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ChatGPT & Claude für Büroverwaltung: KI die wirklich hilft

E-Mail von Frau Huber: Eine alltägliche Qual

E-Mail von Frau Huber: "Können Sie bitte die Unterlagen für Herrn Müller vorbereiten? Bis morgen." Sie wissen, welche Unterlagen gemeint sind, aber wie formulieren Sie die Rückfrage nach Priorität und Vollständigkeit, ohne umständlich zu wirken oder Frau Huber das Gefühl zu geben, dass Ihre Anweisung unklar war? Zu direkt wirkt unhöflich, zu lang erscheint aufwändig, zu wenige Details führen zur erneuten Nachfrage. Sie tippen, löschen, tippen neu. Die Sorge, dass die Kommunikation nicht perfekt ist, bremst Sie aus.

Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist der Anspruch an stets professionelle, fehlerfreie und situationsgerechte Kommunikation bei hohem Volumen. Dieser Anspruch verursacht mentalen Stress und ständiges Überdenken.

Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.

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ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen

Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.

Der praktische Unterschied

Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den Kollegen wegen der fehlenden Unterlagen"

ChatGPT-Verhalten: Liefert sofort eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr XY, vielen Dank für Ihre Anfrage..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.

Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Welche Unterlagen fehlen genau? Erste Nachfrage oder wiederholte Erinnerung? Soll ich einen konkreten Termin nennen?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.

Wann welches Tool?

ChatGPT passt wenn:

Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
Sie präzise Prompts schreiben können
Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert

Claude passt wenn:

Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
Sie auch mal vage Anweisungen geben
Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, fragt nach bei Unklarheiten

Für Büroverwaltung empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss, nicht "von KI generiert".

Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.

💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.

	ChatGPT	Claude
Versteht Ihre Anfrage	Wortwörtlich – macht was Sie sagen	Intent-basiert – macht was Sie meinen
Bei vagen Prompts	Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät)	Zeigt Unsicherheit oder fragt nach
Textqualität Deutsch	Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt	Klingt wie ein Muttersprachler
Wenn etwas unklar ist	Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind)	Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen
Wenn Sie nachbessern	Ändert oft zu viel auf einmal	Passt gezielt an, lässt den Rest intakt
Beispiel: "Mach den Text kürzer"	Schreibt komplett neu (neue Formulierungen)	Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl
Bei Unsicherheit	Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist)	Gibt zu wenn etwas unklar ist
Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn	Sie wissen genau was Sie wollen	Sie entwickeln die Lösung im Gespräch

Prompt 1: Standardanfragen präzise beantworten

Das Problem:

Immer wiederkehrende Anfragen wie "Wie ist der Status von X?" oder "Kann ich Y einsehen?" müssen schnell und präzise beantwortet werden, ohne dabei robotisch zu klingen. Die Angst, Details zu vergessen oder falsch zu kommunizieren, ist dabei hoch.

Antwort wirkt zu allgemein. Wichtige Details werden vergessen. Der Ton ist zu distanziert oder zu informell. Sie sind verunsichert, ob alles Relevante mitgeteilt wurde.

Beispiel-Situation: Ein Kollege fragt zum dritten Mal nach dem Status eines bestimmten Dokuments.

Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):

Ich bin in der Büroverwaltung. Ein Kollege hat diese Anfrage gestellt:

[ANFRAGE HIER EINFÜGEN]

Schreibe eine kurze Antwort die:
1. Bestätigt dass ich die Anfrage verstanden habe
2. Den aktuellen Status konkret nennt (keine Vermutungen)
3. Nächste Schritte beschreibt (mit realistischem Zeitrahmen)
4. Freundlich aber sachlich klingt (nicht übertrieben höflich)

Wichtig: Keine Floskeln wie "vielen Dank für Ihr Verständnis" oder "schnellstmöglich".
Wenn ich den Status nicht kenne: Schreibe "Ich prüfe das und melde mich bis [konkretes Datum]"

Warum dieser Prompt funktioniert:

"Ich bin in der Büroverwaltung" → Gibt Kontext (KI weiß welche Perspektive und Tonalität angemessen sind)
Nummerierte Struktur → KI weiß was enthalten sein muss
"keine Floskeln" → Verhindert typische KI-Phrasen die unpersönlich wirken
"Wenn ich den Status nicht kenne" → Gibt Fallback-Option bei fehlenden Informationen

Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Antwort" → KI rät, landet bei Standardformulierungen die nicht zu Ihrem Ton passen.

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:

✅ In Ihrem Ton ist (büroverwaltungsspezifisch)
✅ Keine Floskeln hat
✅ Konkret ist (keine Schwammigkeiten wie "bald" oder "demnächst")
✅ Sie nur noch anpassen müssen (Namen, konkrete Daten einfügen)

Nicht "spart 10 Minuten" - sondern: Keine Formulierungs-Grübelei mehr.

💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Situationen in Ihrer Büroverwaltung.

Prompt 2: Ankündigungen und Rundschreiben verfassen

Das Problem:

Komplexe Änderungen wie neue interne Richtlinien oder Umzugstermine müssen klar, vollständig und unmissverständlich kommuniziert werden. Die Sorge, Missverständnisse zu erzeugen oder wichtige Informationen zu übersehen, ist dabei groß.

Wichtige Information geht in der Textmenge unter. Der Ton ist nicht dem Thema oder den Empfängern angemessen. Formulierungen könnten falsch interpretiert werden. Nicht alle relevanten Parteien wurden berücksichtigt.

Beispiel-Situation: Ankündigung der neuen Urlaubsrichtlinie an alle Mitarbeiter.

Der Prompt:

Ich bin in der Büroverwaltung und muss ein Rundschreiben verfassen.

Thema: [THEMA HIER EINFÜGEN]
Zielgruppe: [WER MUSS DAS LESEN]
Wichtigste Änderungen: [STICHPUNKTE]

Schreibe ein strukturiertes Rundschreiben das:
1. Beginnt mit dem "Was ändert sich" (nicht mit Hintergrunderklärungen)
2. Die wichtigsten 3 Punkte in kurzen Absätzen erklärt
3. Sagt ab wann es gilt und was zu tun ist
4. Neutral und klar klingt (nicht belehrend, nicht zu weich)

Wichtig: Keine Rechtfertigungen warum die Änderung kommt.
Keine Formulierungen wie "leider müssen wir" oder "zu Ihrer Information".
Wenn Details noch unklar sind: Schreibe "Details folgen bis [Datum]"

Warum funktioniert das:

"Was ändert sich" → Zwingt KI, mit dem Wesentlichen zu beginnen statt mit Einleitungen
"wichtigsten 3 Punkte" → Verhindert langatmige Texte
"neutral und klar" → Definiert Ton (nicht defensiv, nicht autoritär)

Häufiger Fehler: Prompt ohne Struktur-Vorgaben → KI schreibt lange Einleitungen die niemand liest.

Der Nutzen: Ihr Rundschreiben wird tatsächlich gelesen, weil es kurz und klar ist. Sie müssen nicht mehr drei Entwürfe schreiben bis die Struktur passt.

💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide.

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Prompt 3: E-Mail-Korrespondenz mit externen Partnern

Das Problem:

Der Austausch mit Lieferanten, Dienstleistern oder Behörden erfordert oft eine neutrale, aber bestimmte Tonalität. Die Angst, unfreundlich zu wirken oder zu nachgiebig zu sein, führt zu langem Überarbeiten.

E-Mail ist zu fordernd. E-Mail ist zu zaghaft. Wichtige Fristen oder Konsequenzen sind nicht klar kommuniziert. Fehler im Detail könnten geschäftliche Beziehungen belasten.

Beispiel-Situation: Nachfrage zu einer überfälligen Lieferung mit Hinweis auf Konsequenzen.

Der Prompt:

Ich bin in der Büroverwaltung. Ich muss eine E-Mail an einen externen Partner schreiben.

Situation: [BESCHREIBUNG DER SITUATION]
Was ich erreichen will: [ZIEL DER E-MAIL]
Bisheriger Kontakt: [ERSTE ANFRAGE / ZWEITE ERINNERUNG / etc.]

Schreibe eine E-Mail die:
1. Kurz beschreibt was das Problem ist (ohne Vorwürfe)
2. Klar sagt was ich jetzt brauche (mit konkretem Datum)
3. Konsequenzen nennt wenn nötig (sachlich, keine Drohungen)
4. Professionell und bestimmt klingt (nicht weich, nicht aggressiv)

Wichtig: Keine Floskeln wie "Wir bitten höflichst" oder "Leider sehen wir uns gezwungen".
Keine passiven Formulierungen ("Es wurde festgestellt dass...").
Wenn Konsequenzen unklar: Schreibe "Wir klären das weitere Vorgehen intern und melden uns bis [Datum]"

Warum funktioniert das:

"ohne Vorwürfe" → Verhindert emotional aufgeladene Formulierungen
"mit konkretem Datum" → Zwingt zu klaren Zeitvorgaben statt "baldmöglichst"
"bestimmt" → Definiert Tonalität (zwischen freundlich und hart)

Häufiger Fehler: Zu emotionaler oder zu vager Prompt → KI schreibt entweder zu aggressiv oder zu weich.

Der Nutzen: Sie klingen professionell und klar, ohne stundenlang an Formulierungen zu feilen. Die E-Mail erreicht ihr Ziel ohne Beziehungen zu beschädigen.

Prompt 4: Protokolle und Notizen strukturieren

Das Problem:

Besprechungsnotizen oder Telefonate müssen schnell in ein klares, strukturiertes Format gebracht werden. Die Herausforderung besteht darin, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen und alle relevanten Punkte korrekt abzubilden.

Wichtige Entscheidungen oder Aufgaben fehlen. Inhalte sind missverständlich formuliert. Protokoll wirkt unprofessionell oder unvollständig. Zeitaufwand für Nachbearbeitung ist zu hoch.

Beispiel-Situation: Telefonnotizen eines langen Kundenanrufs in Stichpunkten zusammenfassen.

Der Prompt:

Ich bin in der Büroverwaltung. Ich habe Notizen von einem Gespräch die ich strukturieren muss.

Kontext: [ART DES GESPRÄCHS - Telefonat / Meeting / etc.]
Teilnehmer: [WER WAR DABEI]
Rohe Notizen: [IHRE STICHPUNKTE HIER EINFÜGEN]

Erstelle ein strukturiertes Protokoll mit:
1. Kurze Zusammenfassung (2-3 Sätze: Worum ging es)
2. Wichtige Entscheidungen (was wurde beschlossen)
3. Offene Punkte mit Verantwortlichen (Wer macht was bis wann)
4. Nächste Schritte (Was passiert als nächstes)

Wichtig: Nur Fakten, keine Interpretationen.
Wenn Verantwortliche unklar: Schreibe "Verantwortung zu klären".
Wenn Zeitrahmen fehlt: Schreibe "Termin festzulegen" (nicht "baldmöglichst").
Format: Stichpunkte, nicht Fließtext.

Warum funktioniert das:

"Nur Fakten" → Verhindert dass KI Lücken mit Vermutungen füllt
"Verantwortung zu klären" → Gibt ehrlichen Fallback statt erfundener Namen
"Stichpunkte" → Definiert Format (lesbar, nicht seitenlang)

Häufiger Fehler: Unstrukturierte Notizen reingeben ohne Anweisung → KI macht Fließtext den niemand liest.

Der Nutzen: Aus chaotischen Notizen wird ein verwendbares Dokument. Sie verschwenden keine Zeit mit Formatierung und Umstrukturierung.

💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden.

🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Büroverwaltungsspezifisch mit Claude + Excel-Integration

Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft

Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?

Reales Automatisierungs-Beispiel für Büroverwaltung:

Scenario: Entwurfserstellung für Standard-E-Mails

Wie es läuft: Eingehende E-Mail mit identifiziertem Standardthema wie "Urlaubsantrag" oder "Bestellung Büromaterial" wird erkannt. KI erstellt einen Entwurf für die Antwort auf Basis vordefinierter Textbausteine und Kontext. Dieser landet zur Prüfung im Postausgang. Sie prüfen, passen an und senden ab.

Was Sie brauchen:

Zapier/Make Account (~15€/Monat)
Claude API Zugang (~10€/Monat bei 20-30 E-Mails pro Woche)
1-2 Tage Setup (Regeln definieren, KI-Prompts erstellen)

Wann es sich lohnt: Ab 15 gleichartigen Anfragen pro Woche macht Automatisierung Sinn. Darunter: Manuell ist schneller.

Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Freigabe

Das ist keine Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.

🔧 Interesse an Automatisierung für Büroverwaltung? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).

Unsere KI-Services

1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)

Dauer: 60 Minuten Preis: 0€

Was Sie lernen:

ChatGPT Account erstellen
Diese 4 Prompts + 6 weitere
Wie Sie eigene Prompts schreiben
Häufige Fehler vermeiden

Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.

→ Beginner-Kurs buchen

2. KI-Kurs Advanced (Claude für Büroverwaltung)

Dauer: 90 Minuten Preis: 49€

Was Sie lernen:

Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
15+ büroverwaltungsspezifische Prompts
Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen

Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation.

Unterschied zu Beginner:

Mehr Prompts (15+ vs 10)
Büroverwaltungsspezifisch (nicht generisch)
Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
Template-Bibliothek zum Mitnehmen

→ Advanced-Kurs buchen

3. Automatisierungs-Beratung

Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage

Was wir machen:

Analysieren Ihre Workflows
Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche

Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten

→ Beratung anfragen

4. Custom AI Integration

Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage

Was wir bauen:

KI-Workflows in Ihre Software integriert
Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
Anbindung an CRM, E-Mail, Excel, etc.

Beispiele:

Automatische Angebotserstellung aus Anfragen
E-Mail-Entwürfe
Monatliche Reports aus Datenbanken

Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)

→ Integration anfragen

Noch unsicher?

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Wir zeigen Ihnen:

ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
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Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call

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