macht was Sie sagen | Intent-basiert – macht was Sie meinen |
| Bei vagen Prompts | Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät) | Zeigt Unsicherheit oder fragt nach |
| Textqualität Deutsch | Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt | Klingt wie ein Muttersprachler |
| Wenn etwas unklar ist | Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind) | Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen |
| Wenn Sie nachbessern | Ändert oft zu viel auf einmal | Passt gezielt an, lässt den Rest intakt |
| Beispiel: "Mach den Text kürzer" | Schreibt komplett neu (neue Formulierungen) | Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl |
| Bei Unsicherheit | Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist) | Gibt zu wenn etwas unklar ist |
| Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn | Sie wissen genau was Sie wollen | Sie entwickeln die Lösung im Gespräch |
Prompt 1: Terminverschiebungen professionell kommunizieren
Das Problem:
Termine werden oft kurzfristig und mit unklaren Gründen verschoben. Den richtigen Ton zwischen Verständnis und der Notwendigkeit zur Einhaltung von Regeln zu finden, ist eine Herausforderung. Zu direkt wirkt unfreundlich. Zu nachgiebig ermutigt zu weiteren Kurzfristigkeiten. Sie müssen die Verfügbarkeiten klar kommunizieren, ohne zu viele Optionen anzubieten, die Sie überfordern.
Beispiel-Situation: Kunde möchte zum dritten Mal seinen bereits zweimal verschobenen Beratungstermin verlegen.
Der Prompt:
Ich bin in der Terminverwaltung. Ein Kunde möchte zum dritten Mal einen Termin verschieben.
[BISHERIGE TERMINHISTORIE HIER EINFÜGEN: z.B. "ursprünglich 15. März, dann 22. März, jetzt erneut"]
[GRUND FÜR VERSCHIEBUNG: z.B. "beruflich verhindert"]
[VERFÜGBARE ALTERNATIVE: z.B. "nur noch 5. April 14 Uhr oder 12. April 9 Uhr"]
Schreibe eine professionelle Antwort die:
1. Zeigt dass ich die Situation verstehe (nicht vorwurfsvoll)
2. Macht klar dass dies die letzte Verschiebung ohne Aufpreis ist
3. Bietet maximal 2 konkrete Alternative-Termine (keine offene Frage "wann passt es?")
4. Ton: Freundlich-bestimmt (nicht streng, aber klar in der Grenze)
Wichtig: Keine Floskeln wie "vielen Dank für Ihr Verständnis".
Wenn keine Alternativen verfügbar: Schreibe "aktuell keine passenden Zeitfenster, nächste Verfügbarkeit ist [Datum]"Warum dieser Prompt funktioniert:
- "Ich bin in der Terminverwaltung" → Gibt Kontext (KI weiß welche Perspektive und welche Grenzen Sie haben)
- Nummerierte Struktur → KI weiß genau was enthalten sein muss
- "maximal 2 konkrete Alternative-Termine" → Verhindert dass KI offene Fragen stellt, die Sie in E-Mail-Pingpong bringen
- "Wenn keine Alternativen verfügbar" → Gibt Fallback-Option bei Engpässen
Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Absage" führt zu Standardformulierungen wie "Leider können wir Ihrem Wunsch nicht entsprechen" - klingt abweisend, hilft nicht.
Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der den Kunden nicht vergrämt, aber klare Grenzen setzt. Keine Grübelei mehr ob der Ton zu hart oder zu weich ist.
💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Eskalationsstufen.
Prompt 2: Terminerinnerungen anfertigen
Das Problem:
Standardtexte für Erinnerungen wirken unpersönlich. Jede Erinnerung sollte etwas persönlicher wirken, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Manchmal müssen spezifische Unterlagen erwähnt werden, die mitzubringen sind. Vergessen Sie relevante Details? Wirkt die Erinnerung wie Spam? Ist sie freundlich genug, um zum Erscheinen anzuregen?
Beispiel-Situation: Erinnerungs-E-Mail für einen wichtigen Notartermin, bei dem spezifische Dokumente mitzubringen sind.
Der Prompt:
Ich bin in der Terminverwaltung. Ich muss eine Terminerinnerung schreiben.
[TERMINDETAILS: z.B. "Notartermin am 18. Mai, 10 Uhr, Adresse XY"]
[MITZUBRINGENDE UNTERLAGEN: z.B. "Personalausweis, Grundbuchauszug, Kaufvertragsentwurf"]
[BESONDERHEITEN: z.B. "Parkplätze begrenzt, bitte 10 Min früher kommen"]
Schreibe eine freundliche Terminerinnerung die:
1. Den Termin bestätigt (Datum, Uhrzeit, Ort)
2. Listet klar was mitzubringen ist (keine unklaren Formulierungen)
3. Erwähnt praktische Hinweise (Parkplätze, Anfahrt, etc.)
4. Endet mit "Bei Fragen gerne melden" (nicht "Mit freundlichen Grüßen")
Ton: Hilfsbereit-sachlich (nicht übertrieben freundlich, keine Emojis)
Wichtig: Keine Werbung oder Cross-Selling.
Wenn keine besonderen Unterlagen nötig: Schreibe "Bitte bringen Sie einen gültigen Lichtbildausweis mit"Warum funktioniert das:
- Klare Struktur → Verhindert dass wichtige Informationen vergessen werden
- "keine unklaren Formulierungen" → KI vermeidet Sätze wie "bitte bringen Sie alles Notwendige mit"
- Ton-Kalibrierung mit Negativbeispiel → "keine Emojis" setzt klare Grenze für Professionalität
Häufiger Fehler: Prompt "Schreib Terminerinnerung" führt zu generischem Text ohne konkrete Details. Kunde muss zurückfragen, welche Unterlagen gemeint sind.
Der Nutzen: Terminerinnerungen die alle relevanten Informationen enthalten. Kunden erscheinen vorbereitet. Weniger Rückfragen.
💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide Tools mit diesem Prompt.
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Prompt 3: Antworten auf Terminanfragen von Neukunden
Das Problem:
Oft fehlen wichtige Informationen in der ersten Anfrage. Es muss einladend und informativ geantwortet werden, ohne zu viele Rückfragen zu stellen, die den Kunden abschrecken könnten. Gleichzeitig müssen alle relevanten Informationen erfasst werden. Verpassen Sie wichtige Fragen? Ist Ihre Antwort umfassend genug, aber nicht zu lang? Wie stellen Sie sicher, dass der Kunde alle nötigen Schritte kennt?
Beispiel-Situation: E-Mail-Anfrage eines Neukunden für eine Erstberatung, der nur "Habe Interesse, wann haben Sie Zeit?" geschrieben hat.
Der Prompt:
Ich bin in der Terminverwaltung. Ein Neukunde hat eine vage Terminanfrage gestellt.
[KUNDENANFRAGE HIER EINFÜGEN]
[VERFÜGBARE ZEITFENSTER: z.B. "Montag 14-16 Uhr, Mittwoch 9-11 Uhr"]
[BENÖTIGTE VORAB-INFOS: z.B. "Art der Beratung, bevorzugtes Format (vor Ort/online)"]
Schreibe eine einladende Antwort die:
1. Bedankt sich für das Interesse (kurz, nicht übertrieben)
2. Bietet 2-3 konkrete Zeitfenster an
3. Fragt nach maximal 2 wichtigen Informationen (nicht mehr!)
4. Erklärt den nächsten Schritt ("Antworten Sie mit bevorzugtem Termin")
Ton: Professionell-einladend (wie ein erfahrener Dienstleister, nicht wie ein Call-Center)
Wichtig: Keine langen Absätze über Ihr Unternehmen (das kommt später).
Wenn Kunde bereits Format erwähnt hat: Überspring die Frage danach.Warum funktioniert das:
- "maximal 2 wichtige Informationen" → Verhindert Fragebogen-Effekt der Kunden abschreckt
- Edge-Case-Handling → "Wenn Kunde bereits Format erwähnt" macht Prompt flexibel
- Klarer nächster Schritt → Kunde weiß sofort was zu tun ist
Häufiger Fehler: Zu offener Prompt führt zu langen E-Mails mit vielen Fragen. Kunde fühlt sich überfordert und antwortet gar nicht.
Der Nutzen: Höhere Conversion-Rate von Anfrage zu gebuchtem Termin. Weniger abgebrochene Konversationen.
Prompt 4: Umgang mit Doppelbuchungen oder Fehlern
Das Problem:
Wenn ein Fehler bei der Terminvergabe passiert ist, muss dies diplomatisch und lösungsorientiert kommuniziert werden. Der Kunde soll sich nicht unwohl fühlen oder den Eindruck bekommen, dass hier unprofessionell gearbeitet wird. Wie entschuldigen Sie sich aufrichtig, ohne Ihr Unternehmen schlecht dastehen zu lassen? Wie bieten Sie eine attraktive Alternative an, ohne sich zu unterbieten? Bleibt der Kunde danach noch loyal?
Beispiel-Situation: Es wurde versehentlich ein Termin doppelt belegt und nun muss einem Kunden abgesagt oder ein neuer Slot angeboten werden.
Der Prompt:
Ich bin in der Terminverwaltung. Mir ist ein Fehler unterlaufen - ein Termin wurde doppelt vergeben.
[BETROFFENER KUNDE: z.B. "Frau Müller, Termin 20. Mai 15 Uhr"]
[ALTERNATIVE TERMINE: z.B. "19. Mai 15 Uhr oder 22. Mai 10 Uhr"]
[OPTIONAL - GOODWILL-GESTE: z.B. "10% Rabatt auf nächste Buchung" oder "bevorzugte Behandlung bei nächstem Termin"]
Schreibe eine aufrichtige Entschuldigung die:
1. Erklärt kurz was passiert ist (ohne Ausreden, aber sachlich)
2. Entschuldigt sich klar (nicht "Es tut uns leid für die Unannehmlichkeiten")
3. Bietet 2 konkrete Alternativen mit gleichem oder besserem Zeitfenster
4. Erwähnt eine kleine Goodwill-Geste falls vorhanden (nicht übertreiben)
Ton: Aufrichtig-professionell (nicht unterwürfig, nicht defensiv)
Wichtig: Kein "Das passiert uns normalerweise nie" (klingt unglaubwürdig).
Keine langen Erklärungen warum es passiert ist.
Wenn keine Goodwill-Geste möglich: Überspring den Punkt komplett.Warum funktioniert das:
- Negativbeispiel "Es tut uns leid für die Unannehmlichkeiten" → Verhindert Floskeln
- Ton-Kalibrierung mit zwei Grenzen → "nicht unterwürfig, nicht defensiv" definiert den Korridor
- Fallback bei fehlender Goodwill-Geste → Prompt funktioniert auch ohne
Häufiger Fehler: Zu defensive Entschuldigung ("Es tut uns schrecklich leid, das ist unverzeihlich...") wirkt unprofessionell. Zu knappe Entschuldigung wirkt gleichgültig.
Der Nutzen: Kunden verzeihen Fehler, wenn sie professionell behandelt werden. Dieser Prompt hilft Ihnen, die richtige Balance zu finden.
💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel und Word verbinden für noch schnellere Workflows.
🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Terminverwaltungs-spezifisch mit Claude und Excel-Integration
Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft
Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?
Reales Automatisierungs-Beispiel für Terminverwaltung:
Scenario: Automatisierte Vorschläge für Termin-Anfrage-Antworten
Wie es läuft: E-Mail kommt mit Terminanfrage → Zapier oder Make erkennt Schlüsselwörter → Claude erstellt einen personalisierten Antwort-Entwurf basierend auf freien Kalenderzeiten und Kundendaten → Entwurf landet in Ihrem Postfach mit Label "KI-Vorschlag" → Sie prüfen, passen an und senden.
Was Sie brauchen:
- Zapier oder Make Account (etwa 15€ pro Monat)
- Claude API Zugang (etwa 10€ pro Monat bei 10-30 Anfragen pro Woche)
- 2-3 Tage Setup für initiale Konfiguration und Testphase
Wann es sich lohnt: Ab 15 Anfragen pro Woche macht es Sinn. Darunter: Manuell ist schneller und flexibler.
Kosten: Setup und Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: etwa 25€ pro Monat für die Tools plus Ihre Zeit für finale Freigabe
Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei drei unserer Kunden.
🔧 Interesse an Automatisierung für Terminverwaltung? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt mit realistischen Kosten.
Unsere KI-Services
1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)
Dauer: 60 Minuten Preis: 0€
Was Sie lernen:
- ChatGPT Account erstellen und erste Schritte
- Diese 4 Prompts plus 6 weitere allgemeine Prompts
- Wie Sie eigene Prompts für Ihre Situationen schreiben
- Häufige Fehler vermeiden die zu schlechten Ergebnissen führen
Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt, ohne Risiko.
2. KI-Kurs Advanced (Claude für Terminverwaltung)
Dauer: 90 Minuten Preis: 49€
Was Sie lernen:
- Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für tägliche professionelle Nutzung)
- 15+ terminverwaltungs-spezifische Prompts für alle häufigen Situationen
- Excel und Word-Integration (Daten automatisch übernehmen und verarbeiten)
- Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen die zu Ihrer Arbeitsweise passt
Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation und wollen Zeit sparen.
Unterschied zu Beginner:
- Mehr Prompts (15+ vs. 10)
- Terminverwaltungs-spezifisch (nicht generisch)
- Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch, kontextbewusster)
- Template-Bibliothek zum Mitnehmen und sofort anwenden
3. Automatisierungs-Beratung
Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage
Was wir machen:
- Analysieren Ihre täglichen Workflows in der Terminverwaltung
- Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich wirklich, was nicht)
- Erstellen Roadmap mit realistischem Aufwand und Nutzen
- Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche die bereits laufen
Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist plus realistische Kosten und Zeitersparnis
4. Custom AI Integration
Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage
Was wir bauen:
- KI-Workflows direkt in Ihre bestehende Software integriert
- Automatische Abläufe wie oben beschrieben (E-Mail-Antworten, Erinnerungen, etc.)
- Anbindung an CRM, E-Mail, Kalender, Excel und weitere Tools
Beispiele:
- Automatische Angebotserstellung aus Kundenanfragen
- Intelligente E-Mail-Entwürfe basierend auf Terminhistorie
- Monatliche Reports aus Ihren Termindatenbanken
Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir genau wissen was Sie brauchen und was sich lohnt)
Noch unsicher?
Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen
Wir zeigen Ihnen:
- ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
- Welcher Kurs macht für Sie Sinn (Beginner oder Advanced)?
- Welche Ihrer Prozesse lassen sich realistisch automatisieren?
- Ehrliche Einschätzung: Kosten plus erwartbarer Nutzen
Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call, keine Verpflichtungen
Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts. Kein Druck.