Mitarbeiterverwaltung: Zentrales Mitarbeiterverzeichnis mit digitaler Personalakte für alle Mitarbeitenden, inklusive Stammdaten, Verträge und Dokumente mit Versionierung. Die Personalverwaltung erfolgt vollständig digital und ersetzt herkömmliche Papierakten durch eine strukturierte Datenbank für alle Mitarbeiterinformationen.
Zeiterfassung: Echtzeit-Arbeitszeiterfassung über Stempeluhr, mobile App oder manuelle Eingabe mit automatischer Überstunden-Berechnung. Das System dokumentiert präzise alle Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und unterstützt verschiedene Zeitmodelle für flexible Arbeitsgestaltung.
Abwesenheitsmanagement: Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen mit automatischer Kalendersynchronisation und Genehmigungsworkflows für Teamleiter. Die digitale Bearbeitung aller Abwesenheiten eliminiert manuelle Prozessen und sorgt für transparente Übersicht über Verfügbarkeiten.
Personalsuche: Bewerbermanagement (ATS) mit Karriereseite-Integration, automatisierten E-Mails und strukturierter Bewerberpipeline. Das HR-Tool optimiert den gesamten Recruiting-Prozess von der ersten Bewerbung bis zur Einstellung neuer Mitarbeitenden.
Onboarding-Prozess: Automatisierte Checklisten mit E-Signaturen und personalisierten Aufgaben für neue Mitarbeitende. Der strukturierte Onboarding-Prozess gewährleistet eine systematische Integration und reduziert administrative Personalaufgaben erheblich.
Performance Management: 360°-Feedback-System mit OKR-Verwaltung und strukturierten Review-Zyklen für alle Mitarbeitenden. Diese HR-Funktionen ermöglichen kontinuierliche Leistungsbewertungen und fördern die Mitarbeiterzufriedenheit durch regelmäßiges Feedback.
Einsatzplanung: Schichtplanung mit automatischem Urlaubsabgleich und Konfliktprüfung bei der Mitarbeiterplanung. Das System unterstützt komplexe Schichtmodelle und berücksichtigt automatisch Verfügbarkeiten der Belegschaft.
Analysefunktionen: HR-Dashboards mit Key-Metrics zu Fluktuation, Abwesenheitsraten und Personalkosten für datenbasierte Entscheidungen. Die umfassende Personaldatenanalyse liefert wichtige Erkenntnisse für strategisches Personalmanagement.
Workflows: Automatisierte Genehmigungsprozesse mit konfigurierbaren Eskalationsregeln und E-Mail-Benachrichtigungen. Diese Automatisierung standardisiert wiederkehrende Personalaufgaben und reduziert manuellen Verwaltungsaufwand.
Mobile App: Self-Service-Portal für Mitarbeitende mit Push-Benachrichtigungen und Offline-Zeiterfassung. Die benutzerfreundliche App ermöglicht Mitarbeitenden eigenständige Verwaltung ihrer HR-relevanten Informationen von jedem Ort.
Integration: API-First-Ansatz mit Zapier-Connector und SSO-Anbindung für nahtlose System-Integration. Die HR-Software verbindet sich problemlos mit bestehenden Tools und unterstützt moderne IT-Landschaften.
Dokumentenmanagement: DSGVO-konforme Ablage mit Zugriffsrechten und Audit-Logs für vollständige Compliance. Alle Mitarbeiterinformationen werden sicher verwaltet und entsprechen deutschen Datenschutzanforderungen.
UX-Champion im Marktvergleich: Das G2-Rating von 4,5/5 für "Ease of Use" übertrifft deutlich den Branchenschnitt bei HR-Software. Diese hervorragende Benutzerfreundlichkeit wird von Anwendern konsistent als kaufentscheidender Faktor gegenüber komplexeren Alternativen hervorgehoben. Die intuitive Oberfläche der All-in-One-Lösung reduziert Schulungsaufwände erheblich und steigert die Nutzerakzeptanz bei der Einführung neuer HR-Prozessen in Unternehmen.
Modulare All-in-One-Plattform: Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern ermöglicht die API-First-Architektur den Start mit einzelnen Modulen wie Zeiterfassung oder Bewerbermanagement. Unternehmen zahlen nur für genutzte Funktionen und können ohne Systemdowntime oder Datenverlust erweitern. Diese Flexibilität macht Kenjo zur idealen HR-Software für wachsende KMUs mit sich entwickelnden Bedürfnissen in der Personalverwaltung.
EU-Compliance-Spezialist: Die ISO 27001-Zertifizierung kombiniert mit AWS-Hosting in Frankfurt und Standard-DSGVO-Verträgen bietet extern verifizierten Datenschutz. Während viele HR-Tools lediglich DSGVO-Konformität behaupten, liefert Kenjo nachprüfbare Sicherheitsstandards speziell für deutsche Compliance-Anforderungen. Diese Sicherheit ist besonders wichtig bei der Verwaltung sensibler Mitarbeiterinformationen in der digitalen Personalakte.
Nachgewiesener ROI-Vorteil: Die Herstellergarantie für 60% weniger HR-Verwaltungsaufgaben durch Automatisierung typischer KMU-Prozessen wird durch konsistente Nutzerbewertungen bestätigt. Besonders bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Zeiterfassung und Onboarding-Aufgaben zeigen sich messbare Effizienzgewinne im Vergleich zu manuellen Excel-basierten Verwaltungsaufgaben. Die All-in-One-Plattform eliminiert redundante Eingaben und optimiert Workflows erheblich.
Einschränkungen: Die fehlende tiefe DATEV-Integration für vollautomatisierte deutsche Lohnbuchhaltung erfordert weiterhin manuelle CSV-Exporte und stellt gegenüber anderen HR-Software-Anbietern einen funktionalen Nachteil dar.
HR-Manager in KMUs (50-200 Mitarbeitende): Diese Zielgruppe benötigt eine vollumfängliche HR-Software ohne Enterprise-Komplexität. Kenjo bietet alle wesentlichen HR-Funktionen von der Personalsuche bis zur digitalen Personalakte in einem benutzerfreundlichen System. Die kurzen Implementierungszeiten von unter vier Wochen und die intuitive Bedienung reduzieren den Schulungsaufwand für Personalaufgaben erheblich. Die All-in-One-Lösung ersetzt erfolgreich traditionelle Zettelwirtschaft durch strukturierte Workflows.
People Operations in Tech-Unternehmen: Agile Unternehmen profitieren von den nativen Performance-Management-Features wie OKR-Tracking und 360°-Feedback. Die moderne App-basierte Benutzeroberfläche und API-Integrationen passen perfekt zu technikaffinen Teams, die Wert auf Automatisierung und Self-Service-Funktionalitäten legen. Das HR-Tool unterstützt moderne Arbeitsmodelle und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente Prozessen.
CFOs kostenbewusster Mittelständler: Mit Preisen ab 4€ pro Mitarbeitenden monatlich bietet Kenjo eine deutlich günstigere Alternative zu anderen HR-Software-Anbietern bei vergleichbarem Kernfunktionsumfang. Die transparente Kostenstruktur ohne versteckte Gebühren ermöglicht präzise Budgetplanung, während die nachweisbare ROI-Verbesserung die Investition rechtfertigt. Die Personalverwaltungssoftware reduziert operative Kosten durch Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsaufgaben.
Wachsende Unternehmen mit evolutionären Anforderungen: Die modulare All-in-One-Plattform wächst mit den Bedürfnissen mit. Start-ups können mit grundlegender Personalverwaltung beginnen und schrittweise Module für Bewerbermanagement oder Performance Management hinzufügen, ohne das System wechseln zu müssen. Diese Flexibilität macht Kenjo zur optimalen HR-Software für Unternehmen in verschiedenen Wachstumsphasen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
All-in-One-Lösung für moderne Personalverwaltung: Kenjo positioniert sich als umfassende HR-Software, die alle wesentlichen Personalaufgaben in einem einheitlichen System abbildet. Von der Personalsuche über das Abwesenheitsmanagement bis zur Performance-Bewertung deckt die Plattform den kompletten Employee-Lifecycle ab. Besonders für KMUs, die bisher mit Excel-Listen und Zettelwirtschaft arbeiten, bietet das System eine strukturierte Digitalisierung aller HR-Prozessen. Die integrierte Personalverwaltungssoftware eliminiert Medienbrüche und schafft eine zentrale Informationsquelle für alle Mitarbeiterinformationen.
Modularer Aufbau mit strategischer Flexibilität: Anders als monolithische HR-Tools ermöglicht die modulare Architektur einen schrittweisen Ausbau der Funktionalitäten. Unternehmen können mit der Zeiterfassung oder dem Bewerbermanagement starten und je nach Wachstum weitere Module ergänzen. Diese Flexibilität macht Kenjo zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre HR-Landschaft evolutionär entwickeln möchten, ohne bei jedem Wachstumsschritt das System wechseln zu müssen. Die All-in-One-Plattform wächst organisch mit den sich ändernden Anforderungen der Personalverwaltung mit.
Die Performance-Management-Stärke zeigt sich in nativen OKR- und 360°-Feedback-Funktionen, die bei vielen Alternativen teure Zusatzmodule darstellen. HR-Teams können strukturierte Mitarbeitergespräche führen, Ziele verfolgen und systematisches Feedback organisieren, ohne auf externe Tools zurückgreifen zu müssen. Diese HR-Funktionen fördern die Mitarbeiterzufriedenheit durch regelmäßige Kommunikation und transparente Leistungsbewertung.
Wachstumsstarkes europäisches Unternehmen: Kenjo wurde 2017 in Berlin gegründet und betreibt heute Standorte in Deutschland und Valencia, Spanien. Mit über 100 Mitarbeitenden und einer Series-A-Finanzierung von 8,8 Millionen Euro (2021) zeigt das Unternehmen starkes organisches Wachstum im umkämpften HR-Software-Markt. Die EU-fokussierte Strategie mit spezieller Optimierung für den DACH-Markt seit 2021 spiegelt sich in lokalisierter Funktionalität und deutschsprachigem Support wider. Der Anbieter versteht die spezifischen Anforderungen deutscher KMUs an Personalverwaltungssoftware.
Exzellenter Support als Differenzierungsmerkmal: Nutzerbewertungen heben konsistent die Qualität des Chat-Supports hervor, auch in den günstigeren Paketen. Diese Support-Exzellenz ist ein bedeutender Wettbewerbsvorteil gegenüber größeren Anbietern, die oft kostenpflichtigen Premium-Support voraussetzen. Die agile Entwicklungskultur mit monatlichen Feature-Releases und aktivem Beta-Programm zeigt die Kundenorientierung des Anbieters. Regelmäßige Updates erweitern kontinuierlich die verfügbaren HR-Funktionen und berücksichtigen Feedback aus der Praxis.
Moderne Cloud-Architektur mit EU-Hosting: Das System basiert auf einer Microservices-Architektur und läuft auf Amazon Web Services mit dem primären Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland. Diese technische Basis gewährleistet sowohl Skalierbarkeit als auch DSGVO-Compliance bei der Verwaltung sensibler Mitarbeiterinformationen. Die Container-basierte Infrastruktur ermöglicht kontinuierliche Updates ohne Systemausfälle, was für produktive HR-Prozessen essentiell ist. Die hohe Verfügbarkeit der All-in-One-Lösung stellt sicher, dass alle HR-Funktionen jederzeit verfügbar sind.
API-First-Ansatz für nahtlose Integration: Die öffentliche REST-API mit Swagger-Dokumentation ermöglicht individuelle Integrationen und Automatisierung von Workflows. Standard-Integrationen umfassen SSO-Provider wie Azure AD und Google Workspace sowie Kalender-Synchronisation. Der Zapier-Connector eröffnet Verbindungen zu über 3.000 weiteren Tools, auch wenn das Ökosystem kleiner als bei etablierten Anbietern ausfällt. Diese Integration unterstützt moderne IT-Landschaften und macht die HR-Software zu einem natürlichen Bestandteil bestehender Systemlandschaften.
Die ISO 27001-Zertifizierung bietet extern verifizierten Nachweis für professionelles Informationssicherheits-Management. Regelmäßige Penetrationstests und TLS-Verschlüsselung sowohl bei der Übertragung als auch Speicherung gewährleisten Enterprise-Grade Sicherheit auch für kleinere Unternehmen. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind besonders wichtig bei der digitalen Personalakte und anderen sensiblen Mitarbeiterinformationen.
Transparente Staffelung nach Unternehmensgröße: Das Preismodell der HR-Software gliedert sich in drei Hauptkategorien: Staff-Paket: 4€ pro Mitarbeitenden/Monat für Grundfunktionen wie Personalverwaltung und Zeiterfassung, Growth-Paket: 6€ pro Mitarbeitenden/Monat mit erweiterten Features wie Performance Management und Enterprise-Paket mit individueller Preisgestaltung für komplexe Anforderungen. Die gestaffelte Preisstruktur berücksichtigt unterschiedliche Bedürfnisse von KMUs und wachsenden Unternehmen.
Zusätzlich fallen einmalige Einrichtungsgebühren ab 1.000€ an, die je nach Komplexität der Migration und gewünschten Anpassungen variieren. Die monatliche Anpassung der Mitarbeiterzahl ermöglicht flexible Skalierung bei wachsenden oder saisonal schwankenden Teams. Diese Flexibilität ist besonders wichtig für Unternehmen in Wachstumsphasen oder mit saisonalen Schwankungen der Belegschaft.
Preis-Leistungs-Vorteil im Marktvergleich: Gegenüber anderen HR-Software-Anbietern, dem Marktführer im deutschen KMU-Segment, bietet Kenjo bei vergleichbarem Kernfunktionsumfang deutliche Kostenvorteile. Besonders für Unternehmen zwischen 50-200 Mitarbeitenden ergibt sich ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis, da viele HR-Funktionen bereits in den Standardpaketen enthalten sind. Die All-in-One-Lösung eliminiert die Notwendigkeit für mehrere separate Tools und reduziert die Gesamtbetriebskosten.
Standardisierter Migrationsprozess: Die Datenübernahme erfolgt primär über CSV-Import-Templates für Stammdaten, Urlaubskontingente und historische Zeiterfassung. In der Praxis erfordern etwa 90% der Datenbestände nur minimale Nachbearbeitung, wenn die Quelldaten strukturiert vorliegen. Die größte Herausforderung stellt oft die Datenbereinigung dar - inkonsistente Excel-Listen oder unvollständige Mitarbeiterinformationen sind der häufigste Grund für Projektverzögerungen. Die Migration zur digitalen Personalakte erfordert systematische Aufbereitung aller Personaldaten.
Realistischer Ressourcenbedarf: Ein typisches Migrationsprojekt für 100 Mitarbeitende erfordert 4-6 Stunden wöchentlichen HR-Aufwand über vier Wochen. Die erste Woche konzentriert sich auf Systemkonfiguration und Datenimport, gefolgt von einer zweiwöchigen Pilotphase mit ausgewählten Teams. IT-Ressourcen werden nur bei SSO-Integration oder API-Anbindungen benötigt. Die Implementierung der HR-Software erfolgt schrittweise und berücksichtigt die Kapazitäten des HR-Teams.
Kritische Erfolgsfaktoren für reibungslose Einführung: Das wichtigste Element ist die klare Kommunikation des Nutzens an alle Beteiligten. Mitarbeitende müssen verstehen, welche konkreten Verbesserungen sich ergeben - beispielsweise jederzeit verfügbare Urlaubssalden statt Nachfragen beim HR-Team. Die frühe Einbindung von Teamleitern ist entscheidend, da diese Genehmigungsworkflows und Einsatzplanung aktiv nutzen werden. Der Übergang von der Zettelwirtschaft zur All-in-One-Plattform erfordert Change Management und kontinuierliche Unterstützung.
Hauptvorteile:
Hauptherausforderungen:
Die beste HR-Software hängt von spezifischen Anforderungen der Personalverwaltung ab. Kenjo eignet sich besonders für Unternehmen zwischen 50-200 Mitarbeitenden, die eine benutzerfreundliche All-in-One-Lösung suchen. Die HR-Software bietet alle wesentlichen HR-Funktionen von der digitalen Personalakte bis zur Zeiterfassung in einem integrierten System. Für Firmen mit komplexen Lohnbuchhaltungsanforderungen oder über 500 Mitarbeitenden können Alternativen geeigneter sein, die speziellere Module oder erweiterte Analysefunktionen anbieten.
Kenjo beginnt bei 4€ pro Mitarbeitenden monatlich für das Staff-Paket und 6€ für das Growth-Paket mit erweiterten HR-Funktionen. Zusätzlich fallen einmalige Einrichtungsgebühren ab 1.000€ an. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden ergeben sich jährliche Kosten zwischen 5.800€ (Staff) und 8.200€ (Growth) inklusive Setup. Die Investition in Personalverwaltungssoftware amortisiert sich durch Effizienzgewinne bei Verwaltungsaufgaben und Reduzierung der Zettelwirtschaft.
Ein HR-Tool ist eine Software zur Digitalisierung von Personalaufgaben und zur Optimierung der Personalverwaltung. Kenjo umfasst als All-in-One-Lösung Personalverwaltung mit digitaler Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Bewerbermanagement, Performance Management und Analysefunktionen in einer integrierten Plattform. Die modulare Struktur ermöglicht die schrittweise Einführung einzelner Bereiche und wächst mit den Anforderungen des Unternehmens mit. Das HR-Tool eliminiert manuelle Prozessen und ersetzt traditionelle Zettelwirtschaft durch automatisierte Workflows.
HR WORKS gehört zur Haufe Group, einem deutschen Software- und Medienunternehmen mit Fokus auf Business-Software. Die Haufe Group wurde 1930 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Freiburg. HR WORKS ist eine der HR-Software-Alternativen zu Kenjo und richtet sich ebenfalls an KMUs, bietet jedoch andere Schwerpunkte in der Personalverwaltung. Im Vergleich der Anbieter unterscheiden sich die Tools durch verschiedene Ansätze bei der Benutzerführung und Funktionstiefe.
Kenjo ist optimal für KMUs zwischen 10-500 Mitarbeitenden in modernen Dienstleistungsbranchen. Die HR-Software eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf benutzerfreundliche HR-Funktionen und eine All-in-One-Lösung legen. Für Unternehmen mit sehr spezifischen Branchenanforderungen (Bau, Pflege) oder großen Konzernen können spezialisierte Alternativen besser geeignet sein. Die Flexibilität des modularen Aufbaus macht es jedoch für die meisten Standard-HR-Szenarien geeignet, insbesondere wenn der Fokus auf der Digitalisierung der Personalverwaltung und der Ablösung von Zettelwirtschaft liegt.