Personalverwaltung & Dokumentenmanagement: Die digitale Personalakte bildet das Herzstück der HRlab-Plattform und speichert alle Mitarbeiterdaten revisionssicher mit vollständiger Versionierung und Historie. Das integrierte Dokumentenmanagement überwacht automatisch Fristen und Compliance-Kontrollen, während die elektronische Signatur für Verträge und Dokumente den papierlosen HR-Prozess komplettiert. Die zentrale Verwaltung aller Personal-Dokumente ermöglicht einen effizienten Zugriff auf wichtige Informationen und reduziert administrative Aufgaben erheblich.
Zeit- & Abwesenheitsmanagement: Die automatisierte Urlaubsverwaltung mit Feiertagskalender und mehrstufigen Genehmigungsworkflows eliminiert manuelle Routineaufgaben in der Personalabteilung. Die Zeiterfassung erfolgt über Web-Interface und mobile App mit integrierter Stechuhr-Funktion, ergänzt durch ein umfassendes Abwesenheitsmanagement für Krankheit, Überstunden und Sonderurlaub. Das Time & Absence-Modul integriert sich nahtlos in bestehende Zeitwirtschaft-Prozesse und bietet Flexibilität bei der Personaleinsatzplanung für verschiedene Teams und Bereiche.
Recruiting & Onboarding: Das integrierte Bewerbermanagement (ATS) bietet CV-Parsing und Interview-Planung für strukturiertes Recruiting. On- und Offboarding-Checklisten mit automatischen Erinnerungen sorgen für standardisierte Prozesse, während die elektronische Vertragsabwicklung den gesamten Einstellungsprozess digitalisiert. Diese Funktionen unterstützen HR-Teams dabei, neue Mitarbeiter erfolgreich zu integrieren und den Onboarding-Prozess zu optimieren.
Performance & Entwicklung: Das Performance-Management ermöglicht Zielvereinbarungen und 360°-Feedback für systematische Mitarbeiterentwicklung. Der Schulungs- und Zertifikatstracker überwacht Weiterbildungsmaßnahmen, ergänzt durch einen Organigramm-Generator mit integriertem Rollenmanagement. Diese Talent Management-Features helfen dabei, die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden strukturiert zu fördern und wichtige Qualifikationen zu verfolgen.
Workflow & Self-Service: Eine leistungsstarke Workflow-Engine automatisiert Genehmigungs- und Eskalationsprozesse für alle HR-Bereiche. Der mobile Self Service ermöglicht Mitarbeitern eigenständige Urlaubsanträge und Krankmeldungen, unterstützt durch interne Kommunikationstools und ein intelligentes Benachrichtigungssystem. Die Self Service-Funktionen entlasten die Personalabteilung von wiederkehrenden Anfragen und schaffen mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Reporting & Integration: Standard-Dashboards für FTE, Flukturation und Abwesenheitsquoten liefern wichtige Kennzahlen für das Personalmanagement. Die offenen API-Schnittstellen zu DATEV, SAP und Outlook (REST/Webhooks) ermöglichen nahtlosen Datenaustausch, während die rollenbasierte Zugriffssteuerung granulare Benutzerrechteverwaltung bietet. Umfassende Auswertungen unterstützen datenbasierte Entscheidungen im Personalmanagement.
Modularer Baukasten statt All-in-One-Zwang HRlab ermöglicht die Lizenzierung einzelner Module wie nur die Zeitwirtschaft oder Urlaubsverwaltung, ohne komplette HR Software-Suiten erwerben zu müssen. Diese Flexibilität reduziert Kosten und Komplexität, da Unternehmen nur für benötigte Funktionen zahlen und schrittweise weitere Bereiche digitalisieren können. Das Compact Paket bietet zusätzlich einen kostengünstigen Einstieg für kleinere Teams, die gezielt bestimmte HR-Prozesse optimieren möchten.
Made in Germany mit vollständiger DSGVO-Compliance Die Plattform läuft ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland und gewährleistet damit absolute Datenhoheit. Automatische Updates für deutsches Arbeitsrecht und Datenschutzbestimmungen erfolgen ohne zusätzliche Kosten, während der Anbieter HRlab GmbH seit 2014 eigenfinanziert und stabil am Markt agiert. Diese Lösung ist damit eine vertrauensvolle Source of Truth für alle personalbezogenen Daten.
API-first-Architektur für maximale Integration Die öffentlich dokumentierte REST-API mit Webhooks ermöglicht tiefe Integrationen in bestehende Anwendungen und Systemlandschaften. Die Microservice-Architektur sorgt für Skalierbarkeit bis zu 5.000 gleichzeitige Nutzer und ermöglicht schnelle Updates einzelner Module ohne Systembeeinträchtigung. Der nahtlose Datenaustausch zwischen verschiedenen Software-Lösungen eliminiert Medienbrüche in der HR-Arbeit.
Persönliches Coaching-Konzept statt Support-Hotline Jeder Kunde erhält einen festen Customer-Success-Manager als persönlichen Ansprechpartner für die gesamte Vertragslaufzeit. Dieses Konzept geht über klassischen technischen Support hinaus und bietet echte Partnerschaft bei der Optimierung der HR-Erfahrung. Das persönliche Coaching unterstützt dabei, die Software optimal an die individuellen Kundenbedürfnisse anzupassen und den maximalen Nutzen aus der Implementierung zu ziehen.
Einschränkungen Die Software verfügt über kein integriertes Payroll-Modul, wodurch externe Lohnabrechnung über Partner wie DATEV zwingend erforderlich bleibt. Die Reporting-Funktionen decken Standard-Auswertungen ab, bieten jedoch keine tiefgehenden Business-Intelligence-Features für komplexe Datenanalysen.
HR-Manager in KMU mit 20-500 Mitarbeitern Ideal für Personalabteilungen, die administrative Aufgaben um bis zu 30% reduzieren möchten, ohne in komplexe ERP-Systeme zu investieren. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht schnelle Einarbeitung und hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten im Team. HRlab unterstützt dabei, repetitive Routineaufgaben zu automatisieren und mehr Zeit für strategische Personalarbeit zu schaffen.
Teamleiter in Schichtbetrieben und produzierenden Unternehmen Besonders wertvoll für Branchen mit komplexen Arbeitszeit- und Schichtmodellen durch die mobile Zeiterfassung und flexible Personaleinsatzplanung. Die Self Service-Funktionen entlasten Führungskräfte bei wiederkehrenden Anfragen zu Urlaub und Arbeitszeiten. Die digitale Personalakte ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Mitarbeiterdaten auch an verschiedenen Standorten.
Geschäftsführer mit Compliance-Fokus Optimal für Entscheider, die Wert auf deutsche Datenschutzstandards und automatische Rechtskonformität legen, ohne eigene IT-Expertise aufbauen zu müssen. Die transparente Kostenstruktur ohne versteckte Zusatzkosten ermöglicht verlässliche Budgetplanung. HRlab bietet eine vertrauensvolle Plattform für alle sensiblen Personalinformationen mit höchsten Sicherheitsstandards.
IT-Administratoren mit Integrationsbedarf Perfekt für Unternehmen, die HRlab in bestehende Systemlandschaften einbinden möchten - die API-first-Architektur und umfassende Dokumentation erleichtern den technischen Einsatz und Datenaustausch erheblich. Die modulare Software-Architektur ermöglicht eine schrittweise Implementierung verschiedener HR-Bereiche ohne komplexe Migrationen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
HRlab positioniert sich als modulare HR Software-Plattform speziell für den deutschen Mittelstand und fokussiert dabei auf die Digitalisierung und Automatisierung von Kern-HR-Verwaltungsaufgaben. Die Software richtet sich primär an Unternehmen, die ihre Personalarbeit modernisieren möchten, ohne komplexe Enterprise-Systeme implementieren zu müssen. Die HRlab Human Resources-Lösung bietet dabei eine durchdachte Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit.
Die microservice-basierte Architektur ermöglicht es Kunden, einzelne Bereiche wie Zeitwirtschaft oder digitale Personalakte unabhängig voneinander zu nutzen und bei Bedarf zu erweitern. Diese Flexibilität unterscheidet HRlab von klassischen All in One-Suiten und ermöglicht eine schrittweise Digitalisierung der HR-Prozesse. Unternehmen können so gezielt ihre wichtigsten Personalmanagement-Bereiche optimieren, ohne unnötige Funktionen zu lizenzieren.
Der Fokus liegt klar auf der Verwaltungseffizienz und Self Service-Prozessen für Mitarbeitende, während strategische HR-Funktionen wie Talent Management oder Nachfolgeplanung bewusst schlanker gehalten sind. Diese Ausrichtung macht die Plattform besonders attraktiv für Personalabteilungen, die primär operative Entlastung suchen. Die digitale Personalakte und automatisierte Zeiterfassung bilden dabei die Grundpfeiler für effiziente Personalprozesse.
Die HRlab GmbH mit Sitz in München wurde 2014 gegründet und hat sich als eigenfinanziertes Unternehmen ohne Venture-Capital-Finanzierung entwickelt. Mit 50-100 Mitarbeitern fokussiert sich der Anbieter bewusst auf nachhaltiges Wachstum und Kundenzufriedenheit statt auf aggressives Marktwachstum. Diese Unternehmensphilosophie spiegelt sich in der kontinuierlichen Weiterentwicklung der HR Software und dem persönlichen Service wider.
Diese Unternehmensphilosophie zeigt sich in der langfristigen Kundenbetreuung und dem persönlichen Coaching-Konzept. Bekannte Referenzkunden wie mymuesli, KoRo oder die Verlagsgruppe Oetinger belegen die erfolgreiche Positionierung im deutschen Mittelstand und die Eignung für wachsende Unternehmen verschiedener Branchen. Die langjährige Erfahrung des HRlab-Teams in der Personalarbeit fließt kontinuierlich in die Produktentwicklung ein und sorgt für praxisnahe Lösungen.
Die cloud-native SaaS-Architektur basiert auf modernen Web-Technologien und wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren der plusserver GmbH in Frankfurt am Main gehostet. Diese Infrastruktur gewährleistet ISO 27001-konforme Sicherheitsstandards und vollständige DSGVO-Compliance ohne Datenübertragung ins Ausland. Die Plattform fungiert als zentrale Source of Truth für alle personalrelevanten Informationen und bietet höchste Datensicherheit.
Die öffentlich dokumentierte REST-API ermöglicht tiefe Integrationen in bestehende Systemlandschaften und unterstützt Webhooks für proaktive Benachrichtigungen. Standardintegrationen zu DATEV, Addison und Sdworx für Lohnabrechnung sowie zu Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams sind verfügbar. Diese Anwendungen erleichtern den Datenaustausch zwischen verschiedenen Software-Lösungen und eliminieren manuelle Datenpflege.
Single Sign-On über SAML 2.0 und OAuth2 erleichtert die Einbindung in Unternehmens-IT-Infrastrukturen wie Azure AD oder Okta. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsfirmen wie Cure53 härten das System kontinuierlich gegen Bedrohungen. Die technische Architektur ermöglicht eine einfache Nutzung über verschiedene Endgeräte und Standorte hinweg.
Das transparente SaaS-Modell beginnt bei 3-7 Euro pro Mitarbeiter und Modul pro Monat, wobei die modulare Struktur eine bedarfsgerechte Kostenverteilung ermöglicht. Volumenrabatte greifen ab 100 Nutzern, während die Implementierung mit einmaligen Setup-Kosten von 2.000-5.000 Euro kalkuliert werden sollte. Die flexible Preisstruktur macht HRlab auch für kleinere Unternehmen mit begrenzten HR Software-Budgets attraktiv.
Das Compact Paket bietet einen kostengünstigen Einstieg für kleinere Teams, während individuelle Modulkombinationen größtmögliche Flexibilität bei der Auswahl benötigter Funktionen gewährleisten. Im Vergleich zu All in One-Suiten entstehen oft geringere Gesamtkosten, da nicht benötigte Features nicht mitlizenziert werden müssen. Kunden schätzen diese transparente Auswahl ohne versteckte Zusatzkosten.
Der ROI stellt sich typischerweise innerhalb von 6-12 Monaten bei 100 Mitarbeitenden ein, primär durch Effizienzgewinne in der administrativen Personalarbeit und reduzierten manuellen Aufwand für Routineaufgaben wie Urlaubsanträge und Zeiterfassung. Die Einsparungen bei der manuellen Datenpflege amortisieren die Investition in die HR Software meist sehr schnell.
Die Implementierung erfolgt in strukturierten Phasen von der Datenanalyse über CSV-basierte Migration bis hin zu Konfiguration und Mitarbeiterschulungen. Bei Einzelmodulen wie der Zeitwirtschaft ist ein Go-Live bereits nach unter zwei Wochen möglich, während ein Vollausbau 6-10 Wochen in Anspruch nimmt. Diese flexible Herangehensweise ermöglicht es Unternehmen, den Wechsel zu HRlab an ihre individuellen Anforderungen anzupassen.
Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der Datenbereinigung vor der Migration, da qualitativ hochwertige Stammdaten die Basis für alle HR-Prozesse bilden. Die CSV/API-basierte Übernahme funktioniert gut bei strukturierten Quelldaten, erfordert jedoch sorgfältige Vorbereitung bei heterogenen Altsystemen. Das HRlab-Team unterstützt aktiv bei der Datenmigration und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Change-Management für Self Service-Akzeptanz ist essentiell, da Mitarbeitende und Führungskräfte neue digitale Prozesse aktiv nutzen müssen. Die persönliche Betreuung durch den Customer-Success-Manager unterstützt diesen Kulturwandel nachhaltig und stellt sicher, dass alle Funktionen optimal genutzt werden. Videos und Schulungsmaterialien erleichtern die Einarbeitung aller Nutzer.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die beste HR Software hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. HRlab zeichnet sich durch seine modulare Architektur, deutsche Datenschutzstandards und benutzerfreundliche Oberfläche aus. Besonders für deutsche KMU mit 20-500 Mitarbeitenden bietet HRlab eine optimale Balance zwischen Funktionsumfang und Komplexität. Die Entscheidung sollte basierend auf spezifischen Personalmanagement-Zielen, Budget und technischen Anforderungen getroffen werden.
HRM-Software (Human Resource Management-Software) ist eine digitale Plattform zur Verwaltung und Optimierung aller personalrelevanten Prozesse in Unternehmen. Diese Software umfasst typischerweise Funktionen wie digitale Personalakte, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Recruiting und Performance Management. HRlab als HRM-Software fokussiert sich auf die Automatisierung von Routineaufgaben und Self Service-Funktionen, um die Effizienz in der Personalarbeit zu steigern und administrative Aufgaben zu reduzieren.
Die Kosten für HR Software variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße. HRlab arbeitet mit einem transparenten Preismodell von 3-7 Euro pro Mitarbeiter und Modul monatlich. Das Compact Paket bietet einen kostengünstigen Einstieg, während umfangreichere Lösungen entsprechend mehr kosten. Zusätzlich fallen einmalige Implementierungskosten von 2.000-5.000 Euro an. Der ROI stellt sich bei den meisten Kunden innerhalb von 6-12 Monaten durch Effizienzgewinne und reduzierte administrative Aufgaben ein.
Ein HR-Tool ist eine Software-Anwendung oder Plattform, die spezifische Aufgaben im Personalmanagement unterstützt und automatisiert. HRlab fungiert als umfassendes HR-Tool, das verschiedene Bereiche der Personalarbeit in einer integrierten Plattform vereint. Von der digitalen Personalakte über Zeitwirtschaft bis hin zum Self Service Portal - HR-Tools wie HRlab helfen dabei, Personalprozesse zu digitalisieren, Routineaufgaben zu automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen HR-Team, Führungskräften und Mitarbeitenden zu verbessern.