SchadenFux24 | Hausverwaltungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Digitale Schadenserfassung & Kommunikation: Web- und Mobile-Portal ermöglichen Mietern die direkte Schadensmeldung mit Foto-Upload, GPS-Tagging und Offline-Modus für Begehungen vor Ort. Echtzeit-Benachrichtigungen informieren alle Beteiligten automatisch über neue Schäden. Ein integrierter Messenger verbindet Verwalter, Mieter und Handwerker auf einer Plattform.

Workflow & Aufgabensteuerung: Automatische Handwerker-Zuweisung erfolgt nach vordefinierten Regeln, während das Status-Tracking den kompletten Prozess von der Meldung bis zur Abnahme abbildet. Ein Eskalationsmanagement greift bei Verzögerungen. KI-gestützte Schadenklassifizierung analysiert eingehende Meldungen und liefert erste Kostenvoranschläge basierend auf einer umfangreichen Datenbank realer Schadenfälle.

Rechnungs- & Kostenmanagement: Digitale Rechnungsprüfung mit Soll-Ist-Vergleich, Verknüpfung zu Finanzbuchhaltungssystemen über DATEV-Schnittstelle und detaillierte Kostenauswertung pro Objekt, Einheit und Schadenstyp. Digitale Abnahme erfolgt per eUnterschrift direkt in der Software.

Reporting & Dokumentation: Dashboards zeigen Schadenhäufigkeiten und Bearbeitungsdauer auf einen Blick. Export von Berichten für Eigentümer in den Formaten CSV und PDF. Revisionssichere Dokumentenablage für Kostenvoranschläge und Rechnungen. Ein separates Owner-Portal ermöglicht transparente Eigentümerkommunikation ohne Mehraufwand.

Integration & Sicherheit: REST-API zur Anbindung externer ERP-Systeme, DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren, Rollen- und Rechtemanagement auf Objektebene sowie ISO 27001-zertifizierte Datensicherheit als Grundlage für den Betrieb.

🟨 Besonderheiten – Was macht SchadenFux24 einzigartig?

Eigenes Handwerkernetzwerk mit 24/7-Dispatch stellt einen wesentlichen Unterschied zu herkömmlichen Schadenmanagement-Modulen dar. Regional verifizierte Dienstleister stehen rund um die Uhr zur Verfügung und können direkt aus der Software beauftragt werden – ohne mühsame Telefonate, E-Mail-Pingpong und Mehrfachabstimmungen. Nach Herstellerangaben spart dies durchschnittlich 30 Prozent der Zeit bei der Schadenbearbeitung und beschleunigt die tatsächliche Reparatur erheblich. Für Verwaltungen mit hohem Schadensvolumen bedeutet dies eine messbare Entlastung der Mitarbeiter.

KI-gestützte Schadenklassifizierung analysiert eingehende Meldungen automatisch und ordnet sie Schadensarten wie Wasserschaden, Sturmschaden oder Verschleiß zu. Auf Basis einer umfangreichen Datenbank realer Schadenfälle schlägt das System typische Reparaturkosten vor. Diese Funktion beschleunigt die Kalkulation und Freigabeprozesse deutlich, da Verwalter nicht jedes Mal bei null anfangen müssen. Die Qualität dieser Voranschläge verbessert sich kontinuierlich mit jedem verarbeiteten Schadensfall.

Integrierte Versicherungsanbindung ermöglicht die automatisierte Einreichung von Schadensfällen bei Versicherern wie VHV und Allianz. Der komplette Claim-Prozess wird digital abgewickelt – von der initialen Meldung bis zur finalen Regulierung. Diese tiefe Integration unterscheidet SchadenFux24 von reinen Schadenmanagement-Tools und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Verwaltungen sparen die manuelle Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Systemen und können den Bearbeitungsstatus zentral nachverfolgen.

Cloud-native Microservices-Architektur auf Basis moderner Technologie mit 3-wöchigen Release-Zyklen garantiert kontinuierliche Verbesserungen und schnelle Reaktion auf Nutzeranforderungen. Die Skalierung von 500 bis über 10.000 Einheiten ist problemlos möglich. Das System läuft in deutschen AWS-Rechenzentren nach ISO 27001-Standard, was höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards gewährleistet.

Einschränkungen sollten bei der Evaluierung ebenfalls berücksichtigt werden: SchadenFux24 bietet kein integriertes Asset- oder Facility-Management und ist ausschließlich auf Schadenmanagement spezialisiert. Die Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Custom-Workflows sind limitiert. Aktuell existiert keine Mehrmandanten-Architektur für große Konzernstrukturen mit spezifischen Governance-Anforderungen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte SchadenFux24 wählen?

Mittelgroße Hausverwaltungen mit 500–2.000 Einheiten profitieren besonders deutlich von der Lösung. Wenn jährlich über 200 Schadenfälle bearbeitet werden und aktuell viel Zeit mit Telefon, E-Mail und Papier verloren geht, digitalisiert die Software den kompletten Prozess. Das integrierte Handwerkernetzwerk nimmt die zeitaufwendige Koordinationsarbeit ab, während die KI-gestützte Klassifizierung die Kalkulationszeit reduziert. Die Zeitersparnis und Effizienzsteigerung rechtfertigen in dieser Größenordnung die Investition in der Regel bereits nach wenigen Monaten.

Wachsende Portfolios mit Effizienzfokus finden in SchadenFux24 einen Skalierungspartner. Verwaltungen, die ihr Portfolio ausbauen und gleichzeitig die Kosten pro Einheit senken möchten, können mit der Software ihre Prozesse standardisieren. Die Zeitersparnis von bis zu 30 Prozent und die Kostenreduktion um etwa 15 Prozent bei der Administration zahlen sich bei steigenden Objektzahlen progressiv aus. Die Cloud-Architektur wächst problemlos mit, ohne dass zusätzliche IT-Infrastruktur erforderlich wird.

Verwalter mit hohen Transparenzanforderungen adressieren mit der Software ein zunehmendes Bedürfnis ihrer Stakeholder. Wenn Eigentümer detaillierte Reports erwarten und Mieter aktiv in den Prozess eingebunden werden sollen, bietet das Self-Service-Portal mit Echtzeit-Updates erhebliche Vorteile. Die Zufriedenheit auf beiden Seiten steigt messbar, während die Anzahl der Nachfragen und Beschwerden sinkt. Das Owner-Portal ermöglicht transparente Kommunikation ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Technologieoffene Unternehmen mit Cloud-Akzeptanz sollten die ausschließliche Verfügbarkeit als SaaS-Lösung berücksichtigen. Es wird keine eigene IT-Infrastruktur benötigt, allerdings müssen Verwaltungen bereit sein, ihre Daten in der Cloud zu verarbeiten. Das Hosting erfolgt in deutschen Rechenzentren nach ISO 27001-Standard, dennoch ist dies für Organisationen mit strikten On-Premise-Anforderungen ein Ausschlusskriterium.

Entscheidende Auswahlkriterien:

✓ Schadensvolumen: Mindestens 200 Schadenfälle pro Jahr für eine wirtschaftliche Amortisation innerhalb von 6-9 Monaten
✓ Digitalisierungsbereitschaft: Offenheit für papierlose Prozesse und digitale Mieterkommunikation bei allen Beteiligten
✓ ERP-Integration: Klärung der Schnittstellen-Kompatibilität mit dem bestehenden System und Umfang der Standard-Connectoren
✓ Budget: Realistische TCO-Betrachtung inklusive Lizenzkosten, Onboarding, Integration und interner Personalaufwand für Projektleitung und Schulung

Wissenswertes zum Anbieter: SchadenFUX24.de GmbH

SchadenFux24 wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt mittlerweile rund 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist VC-finanziert und zeigt mit einer Vertragsverlängerungsquote von über 90 Prozent eine überdurchschnittlich hohe Kundenzufriedenheit. Diese Kombination aus solider Finanzierung und bewährter Produktqualität deutet auf ein nachhaltiges Geschäftsmodell hin. Das Kernteam bringt Expertise aus PropTech und InsurTech mit, was die tiefe Integration von Versicherungs-Workflows ermöglicht – ein klarer Vorteil gegenüber generischen Facility-Management-Lösungen.

Die Entwicklungsphilosophie folgt agilen Prinzipien mit 3-wöchigen Sprint-Releases und kontinuierlichen User-Feedback-Loops. Die Software bleibt dadurch am Puls der Praxis und reagiert schnell auf Anforderungen aus dem Markt. Während etablierte ERP-Anbieter oft jahrelange Wartezeiten bis zu größeren Updates haben, profitieren SchadenFux24-Nutzer von regelmäßigen neuen Features und Verbesserungen. Der Fokus liegt ausschließlich auf der Digitalisierung von Schadenprozessen in der Immobilienwirtschaft, was eine hohe Spezialisierungstiefe ermöglicht.

Technische Details & Integration

Moderne Cloud-Architektur bildet die technische Grundlage der Lösung. Cloud-native Microservices auf AWS Frankfurt mit Kubernetes-Orchestrierung garantieren hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit. Die Infrastruktur ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt alle DSGVO-Anforderungen – ein wichtiger Unterschied zu vielen älteren Branchenlösungen, die noch auf veralteter Technologie basieren. Die Ausfallsicherheit liegt nach Herstellerangaben bei 99,9 Prozent Verfügbarkeit.

Ein API-first-Ansatz ermöglicht bidirektionale Integrationen über Standard-REST-API und Webhooks. Für gängige ERP-Systeme wie DOMUS, Haufe und Wodis existieren vorbereitete Connectoren, die die Implementierung beschleunigen. Der genaue Umfang dieser Connectoren sollte im Einzelfall geprüft werden, da er von einfacher Datenübertragung bis zu tiefer Prozessintegration reichen kann. Bei älteren oder stark individualisierten Systemen kann erheblicher Customizing-Aufwand entstehen, der die Implementierungskosten deutlich erhöht.

Keine On-Premise-Option ist verfügbar – SchadenFux24 wird ausschließlich als Cloud-SaaS bereitgestellt. Das bedeutet keine eigene Server-Infrastruktur und keinen Wartungsaufwand für Verwaltungen, aber auch keine Möglichkeit für lokale Installationen. Mobile Apps für iOS und Android ermöglichen den Zugriff von unterwegs, während der Offline-Modus bei Begehungen ohne Internetverbindung funktioniert. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Kosten & Preismodell

Transparentes SaaS-Modell bildet die Grundlage der Preisgestaltung. Die Kosten setzen sich aus einem monatlichen Preis pro verwaltete Einheit plus einer Transaktionsgebühr pro bearbeitetem Schadenfall zusammen. Hinzu kommt eine einmalige Onboarding-Gebühr, die Setup, initiale Konfiguration und Schulung abdeckt. Dieses Modell skaliert fair mit dem Wachstum – Verwaltungen zahlen nur für tatsächlich genutzte Kapazitäten. Die genauen Tarifstaffeln und Rabatte ab bestimmten Mengen sollten im Rahmen eines individuellen Angebots geklärt werden.

Realistische TCO-Kalkulation berücksichtigt neben den Lizenzgebühren auch interne Kosten. Für die Projektleitung sollten etwa 0,5 Vollzeitstellen über drei Monate eingeplant werden. IT-Schnittstellen erfordern abhängig vom bestehenden ERP weitere Ressourcen. Schulungszeit für Mitarbeiter und die initiale Einarbeitung kommen hinzu. Bei mittlerer Komplexität liegt der 5-Jahres-TCO für eine Verwaltung mit 1.000 Einheiten typischerweise bei rund 150.000 Euro. Der Break-Even wird bei 200 oder mehr Schadenfällen jährlich üblicherweise nach 6-9 Monaten erreicht.

Versteckte Kostenfallen können bei API-Erweiterungen und individuellen Schnittstellenentwicklungen auftreten. Standardfunktionen decken typische Anforderungen ab, komplexe Custom-Workflows erfordern jedoch Entwicklerunterstützung. Auch die Datenbereinigung im Altsystem wird häufig unterschätzt – fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten verzögern den Go-Live und mindern die Akzeptanz. Eine gründliche Vorbereitung der Datenmigration ist entscheidend für den Projekterfolg und sollte frühzeitig eingeplant werden.

Migration & Umstieg auf SchadenFux24

Realistische Projektdauer für die Implementierung liegt bei 6-8 Wochen. Der Prozess umfasst Kick-off, Datenmapping, Konfiguration, Testphase und Go-Live. Diese Zeitspanne ist ambitioniert, aber für ein standardisiertes SaaS-Produkt machbar – vorausgesetzt, die Bestandsdaten liegen in guter Qualität vor und ausreichend interne Ressourcen stehen zur Verfügung. Verzögerungen entstehen typischerweise durch unklare Datenstrukturen im Altsystem oder fehlende Verfügbarkeit interner Projektbeteiligter.

Change-Management stellt häufig die größere Herausforderung dar als die technische Implementierung. Mitarbeiter müssen von gewohnten Prozessen mit Papier, Telefon und E-Mail auf vollständig digitale Workflows umsteigen. Mieter lernen das neue Self-Service-Portal kennen, Handwerker erhalten Zugriff auf das System. Ausreichend Zeit für Schulungen, Pilotphasen mit ausgewählten Objekten und intensive interne Kommunikation sind entscheidend für die Akzeptanz. Ein stufenweiser Rollout reduziert Risiken und ermöglicht Lernen aus ersten Erfahrungen.

Datenmigration erfolgt via CSV/Excel-Import oder über ERP-Connectoren. Kritischer Erfolgsfaktor ist die Qualität der Bestandsdaten – Objekt- und Mieterdaten, historische Schadenfälle zur Analyse, Handwerkerkontakte. Fehlerhafte, doppelte oder unvollständige Datensätze verzögern den Start und führen zu Frustration bei den Anwendern. Eine gründliche Datenbereinigung im Vorfeld ist unverzichtbar. Die Übernahme historischer Schadendaten ist optional, ermöglicht aber aussagekräftigere Auswertungen und Benchmarks von Beginn an.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

✓ Massive Zeitersparnis: Bis zu 30 Prozent weniger Aufwand bei der Schadenbearbeitung durch automatisierte Workflows und das integrierte Handwerkernetzwerk – bei 200 Schäden jährlich entspricht dies fast einer Vollzeitstelle

✓ Transparenz & Mieterzufriedenheit: Self-Service-Portal und Echtzeit-Updates reduzieren Nachfragen drastisch, Mieter fühlen sich ernstgenommen, Eigentümer erhalten aussagekräftige Reports auf Knopfdruck

✓ Zukunftssicherheit: Moderne Cloud-Architektur, regelmäßige Updates alle drei Wochen und kontinuierliche Weiterentwicklung garantieren technologische Aktualität ohne zusätzlichen Aufwand

✓ Spezialisierungstiefe: Fokussierung auf Schadenmanagement ermöglicht durchdachtere Funktionen als generische ERP-Module mit oberflächlicher Schadenabwicklung

✓ Versicherungsintegration: Automatisierte Claim-Prozesse sparen administrative Zeit und beschleunigen Regulierungen durch digitale Workflows mit Versicherern

✓ Skalierbarkeit: Cloud-Architektur wächst problemlos mit Portfolio-Erweiterungen mit, ohne zusätzliche IT-Infrastruktur-Investitionen

Herausforderungen:

⚠ Best-of-Breed bedeutet Ergänzung: SchadenFux24 ersetzt nicht das vorhandene ERP – Buchhaltung, Mietverwaltung und andere Kernprozesse verbleiben im bisherigen System, was zusätzliche Schnittstellen und mehr Systeme im Betrieb bedeutet

⚠ Integrationskomplexität bei Legacy-Systemen: Je älter und individueller das bestehende ERP, desto aufwendiger die Integration – Standard-Connectoren decken möglicherweise nicht alle spezifischen Datenfelder ab

⚠ Cloud-Abhängigkeit: Vollständige Abhängigkeit von Cloud-Verfügbarkeit und externer Infrastruktur – für Unternehmen mit On-Premise-Anforderungen ein Ausschlusskriterium, trotz ISO 27001-Zertifizierung

⚠ Spezialisierung begrenzt Einsatzbereich: Keine Funktionen für Asset-Management, technisches Facility-Management oder umfassendes Portfolio-Management – ausschließlich Schadenmanagement

⚠ Customizing-Grenzen: Limitierte Anpassungsmöglichkeiten für hochindividuelle Workflows oder spezielle Governance-Anforderungen großer Konzerne

⚠ Investition in Change: Erfolgreiche Einführung erfordert erheblichen Change-Management-Aufwand und Akzeptanz bei Mitarbeitern, Mietern und Handwerkern

Häufig gestellte Fragen zu SchadenFux24

Kann ich das System auch mit wenigen Einheiten nutzen?

Technisch ist die Nutzung auch bei geringen Einheitenzahlen möglich. Wirtschaftlich wird es jedoch unter 500 Einheiten und unter 200 Schadenfällen pro Jahr schwierig. Der Overhead durch Onboarding, Schulung und laufende Lizenzkosten amortisiert sich erst bei einem gewissen Volumen. Kleinere Verwaltungen sollten eine detaillierte Kosten-Nutzen-Rechnung durchführen und alternative Lösungen mit niedrigeren Einstiegshürden vergleichen.

Was passiert mit meinen bestehenden Handwerkerbeziehungen?

Verwaltungen können weiterhin eigene Dienstleister beauftragen – das SchadenFux24-Handwerkernetzwerk ist ein Zusatzangebot, keine Pflicht. Die Software ermöglicht die Verwaltung eigener Handwerkerkontakte. Allerdings bietet das integrierte Netzwerk Vorteile wie 24/7-Verfügbarkeit und vorverhandelte Konditionen. Die Entscheidung zwischen eigenen Partnern und Netzwerk-Handwerkern kann fallweise getroffen werden.

Wie aufwendig ist die Integration in mein bestehendes ERP?

Der Aufwand hängt stark vom eingesetzten System ab. Für DOMUS, Haufe und Wodis existieren vorbereitete Connectoren, die die Implementierung beschleunigen. Deren genaue Tiefe und der Umfang der Datenübertragung sollten im Einzelfall geprüft werden. Bei älteren oder stark individualisierten Systemen kann erheblicher Customizing-Aufwand entstehen. Eine detaillierte Analyse der erforderlichen Schnittstellen sollte früh im Evaluierungsprozess erfolgen.

Wie sicher sind meine Daten in der Cloud?

Die Infrastruktur ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt alle DSGVO-Anforderungen. Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen AWS-Rechenzentren. Regelmäßige Penetrationstests und Sicherheitsaudits werden durchgeführt. Die Ausfallsicherheit liegt nach Herstellerangaben bei 99,9 Prozent Verfügbarkeit. Rollen- und Rechtemanagement ermöglicht granulare Zugriffskontrolle auf Objektebene. Dennoch müssen Verwaltungen grundsätzlich bereit sein, geschäftskritische Daten in der Cloud zu verarbeiten.

Welche Schulungen sind für meine Mitarbeiter erforderlich?

Das Onboarding umfasst typischerweise Admin-Schulungen für Systemverantwortliche (1-2 Tage) und Anwenderschulungen für Sachbearbeiter (halber Tag). Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert den Schulungsaufwand im Vergleich zu komplexen ERP-Modulen. Webinare und E-Learning-Module stehen für kontinuierliche Weiterbildung zur Verfügung. Auch für Mieter sollten Informationsmaterialien zum Self-Service-Portal bereitgestellt werden, um die Akzeptanz zu fördern.

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

SaaS-Verträge haben üblicherweise eine initiale Laufzeit von 12 oder 24 Monaten mit anschließender Verlängerungsoption. Die genauen Vertragsbedingungen sollten im individuellen Angebot geklärt werden. Die hohe Verlängerungsquote von über 90 Prozent deutet auf zufriedene Bestandskunden hin. Testphasen oder Pilotprojekte mit ausgewählten Objekten sind oft möglich, um die Software vor einer langfristigen Bindung zu evaluieren.