Digitale Personalakte: Revisionssichere Dokumentenablage mit automatischer Versionierung und DSGVO-konformer Archivierung für alle Mitarbeiter-Dokumente. Die HR-Software ermöglicht zentrale Verwaltung aller personalrelevanten Unterlagen mit durchdachten Zugangsberechtigungen für verschiedene Nutzer. Sämtliche Dokumente zur Personalverwaltung sind per Klick abrufbar und rechtssicher gespeichert.
Abwesenheitsmanagement: Automatische Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Gleitzeit-Verwaltung mit Echtzeit-Saldenführung und Genehmigungsworkflows. Das HR Tool unterstützt komplexe Abwesenheiten-Prozesse und ermöglicht transparente Verwaltung aller Arbeitszeiten. Mitarbeiter können eigenständig Abwesenheiten beantragen und den Status ihrer Anträge verfolgen.
Mitarbeiter-Self-Service: Eigenständige Datenpflege, Antragsstatus-Verfolgung und Zugang zu internen Unternehmensnews über das Employee Portal. Diese HR-Funktionen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und verbessern die Mitarbeitererfahrung. Das Self-Service-Portal bietet Nutzern umfassende Möglichkeiten zur eigenständigen Verwaltung ihrer Personaldaten.
Onboarding/Offboarding-Workflows: Standardisierte Checklisten mit automatischer Aufgabenverteilung und E-Signature-Integration für neue und ausscheidende Mitarbeiter. Die strukturierten Prozesse gewährleisten eine durchgängige Betreuung von der ersten Bewerbung bis zum letzten Arbeitstag. Automatisierung dieser kritischen HR-Prozesse minimiert Fehlerquellen und verbessert die Mitarbeitererfahrung.
Organigramm-Generator: Visuelle Darstellung von Abteilungsstrukturen, Hierarchien und Reporting-Linien mit automatischer Aktualisierung. Diese Lösung für Personalmanagement visualisiert komplexe Unternehmensstrukturen übersichtlich und hält diese automatisch aktuell.
Workflow-Engine: Konfigurierbare Genehmigungs- und Eskalationsprozesse für alle HR-Prozesse mit mehrstufigen Freigaben. Die flexiblen Tools ermöglichen die Abbildung individueller Genehmigungsstrukturen und automatisieren wiederkehrende Entscheidungen.
HR-Reporting & Dashboards: Umfassende KPIs zu Fluktuation, Abwesenheiten, Recruiting-Erfolg und Personalkosten mit Export-Funktionen. Diese Berichte unterstützen datenbasierte Entscheidungen im Personalmanagement und liefern wichtige Erkenntnisse für die strategische HR-Planung.
Mobile Apps: Native iOS/Android-Anwendungen für HR-Prozesse unterwegs mit vollständigem Funktionsumfang. Die mobile Nutzung ermöglicht flexibles Arbeiten und schnelle Genehmigungen auch außerhalb des Büros.
Standard-Integrationen: Direkte Anbindung an DATEV, MS Teams, Slack, Google Calendar und weitere Business-Tools. Diese nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften minimiert Medienbrüche und optimiert bestehende Prozesse.
Compliance-Tools: Automatisiertes Fristen-Management, DSGVO-Datenschutzfunktionen und gesetzeskonforme Dokumentation. Die HR-Software gewährleistet durchgängige Rechtssicherheit und unterstützt bei der Einhaltung komplexer rechtlicher Anforderungen.
Rollen- & Berechtigungskonzept: Granular steuerbare Zugriffsebenen für verschiedene Nutzergruppen und Datenfelder. Diese durchdachte Rechteverwaltung schützt sensible Personaldaten und ermöglicht rollenbasierte Zugriffe.
Zeit- & Schichtplanung: Spezialisiertes Modul für Arbeitszeiterfassung mit Tarifvertrag-Kompatibilität und flexibler Schichtplanung für verschiedene Arbeitsmodelle.
Modulare Pay-as-you-go-Struktur unterscheidet die HR-Software von typischen All-in-One-Plattformen und ermöglicht bedarfsgerechte Skalierung. Unternehmen buchen nur die HR-Funktionen, die sie tatsächlich benötigen, was einen besonders günstigen Einstieg ab 3 Euro pro Mitarbeiter und Monat ermöglicht. Diese Flexibilität in der Personalverwaltung erlaubt eine schrittweise Erweiterung ohne Vendor-Lock-in-Risiken und macht HeavenHR zu einer kostengünstigen Lösung für wachsende Unternehmen.
Deutsche Compliance-Fokussierung stellt ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal der HR-Software dar. HeavenHR wurde speziell für deutsches Arbeitsrecht entwickelt und erfüllt alle DSGVO-Anforderungen durch EU-Server in Berlin. Die Personalverwaltung berücksichtigt lokale Besonderheiten wie Betriebsrat-Mitbestimmung und deutsche Kündigungsfristen. Dieser Fokus auf deutsche Compliance macht die Software zur idealen Lösung für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen.
Konzern-Stabilität mit Startup-Agilität entsteht durch die Übernahme von HeavenHR durch die Sage Group im Jahr 2021. Als Teil eines börsennotierten Milliardenkonzerns bietet die HR-Software maximale Investitionssicherheit für Kunden, behält aber den modularen KMU-Fokus der ursprünglichen Entwicklung bei. Diese Kombination aus Konzern-Stabilität und innovativer Produktentwicklung ist im HR-Software-Markt einzigartig.
Nachgewiesene Sicherheitsstandards mit ISO 27001- und SOC 2 Type II-Zertifizierung durch die Sage Group übertreffen die Compliance-Level vieler Startup-Anbieter deutlich. Das öffentliche Trust Center dokumentiert alle Sicherheitsmaßnahmen transparent und bietet eine gut dokumentierte REST-API im Sage Developer Portal. Diese umfassende Datensicherheit macht HeavenHR zu einer vertrauenswürdigen Lösung für die sensible Personalverwaltung.
Einschränkungen betreffen hauptsächlich die fehlende integrierte Lohnabrechnung in der HR-Software. Externe Payroll-Systeme sind zwingend erforderlich, was zusätzliche Integrations- und Lizenzkosten für den Lohnabrechnungsprozess verursachen kann.
HR-Manager in KMU (50-500 Mitarbeiter) profitieren von der optimalen Balance zwischen Funktionstiefe und Bedienbarkeit der HR-Software. HeavenHR automatisiert alle wesentlichen HR-Admin-Prozesse ohne Überfrachtung und reduziert den manuellen Aufwand in der Personalverwaltung erheblich. Die modulare Struktur ermöglicht eine bedarfsgerechte Skalierung mit dem Unternehmenswachstum, während die intuitive Bedienung schnelle Erfolge bei der Digitalisierung von HR-Prozessen gewährleistet.
Wachsende Tech-Startups finden in der HR-Software einen idealen Begleiter für die Skalierungsphase. Der niedrige Einstiegspreis von HeavenHR schont das Budget in frühen Wachstumsphasen, während die Sage-Stabilität Vertrauen für langfristige Investitionen schafft. Die API-Integration erleichtert die Anbindung an bestehende Tech-Stacks und unterstützt automatisierte HR-Prozesse in agilen Arbeitsumgebungen.
Abteilungsleiter mit Personalverantwortung schätzen besonders die intuitiven Genehmigungsprozesse und das Self-Service-Portal der HR-Software. Die mobile App ermöglicht schnelle Freigaben von Urlaubsanträgen und Zugang zu Teammitarbeiter-Informationen auch außerhalb des Büros. Der geringe Schulungsaufwand beschleunigt die Adoption und ermöglicht sofortige Produktivitätssteigerungen.
Compliance-bewusste Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Rechtssicherheit finden eine umfassende DSGVO-konforme Lösung mit EU-Datenhosting in Berlin. Die revisionssichere Personalakte und automatische Fristen-Überwachung minimieren Compliance-Risiken erheblich und gewährleisten durchgängige Rechtssicherheit in allen HR-Prozessen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-native Architektur bildet das technische Fundament der modernen HR-Software und gewährleistet maximale Verfügbarkeit. Die Lösung basiert vollständig auf AWS-Infrastruktur mit dedizierten EU-Servern in Berlin, was sowohl Performance als auch Datenschutz-Compliance sicherstellt. Alle HR-Prozesse laufen browserbasiert ohne lokale Installation oder Wartungsaufwand, was die Verwaltung erheblich vereinfacht und IT-Ressourcen schont.
Die modulare Produktphilosophie von HeavenHR ermöglicht einen flexiblen Aufbau der HR-Landschaft entsprechend individueller Unternehmensanforderungen. Unternehmen starten typischerweise mit der digitalen Personalakte und dem Abwesenheitsmanagement, erweitern dann schrittweise um Module wie Recruiting, Schichtplanung oder Reisekostenabrechnung. Diese Herangehensweise vermeidet Overengineering und hält die Kosten für Personalverwaltung kontrollierbar.
Mobile-First-Design prägt die gesamte User Experience der HR-Software und ermöglicht flexibles Arbeiten. Sowohl HR-Admin als auch Mitarbeiter können alle wesentlichen Funktionen über native iOS/Android-Apps nutzen. Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch an verschiedene Endgeräte an und ermöglicht HR-Prozesse auch außerhalb klassischer Bürozeiten, was besonders für moderne Arbeitsmodelle wichtig ist.
Strategische Transformation kennzeichnet die jüngste Entwicklung des Anbieters und verstärkt die Marktposition erheblich. Die ursprünglich 2016 in Hamburg gegründete HeavenHR GmbH wurde 2021 von der britischen Sage Group plc übernommen und wird seither als Sage HR vermarktet. Diese Übernahme verändert die Marktposition fundamental von einem deutschen Startup zu einem Konzernprodukt mit globaler Rückendeckung und erweiterten Entwicklungsressourcen.
Finanzielle Stabilität erreicht durch die Zugehörigkeit zur Sage Group ein Maximum im HR-Software-Markt und bietet Kunden langfristige Sicherheit. Als Teil eines börsennotierten Unternehmens mit über 11.000 Mitarbeitern weltweit und Millionenumsätzen entfallen typische Startup-Risiken wie Finanzierungslücken oder Insolvenz. Die Produktentwicklung von HeavenHR ist langfristig durch das etablierte Geschäftsmodell des Konzerns gesichert.
Microservices-Architektur ermöglicht eine hohe Skalierbarkeit und Verfügbarkeit der HR-Software auch bei wachsenden Anforderungen. Die einzelnen Module wie Personalakte, Abwesenheitsmanagement und Recruiting laufen als separate Services, was Ausfallsicherheit erhöht und individuelle Performance-Optimierungen erlaubt. Updates der Software erfolgen rollierend ohne Systemunterbrechungen und gewährleisten kontinuierliche Verfügbarkeit aller HR-Prozesse.
REST-API mit umfassender Dokumentation im Sage Developer Portal erleichtert Integrationen mit bestehenden IT-Landschaften und externen Tools erheblich. Die API deckt alle Kernbereiche der HR-Software ab: Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Dokumente und Zeiterfassung. Webhooks ermöglichen ereignisgesteuerte Integrationen für Echtzeit-Synchronisation mit ERP- oder Lohnabrechnung-Systemen und automatisieren den Datenaustausch.
Sicherheitsstandards auf Konzern-Niveau übertreffen typische Startup-Angebote erheblich und gewährleisten höchste Datensicherheit. ISO 27001- und SOC 2 Type II-Zertifizierungen werden durch unabhängige Prüfer validiert und regelmäßig erneuert. AES-256-Verschlüsselung schützt Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. Das öffentliche Trust Center dokumentiert alle Sicherheitsmaßnahmen transparent für Kunden.
Modulare Preisgestaltung der HR-Software beginnt bei einem attraktiven Einstiegspreis von 3 Euro pro Mitarbeiter und Monat für das Basis-Paket mit digitaler Personalakte und grundlegendem Abwesenheitsmanagement. Das Standard-Paket für 6 Euro pro Mitarbeiter erweitert die Personalverwaltung um Onboarding-Workflows und erweiterte Berichte. Das Premium-Paket mit 9 Euro pro Mitarbeiter bietet zusätzlich Schichtplanung und API-Zugang für umfassende Automatisierung.
Einmalige Implementierungskosten für HeavenHR variieren je nach Komplexität zwischen 1.500 und 3.000 Euro und decken alle notwendigen Schritte ab. Diese Gebühr deckt Datenimport, Workflow-Konfiguration und initiale Schulungen ab. Größere Unternehmen mit komplexen HR-Prozessen sollten mit dem oberen Bereich der Kostenschätzung planen, während kleinere Unternehmen oft mit geringeren Kosten auskommen.
Total Cost of Ownership über drei Jahre beläuft sich für 100 Mitarbeiter auf etwa 18.300 bis 19.800 Euro inklusive Implementierung der HR-Software. Versteckte Kosten können durch intensiven API-Gebrauch, Premium-Support oder professionelle Datenmigration-Unterstützung entstehen. Im Vergleich zu anderen Personalmanagement-Lösungen bietet HeavenHR ein deutlich besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU-Anforderungen.
Realistischer Migrationszeitraum für die Einführung der HR-Software liegt für KMU mit bis zu 150 Mitarbeitern bei 6 bis 10 Wochen vom Kick-off bis zum Go-Live. Die Datenqualität aus Altsystemen erweist sich dabei als kritischer Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche Migration. Excel-Listen oder veraltete HR-Software erfordern häufig intensive Datenbereinigung und -strukturierung vor dem Import in HeavenHR.
Personalressourcen-Bedarf umfasst mindestens einen Teilzeit-Projektleiter aus dem HR-Bereich sowie eine IT-affine Person für Datenmigration und Systemkonfiguration. Die Workflow-Konfiguration komplexer Genehmigungsprozesse in der Software kann herausfordernder sein als erwartet und erfordert präzise Dokumentation bestehender HR-Prozesse.
Change-Management bei Führungskräften entscheidet maßgeblich über den Projekterfolg bei der Einführung der HR-Software. Wenn Abteilungsleiter weiterhin E-Mails für Freigaben nutzen statt das Self-Service-Portal, verfehlt die Automatisierung ihr Ziel. Aktive Schulungen und klare Kommunikation der neuen Prozesse sind daher unverzichtbar für eine erfolgreiche Implementierung.
Vorteile der HR-Software:
Herausforderungen:
Ja, die modulare Preisstruktur der HR-Software macht HeavenHR auch für kleinere Unternehmen attraktiv und kostengünstig. Der Einstieg ist bereits ab 3 Euro pro Mitarbeiter möglich, wodurch sich auch Teams mit 10-20 Personen eine professionelle Personalverwaltung leisten können. Die einfache Bedienung reduziert den Einarbeitungsaufwand erheblich und ermöglicht schnelle Erfolge bei der Digitalisierung von HR-Prozessen.
HeavenHR verfügt über eine REST-API und Standard-Connectoren für gängige Payroll-Anbieter wie DATEV, die eine nahtlose Integration ermöglichen. Die Mitarbeiterdaten und Arbeitszeiten können automatisch übertragen werden, wodurch der manuelle Aufwand im Lohnabrechnungsprozess minimiert wird. Eine vollständige Lohnabrechnung ist jedoch nicht in der HR-Software integriert - externe Lohn-Tools bleiben notwendig.
Alle Daten von EU-Kunden werden ausschließlich in Berlin (AWS eu-central-1) gespeichert und unterliegen strengen DSGVO-Bestimmungen. Die Sage Group verfügt über ISO 27001- und SOC 2 Type II-Zertifizierungen für maximale Datensicherheit. AES-256-Verschlüsselung schützt sowohl die Datenübertragung als auch die Speicherung. Ein öffentliches Trust Center dokumentiert alle Sicherheitsmaßnahmen transparent für Kunden.
Die integrierte Workflow-Engine der HR-Software erlaubt umfassende Konfiguration von Genehmigungs- und Eskalationsprozessen für verschiedene Anbieter-Anforderungen. Mehrstufige Freigaben, bedingte Weiterleitungen und automatische Benachrichtigungen sind möglich und reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Bei sehr spezifischen Anforderungen können über die API zusätzliche Automatisierungen entwickelt werden.
HeavenHR (jetzt Sage HR) fokussiert auf modulare Kern-HR-Administration zu günstigeren Preisen, während andere Alternativen wie Personio eine umfassende All-in-One-Plattform anbieten. HeavenHR eignet sich besser für Unternehmen, die primär digitale Personalverwaltung und Abwesenheitsmanagement benötigen. Die Lösung bietet ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU, während umfassendere HR-Software-Alternativen tiefere Recruiting- und Performance-Management-Features bieten.
Ja, alle Daten können über die REST-API oder Standard-Exportformate vollständig aus der HR-Software exportiert werden und gewährleisten maximale Flexibilität. HeavenHR unterstützt CSV- und Excel-Exporte für alle Module der Personalverwaltung. Die API ermöglicht auch automatisierte Datenübernahmen in neue Systeme. Vendor-Lock-in wird durch die offenen Schnittstellen vermieden, was langfristige Flexibilität für Kunden sicherstellt.