ChatGPT & Claude für Logistik: KI die wirklich hilft
E-Mail von einem Key-Kunden: "Lieferung für Auftrag 789B ist zu spät. Ihre letzte Sendung hatte auch schon Probleme."
Der Auftraggeber droht mit Vertragsstrafe. Sie wissen, es gab Personalengpässe und unerwartete Zollverzögerungen. Wie formulieren Sie eine Antwort, die den Kunden beruhigt, aber keine voreiligen Zugeständnisse macht? Zu kurz wirkt unprofessionell. Zu lang mit Ausreden klingt unglaubwürdig. Zu viele Details sind risikoreich. Sie schreiben, korrigieren, überlegen ob die Rechtsabteilung das absegnen würde. 15 Minuten für einen Absatz.
Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist die Angst vor Haftung, die Notwendigkeit gleichzeitig diplomatisch und faktenbasiert zu kommunizieren, und das Risiko durch falsche Formulierungen Eskalationen oder finanzielle Einbußen zu provozieren.
Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.
ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen
Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.
Der praktische Unterschied
Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den Kunden wegen der verspäteten Lieferung"
ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr XY, vielen Dank für Ihre Anfrage..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.
Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Welche Art Verzögerung? Erstmalige Meldung oder Folge-Beschwerde? Soll ich Zeitrahmen für Nachlieferung nennen?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.
Wann welches Tool?
ChatGPT passt wenn:
- Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
- Sie präzise Prompts schreiben können
- Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert
Claude passt wenn:
- Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
- Sie auch mal vage Anweisungen geben
- Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, weniger Nacharbeit
Für Logistik empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation mit Kunden, Spediteuren und internen Teams professionell klingen muss, nicht "von KI generiert".
Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.
💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.
| ChatGPT | Claude | |
|---|---|---|
| Versteht Ihre Anfrage | Wortwörtlich – macht was Sie sagen | Intent-basiert – macht was Sie meinen |
| Bei vagen Prompts | Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät) | Zeigt Unsicherheit oder fragt nach |
| Textqualität Deutsch | Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt | Klingt wie ein Muttersprachler |
| Wenn etwas unklar ist | Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind) | Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen |
| Wenn Sie nachbessern | Ändert oft zu viel auf einmal | Passt gezielt an, lässt den Rest intakt |
| Beispiel: "Mach den Text kürzer" | Schreibt komplett neu (neue Formulierungen) | Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl |
| Bei Unsicherheit | Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist) | Gibt zu wenn etwas unklar ist |
| Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn | Sie wissen genau was Sie wollen | Sie entwickeln die Lösung im Gespräch |
Prompt 1: Kundenbeschwerden bei Lieferverzögerung
Das Problem:
Kunden sind oft verärgert. Ihr Ton muss gleichzeitig entschuldigend, erklärend und lösungsorientiert sein, ohne Schuld zuzuweisen. Sie haben Angst vor Vertragsstrafen oder Kundenverlust.
Falsche Wortwahl kann zur Eskalation führen oder als Schuldeingeständnis interpretiert werden. Zu technisch erklärt verwirrt den Kunden. Zu vage formuliert fühlt sich der Kunde nicht ernst genommen.
Beispiel-Situation: Key-Kunde meldet zweite Lieferverzögerung innerhalb eines Monats für eine dringende Sendung.
Der Prompt:
Ich bin in der Logistik tätig. Ein Key-Kunde hat sich wegen einer verspäteten Lieferung beschwert.
[KUNDENNAME]
[AUFTRAGSNUMMER]
[GRUND DER VERZÖGERUNG: z.B. Zollverzögerung, Personalengpass, Transportproblem]
[VORAUSSICHTLICHER NEUER LIEFERTERMIN]
Schreibe eine professionelle Antwort die:
1. Die Beschwerde ernst nimmt ohne übertrieben zu entschuldigen
2. Den Grund kurz und sachlich erklärt (keine Ausreden)
3. Einen konkreten neuen Liefertermin nennt
4. Nächste Schritte klar benennt (wer macht was bis wann)
Ton: Sachlich-lösungsorientiert, wie ein erfahrener Logistikleiter. Nicht defensiv, nicht kumpelhaft.
Wichtig: Keine Formulierungen die als Schuldeingeständnis interpretiert werden können ("Wir haben versagt", "Das hätte nicht passieren dürfen").
Wenn ich den neuen Liefertermin noch nicht kenne: Schreibe "Ich kläre das mit dem Spediteur und melde mich bis [Datum]"Warum dieser Prompt funktioniert:
- "Ich bin in der Logistik tätig" → KI weiß welche Perspektive und welcher Tonfall erwartet wird
- Platzhalter in Großbuchstaben → Sie wissen genau was einzufügen ist
- "Keine Formulierungen die als Schuldeingeständnis..." → Verhindert rechtliche Risiken
- "Wenn ich den Termin noch nicht kenne" → Gibt Fallback-Option bei Unsicherheit
Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Antwort auf Beschwerde" → KI nutzt Standardfloskeln die zu förmlich oder zu weich klingen.
Der Nutzen: Keine Formulierungs-Grübelei mehr. Sie bekommen einen Entwurf der sachlich bleibt, keine rechtlichen Risiken birgt und trotzdem den Kunden ernst nimmt.
💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen fünf bis acht Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Eskalationsstufen.
Prompt 2: Proaktive Status-Updates an Kunden
Das Problem:
Sie müssen Informationen aus verschiedenen Systemen - Tracking, Zoll, Spediteure - zusammenfassen und für den Kunden verständlich formulieren. Die Balance zwischen "informieren" und "nicht verunsichern" ist schwierig.
Unvollständige Informationen erzeugen Rückfragen. Zu viele Fachbegriffe sind unverständlich. Manuelle Zusammenfassung ist fehleranfällig und braucht viel Konzentration.
Beispiel-Situation: Ein Container steckt im Hafen fest. Sie müssen 20 Kunden proaktiv informieren, deren Ware darin ist.
Der Prompt:
Ich bin Logistik-Koordinator. Ein Container mit mehreren Kundenaufträgen hat eine Verzögerung.
[CONTAINERNUMMER]
[AKTUELLER STANDORT]
[GRUND DER VERZÖGERUNG]
[VORAUSSICHTLICHE NEUE ANKUNFT]
[BETROFFENE AUFTRAGSNUMMERN]
Schreibe ein proaktives Status-Update das:
1. Die aktuelle Situation sachlich beschreibt
2. Den Grund ohne Drama erklärt (keine Übertreibung, keine Bagatellisierung)
3. Realistische Zeitangabe macht (kein "schnellstmöglich")
4. Nächste Schritte nennt ("Ich melde mich am [Datum] mit Update")
Ton: Transparent und ruhig, wie ein erfahrener Logistiker der schon viele Container verfolgt hat. Nicht alarmistisch.
Wichtig: Keine Fachbegriffe ohne Erklärung (z.B. "Demurrage" → "Lagerkosten im Hafen").
Wenn die neue Ankunftszeit unsicher ist: Schreibe "Sobald ich eine Bestätigung vom Hafen habe, melde ich mich bis spätestens [Datum]"Warum funktioniert das:
- "Logistik-Koordinator" → KI passt Detailgrad und Fachsprache an
- "Keine Fachbegriffe ohne Erklärung" → Verhindert Verständnisprobleme
- "Nicht alarmistisch" → Definiert den Tonfall konkret
Häufiger Fehler: Prompt ohne Ton-Angabe → KI schreibt entweder zu dramatisch ("erhebliche Verzögerung") oder zu technisch.
Der Nutzen: Sie können 20 Kunden gleichzeitig informieren, ohne 20 individuelle Texte schreiben zu müssen. Der Entwurf ist transparent und beruhigend zugleich.
💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide Tools.
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Prompt 3: Anfrage für Kapazitäten und Frachtraten
Das Problem:
Sie müssen präzise Anforderungen an Spediteure formulieren, um exakte Angebote zu erhalten. Unvollständige Anfragen führen zu Nachfragen und Verzögerungen.
Fehlende Details in der Anfrage können zu unbrauchbaren Angeboten oder späteren Mehrkosten führen. Der Vergleich wird schwierig, wenn Angebote auf unterschiedlicher Basis sind.
Beispiel-Situation: Neue Route für fünf bis zehn Paletten pro Woche nach Tschechien ausschreiben, mit spezifischen Ladezeiten.
Der Prompt:
Ich bin Logistik-Disponent. Ich brauche Angebote für eine neue Transportroute.
[STARTORT mit Postleitzahl]
[ZIELORT mit Postleitzahl]
[FREQUENZ: z.B. 5-10 Paletten/Woche]
[LADUNGSTYP: z.B. Europaletten, Sondergut]
[BESONDERHEITEN: z.B. Ladezeit nur 8-16 Uhr, temperaturgeführt]
[STARTDATUM]
Erstelle eine Ausschreibungs-E-Mail an Spediteure die:
1. Alle technischen Details klar strukturiert auflistet
2. Fragt nach Preis pro Palette UND Mindestvolumen
3. Fragt nach Laufzeit und Tracking-Optionen
4. Antwortfrist nennt (z.B. "Angebot bis [Datum]")
Ton: Professionell-sachlich, wie unter Logistik-Profis üblich. Nicht zu höflich, nicht zu knapp.
Wichtig: Alle Details die Preisrelevant sind müssen genannt werden (Gewicht, Maße, Besonderheiten).
Wenn ich Gewicht oder Maße noch nicht kenne: Schreibe "Details folgen nach interner Klärung bis [Datum]"Warum funktioniert das:
- Strukturierte Platzhalter → Verhindert dass Sie Details vergessen
- "Preis UND Mindestvolumen" → Macht Angebote vergleichbar
- "Alle Details die Preisrelevant sind" → Verhindert spätere Überraschungen
Häufiger Fehler: Zu kurze Anfrage → Spediteur muss nachfragen oder schätzt falsch → Mehraufwand für beide Seiten.
Der Nutzen: Vergleichbare Angebote beim ersten Versuch. Keine Nachfragen wegen fehlender Details. Weniger administrative Schleifen.
Prompt 4: Zusammenfassung von Logistikrapporten
Das Problem:
Sie müssen wichtige Kennzahlen und Abweichungen aus umfangreichen Berichten - Kosten, Laufzeiten, Reklamationen - für das Management herausfiltern und kommentieren.
Das Management erwartet prägnante, entscheidungsrelevante Aufbereitungen. Falsche Schlüsse oder das Übersehen kritischer Details hat direkte Auswirkungen auf Entscheidungen.
Beispiel-Situation: Monatlicher Performance-Report für die Geschäftsführung, die nur fünf Minuten Zeit hat.
Der Prompt:
Ich bin Logistikleiter. Ich muss einen umfangreichen Performance-Report für die Geschäftsführung zusammenfassen.
[ORIGINALBERICHT HIER EINFÜGEN oder LINK]
Erstelle eine Executive Summary die:
1. Die drei wichtigsten Kennzahlen nennt (mit Vormonat-Vergleich)
2. Kritische Abweichungen hervorhebt (z.B. Kostensteigerung, längere Laufzeiten)
3. Eine klare Handlungsempfehlung gibt ("Wir sollten...", "Ich empfehle...")
4. Maximal 200 Wörter lang ist
Ton: Prägnant und faktenbasiert, wie für einen CFO der schnelle Entscheidungen braucht. Keine Ausschmückungen.
Wichtig: Keine Interpretation von Daten ohne klare Basis (kein "vermutlich weil...").
Wenn Daten fehlen um eine Empfehlung zu geben: Schreibe "Für fundierte Empfehlung fehlt [welche Info]"Warum funktioniert das:
- "Drei wichtigste Kennzahlen" → Fokus auf Entscheidungsrelevantes
- "Maximal 200 Wörter" → Verhindert Textwüsten
- "Keine Interpretation ohne Basis" → Schützt vor falschen Schlüssen
Häufiger Fehler: Keine Vorgabe zur Länge → KI schreibt seitenlange Zusammenfassungen die keiner liest.
Der Nutzen: Die Geschäftsführung bekommt die Informationen die sie braucht, ohne durch 20 Seiten Excel-Tabellen zu scrollen. Sie sparen die mentale Arbeit des "Was ist wirklich wichtig?".
💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel und Word verbinden.
🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Logistik-spezifisch mit Claude + Excel-Integration
Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft
Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?
Reales Automatisierungs-Beispiel für Logistik:
Scenario: Automatische Entwürfe für Standard-Lieferstatus-Updates
Wie es läuft: Ihr Tracking-System meldet eine Statusänderung (z.B. Auslieferung verzögert). Zapier oder Make triggert Claude. Claude generiert einen Entwurf für ein Update an den Kunden. Die E-Mail landet in Ihrem Posteingang mit Label "KI-Entwurf". Sie prüfen, passen Kundenspezifika an, geben frei und senden.
Was Sie brauchen:
- Zapier oder Make Account (etwa 15€ pro Monat)
- Claude API Zugang (etwa 10€ pro Monat bei 10-30 Updates täglich)
- Drei bis fünf Tage Setup inklusive Template-Erstellung
Wann es sich lohnt: Ab 10 Updates täglich, oder bei hoher Komplexität der Lieferkette. Darunter ist manuell schneller.
Kosten: Setup plus Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: etwa 25€ pro Monat für Tools plus Ihre Zeit für Freigabe
Das ist keine Zukunftsmusik. Das läuft heute bei drei unserer Kunden.
🔧 Interesse an Automatisierung für Logistik? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt, mit realistischen Kosten.
Unsere KI-Services
1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)
Dauer: 60 Minuten Preis: 0€
Was Sie lernen:
- ChatGPT Account erstellen
- Diese vier Prompts plus sechs weitere
- Wie Sie eigene Prompts schreiben
- Häufige Fehler vermeiden
Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.
2. KI-Kurs Advanced (Claude für Logistik)
Dauer: 90 Minuten Preis: 49€
Was Sie lernen:
- Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
- 15+ Logistik-spezifische Prompts
- Excel- und Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
- Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen
Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation mit Kunden und Partnern.
Unterschied zu Beginner:
- Mehr Prompts (15+ vs 10)
- Logistik-spezifisch (nicht generisch)
- Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
- Template-Bibliothek zum Mitnehmen
3. Automatisierungs-Beratung
Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage
Was wir machen:
- Analysieren Ihre Workflows
- Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
- Erstellen Roadmap mit Aufwand und Nutzen
- Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche
Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist plus realistische Kosten
4. Custom AI Integration
Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage
Was wir bauen:
- KI-Workflows in Ihre Software integriert
- Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
- Anbindung an TMS, WMS, E-Mail, Excel
Beispiele:
- Automatische Statusupdates aus Tracking-Daten
- E-Mail-Entwürfe für Standardsituationen
- Monatliche Reports aus mehreren Systemen
Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)
Noch unsicher?
Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen
Wir zeigen Ihnen:
- ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
- Welcher Kurs macht Sinn (Beginner oder Advanced)?
- Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
- Realistische Kosten plus Nutzen
Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call
Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.