Lead- & Interessentenmanagement: Automatische Erfassung von Bewerbungen aus ImmoScout24, Immonet und Immowelt mit intelligenter Qualifizierung und Priorisierung. Dashboard bietet vollständige Übersicht über alle Interessenten mit aktuellem Bearbeitungsstatus.
Besichtigungsorganisation: Kalender-Synchronisation mit Outlook und Google ermöglicht effiziente Terminkoordination. Automatische Bestätigung per E-Mail und SMS entlastet administrativ. Live-Video-Besichtigungen mit Chat-Funktion erweitern die Reichweite für überregionale Interessenten.
Digitales Vertragsmanagement: Vorlagenverwaltung für Mietverträge, Übergabeprotokolle und DSGVO-Dokumente mit integrierter eSignatur über DocuSign oder Adobe Sign. Zentrale, revisionssichere Dokumentenablage ersetzt Papierordner.
Self-Service-Mieterportal: Mieter laden eigenständig Verträge und Abrechnungen herunter und kommunizieren direkt über das Portal. Entlastet die Verwaltung spürbar bei Routineanfragen wie Dokumentenanforderungen oder Statusabfragen.
Automatisierte Workflows: Regelbasierte Prozesse starten automatisch nach definierten Ereignissen, etwa Neuvermietung nach Kündigungseingang. Intelligente Fristenüberwachung für Vertragsverlängerungen und Erinnerungssystem für alle kritischen Termine.
ERP-Integration: Vorkonfigurierte Schnittstellen zu DOMUS, Wodis Sigma, Haufe und SAP Real Estate ermöglichen bidirektionalen Datenaustausch. Offene REST-API für individuelle Anbindungen verhindert manuelle Doppelerfassung.
Echtzeit-Auswertungen: Live-Reporting zu Leerstandsquote, Vermietungsdauer und Conversion-Raten vom Lead bis zum Vertragsabschluss. Export-Funktionen für Excel und PowerBI unterstützen individuelle Analysen.
Mobile Arbeit: Vollwertige Web-App und native iOS/Android-Apps ermöglichen Fotodokumentation bei Besichtigungen und Status-Updates von unterwegs. To-Do-Erfassung direkt vor Ort ohne nachträgliche Büroarbeit.
DSGVO-konforme Datenhaltung: Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren bei AWS Frankfurt mit ISO 27001-Zertifizierung. Feingranulares Rollen- und Rechtemanagement nach Need-to-Know-Prinzip schützt sensible Mieterdaten.
End-to-End-Digitalisierung des Vermietungsprozesses von der ersten Anfrage bis zur digitalen Schlüsselübergabe in einer durchgängigen Plattform. Während klassische ERPs oft nur Teile abdecken, orchestriert everreal den gesamten Vermietungsworkflow ohne Medienbrüche. In der Praxis bedeutet das: Keine Zettelwirtschaft mehr, alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Stand. Die durchgängige Digitalisierung eliminiert systematisch die typischen Informationslücken zwischen verschiedenen Bearbeitungsschritten.
API-First-Architektur statt Insellösung kennzeichnet die grundlegende technische Konzeption. Die öffentlich dokumentierte REST-API ermöglicht es, bestehende Verwaltungssysteme weiterzunutzen und gezielt nur den Vermietungsprozess zu modernisieren. Das ist besonders wertvoll für etablierte Verwaltungen mit gewachsenen IT-Landschaften – kein komplettes ERP-Upgrade erforderlich. Die Offenheit der Plattform schützt vor Vendor Lock-in und ermöglicht flexible Anpassungen an individuelle Systemlandschaften.
Self-Service-Mieterportal mit nachhaltiger Entlastungswirkung gibt Mietern direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente und ermöglicht bidirektionale Kommunikation ohne Telefonanrufe oder E-Mail-Pingpong. Das reduziert den administrativen Aufwand bei Standardanfragen erheblich. Besonders im Onboarding neuer Mieter zeigt sich der Effekt: Bis zu 70% schnellere Abwicklung in dokumentierten Praxisfällen. Die kontinuierliche Verfügbarkeit rund um die Uhr verbessert die Mieterservicequalität messbar.
Microservices-Architektur für kontinuierliche Innovation auf Basis moderner Container-Technologie ermöglicht monatliche Updates ohne Ausfallzeiten. Während traditionelle Systeme oft halbjährliche Releases mit umfangreichen Wartungsfenstern haben, profitieren Nutzer hier von kontinuierlichen Verbesserungen. Kundenfeedback fließt schnell in neue Features ein, die iterativ ausgerollt werden. Das agile Entwicklungsmodell sorgt für zeitgemäße Funktionserweiterungen ohne große Versionssprünge.
Einschränkungen: everreal konzentriert sich bewusst auf den Vermietungsprozess. Eine vollständige Buchhaltung oder detaillierte Nebenkostenabrechnung ist aktuell nicht integriert – hier bleibt die Anbindung an ein bestehendes ERP zwingend erforderlich. Zwar ist eine Erweiterung für 2025 angekündigt, doch sollte die aktuelle Spezialisierung bei der Systemplanung berücksichtigt werden. Die Lösung funktioniert nicht als Standalone-System für alle Verwaltungsaufgaben.
Mittelgroße Hausverwaltungen mit 200-1.000 Einheiten befinden sich in der idealen Größenordnung für den Einsatz. Sie sind groß genug, dass manuelle Vermietungsprozesse spürbar Zeit und Geld kosten, aber noch nicht so komplex, dass ein umfassendes Enterprise-ERP benötigt wird. Der Return on Investment stellt sich hier typischerweise nach 6-12 Monaten ein. Die Automatisierung von Lead-Management und Besichtigungskoordination entfaltet bei dieser Größe ihre volle Wirkung, ohne organisatorische Überforderung zu verursachen.
Große Hausverwaltungen und Wohnungsbaugenossenschaften mit über 1.000 Einheiten profitieren besonders, wenn bereits ein etabliertes ERP-System vorhanden ist, aber der Vermietungsprozess als Engpass identifiziert wurde. Mit everreal lässt sich gezielt dieser Bereich modernisieren, ohne das gesamte IT-Setup umkrempeln zu müssen. Die Integrationstiefe zu Systemen wie Wodis Sigma oder SAP Real Estate ist hier der entscheidende Erfolgsfaktor. Die Investition rechnet sich schnell bei hohen Vermietungsvolumina und komplexen Koordinationsanforderungen.
Projektentwickler mit eigenem Vermietungsmanagement haben besondere Anforderungen bei der Erstvermietung von Neubauprojekten mit hohem Volumen in kurzer Zeit. Die automatisierte Lead-Verarbeitung und effiziente Terminkoordination für viele parallele Besichtigungen sind die größten Hebel. Die Video-Besichtigungsfunktion erweitert die Reichweite überregional und beschleunigt die Vorabqualifizierung erheblich. Die durchgängige Digitalisierung vom Interessenten bis zum unterschriebenen Vertrag ist bei zeitkritischen Vermarktungsprojekten besonders wertvoll.
Kommunale Wohnungsbaugesellschaften mit hohen Compliance-Anforderungen finden in everreal eine Lösung, die DSGVO-Konformität, deutsches Hosting und transparente Prozesse vereint. Die ISO 27001-Zertifizierung und das deutsche Rechenzentrum erfüllen strenge Datenschutzanforderungen ohne Kompromisse. Das Self-Service-Portal verbessert die Bürgernähe messbar und dokumentiert alle Kommunikationsvorgänge revisionssicher. Die Transparenz der Prozesse unterstützt die öffentliche Rechenschaftspflicht.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Spezialisierung auf den Vermietungsprozess prägt die gesamte Produktphilosophie von everreal. Anders als universelle ERP-Systeme, die alle Bereiche der Hausverwaltung abdecken wollen, konzentriert sich die Lösung gezielt auf den Workflow von der Interessentenanfrage bis zum unterschriebenen Mietvertrag. Diese Fokussierung bedeutet in der Praxis: Jede Funktion ist durchdacht für genau diesen Anwendungsfall entwickelt. Keine überladenen Menüs mit Features, die im Vermietungsalltag nie benötigt werden. Der Nachteil dieser Spezialisierung liegt auf der Hand – für Buchhaltung, detaillierte Nebenkostenabrechnung und technisches Facility Management brauchen Verwaltungen weiterhin andere Systeme oder Schnittstellen.
Cloud-native Architektur ermöglicht echte Mobilität und unterscheidet everreal fundamental von nachträglich "mobilisierten" Desktop-Anwendungen. Die Lösung ist von Grund auf für Cloud-Umgebungen und mobile Nutzung konzipiert worden. In der Praxis heißt das: Objektmanager dokumentieren Besichtigungen direkt vor Ort mit dem Smartphone, alle Daten sind sofort im System verfügbar, keine nachträgliche Übertragung oder Büroarbeit nötig. Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit, sodass das Back-Office jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen kann. Diese nahtlose Integration von mobiler und stationärer Arbeit erhöht die Prozessgeschwindigkeit spürbar und reduziert Fehlerquellen durch manuelle Übertragungen.
Offenheit als strategischer Vorteil zeigt sich in der umfassend dokumentierten API und Standardschnittstellen. everreal ist als Integrationsplattform konzipiert, die bewusst mit anderen Systemen zusammenarbeitet statt sie zu ersetzen. Diese Architekturentscheidung bedeutet: Verwaltungen bleiben flexibel. Wenn die Lösung künftig nicht mehr passt oder bessere Alternativen am Markt verfügbar sind, ist ein Wechsel technisch machbar. Bei proprietären Systemen mit geschlossenen Datenbanken ist das oft eine Katastrophe. Die API-First-Philosophie schützt vor Vendor Lock-in und ermöglicht es, bestehende IT-Investitionen weiterzunutzen. Gleichzeitig bietet die offene Architektur die Möglichkeit, die Plattform schrittweise zu erweitern – etwa durch Anbindung von Buchhaltungssystemen, Handwerkerportalen oder Business-Intelligence-Tools.
Etabliertes PropTech mit Substanz steht hinter der Software. Seit 2017 am Markt, beschäftigt das Unternehmen rund 80 Mitarbeiter und hat mehrere Finanzierungsrunden erfolgreich abgeschlossen. Das ist kein Startup mehr, das morgen verschwinden könnte oder dessen Entwicklung bei ersten Schwierigkeiten stagniert. Die Unternehmensgröße ermöglicht kontinuierliche Weiterentwicklung mit professionellen Ressourcen, ohne die Agilität und Kundennähe zu verlieren. Über 1.000 Kunden zeigen eine breite Marktakzeptanz über verschiedene Verwaltungsgrößen hinweg. Die mehrjährige Präsenz am Markt bedeutet auch: Kinderkrankheiten sind überwunden, das Produkt ist ausgereift und in der Praxis erprobt.
Kundenfeedback prägt die Entwicklung aktiv durch regelmäßige User-Groups, Beta-Tests und direkten Austausch mit dem Produktteam. Anforderungen aus der Praxis fließen tatsächlich in die Roadmap ein. Das agile Entwicklungsmodell mit monatlichen Releases macht Verbesserungen schnell verfügbar. Kritisch zu bemerken ist allerdings: Manchmal kommen grundlegende Features wie die angekündigte integrierte Buchhaltung erst mit Verzögerung. Die Balance zwischen schnellen Iterationen bei bestehenden Features und der Entwicklung größerer neuer Funktionsbereiche ist eine typische Herausforderung. Der Fokus auf den deutschen Markt mit Hosting, Support und Entwicklung in Deutschland ist für Datenschutz und Compliance vorteilhaft, könnte aber bei internationaler Expansion einer Verwaltung limitierend wirken.
Moderne Microservices-Architektur bildet das technische Fundament. Die Lösung nutzt Container-Orchestrierung über Kubernetes und Event-Streaming über Apache Kafka. Das klingt technisch, bedeutet aber praktisch: Das System skaliert flexibel mit wachsenden Anforderungen, bleibt stabil auch bei hoher Last während Vermietungsspitzen, und Updates beeinträchtigen den laufenden Betrieb nicht. Traditionelle monolithische ERPs können diese Flexibilität nicht bieten – dort führen Updates oft zu Ausfallzeiten und Skalierung erfordert aufwändige Hardware-Investments. Die browserbasierte Cloud-Lösung erfordert keine lokale Installation und funktioniert auf allen gängigen Betriebssystemen. Automatische Updates erfolgen im Hintergrund ohne Nutzerinteraktion.
ISO 27001-Zertifizierung als Qualitätssiegel für Informationssicherheit ist für Hausverwaltungen kein Marketing-Gag, sondern Grundvoraussetzung beim Umgang mit sensiblen Mieterdaten. Die Zertifizierung bedeutet geprüfte Prozesse für Zugriffskontrolle, Datensicherung und Incident Management. Kombiniert mit deutschem Hosting in AWS Frankfurt erfüllt die Lösung alle DSGVO-Anforderungen ohne Kompromisse. Die Daten verlassen nie den EU-Rechtsraum, was für öffentliche Auftraggeber und Genossenschaften oft eine zwingende Anforderung ist. Das feingranulare Berechtigungskonzept ermöglicht es, Zugriffe nach dem Need-to-Know-Prinzip zu steuern – jeder Mitarbeiter sieht nur die Daten, die für seine Aufgaben erforderlich sind.
Integration als kritischer Erfolgsfaktor bestimmt den praktischen Nutzen. Die vorkonfigurierten Connectoren für DOMUS, Wodis Sigma, Haufe und SAP Real Estate sind wertvoll und verkürzen Implementierungszeiten erheblich. Dennoch: Jede Integration erfordert detailliertes Daten-Mapping und umfangreiche Tests. Verwaltungen sollten realistisch 8-16 Wochen für eine ERP-Anbindung einplanen. Die REST-API ist umfassend dokumentiert und ermöglicht auch individuelle Integrationen zu Spezialsystemen. Allerdings brauchen Verwaltungen dafür interne IT-Kompetenz oder externe Dienstleister. Der bidirektionale Datenaustausch eliminiert manuelle Doppelerfassung – Änderungen im ERP werden in everreal sichtbar und umgekehrt. Die Qualität dieser Synchronisation entscheidet maßgeblich über die Prozesseffizienz im Alltag.
Individuelle Preisgestaltung ohne öffentliche Listenpreise charakterisiert das Vertriebsmodell. Konkrete Kosten werden nach Einheitenzahl, gewählten Modulen und Integrationsumfang kalkuliert. Als Orientierung für mittelgroße Verwaltungen: Bei 1.000 Einheiten bewegen sich die Jahreslizenzen typischerweise zwischen 15.000-25.000€. Die individuelle Preisgestaltung ermöglicht Verhandlungen und Anpassungen an spezifische Anforderungen, macht aber den direkten Vergleich mit Wettbewerbern schwieriger. Verwaltungen sollten für eine fundierte Entscheidung konkrete Angebote von mindestens zwei Anbietern einholen.
Versteckte Kosten liegen in der Implementierung und werden oft unterschätzt. Die Lizenz ist nur der Anfang: Onboarding und Schulungen schlagen mit etwa 5.000€ zu Buche, ERP-Anbindung kann je nach Komplexität 5.000-15.000€ kosten, hinzu kommen interne Projektkosten für Datenmigration und Change Management. Realistisch sollten Verwaltungen im ersten Jahr das 1,5-2fache der Jahreslizenz als Gesamtinvestition kalkulieren. Bei schlechter Datenqualität im Altsystem kommen Bereinigungsaufwände hinzu, die zeitlich und finanziell erheblich sein können. Kleinstverwaltungen unter 200 Einheiten unterschätzen diese Fixkosten oft und stellen dann fest, dass das Verhältnis ungünstig ist.
Return on Investment durch Zeitersparnis und kürzere Leerstandszeiten entsteht bei konsequenter Nutzung. Die Amortisation nach 6-18 Monaten ist realistisch, wenn Verwaltungen die Prozessgewinne tatsächlich realisieren. Der größte Hebel liegt in der Reduktion manueller Administrationsstunden bei Lead-Bearbeitung und Terminkoordination sowie in kürzeren Vermietungszyklen durch schnellere Prozesse. Verwaltungen sollten vor der Einführung konkret messen, wie viel Zeit ihr Team aktuell für Vermietungsprozesse aufwendet – das ist die Benchmark für spätere Erfolgsmessung. Preis-Leistungs-Verhältnis wird umso attraktiver, je höher die Vermietungsfrequenz und je größer der Bestand ist. Ab 500 Einheiten mit durchschnittlicher Fluktuation wird die Rechnung klar positiv.
Datenmigration als kritische Phase erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Stammdaten zu Objekten, Einheiten und bestehenden Verträgen müssen sauber aus dem Altsystem überführt werden. everreal unterstützt mit Migrations-Tools und Beratung durch erfahrene Consultants, aber die Qualität des Outputs hängt fundamental von der Qualität des Inputs ab. Schlechte Datenqualität im Altsystem – inkonsistente Adressformate, unvollständige Vertragsdaten, fehlende Verknüpfungen – wird gnadenlos sichtbar. Verwaltungen sollten Zeit und Budget in Datenbereinigung vor dem Go-Live investieren. Diese Vorarbeit zahlt sich vielfach aus, weil saubere Daten die Grundlage für alle automatisierten Prozesse sind. Typischerweise benötigt die Datenaufbereitung und -migration 4-8 Wochen, bei komplexen Beständen auch länger.
Change Management entscheidet über Erfolg oder Scheitern der Einführung. Die beste Software hilft nichts, wenn das Team nicht mitzieht oder in alte Muster zurückfällt. Erfolgreiche Implementierungen zeichnen sich durch frühzeitige Einbindung von Key-Usern, klare Kommunikation der Vorteile für jeden einzelnen Mitarbeiter und ausreichend Schulungszeit aus. Realistisch sind zwei Tage intensive Schulung für Administratoren und ein Tag für Endnutzer, die nur bestimmte Funktionen nutzen. Super-User im eigenen Team sind Gold wert als Multiplikatoren und erste Anlaufstelle für Kollegen. Die Geschäftsführung sollte die strategische Bedeutung der Digitalisierung glaubwürdig vermitteln und Widerstände ernst nehmen, aber konsequent den eingeschlagenen Weg verfolgen.
Pilotierung minimiert Risiken erheblich und ist besonders bei größeren Beständen empfehlenswert. Der Start mit einem Teilbestand oder einer Niederlassung gibt dem Team Lernzeit in einer kontrollierten Umgebung und deckt Integrationsprobleme auf, bevor der Roll-out auf alle Einheiten erfolgt. 4-8 Wochen für einen solchen Pilot sind gut investierte Zeit und erhöhen die Akzeptanz im Team merklich. Die Erkenntnisse aus der Pilotphase fließen in die Optimierung der Prozesse und Schulungsinhalte für den Gesamt-Roll-out ein. Parallelarbeit während der Übergangsphase belastet die Mitarbeiter zusätzlich – das sollte zeitlich begrenzt und durch temporäre Ressourcenaufstockung oder reduzierte Erwartungen an die Bearbeitungsgeschwindigkeit abgefedert werden.
Vorteile:
Herausforderungen:
Nein, und das ist auch nicht das Ziel der Lösung. everreal ist eine spezialisierte Ergänzung für den Vermietungsprozess von der Interessentenanfrage bis zum Vertragsabschluss. Buchhaltung, detaillierte Nebenkostenabrechnung und umfassendes technisches Facility Management bleiben im bestehenden ERP. Der Vorteil dieses Ansatzes: Verwaltungen können gezielt einen Bereich modernisieren, ohne ihr gesamtes System umstellen zu müssen. Die Integration erfolgt über Schnittstellen, sodass Daten bidirektional zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Für 2025 ist eine Erweiterung um Buchhaltungsfunktionen angekündigt, aktuell bleibt aber die ERP-Anbindung erforderlich.
Die Implementierungsdauer hängt stark von der Komplexität der IT-Landschaft ab. Ohne ERP-Integration und mit sauberen Daten: 4-8 Wochen. Mit ein bis zwei Standard-Integrationen zu DOMUS oder Wodis Sigma: 8-16 Wochen. Bei komplexer IT-Landschaft mit mehreren Altsystemen und individuellen Anforderungen: 16-24+ Wochen oder länger. Die ehrliche Antwort lautet: Es hängt davon ab, wie gut die Ausgangsdaten sind und wie kooperativ die ERP-Anbieter bei der Schnittstellenentwicklung sind. Eine Pilotphase mit Teilbestand verlängert zwar die Gesamtzeit bis zum vollständigen Roll-out, minimiert aber Risiken erheblich und ist bei größeren Verwaltungen sehr empfehlenswert.
Die wirtschaftliche Schwelle liegt bei etwa 200 Einheiten mit durchschnittlicher Vermietungsfrequenz. Unterhalb dieser Grenze ist das Verhältnis von Fixkosten für Implementierung und Integration zum laufenden Nutzen oft ungünstig – es sei denn, die Verwaltung hat extrem hohe Vermietungsfrequenz wie bei Studentenwohnheimen oder Projektentwicklung. Ab 500 Einheiten wird die Rechnung deutlich positiv, da die Automatisierungseffekte bei höherem Volumen überproportional wirken. Entscheidend ist nicht nur die absolute Einheitenzahl, sondern auch die Fluktuation: 300 Einheiten mit 20% Fluktuation bringen mehr Nutzen als 800 Einheiten mit 5% Fluktuation. Verwaltungen sollten ihre aktuellen Zeitaufwände für Vermietungsprozesse dokumentieren – das ist die Basis für eine realistische ROI-Berechnung.
Die technischen Anforderungen sind minimal, da es sich um eine reine Cloud-Lösung handelt. Benötigt wird lediglich ein moderner Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge in aktuellen Versionen) und eine stabile Internetverbindung. Für mobile Nutzung stehen native Apps für iOS und Android zur Verfügung. Lokale Installationen oder Serverkapazitäten sind nicht erforderlich. Kritischer ist die Integration: Das bestehende ERP muss Schnittstellen unterstützen – entweder über vorkonfigurierte Connectoren oder über REST-API. Die IT-Abteilung sollte prüfen, ob Firewall-Konfigurationen angepasst werden müssen und wie die Authentifizierung erfolgen soll (Single Sign-On ist möglich). Für die Datenmigration wird temporär Zugriff auf das Altsystem benötigt.
everreal bietet gestaffelten Support je nach Vertragsmodell. Im Standard-Support liegt die Reaktionszeit bei 4 Stunden während Geschäftszeiten (Mo-Fr, 9-17 Uhr), im Enterprise-Support bei 1 Stunde inklusive Erreichbarkeit außerhalb regulärer Zeiten. Der Support erfolgt primär per E-Mail und Telefon, bei komplexeren Problemen auch per Screensharing. Eine umfangreiche Wissensdatenbank mit Tutorials und FAQ steht rund um die Uhr zur Verfügung. Für wiederkehrende Fragen nach der Einführung hat sich die Benennung interner Super-User bewährt, die als erste Anlaufstelle für Kollegen fungieren. Größere Anpassungen oder Entwicklungswünsche werden über ein formalisiertes Feature-Request-System bearbeitet – die Umsetzung hängt von der Priorisierung in der Produkt-Roadmap ab.
Ja, everreal bietet Teststellungen und Pilotprojekte an, um die Lösung unter realen Bedingungen zu evaluieren. Typischerweise erfolgt zunächst eine Demonstration mit Beispieldaten, um Funktionsumfang und Benutzeroberfläche kennenzulernen. Für eine fundierte Entscheidung empfiehlt sich anschließend ein Pilotprojekt mit echten Daten aus einem Teilbestand – etwa 50-100 Einheiten einer Niederlassung. Dieser Pilot dauert meist 6-8 Wochen und gibt allen Beteiligten Gelegenheit, die Software im Arbeitsalltag zu erleben. Die Erfahrungen fließen dann in die Entscheidung über den Gesamt-Roll-out ein. Wichtig: Ein aussagekräftiger Test erfordert auch die Anbindung ans ERP, was zusätzlichen Aufwand bedeutet – das sollte in der Planung berücksichtigt werden.