ChatGPT & Claude für Speditionen: KI die wirklich hilft
Kennen Sie das?
Eine dringende E-Mail vom Kunden: "Ware ist noch nicht angekommen, wo bleibt sie?" Sie wissen, dass die Sendungsverfolgung verspätet ist, aber die genaue Ankunftszeit ist unklar. Schnell eine Antwort formulieren, die beruhigt, aber keine falschen Versprechen macht. Zu kurz wirkt desinteressiert. Zu lang mit technischen Details frustriert den Kunden. Eine Standardantwort passt nicht zur Dringlichkeit. Sie korrigieren Formulierungen, überlegen, wie Sie die Dringlichkeit vermitteln, ohne Panik zu schüren. 15 Minuten für vier Sätze, weil jeder Gedanke gewälzt wird.
Jede unklare Kommunikation birgt das Risiko von Kundenunzufriedenheit oder unnötiger Eskalation. Das Problem ist nicht die Zeit, sondern die Angst, durch falsche Wortwahl einen Kunden zu verlieren oder eine Beschwerde zu provozieren.
Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.
ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen
Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.
Der praktische Unterschied
Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den Kunden wegen der verspäteten Lieferung"
ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr Müller, vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir kümmern uns umgehend..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.
Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Welche Art Verzögerung? Kennt der Kunde bereits den Grund? Soll ich einen konkreten Zeitrahmen nennen oder erstmal klären?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.
Wann welches Tool?
ChatGPT passt wenn:
- Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
- Sie präzise Prompts schreiben können
- Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert
Claude passt wenn:
- Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts pro Tag)
- Sie auch mal vage Anweisungen geben
- Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, kann mit Tabellen und Daten arbeiten
Für Speditionen empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss, nicht "von KI generiert". Ihre Kunden erwarten schnelle, präzise Antworten bei Problemen. Dafür brauchen Sie ein Tool, das den Kontext versteht.
Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.
💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.
| ChatGPT | Claude | |
|---|---|---|
| Versteht Ihre Anfrage | Wortwörtlich – macht was Sie sagen | Intent-basiert – macht was Sie meinen |
| Bei vagen Prompts | Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät) | Zeigt Unsicherheit oder fragt nach |
| Textqualität Deutsch | Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt | Klingt wie ein Muttersprachler |
| Wenn etwas unklar ist | Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind) | Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen |
| Wenn Sie nachbessern | Ändert oft zu viel auf einmal | Passt gezielt an, lässt den Rest intakt |
| Beispiel: "Mach den Text kürzer" | Schreibt komplett neu (neue Formulierungen) | Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl |
| Bei Unsicherheit | Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist) | Gibt zu wenn etwas unklar ist |
| Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn | Sie wissen genau was Sie wollen | Sie entwickeln die Lösung im Gespräch |
Prompt 1: Kunden-Updates bei Lieferverzögerungen
Das Problem:
Sie müssen eine Formulierung finden, die Empathie zeigt, aber realistische Erwartungen setzt. Vermeidung von Anschuldigungen oder Rechtfertigungen. Jeder Kunde reagiert anders auf schlechte Nachrichten. Zu direkt wirkt abweisend. Zu entschuldigend weckt Zweifel an Ihrer Kompetenz. Vage Angaben führen zu Rückfragen und weiterer Unzufriedenheit.
Beispiel-Situation: Kunde fragt nach überfälliger Sendung. Sendungsverfolgung zeigt "Verzögerung, Ursache unklar".
Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):
Ich bin Disponent bei einer Spedition. Ein Kunde fragt nach einer verspäteten Sendung.
[KUNDENNACHRICHT HIER EINFÜGEN]
[AKTUELLER TRACKING-STATUS]
[VORAUSSICHTLICHE VERZÖGERUNG IN STUNDEN/TAGEN]
Schreibe eine professionelle Antwort die:
1. Bestätigt dass ich das Problem kenne und daran arbeite
2. Erklärt konkret was ich als nächstes tue (z.B. "Ich kläre mit dem Frachtführer")
3. Einen realistischen Zeitrahmen nennt (keine Floskeln wie "schnellstmöglich")
4. Freundlich aber sachlich klingt (nicht übertrieben entschuldigend)
Wichtig: Keine Schuldzuweisungen an Dritte. Keine Versprechen die ich nicht halten kann.
Wenn die Ursache unklar ist: Schreibe "Ich kläre das und melde mich bis [konkretes Datum/Uhrzeit]"Warum dieser Prompt funktioniert:
- "Ich bin Disponent bei einer Spedition" → Gibt Kontext (KI kennt die Perspektive und typische Kundenerwartungen)
- Nummerierte Struktur → KI weiß genau was in die Antwort muss
- "keine Floskeln wie 'schnellstmöglich'" → Verhindert die typischen KI-Phrasen die unprofessionell wirken
- "Wenn die Ursache unklar ist" → Gibt konkrete Formulierung für den schwierigsten Fall
Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Antwort wegen Verspätung" → KI rät welche Details wichtig sind, landet bei Standardformulierungen die nicht zu Ihrer Situation passen.
Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:
- ✅ Sachlich bleibt ohne kalt zu wirken
- ✅ Konkrete nächste Schritte nennt (keine Schwammigkeiten)
- ✅ Kunden beruhigt ohne falsche Versprechen
- ✅ Nur noch Kundenname und Tracking-Nummer braucht
Nicht "spart 10 Minuten" - sondern: Keine Formulierungs-Grübelei mehr, kein Zweifeln ob der Ton stimmt.
💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Verzögerungsszenarien (Zoll, Stau, Beschädigung, etc.).
Prompt 2: Angebotsanfragen für komplexe Routen
Das Problem:
Schnelle, präzise und überzeugende Darstellung der Logistiklösung. Berücksichtigung aller Kostenfaktoren und potenziellen Risiken. Individualisierung für jeden Kunden. Zu generisch signalisiert mangelndes Verständnis. Zu viele Details überfordern. Falsche Zahlen sind geschäftsschädigend. Zu langsames Angebot verliert den Auftrag an die Konkurrenz.
Beispiel-Situation: Kunde benötigt Angebot für Übersee-Transport mit speziellen Lageranforderungen und mehreren Zielorten.
Der Prompt:
Ich bin Spediteur und erstelle ein Angebot für eine komplexe Transportroute.
[ROUTE: Von X nach Y]
[BESONDERE ANFORDERUNGEN: z.B. Temperaturkontrolle, Gefahrgut, Express]
[VOLUMEN/GEWICHT]
[BUDGET-VORSTELLUNG DES KUNDEN (falls bekannt)]
Schreibe einen strukturierten Angebots-Entwurf der:
1. Die Route und Besonderheiten klar zusammenfasst
2. Unsere Lösung in 2-3 Sätzen erklärt (ohne technisches Fachjargon)
3. Platzhalter für Preise hat ([PREIS TRANSPORT], [PREIS LAGERUNG], etc.)
4. Auf potenzielle Risiken hinweist (z.B. "Zollabwicklung kann 3-5 Tage dauern")
5. Professionell-verbindlich klingt (nicht verkäuferisch übertrieben)
Wichtig: Keine konkreten Zahlen erfinden. Keine Garantien die unrealistisch sind.
Wenn Informationen fehlen: Schreibe "Details klären wir nach Rücksprache mit [Zoll/Lager/Partner]"Warum funktioniert das:
- Route und Anforderungen als Platzhalter → Sie füllen nur Fakten ein, KI strukturiert
- "Platzhalter für Preise" → Verhindert dass KI Fantasiezahlen erfindet
- "potenzielle Risiken hinweisen" → Macht Angebot ehrlich und professionell
- "nicht verkäuferisch übertrieben" → Kalibriert den Ton auf Ihre Branche
Häufiger Fehler: "Schreib ein Angebot für Transport" ohne Details → KI erfindet Standardtext der bei keinem konkreten Kunden passt.
Der Nutzen: Sie bekommen eine Struktur die:
- ✅ Alle wichtigen Punkte abdeckt (nichts vergessen)
- ✅ Professionell wirkt ohne steif zu sein
- ✅ Transparenz zeigt (Risiken werden genannt)
- ✅ Sie nur noch mit Ihren echten Zahlen füllen müssen
📞 Wollen Sie diese Prompts für Ihre konkreten Routen anpassen lassen? → Advanced-Kurs buchen (49€, 90 Min) - Sie bekommen 15+ Speditionen-spezifische Prompts zum Mitnehmen.
Prompt 3: Interne Kommunikation bei Problemen (Fahrer/Lager)
Das Problem:
Klare Anweisungen bei unvorhergesehenen Ereignissen. Vermeidung von Missverständnissen unter Zeitdruck. Sensible Kommunikation von Fehlern oder Unfällen. Unklare Anweisungen führen zu Fehlern. Zu harsche Kommunikation demotiviert. Zu weiche Kommunikation wird nicht ernst genommen.
Beispiel-Situation: Fahrer meldet Reifenpanne auf der Autobahn, Ladung ist temperaturempfindlich und muss schnell weitertransportiert werden.
Der Prompt:
Ich bin Disponent. Ein Fahrer meldet ein Problem während der Tour.
[PROBLEM: z.B. Panne, Stau, Laderampe gesperrt]
[AKTUELLE POSITION]
[KRITIKALITÄT: z.B. "Ladung temperaturempfindlich", "Kunde wartet"]
Schreibe klare Anweisungen für den Fahrer die:
1. Das Problem bestätigen ("Verstanden, Reifenpanne bei...")
2. Konkrete nächste Schritte nennen (nummeriert, in Reihenfolge)
3. Sagen wer was erledigt ("Ich organisiere Ersatzfahrzeug, Du...")
4. Zeitrahmen nennen ("Ersatzfahrzeug ist in ca. 45 Min da")
5. Ruhig aber bestimmt klingen (keine Panik, keine Vorwürfe)
Wichtig: Kurze Sätze (Fahrer liest am Handy). Keine Schuldzuweisungen.
Wenn Lösung unklar: Schreibe "Bleib wo Du bist, ich kläre das und rufe Dich in 10 Min zurück"Warum funktioniert das:
- "Ich bin Disponent" → KI versteht die Hierarchie und Verantwortung
- "Kurze Sätze (Fahrer liest am Handy)" → Passt Format an Realität an
- "keine Vorwürfe" → Verhindert dass KI emotional wird
- Nummerierte Schritte → Fahrer weiß genau was zu tun ist
Häufiger Fehler: "Schreib Anweisung für Fahrer" → KI macht lange Erklärungen die in der Stresssituation nicht helfen.
Der Nutzen: Sie bekommen Anweisungen die:
- ✅ In 30 Sekunden gelesen und verstanden sind
- ✅ Keine Rückfragen provozieren
- ✅ Professionell aber menschlich klingen
- ✅ Dem Fahrer Sicherheit geben dass Sie es im Griff haben
Prompt 4: Zusammenfassung von Zollvorschriften
Das Problem:
Aktuelle und relevante Informationen aus umfangreichen, oft schwer verständlichen Gesetzestexten herausfiltern. Schnelle Antworten auf spezifische Kundenfragen. Fehlinformationen können zu hohen Strafen oder Verzögerungen führen. Zu oberflächliche Antworten nützen niemandem. Zu detailliert und der Kunde versteht es nicht.
Beispiel-Situation: Kunde fragt nach den spezifischen Importbestimmungen für ein Produkt in ein neues Zielland (z.B. Schweiz nach Brexit).
Der Prompt:
Ich bin Spediteur und muss einem Kunden Zollvorschriften erklären.
[PRODUKT/WARENGRUPPE]
[URSPRUNGSLAND]
[ZIELLAND]
[QUELLE: z.B. Link zu Zoll-Website, PDF mit Vorschriften]
Fasse die relevanten Vorschriften zusammen:
1. Was muss der Kunde wissen? (max. 3 Hauptpunkte)
2. Welche Dokumente werden benötigt?
3. Gibt es besondere Einschränkungen? (z.B. Mengen, Lizenzen)
4. Wie lange dauert die Abwicklung typischerweise?
Ton: Klar und sachlich (keine Rechtsberatung, nur Information)
Wichtig: Beginne mit "Stand [Datum], gemäß [Quelle]".
Bei Unklarheiten: Schreibe "Für verbindliche Auskunft kontaktieren Sie bitte [Zollbehörde/Link]"Warum funktioniert das:
- "keine Rechtsberatung, nur Information" → Schützt rechtlich
- "Stand [Datum], gemäß [Quelle]" → Macht Basis transparent
- "max. 3 Hauptpunkte" → Zwingt zur Fokussierung auf Wesentliches
- Fallback-Option bei Unklarheit → Verhindert Fehlinformationen
Häufiger Fehler: "Erkläre die Zollvorschriften" ohne Quelle → KI erfindet plausibel klingende aber falsche Details.
Der Nutzen: Sie bekommen eine Zusammenfassung die:
- ✅ Komplexe Vorschriften verständlich macht
- ✅ Rechtlich abgesichert ist (mit Quellenverweis)
- ✅ Fokussiert auf das Wesentliche
- ✅ Dem Kunden Orientierung gibt ohne zu überfordern
💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden und Zoll-Datenbanken automatisch abfragen.
🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Speditionen-spezifisch mit Claude + Excel-Integration
Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft
Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?
Reales Automatisierungs-Beispiel für Speditionen:
Scenario: Automatisierte Status-Updates bei Sendungsverfolgung
Wie es läuft: API-Anbindung an Tracking-System → bei Statusänderung (z.B. "Verzögerung" oder "Zustellung erfolgt") → KI erstellt individuellen E-Mail-Entwurf basierend auf Kundendaten und früheren Interaktionen → landet in Ihrer Prüf-Inbox. Sie prüfen, passen bei Bedarf an, und senden ab.
Was Sie brauchen:
- Zapier oder Make Account (~15€/Monat)
- Claude API Zugang (~10€/Monat bei 50-100 Updates pro Tag)
- 3-5 Tage Setup durch uns
Wann es sich lohnt: Ab 30 Updates pro Tag. Darunter ist manuell schneller und günstiger.
Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Prüfung und Freigabe (ca. 2 Min pro Update statt 15 Min schreiben)
Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei drei unserer Kunden in ähnlicher Form.
🔧 Interesse an Automatisierung für Ihre Spedition? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten, ohne Verkaufsversprechen).
Unsere KI-Services
1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)
Dauer: 60 Minuten Preis: 0€
Was Sie lernen:
- ChatGPT Account erstellen
- Diese 4 Prompts + 6 weitere
- Wie Sie eigene Prompts schreiben
- Häufige Fehler vermeiden
Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.
2. KI-Kurs Advanced (Claude für Speditionen)
Dauer: 90 Minuten Preis: 49€
Was Sie lernen:
- Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
- 15+ Speditionen-spezifische Prompts
- Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
- Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen
Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kundenkommunikation.
Unterschied zu Beginner:
- Mehr Prompts (15+ vs 10)
- Branchenspezifisch (nicht generisch)
- Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
- Template-Bibliothek zum Mitnehmen
3. Automatisierungs-Beratung
Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage
Was wir machen:
- Analysieren Ihre Workflows
- Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
- Erstellen Roadmap mit Aufwand und Nutzen
- Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche
Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten (keine Fantasiezahlen)
4. Custom AI Integration
Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage
Was wir bauen:
- KI-Workflows in Ihre Software integriert
- Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
- Anbindung an Tracking-System, E-Mail, Excel
Beispiele:
- Automatische Kunden-Updates bei Statusänderungen
- E-Mail-Entwürfe für Standard-Anfragen
- Zoll-Recherche mit automatischer Zusammenfassung
Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)
Noch unsicher?
Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen
Wir zeigen Ihnen:
- ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
- Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
- Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
- Realistische Kosten + Nutzen (keine Verkaufsversprechen)
Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call
Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts. Kein Verkaufsdruck.