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ChatGPT & Claude für Projektmanager: KI die wirklich hilft

Sie müssen ein Update an alle Stakeholder schicken

Sie müssen ein Update an alle Stakeholder des 'Projekt Alpha' schicken. Der Kunde erwartet Zahlen, das Team braucht klare nächste Schritte, und die Geschäftsleitung will nur Risiken wissen. Wie formulieren Sie es? Zu technisch für die GL, zu vage für den Kunden, zu langwierig für das Team. Sie schreiben, löschen, ringen um die richtige Balance.

Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Wie formuliere ich eine einzige Botschaft, die alle unterschiedlichen Stakeholder-Bedürfnisse adäquat und ohne Missverständnisse befriedigt?

Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.

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ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen

Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.

Der praktische Unterschied

Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib ein Status-Update für das Team"

ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Liebe Kollegen, hiermit informiere ich über den aktuellen Stand..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.

Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Welches Projekt? Soll ich Risiken erwähnen? Brauchen Sie konkrete nächste Schritte oder nur Status?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.

Wann welches Tool?

ChatGPT passt wenn:

Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
Sie präzise Prompts schreiben können
Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert

Claude passt wenn:

Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
Sie auch mal vage Anweisungen geben
Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, strukturiert präziser

Für Projektmanager empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss und verschiedene Stakeholder unterschiedliche Erwartungen haben.

Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.

💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.

	ChatGPT	Claude
Versteht Ihre Anfrage	Wortwörtlich – macht was Sie sagen	Intent-basiert – macht was Sie meinen
Bei vagen Prompts	Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät)	Zeigt Unsicherheit oder fragt nach
Textqualität Deutsch	Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt	Klingt wie ein Muttersprachler
Wenn etwas unklar ist	Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind)	Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen
Wenn Sie nachbessern	Ändert oft zu viel auf einmal	Passt gezielt an, lässt den Rest intakt
Beispiel: "Mach den Text kürzer"	Schreibt komplett neu (neue Formulierungen)	Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl
Bei Unsicherheit	Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist)	Gibt zu wenn etwas unklar ist
Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn	Sie wissen genau was Sie wollen	Sie entwickeln die Lösung im Gespräch

Prompt 1: Projektrisiko an Geschäftsleitung kommunizieren

Das Problem:

Risiken klar benennen, ohne Panik zu schüren oder die eigene Kompetenz in Frage zu stellen. Gleichzeitig lösungsorientiert bleiben, aber auch die Dringlichkeit verdeutlichen. Die richtige Balance zwischen Detailtiefe und Management-Zusammenfassung zu finden.

Zu dramatisch und es wird unnötig eskaliert. Zu harmlos und ich werde bei Problemen als ahnungslos abgestempelt. Der Ton muss überzeugen und die Fakten untermauern.

Beispiel-Situation: Ein kritisches Feature droht sich zu verzögern; Sie müssen die GL informieren und Optionen aufzeigen.

Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):

Ich bin Projektmanager. Ein kritisches Risiko ist aufgetreten das die Geschäftsleitung kennen muss.

[BESCHREIBUNG DES RISIKOS]
[MÖGLICHE AUSWIRKUNGEN]
[AKTUELLE OPTIONEN]

Schreibe eine E-Mail an die Geschäftsleitung die:
1. Das Risiko sachlich benennt (keine Dramatik, keine Verharmlosung)
2. Konkrete Auswirkungen auf Zeitplan oder Budget nennt
3. 2-3 Handlungsoptionen mit Vor-/Nachteilen aufzeigt
4. Ton: Kompetent und lösungsorientiert (nicht defensiv, nicht alarmistisch)

Wichtig: Keine Floskeln wie "leider müssen wir mitteilen" oder "wir geben unser Bestes".
Wenn Zahlen unsicher sind: Schreibe "vorläufige Einschätzung" und nenne Bandbreiten.

Warum dieser Prompt funktioniert:

"Ich bin Projektmanager" → KI wählt professionelle Management-Perspektive
Strukturierte Optionen → GL bekommt Entscheidungsgrundlage, nicht nur Problem
"nicht defensiv, nicht alarmistisch" → Verhindert typische Über-/Untertreibungen
Bandbreiten-Regel → Ehrlichkeit bei Unsicherheit statt falscher Präzision

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der die GL-Erwartungen trifft: Fakten, Optionen, kein Drama. Keine Formulierungs-Grübelei mehr ob Sie zu vorsichtig oder zu direkt klingen.

💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten für unterschiedliche Risiko-Typen (Budget, Zeitplan, Qualität, Stakeholder).

Prompt 2: Wöchentliches Status-Update für diverse Stakeholder

Das Problem:

Konsistente, aber angepasste Updates für verschiedene Adressatenkreise. Herauszufiltern, was für wen relevant ist, ohne das Rad neu zu erfinden oder unnötig lange E-Mails zu schreiben. Der Kunde muss sich gehört fühlen, das Team braucht klare Aktionspunkte, die GL möchte Fortschritt sehen.

Eine falsche Formulierung kann zu unnötigen Rückfragen führen oder wichtige Fortschritte unter den Tisch fallen lassen.

Beispiel-Situation: Jeden Freitag müssen Sie den Projektfortschritt an Kunde, Team und GL kommunizieren.

Der Prompt:

Ich bin Projektmanager. Ich muss ein wöchentliches Status-Update für [ZIELGRUPPE: Kunde/Team/GL] schreiben.

Projekt: [PROJEKTNAME]
Diese Woche erreicht: [FORTSCHRITTE]
Nächste Woche geplant: [NÄCHSTE SCHRITTE]
Offene Punkte: [BLOCKERS/RISIKEN]

Schreibe ein Update das:
1. Für [ZIELGRUPPE] relevante Informationen hervorhebt
2. Fortschritt konkret macht (keine Allgemeinplätze wie "läuft gut")
3. Offene Punkte klar benennt ohne Schuldzuweisungen
4. Ton: Sachlich-zuversichtlich (nicht übertrieben optimistisch)

Wichtig: Keine Füllwörter wie "wie geplant" ohne Kontext.
Wenn etwas verzögert ist: Nenne den neuen Termin, nicht "schnellstmöglich".

Warum funktioniert das:

[ZIELGRUPPE] → Ein Prompt für drei Varianten, KI passt Fokus an
"keine Allgemeinplätze" → Verhindert nichtssagende Status-Meldungen
Konkreter Termin statt "schnellstmöglich" → Setzt realistische Erwartungen

Der Nutzen: Ein Update das die richtige Information für den richtigen Empfänger liefert. Kunde bekommt Business-Relevanz, Team bekommt nächste Schritte, GL bekommt Überblick.

💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch ohne explizite Zielgruppen-Nennung oft aus dem Kontext, wen Sie meinen. Testen Sie beide Varianten.

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Prompt 3: Feedback zu Teamleistung formulieren

Das Problem:

Konstruktives Feedback so zu verpacken, dass es motiviert und nicht demotiviert. Klarheit in den Erwartungen, aber auch Empathie zeigen. Besonders bei schwierigen Themen die richtigen Worte zu finden.

Zu direkt formuliert, könnte es als Angriff aufgefasst werden. Zu weich, und die Botschaft kommt nicht an. Es muss fair, nachvollziehbar und vor allem nützlich sein.

Beispiel-Situation: Ein Teammitglied verfehlt wiederholt Deadlines, Sie müssen ein formelles Feedback-Gespräch führen.

Der Prompt:

Ich bin Projektmanager. Ich muss konstruktives Feedback zu einem Leistungsproblem geben.

Teammitglied: [NAME/ROLLE]
Beobachtung: [KONKRETE BEISPIELE]
Auswirkung: [WAS ES FÜR DAS PROJEKT BEDEUTET]
Gewünschte Verbesserung: [ERWARTUNG]

Schreibe Gesprächs-Notizen die:
1. Das Problem konkret benennen (Beispiele, keine Verallgemeinerungen)
2. Auswirkung auf Team/Projekt sachlich erklären
3. Gemeinsam Lösungen erarbeiten (nicht vorschreiben)
4. Ton: Respektvoll-direkt (nicht weichgespült, nicht anklagend)

Wichtig: Keine Formulierungen wie "Du machst immer..." oder "Leider muss ich sagen...".
Wenn Ursache unklar ist: Frage nach Gründen, bevor Sie Lösungen vorschlagen.

Warum funktioniert das:

Konkrete Beispiele → Macht Feedback nachvollziehbar statt subjektiv
"gemeinsam erarbeiten" → Verhindert Top-Down-Ton
"Wenn Ursache unklar" → Zeigt dass Sie zuhören, nicht nur bewerten

Der Nutzen: Feedback das ankommt ohne zu verletzen. Das Gespräch wird konstruktiv statt konfrontativ. Sie haben einen roten Faden statt im Gespräch nach Worten zu suchen.

Prompt 4: Komplexe technische Entscheidung vereinfachen

Das Problem:

Technische Details so herunterzubrechen, dass auch nicht-technische Stakeholder die Auswirkungen verstehen. Die Vor- und Nachteile prägnant und nachvollziehbar darzustellen, ohne die Komplexität zu verlieren.

Zu vereinfacht und es fehlt die nötige Substanz. Zu technisch und niemand versteht es. Die Erklärung muss vertrauenswürdig wirken.

Beispiel-Situation: Das Entwicklungsteam hat zwei verschiedene Lösungsansätze zur Implementierung eines Features, die Sie der GL präsentieren müssen.

Der Prompt:

Ich bin Projektmanager. Ich muss eine technische Entscheidung für nicht-technische Stakeholder aufbereiten.

Situation: [TECHNISCHES PROBLEM]
Option A: [ANSATZ 1 - technische Details]
Option B: [ANSATZ 2 - technische Details]

Schreibe eine Entscheidungsvorlage die:
1. Das Problem in Business-Sprache erklärt (ohne Fachjargon)
2. Beide Optionen mit Vor-/Nachteilen vergleicht (Zeit, Kosten, Risiko)
3. Eine klare Empfehlung ausspricht mit Begründung
4. Ton: Überzeugend-sachlich (nicht technokratisch, nicht vereinfachend)

Wichtig: Keine Technologie-Namen ohne Erklärung was sie bedeuten.
Wenn eine Option riskanter ist: Benennen Sie das Risiko konkret, nicht "könnte Probleme geben".

Warum funktioniert das:

Business-Sprache → Macht technische Themen zugänglich
Zeit/Kosten/Risiko → Die Dimensionen die Management interessieren
Klare Empfehlung → GL will Orientierung, nicht nur Optionen

Der Nutzen: Sie übersetzen Entwickler-Sprache in Management-Sprache ohne wichtige Details zu verlieren. Die GL kann eine informierte Entscheidung treffen statt "blind" zu vertrauen.

💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden.

🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Profession-spezifisch mit Claude + Excel-Integration

Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft

Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?

Reales Automatisierungs-Beispiel für Projektmanager:

Scenario: Automatisierte Erstellung von Agenda-Entwürfen für Meetings

Wie es läuft: Ein neues Meeting erscheint in Ihrem Kalender mit bestimmten Schlüsselwörtern im Titel. Die Automation liest den Titel, analysiert den Projektkontext und bisherige Diskussionen, und erstellt einen Entwurf für die Tagesordnung. Dieser wird automatisch im Meeting-Tool hinterlegt.

Was Sie brauchen:

Zapier/Make Account (~15€/Monat)
Claude API Zugang (~10€/Monat bei 5-10 Agenden pro Woche)
1 Tag Setup

Wann es sich lohnt: Ab 5 organisierten Meetings/Woche macht es Sinn. Darunter: Manuell ist schneller.

Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Überprüfung und Feinabstimmung vor dem Senden

Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.

🔧 Interesse an Automatisierung für Projektmanager? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).

Unsere KI-Services

1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)

Dauer: 60 Minuten Preis: 0€

Was Sie lernen:

ChatGPT Account erstellen
Diese 4 Prompts + 6 weitere
Wie Sie eigene Prompts schreiben
Häufige Fehler vermeiden

Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.

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2. KI-Kurs Advanced (Claude für Projektmanager)

Dauer: 90 Minuten Preis: 49€

Was Sie lernen:

Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
15+ profession-spezifische Prompts
Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen

Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.

Unterschied zu Beginner: