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ChatGPT & Claude für Prozessmanagement: KI die wirklich hilft

Sie sitzen vor einer Präsentation über einen neuen Prozess zur Kundenbindung

Die Stakeholder sind heterogen: Vertrieb will Zahlen, Entwicklung will Machbarkeit, Marketing will Impact. Wie formulieren Sie die Key-Takeaways, damit jeder sich abgeholt fühlt, ohne den Prozess zu simplifizieren oder zu verkomplizieren? Sie formulieren die Zusammenfassung, löschen, formulieren neu. Die Angst, missverstanden zu werden oder im nächsten Meeting kritische Nachfragen zu provozieren, hemmt die Effizienz.

Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Wie formuliere ich komplexe Sachverhalte so, dass sie für alle verständlich und relevant sind, ohne an Präzision zu verlieren?

Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.

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ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen

Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.

Der praktische Unterschied

Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Management-Summary für den Prozess-Audit"

ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrte Damen und Herren, im Rahmen des Audits wurden folgende Punkte identifiziert..." Wenn Sie vergessen welche Stakeholder-Gruppe Sie adressieren, merken Sie es erst beim Lesen.

Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Für welche Zielgruppe? Vorstand (high-level) oder Fachabteilung (detailliert)? Welcher Fokus: Compliance, Effizienz oder Risiken?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.

Wann welches Tool?

ChatGPT passt wenn:

Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
Sie präzise Prompts schreiben können
Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert

Claude passt wenn:

Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
Sie auch mal vage Anweisungen geben
Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, integriert mit Excel/Word

Für Prozessmanagement empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation präzise sein muss und Stakeholder-Widerstand vorwegnehmen sollte.

Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.

💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.

	ChatGPT	Claude
Versteht Ihre Anfrage	Wortwörtlich – macht was Sie sagen	Intent-basiert – macht was Sie meinen
Bei vagen Prompts	Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät)	Zeigt Unsicherheit oder fragt nach
Textqualität Deutsch	Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt	Klingt wie ein Muttersprachler
Wenn etwas unklar ist	Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind)	Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen
Wenn Sie nachbessern	Ändert oft zu viel auf einmal	Passt gezielt an, lässt den Rest intakt
Beispiel: "Mach den Text kürzer"	Schreibt komplett neu (neue Formulierungen)	Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl
Bei Unsicherheit	Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist)	Gibt zu wenn etwas unklar ist
Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn	Sie wissen genau was Sie wollen	Sie entwickeln die Lösung im Gespräch

Prompt 1: Komplexe Prozesse für Management zusammenfassen

Das Problem:

Die Balance zwischen ausreichender Detailtiefe und Management-kompatibler Kürze finden. Die Angst, für das Management zu 'technisch' oder zu 'abstrakt' zu wirken. Jeder falsche Fokus kann zu unnötigen Diskussionen führen. Zu detailliert wirkt überladen. Zu oberflächlich führt zu Rückfragen, die den Prozess in Frage stellen. Der Kern der Botschaft darf nicht verloren gehen.

Beispiel-Situation: Zusammenfassung eines umfangreichen Prozess-Audits mit Empfehlungen für den Vorstand.

Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):

Ich bin Prozessmanager und muss ein Audit zusammenfassen für den Vorstand.

[AUDIT-ERGEBNISSE HIER EINFÜGEN]

Schreibe eine Management-Summary die:
1. Mit der wichtigsten Erkenntnis startet (nicht mit Kontext)
2. Maximal 3 Kernprobleme benennt (mit Auswirkung auf Geschäftsziele)
3. Für jedes Problem eine konkrete Handlungsempfehlung gibt
4. Ton: Sachlich-analytisch, keine Dramatisierung ("kritische Lage"), keine Verharmlosung ("optimierbar")

Wichtig: Keine Audit-Floskeln wie "Im Rahmen der Prüfung wurde festgestellt".
Keine Empfehlungen ohne klaren Business-Impact.
Wenn Daten fehlen um Impact zu quantifizieren: Schreibe "Auswirkung zu klären, Schätzung folgt bis [Datum]"

Warum dieser Prompt funktioniert:

"Ich bin Prozessmanager" → KI weiß: Zielgruppe ist Management, nicht Fachabteilung
"Mit der wichtigsten Erkenntnis startet" → Verhindert unnötige Einleitungen
"keine Dramatisierung, keine Verharmlosung" → Kalibriert den Ton präzise
"Wenn Daten fehlen" → Gibt Fallback-Option statt erfundener Zahlen

Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Zusammenfassung" → KI produziert Audit-Sprache mit Floskeln, die kein Manager lesen will.

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:

✅ Direkt auf den Punkt kommt (keine Einleitung)
✅ Business-Impact zeigt (nicht nur technische Probleme)
✅ Handlungsorientiert ist (keine vagen Empfehlungen)
✅ Sie nur noch mit Zahlen füllen müssen

Nicht "spart 10 Minuten" - sondern: Keine Angst mehr, dass die Botschaft untergeht.

💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Stakeholder-Gruppen (Vorstand, Fachabteilung, IT).

Prompt 2: Widerstände gegen Prozessänderungen adressieren

Das Problem:

Mitarbeiter sind oft emotional an alte Prozesse gebunden oder sehen den Mehrwert nicht. Die Kommunikation muss empathisch, aber bestimmt sein, um Change-Müdigkeit zu vermeiden und die Notwendigkeit der Änderung zu vermitteln. Zu weich bedeutet keine Akzeptanz. Zu hart erzeugt Widerstand. Ohne die richtigen Argumente scheitert der Prozess vor der Umsetzung.

Beispiel-Situation: Internes Memo zur Einführung eines neuen Tools, das alte Gewohnheiten aufbricht.

Der Prompt:

Ich bin Prozessmanager und führe ein neues Tool ein, das bestehende Arbeitsweisen ändert.

Typische Widerstände die ich höre:
[WIDERSTAND 1 HIER EINFÜGEN, z.B. "Das alte System funktioniert doch"]
[WIDERSTAND 2 HIER EINFÜGEN, z.B. "Keine Zeit für Schulung"]
[WIDERSTAND 3 HIER EINFÜGEN]

Schreibe ein internes Memo das:
1. Jeden Widerstand einzeln adressiert (nicht pauschal "Ihre Bedenken sind verständlich")
2. Zeigt was konkret besser wird (nicht "effizienter", sondern "Sie sparen täglich 15 Min bei Aufgabe X")
3. Übergangsphase realistisch beschreibt (kein "nahtlos", sondern "erste 2 Wochen Doppelaufwand")
4. Ton: Empathisch aber klar - wie ein erfahrener Kollege, nicht wie HR-Abteilung

Wichtig: Keine Motivationsfloskeln ("gemeinsam schaffen wir das"). 
Keine unrealistischen Versprechen ("ab Tag 1 einfacher").
Wenn ein Widerstand berechtigt ist: Anerkennen, nicht wegargumentieren.

Warum funktioniert das:

Widerstände einzeln auflisten → KI kann gezielt darauf eingehen (nicht generisch)
"nicht 'effizienter', sondern..." → Zwingt zu konkreten Beispielen
"Übergangsphase realistisch" → Verhindert unrealistische Erwartungen
"Wenn berechtigt: Anerkennen" → Ehrlicher Ton statt PR-Sprache

Häufiger Fehler: Prompt wie "Schreib Change-Kommunikation" → KI produziert HR-Sprache, die niemand ernst nimmt.

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:

✅ Jeden Einwand ernst nimmt (keine Pauschalantworten)
✅ Konkrete Vorteile zeigt (keine Buzzwords)
✅ Ehrlich ist über Übergangsprobleme
✅ Vertrauen aufbaut statt Widerstand zu ignorieren

Nicht "spart Zeit" - sondern: Keine Angst mehr, dass Mitarbeiter innerlich abschalten.

💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide.

📞 Wollen Sie diese Prompts für Ihre konkreten Situationen anpassen lassen? → Advanced-Kurs buchen (49€, 90 Min) - Sie bekommen 15+ Prozessmanagement-spezifische Prompts zum Mitnehmen.

Prompt 3: Prozessdokumentation standardisiert erstellen

Das Problem:

Konsistenz in der Sprache und Struktur der Dokumentation ist entscheidend für die Verständlichkeit und Wartbarkeit. Die Gefahr, dass wichtige Details übersehen oder unklar formuliert werden, was zu Fehlern in der Umsetzung führt. Inkonsistenz führt zu Verwirrung. Unklare Schritte verursachen Fehler. Fehlende Details machen den Prozess unbrauchbar.

Beispiel-Situation: Erstellung einer Standard Operating Procedure (SOP) für ein neues Kunden-Onboarding.

Der Prompt:

Ich bin Prozessmanager und dokumentiere einen neuen Prozess.

Prozess-Input:
[PROZESSNAME]
[ZIEL DES PROZESSES]
[BETEILIGTE ROLLEN: z.B. Vertrieb, IT, Controlling]
[HAUPTSCHRITTE: 1., 2., 3., ...]

Erstelle eine SOP die:
1. Immer gleiche Struktur hat (Ziel → Scope → Rollen → Schritte → Eskalation)
2. Jeden Schritt mit Verantwortlicher Rolle und System benennt (z.B. "Vertrieb erstellt Angebot in Salesforce")
3. Edge Cases explizit behandelt (z.B. "Wenn Kunde Sonderwunsch: Eskalation an Team Lead")
4. Sprache: Imperativ für Handlungen ("Erstelle", "Prüfe"), Indikativ für Beschreibungen

Wichtig: Keine Interpretationsspielräume ("zeitnah" → stattdessen "innerhalb 24h").
Keine Schritte auslassen, auch wenn sie trivial erscheinen.
Wenn ein Schritt unklar ist oder fehlt: [LÜCKE - zu klären mit [Rolle]]

Warum funktioniert das:

Struktur vorgegeben → Konsistenz über alle Dokumente hinweg
"mit Rolle und System" → Macht klar wer was wo macht
"Edge Cases explizit" → Verhindert spätere Rückfragen
"[LÜCKE - zu klären]" → Ehrlich statt zu raten

Häufiger Fehler: Prompt wie "Dokumentiere Prozess" → KI produziert inkonsistente Struktur, vergisst Edge Cases.

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:

✅ Immer gleich strukturiert ist (Wartbarkeit)
✅ Keine Unklarheiten lässt (konkrete Zeitangaben, Rollen)
✅ Edge Cases nicht vergisst
✅ Zeigt wo noch Informationen fehlen

Nicht "spart Zeit" - sondern: Keine Angst mehr, dass die Doku in der Praxis unbrauchbar ist.

Prompt 4: Stakeholder-Mapping und Kommunikationsstrategie entwickeln

Das Problem:

Herauszufinden, welche Stakeholder relevant sind, welche Interessen sie haben und wie sie am besten angesprochen werden, ist komplex. Die Angst, wichtige Parteien zu übersehen oder die Kommunikation nicht adäquat anzupassen. Falsche Adressaten oder Botschaften bedeuten, dass das Projekt scheitert. Unvollständiges Mapping führt zu unerwartetem Widerstand.

Beispiel-Situation: Planung der Kommunikation für die Einführung eines unternehmensweiten ERP-Systems.

Der Prompt:

Ich bin Prozessmanager und plane die Kommunikation für ein großes Projekt.

Projekt:
[PROJEKTNAME UND ZIEL]
[BETROFFENE BEREICHE: z.B. Vertrieb, Finanzen, IT, Produktion]

Erstelle ein Stakeholder-Mapping das:
1. Alle relevanten Stakeholder-Gruppen identifiziert (nicht nur offensichtliche)
2. Für jede Gruppe benennt: Interesse, Bedenken, bevorzugter Kommunikationskanal
3. Priorisierung nach Einfluss und Betroffenheit (Matrix: hoch/mittel/niedrig)
4. Für Top-3-Gruppen: Konkrete Kommunikationsstrategie (Was, Wann, Wie)

Wichtig: Keine generischen Kategorien ("Management", "Mitarbeiter"). 
Spezifische Rollen benennen (z.B. "Controller", "Key User Vertrieb").
Wenn Bedenken unklar sind: "Zu ermitteln durch [Methode, z.B. Workshop]"
Ton: Analytisch, keine Vermutungen als Fakten ausgeben

Warum funktioniert das:

"nicht nur offensichtliche" → KI denkt breiter (z.B. Betriebsrat, externe Partner)
"Interesse, Bedenken, Kanal" → Vollständiges Bild pro Gruppe
"Matrix: hoch/mittel/niedrig" → Priorisierung für Ressourcen-Einsatz
"Zu ermitteln durch" → Zeigt wo noch Research nötig ist

Häufiger Fehler: Prompt wie "Liste Stakeholder" → KI listet nur offensichtliche Gruppen, keine Strategie.

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:

✅ Keine Stakeholder-Gruppe vergisst
✅ Zeigt wie jede Gruppe anzusprechen ist
✅ Priorisiert (Sie wissen wo Sie Zeit investieren)
✅ Zeigt wo noch Informationen fehlen

Nicht "spart Zeit" - sondern: Keine Angst mehr, dass unerwarteter Widerstand das Projekt stoppt.

💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden.

🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Profession-spezifisch mit Claude + Excel-Integration

Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft

Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?

Reales Automatisierungs-Beispiel für Prozessmanagement:

Scenario: Standardisierte Prozessdokumentations-Entwürfe

Wie es läuft: Nach Abschluss eines Prozess-Workshops werden Schlüsselinformationen (Ziele, Schritte, Verantwortliche) in ein Formular eingegeben. Ein Automatisierungstool generiert einen konsistenten Entwurf einer Prozessdokumentation (z.B. SOP oder Arbeitsanweisung) basierend auf hinterlegten Templates. Sie prüfen, validieren Details, fügen Experten-Input hinzu und geben frei.

Was Sie brauchen:

Make/Zapier Account (~15€/Monat)
Claude API Zugang (~10€/Monat bei 2-4 Dokumenten pro Monat)
3-5 Tage Setup

Wann es sich lohnt: Ab 2 Prozessdokumenten pro Monat. Darunter: Manuell ist schneller.

Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Freigabe

Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.

🔧 Interesse an Automatisierung für Prozessmanagement? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).

Unsere KI-Services

1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)

Dauer: 60 Minuten Preis: 0€

Was Sie lernen:

ChatGPT Account erstellen
Diese 4 Prompts + 6 weitere
Wie Sie eigene Prompts schreiben
Häufige Fehler vermeiden

Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.

→ Beginner-Kurs buchen

2. KI-Kurs Advanced (Claude für Prozessmanagement)

Dauer: 90 Minuten Preis: 49€

Was Sie lernen:

Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
15+ profession-spezifische Prompts
Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen

Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation.

Unterschied zu Beginner:

Mehr Prompts (15+ vs 10)
Profession-spezifisch (nicht generisch)
Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
Template-Bibliothek zum Mitnehmen

→ Advanced-Kurs buchen

3. Automatisierungs-Beratung

Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage

Was wir machen:

Analysieren Ihre Workflows
Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche

Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten

→ Beratung anfragen

4. Custom AI Integration

Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage

Was wir bauen:

KI-Workflows in Ihre Software integriert
Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
Anbindung an CRM, E-Mail, Excel, etc.

Beispiele:

Automatische Prozessdokumentation aus Workshop-Formularen
Stakeholder-Kommunikations-Entwürfe
Monatliche KPI-Reports aus Datenbanken

Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)

→ Integration anfragen

Noch unsicher?

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Wir zeigen Ihnen:

ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
Realistische Kosten + Nutzen

Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call

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Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.