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Ziehen Sie die Anschaffung eines PM-Tools in Betracht, achten Sie darauf, dass dieses folgenden Funktionsumfang hat:

• Rollen und Rechte müssen DSGVO-konform vergeben werden können

• Option Projektportfoliomanagement anzulegen

• Möglichkeit Projektstrukturpläne zu erstellen

• einfache Bedienbarkeit (auch während der laufenden Projekt-Performance)

• Messung des Projekterfolgs

• Vergleichen von Ergebnissen

• Darstellen in Kanban Board Ansicht oder als Gantt Diagramm (Gantt Chart)

• Ansichten-Vielfalt, die nach Bedarf gewählt werden kann

• umfangreiche PM-Werkzeuge

• ausreichend verfügbarer Kunden-Service

• u.v.m.

Auch ein Kunden-Service in verschiedenen Sprachen kann das Portfolio einer Open Source oder bezahlten Software für Projektmanagement abrunden. Ist ein Gantt Diagramm/Gantt Chart nicht möglich, vergleichen Sie die vorhandene Darstellung, ob diese Ihren Ansprüchen gerecht wird.

Wenn Sie im Projekt arbeiten, gilt es regelmäßig - bspw. nach Abschluss von Projektphasen - Rechnungen zu erstellen. Sei es über die verwendeten Mittel und ebenso über die Personalkosten, die im Projekt angefallen sind. Arbeiten Sie in Projektteams, sind auch die Stunden der Projektbeteiligten an den Kunden in Rechnung zu stellen.

Haben Sie kein zentrales System zur Erfassung, erhöht sich der Aufwand sowie Umfang für Sie, da Sie die Stundenzettel erst im Nachhinein sehen oder die Informationen aus verschiedenen Quellen auslesen, ggfs. vergleichen und in die Plattform übertragen müssen. Mit einer PM-Software entfallen diese Themen.

Sie können im Tool oftmals auch direkt verschiedene Stundenlöhne eingeben und in Echtzeit vergleichen, wie viele Stunden bereits angefallen sind und wieviele noch geplant sind. Damit verbessern Sie Ihre Projektplanung und können gleichzeitig die Auslastung von Ihrem Projektteam im Auge behalten und deren Ergebnisse mit den Zielvorgaben vergleichen.

So können Sie per Knopfdruck den Projektstatus im Tool abfragen und Reports oder Abrechnungen über das Projektmanagement-Tool erstellen. Haben Sie wiederkehrende Projekte, können Sie auch Projektvorlagen erstellen, die Sie bei jedem weiteren Projekteinsatz optimieren können.

Die Informationen aus dem Tool zur Projektplanung werden häufig auch an deren Stellen benötigt. Bspw. für die Abrechnung der Kosten im Projektmanagement oder zur Kommunikation mit dem Kunden. Daher sollten Projektmanagement-Lösungen Schnittstellen zu folgenden Programmen haben:

• Excel oder Numbers

• Word oder Pages

• Datev

• E-Mailpostfach

• E-Mail-Adresse/n der jeweiligen Projektbeteiligten

• CRM-Systemen

• Kundenapplikationen

• u.v.m.

Je nachdem für welches Tool Sie sich entscheiden, achten Sie auf einfache Bedienbarkeit und der Möglichkeit Schnittstellen zu den für Sie wichtigen Programmen einzurichten. Sei es bei asana, 5PM, onepoint PROJECTS oder eines der anderen Projektmanagement-Systeme. Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl und vergleichen Sie die Anwendungen.

Möchten Sie nicht länger warten und möchten Umfang und Aufwand für Sie reduzieren, nutzen Sie gerne unsere Marktübersicht. In unserem Vergleich haben wir die besten Projektmanagement Systeme zusammengestellt. Unseren Produktkalkulator spart Ihnen wertvolle Zeit und steht Ihnen kostenfrei zur Verfügung.

Wenn Sie Tools für das Projektmanagement in Erwägung ziehen, stellen Sie sicher dass diese nicht nur das Projekt abbilden. Das Tool zur Projektplanung und Projektdurchführung sollte mehr Funktionalität bieten, so dass Ihre Arbeitsvorgänge beschleunigt werden können. Dies ist bspw. durch ein digitales Genehmigungsverfahren möglich. Damit können Sie als Projektmanager, Projektplaner oder Projektverantwortlicher bspw. Budgetfreigaben oder Freigaben von Änderungen schneller genehmigen lassen. Durch eingerichtete Genehmigungswege können bei manchen Tools auch mehrstufige Genehmigungsverfahren abgebildet werden. Häufig können Sie auch Formulare einbinden und erstellen, so dass Sie noch besseren Service für Ihre Kundschaft anbieten können. Auch für Mitglieder des Projektmanagement-Teams kann damit die Arbeit erleichtert werden. So können diese Fragen bspw. zu Projektmanagement Aufgaben aus den Kanban Boards, Fragen zu Projektdetails an den Projektmanager stellen oder Projektinformationen über das Formular anfordern.

Wenn Sie Software Produkte über eine Cloud, eine mobile App oder andere Wege nutzen, stellen Sie sicher, dass ausreichend Datenschutz gegeben ist und die DSGVO eingehalten ist. Sei es die Datenschutz-Standards in der Cloud, personenbezogene Inhalte, Themen, die intern aber nicht an den Auftraggeber oder Partnern kommuniziert werden sollen oder Informationen, die ausschließlich für bestimmte Rollen oder Abteilungen bestimmt sind, bspw. für das Marketing-Team oder das Support-Team.

Auch leistungsbezogene Daten sind DSGVO-konform zu speichern. Ebenso bei Vergleichen, die Ergebnisse oder Personen beinhalten