ChatGPT & Claude für Kundenservice: KI die wirklich hilft
Kennen Sie das Gefühl am Montagmorgen?
E-Mail von Frau Meier, sie ist verärgert über eine fehlgeschlagene Lieferung. Es ist ihre dritte Beschwerde zum gleichen Thema. Sie wissen, dass Sie eine Lösung finden müssen, aber wie formulieren Sie die Antwort so, dass sie sich ernst genommen fühlt, ohne falsche Versprechungen zu machen? Zu kurz wirkt abweisend, zu lang mit Standardfloskeln macht sie nur wütender. Sie überlegen minutenlang, um den richtigen Ton zwischen Empathie und Fakten zu treffen, während der Druck der wartenden Tickets steigt und die Angst vor einer Eskalation im Nacken sitzt.
Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Den passenden Ton und die richtige Formulierung zu finden, um eskalierende Situationen zu entschärfen und gleichzeitig professionell und lösungsorientiert zu bleiben.
Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.
ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen
Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.
Der praktische Unterschied
Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den verärgerten Kunden wegen der verspäteten Lieferung"
ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr XY, vielen Dank für Ihre Geduld..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.
Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Ist das die erste oder eine wiederholte Beschwerde? Gibt es bereits einen neuen Liefertermin? Soll ich konkrete Kompensation anbieten?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.
Wann welches Tool?
ChatGPT passt wenn:
- Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
- Sie präzise Prompts schreiben können
- Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert
Claude passt wenn:
- Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
- Sie auch mal vage Anweisungen geben
- Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, integriert mit Excel/Word
Für Kundenservice empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss, nicht "von KI generiert".
Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.
💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.
| ChatGPT | Claude | |
|---|---|---|
| Versteht Ihre Anfrage | Wortwörtlich – macht was Sie sagen | Intent-basiert – macht was Sie meinen |
| Bei vagen Prompts | Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät) | Zeigt Unsicherheit oder fragt nach |
| Textqualität Deutsch | Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt | Klingt wie ein Muttersprachler |
| Wenn etwas unklar ist | Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind) | Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen |
| Wenn Sie nachbessern | Ändert oft zu viel auf einmal | Passt gezielt an, lässt den Rest intakt |
| Beispiel: "Mach den Text kürzer" | Schreibt komplett neu (neue Formulierungen) | Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl |
| Bei Unsicherheit | Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist) | Gibt zu wenn etwas unklar ist |
| Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn | Sie wissen genau was Sie wollen | Sie entwickeln die Lösung im Gespräch |
Prompt 1: Verärgerte Kunden diplomatisch beruhigen
Das Problem:
Es ist schwierig, Empathie zu zeigen und den Kunden zu beruhigen, ohne zu viele Schuld einzugestehen oder unhaltbare Zusagen zu machen. Der Ton muss passen, um keine weitere Eskalation zu provozieren und gleichzeitig eine Lösung herbeizuführen.
Zu direkt wirkt abweisend, zu weich wirkt inkompetent. Zu viele Entschuldigungen untergraben die Glaubwürdigkeit. Falsche Versprechen führen zu weiteren Beschwerden.
Beispiel-Situation: Kunde ist wütend über wiederholte technische Probleme, droht mit Vertragskündigung.
Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):
Ich bin im Kundenservice. Ein Kunde hat bereits zweimal wegen technischer Probleme reklamiert und ist nun extrem verärgert.
[KUNDENNAME], [KONKRETES PROBLEM], [BISHERIGE LÖSUNGSVERSUCHE]
Schreibe eine professionelle Antwort die:
1. Anerkennt dass das Problem real ist (keine Relativierung mit "bedauerlicherweise")
2. Zeigt dass ich die bisherigen Versuche kenne (beweist Aufmerksamkeit)
3. Einen konkreten nächsten Schritt nennt mit Verantwortlichem und Datum
4. Ton: Sachlich-empathisch (nicht übertrieben entschuldigend, nicht distanziert)
Wichtig: Keine Floskeln wie "vielen Dank für Ihre Geduld" oder "wir kümmern uns schnellstmöglich".
Wenn ich den genauen Lösungszeitpunkt nicht kenne: Schreibe "Ich kläre das mit [Abteilung] und melde mich bis [konkretes Datum]"Warum dieser Prompt funktioniert:
- "Ich bin im Kundenservice" → Gibt Kontext (KI weiß welche Perspektive)
- Nummerierte Struktur → KI weiß was rein muss
- "keine Floskeln wie" → Verhindert typische KI-Phrasen
- "Wenn ich nicht weiß" → Gibt Fallback-Option bei Unsicherheit
Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Antwort" führt zu Standardformulierungen die nicht zu Ihrem Ton passen.
Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der in IHREM Ton ist, keine Floskeln hat, konkret bleibt und sich anfühlt als hätten Sie ihn selbst geschrieben. Keine Formulierungs-Grübelei mehr.
💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Eskalationsstufen.
Prompt 2: Standardanfragen personalisiert beantworten
Das Problem:
Das Erstellen individueller Antworten auf häufig gestellte Fragen (AGBs, Lieferzeiten, Produktinformationen) ist zeitaufwendig. Die Nutzung von Textbausteinen kann unpersönlich wirken und den Kundenkontakt belasten, wenn diese nicht richtig angepasst werden.
Der Textbaustein muss perfekt wirken, sonst merkt der Kunde es ist nicht 'echt'. Persönliche Note fehlt oft. Wie klingt es, wenn ich es 20. Mal am Tag schreibe?
Beispiel-Situation: Anfrage zur Lieferzeit eines spezifischen Produkts mit Sonderwünschen.
Der Prompt:
Ich bin im Kundenservice und beantworte täglich ähnliche Fragen zu Lieferzeiten, muss aber jede Antwort personalisiert klingen lassen.
[KUNDENNAME], [PRODUKT], [SONDERWUNSCH/BESONDERHEIT]
Schreibe eine Antwort die:
1. Direkt die Lieferzeit nennt (keine einleitende Höflichkeitsfloskel)
2. Auf den Sonderwunsch konkret eingeht (zeigt dass ich gelesen habe)
3. Eine Alternative bietet falls der Wunsch nicht erfüllbar ist
4. Ton: Freundlich-direkt wie ein kompetenter Kollege (nicht steif, nicht kumpelhaft)
Wichtig: Keine Phrasen wie "gerne helfe ich Ihnen weiter" oder "vielen Dank für Ihre Anfrage".
Wenn Lieferzeit unsicher ist: "Regulär [X Wochen], bei Sonderwünschen prüfe ich das und melde mich bis [Datum]"Warum funktioniert das: Die Struktur zwingt die KI dazu, relevante Details einzubauen statt generische Antworten zu produzieren. Der Ton-Hinweis "wie ein kompetenter Kollege" gibt eine klare Richtung.
Häufiger Fehler: Prompt ohne Negativ-Beispiele führt zu genau den Floskeln die Sie vermeiden wollen.
Der Nutzen: Jede Antwort klingt frisch geschrieben, dabei können Sie 20 Anfragen in einer Stunde bearbeiten. Die Qualität bleibt konstant, auch wenn Sie müde sind.
💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide.
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Prompt 3: Komplexe technische Probleme einfach erklären
Das Problem:
Kunden verstehen technische Details oft nicht. Es ist eine Herausforderung, genaue, verständliche und prägnante Erklärungen zu liefern, die jeder Laie nachvollziehen kann, ohne zu sehr zu vereinfachen und wichtige Details zu verlieren.
Zu viele Fachbegriffe überfordern. Zu einfach klingt bevormundend. Falsches Detail kann zu weiteren Problemen führen. Es muss eindeutig und korrekt sein.
Beispiel-Situation: Einrichtung eines WLAN-Routers für einen technisch unerfahrenen Kunden per E-Mail.
Der Prompt:
Ich bin im technischen Kundenservice. Ein Kunde versteht die Anleitung nicht und braucht eine einfache Schritt-für-Schritt-Erklärung.
[TECHNISCHES PROBLEM/AUFGABE], [WISSENSTAND DES KUNDEN]
Schreibe eine Anleitung die:
1. Jeden Schritt in einem eigenen nummerierten Absatz erklärt
2. Technische Begriffe beim ersten Auftreten erklärt (in Klammern dahinter)
3. Beschreibt was der Kunde SEHEN sollte nach jedem Schritt (Bestätigung dass es funktioniert)
4. Ton: Geduldig-präzise wie ein erfahrener Techniker (nicht herablassend, nicht zu technisch)
Wichtig: Keine Annahmen über Vorwissen. Kein "einfach" oder "nur" verwenden (minimiert das Problem des Kunden).
Wenn ein Schritt schiefgehen kann: "Falls [X] passiert, dann [Y] - das ist normal"Warum funktioniert das: Die Anforderung "was der Kunde SEHEN sollte" macht die Anleitung überprüfbar. Der Hinweis zu "einfach" und "nur" verhindert unbewusst herablassende Sprache.
Häufiger Fehler: Anleitungen ohne visuelle Bestätigung lassen Kunden im Unklaren ob sie es richtig machen.
Der Nutzen: Weniger Rückfragen, weil die Anleitung wirklich verständlich ist. Der Kunde fühlt sich kompetent, nicht überfordert.
Prompt 4: Feedback-Zusammenfassungen für interne Teams
Das Problem:
Nach einem turbulenten Tag muss man sich an die Details von 20 ähnlichen Beschwerden erinnern, um ein aussagekräftiges internes Feedback zu geben. Oft werden wichtige Nuancen übersehen oder die Dringlichkeit falsch eingeschätzt, weil man in der Masse der Anfragen den Überblick verliert.
Vergessene Details mindern die Relevanz des Feedbacks. Falsche Schwerpunkte können zu falschen Entscheidungen beitragen. Es muss objektiv und vollständig sein, aber prägnant.
Beispiel-Situation: Zusammenfassung aller Beschwerden der letzten Woche bezüglich einer neuen Software-Funktion.
Der Prompt:
Ich bin im Kundenservice und muss wöchentlich Feedback ans Produktteam geben. Ich habe Notizen von vielen ähnlichen Beschwerden.
[ALLE BESCHWERDEN/NOTIZEN HIER EINFÜGEN]
Erstelle eine Zusammenfassung die:
1. Häufigste Probleme gruppiert (mit Anzahl der Nennungen)
2. Wörtliche Zitate von Kunden einbaut (zeigt echte Stimme, nicht meine Interpretation)
3. Nach Dringlichkeit sortiert (blocker, major, minor)
4. Ton: Faktenbasiert-objektiv wie ein Analyst (keine Bewertung, nur Beobachtung)
Wichtig: Keine eigenen Lösungsvorschläge (das ist Job des Produktteams). Keine Dramatisierung ("alle Kunden").
Wenn Dringlichkeit unklar: Markiere als "Häufigkeit hoch, Impact unklar - Produktteam sollte priorisieren"Warum funktioniert das: Wörtliche Zitate geben dem Produktteam direktes Kundenfeedback. Die Trennung von Beobachtung und Lösung hält die Zusammenfassung neutral.
Häufiger Fehler: Feedback ohne Häufigkeitsangaben lässt das Team im Unklaren was wirklich dringend ist.
Der Nutzen: Das Produktteam bekommt verwertbare Informationen. Sie müssen nicht mehr aus dem Gedächtnis rekonstruieren was letzte Woche wichtig war.
💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden.
🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Profession-spezifisch mit Claude + Excel-Integration
Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft
Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?
Reales Automatisierungs-Beispiel für Kundenservice:
Scenario: Entwürfe für häufige Kundenanfragen
Wie es läuft: Eingehende E-Mail mit spezifischen Keywords (z.B. 'Lieferstatus', 'Rechnung') wird von Zapier oder Make erkannt. Claude generiert einen personalisierten Antwortentwurf basierend auf Kundendaten aus Ihrem CRM. Der Entwurf wird als Draft in Ihrem Ticketsystem abgelegt. Sie prüfen, passen minimal an und senden.
Was Sie brauchen:
- Zapier/Make Account (etwa 15€/Monat)
- Claude API Zugang (etwa 10€/Monat bei 30-50 Anfragen pro Tag)
- 3-5 Tage Setup mit Ihrem Ticketsystem
Wann es sich lohnt: Ab 20 Anfragen pro Tag je Kategorie macht Automatisierung Sinn. Darunter: Manuell ist schneller.
Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: etwa 25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Freigabe
Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.
🔧 Interesse an Automatisierung für Kundenservice? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).
Unsere KI-Services
1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)
Dauer: 60 Minuten Preis: 0€
Was Sie lernen:
- ChatGPT Account erstellen
- Diese 4 Prompts + 6 weitere
- Wie Sie eigene Prompts schreiben
- Häufige Fehler vermeiden
Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.
2. KI-Kurs Advanced (Claude für Kundenservice)
Dauer: 90 Minuten Preis: 49€
Was Sie lernen:
- Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
- 15+ profession-spezifische Prompts
- Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
- Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen
Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation.
Unterschied zu Beginner:
- Mehr Prompts (15+ vs 10)
- Profession-spezifisch (nicht generisch)
- Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
- Template-Bibliothek zum Mitnehmen
3. Automatisierungs-Beratung
Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage
Was wir machen:
- Analysieren Ihre Workflows
- Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
- Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
- Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche
Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten
4. Custom AI Integration
Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage
Was wir bauen:
- KI-Workflows in Ihre Software integriert
- Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
- Anbindung an CRM, E-Mail, Excel, etc.
Beispiele:
- Automatische Angebotserstellung aus Anfragen
- E-Mail-Entwürfe direkt im Ticketsystem
- Monatliche Reports aus Datenbanken
Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)
Noch unsicher?
Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen
Wir zeigen Ihnen:
- ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
- Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
- Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
- Realistische Kosten + Nutzen
Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call
Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.