Digitale Personalakte: Elektronische, DSGVO- und GoBD-konforme Personalakte mit revisionssicherer Dokumentenverwaltung und automatischer Versionierung für rechtssichere Aufbewahrung aller HR Dokumente. Die digitale Personalakte ermöglicht HR Abteilungen den schnellen Zugriff auf alle personalrelevanten Unterlagen ohne zeitaufwendige Aktenwälzerei.
Workflow-Management: Mehrstufige Genehmigungsprozesse für Abwesenheiten, Urlaubsanträge und Reisekosten mit automatischer Weiterleitung und Eskalationsmechanismen zur Effizienz-Steigerung der HR Arbeit. Die intelligente Prozessautomatisierung reduziert den manuellen Aufwand in HR Teams erheblich und beschleunigt Entscheidungsabläufe im Personalbereich.
Self-Service-Portal: Mitarbeiter- und Manager-Self-Service für digitale Antragsstellung, Urlaubsplanung und Personalverwaltung mit mobiler App-Unterstützung für iOS und Android. Diese Lösung entlastet HR Abteilungen von Routineanfragen und gibt Mitarbeitenden mehr Autonomie bei der Verwaltung ihrer persönlichen Daten.
Abwesenheitsmanagement: Urlaubskalender mit Synchronisation zu Microsoft Outlook und Teams, automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen und Überstundenverwaltung. Die nahtlose Integration in bestehende Arbeitsplatzlösungen vereinfacht die tägliche Personalarbeit und bietet transparente Übersicht über Kapazitäten.
Onboarding-Prozesse: Strukturierte Haufe Onboarding-Checklisten mit Rollenzuweisung und automatischer Dokumentenbereitstellung für neue Mitarbeitende. Diese systematische Herangehensweise gewährleistet einen professionellen ersten Eindruck und reduziert die Einarbeitungszeit erheblich.
Reisekostenmanagement: App-basierte Belegerfassung mit DATEV-Schnittstelle und automatischer Kostenstellenzuordnung für schnelle Spesenabrechnung. Die mobile Erfassung vereinfacht die Dokumentation für Mitarbeitende und beschleunigt die Bearbeitung durch das Personalwesen.
Qualifikationsmanagement: Skill-Management mit Kompetenzprofilen, Schulungsplanung und Zertifikatsverwaltung für gezielte Personalentwicklung. Diese Funktionen unterstützen HR Teams dabei, Weiterbildungsbedarfe zu identifizieren und systematische Entwicklungsprogramme aufzubauen.
HR Analytics: Reporting-Portal mit Self-Service-Designer für individuelle Auswertungen und KPI-Dashboards zur Unterstützung der HR Management Entscheidungen. Die datengetriebenen Einblicke ermöglichen strategische Personalplanung auf Basis fundierter Analysen.
Bewerbermanagement: Stellenausschreibung, Talentpool-Verwaltung und Interview-Koordination für effiziente Personalgewinnung. Die integrierte Recruiting-Funktionalität optimiert den gesamten Einstellungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.
Digitale Unterschrift: eSign-Funktionalität für rechtssichere Signaturprozesse bei Arbeitsverträgen und HR-Dokumenten. Diese Automatisierung beschleunigt Vertragsabschlüsse und reduziert den Papierverbrauch in der Personaladministration erheblich.
Systemintegration: Zertifizierte Schnittstellen zu SAP HR (IDoc), DATEV Lohn und Microsoft 365 für nahtlose Datenübertragung. Die durchgängige Systemintegration vermeidet Medienbrüche und gewährleist konsistente Datenhaltung über alle HR Prozessen hinweg.
Microsoft Teams-Integration: HR-Chatbot und direkte Prozessintegration in die bestehende Arbeitsplatzlösungen-Umgebung. Diese nahtlose Einbindung in die gewohnte Arbeitsumgebung fördert die Akzeptanz und vereinfacht die tägliche Nutzung der HR Software.
Rechtssicherheit durch Verlagsexpertise: Die kontinuierliche Aktualisierung arbeitsrechtlicher Inhalte erfolgt durch die enge Verzahnung mit dem Haufe Verlag. Neue Gesetze und Rechtsprechung fließen automatisch in die HR Software ein, ohne dass Organisationen manuell nachsteuern müssen. Diese einzigartige Verbindung zwischen Fachinformationen und Software-Funktionalität ist im Markt der HR Software Anbieter beispiellos und bietet Unternehmen kontinuierliche Rechtssicherheit im Personalwesen.
Branchen-Templates für beschleunigte Implementierung: Vorkonfigurierte Prozesse für Industrie, Handel, öffentlichen Dienst und Gesundheitswesen reduzieren die Projektlaufzeit um 30-40% gegenüber individueller Konfiguration. Diese Templates basieren auf bewährten Praxiserfahrungen aus über 1.000 Implementierungsprojekten der Haufe Group und ermöglichen HR Abteilungen einen schnellen Einstieg in die Digitalisierung ihrer Personalarbeit.
Deutsche Cloud-Infrastruktur mit Compliance-Garantie: ISO 27001, TISAX und BSI C5-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland erfüllen höchste Sicherheitsanforderungen für Automobilindustrie und öffentliche Auftraggeber. Die Data-Residency-Garantie für Deutschland bietet zusätzliche Rechtssicherheit beim Datenschutz und macht diese Cloud Lösung zur ersten Wahl für compliance-kritische Unternehmen im HR Bereich.
Integriertes Ökosystem aus Software und Beratung: Die Kombination aus HR Software, Haufe Consulting und Weiterbildungsangeboten der Haufe Akademie ermöglicht ganzheitliche Lösungen aus einer Hand. Kunden erhalten nicht nur eine Software, sondern Zugang zu einem umfassenden Informationsangebot und Expertenwissen, das die Digitalisierung der HR Arbeit nachhaltig unterstützt.
Einschränkungen: Die Software enthält kein eigenes Payroll-Modul für die Lohnabrechnung. Für Gehaltsabrechnungen ist eine separate Lösung wie DATEV erforderlich, was zusätzliche Integrationsaufwände für HR Teams bedeutet und die Komplexität der IT-Landschaft erhöht.
Mittelständische Fertigungsunternehmen mit 100-1.000 Mitarbeitenden: Diese Organisationen profitieren von der tiefen SAP-Integration und den ausgereiften Workflow-Möglichkeiten für komplexe Genehmigungsprozesse. Die branchen-spezifischen Templates reduzieren den Konfigurationsaufwand erheblich und ermöglichen HR Abteilungen eine schnelle Implementierung der Personal Software ohne lange Projektlaufzeiten.
Öffentliche Verwaltung und Gesundheitswesen: Diese Bereiche nutzen die spezifischen Compliance-Features und TVöD/TV-L-konformen Prozesse. Die detaillierte Dokumentation von Pflichtschulungen und Zertifikaten entspricht den regulatorischen Anforderungen und unterstützt HR Teams bei der Erfüllung ihrer Nachweispflichten im Personalbereich.
Finanzdienstleister mit Regulierungsanforderungen: Die revisionssichere Dokumentation und BaFin-konforme Protokollierung aller HR-Vorgänge unterstützt Compliance-Anforderungen nach § 25c KWG. Die Audit-Sicherheit reduziert das Prüfungsrisiko und gibt HR Management die notwendige Sicherheit bei regulatorischen Kontrollen.
Unternehmen mit bestehender SAP-Landschaft: Die zertifizierten IDoc-Schnittstellen ermöglichen moderne HR-Prozesse ohne aufwendige ERP-Migration. Dies ist besonders für Organisationen relevant, die ihre SAP HCM-Investitionen erhalten möchten und dennoch von modernen HR Software Lösungen profitieren wollen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Softwareaufbau kennzeichnet die Haufe HR Services als flexibel skalierbare Lösung für unterschiedliche Unternehmensanforderungen. Von Basisfunktionen wie der digitalen Personalakte bis zur kompletten HR-Suite können Unternehmen bedarfsgerecht Module hinzufügen. Diese Flexibilität ermöglicht sowohl kleineren HR Abteilungen den Einstieg als auch größeren HR Teams die schrittweise Digitalisierung ihrer gesamten Personalarbeit ohne große Anfangsinvestitionen.
Die Cloud-native SaaS-Architektur basiert auf Microservices und Container-Technologie, wodurch die Personal Software auch bei mehr als 10.000 Nutzern skaliert. Deutsche Rechenzentren gewährleisten Datenschutz-Konformität und niedrige Latenzzeiten für DACH-Kunden. Die Automatisierung von HR Prozessen steht dabei im Vordergrund der technischen Entwicklung und ermöglicht erhebliche Effizienzsteigerungen im Personalwesen.
Historisch entstammt die Lösung sowohl Eigenentwicklungen der Haufe Group als auch der zugekauften umantis-Software für Talent Management. Diese hybride Entwicklungsgeschichte erklärt gelegentliche Unterschiede in der Benutzeroberfläche zwischen verschiedenen Modulen, bringt aber auch bewährte Expertise aus unterschiedlichen Bereichen des Personalmanagements zusammen.
Die Haufe Group mit Hauptsitz in Freiburg beschäftigt über 1.000 Mitarbeitende und ist als familiengeführtes Unternehmen finanziell unabhängig von Venture Capital. Diese Stabilität bietet Kunden langfristige Investitionssicherheit ohne kurzfristige Exit-Szenarien, wie sie bei VC-finanzierten Software Anbieter auftreten können. Die kontinuierliche Entwicklung der HR Software ist damit auf nachhaltige Kundenbeziehungen ausgerichtet.
Das Produkt Portfolio umfasst neben HR Software auch Fachliteratur, E-Learning-Lösungen und Beratungsdienstleistungen für das Personalwesen. Diese Vielfalt ermöglicht es dem Anbieter, arbeitsrechtliche Entwicklungen direkt in die Softwarelösungen zu integrieren und Kunden ganzheitlich bei der Digitalisierung ihrer HR Arbeit zu unterstützen.
Die langjährige Erfahrung der Haufe Group im Bereich Arbeitsrecht und Personalwesen seit 1951 spiegelt sich in der durchdachten Konzeption der HR Software wider. Diese tiefe Branchenexpertise unterscheidet Haufe von rein technologieorientierten Software Anbieter und gewährleistet praxisnahe Lösungen für HR Teams.
Die browserbasierte Cloud-Lösung erfordert keine lokale Installation und funktioniert mit aktuellen Browsern auf Windows- und Mac-Systemen. Mobile Apps für iOS und Android ermöglichen auch unterwegs den Zugriff auf wichtige HR-Funktionen mit Offline-Synchronisation für Formulare und Anträge. Diese Flexibilität unterstützt moderne Arbeitsformen und ermöglicht HR Abteilungen ortsunabhängiges Arbeiten.
REST- und SOAP-APIs stehen für individuelle Integrationen zur Verfügung, wobei die Dokumentation nur für Kunden und Implementierungspartner zugänglich ist. Die IDoc-zertifizierte SAP-Anbindung ist besonders ausgereift und ermöglicht Echtzeit-Datenabgleich zwischen SAP HCM und den Haufe HR Services ohne komplexe Middleware-Lösungen.
Die Sicherheitsarchitektur entspricht höchsten Standards mit ISO 27001-Zertifizierung, TISAX-Assessment für die Automobilindustrie und BSI C5-Konformität für öffentliche Auftraggeber. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Dienstleister gewährleisten kontinuierliche Sicherheit der sensiblen HR-Daten und erfüllen auch höchste Compliance-Anforderungen im Personalbereich.
Das modulbasierte SaaS-Abonnement richtet sich nach Mitarbeiterzahl und gewählten Funktionsmodulen der HR Software. Konkrete Preise sind nicht öffentlich verfügbar und werden in individuellen Angeboten kalkuliert. Typische TCO-Komponenten umfassen Lizenzkosten, Implementierung und laufende Administration durch HR Teams oder externe Dienstleister.
Implementierungskosten betragen üblicherweise 50-150% der ersten Jahreslizenz, abhängig von Komplexität und Anzahl der HR Software Module. Diese einmaligen Aufwände umfassen Beratung, Konfiguration, Datenmigration und Schulungen für HR Teams sowie die Integration in bestehende Systemlandschaften.
Die laufenden Kosten erfordern etwa 0,25-0,5 FTE für die Administration der Personal Software, je nach Unternehmensgröße und Prozesstiefe. Upscaling ist jederzeit möglich, während Downscaling meist nur zum Vertragsende erfolgen kann, was bei Personalabbau in der Kostenplanung berücksichtigt werden sollte.
Die Datenmigration erfolgt über Excel/CSV-Imports und standardisierte Schnittstellen zu bestehenden ERP-Systemen. Der Aufwand für Datenbereinigung wird häufig unterschätzt und sollte frühzeitig eingeplant werden, da die Qualität der Stammdaten maßgeblich für den Projekterfolg der HR Software Implementation ist.
Quartalsweise Major-Releases mit neuen Funktionen und monatliche Updates für Sicherheit und Bugfixes werden automatisch in die Cloud Lösung eingespielt. Kunden können Updates in der Regel nicht ablehnen, werden aber vorab über Änderungen in der Personal Software informiert und können sich entsprechend vorbereiten.
Der typische Implementierungszeitraum beträgt 3-6 Monate für Standardkonfigurationen, kann aber bei komplexen SAP-Integrationen und individuellen Workflows auf 6-12 Monate ansteigen. Die Projektdauer hängt wesentlich von der Entscheidungsgeschwindigkeit bei der Definition der Soll-Prozesse durch HR Teams ab.
Vorteile:
Herausforderungen:
HR (Human Resources) ist der moderne Begriff für das Personalwesen und umfasst die strategische Personalarbeit über die reine Personalverwaltung hinaus. Während traditionelle Personalabteilungen sich auf Administration und Personaladministration konzentrierten, fokussiert sich HR Management auf Talent-Entwicklung, Employee Experience und strategische Personalplanung. Moderne HR Software wie die Haufe HR Services unterstützt beide Bereiche der HR Abteilungen durch umfassende Digitalisierung aller Personalarbeit-Prozesse.
Haufe Personal Office ist eine umfassende Software-Suite für kleinere Unternehmen im Personalbereich, die Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Arbeitszeiterfassung kombiniert. Im Gegensatz zu den cloud-basierten Haufe HR Services handelt es sich um eine On-Premise-Lösung mit fokussierterer Funktionalität für den Personalbereich kleinerer Organisationen. Diese Personal Software richtet sich an Unternehmen mit weniger komplexen HR Prozessen.
HR Services umfassen alle personalwirtschaftlichen Dienstleistungen eines Unternehmens - von der Personalbedarfsplanung über Recruiting bis zur Personalentwicklung und Mitarbeiterbetreuung. Moderne HR Services integrieren Technologie, Prozesse und Menschen zur Optimierung der gesamten Personalarbeit durch Automatisierung und Digitalisierung. Die Haufe HR Services digitalisieren diese Dienste durch umfassende Software-Automatisierung und unterstützen HR Teams bei der effizienten Abwicklung aller HR Arbeit.
Im HR-Bereich existieren verschiedene Zertifikate wie SHRM (Society for Human Resource Management), HRCI (Human Resource Certification Institute) oder in Deutschland der Personalfachkaufmann IHK für HR Management. Für HR Software sind hingegen technische Zertifikate wie ISO 27001 (Informationssicherheit), DSGVO-Compliance und branchenspezifische Standards wie TISAX relevant. Diese Sicherheit-Zertifikate gewährleisten den datenschutzkonformen Umgang mit sensiblen Personaldaten in Cloud Lösungen.
Die Haufe Group kombiniert über 70 Jahre Expertise im Arbeitsrecht mit moderner HR-Technologie und bietet dadurch einzigartige Rechtssicherheit. Die enge Verzahnung zwischen Verlag und Personal Software gewährleistet stets aktuelle rechtliche Inhalte in allen HR Prozessen. Deutsche Rechenzentren, ausgereifte SAP-Integration und branchen-spezifische Templates machen Haufe zur ersten Wahl für compliance-kritische Unternehmen im DACH-Raum. Das umfassende Informationsangebot und die langjährige Erfahrung im Personalwesen unterscheiden diesen Anbieter von rein technologieorientierten Software-Anbietern.
Haufe Personal bezeichnet das gesamte Portfolio an personalwirtschaftlichen Lösungen der Haufe Group - von HR Software über Fachliteratur bis zu Weiterbildungsangeboten für das Personalwesen. Es umfasst sowohl die cloud-basierten HR Services als auch traditionelle Desktop-Anwendungen wie den Haufe Zeugnis Manager und die Haufe digitale Personalakte für verschiedene Unternehmensgrößen und Bedürfnisse im Personalbereich. Diese Vielfalt an Lösungen ermöglicht eine ganzheitliche Unterstützung der HR Arbeit in Organisationen aller Größen.