Terminplanung-Software | Terminplaner-Software | Terminplanungs-Software | Vergleich | Test | kostenlos

Beginnen Sie gerade Ihr Business oder sind viel bei Kunden unterwegs, dann sind Sie häufig der Ansprechpartner für alles und jeden. Gleichzeitig haben Sie die Balance zu finden, um die Verwaltungskosten gering zu halten. Daher ist das Büro häufig nur wenige Stunden besetzt, um bspw. Belege zu verwalten und Rechnungen für Kunden zu schreiben. Dies ist auch der Grund, warum das Büro nur wenige der Anrufe annehmen kann.

Daher wird häufig Ihr Telefon klingeln, wenn Sie unterwegs sind, bspw. wenn Sie gerade beim Kunden sind und Details besprechen, auf der Baustelle sind oder Auto fahren. Wenn Sie das Gespräch annehmen, ist häufig der Kalender nicht parat und ein Rückruf ist erforderlich. Gleichzeitig ist in solchen Momenten kein Stift, ein Zettel oder eine Schreibunterlage zur Hand und im schlimmsten Fall geht der Rückruf unter, da etwas anderes Wichtiges die Aufmerksamkeit braucht.

Das alles können Sie etwas entspannen, indem Sie die Terminplanung online verfügbar machen und Kunden aktiv durch Werbung und Informationen an verschiedenen Stellen, bspw. im Ladengeschäft, dazu einladen dieses zu verwenden. Nutzen Sie unseren Preiskalkulator, um das Produkt mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis zu finden. Dann können Ihre Kunden bereits in Kürze Termine selbst bei Ihnen oder in Ihrem Laden vereinbaren.

Die Termin Planer Software ist grundsätzlich für jeden geeignet, der seine Termine verwalten und/oder Kunden die Möglichkeit geben möchte online Termine zu vereinbaren. Dazu gehören:

• Anbieter von Führungen und Aktivitäten

• Ärzte

• Banken

• Berater

• Escape Room

• Fotografen

• Friseure

• Handwerker

• Hausmeisterservices

• Heilpraktiker

• Kliniken

• Massage-Praxen

• Nachhilfelehrer

• Nagelstudios

• Personal Trainer

• Rechtsanwälte

• Schulen

• Spa-Salons

• Universitäten

• Yoga-Lehrer und -Schulen

• u.v.m.

Für diese und viele andere Branchen und Berufe ist die Online-Terminplanung geeignet, um Kunden selbstständig Termine vereinbaren zu lassen - auch außerhalb der Öffnungszeiten bzw. Sprechstunden.

Wenn Sie gerade dabei sind, sich für eine Software zur Terminplanung zu entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass das Paket nicht zu groß und zu klein ist. Ist es zu klein, kann es sein, dass die Buchung stoppt, wenn das Kontingent voll ist, höhere Einzelkosten bei Überschreitung anfallen und ein Upgrade nötig ist. Ist es zu groß, zahlen Sie für Leistungen oder Kontaktzahlen, die nicht benötigt oder erreicht werden.

Nutzen Sie Ihr Wissen der Vorjahre und geben Sie eine Prognose ab. Wichtig ist dabei, dass Sie mit den höchsten Werten der Vormonate kalkulieren. Ein Durchschnittswert bringt nichts, da das Kontingent pro Monat ist und meist nicht durchschnittlich pro Jahr berechnet wird. Haben Sie also in der Zeit vor Weihnachten besonders viele Termine bzw. Buchungen (bspw. 2.000), dafür aber im Jahr nur durchschnittlich 800, sollten Sie ein Kontingent mit 2.000 Terminen wählen, um das Weihnachtsgeschäft mitzunehmen. Vor allem, wenn das Ihre Haupteinnahme-Quelle ist.

Ggfs. können Sie im ersten Jahr auch - falls Sie unter dem Jahr die Software abschließen - ein kleineres Paket wählen und vor der Weihnachtszeit upgraden und den neuen Tarif und die Software zuvor ausreichend prüfen und ausprobieren. Falls Sie Bedenken haben, dass Sie dies vergessen, können Sie auch gleich das passende Paket abschließen.

Wichtig ist jedoch - egal, ob Sie gleich das korrekte Paket abschließen oder erst später updaten, dass Sie eine Software wählen, die auch bei Wachstum in Ihr Budget passt. Ansonsten kann es eintreten, dass Sie alle Daten umziehen und alle Schnittstellen, bspw. zur Buchhaltung, neu einrichten müssen. Dies kostet Zeit, Nerven und auch Geld, da Sie ggfs. Überschneidungen in der Laufzeit haben und ggfs. jemanden aus der IT, den Hersteller oder eigene Zeit von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern für die Einrichtung benötigen.

Wenn Sie mit einem Online-Terminplaner arbeiten, sollte dieser in Ihre bisherige System- und Programmlandschaft integriert werden können. Damit Sie keine Daten doppelt pflegen müssen, sind Schnittstellen zu anderen Programmen wichtig, um Daten zu übertragen. Je nach Ihrem Bedarf und Ihren Wünschen können dies folgende Programme sein:

• Ihre Auswertungstools (z. B. Google Analytics)

• Ihr Buchhaltungsystem (wie Datev)

• Ihr CRM-System (wie Bitrix24 CRM, Teamleader Focus, ZOHO CRM Plus)

• Ihre Emailsysteme (wie Gmail)

• Ihr Kalender (z. B. Google Kalender oder Office365-Kalender)

• Ihre Marketing-Tools (wie Mailchimp, MailerLite)

• Ihre soziale Medien (z. B. Facebook, Instagram)

• Ihre Shop-Software (wie Shopify)

• Ihre Vertriebssysteme (z. B. Salesforce oder Insightly)

• Ihr Video-Konferenz-System (bspw. Zoom, Teleport.video, Google Meet)

• Ihre Website (bspw. via WordPress, WIX, Joomla, Weebly, Drupal, Squarespace, etc.)

Auswertungstools

Möchten Sie Klickzahlen auf der Seite auswerten oder Suchanfragen, um Ihren Content zu verbessern, lernen an welcher Stelle Kunde oder potentielle Kunde den Buchungsvorgang abrechen, etc. ist oftmals die Einbindung eines Tools eines Drittanbieters sinnvoll. Diese haben sich auf die Auswertung und Optimierung von Webseiten oder andere hilfreiche Bereiche spezialisiert.

Buchhaltungssoftware

Da Sie mit den Terminen auch Zahlungen erhalten, ist es wichtig, dass Ihr Programm Einzel- und Gruppen-Terminplanung mit Ihrer Buchhaltungssoftware - wie bspw. Datev - verbunden ist. So können Sie die Buchungen gleich korrekt verarbeiten und in das System Ihrer Buchhaltung übemitteln.

CRM-System

Haben Sie ein CRM-System im Einsatz, ist es wichtig, dass die Daten aus der CRM die Quelle ist und die Grundlage aller Stammdaten im Unternehmen bleibt. Daher sollte eine Verknüpfung erstellt werden, die stets aktuelle Daten aus der Basis liefert. Gleichzeitig sollten umgekehrt Informationen, die der Kunde im Terminplaner eingibt, in die CRM übermittelt werden.

Emailsysteme

Um Kunden eine Terminbestätigung zu senden und über Antwortemails informiert zu werden, ist es sinnvoll, Ihre Emailadresse in den Kundeninformationen zu hinterlegen. So benötigen Sie kein Drittsystem für die Kommunikation mit Ihren Kunden oder müssen zwei Emailkonten führen.

Kalender

Arbeiten Sie, Ihre Berater oder Ihr Team bereits mit einem Kalender und pflegen dort Ihre Termine ein, macht es keinen Sinn einen weiteren Kalender zu nutzen. Damit stellen Sie sicher, dass die Verfügbarkeiten Up-to-date sind und nicht zwei verschiedene Kalender für eine Person bestehen, was zu Verwirrungen oder Doppelbuchungen führen kann. Daher sollten Ihre vorhandenen Kalender mit dem Terminplaner verknüpft werden können.

Marketing-Tools

Mailchimp - selbst am Start mit einem Terminplaner-Tool - ist eines der Programme, die häufig für das Marketing eingesetzt werden. Stellen Sie dort oder in einem anderen Tool Ihre Newsletter zusammen, sollte das Tool zur Terminplanung und Ihr Marketing-Programm verknüpft werden. So können Sie in Ihren Kundeninformationen Direkt-Links auf die Terminplanungs-Seite hinterlegen. Reagiert Ihr Kunde darauf, sollte diese Information erfasst werden, so dieser Kunde bei einem Nachfass außen vor gelassen wird.

soziale Medien

Facebook und Instagram und andere soziale Medien sind wichtige Plattformen, um Kunden zu finden, Neuigkeiten zu teilen, Termine anzukündigen und zu verkaufen. Auch TikTok ist einen Blick wert und kann für Marketing genutzt werden. Daher ist es sehr wichtig, diese Medien auch bei der Terminplanung zu implementieren bzw. dafür zu nutzen und beides zu vernetzen: Ihren Terminplaner und Ihre Social-Media-Auftritte.

Shop-Software

Bieten Sie Ihre Produkte auch in Shops an, sollten das Tool zur Terminplanung mit Ihrem Shop verknüpft werden. So können Terminkalender und darin enthaltene Verfügbarkeiten gemeinsam genutzt und verwaltet werden. Bspw. die Anzahl der verfügbaren Produkte oder die noch zur Verfügung stehenden Termine.

Vertriebssysteme

Setzen Sie spezielle Vertriebssoftware wie bspw. Salesforces ein und nutzen diese bspw. zur Leadqualifizierung, gilt es auch dieses einzubinden, damit bei Vertriebsaktionen die Terminplanung oder Gruppen-Terminplanung aktiv angeboten werden kann. Mit der Verknüpfung können Buchungslinks integriert, Klickzahlen ausgewertet und Aktionen an die Kunden und die aktuellen Aktionen sowie die aktuelle Saison angepasst werden.

Video-Konferenz-System

Laufen Ihre Produkte, wie bspw. eine Beratung oder die Teilnahme an einem Kurs, per Video ab, verknüpfen Sie das Tool mit der Buchung. So kann die Einladung direkt mit einem Link zur Video-Konferenz-Software versandt werden und Sie haben keinen manuellen Aufwand mehr Einladungen an Ihre Online-Gäste zu versenden. Gleiches gilt für Einladungen.

Website

Haben Sie bereits eine Website, sollte der Online-Terminplaner eingebunden werden. Entweder in die vorhandene Website oder es sollte zumindest der URL so angepasst werden können, damit es so wirkt, als wenn der Kunde weiterhin auf Ihrer Website ist und nicht bei einem fremden Anbieter zu dem er kein Vertrauen hat.

Sicherheit ist für viele Kunden sehr wichtig. Vor allem, wenn es Daten wie Adresse, Passwörter für den LogIn und Bankdaten geht. Auch für Ihr Business ist Sicherheit ein wesentliches Thema, da Ihre Reputation als Unternehmen und damit Ihr Unternehmenserfolg davon abhängig ist.

Achten Sie daher darauf, dass wichtige Zahlungsmethoden, die bspw. die Bankdaten-Informationen schützen, sicher angebunden sind, wenn Kunden online bezahlen können. In einer Umfrage der Firma Statista kam heraus, dass 50 Prozent der Kunden 2021 am Liebsten PayPal als Zahlungsmittel im Internet nutzen. 21 Prozent bevorzugen die Zahlung auf Rechnung. 17 Prozent präferieren dabei ihre Debit- oder Kreditkarten. Daher sollten unbedingt PayPal, die Zahlung auf Rechnung sowie per Kredit- oder Debitkarte ermöglicht werden.

Achten Sie des Weiteren darauf, dass die Verbindung zur Übermittlung für die Kunden sicher sind und auch die Speicher- und Verarbeitungsorte der Bankdaten. So bietet eine Zwei-Faktor--Authentifizierung vergleichsweise mehr Schutz als eine einfache Authentifizierung. Stellen Sie auch sicher, dass die Server auf denen Daten gespeichert werden, ausreichend Schutz vor Angriffen bietet und bestenfalls auf einem Server in Deutschland gespeichert werden.

Richten Sie auch Zugriffsrechte entsprechend ein, so dass - wenn mehrere Personen das Programm bedienen - die Personen, die die Bankdaten-Informationen nicht für Ihre tägliche Arbeit benötigen, keinen Zugriff haben. Auch das schützt die Daten Ihrer Kunden vor der ungewünschten Weitergabe von persönlichen Informationen. Gleiches gilt für die Mitarbeiter-Daten bei den Benutzerrechten innerhalb der Software für Terminplanung bzw. Gruppen-Terminplanung. Diese sollten ebenfalls ausreichend geschützt werden.

Die Frage kann beantwortet werden, wenn klar ist, was Sie benötigen. Haben Sie eine begrenzte Anzahl an Buchungen und nur einen oder wenige Kalender einzubinden, kann eine kostenfreie Software bereits all Ihre Anforderungen erfüllen. Hier stehen kostenfreie Pakete und Zugriffe on TIMFY, SimplyBook.me, Setmore, Plandok und mailchimp zur Auswahl.

Reicht die kostenfreie Software aus, achten Sie dennoch darauf, was passiert, wenn das Kontingent zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ausreicht und Sie upgraden müssen. Hier sollte das Produkt zur Terminplanung auch bei einem Upgrade noch in Ihr Budget passen.

Wer mehr Kontakte und Termine zu verwalten hat und/oder mehr Funktionen benötigt, die über den Standard hinausgehen, der sollte gleich zu eine kostenpflichtigen Lösung zur Terminplanung greifen. Achten Sie darauf, was die Software kann und prüfen Sie, ob Sie dafür Programme - ggfs. bezahlte Software - haben, die damit wegfallen kann und Kosten reduziert oder eingebunden werden muss. Mit der Einbindung entfallen Doppelarbeiten zur Pflege in zwei Systemen und Umstellungen im Tagesablauf bei Ihnen, Ihrem Team oder Ihren Kunden oder Lieferanten.

Nutzen Sie unseren Produktkalkulator und finden Sie heraus, welche Software zur Terminplanung am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Bei Fragen steht Ihnen unser Team von Experten gerne zur Seite und unterstützt Sie bei der Entscheidungsfindung.